LOHN Lohn- und Gehaltsabrechnung

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1 LOHN Lohn- und Gehaltsabrechnung

2 Inhaltsverzeichnis 1 Leistungsbeschreibung Integration in das Agenda-System Highlights Kalender Arbeitszeitkonten Mutterschafts-Rechner Sofortmeldung Historische Personaldaten Komfortable Erfassung von Bezügen Direkter Aufruf der Abrechnungen Auswertungsexplorer Stapeldruck Schnellauskunft Vorgezogene Beitragsfälligkeit Lohn- und Gehaltsdokumente (LGO) Zentrale Datenübermittlung Funktionsübersicht Autor: Fritz Lindner 2

3 1 Leistungsbeschreibung Mit LOHN erledigen Sie in wenigen Schritten die Lohn- und Gehaltsabrechnung. LOHN beinhaltet die gesamte Datenübermittlung an die Krankenkassen (Beitragsnachweise, SV-Meldungen) und die Finanzämter (LSt-Anmeldungen, LSt-Bescheinigungen). Direkt in den Erfassungsmasken der Personaldaten kann die Vorwegabrechnung gestartet und die aktuelle Lohn- und Gehaltsabrechnung am Bildschirm angezeigt werden. Auswertungen können komfortabel im Stapel gedruckt, online für den Mandanten bereitgestellt und im Dokumenten-Management-System abgelegt werden. Das professionelle Layout der Auswertungen orientiert sich an den gewohnten Standards. In übersichtlichen Registerkarten erfassen Sie schnell und komfortabel alle Personaldaten. Umfangreiche Plausibilitätsprüfungen weisen auf fehlende Angaben hin. LOHN enthält alle notwendigen Stammdaten zu Institutionen und Lohnarten. Im Bereich der Sozialversicherung werden beispielsweise alle Daten zu Krankenkassen mitgeliefert und wöchentlich gepflegt. Krankenkassen- und Umlagesätze aktualisieren Sie ganz komfortabel per Mausklick über das Internet. Umfasst das gesamte Meldewesen Professionelles Auswertungs-Layout Personaldaten schnell und komfortabel erfassen Immer rechtlich aktuell Krankenkassen- und Umlagesätze LOHN erfüllt die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). LOHN ist von der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherungen GmbH) systemgeprüft und zertifiziert. Zusatzmodule für LOHN: Kurzarbeit, Altersteilzeit, Pfändung, Bescheinigungen, AAG-Verfahren Betriebswirtschaftliche Planung und Controlling 3

4 2 Integration in das Agenda-System LOHN ist voll in das Agenda-Gesamtsystem integriert, bezieht Daten von anderen Anwendungen und stellt Daten zur Verfügung. Sie profitieren von einer konsistenten und flüssigen Datenhaltung. DELFIN Datenaustausch mit der Finanzverwaltung FIBU Finanzbuchführung ZAHLUNG Zahlungsverkehr LSt- Anmeldung LSt-Bescheinigung ELStAM Buchungsliste Bruttolohn-Verbuchung Zahlungen - Mitarbeiter - Institutionen - Nettoabzüge LOHN Lohn- und Gehaltsabrechnung Beitragsnachweise Meldungen Rechteverwaltung Mitarbeiter Gegenstandswerte ZDÜ Zentrale Datenübermittlung BENUTZER Benutzerverwaltung HONORAR Honorarabrechnung DMS Dokumenten-Management-System Übergabe Auswertungen Auswertungen GDPdU-Daten ARCHIV Elektronische Archivierung BANK ONLINE SEPA-Dateien Stammdaten Adressdaten ZMIV Zentrale Mandantenund Institutionsverwaltung AUSWERTUNGEN ONLINE Online-Bereitstellung von Auswertungen Auswertungen Datensicherung Datenwiederherstellung DASI ONLINE Datensicherung im Rechenzentrum LGO Lohn- und Gehaltsdokumente online Lohn- und Gehaltsdokumente 4

