Das VRSG Magazin. No

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1 S Inhaltsverzeichnis 01 Das VRSG Magazin No Vom Aktenschrank zur elektronischen Ablage 06 Optimale Prozessunterstützung 10 «Der Auftrag ist klar!» 15 «Eine einmalige Erfahrung»

2 02 S Editorial VRSG AddOn VRSG Scanning VRSG Digitaler Posteingang LIEBE LESERINNEN UND LESER 04 Papierarchive können bald der Vergangenheit angehören. VRSG edossier ermöglicht die systematische elektronische Aufbewahrung physischer Ablagedossiers. Einfach und schnell in der Fachlösung. Papierablagen füllen Bundesordner, diese füllen Büroräume, das Papierarchiv frisst Platz und bis man sich durch alle Ordner geblättert hat, um ein Dokument zu finden, vergeht oft wertvolle Zeit. Gerade Gemeinden gelangen mit den gesetzlichen Aufbewahrungsauflagen an ihre Grenzen. Die Digitalisierung schafft hier Abhilfe. Mit dem VRSG edossier lassen sich Unterlagen digital ablegen und in Sekundenschnelle finden und zwar von jedem Büro aus. Das spart Platz, Zeit, Kosten und Nerven. Auch mit der Fusion der VRSG und der Abraxas wollen wir die Chancen der Digitalisierung über alle Staatsebenen hinweg nutzbar machen. In diesem VRSG Magazin erfahren Sie mehr über die Digitalisierungsmöglichkeiten für Ihre Verwaltung und über den Stand und die Chancen der geplanten Fusion. Ich wünsche Ihnen eine spannende Lektüre. Ihr Peter Baumberger

3 S Inhaltsverzeichnis Patrick Kohler arbeitet seit zehn Jahren bei der VRSG. Die Verwaltungen befinden sich im digitalen Wandel, die Herausforderungen haben sich geändert, seine Motivation und Begeisterung nicht. 10 Die Aktionäre der VRSG haben dem Zusammenschluss mit der Abraxas sehr deutlich zugestimmt. Unmittelbar nach Ablauf der Angebotsfrist startete am 1. September das Integrationsprojekt «VIVA!». INHALT 15 Manuel Allenspach, Applikationsentwickler bei der VRSG, steht in den Startlöchern: Mitte Oktober reist er an die Berufsweltmeister - schaften WorldSkills in Abu Dhabi. Editorial 02 Inhaltsverzeichnis 03 Vom Aktenschrank zur elektronischen Ablage 04 Optimale Prozessunterstützung 06 «Ich kann es jedem nur empfehlen.» 07 «Die Digitalisierung hat Fahrt aufgenommen.» 08 «Der Auftrag ist klar!» 10 Schrittweise Umsetzung beginnt 13 Wissenschaft und Praxis im Dialog 14 «Eine einmalige Erfahrung» 15 VRSG TUTORIS Zusatzleistungen 16 Titelbild: Patrick Kohler, Leiter Beratung & Verkauf.

4 04 S edossier VRSG edossier in sechs Fachlösungen integriert S VOM AKTENSCHRANK ZUR ELEKTRONISCHEN ABLAGE Regale mit Akten, die Bundesordner um Bundesordner füllen, volle Büro- und Archivräume und langes Suchen nach Dokumenten können bald der Vergangenheit angehören. VRSG edossier ermöglicht die systematische elektronische Aufbewahrung physischer Ablagedossiers. VRSG edossier ist bereits in sechs Lösungen integriert. Es ist eine Herausforderung, die vielen Gemeindeverwaltungen ob gross oder klein bekannt ist: Je mehr Akteninhalte, desto unübersichtlicher die Ablageorte und desto schwieriger eine systematische Archivierung. In kleineren Gemeinden nehmen die Papierarchive oft Raum für Arbeitsplätze in Beschlag. Die Mitarbeitenden grösserer Verwaltungen verlieren bei der Suche nach dem richtigen Dokument oft wertvolle Zeit, weil die Dossierablage räumlich getrennt bewirtschaftet werden muss. Wird die gesuchte Akte dann noch gleichzeitig von jemand anderem benötigt, heisst es warten. Und das in Zeiten, in denen alles immer schneller gehen soll. «Wenn wir die Verwaltungen darin unterstützen können, die Effizienz in Standardprozessen zu steigern, haben sie mehr Zeit für komplexere Sachverhalte, Fragestellungen und Aufgaben», erklärt Patrick Kohler, Leiter Beratung & Verkauf bei der VRSG. Effizienzgewinne Eine mögliche Unterstützung bietet VRSG edossier. Die Option ermöglicht die einfache und schnelle elektronische Ablage und Aufbewahrung von Akten, indem sie die Fachlösungen mit der bewährten Enterprise-Content-Management-Plattform (ECM-Plattform) und dem gesicherten Archiv-Storage der VRSG verbindet. «edossiers ermöglichen eine zentrale, logische und einheitliche Ablage.» Die Kommunikation zwischen den Fachlösungen und der Ablage ist HTTPS-verschlüsselt und damit sicherer als ein Aktenschrank. Die Benutzerinnen und Benutzer sind mit der elektronischen Ablage weder räumlich noch physisch an ein Dokument gebunden. Sie können von ihrem Arbeitsplatz aus auf alles zugreifen, wozu sie berechtigt sind. «Als Beispiel sei VRSG Loganto edossier genannt: Das Einwohnerdossier wird elektronisch geführt, die Ablage in Papierform entfällt. Dank zentraler Ablage gehen keine Dokumente verloren, und alle Berechtigten haben zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf die entsprechenden Dokumente», führt Patrick Kohler aus. «Umfangreiche Suchfunktionen und eine jederzeit aktuelle Übersicht über die abgelegten Dokumente stellen sicher, dass jedes Dokument rasch zu finden ist.» Pro Einwohnerin und Einwohner lässt sich so ein elektronisches Dossier führen inklusive gescannter Dokumente und Belege wie Heimatschein oder Pass. Dank Metadaten- und Volltextsuche reduziert sich auch hier das Suchen auf ein Minimum. Integration in Fachlösungen «edossiers ermöglichen den Verwaltungen eine zeitgemässe, zentrale, logische und einheitliche Ablage für wichtige Dokumente und sie sind ökologisch nachhaltig», ist Patrick Kohler überzeugt. «Mit VRSG edossier lässt sich nicht nur Papier sparen, auch die Abläufe können effizienter gestaltet werden.»

