Workshop Controlling und Berichtswesen mit SAP Karl Liebstückel

Transkript

1 Workshop Controlling und Berichtswesen mit SAP Karl Liebstückel

2 Überblick 1. Grundlagen des Controlling 2. Kosten im Instandhaltungsauftrag 3. Budgetierung 4. Informationsgewinnung und darstellung Seite 2

3 Überblick 1. Grundlagen des Controlling Betriebswirtschaftliche Grundlagen Grundbegriffe der SAP-Systeme 2. Kosten im Instandhaltungsauftrag 3. Budgetierung 4. Informationsgewinnung und darstellung 3

4 Was heißt eigentlich Controlling? Umgangssprachlich: steuern, lenken, beherrschen Nicht: kontrollieren Betriebswirtschaftlich: Unterstützung der Steuerung der Unternehmung durch die Bereitstellung von Informationen Arten von Controlling: Operatives Controlling Dispositives Controlling Strategisches Controlling 4

5 Die Controlling-Pyramide Top-Management: Unternehmesführung, Strategisch Erfolgsfaktoren des Unternehmens, strategisch, A-Kennzahlen Middle Management: Bereichs-, Abteilungsleitung, Dispositiv Steuerung der Geschäftseinheiten und Geschaftsprozesse, B-Kennzahlen Operational Management: Teams, Gruppen Operativ Optimierung, C-Kennzahlen 5

6 Was ist die Aufgabe des Technischen Controlling? Datenbasis bereitstellen für Entscheidungen Operative Entscheidungen (z.b. Ersatz einer Maschine) Dispositive Entscheidungen (z.b. Änderung von Geschäftsprozessen) Strategische Entscheidungen (z.b. Festlegung des Erzeugnisprogramm). Hinsichtlich der Betrachtungsebenen. Maßnahmenbezogenes Controlling Objektbezogenes Controlling Zeitraumbezogenes Controlling. in unterschiedlichen Verdichtungsstufen Listen Auswertungen Kennzahlen. und in einem unterschiedlichem Turnus Täglich Wöchentlich Monatlich Jährlich. und mit Hilfe unterschiedlicher Medien Papier IT-Applikationen Mail/Workflow Portal/Mobil 6

7 Was unterscheidet kaufmännisches vom technischen Controlling? Kaufmännisches Controlling orientiert sich an kaufmännischen Organisationsstrukturen (z.b. Buchungskreis, Kostenrechnungskreis, Kostenstellen, Profit Center ) wertet kaufmännische Buchungsobjekte aus (z.b. Sachkonten, Kostenarten, ) ermittelt ausschließlich kostenmäßige Werte/ Kennzahlen Technisches Controlling orientiert sich an technischen Organisationsstrukturen (z.b. Maschine, Arbeitsplatz, Werkzeuge, Material, ) wertet technische Abwicklungsobjekte aus (z.b. Aufträge, Schadensmeldungen, Bestellungen, ) ermittelt technische und kostenmäßige Werte/Kennzahlen 7

8 Organisationsstruktur Unternehmenssicht Instandhaltung Mandant 001 Kostenrechnungskreis Buchungskreis Werk

9 Organisationseinheiten der Instandhaltung Bedeutung des Werkes Werk IH-Objekte Standortwerk IH-Planungswerk zentrale IH-Planung dezentrale IH-Planung IH-Arbeitsplätze 9

10 Organisationseinheiten der Kostenrechnung Kostenstellenverwendung in der Instandhaltung Kostenrechnungskreis 1000 Kostenstelle 4110 Kostenstelle 4300 IH-Objekt IH-Arbeitsplatz 10

11 Werksübergreifende Instandhaltung Werk 1200 Werk 1300 IH- Bedarf IH- Bedarf Werkstätten Werk 1000 Lager Planung der IH- Bedarfe IH- Bedarf Werkstätten Material 11

12 Überblick 1. Grundlagen des Controlling 2. Kosten im Instandhaltungsauftrag Vergabe von Schätzkosten Kalkulation der Plan- und Ist-Kosten Gemeinkostenzuschläge Auftragsabrechnung 3. Budgetierung 4. Informationsgewinnung und darstellung 12

