SEPA in Vereinen Veränderungen im Beitragseinzug. Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 1

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1 SEPA in Vereinen Veränderungen im Beitragseinzug Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 1

2 Die Nassauische Sparkasse Flächensparkasse mit über qkm Geschäftsgebiet in Hessen und Rheinland-Pfalz Bilanzsumme 11,8 Mrd. Euro 2100 Mitarbeiter in über 140 Finanzcentern Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 2

3 Unsere Zielsetzung: Wir möchten m Sie für f r alle Fragen zum Thema SEPA in Vereinen fit machen Die anfallenden Fragestellungen bei der Umstellung in Ihrem Verein frühzeitig erkennen und lösenl Ihre Arbeit im Verein mit unseren Lösungen L unterstützen tzen und vereinfachen Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 3

4 Agenda Was bedeutet SEPA? Das SEPA-Grundwissen für f r Ihren Allgemeingebrauch Beitragseinzüge ge mit SEPA Das SEPA-Mandat Der SEPA-Mandatstext Die SEPA-Vorlagefristen Ihre notwendigen Maßnahmen Unsere LösungsvorschlL sungsvorschläge ge für f r Sie Ihre Fragen Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 4

5 SEPA-Grundwissen: SEPA Single Euro Payment Area Teilnehmende Länder Land Belgien Bulgarien Dänemark Deutschland Estland Finnland Frankreich Griechenland Großbritannien Irland Island Italien Liechtenstein Litauen Luxemburg Lettland Land Malta Monaco Niederlande Norwegen Österreich Polen Portugal Rumänien Schweiz Schweden Spanien Slowenien Slowakei Tschechien Ungarn Zypern Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 5

6 SEPA-Grundwissen: SEPA der Zahlungsverkehrsraum in Europa Definition SEPA ist der einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum, in dem inländische und grenzüberschreitende Zahlungen in Euro nach gleichen Regeln behandelt werden. Somit wird mittelfristig nicht mehr zwischen nationalen und grenzüberschreitenden europäischen Zahlungen unterschieden. Zielsetzung SEPA ermöglicht grenzenloses Bezahlen in ganz Europa durch die Nutzung einheitlicher Zahlungsverkehrsinstrumente und Standards. Bargeldlose Zahlungen sollen damit in 31 Staaten Europas so einfach, sicher und effizient getätigt werden wie bereits die heutigen Inlandszahlungen. Inländische ndische Zahlungsverkehrsverfahren werden kraft EU-Verordnung zum durch den SEPA-Zahlungsverkehr ersetzt und eingestellt. Abgeschafft werden somit: - Einzugsermächtigungslastschrift und Abbuchungsaufträge - Kontonummer und Bankleitzahl und Datenträgeraustausch-Format Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 6

7 SEPA-Grundwissen: Veränderungen im Überweisungsverkehr Wie bereits bei der EU-Überweisung erfolgt die Beauftragung nur mittels IBAN und BIC; vermerken Sie daher Ihre IBAN und BIC auf Ihren Kommunikationsmitteln (Briefe etc.) Feste europaweite Laufzeitzusage (seit ) Buchungstag + 1 Arbeitstag (Beleglos) Buchungstag + 2 Arbeitstage maximal (Beleghaft) Bitte beachten Sie die aktuellen Einreichungszeiten, die in den Preis- und Leistungsverzeichnissen der Banken und Sparkassen aufgeführt sind Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 7

8 Agenda Was bedeutet SEPA? Das SEPA-Grundwissen für f r Ihren Allgemeingebrauch Beitragseinzüge ge mit SEPA Das SEPA-Mandat Der SEPA-Mandatstext Die SEPA-Vorlagefristen Ihre notwendigen Maßnahmen Unsere LösungsvorschlL sungsvorschläge ge für f r Sie Ihre Fragen Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 8

