Zehn Jahre SAP in Hamburg eine (Zwischen-)Bilanz

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1 Zehn Jahre SAP in Hamburg eine (Zwischen-)Bilanz Hans Hinrich Coorssen Hamburg, den 10. September 2009 Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 1

2 SAP in der Werbung Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 2

3 Geschichte Hamburgs erfolgreicher Weg zur Optimierung der Ressourcensteuerung: Haushaltsmodernisierung und Haushaltsreform seit Mitte der 90er Jahre Einführung von SAP R/3 als integrierte Verfahren der Ressourcensteuerung Einführung der Doppik als ergänzendes Verfahren der Rechnungslegung 3 Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 3

4 Geschichte Traditionelle Verfahren der Ressourcensteuerung Haushalt Planung, Sollbewirtschaftung, Resteverfahren, Rechnung dezentrale MBV-Systeme Mitteldisposition Anordnung Kassenverfahren KasseClassic Zahlung, Abschluss Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 4

5 SAP R/3 wurde als bestgeeignete Software für die FHH ausgewählt. ergänzende Entwicklung wäre in allen Fällen notwendig gewesen. Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 5

6 Kritische Erfolgsfaktoren aus damaliger Sicht Reduzierung der Komplexität: Das Wichtigste zuerst! Sicherung der Akzeptanz: Offene Kommunikation, intensive Schulung, transparente Vereinbarungen Schnelle Einführung: Vermeidung von Rückstand gegenüber technischer Entwicklung Unterstützung durch das Top-Management Qualifikation des Teams und der Berater Wissenstransfer von der Beratung in die Organisation Definition von Zielen, Zeitplan und Budget Einhaltung von Zielen, Zeitplan und Budget Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 6

7 Einführungsszenario bis 2003 Sequentielle Ablösung der MBV- und Kassenfunktionen in den einzelnen Behörden von September 2000 bis August 2003 Bei Bedarf: Einführung der KLR Für den Haushalt war das HDV (?) das führende Verfahren bis zum Haushaltsjahr 2003 Aufstellung, Bewirtschaftung und Abrechnung des Haushalts 2004 in R/3 Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 7

8 Rollout! nach dem Gefühl eines Betroffenen Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 8

9 Einführungsprozess von SAP R/3: Reste Verbliebene Aufgaben (Kasse/MBV) Anbindung der Fachverfahren Mahnung und Vollstreckung Stammdatenpflege (Kreditoren/Debitoren) Berichtswesen der Mittelbewirtschaftung Ergänzung von Funktionalitäten (Unterjährige Budgetierung, Zinsberechnung) Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 9

10 Einführungsprozess von SAP R/3: Reste Verbliebene Aufgaben (Haushaltsplanung) Einführung des Resteverfahrens und der Haushaltsrechnung Optimierung des Berichtswesens (z.b. Zahlenwerk) Abbildung des Doppelhaushalts mit R/3 Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 10

11 Vermisste Funktionalität Automatisches Mahnen/Vollstrecken Unterjährige Budgetierung Mehrjährige Maßnahmen => Fehlerbehebung hatte Vorrang vor ergänzender konzeptioneller Entwicklung Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 11

12 NHH (NRV) Wirtschaftlichkeitsüberprüfung: Neuausrichtung des vorhandenen mysap ERP-Systems versus Ausschreibung eines neuen ERP-Systems Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 12

