Archivierungssysteme. Anforderungen und Lösungskonzepte elektronischer Archivierungssysteme

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1 Archivierungssysteme Anforderungen und Lösungskonzepte elektronischer Archivierungssysteme

2 Gliederung Anforderungen Abgrenzung und Definition - Dokumententypen - Aufgaben 3. Anforderungen - Betriebswirtschaftliche Anforderungen - Technische Anforderungen - Datenformate, Standards - Verfahren: OCR, COLD - Speichermedien - Gesetzliche Anforderungen und Ausblick Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 2

3 >> Anforderungen Wir können die Schwerkraft überwinden, aber der Schriftverkehr wird uns erdrücken! Wernher v. Braun Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 3

4 >> Anforderungen Definition / Abgrenzung -> Dokumententypen Aufgaben Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 4

5 >> Anforderungen Definitionen: Ein Archivsystem ist ein System zur systematischen Erfassung, Speicherung und Wiedergewinnung von relevanten Informationen. [Gabler] Die Aufgabe eines DM umfasst das Scannen, Erstellen, Verwalten, Weiterleiten, Ablegen, Archivieren, Abrufen und Suchen von Dokumenten [Frauenhofer IAO] Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 5

6 Abgrenzung >> - Abgrenzung -Aufgaben Anforderungen Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 6

7 Dokumententypen >> - Abgrenzung -Aufgaben Anforderungen Kurzlebige Daten Daten mit mittlerer Lebenszeit Langlebige Daten: - Ausgehende Anfragen und Bestellungen - Kontrakte und Rahmenverträge - Eingehende Lieferscheine, Rechnungen - Ausgehende Angebote, Auftragsbestätigungen - Drucklisten Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 7

8 Aufgaben >> -Abgrenzung - Aufgaben Anforderungen Hauptziel ist die Vermeidung von Medienbrüchen Erfassen / Einscannen von Papier- oder Mikrofilm- Dokumenten Informationen in geeignetes Format umsetzen Attributieren der Dokumente Ablage und Speicherung der Dokumente Suchmöglichkeit und Anzeige mit Zugriffsrechten Administration der Dokumente und evtl. deren Verarbeitungsflusses sowie der Ablagestrukturen Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 8

9 Anforderungen >> Anforderungen Betriebswirtschaftliche Anforderungen Technische Anforderungen - Datenformate - De-Facto Standards - OCR Erkennung - COLD Verfahren - Speichermedien Gesetzliche Anforderungen Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 9

10 Betriebswirt. Anforderungen >> Anforderungen - Betriebswirt. - Technisch - Gesetzlich Service-Abteilung, Controlling oder interne Revision, Statistische Analysen Nicht mehr benötigte Daten im operativen Geschäft müssen online gehalten werden Gleichzeitig sollen die Datenbank klein gehalten um z.b. die Zugriffszeit nicht zu erhöhen Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 10

11 Technische Anforderungen >> Anforderungen - Betriebswirt. - Technisch - Gesetzlich Datenformate De-Facto Standards OCR Erkennung COLD Verfahren Speichermedien Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 11

12 Datenformate >> Anforderungen - Betriebswirt. - Technisch - Gesetzlich CI einfache maschinelle Weiterverarbeitung Kompakter -> weniger Speicherbedarf Zur Interpretation Darstellung auf Bildschirm NCI Unkodierte Speicherung Hoher Speicherbedarf -> komprimiert NCI-Formate weniger Veränderungen Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 12

13 De-Facto Standards >> Anforderungen - Betriebswirt. - Technisch - Gesetzlich ASCII (CI) HTML (CI) PDF (CI) TIFF (NCI) GIF (NCI) XML Edifact SGML Text www-dokus im Internet Portable Document Format Archivierung, Fax Graphiken v.a. im Internet Austauschformat von Daten Austausch von Geschäftsdaten Austauschformat Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 13

14 OCR - Erkennung >> Anforderungen - Betriebswirt. - Technisch - Gesetzlich Erkennung einzelner Attribute Volltextindizierung Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 14

15 OCR - Erkennung >> Anforderungen - Betriebswirt. - Technisch - Gesetzlich Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 15

16 OCR - Erkennung >> Anforderungen - Betriebswirt. - Technisch - Gesetzlich Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 16

17 COLD - Verfahren >> Anforderungen - Betriebswirt. - Technisch - Gesetzlich Aufgaben eines COLD-Programms: Entgegennahme der COLD-Datenströme Datenstrom in einzelne Dokumente zerlegen Indexwerte extrahieren Einzelne Dokumente in geeignete Form bringen Dokumente an Ablagesystem übergeben und Ablage der Indizies in Recherche-DB COLD-Programme und Masken verwalten Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 17

18 Speichermedien >> Anforderungen - Betriebswirt. - Technisch - Gesetzlich Überblick: Magnetplatten Wiederbeschreibbare optische Platten WORM CD / DVD Bänder und Streamer HSM EMC Centera Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 18

