Management und Archivierung von Daten, Dokumenten und Bildern. Strategie und Konzepte der Firma GWI

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1 Management und Archivierung von Daten, Dokumenten und Bildern Strategie und Konzepte der Firma GWI ORBIS Multimediales Archiv/DMS Hannöversche Archivtage 2005 Folie 1

2 GWI Philosophie bei der Archivierung im KH ORBIS ist eine medizinische Branchenlösung mit holistischem Ansatz Die medizinische Branchenlösung und das DMS/Archiv müssen eine Einheit bilden Applikationsintegriertes Dokumentenmanagement Folie 2

3 Die Vorteile einer Branchenlösung KIS/KPS DMS I Visualisierung der Archiv-Dokumente direkt in der gewohnten Umgebung der med. Branchenlösung Übernahme von Bildern/Dokumenten medizinischer Spezialssteme Nahtlose Bild-, Befund- und Dokumenten-Verteilung Elektronische Formulare (CI) und Archiv-Dokumente (NCI) homogen nebeneinander Folie 3

4 Die Vorteile einer Branchenlösung KIS/KPS DMS II Die Kür: Spezialdokumentation und Workflows mit integrierter DMS-Funktionalität Beispiele: 4 Dokumentenübernahme direkt in die elektronische Dokumentation 4 Dokumentenübernahme direkt im Workflow, im Behandlungszusammenhang, im Vorgang CI meets CI NCI Folie 4

5 Nachteil von Einzel-Informationssstemen und Einzel-Archiven = teure Komplexität Heterogene Informationsssteme KIS ReWe Patientenakte OP Endo... Radiologie Pflege Verschiedenartige Archive Folie 5

6 Vorteile des integrierten multimedialen Archivs hochintegriertes ORBIS Informationssstem: KIS ReWe Patientenakte OP Endo... Radiologie Pflege = Schnittstellenfreiheit da Bestandteil der Basistechnologie hochintegriertes ORBIS Archiv: Folie 6

7 ORBIS Die Struktur der Produktlinien ORBIS ORBIS Basics Basics Basisssteme Basisssteme und und -services -services Patientendaten-/Informations-/Sicherheitsmanagement/Sstembetreuung Patientendaten-/Informations-/Sicherheitsmanagement/Sstembetreuung ORBIS Archiv/DMS ORBIS ORBIS Management Management Unternehmensführung Unternehmensführung und und Rechnungswesen Rechnungswesen ORBIS ORBIS Medical Medical ORBIS ORBIS Medical Medical Basic Basic Allg. Allg. med. med. Dokumentation Dokumentation & Kommunikation Kommunikation ORBIS ORBIS Care Care ORBIS ORBIS Care Care Basic Basic Allg. Allg. pfleg. pfleg. Dokumentation Dokumentation & Kommunikation Kommunikation ORBIS ORBIS Links Links Schnittstellen Schnittstellen Finanz- Finanzund und Anlagenbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Apotheken- Apothekenund und Materialwirtschaft, Materialwirtschaft, Kosten- Kostenund und Leistungsrechnung Leistungsrechnung Behandlungsmanagement, Behandlungsmanagement, Fachrichtungs- Fachrichtungs- & Funktionsstellenssteme, Funktionsstellenssteme, Abteilungsssteme Abteilungsssteme Pflegemanagement Pflegemanagement und und Pflegedokumentation Pflegedokumentation Sstemintegration Sstemintegration Kommunikation Kommunikation ORBIS ORBIS Was Was Organisation Organisation übergeordneter übergeordneter Abläufe Abläufe Folie 7

8 Ein Archiv für Ihr Krankenhaus ORBIS Dokumenten- Scanner Mikroskopie Sonographie Endoskopie Foto Rö-Film- Scanner Administration Rechnungswesen Klinische Arbeitsplätze Diagnostische AP Operative Therapie.....\bilder\endo.bmp Klinik Informations- Sstem ORBIS Dokumentenverwaltung Temporär- Ablage Langzeit- Ablage Dienstleister-CDs Folie 8

