Fragen und Antworten. FacturaPlus - FAQ. Buchhaltung, Artikel, Produkte. Benutzername und Passwort. Druck und Einzahlungsschein

Transkript

1 n und en Buchhltung, Artikel, Produkte Ist die kostenlose Version von FcturPlus uch für meine Buchhltung geeignet? Knn ich in der kostenlosen Version von FcturPlus uch Artikel oder Produkte erfssen? Benutzernme und Psswort Knn ich den Benutzernmen ändern? Knn ich ds Psswort ändern? Wie lnge ist mein Psswort gültig? Druck und Einzhlungsschein Wie muss ich meinen Drucker konfigurieren, dmit meine Einzhlungsscheine korrekt bedruckt werden? Wo erhlte ich ornge Einzhlungsscheine? Wo knn ich die mm für den Einzhlungsschein npssen, dmit die ESR-Referenznummer korrekt, und im dfür vorgesehenen Feld, ngezeigt wird? Gibt es eine Schblone, mit der ich meinen Probedruck bzw. meinen Einzhlungsschein kontrollieren knn? Nein. Die kostenlose Version von FcturPlus, welche von Riffeisen zur Verfügung gestellt wird, ist usschliesslich für die Fkturierung geeignet. Für einen erweiterten, kostenpflichtigen Funktionsumfng können Sie lenux.ch gerne kontktieren. Nein. In der kostenlosen Version von FcturPlus, welche von Riffeisen zur Verfügung gestellt wird, können keine Artikel oder Produkte erfsst werden. Für einen erweiterten, kostenpflichtigen Funktionsumfng können Sie lenux.ch gerne kontktieren. Den Benutzernmen können Sie us Supportgründen nicht ändern. J. Ds Psswort können Sie jederzeit unter den Benutzereinstellungen ändern. Ds Psswort ist 90 Tge gültig. Dnch werden Sie ufgefordert, Ihr Psswort zu ändern. Die Anleitung dzu finden Sie in der Benutzernleitung im Kpitel Druckereinstellungen oder direkt über den Link Ornge Einzhlungsscheine können Sie bei Ihrer Riffeisenbnk oder in einer Ppeterie beziehen. Unter dem Menüpunkt Benutzereinstellungen können Sie die Seitenränder entsprechend npssen. Erfssen Sie eine Zhl (z.b. 2), werden die mm nch rechts oder nch unten verschoben. Erfssen Sie dvor ein Minus (-2) werden die mm nch links oder nch oben verschoben. Wichtig: Erstellen Sie einen Probedruck, Ihre Riffeisenbnk knn den Probedruck für Sie überprüfen. J. Auf der letzten Seite oder unter dem Link finden Sie eine Schblone, mit der Sie Ihren Probedruck kontrollieren können. Drucken Sie die Schblone uf ein trnsprentes Folien-Ppier und legen Sie dieses über Ihren Probedruck. Achten Sie dbei uf die rot mrkierten Stellen. Wichtig: Bitte lssen Sie Ihren Probedruck nschliessend von Ihrer Riffeisenbnk überprüfen, dmit eine reibungslose Verrbeitung gewährleistet werden knn Version 2.0 Seite 1 von 5