13 Kosten in den Instandhaltungsprozessen Ressourcenneutrale Auftragsplanung Ressourcenbezogene Auftragsplanung Auftragsdurchführung Schätzkosten Plankosten Istkosten 13

14 Kostenanalyse im IH-Auftrag nach Wertkategorien nach Kostenarten Plan Ist in Eigenleistung Fremdleistung Magazinentnahme Sonstiges Plan Ersatzteile Fremdmaterial Lohnstunden Ist Auftrag Vorgang 10 Vorgang 20 Vorgang

15 Schätzkosten des Instandhaltungsauftrags Ressourcenneutrale Auftragsplanung Gesamtschätzung Schätzung auf Basis von Wertkategorien Bis zur Freigabe des Auftrages Voraussetzung Customizing Definition einer Kostenschätzversion Definition eines Kostenprofils Definition von Wertkategorien Zuordnung von Kostenarten zu Wertkategorien 15

16 Bewertung der Auftragsressourcen Kalkulationsregeln Planung von Ressourcen Plankalkulation Eigenbearbeitung -> Arbeitsvorgänge Arbeitsplatz Leistungsart Arbeit Arbeit * Tarif Verbrauch von Ressourcen Istkalkulation Lagermaterial -> Komponenten Materialnr. Menge Menge * Preis... 16

17 Bewertung der Instandhaltungsarbeit Kalkulationsdaten des IH-Arbeitsplatzes Kostenstelle 4300 Leistungsartenplanung 2008 IH-Arbeitsplatz Leistungsart 1410 Kostenstelle Leistungsart Tarif fix Tarif variabel ,60 6, ,20 9, ,10 9,90 75,80 83,

18 Kalkulationsvariante Kalkulationsart Wozu wird die Kalkulation verwendet? Erzeugniskalkulation / Einzelkalkulation Bewertungsvariante Wie werden Ressourcentypen bewertet? Preisfindungsstrategie Strategiefolge Materialbewertung Strategiefolge Eigenbearbeitung Strategiefolge Fremdbearbeitung (Vorgang) 18

19 Zuschlagskalkulation Auftrag Gemeinkosten für: - Material - Eigenleistung Einzelkosten für: - Material - Eigenleistung Ermittlung von Gemeinkostenzuschlägen 19

20 Ermittlung von Planzuschlägen Auftrag Vorgang 0010 Arbeitsplatz / Leistungsart Komponente DG-01 Kalkulation Kalkulationsvariante Plan/Ist Kalkulationsschema Ermittlung von Zuschlägen auf Plankosten ist eine integrierte Teilfunktion der Plankalkulation Ermittlung von Zuschlägen auf Ist-Kosten wird gesondert veranlasst 20

21 Kalkulationsschema Kalkulationschema besteht aus Basis Was und wie wird bezuschlagt? Welche Kostenteile werden bezuschlagt? Welche Kostenarten werden bezuschlagt? Zuschlag In welcher Höhe wird bezuschlagt? Entlastung Wie wird entlastet? 21

22 Auftragsabrechnung im Überblick Kostenverursacher CO-/PP-/PM-Auftrag Projekt Leistende Kostenstelle Entlastung Verrechnung Lohn Empfangende Kostenstelle Belastung IH-Lohn IH-Material IH-Fremdleistung Belastung mit Ist-Kosten infolge des Ressourcenverbrauchs Belastung Instandhaltungsauftrag Lohn Material Fremdleistung Abrechnung abger. Lohn abger. Material abger. Fremdleistung Kostensammler Entlastung um Istkosten infolge der Abrechnung 22

23 Auftragsspezifische Abrechnungsvorschrift IH-Auftrag Abrechnungsvorschrift besteht aus Abrechnungsregel(n) gilt für den gesamten Auftrag welche Regel für welche Abrechnungsart gültig ist? auf welchen Empfänger abgerechnet werden soll? welcher Prozentsatz der Ist-Kosten des Auftrags wohin abgerechnet werden soll? ist ein fester Betrag abzurechnen? 23

24 Bildung der Abrechnungsvorschrift IH-Auftrag Inhalt ohne Vorschlag: manuelle Pflege mit Vorschlag: aus Standort- und Kontierungsdaten des Auftrags Zeitpunkt manuell, solange Auftrag änderbar: optional bei Auftragsfreigabe: optional oder obligatorisch bei Auftragsabschluss: obligatorisch 24