9 Beitragseinzüge ge mit SEPA: Das SEPA-Mandat Rechtliche Grundlage für f r den Einzug von SEPA-Lastschriften Gegenüber den Mitgliedern (Verbraucher) kann nur das SEPA- Basismandat (CORE) eingesetzt werden Jedes SEPA-Mandat benötigt eine individuelle Mandatsreferenz, die dem Zahlungspflichtigen vor dem ersten Einzug mitgeteilt werden muss Die vergebenen Mandatsreferenzen müssen m nachvollziehbar sein (durch Mandatsakte), Änderungen müssen m dort vermerkt werden Der Einzug einer SEPA-Lastschrift erfolgt mit einem festen schriftlich oder in Textform mitgeteilten FälligkeitsterminF Versand einer Vorab-Information (Pre-Notification) schriftlich oder in Textform vor dem Einzug (wenn nicht anders vereinbart mindestens 14 Tage vor Fälligkeitsdatum) F WICHTIGE INFORMATION Änderungen von Fälligkeitsdatum F oder Betrag erfordern eine neue Vorab-Information Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 9

10 Beitragseinzüge ge mit SEPA: Weitere Einzelheiten zum SEPA-Mandat Der Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen (ohne Angabe von Gründen) gilt bis acht Wochen nach der Kontobelastung Einzüge ohne gültiges g Mandat können k bis zu 13 Monate rückwirkend r vom Zahlungspflichtigen zurückgegeben werden Das Mandat muss im Original aufbewahrt und ggf. auf Verlangen der Bank bzw. zur Wahrung des eigenen Anspruchs vorgezeigt werden Nur schriftlich erteilte und vorliegende Einzugsermächtigungen könnenk in SEPA-Mandate gewandelt werden Rechtsgrundlage hierzu sind die im Juli 2012 vollzogenen AGB-Änderungen der Kreditinstitute Mitteilung über die Wandlung in Textform erforderlich Nicht genutzte SEPA-Mandate verfallen nach 36 Monaten der Nicht- Nutzung Das Mandat muss aber mindestens noch 14 Monate nach KündigungK im Original aufbewahrt werden WICHTIGE INFORMATION Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 10

11 Beitragseinzüge ge mit SEPA: Der SEPA-Mandatstext WICHTIGE INFORMATION Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 11

12 Beitragseinzüge ge mit SEPA: Die SEPA-Vorlagefristen Aus Verbraucherschutzgründen müssen m SEPA-Lastschriften grundsätzlich einige Tage vor dem Fälligkeitstermin F bei der Bank eingereicht werden Die Vorlagefrist bei Erstlastschriften beträgt sechs* * Bankarbeitstage vor FälligkeitsterminF Die Vorlagefrist bei Folgelastschriften beträgt drei* Bankarbeitstage vor FälligkeitF (*= zusätzlicher benötigter Bearbeitungstag bei Naspa zur fristgerechten Weitergabe an die Bank des Zahlungspflichtigen) Bei Dateierstellung sollte das Fälligkeitsdatum F von der Software überwacht bzw. eingetragen werden (zumindest bei Naspa-Software ist dies so) Bei verspäteter Einreichung ändert die Naspa das Fälligkeitsdatum eigenständig ndig (siehe Inkassovereinbarung) Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 12

13 Fristen im Überblick Vorlagefristen der Zahlstelle Zu beachten von Einreicher (ZE) und seiner Bank Rückgabefristen Zu beachten vom Zahlungspflichtigen und seiner Bank Daher Einreichung 6 Tage vorher! D-14 Kalendertage Absendung Vorabinformation (Pre-Notification) über Betrag und Datum des Lastschrifteinzugs durch den ZE an den ZP (andere Frist kann vertraglich zwischen Zahler und Zahlungsempfänger vereinbart werden) D-5 Arbeitstage (TARGET) Spätester Vorlagezeitpunkt von Erst- und Einmallastschriften bei Zahlstelle* D-2 Arbeitstage (TARGET) Spätester Vorlagetermin von Folgelastschriften bei Zahlstelle* D = Fälligkeitsdatum = Belastungsdatum D+5 Arbeitstage (TARGET) Rückgabefrist durch die Zahlstelle D+8 Wochen Erstattungsanspruch des ZP D+13 Monate Erstattungsanspruc h des ZP für unautorisierte Transaktionen (SONDERFALL), bei dem kein gültiges Mandat vorlag Daher Einreichung 3 Tage vorher! ZUSATZINFORMATION *Gemäß SEPA-Basislastschrift-Regelwerk muss die Lastschrift spätestens an D-5, D-2 bzw. D-1 der Zahlstelle vorliegen, die Cut-off-Zeit für die Einreichung beim Kreditinstitut des Zahlungsempfängers kann jedoch früher sein. Quelle: DSGV Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 13

