coo.la-publiplan Installation und Anwendung Lehrtermine per versenden (PubliPlan) April 2013 Seite 1 von 8

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1 c.la-publiplan Installatin und Anwendung der easysft. -> Micrsft-Outlk-Schnittstelle zum Versand vn s mit Mitteilungen über Lehrendentermine Makr-Variante Aktuelle Versin: X Verfasser: Jchen Kuhla Datum: easysft. -SMS Versinsbedingung: Mindestversin der easysft. -Educatin Einleitung: Die easysft. -> MS-Outlk-Schnittstelle für den Versand vn Termininfrmatinen per (Versin X) mit Micrsft Outlk (PubliPlan) ist in erster Linie als Erweiterung für die Schnittstelle zur Übergabe vn Lehrtermine aus easysft. -Prdukten nach MS-Outlk zu verstehen. Die Outlk- Makr-Funktin (im Weiteren Makr) verwendet den gleichen Datenbestand. Lizenznehmer der Termin- Schnittstelle benötigen lediglich die zusätzliche Makr-Sftware. Der Terminversand kann aber auch hne die vrvrhandene Termin-Schnittstelle verwendet werden. Dann muss zusätzlich zum Makr lediglich der easysft. -ER3-Bericht (im Weiteren ER3) installiert werden. Das spart Ksten. Der ER3 liest aus dem easysft. -Stundenplan Unterrichtsereignisse und aus weiteren Bereichen Praxisanleitungen und Sperrtermine aus. Diese werden in eine MS-EXCEL-Datei exprtiert. Das Makr (Prgrammierbasis VBA) greift auf diese Datei zu und verarbeitet sie zeilenweise. Die Termine werden pr Lehrende in eine gebündelt und übersichtlich aufbereitet verschickt. Lizenznehmer der Termin-Schnittstelle können die Einstellungen s wählen, dass an interne Lehrende die schlanke Auffrderung zur Synchrnisatin des persönlichen Outlk-Kalenders per herausgeht und nur an externe Dzenten die vlle Terminliste. Wenn die Excel-Datenbasis vn einer zentralen Stelle aus bereitgestellt ist, genügt nur ein weiterer Klick und alle per erreichbaren Lehrenden erhalten die Planungsinfrmatin. Mit einem weiteren Klick können die internen Kräfte sämtliche Termine in den persönlichen Kalender ziehen. Installatin Allgemein: Imprt und Knfiguratin der Kmpnenten sllten vn erfahrenen und ausreichend berechtigten Benutzern ausgeführt werden. In den nachflgend aufgelisteten Einzelschritten sind teilweise Aktinen zusammengefasst, die ihrerseits aus mehreren Einzelschritten bestehen. Die SMS- der Outlk- Beauftragten können diese Kmplexe jedch auflösen. Installatin: Expandieren des Installatinsarchivs in einen lkalen Ordner (z.b. C:\COO.LA) Auslösen der Datei Installieren.EXE das erzeugt der erweitert die eigentliche Installatins- und Betriebsumgebung (Ordner C:\PrgramData\c.la_Daten\...) Installatin und Anwendung Lehrtermine April 2013 Seite 1 vn 8

