MHP Vertragsdatenmanagement MHPBoxenstopp vom

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2 MHP Vertragsdatenmanagement MHPBoxenstopp vom Jörg Dietrich 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh

3 MHPBoxenstopp AddOn Vertragsdatenmanagement Meta-Daten zu Verträgen in einer eigenen SAP Anwendung erfassen Agenda zu Anfang sind alle Teilnehmer auf stumm geschalten Uhr Begrüßung Carsten Weber, Leiter Business Solutions bei MHP, Uhr Überblick Jörg Dietrich Senior Manager bei MHP, Uhr Offene Fragerunde Sie können bereits während der Web Session über die Chatfunktion im rechten Fenster Fragen einreichen. Weitere MHP Boxenstopps Mobile Business Solutions Master Data Cockpit Windchill SAP Interface CARBON Wo Sie uns in 2013 auch finden können automotiveday auf der CeBIT 2013 "IT-Technologien verändern die Automobilwirtschaft" TelKo Einwahlnummer Einwahlnummer Schweiz: Einwahlnummer Deutschland: Teilnehmer PIN- Code: mit Raute- Taste bestätigen 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 3

4 MHPBoxenstopp AddOn Vertragsdatenmanagement Meta-Daten zu Verträgen in einer eigenen SAP Anwendung erfassen Ihre Gesprächspartner Carsten Weber Associated Partner Leitung MHP Business Solutions Jörg Dietrich Senior Manager MHP Produktmanager AddOn VDM 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 4

5 Ganzheitliche Beratung für alle Prozess- und IT Themen unserer Kunden Das durchgängige Leistungsspektrum des Prozesslieferanten MHP Der Unterschied Symbiose aus Prozess- + IT-Beratung l Prozesslieferant l Excellence l Automotive l Kunden Die Leistung Management- und Prozessberatung Projekt- und Programmmanagement IT-Beratung und Systemintegration Individualentwicklung und Technologien Application Management Business Solutions Die Kompetenz Ganzheitliches Beratungsportfolio über die gesamte Wertschöpfungskette Product Lifecycle Mgmt. Supply Chain Mgmt. Production & Operations Mgmt. Customer Relations Mgmt. After Sales Retail Consulting Human Capital Mgmt. Finance& Controlling Business Intelligence Technology Services Application Mgmt. Services 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 5

6 Software-Komponenten als mögliche Teile der Gesamtlösung Verständnis und Positionierung Abgleich Mobilisierung Mobile Frontend Standardanwendungssoftware Backend White Space Lösung Frontend 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 6

7 MHP Business Solutions MHP Business Solutions Ergänzungen zum SAP Standard Product Lifecycle Management Supply Chain Management Production & Operations Management Customer Relationship Management After Sales Retail Consulting Human Capital Management Finance & Controlling Business Intelligence Technology Services WSI LIB QDX IO CARBON ECM EKA LE BPM Windchill - SAP Interface Lieferanten- Beurteilung Reklamations- Cockpit CARBON Employee Correspondance Management Elektronischer Kontoauszug Bestandsoptimierung Lieferantenentwicklung BW Business Process Monitor LPE AB/AE FI/CO AB/AE BMA Lieferanten- Performance Auftragsbestand/ -Eingang FI/CO für Autohandelsgruppen Auftragsbestand/ -Eingang BW Business Message Archive LTV Liefertermin- Verfolgung CCM Customs Control Manager Vertragsdaten- Management MDC Master Data Cockpit CPRM JIT TM Frachtkosten- Management JIT-/JIS- Notfallsystem Translation- Manager VDM Vertragsdaten- Management BMA Business Message Archive BPM Business Process Monitor MDC Master Data Cockpit TM Translation- Manager Prozessunabhängig 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 7

8 Ausgangssituation Situation im Markt Verträge werden heute in den Unternehmen dezentralund in vielen unterschiedlichen Ordnern in Papierformabgelegt. Das Scannen der Vertragsdokumente wird vereinzelt durchgeführt, aber eine Suche nach Kündigungsdaten oder eine Wiedervorlage ist nicht möglich(ocr nicht verbreitet). Die unternehmensweite Suche nach Inhalten oder Meta-Daten zu Verträgen ist nicht möglich. Es gibt Anbieter von Non - SAP Lösungen zum Vertragsdatenmanagement die aber keine Möglichkeit bieten vorhandene Stammdaten aus dem SAP einzubinden(debitoren/kreditoren). Im Entstehungsprozess eines Vertrags werden heute immer noch unzählige Versionenvon Verträgen per Mail im Unternehmen versendet. Ein definierter Workflowwie in vielen anderen Prozessen ist heute in den Unternehmen für die Entstehung von Vertragsdaten nicht abbildbar Sensible Daten wievertragsdaten benötigenein detailliertes und durchgängiges Berechtigungskonzept Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 8

9 Ausgangssituation Welche Probleme ergeben sich aus der dezentralen Ablage Das dezentrale Ablegen von Vertragsdaten sorgt dafür, dass es keine zentrale Instanz gibt die Auskunft über die Laufzeiten, Inhalte und die grundsätzliche Existenz von Verträgen geben kann. Daraus ergeben sich diese Folgen: Kündigungsterminezu Verträgen werden nichtfrühzeitig erkanntund Verträge verlängern sich im ungünstigsten Fall automatisch. Verträge zu speziellen Vertragsthemen werden nicht gefunden und können nicht als Vorlage verwendet werden. Spezielle Klauseln in Verträgen könne nur mit sehr viel Aufwand gefunden werden und sind heute nicht über Reports auswertbar. Intransparenz der Verantwortlichkeiten für die Verträge. Die Ansprechpartner im Fachbereich und der Rechtsabteilung sind nicht auswertbar Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 9