13 Hamburg zieht Bilanz und führt die Doppik (freiwillig und zusätzlich zum kameralen Rechnungswesen) ein Eröffnungsbilanz auf den (Veröffentlichung August 2006) > Hamburg hat als erstes deutsches Bundesland eine Eröffnungsbilanz vorgelegt > Die Eröffnungsbilanz weist Vermögen i.h.v. 49,5 Mrd. Euro aus. Verbindlichkeiten, Rückstellungen und Sonderposten 46,2 Mrd. Euro > Hieraus ergibt sich ein positives Eigenkapital von 3,3 Mrd. Euro. > Die Eröffnungsbilanz wurde vom Rechnungshof der FHH geprüft Jahresabschluss per (Veröffentlichung August 2007) > Für das Geschäftsjahr 2006: Fehlbetrag in Höhe von noch 561 Mio. Euro (zum Vergleich: kameraler Überschuss im Betriebshaushalt von 587 Mio. Euro) > Das Eigenkapital beträgt 2,7 Mrd. Euro bei einer Gesamtbilanzsumme von 49,4 Mrd. Euro > Besonderer Erfolg in Vorausschau auf den Abschluss für das Geschäftsjahr 2007: Überschuss in der Ergebnisrechnung Konzernabschluss per (Veröffentlichung November 2008) > Neben Veröffentlichung des Jahresabschlusses in Kürze Vorlage eines Konzernabschlusses für das Jahr 2007 > 390 Tochterorganisationen und Beteiligungen Hamburgs berücksichtigt > Transparenz über die Finanz- und Vermögenslage der gesamten öffentlichen Gebietskörperschaft > Erstmals Gesamtschau über Dienstleistungen und wirtschaftliche Betätigung der Stadt und ihrer Unternehmen Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 13

14 Von der Transparenz zur Steuerung wie geht es weiter? gestern heute morgen wirkungsorientierte Steuerung (Ziele, Strategien, Entscheidungen) ergebnisorientierte Steuerung (Bilanz; Produkte, Kennzahlen, Kosten) inputorientierte Steuerung (Finanzmittel) Hier sind wir. Dahin wollen wir. Geld- Ressourcen- Wirkungsverbrauch transparenz qualität Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 14

15 Noch sind wir eine Minderheit Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 15

16 NHH (NRV) A. Ausgangssituation / Entscheidungsbedarf Die Freie und Hansestadt Hamburg beabsichtigt, das aktuell zur Unterstützung der Geschäftsprozesse des Rechnungswesens eingesetzte mysap ERP ECC 6.0-System neu auszurichten. Gegenwärtig unterstützt das SAP-System im Rechnungswesen einen kameralen Buchungsstil, aus dem doppische Informationen abgeleitet werden. In der Buchungslogik des zukünftigen ERP-Verfahrens sollen die doppischen Prozesse führend sein und die kameralen Informationen werden abgeleitet. Die auf Daten des Rechnungswesens und der eingesetzten Fachverfahren basierenden Steuerungsprozesse sollen durch Zusammenführung der Ressourcen- und Fachinformationen in einer Data- Warehouse-Lösung optimiert werden. Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 16

17 NHH (NRV) Dabei waren insbesondere die folgenden Aspekte zu untersuchen: Verfügbarkeit alternativer Angebote Lizenzkosten (Einmalkosten) Laufende Betriebskosten Anwenderakzeptanz Schulungskosten Migrationskosten (z.b. Customizing) Anbindung von Fachverfahren (Schnittstellen) Migrationsrisiken Wirtschaftlichkeit in Bezug auf die übergreifende Systemarchitektur Konsolidierung mit den nachgeordneten Einrichtungen (Beteiligungen, 15, 26 LHO) Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 17

18 Licht Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 18

19 Resumèe des Projektleiters SAP für Hamburg (nach 10 Jahren und mit fünf Jahren Abstand) ( Das Engagement aller Beteiligten war außergewöhnlich: Das Projektteam hat überdurchschnittliche Arbeitsbelastungen hoch motiviert getragen. Die Anwenderinnen und Anwender haben die Kinderkrankheiten mit kritischer Gelassenheit hingenommen. Die Mitarbeitervertretung hat immer konstruktive Unterstützung geleistet. Die kommerziellen Projektpartner haben mit uns gelernt und sind fair mit dieser Situation umgegangen. Allen gebührt herzlicher Dank dafür! Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 19

