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1 Dokumentenmanagement: Dokumente Merkmale von Dokumenten: Dokumententyp Dokumentenart: Kodierte Information (CI) Nicht kodierte Information (NCI) Dokumentenformat Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg Fakultät für Informatik Institut für technische und betriebliche Informationssysteme Wirtschaftsinformatik Arndt Seite 86

2 Dokumentenmanagement: Elemente Elemente eines Dokumentenmanagements: Dokumenten- Management Neue Dokumente Quelle: Götzer 2001, S. 7 ablegen zuordnen indizieren Retrieval Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg Fakultät für Informatik Institut für technische und betriebliche Informationssysteme Wirtschaftsinformatik Arndt Seite 87

3 Dokumentenmanagement: Einordnung Grad der Integration Wissensmanagement Dokumentenmanagement Recherche Archivierung Quelle: Klingelhöller 2001, S. 50 Anzahl der involvierten Arbeitsplätze Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg Fakultät für Informatik Institut für technische und betriebliche Informationssysteme Wirtschaftsinformatik Arndt Seite 88

4 Dokumentenmanagement: Archivierungssysteme Aufgaben von Archivierungssystemen: Informationen erfassen Informationen umsetzen Attribute erfassen Daten sicher ablegen Einfaches Auffinden unterstützen Abgerufene Informationen zur Verfügung stellen Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg Fakultät für Informatik Institut für technische und betriebliche Informationssysteme Wirtschaftsinformatik Arndt Seite 89

5 Dokumentenmanagement: Datenklassen Datenklassen nach Lebensdauer: Kurzzeitdaten Daten mit mittlerer Lebensdauer Langlebige Daten Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg Fakultät für Informatik Institut für technische und betriebliche Informationssysteme Wirtschaftsinformatik Arndt Seite 90

6 Dokumentenmanagement: Aufgaben Aufgaben des Dokumenten-Managements: Erfassung von Rechner-extern vorliegenden Dokumenten Ablage und Speicherung dieser Daten und Dokumente Suchmöglichkeiten Bildschirmdarstellung, Drucken, Weiterleiten Verteilung von Dokumenten Organisation des Daten- und Verarbeitungsflusses Administration Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg Fakultät für Informatik Institut für technische und betriebliche Informationssysteme Wirtschaftsinformatik Arndt Seite 91

7 Dokumentenmanagement: Vorteile (1) Vorteile von Dokumenten-Management-Systemen: Kürzere Zugriffs- und Ablagezeiten Kürzere Transportzeiten Kürzere Suchzeiten Verbesserung der Produktivität Personaleinsparungen Reduzierung der Bürosystemkosten Reduzierung der notwendigen Formulare und Dokumente Reduzierung des Platzbedarfs Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg Fakultät für Informatik Institut für technische und betriebliche Informationssysteme Wirtschaftsinformatik Arndt Seite 92

8 Dokumentenmanagement: Vorteile (2) Weitere, monetär nur schwer zu beziffernde Vorteile von Dokumenten-Management-Systemen: Dezentraler Zugriff Gleichzeitiger Zugriff durch mehrere Personen Höhere Konsistenz durch zentrale Datenhaltung Einfaches Sichern und Kopieren Möglichkeiten der integrierten Verarbeitung Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg Fakultät für Informatik Institut für technische und betriebliche Informationssysteme Wirtschaftsinformatik Arndt Seite 93

9 Dokumentenmanagement: Architektur Architektur eines Dokumenten-Management-Systems: Erfassungsmöglichkeit Verbindung zu weiteren Eingangsquellen Attributierungsarbeitsplatz Archivsystem Recherchesystem Volltext-Datenbank Anzeigemodul (Viewer) Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg Fakultät für Informatik Institut für technische und betriebliche Informationssysteme Wirtschaftsinformatik Arndt Seite 94

10 Dokumentenmanagement: Erfassung Prinzipielle Möglichkeiten: Manuelle Erfassung Erfassung über Scanner Erfassung über Kamera Digitalisierer COLD-Verfahren Abspeicherung direkt aus einer Applikation: Explizit Implizit Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg Fakultät für Informatik Institut für technische und betriebliche Informationssysteme Wirtschaftsinformatik Arndt Seite 95

11 Dokumentenmanagement: Erfassung über Scanner (1) Merkmale beim Einscannen: Dokumentenprüfung Qualitätskontrolle Scanner-Software Dokumententrennung: Trennen über voreingestellte Seitenzahl Trennung über spezielle Trennseiten Trennung über Barcode Explizites Trennen von Dokumenten Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg Fakultät für Informatik Institut für technische und betriebliche Informationssysteme Wirtschaftsinformatik Arndt Seite 96

12 Dokumentenmanagement: Erfassung über Scanner (2) Archivierungsszenarien: Frühes Archivieren Zum Zeitpunkt der Bearbeitung Spätes Archivieren Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg Fakultät für Informatik Institut für technische und betriebliche Informationssysteme Wirtschaftsinformatik Arndt Seite 97

13 Dokumentenmanagement: Attributierungsarbeitsplatz (1) Schema der Attributierung: Quelle: Gulbins/Seyfried/Strack.-Zimmermann, 1999 Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg Fakultät für Informatik Institut für technische und betriebliche Informationssysteme Wirtschaftsinformatik Arndt Seite 98

14 Dokumentenmanagement: Attributierungsarbeitsplatz (2) Merkmale beim Attributieren: Erfassung der Attribute Manuell Automatisiert Speicherung der Attribute Attributiersoftware Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg Fakultät für Informatik Institut für technische und betriebliche Informationssysteme Wirtschaftsinformatik Arndt Seite 99

15 Dokumentenmanagement: Nutzungsarbeitplatz Merkmale von Nutzungs- bzw. Recherchearbeitsplätze: Dokumentenanzeige (Viewer) Scale-to-Gray-Darstellung Annotationen Elektronischer Stempel Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg Fakultät für Informatik Institut für technische und betriebliche Informationssysteme Wirtschaftsinformatik Arndt Seite 100

16 Dokumentenmanagement: Retrievalsystem Merkmale eines Retrievalsystems: Schnittstellen Recherchemasken Volltextsuche Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg Fakultät für Informatik Institut für technische und betriebliche Informationssysteme Wirtschaftsinformatik Arndt Seite 101

17 Dokumentenmanagement: Archiv-/Ablagesystem Merkmale eines archiv-/ablagesystems: Kurz-/Langzeitspeicherung Caching Logische Archive Pools und Cluster Replikation Sicherungen (Storagemanagement) Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg Fakultät für Informatik Institut für technische und betriebliche Informationssysteme Wirtschaftsinformatik Arndt Seite 102

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