10 MHP Ansatz Meta-Daten zu Verträgen in einer eigenen SAP Anwendung erfassen Der Ansatz von MHP ist, alle Meta-Daten zu Verträgen in einer benutzerfreundlichen SAP Anwendung zu erfassen und die Vertragsdokumente als Datei an diesem Datensatz anzuhängen. Die Vertragsdaten werden in einer eigenen Tabellenstruktur in einem eigenen Namensraum abgelegt Alle relevanten SAP Stammdaten können innerhalb des Vertragsdatenmanagements genutzt werden (Debitoren/Kreditoren/Einkaufsdaten) Es wurden spezielle Auswertungen und Workflows für die Hintergrundverarbeitung per Job eingerichtet die Wiedervorlagelisten zu den existierenden Verträgen erzeugen Zur Realisierung dieses Ansatzes bietet MHP ein AddOn 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 10

11 MHP Ansatz im Überblick SAP MM VDM (Vertragsmanagement) SAP MM DMS-System Rahmenvertrag Y-Tabelle Y-Tabelle Customizing Y-Tabelle Status Bestellung Oberflächen Kreditoren SAP CO SAP FI-AA SAP HR SAP SD PSP-Element CO-Auftrag Anlage Personalstamm Debitoren Konditionen Stammdaten 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 11

12 Kundennutzen Nutzen für die Fachabteilung / Rechtsabteilung Zentrales Reporting auf alle Vertragsdokumente im Unternehmen Eine vollständige, strukturierte und schnelle Zugänglichkeit und Verwaltung der Verträge für die Rechtsabteilung Der Fachbereich hat die Möglichkeit über eine zentrale Anwendung Zugriff auf Informationen in Verträgen zu bekommen (vorbehaltlich der entsprechenden Berechtigung). Die Historie zu Änderungen in Verträgen kann auf Feldebene ausgewertet werden Das zentrale Scannen von Vertragsdokumenten ist durch die Nutzung von Barcodedeckblättern möglich Die MHP Lösung wird als Softwareprodukt mit Lizenz und Pflege ausgeliefert. Granulare Berechtigungsverwaltung bis auf Feldebene, basierend auf dem Standard SAP- Benutzerstamm, ist notwendig, um die Revisionsanforderungen zu erfüllen. Alle Oberflächen können auf Feldebene individuell angepasst werden 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 12

13 Das MHP AddOn live Sie finden weitere Informationen auf unserer MHP Homepage ( oder auf Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 13

14 Einstieg in das Vertragsdatenmanagement (anlegen) Vertragsart, Vertragsgruppe, Vertragstyp, eigene Organisationseinheit und die Vertragsbezeichnung erfassen 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 14

15 Vertragsdaten erfassen Vertragspartner a.) Vertragspartner suchen (Debitoren, Kreditoren, eigene Daten) b.) Vertragspartner anlegen (Neu) 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 15

16 Besondere Funktionen im Vertragskopf: Unvollständigkeitsprotokoll Vertragsstatus Änderungshistorie zum Vertrag 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 16

17 Vertragspartner aus SAP Stammdaten auswählen der Partnertyp (Debitor / Kreditor) kann ausgewählt werden: 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 17

18 Vertragspartner 1: Vertragspartner 2: 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 18

19 Vertragsdokument verknüpfen neues Dokument hinzufügen: Vertrag sichern Dokument manuell hochladen oder über das zentrale Scannen verknüpfen 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 19

20 Dokument manuell hochgeladen 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 20

21 Allgemeine Daten - Allgemein 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 21

22 Allgemeine Daten - Länder / Sprache 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 22

23 Allgemeine Daten - Produktgruppen 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 23

24 Allgemeine Daten Referenzverträge Erfassen von Referenzverträgen 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 24

25 Vertragslaufzeiten erfassen 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 25

26 Konditionen zum Vertrag 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 26

27 Besondere Klauseln im Vertrag Vertrag kann gesichert werden 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 27

28 Verträge suchen Schnellsuche oder Detailsuche mit der Möglichkeit Varianten für die Selektion zu verwenden! 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 28

29 Sonderfunktion Einkaufsintegration 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 29

30 VDM Administrationsbereich 2013 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 30

31 MHPBoxenstopp Vertragsdatenmanagement Offene Fragerunde Kontaktadresse MHP: Carsten Weber Associated Partner Leiter MHP Business Solutions Telefon: +49 (0) Mobil: +49 (0) Freischaltung Mikrofon: Sie werden nun zentral wieder freigeschalten. Chat How-To: 1. Am rechten Bildschirmrand den Reiter Chat anklicken und das Chatfenster öffnet sich. 2. Jetzt können Sie Ihre Frage eingeben und anschließend auf senden drücken. 3. Die Unterlagen der WebSession erhalten Sie später als . Jörg Dietrich Senior Manager und MHP Produktmanager AddOn VDM Telefon: +49 (0) Mobil: +49 (0) Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbh 31