5 S edossier 05 Die nahtlose Integration des edossiers ermöglicht ein übergreifendes Dokumentenmanagement mit Aufbewahrung des passiven Datenbestandes alles auf der Basis einer zukunfts sicheren Architektur und einer verbreiteten Web technologie. VRSG edossier kann einfach in weitere Fachlösungen integriert werden und er möglicht das lösungsübergreifende Starten von Aufgaben und Prozessen», beschreibt Patrick Kohler wei t ere Vorzüge. Bereits heute ist edossier in sechs Lösungen der VRSG integriert: in VRSG Imposto Veranlagung, in VRSG Tributum Veranlagung, in VRSG Loganto Einwohner, in VRSG FIS FinanzSuite, in VRSG HR Personalmanagement und neu auch in VRSG TM TaskMaster. tieren. Beispielsweise können Dokumente dank integrierten AddOns direkt aus Microsoft Office (Word, Excel und Outlook) oder etwa Bild- oder PDF-Dateien vom Desktop aus ins edossier importiert werden. Eingescannte Papierdokumente lassen sich vom digitalen Posteingang aus oder via manuelles Hochladen einfach und direkt einem edossier zuordnen. Anschliessend können die abgelegten Dokumente und die dazugehörigen Metadaten bearbeitet oder auch direkt weitere Geschäftsprozesse angestossen werden. Import aus diversen Kanälen So flexibel die Benutzerinnen und Benutzer auf die gespeicherten Dokumente zugreifen können, so vielseitig sind auch die Importmöglichkeiten. Mit wenigen Klicks lassen sich Dokumente über verschiedene Kanäle in VRSG edossier impor- VRSG AddOn VRSG Steuern VRSG Finanzen VRSG Personal VRSG Subjekte VRSG Scanning VRSG Integration VRSG Digitaler Posteingang VRSG ECM Plattform

6 06 S edossier VRSG HR edossier erfolgreich eingeführt S OPTIMALE PROZESS UNTERSTÜTZUNG Die digitale Transformation macht auch vor HR-Prozessen nicht Halt. Abläufe lassen sich automatisieren, Vorgehensweisen strukturieren, Kosten reduzieren, Effizienz und Effektivität erhöhen. Die umfangreichen Möglichkeiten des neuen VRSG HR edossiers setzen genau dort an. Fortunato hervor. «Volltextsuche und eine schnelle Vollansicht für jedes Dokument runden die Funktionalitäten ab.» Die Revisionssicherheit und Historisierung bieten den benötigten Schutz. verschiedene Sichten Mit dem zugehörigen VRSG HR AddOn lassen sich Dokumente schnell und sicher hochladen. Auch s können, unabhängig von Anhängen, bei einem oder mehreren Mitarbeitenden abgelegt werden. Die Option nutzt dieselben Sicherheitsvorgaben und -schlüssel, wie sie für die Fachapplikationen gelten. «ES HAT SICH GELOHNT.» Die Zürcher Gemeinde Rüti war Test- und Pilotgemeinde für die Implementierung von VRSG HR edossier. Im Videointerview blicken Kathrin Keller, Kanzlei- und Personal - assistentin, und Gemeindeschreiber Andreas Sprenger auf das Pilotjahr zurück. Zum Interview «Ob in der Personalentwicklung, -administration oder -abrechnung, im Berichtswesen oder im Change Management: Die an den Arbeitsprozessen orientierten Instrumente im VRSG HR Personalmanagement können Verwaltungen in ihrer Arbeit optimal unterstützen», erklärt Claudio Fortunato, Leiter der Lösungen HR-Management & Soziales bei der VRSG. Ein Personaldossier Die modulare Lösung bietet den Vorteil, dass sie sich flexibel an die individuellen Anforderungen anpassen lässt. Das gilt auch für die neue Option VRSG HR edossier. «Ins elektronische Personaldossier lassen sich je nach Berechtigung übersichtlich alle nötigen Dokumente wie Korrespondenzen und Zeugnisse hochladen, man kann sie öffnen und bearbeiten und, wenn nicht mehr benötigt, auch wieder entfernen», streicht Claudio «Mit der Integration von VRSG HR edossier in die Portallösung VRSG HR Personalmanagement können verschiedene Sichten vergeben werden, seien dies Mitarbeitende oder Vorgesetzte mit beziehungsweise ohne Lohn- und Personalangaben. So sind auch die Zugriffsrechte pro Rolle individuell steuerbar», erklärt Claudio Fortunato.

