Datenübernahme aus der Digitalen LohnSchnittstelle (DLS) Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr. 1717 Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweise 3.1. Ablauf 3.2. Agenda Mandanten-Adressdaten anlegen 3.3. Agenda Daten importieren 3.4. Agenda Importierte Daten kontrollieren 4. Details 4.1. Import von Festbezügen 4.2. Import von Lohnkontowerten 4.3. ELSTER-Zertifikat 5. Wichtige Informationen 2 2 2 2 3 5 11 13 13 15 17 17
Seite 2 1. Ziel Im Info erfahren Sie, wie Sie mithilfe des Programmassistenten folgende Lohndaten aus einem Fremdprogramm nach Agenda LOHN in wenigen Schritten importieren: Personaldaten Mandanten-Krankenkassen Standard-Festbezüge Lohnkontowerte 2. Voraussetzungen Datenbereitstellung zur steuerlichen Außenprüfung»Digitale LohnSchnittstelle (DLS)«Für die Datenübernahme in Agenda benötigen Sie von Ihrem bisherigen Softwareanbieter die Daten zur steuerlichen Außenprüfung»Digitale LohnSchnittstelle (DLS)«für das aktuelle Jahr. Die Daten zur steuerlichen Außenprüfung werden einheitlich von allen Softwareanbietern im CSV- bzw. XML- Format erstellt. Über die»digitale LohnSchnittstelle (DLS)«können die Daten in Agenda LOHN eingelesen werden. Bei weiteren Fragen zum Export der DLS-Daten kontaktieren Sie Ihren bisherigen Softwareanbieter. 3. 3.1. Vorgehensweise Ablauf Bestimmen Sie je Mandant einen Abrechnungsmonat, für den Sie Ihre Vorgänger-Software letztmalig einsetzen. Erstellen Sie SV-Abmeldungen mit Grund 36 und schließen Sie den Monat ab. Exportieren Sie anschließend die DLS-Daten des jeweiligen Mandanten. Beispiel Letzter Abrechnungsmonat in der Vorgänger-Software: Juli 2018 Erster Abrechnungsmonat in Agenda LOHN: August 2018 (Beginn der Lohnabrechnung) Achtung Arbeiten Sie auf keinen Fall parallel in 2 Abrechnungssystemen, da die Ab- und Anmeldungen mit Grund 13 bzw. 36 wegen Systemwechsel exakt aufeinander folgen müssen.
Seite 3 3.2. Agenda Mandanten-Adressdaten anlegen Legen Sie die Mandanten-Adressdaten vor dem Import in der Anwendung Agenda ARBEITSPLATZ an und gehen Sie wie folgt vor: Mandant in Agenda ARBEITSPLATZ anlegen 1. Agenda ARBEITSPLATZ öffnen: 2. Mandanten-Erfassung öffnen: 3. Ein Assistent führt Sie durch die Neuanlage. Agenda LOHN Navigationspunkt <Anwendungen & Favoriten>. Anwendung <Lohn- und Gehalsabrechnung> aktivieren.»lohn- und Gehaltsabrechnung (anlegen)«mit Doppelklick öffnen.
Seite 4 Mandanten-Programmdaten in LOHN anlegen Der Assistent zur Anlage der Mandanten-Programmdaten startet. Beginn der Lohnabrechnung Folgemonat auf den letzten Abrechnungsmonat in der Vorgänger-Software. Achtung Sie können den Start der Abrechnung in LOHN nachträglich nicht mehr ändern! Um den Mandanten mit einem neuen Beginn-Datum anzulegen, müssen Sie den Mandanten löschen und neu anlegen. Bei Anlage der Berufsgenossenschaft müssen Sie zwingend einen vorläufigen Gefahrentarif hinterlegen! Zur Anlage der Mandanten-Programmdaten benötigen Sie zusätzlich folgende Informationen: Angaben zur Betriebsstätte (Betriebsnummer) Angaben zum Finanzamt mit Steuernummer des Arbeitgebers Lohnsteueranmeldezeitraum Zuständige Berufsgenossenschaft mit den vollständigen Daten: Mitgliedsnummer, PIN und zwingend vorläufige Gefahrentarifstelle ggf. Sachkontenrahmen.
