Herzlich Willkommen zu unserer Informationsveranstaltung. Was bedeutet SEPA für Ihr Unternehmen? Volksbank Osnabrück eg

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1 Herzlich Willkommen zu unserer Informationsveranstaltung Was bedeutet SEPA für Ihr Unternehmen? Volksbank Osnabrück eg

2 Agenda 1. Hintergründe zu SEPA 2. Auswirkungen auf die Zahlungsverfahren 3. Umstellung in den Zahlungsverkehrsprogrammen 4. Handlungsempfehlungen für Ihr Unternehmen 5. Informationsquellen zu SEPA 6. Zeit für Ihre Fragen

3 1.1 Was bedeutet SEPA? SEPA Single Euro Payment Area Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum Verschmelzung des Inlands- und EU-Zahlungsverkehrs Europaweit standardisierte Überweisungen, Lastschriften und Kartenzahlungen

4 1.2 SEPA Wer hat's erfunden? SEPA Ein Projekt der Europäischen Kommission...in Kooperation mit der Europäischen Kreditwirtschaft und der Europäischen Zentralbank

5 1.3 Gründe für die Einführung von SEPA Europäischer Zahlungsverkehr heute Mehr als 25 verschiedene nationale Zahlungssysteme innerhalb der EU Individuelle Regelungen und Bestimmungen Unterschiedliche Laufzeiten und Preise Stark divergierender Rechtsrahmen

6 1.3 Gründe für die Einführung von SEPA Zielbild mit SEPA Abschaffung paralleler Systeme für den nationalen Euro-Zahlungsverkehr Abwicklung bargeldloser Zahlungen mit dem einheitlichen europäischen SEPA-Verfahren Einheitliche Regeln und Bestimmungen EU-weit gleiche Preise für Überweisungen, Lastschriften und Kartenzahlungen Stärkung des europäischen Binnenhandels

7 1.4 Der SEPA-Raum im Überblick alle 27 Mitglieder der Europäischen Union die drei übrigen Länder des Europäischen Wirtschaftsraums: Island, Liechtenstein und Norwegen sowie Schweiz und Monaco

8 1.5 SEPA-Meilensteine EURO als Buchgeld EURO als Bargeld Einführung der SEPA-Überweisung Einführung der SEPA-Lastschrift Inkrafttreten der EU-Verordnung zur SEPA-Migration Ablösung der heutigen nationalen Zahlungsverfahren SEPA-Pflicht für Firmenkunden (Nichtverbraucher) Ende der Übergangsregelung SEPA-Plicht auch für Privatkunden (Verbraucher)

9 2. Auswirkungen auf die Zahlungsverfahren Kto. Nr. und BLZ IBAN und BIC Inlandsüberweisung SEPA-Überweisung Kto. Nr. und BLZ Einzugsermächtigung / Abbuchungsauftrag SEPA-Basis-Lastschrift / SEPA-Firmen-Lastschrift DTAUS-Format SEPA-XML-Format

10 2.1.1 Kontonummer und BLZ IBAN und BIC IBAN (International Bank Account Number) DE (Länderkürzel Prüfziffer Bankleitzahl Kontonummer) max. 34 alphanumerische Zeichen Länge je Land unterschiedlich in Deutschland 22-stellig BIC (Bank Identifier Code) GENO DE F1 OSV (Bankinstitut Länderkürzel Regionalcode Filialbezeichnung) entweder 8- oder 11-stellig

11 2.1.2 Wo findet man IBAN und BIC? Seite 1 des Kontoauszuges Rückseite der VR-BankCard

12 2.1.3 Verwendung von IBAN und BIC ( IBAN-only ) Inländische SEPA-Zahlungen Grenzüberschreitende SEPA-Zahlungen bis IBAN und BIC notwendig IBAN und BIC notwendig bis nur IBAN notwendig IBAN und BIC notwendig ab nur IBAN notwendig nur IBAN notwendig