14 Die Übersicht zum Vergleich: Nutzungsmöglichkeit Festes Fälligkeitsdatum Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen Eindeutige Identifikation des Mandats SEPA-Basis-Lastschrift national und grenzüberschreitend (in Euro) ja 8 Wochen ab Belastung; 13 Monate bei nicht rechtsgültigem Mandat ja (durch Mandatsreferenz und Gläubiger-ID) Einzugsermächtigungsverfahren rein national (in Euro) nein (bei Sicht) 8 Wochen ab Belastung nein Kundenkennung IBAN und BIC Kontonummer und BLZ Geltungsdauer des Mandats Aufbewahrung Original des Mandats unbefristet bis Widerruf, Mandatsverfall nach 36 Monaten bei Nichtnutzung beim Zahlungsempfänger unbefristet bis Widerruf beim Zahlungsempfänger Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 14

15 Agenda Was bedeutet SEPA? Das SEPA-Grundwissen für f r Ihren Allgemeingebrauch Beitragseinzüge ge mit SEPA Das SEPA-Mandat Der SEPA-Mandatstext Die SEPA-Vorlagefristen Ihre notwendigen Maßnahmen Unsere LösungsvorschlL sungsvorschläge ge für f r Sie Ihre Fragen Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 15

16 Ihre notwendigen Maßnahmen Gläubiger ubiger-identifikationsnummer (Creditor Identifier) beantragen ( id.bundesbank.de) SEPA-Lastschriftverfahren bei Ihrem Kreditinstitut (Naspa) vereinbaren Umstellung der Bankverbindungen der Mitglieder in Ihrer Vereinsmitgliederverwaltung Vergabe einer Mandatsreferenz für f r jedes SEPA-Mandat Information der Mitglieder Einzug der SEPA-Lastschriften über das Online-Verfahren unter Beachtung der Vorlagefristen Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 16

17 Agenda Was bedeutet SEPA? Das SEPA-Grundwissen für f r Ihren Allgemeingebrauch Beitragseinzüge ge mit SEPA Das SEPA-Mandat Der SEPA-Mandatstext Die SEPA-Vorlagefristen Ihre notwendigen Maßnahmen Unsere LösungsvorschlL sungsvorschläge ge für f r Sie Ihre Fragen Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 17

18 Unsere LösungsvorschlL sungsvorschläge ge für f r Sie Gläubiger ubiger-identifikationsnummer (Creditor Identifier) beantragen ( id.bundesbank.de) SEPA-Lastschriftverfahren bei Ihrem Kreditinstitut (Naspa) vereinbaren Die Kreditinstitute holen derzeit die neuen SEPA-Vereinbarungen bei Ihnen ein. Falls Sie vorzeitig auf SEPA-Mandate umstellen möchten, m fordern Sie bei ihrer Bank oder Sparkasse die neue Vereinbarung aktiv an. Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 18

19 Unsere LösungsvorschlL sungsvorschläge ge für f r Sie Umstellung der Bankverbindungen der Mitglieder in Ihrer Vereinsmitgliederverwaltung in IBAN und BIC Vergabe einer Mandatsreferenz für f r jedes SEPA-Mandat Prüfen Sie, ob Ihre Mitgliederverwaltung eine automatisierte Umstellung in IBAN und BIC ermöglicht. Alternativ bieten wir für r Ihre freien Mitgliederbestände mit unserem SEPA-Account Account Konverter eine Unterstützungssoftware tzungssoftware an. Ebenso ist die Generierung und Archivierung der Mandatsreferenz notwendig. Für F r jedes (zahlende) Mitglied sollte eine eigene MR erzeugt werden. Eine Auftrennung von Familieneinzügen ist sinnvoll. Unsere Software SPG-Verein unterstützt tzt Sie bei der Umstellung auf das neue SEPA- Zahlverfahren Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 19