20 Licht aus Sicht der SAP: Gemeinsame Entwicklung und Zusammenarbeit bei der heutigen SAP- Standardlösung für das Rechnungswesen in der öffentlichen Verwaltung Zusammenarbeit bei der PS-CD Entwicklung Unterstützung der Weiterentwicklung vom kameralen zum doppischen Rechnungswesen Unterstützung von mehr als 10 Hamburger Beteiligungen in Zusammenarbeit mit der HanseCom Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 21

21 Licht aus Sicht der SAP: Projekt Hoch7 Einführung von SAP für die Hamburger Hochschulen Projekt ProCab Antragsmanagement und Abrechnung für die Kindertagesstätten Partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Dataport zur Unterstützung der SAP-Systeme in den Trägerländern Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 22

22 Licht aus Sicht der SAP: Etablierung von Rahmenvereinbarungen zur transparenten Beschaffung von Lizenzen Pflegeleistungen Beratungsleistungen Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 23

23 Schatten 24 Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg

24 Schatten Betriebskosten höher als erwartet sehr komplexes SAP-Verfahren sektorales und situatives Berichtswesen keine haushaltsnahen Lösungen für 15, 26 LHO- Betriebe Unterstützung der Ressourcensteuerung durch KLR kaum realisiert (bisher auf freiwilliger Basis) keine einheitliche Struktur der Buchungs- und Steuerungseinheiten Weiterer Moduleinsatz muss geprüft werden Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 25

25 Schatten Kamerale Aussteuerung des SAP-Verfahrens aus finanzbuchhalterischer Sicht problematisch (ständige Fehlerquelle) SAP ist vielseitig, aber auch komplex: der Betreuungsaufwand ist mit dem Leistungsangebot der Software gestiegen Eigenes SAP-Knowhow ist in der Anwendung wie in der Betreuung unerlässlich Schnittstellenbetrieb verursacht auch Aufwand Standardsicherung in der Fachverfahrensanbindung muss immer wieder erkämpft werden Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 26

26 Wir hatten eigentlich etwas kleines Festes bestellt Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 28

27 Anwenderbefragung zur Arbeit mit SAP Regelmäßige Überprüfung der Arbeitssituation der SAP- Anwender (Vereinbarung nach 94 HmbPersVG vom ) Befragung auf Basis eines fundierten Fragebogenentwurfs Unter Mitwirkung u.a Personalamt, Datenschutz, SAP-Chiefs etc. Befragung der Mittelbewirtschafter in BSU und BA Wandsbek im August 2008 Zusätzliche Anwender-Workshops im November 2008 in BSU und BA Wandsbek Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 29 29

28 Anwenderbefragung zur Arbeit mit SAP Ergebnis: Rücklauf insgesamt 114 (41,2 %) verwertbare Fragebögen BA Wandsbek 68 von 188 Fragebögen (36,2 %) BSU 46 von 89 Fragebögen (51,7 % ) Sechs Fragebogenkategorien Bedienbarkeit, Zurechtfinden im Programm, Felder und Maskenaufbau, Fehlersituationen, Berichte und Formulare, Schulungs- und Informationsangebot Keine signifikanten Unterschiede feststellbar in der Bewertung der sechs Fragebogenskalen und in der Gesamtbeurteilung in Bezug auf Zugehörigkeit Behörde Alter Geschlecht Zeitraum der Arbeit mit SAP Tägliche/ nicht tägliche Nutzung von SAP Insgesamt weist die Auswertung auf drei Problemschwerpunkte hin Fehlersituationen Berichtswesen Schulungs- und Informationsangebot Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 30 30

29 Fazit: Trotz umfangreicher Anpassungen läuft SAP stabil und entspricht den haushaltsrechtlichen Anforderungen, aber: Anforderungen an Steuerungsinformationen aus Politik und Verwaltung haben sich erheblich weiter entwickelt! Das greift das Projekt NHH auf. 31 Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 31

30 SAP macht einsam. Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 32

31 Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Hans-Hinrich Coorssen, Haushaltsdirektor, Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg 33