5 3 Highlights 3.1 Kalender In der Kalendererfassung von LOHN erfassen und verwalten Sie komfortabel Fehlzeiten (Krankheit, unbezahlter Urlaub usw.) und Produktivzeiten (geleistete Arbeitsstunden). Fehlzeiten, die über einen längeren Zeitraum gehen, können mit einem Klick bequem fortgeschrieben werden. Der Kalender kann als übersichtliches Protokoll ausgedruckt werden. 5

6 3.2 Arbeitszeitkonten Die Funktion Arbeitszeitkonten bietet Ihnen die Möglichkeit, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit eines Arbeitnehmers mit der tariflich oder arbeitsvertraglich geschuldeten Arbeitszeit automatisch abzugleichen und zu verwalten. Guthaben oder Schulden werden monatlich ermittelt und über einen individuellen Zeitraum als Saldo vorgetragen. Die Steuerung des Arbeitszeitkontos erfolgt über ein Arbeitszeitmodell, das an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann. Es regelt Ansparzeitraum und gegebenenfalls die Auszahlung. Insbesondere bei schwankenden Arbeitszeiten können so Zeitdifferenzen zwischen vertraglicher Sollarbeitszeit und den tatsächlich geleisteten Stunden automatisch ausgeglichen sowie ohne zusätzlichen Aufwand dokumentiert werden. Das Arbeitszeitmodell kann bei jedem Arbeitnehmer individuell hinterlegt werden. Agenda unterstützt Sie dabei mit Vorlagen zu gängigen Arbeitszeitmodellen, die Sie individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Arbeitszeitkonten können, optional, als Stunden- oder Betragskonten geführt werden. Die Pflege der tatsächlich geleisteten Stunden erfolgt wahlweise über eine externe Zeiterfassung oder über den integrierten Kalender. Der aktuelle Stand der Arbeitszeitkonten kann jederzeit eingesehen oder übergreifend ausgewertet werden. 6

7 3.3 Mutterschafts-Rechner Der Mutterschafts-Rechner unterstützt Sie bei der Berechnung der Mutterschutzfrist und des Mutterschaftsgeldes. Sie erfassen lediglich den Geburtstermin. Der Rechner ermittelt dann für Sie die Mutterschutzfrist. Mutterschafts-Rechner für die Mutterschutzfrist Anhand der letzten drei Kalendermonate wird unter Berücksichtigung des von der Krankenkasse gezahlten Mutterschaftsgeldes und weiterer Beschäftigungen der Arbeitnehmerin der vom Arbeitgeber zu leistende Zuschuss zum Mutterschaftsgeld berechnet. Mit einem Klick erzeugen Sie die Lohnbuchung für die Abrechnung der Arbeitnehmerin. 7

8 3.4 Sofortmeldung Schnell und komfortabel können Sie über die Schnellerfassung die erforderlichen Daten für die Sofortmeldung erfassen. Die Sofortmeldung wird beim Speichern um gehend erzeugt und kann an dieser Stelle gegebenenfalls auch korrigiert werden. Alle hier erfassten Daten werden automatisch für die Anlage der Personaldaten übernommen und können dort zu gegebener Zeit um die noch fehlenden Angaben ergänzt werden. 8

9 3.5 Historische Personaldaten Alle abrechnungsrelevanten Änderungen werden in den Personaldaten übersichtlich über das Gültig-ab-Datum dokumentiert. Nachberechnungen für bereits abgeschlossene Monate erfassen Sie bequem über die Historie. Übersichtliche Dokumentationen Sämtliche Einund Austritte des Arbeitnehmers Übersicht der Gültig-ab-Monate. Rechts werden Ihnen die entsprechenden Personaldaten angezeigt. Änderungen der Personaldaten des aktuellen Monats werden nach dem Monatsabschluss dokumentiert. 9

10 3.6 Komfortable Erfassung von Bezügen Bei der Erfassung von Bezügen können Sie Angaben zur Gültigkeit (Beginn, Ablauf und Intervall) erfassen. Zukünftige Gehaltserhöhungen oder Einmalbezüge, die nur in einem bestimmten Monat bezahlt werden, können Sie sofort erfassen. Das Fehlerrisiko wird auf diese Weise stark reduziert. Zusätzlich gibt es Komforterfassungen für Firmenfahrzeuge, Direktversicherungen und vermögenswirksame Leistungen. Beispiel Dienstwagen-Rechner : Erfassen Sie einfach die Angaben zum Brutto-Listenpreis, Entfernung Wohnung / Arbeitsstätte etc. LOHN ermittelt den geldwerten Vorteil und erzeugt die entsprechenden Lohnbuchungen, optional mit Berücksichtigung des Nutzungsausgleichs für Elektrofahrzeuge und Eigenanteil Arbeitnehmer. Komforterfassungen für Firmenfahrzeuge, Direktversicherungen und vermögenswirksame Leistungen 10