Seite 5 3.3. Agenda Daten importieren Datenimport durchführen 1.»Transfer Import Lohndaten aus Fremdprogrammen«.
Seite 6 2. Wählen Sie bei»art der Übernahme«<Digitale Lohnschnittstelle (DLS)>. 3. Wählen Sie das Verzeichnis der Importdateien.
Seite 7 4. Auswahl der Daten: Arbeitnehmer, die im aktuellen Jahr ausgetreten sind, müssen aufgrund der Meldung mit Grund 92 (UV-Jahresmeldung) übernommen werden. 5. Nur für Import von Personalnummern mit mehr als 5 Stellen: Personalnummern mit mehr als 5 Stellen oder alphanumerische Personalnummern müssen neu vergeben werden.
Seite 8 6. Neue Personalnummer in der Spalte»Nummer neu«ändern. 7. Festbezüge manuell zuordnen. In der Auswahl der Lohnarten des bisherigen Abrechnungssystems gewünschte Lohnart wählen. Ausgewählte Lohnart einer Agenda-Lohnart zuordnen. Hinweis Ordnen Sie wiederkehrende Bezüge wie VWL, Dienstwagen, Direktversicherungen, Pensionskassen, Unterstützungskassen und Pfändung in dieser Auswahl nicht zu. Erfassen Sie die Bezüge nach dem Einlesen direkt in der jeweiligen Komfort-Erfassung von Agenda LOHN:»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Festbezüge«
Seite 9 8. Alle nicht zugeordneten Bezüge werden angezeigt. Drucken Sie die Liste aus, um die Festbezüge zu ergänzen. 9. Start des Imports:
Seite 10 10. Abschluss des Imports: <OK>.
Seite 11 3.4. Agenda Importierte Daten kontrollieren Personaldaten»Stammdaten Personaldaten«. Achtung 1. Überprüfen Sie nach dem Import die Personaldaten aller Arbeitnehmer! In Einzelfällen können Personaldaten unvollständig sein. 2. Beim Import können bestimmte Arbeitnehmer-Merkmale nicht eindeutig zugeordnet werden und müssen manuell im Personalstamm überprüft und gepflegt werden: Der Pauschalsteuersatz bei kurzfristig beschäftigten Arbeitnehmern wird beim Import automatisch mit»25% AG«vorbelegt. Abwälzung der pauschalen Lohnsteuer»2%«für geringfügig Beschäftigte auf den Arbeitnehmer. Rentenart Freiwillige Rentenversicherung Wöchentliche Arbeitszeiten Urlaubsanspruch Gleitzonenkennzeichen Hinweis Arbeitnehmer mit unvollständigen Personaldaten werden durch ein Symbol gekennzeichnet. Beim Öffnen des fehlerhaften Arbeitnehmers durch Doppelklick erhalten Sie eine Fehlerbeschreibung. Nach erfolgter Korrektur ist das Symbol nicht mehr sichtbar.
