Interne Stärken- und Schwächenanalyse

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Stefanie Roth
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1 Interne Stärken- und Schwächenanalyse Chancen und Potentiale Heerespersonalamt Michael Theuritzbacher Österreichischer CAF-Tag 2007 Wien, 29. November

2 Agenda 1. Vorstellung Heerespersonalamt 2. Methoden CAF Mitarbeiterbefragung Analyse anhand des Integrierten Managementsystems (IMS) 3. Synthese IMS-Analyse, CAF und Mitarbeiterbefragung 4. Zusammenfassung 2

3 3

4 Entwicklung - Aufgaben Aufgabenportfolio 1997 Aufgabenportfolio 2007 FW 13,1% HD 2,6% HU 2,5% BE 6,8% Ladung 7,9% EB 2,7% Freiw. Mdg 14,6% AB 0,2% AD AE 0,7% 1,7% BA 0,4% BE 5,9% BF 0,4% EN 7,4% FW 40,1% EN 75,1% ZuZi 0,7% PA 0,2% HU 7,3% HD 10,0% 4

5 Entwicklung - Budget und Personal Budget 160 Mio 140 Mio 120 Mio 100 Mio 80 Mio 60 Mio 40 Mio 20 Mio 0 Mio Personalstand HPA Personalstand ohne KVP

1995 2003 2006 2007 300 250 200 150 100 50

6 Entwicklung IMS, KLR, BPA, E-Gov. Betrieb BSC, AdoScore, AdoAmt, E-Government Pilot, MA-Befragung CAF umfassende Prozessbewertung Prozessgedanke, Adonis, Kundenbefragung IT-Einsatz Automation Kennzahlensystem

7 CAF Entwicklung EFQM AQA Mission Statement Belohnungssystem Leistungsvereinbarung BSC MBO - Zielvorgaben 7. Speyerer Qualitätswettbewerb CAF- Entscheidung Training Kundenbefragung Mitarbeiterbefragung Steuerungsreferate WWW Intranet E-Government Verfahrensvorschriften Neue Aufgaben Personal 75 -> CAF 1 CAF 2 CAF 3 CAF 4 7

Speyerer Qualitätswettbewerb CAF- Entscheidung Training Kundenbefragung

8 KAIZEN kontinuierliche Verbesserung Ständige Verbesserung 8 PLANEN (plan) VERBESSERN- INSTITUTIONALISIEREN (act) AUSFÜHREN (do) ÜBERPRÜFEN (check)

9 Das CAF-Modell Befähiger (Enablers) Ergebnisse (Results) Personalmanagement Mitarbeiterbezogene Ergenisse Führungseigenschaften Strategie und Planung Prozess- und Veränderungsmanagement Kunden-/ Bürgerbezogene Ergebnisse Leistungs- Ergenisse der Organisation Partnerschaften und Resourcen Gesellschaftsbezogene Ergebnisse Innovation und Lernen 9

Veränderungsmanagement Kunden-/ Bürgerbezogene Ergebnisse Leistungs- Ergenisse der

10 Ergebnisse des CAF- Selbstbewertung 2006 umgesetzte Maßnahmen (wichtigste): Mitarbeiterbefragung Kundenbefragungen E-Government (im Inter-/Intranet) Geschäftsprozessmanagement Vollziehungssteuerer/Projektoffiziere CAF im HPA Internetstrategie Fortbildungsseminare Führungskräfteschulungen Leitbild Belohnungsystem neu HPA-Auswahlverfahren Sprachausbildungen Partnerschaften verknüpfte Kriterien 1.1., 2.1., 3.3., 7.1, 7.2., 9.1., , 5.2., 6.1., 6.2., 9.1., , 4.5., 5.2., 5.3., , 5.1., 5.3., 9.1., , 4.4., 5.2., 5.3., , 2.2., 5.1., 9.1., , 4.4., 4.5., , ,

neu HPA-Auswahlverfahren Sprachausbildungen Partnerschaften verknüpfte Kriterien 1.1., 2.1., 3.3., 7.1, 7.2., 9.1., 9.2. 2.1., 5.2., 6.1., 6.2., 9.1., 9.2. 4.2., 4.

11 Basis Mitarbeiterbefragung 1. Zufriedenheit mit dem HPA allgemein 2. Führung 3. Soziale Beziehungen und Betriebsklima 4. Organisation der Arbeit 5. Infrastruktur 6. Belastungen 7. Arbeitsmotivation 11

12 Zufriedenheit mit dem HPA allgemein Wien 8,8 % 12,3 % 18,4 % 41,2 % 17,5 % Linz/Ibk 6,1 % 15,2 % 48,5 % 27,3 % Graz 9,50 14,3 % 9,5 % 38,1 % 23,8 % Gesamt 7,3 % 12,4 % 16,8 % 41,6 % 18,2 % Negativ Positiv 12

13 Workshops 13

14 Themenauswahl 14

15 4-Schritte Model 15

16 Workshops Rückmeldung der Ergebnisse und daraus folgender Maßnahmen an alle Mitarbeiter Amtsleitung und Abteilungsleiter Referatsleiter Referenten 16

17 Prozessmanagement derzeit E-Government Bearbeitungszeit [Minuten] 5,79 2,80 Durchlaufzeit [Tage] 17,46 3,007 17

18 Analyse Anhand des Integrierten Managementsystems (IMS) Welche Maßnahmen tragen zur Optimierung der Steuerung des Heerespersonalamts bei? Ergebnisse von CAF, Mitarbeiterbefragung 1. Steuerung: Schließung von Regelkreisen Workshop IMS Analyse, Aufzeigen CAF-Kreis 2. Organisation: Strukturelle Veränderungen Kritisches Hinterfragen der heutigen / geplanten Organisation (20 Fragen) durch Analyse und Gespräche Zusammenführung der Ergebnisse Auswertung und Ableitung von Handlungsfeldern Definition der Umsetzungsmaßnahmen (wer, was, bis wann) Umsetzung, Umsetzungsbegleitung 1. bei der Detaillierung der neuen Organisation 2. bei der Umsetzung konkreter Maßnahmen Optional: Kontrollinterviews Dezember 2006 Januar/Februar 2007 März Gesamtdauer 18 18