11 3.7 Direkter Aufruf der Abrechnungen Die Abrechnung des aktuellen Arbeitnehmers rufen Sie direkt aus der Personaldaten-Erfassung auf. Vorab-Berechnung 11

12 3.8 Auswertungsexplorer Im Auswertungsexplorer können Sie alle Auswertungen über eine übersichtliche Baumstruktur aufrufen. Sie drucken hier die Auswertungen für den aktuellen Monat und für bereits abgeschlossene Zeiträume. Alle Auswertungen im Blick 12

13 3.9 Stapeldruck Über die Stapeldruck-Funktion drucken Sie alle Auswertungen in einem Arbeitsgang. Sie legen individuell fest, welche Auswertungen in welcher Anzahl im Stapel gedruckt werden sollen. Die Auswertungen können auch im PDF-Format (z. B. zum Versand per ) erstellt werden. Optional können Sie die Auswertungen für einzelne Arbeitnehmer ausgeben und die Sortierung der Ausgabereihenfolge anhand der Personalnummer oder des Nachnamens des Mitarbeiters vornehmen. Alle Auswertungen in einem Arbeitsgang drucken 13

14 3.10 Schnellauskunft Die Schnellauskunft zeigt Ihnen die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Belastung, den Auszahlungsbetrag und den Nettoverdienst. Sie müssen dazu nicht erst umfangreiche Personaldaten erfassen. Schnellauskunft ohne vollständige Erfassung Die Schnellauskunft gibt es für: Brutto -> Netto-Berechnung Netto -> Brutto-Berechnung Niedriglohn-Jobs (Gleitzone) Mini-Jobs (Geringfügig Beschäftigte) 14

15 3.11 Vorgezogene Beitragsfälligkeit Für die Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld stehen Ihnen mehrere sehr praktische Funktionen zur Verfügung. Optional können Sie alle laufenden, variablen Bezüge (z. B. Stundenlöhne) des Vormonats in den aktuellen Monat übernehmen. Diese Bezüge werden optisch hervorgehoben, fließen ausschließlich in die Berechnung der voraussichtlichen Beitragsschuld ein und können individuell angepasst werden. Zusätzlich können Sie monatlich einen Faktor erfassen, mit dessen Hilfe die laufenden variablen Bezüge aus dem Vormonat übernommen werden. Gleichzeitig steuern Sie mit diesem Faktor die Höhe der voraussichtlichen Beitragsschuld. Schätzlauf mit Faktor auf Basis des Vormonats Beispiel: Der Januar hat 22 und der Februar 20 Arbeitstage. 22 Tage ( Januar) = 100 % 20 Tage (Februar) = 91 % Im Februar wird als Faktor 91 % erfasst und die Schaltfläche Buchungen neu berechnen angeklickt. Die berechnete Beitragsschuld ist den Werten entsprechend 9 % niedriger als im Vormonat Lohn- und Gehaltsdokumente online (LGO) Mit der Funktion Lohn- und Gehaltsdokumente online stellen Sie sämtliche Gehaltsdokumente Arbeitnehmern online zur Verfügung. Der Arbeitnehmer kann seine laufenden Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen auf jedem internetfähigen Gerät (PC, Smartphone, Tablet) einsehen oder ausdrucken. Somit entfallen vielfältige Verwaltungsaufgaben und -kosten. Datenschutzvorbehalte bei der Verteilung der Lohnabrechnungen gehören der Vergangenheit an. Die Sicherheit der Daten in unserem Rechenzentrum ist dabei absolut gewährleistet. Die Gehaltsdokumente werden in einem Arbeitsschritt voll automatisch bereitgestellt. Darüber hinaus werden vom Programm nur noch für die Arbeitnehmer Gehaltsdokumente ausgedruckt, für die in den Personaldaten keine Online-Bereitstellung aktiviert ist. 15