13 2.2 Die SEPA-Überweisung (bzw. uro-überweisung) IBAN und BIC der Zahlungsempfängers Zahlungen auch innerhalb Deutschlands IBAN des Kontoinhabers Wegfall der Betragsgrenze von bei grenzüberschreitenen Zahlungen (ehemals Euro-Standard-Überweisung)

14 2.3.1 Exkurs: Unterschiede der alten Lastschriftverfahren Einzugsermächtigung und Abbuchungsauftrag Einzugsermächtigung Abbuchungsauftrag Kundenkreis i.d.r Privatkunden i.d.r. Firmenkunden Rechtliche Grundlage Zahlungspfichtiger erteilt dem Zahlungsempfänger eine Einzugsermächtigung, dass dieser Lastschriften von seinem Konto einziehen darf. Zahlungspflichtiger erteilt seiner Bank einen Abbuchungsauftrag, dass eingehende Lastschriften des Zahlungsempfängers auf seinem Konto eingelöst werden. Widerrufsrecht des Zahlungs- Pflichtigen 8 Wochen ab dem Zeitpunkt der Belastungsbuchung kein Widerrufsrecht

15 2.3.2 SEPA-Lastschriften: Die Änderungen im Überblick Einzugsermächtigungsverfahren SEPA-Basis-Lastschriftverfahren Abbuchungsauftragsverfahren SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren Jeder Zahlungsempfänger benötigt eine Gläubiger-ID Einzugsermächtigung/Abbuchungsauftrag SEPA-Mandat Definition eindeutiger Mandatsreferenznummern für jedes Mandat Beachtung von speziellen Einreichungsfristen Vorabinfo ( Pre-Notification ) notwendig Einreichung nur noch elektronisch möglich

16 2.3.4 Gläubiger-Identifikationsnummer Jeder Einreicher von SEPA-Lastschriften benötigt eine Gläubiger-ID Gläubiger-ID Kontounabhängige und eindeutige Kennzeichnung des Lastschriftgläubigers DE 02 ZZZ Beantragung durch den Lastschriftgläubiger ausschließlich elektronisch über Voraussetzung: Hauptwohnsitz bzw. Hauptgeschäftssitz in Deutschland Keine Überprüfung der rechtlichen Eigenschaften und wirtschaftlichen Situation des Antragsstellers

17 2.3.4 Gläubiger-Identifikationsnummer DE 02 ZZZ ISO-Ländercode Prüfziffer Geschäftsbereichskennung Nationales Identifikationsmerkmal Für jeden Lastschriftgläubiger wird nur eine Gläubiger ID vergeben Kennzeichnung verschiedener Unternehmensbereiche (bzw. Filialen) mit Hilfe einer individuellen Geschäftsbereichskennung möglich

18 2.3.5 Einzugsermächtigung SEPA Lastschriftmandat Muster GmbH, Musterstr. 1, Bonn Gläubiger-ID: DE99ZZZ Mandatsreferenz: CB 2 SEPA-Lastschriftmandat Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Name & Anschrift Kreditinstitut (Name und BIC) IBAN: DE BIC: Datum, Ort und Unterschrift Daten des Gläubigers Gläubiger-ID Mandatsreferenz Individuell vergebenes Kennzeichen eines Mandats (z.b. Rechnungs- Nummer, Vertragsnummer, Kundennummer, usw.) Die Kombination aus Gläubiger ID und Mandatsreferenz ermöglichen eine eindeutige Identifizierung des Mandats Mandatstext Daten und Unterschrift des Zahlungspflichtigen

19 2.3.5 Umwandlung ( Umdeutung ) bestehender Einzugsermächtigungen Bestehende Einzugsermächtigungen können als SEPA-Lastschriftmandat genutzt werden. Zahlungspflichtige müssen vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug über den Wechsel auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren in Textform informiert werden. Textform z.b. Anschreiben, , Verwendungszweck in der Lastschrift, usw. Notwendige Angaben Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und Umstellungstermin Einzugsermächtigungen, die nicht schriftlich (z.b. telefonisch oder per Internet) erteilt wurden, sind nicht SEPA-fähig. Ein Lastschrifteinzug ohne Mandat ist eine unautorisierte Lastschrift. Diese kann vom Zahler innerhalb von 13 Monaten nach der Kontobelastung zurückgegeben werden.