19 Speichermedien >> Anforderungen - Betriebswirt. - Technisch - Gesetzlich Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 19

20 Speichermedien >> Anforderungen Einsatzgebiet Speichermedium Zugriff Sicherheit - Betriebswirt. - Technisch - Pufferspeicher Magnetplatten Schnell / häufig Geringer - Gesetzlich -DB Wiederbeschreibbare optische Platten 2-3x langsamer als Magnetplatten Aber: schneller als WORM Höher Auslagerung von Daten mit kurzer - mittlerer Lebensdauer WORM Langsamer / seltener Hoch Langzeitaufbewahrung Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 20

21 Speichermedien >> Anforderungen - Betriebswirt. - Technisch - Gesetzlich Einsatzgebiet Speichermedium CD Zugriff Langsam / seltener Sicherheit Relativ hoch Distriubtions medium DVD Langsam / seltener Hoch Langzeitarchivierung Bänder Sehr langsam / kaum Relativ hoch Langzeitarchivierung Jukeboxen erhöhen die Speicherkapazität! 400 x 4,7 GB = 1,88 TB Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 21

22 Speichermedien >> Anforderungen - Betriebswirt. - Technisch - Gesetzlich HSM - Hierarchical Storage Management Systeme Mehrere Speicherkomponenten wie Magnetplatten, optische Speicher sind zusammengefasst Grosser Speicherpool, der eine Speicherhierarchie realisiert Übernimmt selbständig Migration der Daten innerhalb Speicherhierarhie Steuerung durch Administrationsschnittstelle Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 22

23 Speichermedien >> Anforderungen - Betriebswirt. - Technisch - Gesetzlich EMC Centera Datenspeichersystem auf Magnetplattenbasis Sowohl Soft- wie auch Hardware Lösung Ziel: schneller Zugriff auf langlebige unveränderbare Informationen Neue Speichertechnik soll Unveränderbarkeit gewähren: CAS (Content Adress Storage) Aus dem Inhalt eines Dokuments wird die Adresse für die Speicherung generiert Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 23

24 Speichermedien >> Anforderungen - Betriebswirt. - Technisch - Gesetzlich Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 24

25 Speichermedien >> Anforderungen - Betriebswirt. - Technisch - Gesetzlich Welche Speichermedien zur Archivierung? WORM Platten DVD Bänder HSM EMC Centera Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 25

26 Gesetzliche Anforderungen >> Anforderungen - Betriebswirt. - Technisch - Gesetzlich Gesetze: Handels- und Steuerrecht Zivil- und Strafrecht Signaturgesetz Datenschutz Urheberrecht Betriebsverfassungsgesetz bei Arbeitsplatzgestaltung Produkthaftungsgesetz Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 26

27 Aufbewahrungspflichten >> Anforderungen - Betriebswirt. - Technisch - Gesetzlich 10 Jahre: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lagerberichte, Verfahrensdokumentationen, empfangene Handelsbriefe, Buchungsbelege Originale: Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Konzernabschlüsse und vorsteuerrelevante Belege Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 27

28 Handels- und Steuerrecht >> Anforderungen - Betriebswirt. - Technisch - Gesetzlich Forderung nach: ordnungsgemässe, qualifizierte Ablage sowie sichere Aufbewahrung der Nachweise über den gesamten Zeitraum Obliegt dem Steuer- bzw. Wirtschaftsprüfer, ob eine ordnungsgemässe Ablage vorliegt maschinelle Auswertbarkeit von originär elektronischen Daten Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 28

29 Ordnungsgemässe Ablage >> Anforderungen - Betriebswirt. - Technisch - Gesetzlich Unzulässige Änderungen der Unterlagen müssen verhindert werden Kein Zugang für Unbefugte Abruf der Daten muss jederzeit möglich sein Bildliche Übereinstimmung zwischen Original und Kopie bei Buchungsbelegen und eingehenden Handelsbriefen Für ausgehende Handelsbriefe reicht eine inhaltliche Übereinstimmung Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 29

30 Ordnungsgemässe Ablage >> Anforderungen - Betriebswirt. - Technisch - Gesetzlich Protokollieren von Korrekturen und Umkopieren Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften muss (organisatorisch) kontrolliert werden Vorlage einer Verfahrensdokumentation für den Prüfer Besonderes Augenmerk muss der Dokumentensicherheit gelten Zusätzlicher Schutz für vertrauliche Daten -> Chiffrierte Übertragung Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 30

31 Zivil- und Strafrecht >> Anforderungen - Betriebswirt. - Technisch - Gesetzlich Beweiskraft obliegt dem Richter Grundsätzlich sind Kopien oder Ausdrucke Augenscheine und haben damit nicht die Beweiskraft wie Originale Gleiche Beweiskraft bei willkürlicher Schriftform Wird durch elektronische Signatur verbessert Risiko von Rechtsstreitereien muss bewertet werden Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 31

