Wissensmanagement als Change Prozess Vorgehensweisen bei der Einführung und Praxiserfahrungen

Transkript

1 Wissensmanagement als Change Prozess Vorgehensweisen bei der Einführung und Praxiserfahrungen Dr. Angelika Mittelmann 19. Juli 2007, 20:00-21:15, Hotel Dorint, Frankfurt

2 Inhalt Typologie von Change Prozessen Vorgehensmodelle, Projektgeschichte Überblick Handlungsfelder und Nachfolgeprogramm Ausgewählte Handlungsfelder Prozessbeschreibung Story Telling Wissensstafette Mentorensystem 2007 Dr. Angelika Mittelmann 2

3 Typologie von Veränderungsprozessen ( 2007 Berner) hoch pull Angst Ohnmacht Angst Reaktanz Dominierende Emotion Ausmaß an Irritation/ Unruhe/Angst niedrig niedrig Desinteresse Reaktanz hoch push Bedarf für Einstellungs- und Verhaltensänderungen 2007 Dr. Angelika Mittelmann 3

4 Einordnung Wissensmanagement als Change Prozess pull hoch Orientierungsbedürfnis der Mitarbeiter niedrig niedrig Turnaround (Sanierung) Fusion, Integration Reorganisation Restrukturierung Kulturwandel Wissensmanagement Vision, Leitbild Unternehmensverkauf Reengineering hoch Vermittlungsbedarf des Managements push 2007 Dr. Angelika Mittelmann 4

5 Gestaltungsfelder im Wissensmanagement (Organisationales) Lernen Werkzeug Unterstützung Mensch Unternehmenskultur Technik Aufgabe Organisation Kompetenzen Handeln 2007 Dr. Angelika Mittelmann 5

6 Säulen des Wissensmanagement Wettbewerbsvorteil Product Leadership, Customer Orientation, Operational Excellence Personal Management Prozess Management Info Management 2007 Dr. Angelika Mittelmann 6

7 Phasen der K2BE (Knowledge Management to Business Excellence)-Roadmap Problem Idee Strategieumsetzung Bewusstseinsbildung Strategieentwicklung O r g a n i s a t o r i s c h e R e i f e Check-In PoC Start-Up PoC Line-Up PoC Take-Off T e c h n i s c h e R e i f e PoC Strategiebewertung Stop-Over 2007 Dr. Angelika Mittelmann 7

8 Phasen der K2BE -Roadmap - Detail O r g a n i s a t o r i s c h e R e i f e Problem Idee Check-In PoC Start-Up PoC Line-Up PoC Take-Off PoC Stop-Over T e c h n i s c h e R e i f e Check-In: Initialisierung des Einführungsprozesses; sensibilisieren der Sponsoren; werben für einen ganzheitlichen Systemansatz und eine Top-Down- Strategie; Lobby aufbauen Start-Up: KM-Ziele entwickeln und abstimmen; Ist- Zustand erheben; Handlungsbedarf ermitteln PoC: explizite Beurteilung der Projektergebnisse; Präsentation der Ergebnisse; Entscheidung über den weiteren Verlauf der KM-Aktivitäten Line-Up: Teilziele ableiten; Projekte planen und priorisieren; KM-Projektportfolio erstellen Take-Off: Einzelne Projekte auf Basis ausgewählter Vorgehensmodelle umsetzen Stop-Over: Zusammenführen und Konsolidieren der Ergebnisse der einzelnen Projekte; bisherige Aktivitäten und Gesamtergebnis beurteilen; laufende Anpassung der Planung an die veränderten strukturellen und kulturellen Rahmenbedingungen 2007 Dr. Angelika Mittelmann 8

9 Projektgeschichte 03/ / / /01 06/02 Vorbereitung Entwicklung Line-Up Umsetzung (Phase 1) Gründung Projekt-Team Ausarbeitung Projektauftrag Vorstandsentscheidung Projektauftrag Best Practice Beispiele Ist-Zustandsanalyse Erhebung Anforderungen Ausarbeitung Handlungsfelder Vorstandsentscheidung Verfeinerung Handlungsfelder Ausarbeitung Projekt Portfolio Vorbereitung Projektaufträge Gründung Subprojektteams Vorstandsentscheidung Abwicklung aller Projekte im Projekt-Portfolio Marketing:eformation, Logo Handbuch Wissensmgmt. Vorstandsentscheidung Umsetzung (Phase 2) Ist-Zustand Handlungsfelder Projekt Portfolio Projekt Portfolio Ergebnisse 2007 Dr. Angelika Mittelmann 9

10 Vorgehensmodell Partisanen-Methode Gefundene Lösung zu Vehikel für WM machen Verbreiten Partisanenarbeit starten Projekt rasch durchführen Ausweiten Erfolge durch Nutzer komm. Nutznießer reden über ihre Erfolge Informelle Kanäle für Werbung nutzen Projektzwischenergebnisse keinesfalls veröffentlichen Projekt definieren Hot Spot finden Problemstellung beschreiben; Ziele und Nutzen klären; Projektteam gründen Finden einer Problemstellung in der Organisation, die nur mit Hilfe von Wissensmanagement lösbar ist und einen nachweisbaren Nutzen bringt (Hot Spot) Dr. Angelika Mittelmann 10