20 2.3.6 Abbuchungsauftrag SEPA Firmen-Lastschriftmandat Muster GmbH, Musterstr. 1, Bonn Gläubiger-ID DE99ZZZ Mandatsreferenz CB 2 SEPA-Firmen-Lastschriftmandat Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Dieses Lastschriftmandat dient nur dem Einzug von Lastschriften, die auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin berechtigt, mein Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, Lastschriften nicht einzulösen. Name & Anschrift Kreditinstitut (Name und BIC) IBAN: DE BIC: Datum, Ort und Unterschrift Daten des Gläubigers Gläubiger-ID Mandatsreferenz Individuell vergebenes Kennzeichen eines Mandats (z.b. Rechnungs- Nummer, Vertragsnummer, Kundennummer, usw.) Die Kombination aus Gläubiger ID und Mandatsreferenz ermöglichen eine eindeutige Identifizierung des Mandats Mandatstext Daten und Unterschrift des Zahlungspflichtigen

21 2.3.6 Keine Umwandlungsmöglichkeit bestehender Abbuchungsaufträge Bestehende Abbuchungsaufträge können nicht in SEPA-Firmen-Lastschriftmandate umgewandelt werden. Es müssen neue SEPA-Firmen-Lastschriftmandate mit den Zahlungspflichtigen vereinbart werden. Das SEPA-Firmen-Lastschrift-Verfahren ist nur zwischen Firmenkunden ( Nicht-Verbrauchern ) anwendbar. Zahlungspflichtige Privatkunden ( Verbraucher ) müssen daher auf das SEPA-Basis-Lastschrift-Verfahren umgestellt werden. Zahlungspflichtiger muss seiner Bank vor dem ersten Einzug eine Kopie des Mandats vorlegen.

22 2.3.7 Einzugsermächtigung vs. SEPA-Basis-Lastschrift Einzugsermächtigung SEPA-Basis-Lastschrift Kundenkreis Privat- und Firmenkunden Privat- und Firmenkunden Rechtliche Grundlage Einzugsermächtigung SEPA-Lastschrift-Mandat beinhaltet Gläubiger-ID und Mandatsreferenz Umwandlungsmöglichkeit bestehender Einzugsermächtigungen Einreichungsfristen Einreichung vor oder am Fälligkeitstag Einreichungstag vor Fälligkeitstag Frühestens: 14 Tage vor Fälligkeit Erst- und Einmallastschriften: spätestens 6 Geschäftstage vor Fälligkeit Folge-Lastschriften: spätestens 3 Geschäftstage vor Fälligkeit Ausführung bankseitig zum mitgelieferten Fälligkeitstag Kundeninfo nicht vorgeschrieben Pre-Notification (Kundeninfo) notwendig mindestens 14 Tage vor Einreichung abweichende Regelung vereinbar (mind. 2 Tage) Hinweis auf Rechnung oder Vertrag ausreichend bei nicht erfolgter Pre-Notification: keine Weitergabe von Rücklastschrift-Gebühren

23 2.3.8 Abbuchungsauftrag vs. SEPA-Firmen-Lastschrift Abbuchungsauftrag SEPA-Firmen-Lastschrift Kundenkreis Privat- und Firmenkunden Nur Firmenkunden Rechtliche Grundlage Abbuchungsauftrag SEPA-Firmen-Lastschriftmandat beinhaltet Gläubiger-ID und Mandatsrefernz keine Umwandlungsmöglichkeit bestehender Abbuchungsaufträge Einreichungsfristen Einreichung vor oder am Fälligkeitstag Einreichungstag vor Fälligkeitstag Frühestens: 14 Tage vor Fälligkeit Erst- und Einmal- und Folgelastschriften: spätestens 2 Geschäftstage vor Fälligkeit Ausführung bankseitig zum mitgelieferten Fälligkeitstag Kundeninfo nicht vorgeschrieben Pre-Notification (Kundeninfo) notwendig mindestens 14 Tage vor Einreichung abweichende Regelung vereinbar (mind. 2 Tage) Hinweis auf Rechnung oder Vertrag ausreichend bei nicht erfolgter Pre-Notification: keine Weitergabe von Rücklastschrift-Gebühren