7 S edossier 07 Die Thurgauer Gemeinde Erlen setzt seit 2013 auf edossier S «ICH KANN ES JEDEM NUR EMPFEHLEN.» Die Gemeinde Erlen war 2013 die erste Thurgauer Pilotgemeinde für VRSG Loganto Einwohner. Von Beginn an war die Lösung auf edossier ausgelegt. Andrea Kesselring, Leiterin Einwohnerdienste in Erlen, erklärt im Gespräch, wie sich die Arbeiten seit der Einführung verändert haben. Was gab den Ausschlag, auf VRSG Loganto Einwohner mit der Option edossier umzusteigen? ANDREA KESSELRING: Wir sind eine kleine Gemeinde und stiessen irgendwann an Platzgrenzen. Bei vielen Themen kamen schnell zig Papierstapel zusammen; alles musste abgelegt und archiviert sein. Nun ist alles an einem Ort elektronisch abgelegt und befindet sich mit wenigen Klicks auf dem Bildschirm. Das Platzproblem ist passé, und Papierablagen haben sich auf ein absolutes Minimum reduziert. Anscheinend haben mehr Gemeinden noch nicht auf edossier gewechselt, als man meinen könnte. Das verstehe ich nicht, denn das ist für kleine wie für grosse Gemeinden eine Erleichterung. Ich kann es jedem nur empfehlen. Sie haben in der Pilotphase mitgearbeitet. Wie haben Sie diese Zeit erlebt? Wir waren bereits zuvor Testgemeinde, darum war uns die Lösung schon bekannt, und wir waren mit der Oberfläche vertraut. Dennoch war es zu Beginn sehr intensiv. Oft tauchen im «Live»-Modus neue Erkenntnisse auf, das führte zu vielen Anpassungen. Es war ein stetiger Prozess, der aber auch Spass gemacht hat. Nun ist die Lösung eine «megagute» Sache, die ich nicht mehr missen möchte. Wie hat sich Ihre Arbeitsweise mit VRSG Loganto edossier verändert? VRSG Loganto ist eine Gesamtlösung für die Einwohnerdienste, «edossier» ist voll integriert. Ich habe über rund ein Jahr hinweg alle vorhandenen Dokumente aus der bestehenden Papierkartei gescannt, um sie korrekt in den edossiers abzulegen. Das war sehr arbeitsintensiv, aber es hat sich gelohnt. Nach wie vor scannen wir viel ins edossier. Doch dafür ist alles elektronisch umgehend auffindbar. Wichtig ist, dass die Ablage à jour gehalten wird. Im Team hat sich die Umstellung stark ausbezahlt. Meine Stellvertretung sitzt in einem anderen Büro. Seit der Einführung muss sie nicht mehr jedes Mal den Raum wechseln, wenn sie ein Geschäft bearbeitet. Alle haben umgehend Zugriff auf die benötigten Dokumente.

8 08 S Porträt Patrick Kohler ist an der Schnittstelle von Verwaltung und IT zu Hause S «DIE DIGITALISIERUNG HAT FAHRT AUFGENOMMEN» Patrick Kohler arbeitet seit zehn Jahren bei der VRSG. Seine Begeisterung und Motivation, das beste Resultat für den Kunden zu kreieren, lassen ihn auch nach einem Jahrzehnt nicht los. Zu stark befinden sich die Verwaltungen im digitalen Wandel, zu spannend sind die Entwicklungsmöglichkeiten. Der 46-Jährige kennt die Abläufe und Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung seit seiner Jugend: Die kaufmännische Lehre mit BMS absolvierte Patrick Kohler bei der Stadt St. Gallen in der Personalabteilung. Nach dem Militärdienst und einem dreimonatigen Sprachaufenthalt in San Diego (USA) stieg er im Lohnwesen der Stadt St. Gallen ein. Berufsbegleitend absolvierte er die dreijährige Weiterbildung zum Kaufmann an der Höheren Kaufmännischen Gesamtschule. Von 1996 bis 2001 leitete er das Lehrlingswesen der Stadt St. Gallen. Anschliessend wechselte er in die Privatwirtschaft ins Produktmanagement und zum Verkauf von IT-Lösungen folgte dann der Schritt zur VRSG als Produktmanager Steuern. «Die VRSG verkauft nicht bloss Lizenzen. Sie ist einerseits ein Rechenzentrum, andererseits bietet sie Gesamtdienstleistungen für Gemeinden, Städte und Kantone an. Das ist sehr vielseitig und verbindet meine beiden beruflichen Schwergewichte, die Verwaltung und die IT», beschreibt Patrick Kohler seine Motivation und Faszination für das Unternehmen. «Wir arbeiten mit führenden Partnern zusammen, um massgeschneiderte Lösungen für unsere Kunden zu generieren. Unsere langfristige Perspektive ermöglicht die Bereitstellung von nachhaltigen Lösungen.» Umfassende Gesamtdienstleistungen Als Patrick Kohler bei der VRSG begann, war die Kundenbetreuung noch in den Kinderschuhen unterwegs. «Nach der Funktion als Produktmanager durfte ich die Leitung des Supports und den Aufbau der Kundenbetreuung übernehmen. Einige Jahre später, als sich die Betreuung der Kunden etabliert hatte, wurden die Einheiten Verkauf und Kundenbetreuung zusammengeführt», erklärt er. Seit fünf Jahren ist er nun Leiter Beratung & Verkauf mit 15 Personen in vier Gruppen: die Key Account Managers für die Kantone, die Account Managers für die Gemeinden, die Business Consultants und das Front- und das Backoffice. Zugleich betreut Patrick Kohler selbst einige Kunden: «Bereits während der KV-Lehre habe ich erkannt, dass ich gerne mit anderen Menschen zusammenarbeite.» Das Schönste an seiner Tätigkeit ist für ihn denn auch, wenn die Teams der VRSG gute und wirtschaftliche Dienstleistungen für die Kunden entwickeln und erbringen können. Die Zukunft ist digital «Die Digitalisierung hat in den Verwaltungen Fahrt aufgenommen. Sie wird in den nächsten Jahren ein wichtiger Bestandteil in der Entwicklung der Gemeinden sein. Die jüngeren Generationen haben einen digitalen Anspruch an die Art und Weise der Dienstleistungserbringung der Verwaltung. Gefragt sind einfache, praktische, innovative und