2 Kunden/-Mitgliederstmm Knn ich für den Import der Kundendten mein eigenes Excel verwenden? Wieso knn ich meine Kundendten nicht importieren? Wieso wurden meine Kundendten im System durch den Import überschrieben? Ws soll ich jetzt tun? Knn ich den Kundenstmm mnuell erfssen und gleichzeitig Kundendten vi Excel importieren? Weshlb sind meine Kunden keiner Kundengruppe zugeordnet, obwohl ich die Kundengruppe im Import-Excel erfsst hbe? Wie knn ich eine spezifische Mitglieder-/Kundenliste generieren? Nein! Bitte verwenden Sie nur die Vorlge, welche Ihnen im System unter dem Menüpunkt Import/Kunden zur Verfügung gestellt wird. Überschreiben Sie die Beispiel-Kunden mit Ihren eigenen Kundendten und erfssen Sie weitere Kunden, die Sie importieren möchten. Verwenden Sie für den Import die Vorlge? Bitte verwenden Sie nur die Excel-Vorlge welche Ihnen im System unter Import/Kunden zur Verfügung steht. Sind Ihre Kundendten korrekt erfsst? Bitte überprüfen Sie Ihre Eingben und chten Sie uf die Beschreibung im Kommentrfeld in der Spltenüberschrift. Der Kommentr wird Ihnen ngezeigt, indem Sie mit der Mus über die Spltenüberschrift fhren. Hben Sie Splten oder gnze Zeilen im Excel entfernt? Es dürfen keine Splten und Zeilen im Excel gelöscht oder hinzugefügt werden. Hben Sie die Splten AA, AB oder AC verändert? Die Splten AA, AB und AC müssen immer die vorgegebenen Werte enthlten, verändern oder löschen Sie diese Werte nicht. Sind mehr ls 500 Kunden gleichzeitig importiert worden? Es können mx. 500 Kunden uf einml importiert werden. Die Kundendten in FcturPlus werden durch den Import überschrieben. Teilen Sie deshlb immer jedem Kunden eine eindeutige Kundennummer zu. Erfssen und korrigieren Sie die Kundendten im Excel und importieren Sie es erneut. Die Kundendten werden dnn im System ktulisiert/hinzugefügt. Den Kundenstmm können Sie mnuell erfssen und vi Excel importieren. Es wird ber empfohlen, nur eine der beiden Vrinten zu wählen. Es muss uf jeden Fll druf gechtet werden, dss jedem Kunden, eine eindeutige Kundennummer zugeteilt wird. Mit dem Import werden Kundendten überschrieben, sofern die Kundennummern nicht eindeutig sind. Kundengruppen können nur utomtisch zugeordnet werden, sofern diese vorgängig im System erfsst wurden. Eröffnen Sie deshlb die Kundengruppen vor dem Import der Kundendten unter dem Menüpunkt Kunden und,kundengruppen im System. Vrinte 1: Exportieren Sie lle erfssten Kunden unter Kunden und Kunden exportieren. Die Dten im Excel können nch Ihren Bedürfnissen gefiltert und sortiert werden. Vrinte 2: Unter Kunden und Kunden suchen können Sie gewünschte Checkboxen ktivieren und uf Liste nzeigen klicken. Um diese Dten zu verwenden, können Sie die Liste mrkieren und in ein Excel kopieren. Die Dten können nch Ihren Bedürfnissen gefiltert und sortiert werden Version 2.0 Seite 2 von 5

3 Abstimmung Zhlungseingänge Benötige ich E-Bnking um die utomtische Abstimmung nutzen zu können? Wie knn ich meine Rechnungen mnuell bstimmen? Wo knn ich die ESR-Gutschriftsdten herunterlden? J. Dmit Ihre Zhlungseingänge vi ESR-File importiert werden können, benötigen Sie E-Bnking. Ihre Riffeisenbnk eröffnet für Sie einen ESR-Stmm, dmit Sie Ihre ESR-Dten im E-Bnking herunterlden und in FcturPlus importieren können. Über den Menüpunkt Rechnungen suchen können Sie die gewünschte Rechnung mit Klick uf die Rechnungsnummer öffnen. Unter dem Abschnitt Zhlungseingng können Sie ds Dtum, den bezhlten Betrg und wenn Sie möchten, eine Notiz im dfür vorgesehenen Feld erfssen. Speichern Sie nschliessend Ihre Eingben. Ihre ESR-Gutschriftsdten können Sie im E-Bnking herunterlden. Klicken Sie im E-Bnking uf bereitstehende ESR-Gutschriften und definieren Sie, welche ESR-Dten Sie herunterlden möchten. Klicken Sie dnn uf Weiter und Herunterlden. Speichern Sie die Dtei b und importieren Sie diese nschliessend in FcturPlus. Sie finden die ESR-Gutschriftsdten uch unter dem Menüpunkt Dtentrnsfer und ESR-Downlod. Rechnungen Wieso werden nicht lle Rechnungen ngezeigt? Knn mein Rechnungsempfänger die vi E-Mil generierten Rechnungen usdrucken und zur Post bringen? Wieso knn ich meinem Kunden/Mitglied keine E-Mil Rechnung senden? Knn ich bereits erstellte Rechnungen wieder löschen? Unter dem Menüpunkt Rechnungen suchen knn die Suche individuell eingestellt werden. Bei der Rechnungssuche werden stndrdmässig die offenen Rechnungen ngezeigt. Wählen Sie die Checkbox Geschlossen, um uch die geschlossenen bzw. bezhlten Rechnungen in der Übersicht zu sehen. Nein. Die E-Milrechnungen sind für ds elektronische Bezhlen der Rechnungen gedcht. Verfügt Ihr Rechnungsempfänger beispielsweise über E-Bnking, knn er die für die Zhlung benötigten Dten (z.b. die ESR-Referenznummer) kopieren und im der Zhlungsmske einfügen so wird ihm ds Abschreiben ersprt. Möglicherweise hben Sie keine E-Mildresse erfsst. Über den Menüpunkt Kunden suchen können Sie mit Klick uf den Nmen des Kunden die Kontktdten öffnen. Erfssen Sie im Feld E- Mil die E-Mildresse Ihres Kunden und speichern Sie Ihre Änderung. J. Sie können offene sowie geschlossene Rechnungen löschen. Suchen Sie die gewünschte Rechnung über den Menüpunkt Rechnungen suchen. Durch Klicken uf die Rechnungsnummer wird die Rechnung ngezeigt. Klicken Sie uf Löschen, um die Rechnung definitiv zu löschen Version 2.0 Seite 3 von 5

