Speicher sparen bei der -Archivierung

Transkript

1 Europastraße Neustadt/Wstr. Tel / Fax / ATICS-Tage 2005 Speicher sparen bei der -Archivierung Stuttgart, 07. Juni 2005 Referent: Werner Wohl

2 Agenda s in der betrieblichen Praxis Internationale & nationale Vorschriften Rechtlichen Relevanz von s Rechtsgeschäfte auf elektronischem Wege? Beweiskraft von s Aufbewahrungsvorschriften von s Lösungsversuche LDMS-Lösung: MailManager Architektur & Komponenten Merkmale Archivierung im Detail Archivierung: Methoden Benefits 2

3 Sind s wirklich wichtig? s können wichtige Geschäftsinformationen enthalten: Stellungnahmen, Anweisungen Genehmigungen, Zustimmungen Protokolle Verhandlungsunterlagen Planungsdokumente Rechnungen Zahlungsinformationen Kommunikation mit Behörden u. v. m. 3

4 AIIM Umfrage % der Befragten setzten s ein 74% schätzten es ein als Produktivitätswerkzeug - zum Nutzen der Organisation 93% benutzten s, um Kundenanfragen zu beantworten 84% benutzten , um die Geschäftsstrategie zu diskutieren 71% benutzten in Vertragsverhandlungen 69% benutzten , um Rechnungen und Zahlungsinformationen auszutauschen 44% benutzten , um Dateien mit öffentlichen Körperschaften auszutauschen 4

5 Explosion der Unternehmensinformationen Gespeicherte Information wächst um 30% pro Jahr Über 90% aller Records werden elektronisch erzeugt Über 85% der benutzten Informationen befindet sich in unstrukturierten Dokumenten Über 600 Milliarden s werden jedes Jahr verschickt Ungefähr 65% aller Informationen sind relevante Records, die festgehalten werden müssten Storage Demand Petabytes % durchschnittliches Wachstum 95% aller Records könnten vernichtet werden Feststehende unstrukturierte Daten Aus verschiedenen Quellen Dynamische strukturierte Daten Quelle: Enterprise Storage Group, June

6 Explosion der Unternehmensinformationen Gespeicherte Information wächst um 30% pro Jahr Über 90% aller Records werden elektronisch erzeugt Über 85% der benutzten Informationen befindet sich in unstrukturierten Dokumenten Über 600 Milliarden s werden jedes Jahr verschickt Ungefähr 65% aller Informationen sind relevante Records, die festgehalten werden müssten Storage Demand Petabytes Über 600 Milliarden E- Mails werden jedes 78% durchschnittliches Wachstum Jahr verschickt! 95% aller Records könnten vernichtet werden Feststehende unstrukturierte Daten Aus verschiedenen Quellen Dynamische strukturierte Daten Quelle: Enterprise Storage Group, June

7 Nachrichten auf dem Server Nachricht gesendet an Ein Posteingang des Empfängers Kopien der Ur nachricht Wann wird die Nachricht gelöscht? 1 Vom Benutzer abhängig Verschiedene Posteingänge, alle in einer Datenbank Verschiedene Posteingänge in verschiedenen Datenbanken in einem Unternehmen Verschiedene Posteingänge in verschiedenen Datenbanken im und außerhalb des Unternehmens 1 1 x Anzahl der internen Datenbanken 1 x Anzahl der internen DB und externen Empfänger Wenn alle Benutzer sie löschen Wenn alle Benutzer sie in allen Datenbanken löschen Siehe oben und externe Empfänger Basiert auf der Annahme, dass an einem Platz gespeichert wird. Beantwortete oder weitergeleitete Nachrichten werden als neue Nachrichten angesehen. 7

8 Nachrichten auf dem Desktop Anwender speichern Nachrichten auf ihrem Arbeitsplatz in lokalen Ordnern, auf der Festplatte oder in privaten Serververzeichnissen. 8

9 Ist Management wirklich wichtig? Täglich werden ca. 35 Milliarden s verschickt (gem. IDC-Studie) 100% der Anwender sehen die Problematik 85% kennen die eigenen Unternehmens-Richtlinien nicht 40% besitzen gar keine Unternehmens-Richtlinie! <10% besuchten eine Schulung, wann Mails abzulegen sind 62%* sind sich nicht sicher, ob ihre elektronischen Records korrekt verwaltet werden Ergebnis: eine schwierig zu lösende - aber sehr dringliche Aufgabe! * 1994 Cohasset Survey of Records Managers 9