25 Abrechnungsvorschrift Unteraufträge Reparatur Sandfang Elektroarbeiten (Unter-) Auftrag Auftrag keine besonderen Einstellungen für Unteraufträge Kopieren der Aufteilungsregel(n) des Hauptauftrags Kopieren der Aufteilungsregel(n) des übergeordneten Auftrag Übernahme des Hauptauftrags als Abrechnungsempfänger Übernahme des übergeordneten Auftrags als Abrechnungsempfänger Malerarbeiten (Unter-) Auftrag

26 Relevante Einstellungen 1 Auftragsabrechnung Zuordnung eines Abrechnungsprofils zur Auftragsart 2 Zeitpunkt der Bildung einer Abrechnungsvorschrift Festlegung des Zeitpunktes pro Auftragsart 3 Abrechnungsvorschrift Unteraufträge Festlegung des Abrechnungsempfängers bei Unteraufträgen 26

27 Abrechnungsprofil im Detail Abrechnungsprofil Wie und wohin wird abgerechnet? bestimmt ob überhaupt und wie abgerechnet wird? auf welche Empfängertypen abgerechnet werden kann? welcher Empfängertyp vorgeschlagen werden soll? schlägt vor die Zuordnung von Ursprungs- zu Abrechnungskostenarten Verrechnungsschema 27

28 Überblick 1. Grundlagen des Controlling 2. Kosten im Instandhaltungsauftrag 3. Budgetierung Auftragsbudgetierung Kostenstellenbudgetierung PSP-Elemente IM-Programme Maintenance Cost Budgeting 4. Informationsgewinnung und darstellung 28

29 Auftragsbudgetierung IH-Auftrag Gesamtbudget: Jahr 2009: 2000 Jahr 2010: 6000 Jahr 2011: 2000 Rechnungen 29

30 Auftragsbudgetierung Inhalt: Einzelne Aufträge Verfügbarkeitskontrolle: aktiv Anwendung: Große Instandhaltungsmaßnahmen Daueraufträge Voraussetzung: Budgetprofil 30

31 Kostenstellenbudgetierung Inhalt: Planwerte für die Leistungsarten (Transaktion KP26) Planwerte für Kostenarten (Transaktion KP06) Planwerte für statistische Kennzahlen (Transaktion KP46) Verfügbarkeitskontrolle: Passiv Anwendung: Leistende Kostenstelle Empfangende Kostenstelle Voraussetzung: Planerprofile 31

32 Abwicklung von IH-Projekten Projekte Projektdefinition und -planung IH-Aufträge Auftragsplanung IH-Aufträge Auftragsdurchführung Festlegung von Terminen Übernahme von Terminen als Ecktermine Resosurcenbezogene Auftragsplanung Auftragsbezogener Ressourcenverbrauch PSP- Element Auftrag Auftrag Budgetdefinition und -freigabe Plankosten des Auftrags Istkosten des Auftrags aktive Prüfung der Verfügbarkeit von Finanzmitteln 32

33 Projektsteuerung in der Instandhaltung PSP/Element PSP/ Element Kontrolle der Plankosten in Bezug zur Projektstruktur Top-down Budgetierung Mittelüberwachung PM Auftrag 1 Vorgang 010 Vorgang 020 Vorgang 030 PM Auftrag 2 PM Auftrag 3 Vorgang 010 Vorgang 020 Vorgang 030 Vorgang 010 Vorgang 020 Vorgang 030 Kostenplanung undkontrolle für Einzelaufträge Ressourcenplanung Terminierung 33

34 Budgetierung über PSP-Elemente Inhalt: Budgets für PSP-Elemente Verfügbarkeitskontrolle: Aktiv Anwendung: Echte Projekte Statistische Zwecke (z.b. Technischer Platz) Voraussetzung: Zuordnung des Technischen Objektes Übernahme von Projekten Budgetprofil Toleranzgrenzen 34

35 Investmentprogramme Investitionsprogramm IM Produktion Verwaltung Instandhaltung PS Zuordung zum Investitionsprogramm Investitionsprojekt Teilprojekt 1 Maßnahmenanforderung Teilprojekt 2 IM Investitionsauftrag CO Anlage Instandhaltungsauftrag AM EAM Equipment Technischer Platz 35