24 2.4.1 Format der Zahlungsverkehrsdateien: DTAUS XML XML löst DTAUS als Standard-Datei-Format ab Finanzbuchhaltungs-Software muss XML-Dateien erzeugen können (Online-Übertragung der XML-Datei i.d.r. mit ZV-Programm) Abwicklung ausschließlich online Keine Verarbeitung von DTA-Disketten mehr Ausführliche Beschreibung des XML-Dateiformats auf im Bereich Spezifikation > Formatstandards

25 3. Umstellung in den Zahlungsverkehrsprogrammen Volle SEPA-Unterstützung ab Profi cash Version 10.1 bzw. VR-NetWorld Version 4.3 Komfortable Umwandlung von Kontonummer und BLZ in IBAN und BIC Direkte Konvertierung von eingelesenen DTA-Dateien in das SEPA-XML-Dateiformat Integrierte Mandatsverwaltung für SEPA-Lastschriften Ausführliche Anleitungen zur Umstellung auf

26 3. Umstellung in den Zahlungsverkehrsprogrammen Andere Zahlungsverkehrsprogramme S-Firm, StarMoney, windata, Quicken, usw. i.d.r. volle SEPA-Unterstützung in der aktuellsten Programmversion Informationen zur Umstellung auf SEPA beim jeweiligen Programmhersteller

27 4. Handlungsempfehlungen für Ihr Unternehmen Unsere SEPA-Checkliste Unsere SEPA-Checkliste gibt Ihnen wertvolle Hinweise und Tipps zu den folgenden Aktivitäten: Allgemeine Vorbereitungsmaßnahmen Analyse des Zahlungsverkehrs Aktualisierung der Geschäftsunterlagen Überprüfung der Software auf SEPA-Fähigkeit Anpassung der Bankverbindungen Voraussetzungen und Details zur Nutzung der SEPA-Lastschriftverfahren Download der Checkliste unter

28 4. Handlungsempfehlungen für Ihr Unternehmen Unsere SEPA-Checkliste 1. Vorbereitungen Thema Hinweise und Tipps 1.1 SEPA-Verantwortlichen festlegen Ansprechpartner für interne Fragen zum Thema SEPA Das Thema SEPA ist komplex und wird Sie einige Zeit lang begleiten. 1.2 Umsetzungsplan erstellen Umstellung zu einem festen Termin oder sukzessive? Zeitplanung durchführen Die Umstellung muss spätestens bis zum 01. Februar 2014 erfolgen. Ab diesem Termin werden keine nationalen Zahlungsverfahren (mit Kontonummer und BLZ) mehr unterstützt. Stellen Sie am besten frühzeitig Ihren gesamten Zahlungsverkehr auf SEPA um.

29 4. Handlungsempfehlungen für Ihr Unternehmen Unsere SEPA-Checkliste Thema 1.3 Struktur des Zahlungsverkehrs analysieren Tätigen Sie beleghafte Sammelüberweisungen? Ziehen Sie Lastschriften? Hinweise und Tipps In diesen Bereichen besteht zusätzlicher Handlungsbedarf. Die jeweils notwendigen Aktivitäten finden Sie in den weiteren Punkten dieser Checkliste. Reichen Sie DTA-Disketten ein? Wird der Zahlungsverkehr elektronisch abgewickelt? 2. Allgemeines 2.1 Eigene Geschäftsunterlagen und Rechnungen aktualisieren Geben Sie IBAN und BIC bei allen kommunizierten Bankverbindungen an. IBAN und BIC finden Sie auf Ihrer VR- BankCard oder auf dem Kontoauszug. Der BIC Ihrer Volksbank Osnabrück eg lautet GENODEF1OSV