Seite 12 Vortragswerte Beitragsnachweise (Schätzverfahren) Tatsächliche Beitragsschuld Wenn im vorherigen Abrechnungssystem die tatsächlichen SV-Beiträge zum Abgabetermin ermittelt wurden (kein Schätzverfahren), besteht keine Abrechnungsdifferenz hinsichtlich der Krankenkassen. Es sind keine weiteren Schritte notwendig. Voraussichtliche Beitragsschuld (Schätzverfahren) Wenn im vorhergehenden Abrechnungssystem die voraussichtliche Beitragsschuld ermittelt wurde, ist die Differenz zwischen der voraussichtlichen und endgültigen Beitragsschuld des Vormonats noch nicht an die Krankenkasse übermittelt. Die Differenz muss bei den einzelnen Krankenkassen in LOHN vorgetragen werden. Start mit Agenda LOHN Start der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist der 01. August. Letzter Abrechnungsmonat mit Fremdsoftware Im vorhergehenden Abrechnungssystem wurde zum 20. Juli eine voraussichtliche Beitragsschuld von 500 Euro übermittelt. Die tatsächliche, nicht übermittelte Beitragsschuld beläuft sich zum 31. Juli auf 600 Euro. Differenzbetrag Die Differenz zwischen der voraussichtlichen und tatsächlichen Beitragsschuld beträgt 100 Euro. Erfassen Sie in LOHN die Differenz als Vortragswert bei der Krankenkasse.»Stammdaten Mandanten-Krankenkassen Register: Vortragswerte«
Seite 13 Im alten Abrechnungssystem wurde die voraussichtliche Beitragsschuld für den ersten Abrechnungsmonat übermittelt Wenn im alten Abrechnungssystem die voraussichtliche Beitragsschuld für den ersten Abrechnungsmonat übermittelt wurde, müssen die versendeten Beitragsnachweise storniert werden. Nutzen Sie hierzu sv.net. Bei Fragen wenden Sie sich an die entsprechende Krankenkasse. 4. 4.1. Details Import von Festbezügen Festbezüge Ordnen Sie während des Importvorgangs die Festbezüge direkt zu oder legen Sie für die Festbezüge individuelle Lohnarten in Agenda LOHN an:»stammdaten Lohnarten«1. Markieren Sie eine Agenda-Lohnart mit gleichen oder ähnlichen Merkmalen und klicken Sie auf. 2. Hinweis mit <OK> bestätigen. 3. Nummer größer als 1000 vergeben.
Seite 14 4. Ggf. Änderungen vornehmen und : 5. Neue Lohnart durch Doppelklick in den Lohnimport-Assistenten übernehmen. Hinweis Individuell angelegte Lohnarten werden von Agenda bei gesetzlichen Änderungen nicht gepflegt!
Seite 15 Festbezüge in der Komforterfassung Ordnen Sie folgende Lohnarten beim Importvorgang nicht direkt zu: VWL Dienstwagen Direktversicherungen Pensionskassen Unterstützungskassen Darlehen Pfändung Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen KV/PV Gesamtbeiträge zur freiwilligen KV/PV Arbeitgeberzuschüsse zur privaten KV/PV Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge zum Versorgungswerk Erfassen Sie die Abrechnungsbestandteile nach dem Einlesen in der jeweiligen Komfort-Erfassung von Agenda LOHN.»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Festbezüge«Übrige Festbezüge ohne Zuordnung Eine Liste der betreffenden Festbezüge haben Sie während des Importvorgangs erhalten. Hinterlegen Sie relevante Festbezüge in den Personaldaten:»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Festbezüge«4.2. Import von Lohnkontowerten Automatischer Import von SV-Werten über die»digitale LohnSchnittstelle«nicht möglich»stammdaten Personaldaten Register: Dialog Schaltfläche: Lohnkontowerte«. Erfassen Sie folgende Werte manuell: SV-Brutti (KV, PV, RV und AV) Insolvenzgeld-Brutto BG-Werte (Gefahrentarif, BG-Stunden und BG-Brutti) SV-Beiträge des Arbeitnehmers (KV, PV, RV und AV) SV-Beiträge des Arbeitgebers (KV, PV, RV und AV) SV-Tage (KV, PV, RV und AV) Winterbau-Umlage des Arbeitnehmers (Baulohnberechnung) VWL Verdienstbescheinigung DirV Verdienstbescheinigung Zukunftssicherung SV-frei Zukunftssicherung steuerfrei
Seite 16 Vorträge Sozialversicherung Vorträge Berufsgenossenschaft
Seite 17 4.3. ELSTER-Zertifikat Für die Datenübermittlung an die Finanzverwaltung benötigen Sie ein Organisations-Zertifikat von ELSTER. Hinterlegen Sie das Zertifikat in den Kanzleidaten in Agenda ARBEITSPLATZ.»Bestand Kanzleidaten bearbeiten Register ELSTER-Zertifikate«. 5. Wichtige Informationen Nr. 1601 Schnelleinstieg LOHN Nr. 1625 Ermittlung der voraussichtlichen Beitragsschuld Nr. 1651 Direktversicherung Nr. 1694 ELStAM Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale Nr. 1672 Lohnarten Nr. 1704 Digitaler Lohnnachweis Nr. 86224 Zentrale Datenübermittlung