36 Budgetierung über IM Inhalt: Budgetierung von Investitionsprogrammen (IM01) Budgetierung von Programmpositionen (IM11) Verfügbarkeitskontrolle: Passiv Anwendung: Echte Investitionsmaßnahmen z.b. Baumaßnahmen Statistische Zwecke Voraussetzung: IM-Zuordnungsschlüssel Übernahme Investitionsprogramme 36

37 Maintenance Cost Budgeting Genehmigung des Budgets Manager Kontrolle Strategie Budget Struktur u. Definition Budget Vorschlag Retraktion ins SAP ECC Budget Planer Planbasierte Budgetplanung Historienbasierte Budgetplanung Operative Instandhaltung Equipments Simulierte Kosten Techn. Plätze Plan- / Istkosten Arbeitspläne Wartungspläne Ad-Hoc-Budgetplanung Extraktion ins SAP BW BW ECC 37

38 Budgetierung über MCB Inhalt: Budgetkategorien vorbeugend, geplant und ungeplant Verfügbarkeitskontrolle: Passiv Anwendung: Laufende Instandhaltungsmaßnahmen Voraussetzung: SAP ECC 5.00, R/3-Plug-in _500 und NetWeaver BI- BPS 3.52 Customizing der Budgetplanung im BI-BPS Berichts- und Budgetierungsgruppen angelegt Entscheidung Technische Plätze und/oder Equipments 38

39 Vergleich der Budgetierungsverfahren Budgetierung über Auftrag Kostenstelle IM- Positionen PSP- Elemente MCB Ins ECC integriert Ja Ja Ja Ja Nein Einzelner Auftrag Planung der Kostenstelle Investitionen, laufende Instandhaltung Anwendungsgebiet Instandhaltungsprojekte, laufende Instandhaltung Alle Instandhaltungsvorhaben Aktive Verfügbarkeitskontrolle Flexibilität des Budgetierungsobjektes Ja Nein Nein Ja Nein Keine Keine Bedingt Bedingt Flexibel einstellbar Top-Down und Bottom-Up Nein Nein Ja Ja Ja 39

40 Überblick 1. Grundlagen des Controlling 2. Kosten im Instandhaltungsauftrag 3. Budgetierung 4. Informationsgewinnung und -darstellung ABAP List Viewer Quick Viewer LIS bzw. PM-IS SAP Business Warehouse 40

41 Controllinginstrumente SAP NetWeaver BI Ausfall Management Informations-Systeme LIS Umsatz Controlling CIS FIS PIS P1 P2 P3 Kosten Erlöse Kunde ERP Informationssysteme Logistik (LIS) Controlling (CIS) Finanz (FIS) Personal (PIS) Einkauf Informationssysteme Einkauf operative Systeme ABAP List Viewer Query Quick Viewer R/3 R/3 R/2 Externe Daten System1 R/3 System2 R/3 System3 R/2 41

42 Voreingestellte Listen Selektion Listanzeige Listmanipulation Weiterbearbeitung Einfach- und Mehrfachselektionen Intervallselektionen Operatoren Selektionsvarianten Feldauswahl anzeigbarer Felder Einfachsortierung Mehrfachsortierung Summenbildung Zwischensummenbildung Ampelfunktionalität Grafikdarstellung Filterfunktion Suchfunktion Anzeigevarianten Download Mailversand Absprung in das operative DB-Objekt Massenbearbeitung der operativen DB- Objekte 42

43 Was ist der Quickviewer? Einfache Möglichkeit, Grundlisten zu generieren Arbeiten mit vorhandenen Datenmengen Erstellung von Ad-hoc-Berichten Machen Sie mir doch mal eine Liste mit. Eignet sich auch für den gelegentlichen Gebrauch Quickviews werden benutzerabhängig definiert Jeder Benutzer legt seine eigenen QuickViews an, die nur für ihn sichtbar sind Quickviews können in SAP Query überführt werden und stehen damit anderen Anwendern zur Verfügung Quickviews generieren komplettes ABAP-Coding Anbindung an interne (EIS, ABC, ALV) und externe Anwendungen Kein Transport 43

