Semesterprojekt SS 2011

Transkript

1 Semesterprojekt SS 2011 Projektmanagement Teil 2 Dr. rer. nat. Andreas Tewes

2 Projektplanung Projektabwicklung Projektbegleitende Instrumente

3 Projektabwicklung Projektsteuerung Projektcontrolling Projektstatus und fortschrib Projektabschluss

4 Projektsteuerung Das Ziel der Projektsteuerung besteht darin, den Projektplan möglichst genau umzusetzen. Sie beinhaltet u.a. Das Starten und Beenden von Arbeitspaketen/Aufgaben ModifikaLon der Planung bei Abweichungen Anforderung zusätzlicher Ressourcen/FinanzmiBel Verhandlungen mit dem AuQraggeber Beantragung des Projektabbruchs Feststellung des Projektabschlusses

5 Ursachen für Abweichungen: Ungenaue Aufwandsschätzung Fehlendes Know- How (Temporärer) Wegfall von Ressourcen Änderung von Terminen (Meilensteinen) Mangelnde BerücksichLgung von Abhängigkeiten EintriB von Risiken FehlerhaQe oder unzureichende Projektsteuerung

6 Leistungsreduzierung Einschränkung der Qualität Ablehnung von Änderungswünschen Aufwandsreduzierung Kapazitäts- vergrößerungen Lizenzen und Know- How einkaufen Zukauf von Teilprodukten Streichen von Arbeitspaketen / Features Evaluierung technischer AlternaLven OpLmierung / Anpassung von Prozessen Ressourcen aufstocken Umverteilung von Ressourcen Outsourcing Anordnung von Überstunden Produk<vitäts- erhöhung MoLvaLons- massnahmen NeuorganisaLon des Projekts Firewall für das ProjekBeam InformaLon / KommunikaLon verbessern Maßnahmen der Projektsteuerung

7 Projektcontrolling Das Projektcontrolling ist ein Instrument zur plangerechten Abwicklung von Projekten Planung Kontrolle Steuerung Jeweils bezogen auf Zeit Kosten Leistung

8 Projektcontrolling regelt die Erstellung von Plänen (Termine, Kosten und Ressourcen) die Kontrolle der Einhaltung von Plänen Verantwortlichkeiten im Projektablauf den Einsatz von Tools (Templates, SoQware ) Prozesse (bspw. Problem and Change Management) das Berichtswesen

9 Projektcontrolling ist beteiligt an der Mitarbeit der ZieldefiniLon und Kontrolle der AbsLmmung Projektplan <- > Finanzplan des Unternehmens der AbsLmmung Terminplan<- >Kosten- und Ressourceneinsatzplan der Überwachung der Termine und Kosten der VermiBlung zwischen PL <- > Fachliche Leitung der IdenLfikaLon von VerbesserungspotenLalen der VermiBlung bei Problemen der Mitarbeiterführung der Auhereitung von Projektdaten (Berichtswesen) strategischen Aufgaben

10 Projektcontrolling hat zum Ziel Verbesserung der Projektabwicklung Projektplanung/- eröffnung unterstützen Transparenz bzgl. des aktuellen Projekstands schaffen Chancen und Risiken überwachen und aklv steuern Verbesserung der Bereichsziele Projektverluste vermeiden Verfügbare und benölgte Kapazitäten überwachen Analyse von Projekten durchführen (gut vs. schlecht) Sicherstellung des Unternehmensergebnisses Liquidität und Rentabilität sicherstellen Analyse von GeschäQsfeldern (gut vs. Schlecht)

11 Projektstatus und - fortschrif Projektsteuerung und Controlling erfordern die Feststellung des Ist- Zustandes des Projekts bzgl. Qualität (Leistung) Kosten Termine Ergebnis Aufwand Kapazität Termin

12 ErmiBlung des LeistungsfortschriBs Meilenstein- Technik Technik Technik MengenproporLonalität SekundärproporLonalität ZeitproporLonalität Schätzung

13 ErmiBlung des TerminfortschriBs am Beispiel der Meilensteintrendanalyse (MTA)

14 Projektabschluss Der Projektabschluss ist das formale Ende eines Projektes und besteht in der Beendigung aller TäLgkeiten, die mit dem Projekt in Zusammenhang stehen DIN Ziele Strukturierung Projektabschlusssitzung Projektabschlussbericht