Organisation: Strukturelle Veränderungen Kritisches Hinterfragen der heutigen / geplanten Organisation (20 Fragen) durch Analyse und Gespräche Zusammenführung der Ergebnisse Auswertung und

19 19

20 Das Ergebnis für die Situation in Abteilung D: Ad-hoc Organisationsdiagnose unternehmungsbezogen mitarbeiterbezogen Zeithorizont mehr als ein Jahr Strategische Planung Operative Planung 4 Unternehmungspolitik Organisationsstruktur (Organigramm) 6 7 Organisationsentwicklung Funktionendiagramm (AKV) 22 Stellengestaltung (Job Design) Führungskräftebedarf Managemententwicklungs- u. -nachwuchsplanung Stellenbewertung Salärierung Individuelle Mitarbeiterentwicklung Individuelle Potentialbeurteilung und Laufbahnplanung Zeithorizont weniger als ein Jahr 26 Controlling und Berichtswesen 5 Jahresplanung und Budgets 25 Dispositive Systeme zum Beispiel: Auftragsabwicklung Lagerbewirtschaftung Produktionssteuerung usw Jahresziele (MbO) Summe der Leistungs- und Führungsergebnisse Aufgaben und Schlüsselprobleme der Stelle (Assignments) 9 Verhalten/Ausführung Projekte und Aufträge Monatsziele 10 Wochenziele Tagesziele Persönliche Arbeitsmethodik Leistungsbewertung Kontrolle (Selbstkontrolle) Individuelle Leistungs- und Führungsergebnisse Kaum verbesserbar Verbesserbar aber ausreichend unzureichend 20

u. -nachwuchsplanung Stellenbewertung Salärierung 17 18 Individuelle Mitarbeiterentwicklung Individuelle Potentialbeurteilung und Laufbahnplanung Zeithorizont weniger als ein Jahr 26 Controlling und

21 Maßnahmenplanung Zusammenführung der Ergebnisse (Steuerung, CAF, Mitarbeiterbefragung, Organisation), Auswertung und Ableitung von Handlungsfeldern Abstimmung der Handlungsfelder Unter Beachtung der Ergebnisse der Organisationsanalyse! Handlungsfelder Handlungsfelder Handlungsfelder Stärken/Schwächen Stärken/Schwächen Stärken/Schwächen IMS CAF MA-Befragung

22 Zusammenführung der Handlungsfelder: Positionierung im IMS unternehmungsbezogen mitarbeiterbezogen Personalbedarfsplanung Zeithorizont mehr als ein Jahr Corporate Idendity Kultur und Werte ausformulieren Marketingkonzept (Markt, Zielgruppe) Umweltanalyse Kommunikationspaket (Regelungen, Besprech.) Führungsgrundsätze und Fehlerkultur Good Governance Leitfaden Internetstrategie Prozessanalyse (Handbücher) Produktgruppen + Schnittstellen Analyse Aufgabenverteilung (Struktur, Frequenz) Teambuilding Events Funktionendiagramm Steuerungsbesprechung Fortbildung: Bedarfserhebung, Modifikation FK- Ausbildung Belohnungssystem transparent machen Personalentwicklung (training off the job) HPA Auswahlverfahren Laufbahnplanung Zeithorizont weniger als ein Jahr Befr. von Dienststellenleiter über Zufr. Mit Leistung HPA Benachmarkin (Leitbild, MA + Kundenbefragung) Kosten- und Leistungsrechnung Innerbetriebliches Vorschlagewesen Jahresplanung, Jahresbericht Mitarbeiter-/Zielvereinbarungsgespräch Mitarbeitergespräch Projektmanagement Projektmanagement Fehlende Revision & Amtsinspektion Handlungsempfehlung aus CAF-Analyse Handlungsempfehlung aus IMS-Analyse Handlungsempfehlung aus MA-Befragung 22

23 Chancen - Potentiale ISO 9000ff Business Process Analyse Qualitätszirkel Business Process Management Kundenbefragung Qualitätszirkel Prozessverantwortliche Kundenbefragung Mitarbeiterbefragung Handbücher Handbücher Produktivitätskennzahlen Mission Statement 1 Intranet Produktivitätskennzahlen IMS MA-Partizipation Qualitätszirkel Business Process Management Führungskräfte Coaching Incentive System BSC Kundenbefragung Prozessverantwortliche Mitarbeiterbefragung Personalauswahl KLR Personalentwicklung Handbücher Leistungsvereinbarung Mission Statement 2 MBO Produktivitätskennzahlen E-Government Intranet Benchmarking Organisationsplan Führungskräfte Coaching Prozessverantwortliche Qualitätszirkel Personalauswahl Mission Statement 2 E-Government Business Process Management Incentive System BSC Kundenbefragung Mitarbeiterbefragung Personalentwicklung Handbücher Leistungsvereinbarung Intranet Produktivitätskennzahlen MBO 23

24 Zusammenfassung Ziele konsequent verfolgen Maßnahmen - Umsetzen Potential der MitarbeiterInnen heben Fremdbestimmung Handlungsspielraum Nachhaltigkeit gesichert Kosten 24

25 Danke für Ihre Aufmerksamkeit

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