9 Praktische Vorteile des integrierten Archivs Verfügbarkeit in zentraler elektronischer Patientenakte mit zentraler, konsistenter Rechteverwaltung Gewohnte, einheitliche Benutzungsoberfläche Maximierung des Informationsangebots (NCI, CI, Workflow) Optimierung der Workflows Keine Schnittstellen Keine Mehrfachspeicherung Archivierung als Dienstleistung im Hintergrund Folie 9

10 Endoskopie Endokopiegeräte werden über Framegrabber (z.t. Direktauslösung) DICOM-Schnittstelle USB angeschlossen Die Bilder werden in OpenMed integriert und an die Patientengeschichte angehängt Die Bilder können direkt in die Dokumentation integriert werden (keine Mehrfachspeicherung) Die Bilder werden im Archiv gespeichert Folie 10

11 Sonographie Sonographiegeräte werden über DICOM-Schnittstelle Framegrabber angeschlossen Die Bilder werden in OpenMed integriert und an die Patientengeschichte angehängt Die Bilder können direkt in die Dokumentation integriert werden (keine Mehrfachspeicherung) Die Bilder werden im Archiv gespeichert Folie 11

12 Fotodokumentation Kameras und Videoquellen werden über USB Kartenleser Framegrabber angeschlossen Die Bilder werden in OpenMed integriert und an die Patientengeschichte angehängt Die Bilder können direkt in die Dokumentation integriert werden (keine Mehrfachspeicherung) Die Bilder werden im Archiv gespeichert Folie 12

13 Hochgeschwindigkeits Dokumentenscanner Vermeidung der Aktenausleihe bis hin zur Auflösung des Papierarchivs Phsische Akten werden im digitalen Archiv gespeichert Schnellerer und effizienterer Zugriff auf alle Arten von Dokumenten In OpenMed integriert und an die Patientengeschichte angehängt Auch Hbridarchivierung mit zusätzlicher Mikroverfilmung möglich Folie 13

14 Beispiel für ein Dokumentationssstem mit Bild- und Scan-Integration: Endoskopie-Informationssstem Befundschreibung Bildverarbeitung Scanning Folie 14

15 Integration von Dokumenten aus konventionelle Archiven Vermeidung der Aktenausleihe bis hin zur vollständigen Auflösung des konventionellen Archivs Die gescannten Dokumente (NCI) stehen gleichberechtigt neben den elektronischen Formularen (CI) Einheitlicher, schneller und effizienter Zugriff auf digitale UND konventionelle Dokumente Folie 15

16 Integriertes KIS - RIS - DMS, Rechte und Recherche Scan- Auftrag ORBIS Operation Diagnostik Chirurgie Arztbriefe Kopfzeile freier Text Kataloge Checkbox,... Grafik KG Produktions- Scanner Bilder Indexdaten Mikrofilmindex Dokumentenverwaltung Temporär- Langzeit- Archiv Archiv Bilder Bausteine Fußzeile Elektronische PA mit - Rechteverwaltung Geschlossener Workflow innerhalb des KIS Einheitliches und umfassendes Rechtesstem Recherchemöglichkeit nach allen Daten im KIS und nicht nur im DMS Folie 16

17 Anwendungsszenarien I Spätes Scannen nach Behandlungsabschnitt oder Entlassung Behandlung 1 Barcode, Trennblätter Behandlung 2 Behandlung 3 Papierakte Scannen ORBIS Nach der Entlassung des Patienten oder nach Ende des Behandlungsabschnitts wird die Patienten-(Teil-)-Akte gescannt. Folie 17

18 Anwendungsszenarien I Spätes Scannen nach Behandlungsabschnitt oder Entlassung Barcode, Trennblätter Altarchiv Papierakte Scannen ORBIS Einscannen großer Mengen alter Patientenakten mit automatischer Zuordnung zur EPA. z.b. durch Aufkleben von Barcodes oder Einlegen von Trennblättern Folie 18