20 Unsere LösungsvorschlL sungsvorschläge ge für f r Sie Information der Mitglieder Informieren Sie Ihre Mitglieder über die SEPA-Umstellung, bzw. führen Sie im Rahmen der Generalversammlung die Umstellungsentscheidung herbei. Teilen Sie allen (zahlenden) Mitgliedern VOR dem ersten Einzug die Gläubiger ubiger-id, die Mandatsreferenz UND den ersten Einzugstermin mit. Verbinden Sie dieses - soweit möglich m - mit der einem Einzug vorausgehenden Vorab-Information (Pre-Notification). Ergänzen Sie Ihr Beitrittsformular um das SEPA-Mandat Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 20

21 Unsere LösungsvorschlL sungsvorschläge ge für f r Sie Beispiel: Einführung und Information der Mitglieder Beschlussfassung z.b. im Rahmen der jährlichen Mitgliederversammlung herbeiführen - Vorher Aufnahme eines Tagesordnungspunktes "SEPA-Änderung in den Ablaufplan - Vorstellung des neuen Verfahrens und Beschlussfassung zur Umstellung auf die künftige Belastung mittels SEPA-Basis-Lastschrift - Aufnahme der Beschlussfassung in das Sitzungsprotokoll unter Angabe der Gläubiger-ID, dem Hinweis zur Umstellung auf Mandatsreferenznummern und dem erstem Fälligkeitsdatum (ggf. Formulierung "Mitgliedsnummer ist Mandatsreferenznummer ) - Verteilung des Sitzungsprotokolls an alle (zahlenden) Mitglieder Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 21

22 Unsere LösungsvorschlL sungsvorschläge ge für f r Sie Einzug der SEPA-Lastschriften über das Online-Verfahren unter Beachtung der Vorlagefristen Mit dem SEPA-Verfahren ändert sich auch das technische Format der Lastschriftdatei (anstelle DTAUS.TXT jetzt SEPA.XML). Prüfen Sie rechtzeitig, ob Ihre Mitgliederverwaltung das richtige SEPA-Datensatzformat ausgeben kann. Die aktuelle Naspa- Software ist bereits SEPA-ready. Die Naspa nimmt mit SEPA generell keine Datenträger oder Lastschriftbelege mehr zur Verarbeitung an. Die Übertragung der Lastschrifteinzüge muss elektronisch erfolgen. Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 22

23 Unsere LösungsvorschlL sungsvorschläge ge für f r Sie Die Wahl des sicheren Umstellungszeitpunkts Auch trotz des Vorlaufs stehen noch nicht bei allen Banken und Sparkassen sämtliche s Übertragungswege vollständig bereit. So ist z.b. die Übertragung der SEPA.XML-Datei über derzeit noch in Vorbereitung. Die Bereitstellung wird im November 2013 erfolgen. Wir empfehlen daher, in 2013 alle Vorbereitungen zu treffen, den ersten regulären ren Einzug mit SEPA im Dezember 2013 oder Januar 2014 durchzuführen. hren. Ausnahme: Der Verein verfügt über eine Electronic-Banking Banking- Software, z.b. SFirm oder Starmoney Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 23

24 Unsere LösungsvorschlL sungsvorschläge ge für f r Sie: SPG Verein Ist Ihre Vereinsverwaltungssoftware veraltet bzw. in der vorhandenen Version nicht SEPA-fähig? Verwalten Sie Ihre Lastschriften bisher im Online-Banking Banking- Portal der Ihrer Banken (z.b. als Dauerlastschrift)? Müssen Sie Ihre Daten daher neu erfassen oder eine neue, kostenintensive Softwarelösung kaufen? Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 24

25 Unsere LösungsvorschlL sungsvorschläge ge für f r Sie: SPG Verein Mit SPG-Verein erhalten Sie eine einfache Software, die Sie bei allen anfallenden Aktivitäten im Verein unterstützt Mitglieder- und Beitragsverwaltung mit umfangreichen Selektions-, Sortier- und Listenfunktionen und Serienbriefausgaben, z.b. Spendenbescheinigungen Sinnvolle Ergänzungen für den Verein, z.b. Karteikartenund Archivierungsfunktion für Dokumente Abrechnungsmodul für Trainerabrechnung Beitragseinzug im SEPA-Lastschriftverfahren Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 25