2 ER3 (nur für Umgebungen hne vrvrhandene Termin-Schnittstelle): Start des easysft. -Basisprdukts (im Weiteren easysft. ) mit SuperUser-Lgin Klick auf [Berichte Galerie] Klick auf [Austausch] Klick auf [Berichtsdefinitin imprtieren] Verweis des Dateibrwsers auf den Installatinsrdner ("C:\PrgramData\c.la_Daten\2.1.3.X\Bericht") Markieren der Berichtedefinitin (c.la_outlk-termine_plus_ er3) Klick auf [Öffnen] Bereitstellung des ER3 in der SMS-Startleiste: Falls nicht aktiviert, wird die Startleiste am Startbildschirm aus dem Kntextmenü eingeblendet Klick im Kntextmenü auf [Startleiste einstellen] Öffnen der Gruppe ER3-Berichte im Baummenü Markieren des ER3 { c.la Outlk Stundenplan Verfügbarkeit vn ER3 in der Startleiste Makr: Start vn MS-Outlk Einblenden der Entwicklertls über die Menüband-Knfiguratin Öffnen vn Visual Basic aus dem Entwicklertls-Menüband Klick auf [Extras] [Verweise ] Fähnchen bei Windws Script Hst Object Mdel setzen (falls leer) ggf. andere Skript- Verweise ebenfalls aktivieren Fähnchen bei Micrsft Office 15.0 Object Library setzen (falls leer) Office-Versin ggf. anpassen Fähnchen bei Micrsft EXCEL 15.0 Object Library setzen (falls leer) Office-Versin ggf. anpassen Fähnchen bei Micrsft Wrd 15.0 Object Library setzen (falls leer) Office-Versin ggf. anpassen Installatin und Anwendung Lehrtermine April 2013 Seite 2 vn 8

3 Fähnchen bei Micrsft Frms 2.0 Object Library setzen (falls leer) Fähnchen bei System Windws Frms setzen (falls leer) Verweise schließen mit Klick auf [OK] Klick auf [Datei] [Datei imprtieren] Aufsuchen, markieren und Öffnen des Makrs COOLA_LehrTerminVersand_YYYY-MM- DD_HHmm_JKa.bas (Die Datum-Angabe kann variieren) Auf die gleiche Weise zu imprtieren sind: COOLA_INI_Verwaltung.bas (Makr) Frtschrittsanzeige.frm (Frmulardefinitin) Lkalen Einstellungen in der Knfiguratinsdatei ("C:\PrgramData\c.la_Daten\2.1.3.X\c.la_2.1.3.X.ini") vrnehmen: Bereiche und Schlüssel der Knfiguratinsdatei (INI) SMSExprtDatei= Vllständig und krrekt frmulierter Pfad zu der EXCEL-Datei, in die der ER3 seine Termine schreibt OLExchange= Ist true, wenn Outlk in einer Exchange-Server-Umgebung betrieben wird. Ansnsten false (Basiseinstellung ist false) InternDmaene= Enthält den Dmänenteil der lkalen (internen) -Empfänger Diese Einstellung ist für die Lizenznehmer der Termin-Schnittstelle interessant. (Basiseinstellung ist ) HTML = Wert ist true, wenn ausgehende s mit HTML cdiert sind. false verwendet Text-Steuerzeichen für die Text-Frmatierung. Nur sinnvll, wenn ausgehende E- Mails standardmäßig Text-cdiert sind. (Basiseinstellung ist true) Meldungen= Legt fest, b das Makr Nutzerbestätigungen bei bestimmten Ablaufschritten anfrdern sll. False zeigt die Meldungen nicht an. Ein Frtschrittsbalken wird in jedem Fall angezeigt. (Basiseinstellung ist true) DzentenGruppen= true bewirkt, dass bei jeder Unterrichtseinheit eine Liste der beteiligten Lehrenden (interessant für TeamTeaching) ausgegeben wird. false unterdrückt die Liste der Lehrenden. (Basiseinstellung ist false) Installatin und Anwendung Lehrtermine April 2013 Seite 3 vn 8