10 Internationale Vorschriften SEC 17a-4 (USA) HIPAA (USA) ISO ISO/PRFTR15801 ISO/WD18509 Canadian Electronic Evidence Act Basel II II Capital Accord BSI PD5000 (UK) GDPdU & GoBS (Germany) NF Z (France) 11MEDIS-DC (Japan) Electronic Ledger Storage Law (Japan) Sarbanes-Oxley Act (USA) FDA 21 CRF Part 11 Public Record Office (UK) AIPA (Italy) Financial Services Authority (UK) Weltweit Regulierungen Internationale & nationale Compliance -Vorschriften Auch Industrie-spezifisch Strafen bei Nicht-Erfüllung 10

11 Ausgewählte Regularien, z. B Sarbanes Oxley Act Records zur Rechnungsprüfung müssen 6 Jahre aufbewahrt werden Vernichtung von Records ist strafbar (Strafe bis 10 Jahre Gefängnis)... Securities & Exchange Commission a-3, 17a-4 Vorhalten aller Kunden s: 6 Jahre Direkte Verfügbarkeit für Audit: 2 Jahre Ablage unveränderlich 11

12 Deutsches Handels- und Steuerrecht Geschäftsprozeß bezogene und steuerlich relevante s sind nach den Grundsätzen des Handelsrechts und Steuerrechts zu archivieren. Die gesetzlichen Anforderungen gemäß GDPdU und GoBS sind zu erfüllen. GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) Basel II 12

13 Wo sind s relevant? Willenserklärung im zivilrechtlichen Sinne Elektronische Form und Schriftform gleich gestellt im Handelsrecht: Aufbewahrungspflichten nach der Abgabenordnung: Aufbewahrungspflichten in der Betriebsprüfung: Digitale Zugriffsrechte im Umsatzsteuerrecht: elektronische Rechnung der Papierform gleichgestellt als Unterlagen aus Arbeitsverhältnissen im Zivilprozess: Beweismittel 13

14 Willenserklärung im zivilrechtlichen Sinne Privatrecht: Grundsatz, dass für sämtliche Rechtsgeschäfte, soweit nicht durch Gesetz etwas anderes vorgeschrieben wird oder die Parteien etwas anderes vereinbaren, keine besonderen Formerfordernisse Auch s können Rechtsgeschäfte wie insbesondere Verträge begründen. s sollten daher stets in elektronischer oder gedruckter Form vorgehalten werden. Ergebnis: Obgleich es innerhalb des Schuldrechts keine Pflicht zur Archivierung von s gibt, ist die systematische Ablage der elektronischen Post im Unternehmensinteresse sinnvoll und empfehlenswert. 14

15 Elektronische Form und Schriftform gleich gestellt Bürgerliches Gesetzbuch: die sogenannte elektronische Form wurde aufgenommen, die in ihren Wirkungen der Schriftform grundsätzlich (in bestimmten Bereichen) gleich gestellt wird Dann aber: setzt zwingend eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz voraus Zum späteren Nachweis des Erklärungsinhalts: Die entsprechende nebst Signatur ist im Originalformat zu archivieren, um diese bei eventuellen Rechtsstreitigkeiten vorlegen zu können. Die signierte kann generell in einem Gerichtsprozess wesentlich einfacher als Beweis geführt werden. 15

16 im Handelsrecht Aufbewahrungspflichten Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte etc. sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen sind zehn Jahre aufzubewahren Empfangene Handelsbriefe sowie Wiedergaben von abgesandten Handelsbriefen sind sechs Jahre aufzubewahren Unterlagen können auf Datenträger aufbewahrt werden müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein müssen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können Daten müssen bildlich übereinstimmen 16

17 nach der Abgabenordnung Steuerrechtliche Vorschriften über Handelsrecht hinausgehend Seit Anfang 2002 können die deutschen Finanzbehörden im en von Betriebsprüfungen ein direktes Zugriffsrecht auf bestimmte auf bestimmte Daten in der Unternehmens-EDV verlangen. ilungen, die auf elektronischem Weg übermittelt werden, können en Steuerrelevanz besitzen und gehören damit zum Umfang einer zen und gehören damit zum Umfang einer Betriebsprüfung.. zverwaltung auch die elektronisch übersandte s. l muss für künftige Betriebsprüfungen im Originalformat maschinell iginalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden. chinell auswertbar vorgehalten werden. sind digitale mit Dokument einem unveränderbaren bearbeitet und Index verwaltet zu versehen, werden kann. unter welchem das archivierte 17

18 s in der Betriebsprüfung: Digitale Zugriffsrechte Problematik: Trennung in steuerrelevante s und solche ohne Bedeutung für den Prüfer Gefahr: Einblick in Sachverhalte, die nicht zum Umfang einer Betriebsprüfung gehören Bestimmte interne Managementinformationen Unterlagen für Forschung und Entwicklung Zugriff auf das gesetzlich erforderliche Maß einschränken Kein Verwertungsverbot für versehentlich überlassene Daten Digitale Ablage sollte neben der Sicherstellung der maschinellen Auswertbarkeit auch die getrennte Speicherung von s mit zweifelsfrei steuerlicher Relevanz gewährleisten 18