16 3.13 Zentrale Datenübermittlung Mit der Zentralen Datenübermittlung (ZDÜ) über das Agenda-Rechenzentrum werden alle Daten an die Sozialversicherungsträger in nur einem Schritt übermittelt und rückübertragen. Für den sicheren Datenaustausch sorgt dabei das Agenda Online-Zertifikat (AOZ), welches für jeden Mitarbeiter individuell erstellt wird. Bei Rückmeldungen zum qualifizierten Meldedialog oder von Sozialversicherungsnummern erhalten Sie eine entsprechende Mitteilung. Besonders komfortabel: Sie können Meldungen und Beitragsnachweise jederzeit über die Zentrale Datenübermittlung an das Agenda-Rechenzentrum senden. Wir leiten diese stündlich (bis Uhr) an die jeweiligen Annahmestellen weiter. Das gilt auch für Sonn- und Feiertage. 16

17 4 Funktionsübersicht Allgemein Mehrmandantenfähig Mehrkanzleienfähig MS Office-Integration Zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung mit Passwortschutz auf Programm- und Funktionsebene Zusatzmodule Kurzarbeitergeld, Altersteilzeit, Pfändung, Darlehen, Bescheinigungswesen, AAG-Verfahren Betriebswirtschaftliche Planung und Controlling Zentrale Daten Die folgenden zentralen Daten stehen automatisch mit der Installation zur Verfügung: Krankenkassen Berufsständische Versorgungseinrichtungen Berufsgenossenschaften / Gefahrentarife Banken Finanzämter Arbeitsämter Lohnarten (die 250 gängigsten) Arbeitszeitmodelle Pflege der Krankenkassen- und Umlagesätze über das Internet Allgemeine Funktionen Durchschnittsermittlung für Urlaub und Krankheit (3 / 6 / 12 Monate) Umlageberechnung (U1 / U2) Insolvenzgeld-Umlage Sortierung der Lohnbuchungen auf Abrechnung Sortierung der Arbeitnehmer auf Lohnjournal und Personalkosten-Chef, nach Personalnummer oder Arbeitnehmername Optionale Ausgabereihenfolge der Arbeitnehmerauswertung nach Personalnummer oder Nachname Teil-Lohnberechnung (Dreißigstel- und kalendertägliche Methode) Individuelle %-Sätze für Pauschalsteuern Steuerung der pausch. KiSt (Regel-, ermäßigter Satz) Berechnung von Kammerbeiträgen Berechnung von Mindest-KiSt und Kappung der KiSt Wahlweise Beitragskontonummer statt Betriebsnummer des AG Personen- / firmenbezogene Abrechnungstexte Steuerung Zuschuss freiwillige / private KV / PV Überwachung der SV-Freiheit bei Zukunfts-Sicherungsleistungen (4 % von der BMG) Bruttolohnverbuchung (SKR 01, 03, 04, 70, 80) Komfortfunktion vorgezogene Beitragsfälligkeit Beitragserhebungsverfahren mit Höherversicherung (Versorgungswerke) Kommunikationsserver der ITSG Versand von Auswertungen Fiktive Praktikantenabrechnung LStA auch monatlich versetzt Überprüfung Mindestlohn Verwaltung von Überzahlungen Kalendererfassung mit Protokolldruck Mutterschaftsrechner Allgemeine Komfortfunktionen Liste der zuletzt bearbeiteten Mandanten Mandanten kopieren Mandanten sperren / freigeben Mandanten auf aktiv / inaktiv setzen Mandanten-Notiz Personaldaten Umfassende Plausibilitätsprüfungen gemäß Pflichtenheft der ITSG 5-stellige Personalnummern Definierbare Termine für Lohn- und Gehaltszahlungen Minijobs Beschäftigte in der Gleitzone Geringverdiener Kurzfristig Beschäftigte DBA-Belgien DBA-Schweiz Versorgungsbezugsempfänger Altersentlastungsbetrag Frei- und Hinzurechnungsbeträge gemäß LSt-Karte 8 Stundenlöhne je Arbeitnehmer Hinweis auf Ablauf, Aufenthalts- bzw. Arbeitserlaubnis und Wehrdienst Einteilung der Beschäftigten nach Betriebsstätten und Abteilungen Zuordnung in Gefahrentarife für die Berufsgenossenschaft Abweichende BG Gefahrentarife zu Firmendaten Individuelle Beitragsbemessungsgrenzen (z. B. Mehrfachbeschäftigung) Individuelle Hinweistexte auf Brutto-Netto-Abrechnung Automatische Abrechnung der AG-Zuschüsse bei freiwilliger / privater Krankenversicherung Abwälzung Pauschalsteuer auf Arbeitnehmer Nettolohnberechnung (laufende und sonstige Bezüge) Schnellauskunft (Brutto -> Netto, Netto -> Brutto) Wiedereintritt (Stammdaten aus 1. Beschäftigung werden übernommen) Verwaltung von Überzahlungen Kalendererfassung Mutterschaftsrechner Kostenstellen Verwaltung von 9999 Kostenstellen Zuordnung Kostenstellen in Lohnbuchung Zuordnung eines Arbeitnehmers auf bis zu 5 Kostenstellen (mit %-Aufteilung) Automatische Verteilung der SV-Arbeitgeberbeiträge Erfassung von Bezügen Festbezüge Komfort-Erfassung Direktversicherungen (alle Vertragsarten) 17