15 Ziele des Projektabschlusses BestäLgung der Zielerreichung BestäLgung der Budget- und Zieleinhaltung EndgülLge Übergabe der Projektergebnisse Ausblick auf weiterführende Projekte InformaLon an die Stakeholder Entlastung des Projektleiters und des ProjekBeams Know- How Sicherung

16 Strukturierung des Projektabschlusses Evaluierung und Reflexion Produktabnahme Projektabschlussanalyse Erfahrungssicherung Projektauflösung

17 Projektabschlusssitzung Gegenpart zum Kickoff- MeeLng Themen: Fazit des Projektleiters Feedbackrunde Erfahrungssicherung für künqige Projeke InformaLonen zum Projektabschluss (wer wird wie informiert) Vergabe der restlichen Arbeiten Feierlicher Ausklang

18 Projektabschlussbericht Der Projektabschlussbericht ist die zusammenfassende abschließende Darstellung von Aufgaben und erzielten Ergebnissen, von Zeit-, Kosten- und Personalaufwand sowie ggf. von Hinweisen auf mögliche Anschlussprojekte DIN Grobe Gliederung: AusgangssituaLon Projektverlauf Bilanz des Projekts

19 Ausgewählte Projektbegleitende Instrumente Zusammenarbeit im Projekt Vertragsmanagement Nachforderungsmanagement ProjektdokumentaLon und Berichtswesen KonfiguraLons- und Änderungsmanagement Risikomanagement Qualitätsmanagement ProjektmarkeLng MulLprojektmanagement

20 Projektdokumenta<on und Berichtswesen Die ProjektdokumentaLon ist die Zusammenstellung ausgewählter, wesentlicher Daten über KonfiguraLon, OrganisaLon, MiBeleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele des Projekts. DIN Die Projektdokumenta<on umfasst bspw.: Projekthandbuch ProjekBagebuch Projektbezogene Ablage (PflichtenheQ, Verträge etc.)

21 Ziele des DokumentaLonsmanagements: Übersicht über alle relevanten Unterlagen Sicherstellung der gesetzlich/vertraglich begründeten DokumentaLonsverpflichtung DokumentaLon und Verfolgung der Änderungshistorie Minimierung der Zugriffszeit Sicherstellung der Verfügbarkeit und Aktualität Gewährleistung eines kontrollierten InformaLonsflusses

22 Defini<on Berichtswesen Das Berichtswesen ist eine an einen Empfänger oder Empfängerkreis gerichtete Darstellung über die Entwicklung und den Stand eines Projektes. DIN Zu den typischen Projektberichten gehören: ProjektdefiniLon und ProjektauQrag Projektstatusberichte (zeitorienlert) ProjektpräsentaLonsunterlagen Projektabschlussbericht (ereignisorienlert)

23 Übersicht in Form einer Dokumenta<onsmatrix Art TeammeeLngs Statusbericht Projektreview Form Zeitpunkt / Periodizität PräsentaLon, Diskussion, Arbeitsgespräch SchriQlich PräsentaLon, Diskussion wöchentlich Quartalsweise Anlässlich Projektmeilenstein Adressat / Teilnehmer ProjekBeam AuQraggeber, Bereichsleitung AuQraggeber, Interessenten Inhalt Aktuelle Ereignisse Projektstatus Q- K- T Aktueller Stand, Ausblick und Entscheidungen

24 Konfigura<ons- und Änderungsmanagement Die KonfiguraLon stellt die funklonellen und physischen Merkmale eines Produktes dar, wie sie in seinen technischen Dokumenten beschrieben und im Produkt verwirklicht sind. DIN EN ISO Das Änderungsmanagement beschreibt FunkLonen und Prozesse, die in einer OrganisaLon etabliert werden, um Änderungen an Produkten kontrolliert und dokumenlert vorzunehmen.