19 s - juristisch betrachtet Umsatzsteuerrecht: Die auf elektronischem Wege erstellte und beispielsweise per übermittelte Rechnung ist - bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen einer Rechnung in Papierform gleichgestellt. Soll Vorsteuerabzug aus rein elektronischen Rechnungen ermöglichen Elektronische Abrechnung erfordert eine qualifizierte elektronische Signatur ggf. mit Anbieter-Akkreditierung Finanzverwaltung: Der Originalzustand der elektronischen Abrechnung muss während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren jederzeit überprüfbar sein. Der reine Ausdruck genügt höchstens als vorläufiger Nachweis. 19

20 im Zivilprozess: Beweismittel Gesetzlich normiert: Beweiskraft einer mit Signatur entsprechend dem Signaturgesetz Umkehrschluss: Einer einfachen kommt insbesondere wegen der leichten Manipulationsmöglichkeiten lediglich Indizwirkung zu. Kein Beweismittel Ist allerdings zwischen den Parteien unstrittig, dass eine dieses Inhalts vom Absender verfasst bzw. vom Empfänger empfangen wurde, so bedarf es keines weiteren Beweises. Voraussetzung: Die entsprechende ist noch vorhanden. In letzter Konsequenz: Lückenlose Archivierung aller Mails mit geschäftlichem Inhalt 20

21 Risiken für Unternehmen - heute Hohe Kosten bei Suchen über Backup-Bänder Keine Möglichkeit nach Anhängen zu suchen Risiko der (versehentlichen) Datenvernichtung Unvorhersehbarer Prozessausgang, wenn Mails nicht vorgelegt werden können Teilweise Geld-Strafen (in der Vergangenheit bis 10 Mio Dollar) 21

22 FAZ vom 4. Sep Die Deutsche Bank und die Jäger der verlorenen s die Deutsche Bank, die lange große Teile der von der Börsenaufsicht angeforderten E- Mail Korrespondenz Ihrer Mitarbeiter nicht finden konnte und deshalb 87,5 Millionen Dollar... zahlen muss. 22

23 Das Problem ist nicht neu How much do we need to pay you to screw Netscape? Bill Gates, Microsoft 28% stock drop in one week Neil Patterson, Cerner Corporation "Hell will freeze over before this CEO implements ANOTHER EMPLOYEE benefit in this Culture. We are getting less than 40 hours of work from a large number of our KC-based employees. The parking lot is sparsely used at 8 a.m.; likewise at 5 p.m. As managers - you either do not know what your EMPLOYEES are doing; or YOU do not CARE. You have a problem and you will fix it or I will replace you. What you are doing, as managers, with this company makes me SICK." Guilty David Duncan, Arthur Andersen 23

24 ekommunikation: Lösungsversuche Speicherplatz: Mailbox wird limitiert s werden auf Festplatte gespeichert. s werden ausgedruckt und abgeheftet. s werden durch Endbenutzer oder Administration gelöscht. Ergebnis: zeitaufwendige Recherchen für Mitarbeiter und Administratoren Immer mehr Aufwand (Hardware [Plattenplatz und Server] und Manpower) für Lotus-Notes platzintensive zusätzliche Papierarchive plus Druckkosten am Arbeitsplatz Geschäftsinformationen gehen u. U. verloren 24

25 Europastraße Neustadt/Wstr. Tel / Fax / Die Lösung: -Archivierung mit LDMS MailManager auf dem z/os Server - mit oder ohne ASP-Modell

26 Die LDMS Lösung Management Capture und Management Tool Client Plug-In für manuelle Erfassung / Archivierung LDMS/p MailManager - Eigenschaften Automatisierte Erfassung aller oder bestimmter s Automatisierte Archivierung und Indizierung von s Visuelle Benachrichtigung der Mailbenutzer Geschäftsprozess-Integration Manuelle clientseitige Erfassung 26

27 Die LDMS Lösung z. B. für Notes LDMS/p MailManager leistungsstarke und flexible Archivierungslösung für Lotus Notes Integriert LDMS Large Documents Management System (Online Viewing) passgenau in Lotus Notes bietet alle Vorteile eines integrierten Archivs archivierte Notes-Dokumente immer im Zugriff: s s + Anhänge + alle anderen Notes-Dokumente Langzeitarchivierung: Zugang zu Geschäftsinformationen auf Jahre gesichert flexible Konfiguration für Endbenutzer und Administratoren hält Lotus-Notes-Datenbank schlank und performant reduziert Investitions-Kosten (weniger Hardware notwendig) unbegrenzte Skalierbarkeit gegeben 27