18 Pensionsfonds Vermögensbildung (3 Verträge) Dienstwagen (mit automatischer Berechnung des geldwerten Vorteils) Intervalle ( Jahr, Halbjahr und Quartal) für wiederkehrende Buchungen Erfassung Laufzeitbeginn und -ende von Bezügen Stapelerfassung (anhand von Buchungslisten) Dialogerfassung mit Vorab-Berechnung Arbeitszeitkonten Vordefinierte Standard- Arbeitszeitmodelle Mindestlohnvarianten der Arbeitsagentur Überwachung der Ausgleichszeiträume Erfassung von Vortragswerten Protokolldruck Arbeitnehmer Zahlungsverkehr Zahlungsvorschlagsliste Belegdruck (Sammel- / Einzelüberweisung, Scheck) DTAUS (Diskettenclearing, Electronic- Banking) und SEPA ELStAM-Verfahren Automatische Erkennung aller erforderlichen Meldetatbestände für steuerpflichtige Arbeitnehmer (Anmeldungen, Abmeldungen, Ummeldungen) Mandantenbezogener Abruf der bereitgestellten ELStAM Übernahme der ELStAM in die Personaldaten mit automatischer Erkennung erforderlicher Korrekturen für Vormonate Detaillierte Protokollierung aller Melde- und Abrufvorgänge sowie der Übernahme in die Personaldaten Möglichkeit der manuellen Übersteuerung der eingegangenen ELStAM bei fehlerhafter Bereitstellung oder technischen Störungen bei der Finanzverwaltung Meldewesen Automatische Erkennung von meldepflichtigen Tatbeständen aufgrund von Eingaben in den Personaldaten und in der Kalendererfassung Erzeugen von Meldedateien gemäß DEÜV Übermittlung von Beitragsnachweisen und Meldungen Beitragserhebungsverfahren (Meldung an Versorgungswerke) Betriebsdatenpflege Import rückübermittelter Daten der Krankenkassen Sofortmeldung Dauerbeitragsnachweis Auswertungen Abrechnung Brutto-Netto LSt-Bescheinigung LSt-Anmeldung Beitragsnachweis Beitragsabrechnung (Krankenkassenliste) Lohnkonto Lohnjournal Hinweise zur Abrechnung Gehaltsabrechnung und Meldungen in Lohntaschen Berufsgenossenschaftsliste BG - Gemeldete Jahreswerte Chefübersicht Personalkosten Kostenstellenliste Änderungsprotokoll (zum Vormonat) Primanota Lohnartenwerte Kurzarbeit für Krankenkasse und Arbeitsamt Protokolle, z. B. Nettolohnliste Hilfsliste für Krankenkassen Zahlungsliste DEÜV-Protokoll Betriebsdatenpflege-Protokoll Überweisungsbelege und Schecks ELStAM-Historie SV-Meldung / Sofortmeldung Mitarbeiterlisten Adressliste Geburtstagsliste Betriebszugehörigkeit Urlaubsliste Formularmanager Erfassung in Blanko-Formulare LSt-Bescheinigungen LSt-Anmeldungen Datenübermittlung Finanzverwaltung (Elster-Telemodul im Preis inbegriffen) LSt-Anmeldungen LSt-Bescheinigungen ELStAM Sozialversicherung Meldungen Beitragsnachweise Nachberechnung Personaldaten und Bezüge bis April Vorjahr Automatische Nachberechnung bei rückwirkender Änderung von Beitragssätzen / Umlagesätzen (U1 / U2) Daten-Import Personaldaten aus DATEV Lohn und Gehalt für Windows DATEV Lodas Lexware MS-Excel Lohnkontowerte aus Lexware Daten-Export Personaldaten (CSV, MS Excel, MS Word) Betriebsprüfung (GDPdU) Auswertungen im PDF-Format Buchungsliste (MS Excel) 18