4 Mssenrechnung / Rechnungsserie Ws ist der Unterschied zwischen einer Mssenrechnung und einer Rechnungsserie? Mit der Funktion Mssenrechnung können Sie eine Rechnung für mehrere Kunden gleichzeitig erstellen. Mit der Rechnungsserie können Sie mehrere Rechnungen für einen oder uch mehrere Kunden erstellen. Wechsel zu einer nderen Riffeisenbnk / Bnkkonten verwlten Muss ich mich neu registrieren und ein zweites FcturPlus Konto eröffnen, wenn ich meine Riffeisenbnk wechsle? Wo knn ich meine IBAN-Nummer ändern? Wie knn ich ein Bnkkonto inktivieren? Wo knn ich ein Bnkkonto hinzufügen/berbeiten/löschen? Nein. Sie müssen lediglich Ihre lten Bnkkonten im System inktivieren und die Bnkkonten der neuen Riffeisenbnk hinzufügen. Ddurch werden Ihre zukünftigen Rechnungen mit der neuen ESR-Referenznummer generiert. IBAN-Nummern können im System nicht geändert oder gelöscht werden. Inktivieren Sie ds nicht mehr benötigte Bnkkonto und fügen Sie ein neues Bnkkonto mit der neuen IBAN-Nummer hinzu. Öffnen Sie unter dem Menüpunkt System und Bnkkonto die Bnkkonto-Detils und setzen Sie ein Gültig bis Dtum. Aktulisieren und speichern Sie Ihre Eingbe. Unter dem Menüpunkt System und Bnkkonto können Sie ein neues Bnkkonto hinzufügen oder die Beschreibung des Bnkkontos ändern. Die Löschung eines Bnkkontos ist nicht möglich. Fusion ( Zusmmenschluss von Riffeisenbnken ) Ws muss ich tun, wenn meine Riffeisenbnk mit einer nderen Riffeisenbnk fusioniert? Sie müssen nichts unternehmen. Ihr FcturPlus Konto bleibt bestehen und Ihre neue IBAN- Nummer wird während der Fusion Ihrer Riffeisenbnk ngepsst. Ihre Rechnungen werden nch Abschluss der Fusion mit Ihrer neuen ESR-Referenznummer generiert. Druckhintergrund ( Briefkopf, Logo, Wsserzeichen, Bild ) Knn ich einen Druckhintergrund uf meinen Rechnungen nzeigen? J. Über den Menüpunkt System/Einstellungen können Sie einen Hintergrund ls PDF Dtei hochlden. Achten Sie druf, dss der Druckhintergrund nicht zu gross ist. Der Druckhintergrund sollte so erstellt sein, dss die Empfängerdresse und der Einzhlungsschein noch korrekt bedruckt und nicht mit einem nderen Text oder Bild überschrieben oder bedeckt werden Version 2.0 Seite 4 von 5

5 Schblone für Kontrolle Einzhlungsschein Drucken Sie die Schblone uf ein trnsprentes Folien-Ppier und legen Sie dieses über Ihren Probedruck. Bitte lssen Sie Ihren Probedruck nschliessend von Ihrer Riffeisenbnk überprüfen, dmit eine reibungslose Verrbeitung gewährleistet werden knn. Achtung! Stellen Sie sicher, dss ds PDF nicht verkleinert gedruckt wird (100 %) und chten Sie druf, dss Ihre Einzhlungsscheine korrekt im Drucker liegen. b Positionierungsecken: Legen Sie die linke und rechte Positionierungsecke uf dieselben Positionierungsecken Ihres Einzhlungsscheins. Codierzeile: Ihre Codierzeile uf dem Einzhlungsschein muss genu mit dem Rster übereinstimmen. Ihre Codierzeile knn ein- oder zweizeilig sein. b Version 2.0 Seite 5 von 5