9 S Porträt 09 sichere Lösungen», so Patrick Kohler. «Darum ist es von grossem Vorteil, wenn wir gemeinsam mit Abraxas bald alle In stanzen von der Gemeinde bis zum Bund ab decken können. So sind wir in der Lage, noch umfassendere und bessere Dienstleistungen anzubieten. Je besser wir die Bedürfnisse unserer Kunden kennen, desto besser fliessen sie in unsere Lösungen ein.» Das ist wesentlich, denn die Verwaltungen orientieren sich immer mehr auch an privatwirtschaftlichen Grundsätzen: «Die Umsetzung der rechtlichen Vorgaben steht natürlich nach wie vor im Vordergrund, hinzugekommen sind aber Über legungen zur Dienstleistungs qualität und zur Wirtschaftlichkeit der Leistungserbringung.» Dynamische Entwicklung Die Verwaltungen setzen sich vermehrt mit ihren End-to-end-Prozessen auseinander, stellt Patrick Kohler fest: «Deshalb gestalten auch wir unsere Lösungen heute prozessorientiert. Die An - forderungen an neue Lösungen werden komplexer.» Es ist vielfach nicht nur eine Applikation, sondern ein Zusammenspiel mehrerer Systeme mit immer mehr Schnittstellen, die herausfordernd sind. Dies stellt neue Anforderungen an den Betrieb, den Support, die Wartung und Weiterentwicklung der Lösungen. «Die VRSG hat sich in den letzten Jahren extrem gewandelt und eine grosse Dynamik entwickelt. Bei den eservices im egovernment-bereich ist sie führend und weiterhin stark in Bewegung», resümiert Patrick Kohler. «Zuverlässigkeit und Kontinuität und dies immer schneller, immer besser», lautet der Anspruch von Kunden und Entwicklern. «Wir haben mittlerweile 35 Basislösungen mit weit über 100 Zusatzoptionen. Wir sind vielseitig aufgestellt, und das auf hohem Niveau», erzählt er. Frische Luft für doppelten Blick Rund 80 Prozent seiner Arbeitszeit verbringt Patrick Kohler im Team oder bei Kunden, die restlichen Prozente arbeitet er allein. «Einen typischen Arbeitsalltag gibt es nicht. Ich habe viele interne Meetings und freue mich jeweils, wenn ich Kunden besuchen kann.» Seine Funktion bedinge auch, einen «doppelten Blick» zu haben: «Ich muss intern die Wünsche und Anforderungen unserer Kunden vertreten und stärken. Dabei ist es wichtig, dass die Gesamtlösungen für Prozesse ganzheitlich angeschaut und unterstützt werden. Zugleich muss der Verkauf die Gesamtoptik zu den Kunden tragen.» Den Blick dann auch mal ruhen lassen kann Patrick Kohler am besten auf seinem Mountainbike. Über Stock und Stein fährt er durch die Region. Jedes Jahr nimmt er auch mit einem 3er-Team der VRSG am Duathlon des Vereins Zürcher Gemeindeschreiber und Verwaltungsfachleute VZGV teil. «Die Bewegung an der frischen Luft tut mir gut.» Von seinem Wohnort Mörschwil Für Patrick Kohler stehen immer die Bedürfnisse der Kunden im Fokus: «Wir arbeiten mit Partnern zusammen, um die besten Lösungen für unsere Kunden zu generieren.» aus nimmt er für den Arbeitsweg dennoch das Auto. «So bin ich mobil und kann jederzeit den Arbeitsort zwischen St. Gallen und einem Kunden wechseln», lacht er.