32 Signaturgesetz >> Anforderungen - Betriebswirt. - Technisch - Gesetzlich Fordert Public Key Infrastruktur Einige Funktionen: Warnfunktion vor Signatur keine automatische Signatur zu signierender Inhalt komplett anzeigen Pseudoname ja, aber realer Name muss aber CA mit Adresse bekannt sein Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 32

33 Digitale Signatur >> Anforderungen - Betriebswirt. Private Key Public Key - Technisch - Gesetzlich Signierter Text Message Signatur Verifikation Message Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 33

34 Code of Pratice >> Anforderungen - Betriebswirt. - Technisch - Gesetzlich Code of Pratice die 10 Archivregeln der VOI Richtlinien von VOI für eine ordnungsgemässe Archivierung im Sinne des Steuer- und Handelsrechts 10 Maxime für eine GoBS-konforme Handhabung Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 34

35 Anforderungen >> Lösungsbausteine - Was ein Archivsystem unterstützen muss Technische Komponenten -Erfassungs- und Attributierarbeitsplätze - Ablagesystem mit Archivserver + Caching - Retrievalsystem -Viewer Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 35

36 Lösungsbausteine Anforderungen >> - Bausteine -Techn. Komp. Was ein Archivsystem unterstützen muss: Erfassung von Scanner mit OCR-Erkennung Attributierung, automatische Korrektur Archivierung von Daten Unterstützung des Formats über den gesamten Archivierungszeitraum Volltext-Retrieval Effizientes Speichermanagement Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 36

37 Lösungsbausteine Anforderungen >> - Bausteine -Techn. Komp. Gewährleistung der Unveränderbarkeit von Informationen maschinelle Auswertbarkeit von originär elektronischen Daten Datensicherheit Anbindung an weitere IT-Systeme Berechtigungen Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 37

38 Technische Komponenten Anforderungen >> -Bausteine - Techn. Komp. Erfassungs- und Attributierarbeitsplätze Ablagesystem mit Archivserver und Caching Datenbank Indexserver Retrievalsystem Viewer WWW-Server COLD-Server Fax / -Server Druck-Server OCR-Server (Workflow-Server) Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 38

39 Architektur Anforderungen >> -Bausteine - Techn. Komp. Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 39

40 Erfassung + Attributierung Anforderungen >> -Bausteine - Techn. Komp. Erfassen der Dokumente meist durch einscannen Attributieren der Dokumente Qualitätskontrolle Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 40

41 Ablagesystem + Archivserver Anforderungen >> -Bausteine - Techn. Komp. Ablagesystem: Organisation: selbständige Plattenaufteilung notwendiges Datei-Handling Server: Verantwortlich für Steuerung Verwaltung von Speichermedien Ansteuerung von Jukeboxen Graphische Werkzeuge zur Überwachung und Administration des Servers Caching als Puffer vor Schreiben oder für häufigen Zugriff Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 41

42 Retrievalsystem Anforderungen >> -Bausteine - Techn. Komp. Suchen und Finden über erfasste Suchmerkmale Recherche-Schnittstelle um Suchkirterien über Recherche-Masken einzugeben Volltextsuche Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 42

43 Retrievalsystem Anforderungen >> -Bausteine - Techn. Komp. Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 43

44 Viewer Anforderungen >> -Bausteine - Techn. Komp. Sollte möglichst viele Formate unterstützen Häufig Browser mit plug-ins Keine Veränderungen am Dokument Aber: Optimiertes Darstellen z.b. durch Skalieren der Fensterbreite, Drehen, Blättern Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 44

45 Viewer Anforderungen >> -Bausteine - Techn. Komp. Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 45

46 Software- Anforderungen >> PageKeeper DocuWare SAP R/3 und IXOS Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 46

47 PageKeeper Anforderungen >> - PageKeeper - DocuWare - SAP + IXOS Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 47

48 DocuWare Anforderungen >> - PageKeeper - DocuWare - SAP + IXOS Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 48

49 Beispiel: SAP R/3 und IXOS Anforderungen >> - PageKeeper - DocuWare - SAP + IXOS Link Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 49

50 Anforderungen >> Vorteile durch elektronische Dokumente: 30 55% Reduzierung der Platzbedarfs 50 90% kürzere Zugriffs- und Ablagezeiten 80 90% kürzere Transportzeiten 70 95% kürzere Suchzeiten 10 25% Verbesserung der Produktivität 10 35% Personaleinsparungen Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 50

51 Anforderungen >> Aber es müssen diverse Anforderungen beachtet werden Es gibt EU weit noch keine rechtliche Sicherheit Es gibt kein optimales Archivierungssystem Die einzelnen Lösungsbausteine müssen entsprechend den betrieblichen Anforderungen eingesetzt werden Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 51

52 Ausblick Anforderungen >> Speichermedien werden immer schneller, billiger und grösser Systeme wie HSM oder EMC Centera werden sich etablieren Systeme wie Archivierung, DMS und KMS werden immer mehr verschmelzen Vertiefungsarbeit "Archivierungssysteme" von Ina Kargut 52

53 Vielen Dank für die Aufmerksamkeit