4 SfrtVersand= true verschickt die generierten s sfrt. false lässt die Nachrichten zunächst im Pstausgang ablegen, vn w Sie auf Anweisung der Nutzer versandt werden. Das ermöglicht Kntrllen der s nach Erzeugung aber vr Verschickung. (Basiseinstellung ist false) GelesenAnfrderung= true infrmiert die Empfänger beim Öffnen, dass eine Lesebestätigung gewünscht ist. Das macht den Empfang nachweisbar. false unterdrückt die Infrmatin und verzichtet auf eine Lesebestätigung. (Basiseinstellung ist false) Gruss= Kann eine in Anführungszeichen gefasste allgemeine Grußfrmel nach Wunsch der Einrichtung enthalten. Individuelle Anreden werden nicht unterstützt. (Basiseinstellung ist Sehr geehrte Klleginnen und Kllegen ) TerminInitFrmel= Kann eine in Anführungszeichen gefasste Einleitungsfrmel für den Infrmatinsblck der enthalten. (Basiseinstellung ist "Ihre Termine als Liste: ") MitSperrterminen= true gibt auch Sperrtermine zur Kntrlle aus. false unterdrückt die Sperrtermine und s, die lediglich Sperrtermine enthalten würden. (Basiseinstellung ist false) ZeigeThema= true zeigt in den Termininfrmatinen neben dem Fach (Inhalt 1) auch die Angaben zum Thema (Inhalt 2) an. Um allzu lange Zeilen in der zu vermeiden, wird das Thema nach einem Zeilenumbruch ausgegeben. (Basiseinstellung ist false) Wir empfehlen, die Makrs für den leichteren Zugriff im Menüband zu verknüpfen. Das geht unter Office 2010 und neuer s (Beispiel): Klick mit der rechten Maustaste in das Menüband Auswahl vn Menüband anpassen aus dem Kntextmenü Klick auf [Neue Registerkarte] (Falls nch keine COO.LA-Registerkarte besteht) Neue Registerkarte umbenennen (z.b. COO.LA ) Neue Gruppe umbenennen (z.b. COO.LA Makrs ) In der Auswahl unter Spalte Befehle Auswählen Makrs einstellen Das Makr VersandVnLehrterminen [Hinzufügen] [Umbenennen] des neuen Eintrags, ggf. mit sprechendem Symbl: Termine per senden Spätestens nach einem Outlk-Neustart sllten nun die Startschaltflächen der Makrs im Outlk- Menüband verfügbar sein. Die Makr-Sicherheitseinstellungen: Outlk schützt sich gegen mögliche Angriffe aus dem Internet, indem es die Ausführung vn Makrs in der Grundeinstellung unterbindet. Das beeinträchtigt auch die Ausführung vn c.la Makrs. In den Outlk-Optinen kann diese restriktive Sicherheitsregel abgeschwächt der aufgehben werden. Hier das beispielhafte Vrgehen für Outlk 2013 (sehr ähnlich bei Outlk 2010 ableitbar): Klick auf Registerkarte [Datei] Klick auf [Optinen] Klick auf [Trust Center] Klick auf [Einstellungen für das Trust-Center ] Klick auf [Makreinstellungen] Markieren des Radibuttn Benachrichtigung für alle Makrs (erfrdert immer eine Bestätigung) Alternativ: Markieren vn Alle Makrs aktivieren (Makrs werden hne Startmeldung ausgeführt). Bei Ausführung der Datenübernahme mit dem Outlk-Start ist nur diese Einstellung sinnvll. Unter Umständen müssen die Einstellungen vm Administratr gesetzt werden. Installatin und Anwendung Lehrtermine April 2013 Seite 4 vn 8