30 4. Handlungsempfehlungen für Ihr Unternehmen Unsere SEPA-Checkliste Thema 2.2 Software auf SEPA-Fähigkeit überprüfen Sind die folgenden Programme, sofern eingesetzt, in der Lage, mit IBAN und BIC umzugehen? Online-Banking Software Finanzbuchhaltung Software für Löhne und Gehälter Vereinsverwaltungsprogramm Hinweise und Tipps VR-NetWorld Software ab Version 4.3 Profi cash ab Version 10.1 Jeweilige Anleitungen im Hilfe-Center unter hilfe-center Wenden Sie sich bei Fragen zu anderen Programmen bitte an den jeweiligen Software-Support. 2.3 Gespeicherte Bankverbindungen anpassen Ergänzen Sie sämtliche Bankverbindungen Ihrer Händler, Lieferanten und Zahlungspflichtigen um IBAN und BIC. Die meisten Programme können Kontonummer und BLZ automatisch in IBAN und BIC umwandeln. Falls Ihre Software keine Umwandlung ermöglicht, finden Sie einen kostenlosen SEPA-Konverter unter konverter.

31 4. Handlungsempfehlungen für Ihr Unternehmen Unsere SEPA-Checkliste Thema 2.4 Auslaufende Verfahren auf Online-Banking umstellen DTA-Disketten Beleghafte Sammelüberweisungen Beleghafte Lastschriften Hinweise und Tipps Die genannten Zahlungsaufträge werden im SEPA- Format nicht mehr unterstützt. Sprechen Sie uns auf Online-Banking an. 3. SEPA-Lastschriften 3.1 Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Bundesbank beantragen Die Gläubiger-ID ist zwingend notwendig für die Einreichung von SEPA-Lastschriften. Die Beantragung erfolgt komplett elektronisch. 3.2 Neue Inkassovereinbarung mit Ihrer Bank abschließen Ihre bisherige Vereinbarung gilt noch nicht für den Einzug von SEPA-Lastschriften. Die Gläubiger-ID muss auf der neuen Inkassovereinbarung angegeben werden.

32 4. Handlungsempfehlungen für Ihr Unternehmen Unsere SEPA-Checkliste Thema Hinweise und Tipps 3.3 Mandatsverwaltung organisieren Systematik für Mandatsreferenz überlegen Formulare anpassen (Mandate ersetzen Einzugsermächtigungen bzw. Abbuchungsaufträge) Beachtung der neuen Einreichungsfristen (s.u.) Für jeden Zahlungspflichtigen muss eine eindeutige Mandatsreferenz definiert werden, z.b. Kundennummer (max. 35 alphanumerische Stellen, keine Leerzeichen). Mustertexte für Mandate finden Sie auf Bestehende Einzugsermächtigungen umwandeln Wechseltermin festlegen Kunden über Wechsel von Einzugsermächtigungsauf SEPA-Basis-Lastschrift-Verfahren informieren Bestehende Einzugermächtigungen können in SEPA-Basis-Lastschrift-Mandate umgewandelt werden. Es müssen keine neuen Mandate eingeholt werden. Als Lastschrifteinreicher müssen Sie Ihre Kunden unter Angabe von Gläubiger-ID und Mandatsreferenz einmalig über den Wechsel informieren.

33 4. Handlungsempfehlungen für Ihr Unternehmen Unsere SEPA-Checkliste Thema 3.5 Bestehende Abbuchungsaufträge umwandeln Neue SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandate mit Zahlungspflichtigen ( Nicht-Verbrauchern ) vereinbaren. Postwege und Bearbeitungszeit berücksichtigen. Zahlungspflichtige Privatkunden ( Verbrauchern ) auf das SEPA-Basis-Lastschrift-Verfahren umstellen Hinweise und Tipps Bestehende Abbuchungsaufträge können nicht in SEPA-Firmenlastschrift-Mandate umgewandelt werden. Es müssen neue Mandate eingeholt werden. Das SEPA-Firmen-Lastschrift-Verfahren ist nur zwischen Nicht-Verbrauchern (keine Privatkunden) anwendbar. Zahlungspflichtige Privatkunden dürfen nur am SEPA-Basis-Lastschrift-Verfahren teilnehmen.