10 10 S Fusion Starkes Signal: Aktionäre der VRSG geben grünes Licht für Fusion S «DER AUFTRAG IST KLAR!» Die Aktionäre der VRSG haben dem Zusammenschluss mit der Abraxas sehr deutlich zugestimmt. Unmittelbar nach Ablauf der Angebotsfrist startete am 1. September das Integrationsprojekt «VIVA!». Das VRSG Magazin spricht dazu mit Abraxas-CEO Reto Gutmann und VRSG-Chef Peter Baumberger, dem designierten CEO bzw. stv. CEO des fusionierten Unternehmens.

11 S Fusion 11 Reto Gutmann, Peter Baumberger, die Aktionäre der Abraxas hatten dem Fusionsvorhaben bereits zuvor zugestimmt, jene der VRSG hatten bis Ende August Zeit zum Entscheiden. Nun haben Sie grünes Licht, alle 135 Aktionäre der VRSG haben sich ebenfalls für die Fusion ausgesprochen. Rund 90 Prozent der VRSG-Aktionäre haben das Angebot zum Tausch ihrer Aktien in solche der neuen Abraxas-VRSG Holding AG angenommen, rund 10 Prozent verkaufen sie zum Nominalwert an die VRSG zurück. Was bedeutet das für Sie? RETO GUTMANN: Die ausgesprochen deutliche Zustimmung auch der VRSG-Aktionäre zeigt, dass sie unser langfristig angelegtes Vorhaben stützen. Sie haben Vertrauen in die Strategie, die unsere beiden Verwaltungsräte mit dem Zusammenschluss verfolgen. Und es zeigt klar, dass das neue Unternehmen auf einer soliden Basis stehen wird. DIE VORTEILE FÜR DIE VRSG-KUNDEN «Rundum-Service» aus einer Hand Durchgängige Lösungen Bund-Kanton-Gemeinde Breiteres Portfolio Enge Zusammenarbeit, unkomplizierter Support Kontinuität und Stabilität Swissness und Datensicherheit PETER BAUMBERGER: Die überwältigende Mehrheit, mit der sich die Aktionäre hinter unser Vorhaben gestellt haben, ist in der Tat ein Vertrauensbeweis. Zugleich sind damit aber auch hohe Erwartungen verbunden. Die Aktionäre haben damit das Fundament gelegt, auf dem wir gemeinsam den führenden Schweizer Anbieter durchgängiger IT-Lösungen für die öffentliche Hand bauen werden. Das verpflichtet. Der Auftrag ist klar, wir sind bereits intensiv an der Arbeit! Sie sprechen es an: Welche Vorteile dürfen denn die Kunden der VRSG vom Zusammenschluss erwarten? Was verändert sich nun? BAUMBERGER: Vorerst ändert sich nichts. Auf laufende Projekte und bestehende Verträge hat die Gründung der Abraxas-VRSG Holding AG, die wir diesen Herbst vornehmen, keine Auswirkungen. Bis die Fusion der neuen Holding und ihrer beiden Tochterunternehmen Abraxas und VRSG im kommenden Jahr vollzogen wird, agieren die beiden Unternehmen weiterhin als eigenständige Organisationen am Markt. Sie setzen alles daran, die Bedürfnisse ihrer Kunden wie bisher zu erfüllen. Vom neuen Unternehmen können sie insbesondere durchgängige Lösungen über alle drei staatlichen Ebenen erwarten, vom Bund über die Kantone bis zu den Gemeinden: einen «Rundum-Service» aus einer Hand, wie ihn sonst kein anderer IT-Dienstleister für die öffentliche Hand bieten kann. Wie geht es denn nun weiter? GUTMANN: Im Rahmen unseres Integrationsprojekts «VIVA!», das ein spezifisches Team unter der Leitung von Peter Baumberger umsetzt, definieren wir nun schrittweise die Organisation und die Prozesse für das neue gemeinsame Unternehmen. Ziel ist, dass wir Mitte 2018 mit dem neuen Unternehmen starten können. Dabei lassen wir uns von fünf Grundüberlegungen leiten. Die erste und wichtigste ist: Die Kundenorientierung ist das Leitprinzip für die Struktur des künftigen Unternehmens. Wir haben das Startmodell für die Organisation konsequent von den Kunden her gedacht, um mehr Marktorientierung zu erreichen. Zweitens wollen wir mehr Effizienz in der Erbringung unserer Dienstleistungen erreichen. Drittens wollen wir künftig auch mehr Innovationen in allen Fachbereichen ermöglichen, um unsere Kunden mit neuen Lösungen für die Integration über die Staatsebenen und Institutionen hinweg zu begeistern. Wir werden prüfen, welche Möglichkeiten zur Standardisierung und Automatisierung unserer Abläufe, Lösungen und Dienstleistungen wir nutzen können. Und schliesslich wollen wir als modernes IT-Unternehmen mit noch mehr Agilität und Selbstverantwortung bei jeder und jedem Einzelnen der Dynamik des Marktes gerecht werden. Was heisst das konkret für die Organisation? BAUMBERGER: Die Aufbauorganisation der künftigen Unternehmung haben wir auf der ersten und zweiten Führungsstufe definiert. Während die Mitglieder der ersten Führungsstufe, jener der Geschäftsleitung, bereits ernannt sind, laufen derzeit noch Nominationsgespräche mit den Kandidatin- Volle Zustimmung der Aktionäre % % % 11 % Aktientausch Aktienverkauf