26 Unsere LösungsvorschlL sungsvorschläge ge für f r Sie: SPG Verein Daten der Mitgliedermaske Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 26

27 Unsere LösungsvorschlL sungsvorschläge ge für f r Sie: SPG Verein - Beitragseinzugsmaske Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 27

28 Unsere LösungsvorschlL sungsvorschläge ge für f r Sie: SPG Verein Die SEPA-Umstellungsunterst Umstellungsunterstützungtzung Sehr geehrt«tortf$(s_briefanrede)» in Kürze stellen wir unsere Vereinssoftware und den damit verbundenen Beitragseinzug auf das neue europäische Zahlungsverkehrssystem SEPA um. Damit wir dieses neue System anwenden können, müssen wir Sie, gemäß der diesem System zugrunde liegenden Bedingungen, über einige Neuerungen bzw. Änderungen zeitnah informieren. 1. Für die Abbuchung der Beiträge haben Sie uns bislang eine Einzugsermächtigung erteilt, die auch weiterhin ihre Gültigkeit behält. Sie wird lediglich um die Bedingungen gemäß dem neuen europäischen Zahlungsverkehrssystem SEPA ergänzt, welche wir Ihnen nachfolgend mitteilen. Die bisherige Einzugsermächtigung heißt dann SEPA-Lastschriftmandat. 2. Die Abbuchung der Beiträge erfolgt zukünftig nicht mehr mittels der Konto-Nr. bzw. Bankleitzahl sondern über Ihre internationale Kontonummer (IBAN) und Bankleitzahl (BIC). Neben diesen Daten ist zukünftig eine eindeutige Mandatsreferenz zwischen Ihnen als Mitglied und dem Verein festzulegen. Ferner wird bei den Lastschriftabbuchungen die Gläubiger-ID des Vereins angegeben. Folgende Daten werden Ihnen zukünftig bei den Lastschrifteinzügen übermittelt: IBAN BIC Mandatsreferenz Gläubiger-ID «ToRTF$(S_IBAN)» «ToRTF$(S_BIC)» «ToRTF$(S_Mandatsreferenz)» «ToRTF$(Verein.Sepa_Gläubiger_ID)» 3. Den nächsten Beitrag werden wir Ihnen bereits mit dem neuen Zahlungssystem abbuchen. Sofern Sie mit den vorgenannten Angaben einverstanden sind, brauchen Sie nichts weiter zu unternehmen. Prüfen Sie lediglich, ob die von unserem Programm errechnete IBAN und BIC identisch ist mit den Angaben auf Ihrem Kontoauszug oder auf Ihrer Scheckkarte. Sollte dies nicht der Fall sein, bitten wir Sie, umgehend mit uns Kontakt aufzunehmen. Mit freundlichen Grüßen Der Vorstand Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 28

29 Unsere LösungsvorschlL sungsvorschläge ge für f r Sie: SPG Verein SPG Verein erfordert keine Einmalzahlung Der Abschluss eines Wartungsvertrags zum Preis von 2,50 Euro im Monat sichert Ihnen dauerhafte Aktualität der Software und telefonischen Support durch unsere Naspa-Electronic-Banking-Hotline Gerne erhalten Sie eine Version direkt im Anschluss an die Veranstaltung Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 29

30 Agenda Was bedeutet SEPA? Das SEPA-Grundwissen für f r Ihren Allgemeingebrauch Beitragseinzüge ge mit SEPA Das SEPA-Mandat Der SEPA-Mandatstext Die SEPA-Vorlagefristen Ihre notwendigen Maßnahmen Unsere LösungsvorschlL sungsvorschläge ge für f r Sie Ihre Fragen Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 30

31 Informationsquellen Die SEPA-Informationsseite der Nassauischen Sparkasse Die Seite der Deutschen Bundesbank in Zusammenarbeit mit dem Bundesministerium für f r Finanzen und Mitgliedern des Deutschen SEPA-Rats Ihr Kundenbetreuer im Finanzcenter ist Ihr Ansprechpartner bei weiteren Fragestellungen rund um SEPA, z.b. auch bei der Beantragung des Online-Banking Banking-Vertrags Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 31

32 Vielen Dank für f Ihr Interesse Nassauische Sparkasse April 2013 Seite 32