44 Quick Viewer Prinzip 44

45 Ausgabemöglichkeiten Ausgabe als Tabelle ABAP Liste ABAP List Viewer Datei Sortierung Grafik Export Tabellenkalkulation Textverarbeitung ABC-Analyse Mailfunktionen. Aber: kein Absprung in originäres Objekt 45

46 Fazit QuickViewer + Ad-hoc-Listen ohne Programmierung + einfacher, schneller Aufbau + leichte Handhabung + eine echte, kostengünstige Alternative zu ABAP- Reports eingeschränkte Funktionalität keine Algorithmik keine Verdichtung Kein Berechtigungseinschränkung 46

47 Wie ist das LIS aufgebaut? Analyseprogramm Analyseprogramm Standardanalyse S... S061 S062 Informationsstruktur S061/SAP Loc Plan S062/XYZ Klasse Mfr Fortschreibungsregeln MCVBAK MCVBAP LIS-Schnittstelle Abwicklung Werksauftrag EQUI QM EQUI QM Anwendung 47

48 Informationsstruktur Zeitbezug Merkmale Kennzahlen Werk Auftragsart Equipment Technischer Platz Standort Monat Woche Tag Kosten Ausfälle Anzahl Aufträge Dringlichkeitsrate MTBR, MTBF 48

49 Welche Funktionen bieten die Auswertungen? Aufriss nach Planergruppe Aufriss nach Periode Planungsrelevante Analyse Planung Werk ,000 Planungswerk: 1000 Planer- Auftrags- Auftragsgruppe zahl kosten , ,000 Funktionen ABC-Analyse Klassifizierung Segmentierung Plan/Ist- Vergleich Summenkurve Korrelation Planungswerk: 1000 Planergruppe: 010 Monat Auftrags- Auftragszahl kosten , ,000 49

50 Was ist ein Frühwarnsystem? Interaktiv Periodisch Standardanalysen (=komplette Liste mit hervorgehobenen Situationen) Systemgetrieben Überprüfung des Datenbestandes in periodischen Abständen (z.b. wochentlich) Exceptionanalyse Filter nur Ausnahmen Ereignisgetrieben Überprüfung des Datenbestandes bei Veränderung einer Situation Workflow Mail Fax Verteilerliste 50

51 Und wie lautet das Fazit zum LIS? Kostenkennzahlen werden ausführlich über die SAP- Standardanalysen abgebildet und erfüllen weitestgehend die Bedürfnisse der Anwender Flexible Gestaltung der Auswertungen Günstigere Performance integrierte Listfunktionen integrierte Informationssysteme Aussagen zum technischen Controlling sind mit dem ausgelieferten Standard nur teilweise abgebildet. Aufwand zur Abbildung der kundenspezifischen Anforderungen Gewöhnungsbedürftiges Handling der Analysen für den Anwender Anwendungen Modul-bezogen Analysemöglichkeiten sind auf die Module beschränkt und eindimensional Zusatzaufwand für Anwendungsbetreuung und Schulung 51

52 Vergleich LIS vs. BW SAP ERP LIS In SAP ERP integriert Daten nur aus dem SAP ERP SAP Business Warehouse Eigenes System, eigene Installation Import von Daten aus externen Quellen kostenlos Projekt der Fachabteilung Wird nicht mehr weiterentwickelt GUI-Oberfläche Eingeschränkte Funktionalität Starre Struktur Kein Absprung in das originäre Objekt Unternehmensweites Projekt Strategisches BI-Produkt der SAP Oberfläche Excel, Web, Mobil Breite und tiefe Funktionalität Sehr gute Flexibilität (z.b. Applikationsübergreifende Auswertungen) Drill Through 69

53 Lessons Learned 1. Grundlagen des Controlling Betriebswirtschaftliche Grundlagen Grundbegriffe der SAP-Systeme 2. Kosten im Instandhaltungsauftrag Vergabe von Schätzkosten Kalkulation der Plan- und Ist-Kosten Gemeinkostenzuschläge Auftragsabrechnung 3. Budgetierung Auftragsbudgetierung Kostenstellenbudgetierung PSP-Elemente IM-Programme Maintenance Cost Budgeting 4. Informationsgewinnung und -darstellung ABAP List Viewer Quick Viewer LIS bzw. PM-IS SAP NetWeaver BI 70