-eakte Dauerhafte Langzeitspeicherung

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1 -eakte Dauerhafte Langzeitspeicherung Ein ecm21 Produkt

2 -eakte Die dauerhafte Langzeitspeicherung im Meldewesen Die Ausgangssituation Bürger stellen in der örtlichen Meldebehörde Anträge auf alle denkbaren Ausweisdokumente. Bei Beantragung wird das Antragsformular mit dem Passbild und der Unterschrift des Antragstellers eingescannt. Bei der Abholung der Ausweisdokumente bestätigt der Bürger den Empfang mit seiner Unterschrift. Der Hintergrund Nach 23 Abs. 1 PAuswG (Personalausweisgesetz) führen die Personalausweisbehörden Personalausweisregister. Die Register enthalten neben der Unterschrift und dem Lichtbild des Ausweisinhabers die in 23 Abs. 3 PAuswG genannten Daten. Gleiches gilt für Pässe (vergl. 21 Abs. 1 und 2 Passgesetz). Die emeld21-eakte Mit der Einführung des neuen Einwohnerverfahrens emeld21 startet die ekom21 die emeld21-eakte. Im Rahmen der Antragsstellung und des Lebenszyklus eines Pass- und Personalausweises einschließlich vorläufiger Dokumente und Kinderausweise, fällt eine Vielzahl von Papierdokumenten an, die jetzt zusätzlich in der emeld21-eakte aufbewahrt werden alles im Zugriff und ohne Papier:

3 Kontrollblatt mit den entsprechenden Aushändigungsvermerken Verlust- und Diebstahlanzeigen Vollmacht für die Abholung Unterschriebenes Meldeformular Urkunden Schriftverkehr im Zusammenhang mit den jeweiligen Ausweisen Dokumente z. B. im Zusammenhang mit der Bestimmung von Haupt- und Nebenwohnung Bearbeitungsvermerke Schriftverkehr mit den Meldepflichtigen sowie mit den Wohnungsgebern Bestätigung des Wohnungsgebers über Ein- und Auszug eines Meldepflichtigen Auskunfts- und Übermittlungssperren

4 Neben den Dokumenten, die direkt aus der Anwendung emeld21 heraus erzeugt werden, können digitale Dokumente medienbruchfrei direkt in die eakte importiert werden und vervollständigen die Aktenlage. Dokumente aus Office-Produkten sowie s können beliebig zur eakte hinzugefügt werden. Geht ein Dokument klassisch in Papierform ein, kann das Hinzufügen über den Scanner erfolgen. Die emeld21-eakte bildet eine Aktenstruktur ab, die auf die Bedürfnisse der Sachbearbeitung abgestimmt ist. Sie wird selbstständig automatisiert angelegt ( Ad-hoc-Anlage ). Diese Struktur wird zu Beginn der Einführung einmal mit der Verwaltung vereinbart und steht ab diesem Moment für alle Einträge zur Verfügung. Ein intuitives Werkzeug Die emeld21-eakte ist fast selbsterklärend. Die Anwender finden sich nach einer kurzen Einweisung schnell zurecht. Die tägliche Arbeit wird nachhaltig erleichtert, ohne sich in eine weitere Anwendung einarbeiten zu müssen. Schnell mit Volltext Bei Anfragen von Bürgern oder Polizei können die Daten in der eakte schnell und souverän gefunden werden. Die Datenhaltung verfügt über eine Volltextsuche ebenso kann über Indexbegriffe gesucht werden. Der gesuchte Datensatz steht unmittelbar zur Verfügung!

5 Immer sicher im ASP-Betrieb Das Bürgerbüro oder das Meldeamt greifen über sichere Datenwege auf die emeld21-eakte im BSI-zertifizierten Rechenzentrums zu. Die beweiswerterhaltende Aufbewahrung der Akte erfolgt zentral im Rechenzentrum. Die Dokumente liegen auf WORM- Medien und werden dort solange unveränderbar gehalten, wie es die gesetzlichen Vorschriften vorsehen. Eine lokale Installation oder gar Administration in der Verwaltung ist nicht erforderlich, dies wird über die bestehende Infrastruktur der ekom21 geregelt. Lediglich an bestimmten Arbeitsplätzen wird ein Dokumenten-Scanner angeschlossen. Sicher bis zuletzt Für die Aktenführung gelten, neben den Vorschriften des Pass- bzw. Personalausweisgesetzes, die Vorschriften des Hessischen Aktenführungserlasses in analoger Anwendung für die Kommunalverwaltung. Im Rahmen der dauerhaften Langzeitspeicherung können die notwendigen Daten darüber hinaus nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dem jeweils zuständigen Archiv (vergl. 8 Hessisches Archivgesetz) angeboten, übergeben bzw. gelöscht werden.

6 Haben wir Ihr Interesse geweckt? Unsere Kommunalberater stehen Ihnen selbstverständlich jederzeit zur Verfügung und beantworten Ihre Fragen. Bei fachlichen Fragen wenden Sie sich bitte an Frau Kristina Perkunic: Kristina Perkunic Consultant egovernment/ Dokumentenmanagement ekom21 KGRZ Hessen Knorrstraße Kassel KGRZ HESSEN Körperschaft des öffentlichen Rechts Sitz Gießen Geschäftsstelle Darmstadt Geschäftsstelle Kassel Carlo-Mierendorff-Straße Gießen Telefon: Telefax: Robert-Bosch-Straße Darmstadt Telefon: Telefax: Knorrstraße Kassel Telefon: Telefax: Stand: Mai 2016