12 12 S Fusion nen und Kandidaten für die Führungspositionen auf der zweiten Führungsstufe. Sind diese Führungspersonen nominiert, werden wir mit ihnen gemeinsam die weiteren Positionen besetzen. Es ist uns wichtig, hierfür einem für alle Beteiligten fairen Nominationsprozess zu folgen. Die künftige Organisation wird mit vier Hierarchie stufen und drei Führungsebenen flach sein. Die Mitarbeitenden sollen sich individuell entwickeln können. Wir sehen in unserer künftigen Firma zwei gleichberechtigte Karrierepfade vor: einerseits Fachkarrieren, andererseits Führungskarrieren. Für beide sind entsprechende Förderprogramme geplant. Zugleich investieren wir wie bisher in die Aus- und Weiterbildung. Mit diesen Grundsätzen verfolgen wir ausschliesslich ein Ziel: unseren Kunden die bestmöglichen Dienstleistungen zu erbringen. fristig geplant und gerechnet wurde, kräftig in die Erneuerung von Architektur und Systemen, in neue Technologien sowie in neue Gesamtlösungen investiert hat und weiterhin investiert. Wir hatten gemäss unseren Statuten und unserer Strategie bewusst Reserven gebildet für die Weiterentwicklung des Unternehmens zugunsten der Kunden. Die Initiative zum Zusammenschluss ging von beiden Unternehmensleitungen aus. Wir stehen seit Jahren in regelmässigem Austausch. Der Prozess, der schliesslich zum Fusionsentscheid führte, begann bereits vor drei Jahren. Designierter Verwaltungsrat Zum Schluss, Peter Baumberger: In den Medien wurde wiederholt verbreitet, die VRSG sei ein Sanierungsfall und habe sich nun einfach in die Arme der Abraxas gerettet. Was ist da dran? BAUMBERGER: Nichts. Richtig ist, dass die VRSG in einem mehrjährigen Investitionszyklus, der lang- Dr. Markus Gemperle Yves Meili Renato Resegatti Präsident Eduard Gasser Dr. Matthias Kaiserswerth Beat Tinner Max Vögeli Designierte Geschäftsleitung Public Affairs Peter Baumberger CEO Reto Gutmann Stv. Peter Baumberger Verkauf Markus Zollinger Verkauf Gemeinden Peter Baumberger Digital Government Peter Baumberger Steuerlösungen Marcel Oberer Fachlösungen und Outsourcing Roger Hodler Integrierte Lösungen Christian Manser Operations Martin Senn Finanzen und Logistik Rolf Lichtin Corporate Center Reto Gutmann