19 Anwendungsszenarien I Spätes Scannen nach Behandlungsabschnitt oder Entlassung Barcode, Trennblätter DB-Report Dienstleister- CDs Altarchiv, Akte nach Entlassung Scannen durch Dienstleister Automatischer Import in ORBIS. ORBIS Folie 19

20 Anwendungsszenarien II Scannen wichtiger Dokumente während der Behandlung Scannen Formularvordruck oder Ausdruck aus ORBIS mit Barcode Ausfüllen Automatische Zuordnung des Dokumententps und ggf. automatische Zuordnung zum Patienten/Fall ORBIS Formularvordrucke oder aus der ORBIS -EPA ausgedruckte Formulare werden ausgefüllt. Den gescannten Dokumenten wird automatisch der (Barcode codierte) Dokumententp zugewiesen. Mittels Barcode codierter Fallnummer können die Dokumente vollautomatisch in ORBIS übernommen werden. Folie 20

21 Anwendungsszenarien IV Archivierung von Ausgangsrechnungen und Auswertungen in FiBu, MaWi und PDM Ziele Archivierung von Ausgangsrechnungen Archivierung von Eingangsbelegen Archivierung von Journalen, Kassenblättern, Kontenblättern, Inventur und Bestellbelegen, OP- und Saldenlisten u.v.a.m Direkter Zugriff auf die Dokumente aus den entsprechenden ORBIS Modulen Folie 21

22 Archivierung von FiBu - Eingangsbelegen Workflow 1. Aufkleben eines Barcodes auf die Rechnung 2. Erfassung des Barcodes bei der Buchung 3. Einscannen der Belege mit automatischer Indizierung (Zuordnung) anhand des aufgeklebten Barcodes Folie 22

23 ORBIS COOL and NICE Technologien und Werkzeuge für r Klinische Prozesssteuerungsssteme ORBIS Cool Communicator allgemeines Interface, Kommunikationsserver zum Management der Kopplung heterogener Ssteme ORBIS Cool Reporter graphische Modellierungsebene für komplexe Abfragen über das ges. ORBIS Datenbank-Schema, entstehende Listen können dnamisch in ORBIS Applikationen eingebettet werden ORBIS Cool Composer Formulartechnik, Benutzerschnittstelle, Graphisches Montagesstem zur Erstellung komplexer Applikationen aus Business Objects, Trennung der medizinischen Logiken vom Laout ORBIS Cool Workflower Graphiktool zur Prozessmodellierung; individuelle Abbildung komplexer Makround Mikroworkflows; Tool zur Verknüpfung bestehender Workflows und ORBIS- Applikationen, d.h. verbindet durch den Composer erstellte Formulare und Applikationen ORBIS Cool Experter Integration einer Regel-Engine (Arden Sntax), Anwendbar für Konsistenzprüfung von Daten, für die Erstellung von fehlervermeidenden Sstemen bis hin zu tatsächlicher Entscheidungsunterstützung Folie 23

24 Zusammenfassung Operation Diagnostik Chirurgie Arztbriefe KG ORBIS mit Klinisches Informationssstem - Workflow - Dokumentation - Archivierung ein Sstem mit komplettem Informationsangebot Umfassende Workflowunterstützung DMS auf Knopfdruck keine Schnittstellenproblematik Folie 24

25 Folie 25

26 Anwendungsszenarien III Applikationsintegrierte Archivierung von (NCI) Dokumenten Ziele DMS Funktionalität ist integraler Bestandteil des Vorganges / der Applikation Einfachste Bedienung Dokumente im Kontext scannen und wiedergeben Integration von elektronischen Formularen (CI) und phsischen Dokumenten (NCI) Beispiele Bildmanagement in der Endoskopie Scannen von Pathologiebefunden in der Endoskopie Pflegedokumentation mit Bildeinbindung Eingangspost-Bearbeitung bei MDK-Fällen Folie 26

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