25 Aufgaben des Konfigura<onsmanagements: DefiniLon und Bereitstellung der projektspezifischen Infrastruktur zur Verwaltung und Kontrolle der Ergebnisse Bereitstellung von InformaLonen über den aktuellen Status von Ergebnissen, KonfiguraLonen und Änderungen Sicherstellung der eindeulgen IdenLfikaLon aller relevanten Ergebnisse Überwachung, Verwaltung und Sicherstellung der Integrität der Ergebnisse Sicherstellung eines kontrollierten Vorgehens bei Änderungen der Ergebnisse

26 Typischer Arbeitsfluß beim KonfiguraLonsmanagement im VZE- Projekt

27 Aufgaben des Änderungsmanagements: Steuerung des Änderungswesens IdenLfizierung, Beschreibung, Klassifizierung, Bewertung, Genehmigung sowie Einführung von Änderungen In der Praxis wird das Änderungsmanagement häufig um das Fehlermanagement (Problem and Change Management) erweitert

28 Typischer Arbeitsfluß beim Änderungsmanagement im VZE- Projekt

29 Risikomanagement Projektrisiken sind mögliche Ereignisse oder SituaLonen mit negalven Auswirkungen (Schäden) auf das Projektergebnis insgesamt, auf beliebige einzelne Plangrößen oder Ereignisse, die neue unvorhergesehene und schädliche Aspekte aufwerfen können Projekmanagement für newcomer Primärrisiken sind: Terminrisiko Kostenrisiko Qualitätsrisiko

30 Kostenrisiken: Zu hohe Aufwände SubopLmales Change- und Error- Management Verschiedene Entwicklungsstandorte... Ressourcenrisiken: Zu wenig (qualifizierte) MA Ausfall von MA Fehlende Experten Animositäten im ProjekBeam... Qualitätsrisiken: Geforderte Qualität nicht (termingerecht) erreichbar Unzureichende Messbarkeit von Qualitätszielen... Projekt Technische Risiken: Unzureichende Werkzeuge Unzureichender Entwicklungsprozess SubopLmaler Problemlösungsansatz... Terminrisiken: Meilensteine verschieben sich Zulieferung DriBer verschiebt sich... Beispiele für Risiken während des Projektverlaufs

31 Warum Risikomanagement? Schafft Bewusstsein für mögliche Risiken Ermöglicht es auf Risiken einzugehen Macht Risiken (teilweise) messbar und ermöglicht die gezielte Planung von Gegenmaßnahmen Verhindert eine (unbemerkte) Verlagerung von Verantwortung WichLg für das ReporLng und als Entscheidungsgrundlage

32 IdenLfikaLon Überwachung Methodik des Risikomanagements Bewertung Steuerung & BewälLgung Zyklen des Risikomanagements während des Projektverlaufs

33 Risikoiden<fika<on Gibt es AkLvitäten mit besonders hohem InnovaLonsanteil? ExisLeren krilsche Termine in der Ablaufplanung? Gibt es KonzentraLonen von AkLvitäten? Gibt es Arbeitspakete oder Vorgänge mit einer großen Abhängigkeit zu beslmmten Ressourcen? Gibt es Schlüsselpersonen im Projekt? Gibt es Arbeitspakete oder Vorgänge, deren Bearbeitung ein besonderes KnowHow benölgt? Bei welchen Meilensteinen gibt es einen signifikanten Hub an Qualität und/oder Leistungsumfang?

34 Risikobewertung AusschniB aus der Risikotabelle am Beispiel des VZE- Projekts

35 Risikoporrolio am Beispiel des VZE- Projekts (Nummerierung bezieht sich auf Lfd. Nr. der Risikotabelle)

36 Risikosteuerung und - Bewäl<gung Lösungen um Risiken auszuschalten, zu vermindern, zu übertragen, zu teilen oder zu akzepleren Risikovermeidung: Bspw. Ablehnung beslmmter FunkLonsinhalte, Qualitätsforderungen etc. Ablehnung von AuQrägen

37 Risikoverringerung: Bspw. sorgfällge Auswahl von Projektmitarbeitern Wiederverwendung bewährter Komponenten kontra Neu- / Weiterentwicklung KooperaLon mit KnowHow- Partnern bei krilschen FunkLonalitäten Risikoüberwälzung: Übertragung des Risikos auf DriBe (bspw. Outsourcing)

38 Risiko selbst tragen: Alle nach dem Vermeiden, Verringern und Abwälzen verbleibenden Projektrisiken Risikoüberwachung (Controlling) Bestehende Risiken auf ihre Aktualität bewerten Umgesetzte Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit überprüfen IdenLfikaLon neuer Risiken anstossen Nicht mehr existente Risiken streichen