19 Gestaltung der Benutzeroberfläche Tabellenfenster sind hinsichtlich Spaltenanzeige, Anordnung, Sortierung und Gruppierung je Benutzer konfigurierbar. Favoriten sind im Hauptmenü für häufig genutzte Funktionen je Benutzer konfigurierbar. Agenda-Systemintegration FIBU Übergabe Buchungsliste Bruttolohnverbuchung an FIBU ZAHLUNG Erstellung von Überweisungsbelegen, Schecks und Barzahlungsquittungen Erstellung von DTAUS-Dateien für Online-Banking DELFIN Datenaustausch mit der Finanzverwaltung (ELSTER) Bereitstellung / Direktversand LSt-Anmeldungen, LSt-Bescheinigungen Rückübertragung LSt-Bescheinigungen ELStAM-Verfahren HONORAR Übergabe der Gegenstandswerte ARCHIV Erstellung einer Archiv-CD für Mandanten DMS Übergabe der Belege an DMS QM-CHECK Standard-Checklisten zur Lohnbuchhaltung ZMIV Automatischer Abgleich der Mandanten-Adressdaten BENUTZER Zugangskontrolle zu Programmen, Mandanten und Funktionen ZDÜ Zentrale Datenübermittlung GKV Datenübermittlung (Beitragsnachweise, Meldungen) an Krankenkassen. Allgemeine Schnittstellen TAPI-Schnittstelle für eine automatische Wählverbindung über Ihre Telefonanlage Outlook-Schnittstelle zur Übergabe der -Adressen Internet-Browser-Schnittstelle für den Aufruf von Websites KlickTel-Telefonnummern-Suche IT-Lösungen DATENSICHERUNG ONLINE Datensicherung und Wiederherstellung mit dem Agenda-Rechenzentrum AUSWERTUNGEN ONLINE Komfortable Bereitstellung von Auswertungen über das Agenda-Rechenzentrum BANK ONLINE Übergabe der Zahlungsdateien (in Verbindung mit FIBU und ZAHLUNG) Agenda-Software Informationen & Kontakt Weitere Informationen auf unserer Website agenda-software.de Software für Steuerberater Informationen über Agenda Software für Buchhalter Software für Unternehmen Haben Sie Fragen? Wir sind für Sie da. Telefon: sales@agenda-software.de 19

20 Agenda-Software jetzt kennenlernen! Faxantwort Ja, ich möchte das Agenda-System kennenlernen. Bitte senden Sie mir das Infopaket gratis und unverbindlich zu. Inhalt: Präsentations-DVD Ausführlicher Produkt-Katalog Kontaktdaten Ihres persönlichen Beraters Jetzt anfordern Ansprechpartner Vorname, Name Straße PLZ, Ort Telefon Fax Online-Formular Fordern Sie hier Ihr Infopaket online an: Unser Tipp: Online-Test Sie möchten die Software gerne selbst testen? Dann klicken Sie auf folgenden Link: Hier gleich online testen: Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG Oberaustraße Rosenheim Telefon Faxantwort Internet agenda-software.de Art.-Nr Stand

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