28 Agent LDMS/p MailManager: Architektur & Komponenten [Notes] Lotus-Notes Arbeitsplatz Lotus Server LDMS/z LDMS/p xspooler und xretriever LDMS/p MailManager [Attachment Converter] + evtl. [LDMS/p Client] bei Suche von s in Non-Notes-Workstations Agent LDMS/p Client 28

29 LDMS/p MailManager: Merkmale Notes-Archivierung archiviert alle Notes-Dokumente komplett (Anhänge + Body) ohne Anhänge (Body only) nur Anhänge (no Body) automatisch (Server-bezogen) oder benutzergesteuert (Client-bezogen) kann Anhänge konvertieren (TIF oder PDF) archivierte Notes-Dokumente können für die elektronische Aktenführung verwendet werden s und andere Notes-Dokumente können z. B. in Kredit- oder Personalakten vorfallbezogen abgelegt und recherchiert werden. Duplicate Check (HashCode) Bei s (inkl. Anhängen) an Usergruppen werden Anhänge nur einmal auf dem Notes-Server abgelegt. Jeder Endbenutzer hat durch Referenzierung dennoch Zugriff. 29

30 LDMS/p MailManager: Notes-Archivierung im Detail Sicht auf Dokumente im Archiv CD-Symbol für Kennzeichnung von archivierten s in Lotus Notes 30

31 LDMS/p MailManager: Merkmale Notes-Archivierung Zugriffe : 1. Zugriff auf archivierte Dokumente im/aus Notes heraus Endbenutzer sieht seine archivierten Dokumente als File Link (Größe 1KB) verbleibt in Notes als Platzhalter / Dokument (in Orginalgröße) ist in Notes gelöscht 2. Zugriff auf Notes-Dokumente mit LDMS/p-Client über Recherche Original-Notes-Dokumente: externe Anwendung Notes wird automatisch geöffnet und zeigt das Dokument an konvertierte Dokumente: Anzeige und Bearbeiten (setzen von Bearbeitungsvermerken und Workflow) direkt im LDMS/p Client möglich Notes wird dann nicht geöffnet 31

32 LDMS/p MailManager: Notes-Archivierung im Detail Platzhalter 32

33 LDMS/p MailManager: Methoden Notes-Archivierung Archivierung im Notes-Format binäres Format für die Anzeige in Notes Archivierung im Langzeit-lesbar -Format Text- oder andere Formate (TIF, PDF) für die Anzeige unabhängig von einer Anwendung, Version etc. Archivierung der Anhänge im Original konvertiert (TIF, PDF) archiviert automatisch (Agenten anhand definierbarer Richtlinien) archiviert Benutzer-gesteuert Indexierung automatisch: Übernahme z.b. der Betreff-Zeile manuell: z. B. Überschreiben des Vorschlags Betreff-Zeile 33

34 LDMS/p MailManager: Notes-Archivierung im Detail Einstellungen des Regelwerks 34

35 LDMS/p MailManager: Notes-Archivierung im Detail 35

36 LDMS/p MailManager: Benefits 1 einfach zu bedienen schnelle Einarbeitung einfacheres & schnelleres Management des Postkorbs geringerer Aufwand für Administration hochsichere zentrale Aufbewahrung alle Dokumente jahrzehntelang verfügbar bewährte Technologie basiert auf IBM zserver LDMS/p-Clients im Einsatz bei über Anwendern ideal für Unternehmen, die bereits LDMS einsetzen ausbaufähig & skalierbar 36

37 LDMS/p MailManager: Benefits 2 Kostenersparnis Sichere Ablage wichtiger s Minimierung Platzbedarf Minimierung von Risiken s und Anhänge werden wie Records basierend auf Unternehmens- Richtlinien behandelt. Ordnungsgemäße Vernichtung abgelaufener s Bewahrung des Unternehmens-Know-hows Verringerung von Suchaufwänden im Fall von Audits Produktivitätssteigerung Schnellere Reaktionszeiten: Verbesserung des Service Einbindung in Geschäftsprozesse Einfache Suche und einfacher Zugriff auf abgelegte s Abteilungs- und prozessübergreifende Bereitstellung von s und Knowhow 37

38 Active Archiving Gartner Group March 2003 Don t just archive it, activate it! An organization with employees spends approximately $ per month on manual management processes. 38

39 Europastraße Neustadt/Wstr. Tel / Fax /

40 Europastraße Neustadt/Wstr. Tel / Fax /

41 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Weitere Informationen: Beratung: Ralf Priemer, Tel.: Vertrieb: Werner Wohl, Tel.: natürlich auch über das Internet: 41