5 Das System ist damit einsatzfähig. Exprt vn Termindaten: Zum Exprt der Datengruppen wird der ER3 ausgeführt. Die Berichtsdefinitin ist s eingestellt, dass alle Unterrichts- der Terminereignisse beginnend mit dem aktuellen Tag exprtiert werden. Es muss als kein Parameter Datum zur Ausführung gesetzt werden. Die Datenquellenstruktur vn macht einen Lehrende -Filter möglich, der kann aber im Nrmalbetrieb ungenutzt bleiben. Der Filter DmänenFilter beschränkt die Auswahl der Termine auf Lehrende, deren Standard- -Adresse zur lkalen Dmäne gehört ). Das kann den Datenstrm deutlich reduzieren, wenn die Exprtfunktinen nur hauptamtlichen Lehrenden zugutekmmen sllen. In der Anwendung mit dem E- Mail-Makr macht das aber kaum Sinn, da diese ja gerade nebenamtliche Lehrende erreichen sll. Regelmäßig wiederkehrende Sperrtermine werden in der Grundeinstellung für den Zeitraum des jeweils nachflgenden vllen Jahrs berücksichtigt. Dieser Datentyp erfrdert bei Auslösung des Berichts sehr viel Rechenaufwand, weshalb die Ausführungszeit vn trtz ptimaler Definitin merkliche Wartezeiten verursachen kann. Ausführungsbildschirm des ER3 Es genügt, die Schaltfläche [Setzen] auszulösen und die Fertigstellung des Ergebnisses abzuwarten. In der Druckvrschau können die Daten geprüft werden. Bei sauberer Führung des Datenbestands dürfte sich das allerdings erübrigen. Im nächsten Schritt werden die Daten in eine EXCEL-Datei exprtiert. Hierzu im Menüband in der Gruppe Exprt auf das Datei-Exprtsymbl klicken (symblisiert durch weißes Blatt und Suffix-Banner (z.b. PDF)). Aus der angezeigten Liste der möglichen Frmate EXCEL 2007 Dkument wählen (Alternativ das zur installierten EXCEL-Versin passende Frmat). Es öffnet sich der Dialg der EXCEL-Optinen. Installatin und Anwendung Lehrtermine April 2013 Seite 5 vn 8

6 EXCEL-Exprt-Optinen Der Dialg kann hne weitere Einstellungen bestätigt werden. Es öffnet sich der Dateibrwser, über den Ablagert und Dateiname bestimmt werden können. Dateiexplrer zum Speichern der Exprtdatei Wenn nicht bereits gewährleistet, wird nun der Ablagerdner gesucht. Der Dateiname entspricht dem internen Berichtenamen und kann s belassen werden. Der Pfad (Weg zum Ablagerdner und Dateinamen) muss mit dem in der INI festgelegten Pfad übereinstimmen (siehe ben: Einstellungen in der Knfiguratinsdatei). Nach Klick auf [Speichern] ist der Exprt-Vrgang abgeschlssen. Übernahme der Exprtdaten in die persönlichen Kalender Im nächsten Kmplex erzeugt und sendet die verantwrtliche Persn die s mit den Synchrnisatinsauffrderungen (interne Lehrende) der den Terminen (externe Lehrende). Hierzu wird das für diesen Zweck eingerichtete Menüband geöffnet und die Schaltfläche [per senden] ausgelöst. Installatin und Anwendung Lehrtermine April 2013 Seite 6 vn 8

7 Menüband im persönlichen Pstausgang Nach einer kurzen Anlaufzeit erscheint ein Laufbalken, der über den gesamten Verlauf des Vrgangs sichtbar ist und eine gute Orientierung über den Stand der Verarbeitung gibt. Abschließend wird eine Meldung angezeigt, die den erflgreichen Durchlauf bestätigt. (Diese Meldung kann durch Setzen des Werts Meldungen in der INI auf false unterdrückt werden. Siehe Installatin) Inf-Meldung Benachrichtigungen erstellt Je nach eingestelltem Versandverfahren (siehe Sfrtversand= in der INI) befinden sich die Nachrichten bereits in der aktiven Versand-Warteschlange der ruhen im Ordner Pstausgang. Der Ordner Pstausgang kann durch Alle senden an den aktiven Versand übergeben werden. Installatin und Anwendung Lehrtermine April 2013 Seite 7 vn 8

8 Eine fertige mit Terminen im HTML-Frmat könnte s aussehen: Versandfertige Das Fehlen einer Exprtdatei wird mit flgender Meldung angezeigt: Meldung bei fehlenderxlsx-datei In der Einstiegs- und Eingewöhnungsphase beruhigt es und wir empfehlen es deshalb auch die E- Mails nicht sfrt verschicken zu lassen, zunächst immer einige Stichprben im Pstausgang zu öffnen und zu inspizieren. Im Dauerbetrieb werden Sie das Makr aber sicher hne Meldungen und mit sfrtiger Versandberechtigung anwenden. YuTube-Präsentatin: Installatin und Anwendung Lehrtermine April 2013 Seite 8 vn 8