11 Handlungsfelder - Übersicht Story Telling, Checkliste, FAQs Pilotprozesse, Produktauswah l Leitfaden, Checklisten, Prozessbeschreibung Implementierung PM- Leitfaden Lessons Learned Projekt-DB/ -Standards... IT- Architektur Wissensnetzwerke Know- How- Sicherung Einführungsprozess Prozessbeschreibung Organisation Research, Personal, KM Community Projekt > Prozess Nachfolgeprogramm Soll-Architektur, Soll-Ist-Vergleich, Marktstudie, stufenweise Implementierung 2007 Dr. Angelika Mittelmann 11

12 Nachfolgeprogramm Personal Management WM-Beratung als OE-Dienstleistung Lessons Learned Workshops Wissensstafette Qualitative Personalplanung Prozess Management Prozessbeschreibungen (PB) Prozessverbesserung research.net, personal.net, wm.net Info Management PB Werkzeug Community Werkzeug Lern Management System Dr. Angelika Mittelmann 12

13 Handlungsfeld - Prozessbeschreibung (1) ca. 700 Prozesse beschrieben ca. 70 Modellierer ausgebildet Werkzeug der QSU-Verantwortlichen und - Ansprechpartner Werkzeug wird mittlerweile auch für Prozessverbesserung benutzt und Anreicherung durch Erfahrungsdokumente 2007 Dr. Angelika Mittelmann 13

14 Handlungsfeld - Prozessbeschreibung (2) 2007 Dr. Angelika Mittelmann 14

15 Handlungsfeld - Lessons Learned Story Telling: Die 6 Stufen der Methode 3. Extrahieren 4. Schreiben 2. Interviewen Lernprozess 1. Planen 6. Verbreiten 5. Validieren Lernende Organisation 2007 Dr. Angelika Mittelmann 15

16 Handlungsfeld - Lessons Learned Story Telling: Struktur des Erfahrungsdokuments Provokanter Titel, der Fokus (z.b.: tabuisiertes Thema) der Geschichte aufgreift Kritische Kommentare, Fragen der Berater zu den Zitaten, die Reflexionsprozesse anstoßen Analoge Geschichte, die den Zugang zu dem behandelten Thema erleichtert Bilder, die verborgene Wissensinhalte ansprechen Markante Originalzitate aus den Interviews 2007 Dr. Angelika Mittelmann 16

17 Handlungsfeld - Lessons Learned Story Telling: Fazit Mit Story Telling kann eine Organisation Erfahrungswissen unternehmensweit weitergeben... die Unternehmenskultur kennen lernen... Lern- und Veränderungsprozesse anstoßen... konkrete Verbesserungsvorschläge für Nachfolgeprojekte erarbeiten 2007 Dr. Angelika Mittelmann 17

18 Handlungsfeld - Know-How-Sicherung Wissensstafette - Arten von Wissen Dynamisches Wissen vernetzt prozessual Wissensstafette Fachwissen explizit bewusst leicht vermittelbar Daten/Fakten isoliert Erfahrungswissen implizit unbewusst durch Erfahrung Lineares Wissen 2007 Dr. Angelika Mittelmann 18

19 Handlungsfeld - Know-How-Sicherung Wissensstafette Prozesschritte/Tools Story Telling Prozessbeschreibung Beziehungslandkarte Auftaktgespräche Übergabegespräche Fach: + + Führung: Planungsgespräche Transition- Workshop Checklisten Mindmapping 2007 Dr. Angelika Mittelmann 19

20 Handlungsfeld - Know-How-Sicherung Mentoren-System Startphase Warum Mentoring? (Schlüsselpersonen überzeugen) Implementationsphase Mentoren Training Schulungspläne entwickeln Trainingshandbücher erstellen Durchführungs- Phase Laufende Unterstützung der neuen Mitarbeiter durch die Mentoren Periodische Erfa- Austauschtreffen 2007 Dr. Angelika Mittelmann 20

21 Referenzen Kleiner, A. & Roth, G. (1998): Story Telling zur Konstruktion von Erfahrungsgeschichten: Wie sich Erfahrungen in der Firma besser nutzen lassen. Harvard Business Manager, 5, Mittelmann, A. et al. (2000): Geschäftsprozesse mit menschlichem Antlitz: Methoden des Organisationalen Lernens anwenden. Bd 1 der Schriftenreihe "Wissens- und Prozessmanagement" hrsg. von Gappmaier, M. & Heinrich, L. J., 2. Auflage, Linz: Trauner Universitätsverlag. Nohr, H. (Hg., 2001): Virtuelle Knowledge Communities im Wissensmanagement: Konzeption - Einführung - Betrieb. Aachen: Shaker. North, K. (1999): Wissensbasierte Unternehmensführung: Wertschöpfung durch Wissen. 2. Aufl., Wiesbaden: Gabler. Probst, G.; Raub, S.; Romhardt, K. (1999): Wissen managen: Wie Unternehmen ihre wertvollste Ressource optimal nutzen. 3. Aufl., Frankfurt/Main: FAZ. Reinmann-Rothmeier, G.; Erlach, Chr.; Neubauer, A. (2000): Erfahrungsgeschichten durch Story Telling - eine multifunktionale Wissensmanagement-Methode. Forschungsbericht Nr. 127 der Ludwig-Maximilians-Universität München Dr. Angelika Mittelmann 21