13 S Harmonisiertes Rechnungslegungsmodell 13 Neues Rechnungslegungsmodell startklar SCHRITTWEISE UMSETZUNG BEGINNT Die Konferenz der kantonalen Finanzdirektorinnen und Finanzdirektoren (FDK) hat der Modernisierung des Harmonisierten Rechnungslegungsmodells zugestimmt. Die Einführung ist in der gesamten Schweiz geplant, die Ausführung und Umsetzung obliegt den Kantonen. Die VRSG hat diese Umstellung zusammen mit den verantwortlichen Behörden und Kunden initiiert. Die Umsetzung erfolgt nun schrittweise in enger Zusammenarbeit. Der Standard des Harmonisierten Rechnungslegungsmodells definiert die Struktur und regelt die Kontierung und Berichterstattung für öffentliche Finanzen. Die neue Version 2, kurz HRM2, im Kanton St. Gallen RMSG genannt, basiert auf privatwirtschaftlichen Ansätzen und erlaubt grössere Freiräume bei Abgrenzungen und der Bildung von sogenannten «Stillen Reserven». So werden die Bereiche «Finanz- und Ertragslage» und «Vermögenslage» transparenter und einheitlicher dargestellt. In den Kantonen Thurgau und Graubünden muss die Umstellung bis spätestens 1. Januar 2018 erfolgen; in den Kantonen Zürich und St. Gallen bis spätestens 1. Januar Pilotgemeinden und Städte, die bereits nach dem neuen Rechnungslegungsmodell arbeiten oder eine Ausnahmebewilligung genehmigt erhalten, sind von diesem Zeitplan ausgenommen. Ganzheitlich und effizient Die VRSG setzt für die nötige Umstellung ihre Eigenentwicklung «HRM2-Tool» als zentrales Hilfsmittel ein. Dieses Tool berücksichtigt beim Übertrag ins neue Modell die Finanzlösung und sämtliche darin zusätzlich integrierten VRSG-Lösungen. «Für die Finanzvorstände unserer Kunden ist es wichtig, diese Umstellung ganzheitlich und effizient anzugehen. Qualität und definierte Kontrollpunkte spielen dabei eine wichtige Rolle. Nur so können anschliessend beispielsweise die Löhne in der Fachlösung VRSG HR Lohn korrekt berechnet werden. Denn diese müssen im Finanzsystem richtig verbucht und via BankingPortal zur Auszahlung freigegeben werden», erklärt Harry Gerhäuser, Senior Projektleiter bei der VRSG, die anstehenden Arbeiten. Enger Zeitplan, intensive Tests «Unsere Kunden können zwischen Ende September und Ende November 2017 die Umschlüsselung vom heutigen HRM1 auf HRM2 mithilfe des Tools definieren. Ab Dezember 2017 werden wir dann das Finanzsystem nach dem neuen Modell einrichten und ab Mai 2018 unseren Kunden zur Verfügung stellen. Viele Kunden wünschen bereits die Umschlüsselung des Budgets 2018 auf die neue Struktur. Wir werden deshalb das HRM2-Tool wie auch die Finanzsysteme darauf ausrichten», fasst Harry Gerhäuser den intensiven Zeitplan zusammen. Damit die Qualitätsansprüche trotz der engen Fristen erfüllt werden, sind diverse technische und fachliche Tests sowohl intern wie auch mit den Kunden geplant. «Diese sollen unseren Kunden die Sicherheit geben, dass alle Aspekte des neuen Modells in der Finanzapplikation wie auch in den Fachapplikationen berücksichtigt wurden», so Harry Gerhäuser. Zusätzlich erhalten die Kunden für den Übergang vom bestehenden auf das neue Rechnungslegungsmodell ein Drehbuch als Checkliste. «Es ist durchaus möglich, dass Kunden dieses Drehbuch für spezielle Fälle oder Drittapplikationen erweitern müssen», erklärt Gerhäuser. Die Einführung der Anlagenbuchhaltung wird erst im Rechnungsjahr 2019 notwendig. Mit dem Jahresabschluss 2019 wird die Umsetzung und die Umstellung auf HRM2 definitiv abgeschlossen sein. DAS WIRD NEU: Kontenplan mit angepasster funktionaler Gliederung Bewirtschaftung von Anlagen im Verwaltungsvermögen mit Abschreibungen nach wirtschaftlicher Nutzungsdauer (allenfalls mit Neubewertung) Zweistufige Erfolgsrechnung Geldflussrechnung Erweiterung des Anhangs zur Jahresrechnung Zeitplan HRM2 / RMSG-Umsetzung Kick-off mit Kunden Kontenplan Freigabe Budgetierung Start Rechnungslegung Start Abschluss Umsetzung

14 14 S Nachwuchsförderung VRSG als Patronatspartnerin dabei S WISSENSCHAFT UND PRAXIS IM DIALOG Es ist das Highlight für Studierende der Fachhochschule St. Gallen: Ende September wird der WTT YOUNG LEADER AWARD bereits zum zehnten Mal verliehen. Siebzig Teams erarbeiteten in Arbeitsstunden Praxisprojekte für die Ostschweizer Wirtschaft. Die VRSG ist als Patronatspartnerin mit an Bord. Seit zehn Jahren zeichnet die Wissenstransferstelle WTT der Fachhochschule St. Gallen (FHS) die besten Praxisprojekte von Studierenden- Teams mit dem WTT YOUNG LEADER AWARD aus. Qualifizieren konnten sich die Nachwuchsführungskräfte in den Kategorien Marktforschung und Managementkonzeption. Dafür erarbeiteten sie während eines Semesters, unterstützt von Coaches, bezahlte Aufträge von Unternehmen vor allem in der Region. «Wir fördern damit Leistung und Verantwortung, vernetzen junge Talente mit gestandenen Führungskräften und unterstützen die Region mit einer geballten Ladung Wissenstransfer», erklärt Professor Peter Müller, Organisator und Leiter der Wissens transferstelle. Gegenseitig profitieren Beim 10-Jahr-Jubiläum des WTT YOUNG LEADER AWARD wird «Wissenstransfer» das Leitthema sein. Dieser Wissenstransfer sei ein reges Geben und Nehmen zwischen der Forschung und den Unternehmen keine Belehrung aus dem Elfenbeinturm. «Dieser Austausch zwischen Wirtschaft und Wissenschaft hält den Innovationsmotor am Laufen», bestätigt auch Peter Baumberger, Vorsitzender der Geschäftsleitung der VRSG. Trainee-Programme für FH-Absolventen Die VRSG investiert traditionell viel in die Ausund Weiterbildung ihrer Mitarbeitenden. Ihr Trainee-Programm bietet Bachelor- oder Master-Absolventen in Softwareentwicklung oder Wirtschaftsinformatik einen spannenden Start in den Berufsalltag. Innerhalb des Trainee- FHS St.Gallen Programms stehen zwei Jobprofile zur Auswahl, welche mit unterschiedlichen Modulen ausgestattet sind. Die zielgerichtete Einführung erfolgt «on the job» und ermöglicht eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit. Weitere Informationen Arbeitgeberin/Nachwuchs.aspx