34 4. Handlungsempfehlungen für Ihr Unternehmen Unsere SEPA-Checkliste Thema Hinweise und Tipps 3.6 Neue Einreichungsfristen berücksichtigen Frühestens: 14 Kalendertage vor Fälligkeit Spätestens: SEPA-Basis-Lastschriften Erst- und Einmallastschriften: 6 Geschäftstage vor Fälligkeit Folgelastschriften: 3 Geschäftstage vor Fälligkeit SEPA-Firmen-Lastschriften Alle: 2 Geschäftstage vor Fälligkeit Geschäftstage: Montag bis Freitag (ohne Samstag, Sonntag und Feiertage) Beim bisherigen Einzugsermächtigungs- und Abbuchungsverfahren wurden die Lastschriften bei Einreichung sofort gebucht (Einreichungstag entsprach dem Fälligkeitstag). Bei den SEPA-Lastschriftverfahren müssen die Aufträge vor Fälligkeit online eingereicht werden (Einreichungstag vor Fälligkeitstag). Die Ausführung erfolgt dann bankseitig automatisch zur mitgelieferten Fälligkeit.

35 4. Handlungsempfehlungen für Ihr Unternehmen Unsere SEPA-Checkliste Thema Hinweise und Tipps 3.7 Hinweis für Betreiber von POS- Händlerterminals beachten Das ELV- und ec-cash-verfahren ist derzeit noch nicht von der SEPA-Umstellung betroffen. Wir empfehlen Ihnen trotzdem, die Gläubiger-ID zu beantragen und eine neue Inkassovereinbarung mit uns zu schließen.

36 5. Informationsquellen zu SEPA

37 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Zeit für Ihre Fragen Volksbank Osnabrück eg

38 Anhang: Beantwortung offener Fragen Ist eine erneute Pre-Notification (Vorab-Info) notwendig, wenn sich der Betrag der Lastschrift ändert? Durch eine Pre-Notification müssen Lastschrifteinreicher zur Sicherstellung des erfolgreichen Lastschrifteinzuges dem Zahlungspflichtigen vor dem Einzug die Höhe und das Datum des jeweiligen Einzuges mitteilen. So kann dieser die entsprechende Summe auf seinem Konto vorhalten. Da dem Zahler die Höhe bekanntgegeben werden muß, ist bei einer Betragsänderung eine neue Pre-Notification fällig. Ist eine erneute Pre-Notification notwendig, wenn die Belastung der Lastschrift erst nach dem in der Pre- Notification mitgeteilten Termin erfolgt? Wenn die Zahlung nur ein paar Tage nach dem ursprünglich angekündigten Termin belastet wird, muß der Zahler noch mit dem Eingang der Zahlung rechnen und das Geld auf dem Konto zur Verfügung halten. Wenn sich die Zahlung allerdings um einen erheblichen Zeitraum (z.b. mehrere Wochen) verschiebt, dann ist auch eine erneute Pre-Notification notwendig. Können auf dem SEPA-Mandat anstatt IBAN und BIC auch Kontonummer und Bankleitzahl eingetragen werden? Grundsätzlich sollte der Zahlungspflichtige IBAN und BIC auf dem Mandatsformular eintragen. Kontonummer und Bankleitzahl sind nicht mehr vorgesehen und sollten nur in Ausnahmefällen angegeben werden. Reicht ein einzelnes Lastschrift-Mandat aus, wenn bei einem Zahlungspflichtigen mehrere Lastschriften eingezogen werden (z.b. für verschiedene Rechnungen)? Wenn als Mandatsreferenz (auf dem Mandat und in der Lastschrift-Zahlung) eine eindeutige Kennzeichnung des Zahlungspflichtigen (z.b. Kunden- oder Mitgliedsnummer) angegeben ist, können auf Basis dieses Mandates auch mehrere Lastschriften eingezogen werden. Werden die Zahlungen allerdings von unterschiedlichen Konten eingezogen, dann sollte für jedes Konto ein separates Mandat ausgestellt werden.