15 S Personelles 15 Alles bereit für die Berufsweltmeisterschaften S «EINE EINMALIGE ERFAHRUNG» Manuel Allenspach, Applikationsentwickler bei der VRSG, steht in den Startlöchern: Mitte Oktober fliegt er nach Abu Dhabi an die Berufsweltmeisterschaften WorldSkills. Bis dahin bereitet er sich akribisch auf die Wettkämpfe vor. Bis zur Nomination für die Teilnahme an den World- Skills hatte der dreimalige Schweizer Meister mehrere Hürden zu nehmen. «Da die Schweizer Meisterschaften jährlich, die Weltmeisterschaften aber nur alle zwei Jahre stattfinden, gab es eine zusätzliche Zwischenqualifikation unter den zwei Jahrgängen», erklärt Manuel Allenspach. Sein «Gesamtpaket» hat überzeugt: «Auch weil mich die VRSG stark in den Vorbereitungen unterstützt, wurde ich ausgewählt.» Manuel Allenspachs Ziel ist es, die Goldmedaille von seinem VRSG-Arbeitskollegen Lars Tönz dem amtierenden Weltmeister von 2015 in der Diszi plin «Softwarelösungen für Unternehmen» zu übernehmen: «Er gibt mir wertvolle Tipps, worauf ich bei den Prüfungen achten soll.» Die VRSG stellt ihm die Zeit für die Vorbereitung zur Verfügung. «Vieles aus der täglichen Arbeit, wie das Programmieren von Datenbanken, dient mir als zusätzliche Vorbereitung.» In Abu Dhabi wird Manuel Allenspach mentale Stärke brauchen. «Während vier Tagen trete ich gegen rund 50 Gegner aus der ganzen Welt an. Mehrere Tausend Personen, darunter meine Eltern und einige Freunde, werden mich anfeuern. Das wird eine einmalige Erfahrung sein», freut er sich. Wir drücken ihm die Daumen. An vier Trainingswochenenden von SwissSkills liegt der Fokus insbesondere auf dem Mentaltraining. DIE VRSG AN DER OBA Auch dieses Jahr war die VRSG mit einem Stand an der Ostschweizer Bildungs-Ausstellung OBA präsent. «Heute gibt es unzählige An - gebote in der Berufsausbildung. An der OBA können wir die Jugendlichen direkt über die verschiedenen Ausbildungsmöglichkeiten bei der VRSG informieren und mit ihnen ins Gespräch kommen», erklärt Susanne Sutter, Leiterin Human Resources der VRSG. ERFOLGREICHE ABSCHLÜSSE Auch im Juli 2017 hatte die VRSG Grund zur Freude: Sechs Lernende und Praktikanten schlossen ihre Ausbildung allesamt mit Bravour ab. Kai Widmer, Informatiker EFZ Fachrichtung Ap plikationsentwicklung, erzielte mit der Gesamtnote 5.6 (zusammen mit einem anderen Jugendlichen) das beste Abschlussresultat in den Kantonen St. Gallen, in beiden Appenzell und im Fürstentum Liechtenstein. V.l.n.r.: Kai Widmer, Silvan Nigg, Stefan Enz, Corina Reusser, Jonathan Meer, Sven Meyenberger. Genossenschaft Olma Messen St.Gallen

16 VRSG Verwaltungsrechenzentrum AG St. Gallen Telefon CH-9001 St. Gallen, St. Leonhard-Strasse 80 Telefax Berechnung und Fallführung S VRSG I TUTORIS ZUSATZLEISTUNGEN Mit der neuen Lösung VRSG TUTORIS Zusatzleistungen werden die wichtigsten Berechnungsgrundlagen zur Bestimmung der Zusatzleistungen abgedeckt. Im Kanton Zürich ist es die Aufgabe der politischen Gemeinden, die Zusatzleistungen zur AHV/IV auszurichten. Sie können die Aufgabe auch der Sozialversicherungsanstalt des Kantons Zürich übertragen oder eine andere Gemeinde damit beauftragen. Von den über 140 Verwaltungsstellen im Kanton verwalten rund 80 die Zusatzleistungen selbst. «Mit VRSG TUTORIS Zusatzleistungen wollen wir die Arbeit dieser Gemeinden und Verwaltungsstellen sowohl in der Berechnung und der Auszahlung als auch in der Fallführung ermöglichen», erklärt Claudio Fortunato, Leiter Produkte HR-Management & Soziales der VRSG. Dank vollumfänglicher Verwaltung der Klientendossiers kann die Berechnung der Zusatzleistungen in VRSG TUTORIS übersichtlich und effizient vorgenommen werden. Die Krankheits- und Behinderungskosten können direkt und einfach über VRSG TUTORIS Zusatzleistungen bezahlt werden; alle vorgenommenen Buchungen sind strukturiert im Konto ersichtlich und stehen zur Auswertung bereit. Die gesamte Fallführung mit Dossier, Beziehungen und sta - t istischen Angaben wird abgedeckt. Zudem bietet die Lösung vielfältige Abfrage- und Auswertungsmöglichkeiten sowie Schnittstellen zu Microsoft Office (Word und Excel) an. «Die sichere Aufbewahrung dieser sensiblen Daten ist im Rechenzentrum der VRSG garantiert», bestätigt Claudio Fortunato. Mehr Informationen erhalten Sie telefonisch oder per , tutoris@vrsg.ch VERANSTALTUNGEN Apropos Forum Chefsache 17. Januar 2018, Einstein St.Gallen Hotel, Congress, Spa