4. EINSATZVORAUSSETZUNGEN Archivieren und Versenden als PDF-Dokument Versand... 24

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1 OfficePremiumExport

2 Inhaltsverzeichnis FUNKTIONSUMFANG IM ÜBERBLICK... 1 Erweitern des Word Exports (MS Word-Anbindung) Versenden von s (MS Outlook-Anbindung) Archivieren als PDF-Dokument Archivieren als Einzelbrief Anlegen der Archivstruktur FUNKTIONSUMFANG IM DETAIL (ANWENDUNGSBESCHREIBUNG) Erweitern des Word Exports (MS Word-Anbindung) E/A-Abrechnung Kontostände... 4 Abrechnung für ein Miethaus (Betriebs- und Nebenkostenabrechnung) Abrechnung für eine Wohnanlage (WEG-Hausgeldabrechnung) Wirtschaftsplan Objektstamm (Export für alle Nutzer einer Wohnanlage) Nutzerstamm (Export für alle selektierten Nutzer einer Wohnanlage) Anlegen der Archivstruktur Beispiel einer Archivstruktur Anlegen von Archivordnern für bestehende Stammdaten Anlegen von Archivordnern für zukünftige Stammdaten Anzeigen des Archivordners (Beispiel im Nutzerstamm) Der SIDOMO-Reader (Weitergabe von SIDOMO-Ausdrucken als QRP-Dateien) Archivieren und -Versand (MS Office-Anbindung) Unterschied: Serienbrief gegenüber Einzelbrief Archivieren als Gesamt-Serienbrief Archivieren als Einzel-Serienbrief Archivieren als PDF-Dokument Versenden von s (MS Outlook-Anbindung) EINSTELLUNGEN FÜR ARCHIVIERUNG UND -VERSAND Dokumententitel und -Text Automatisches Archivieren Verwendbare Variablen in den Optionen und im Exportformular EINSATZVORAUSSETZUNGEN Archivieren und Versenden als PDF-Dokument Versand Herausgeber: Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein SIDOMO -Zusatzmodul «Office-Premium-Export» (Teil I Beschreibung) Ausgabe Oktober 2009 Copyright Deflize und Partner GmbH Alle Rechte vorbehalten. SIDOMO ist ein eingetragenes Warenzeichen der Deflize und Partner GmbH.

3 1. Funktionsumfang im Überblick Das Modul «Office-Premium-Export» wurde primär für die Erweiterung bestehender Word-Exporte und zur Optimierung der Archivierungsmöglichkeiten konzipiert. Unter anderem beinhaltet dieses Modul folgende Funktionen: Erweiterung des Word-Exports Erstellen eines Abrechnungsbriefs mit Anschreiben + Abrechnung + Wirtschaftsplan + ESt.-Abzug + Tagesordnung + Vollmacht (ein Beispiel von diversen Möglichkeiten - auch für Duplexdruck) -Versand Erstellen und Versenden von Dokumenten als -Anhang Archivierung im PDF-Format Archivieren erstellter Word-Dokumente PDF-Dokument Archivierung als Einzelbrief Archivieren erstellter Word-Dokumente je Nutzer, je Lieferant, je Objekteigentümer in deren Archivordner Anlage einer Archivstruktur Anlegen einer globalen Ordnerstruktur für vorhandene und zukünftige Stammdaten Archivstruktur anlegen Word-Exporte erweitern s versenden Office- Premium- Export Einzelbriefe archivieren Briefe als PDF archivieren Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 1

4 1.1 Erweitern des Word Exports (MS Word-Anbindung) Um einem Mieter eine vollständige Jahresabrechnung zusenden zu können, müssen Bestandteile wie das Anschreiben, die Abrechnung, der Kontoauszug der Vorauszahlungen, die neuen angepassten Vorauszahlungen, der Ausweis gemäß 35a EStG teilweise einzeln ausgedruckt und im Anschluss von Hand einsortiert werden. Wohnungseigentümer benötigen zusätzlich den Wirtschaftsplan, die Tagesordnung und die Vertretungsvollmacht für die Eigentümerversammlung. Mit dem Zusatzmodul «Office-Premium-Export» sind Sie nunmehr in der Lage, diese bisherigen "Einzel-Bestandteile" in ein einziges Word-Dokument zu integrieren. Dadurch entfällt das zeitintensive zusammenzuführen der einzelnen Ausdrucke. Einzig die Heizkostenabrechnung müsste noch einsortiert werden. Unter anderem beinhalten folgende Programmteile die erweiterten Exportfunktionalitäten: E/A-Abrechnung für Objekteigentümer Kontostände für Objekteigentümer (Objektabrechnung) Nebenkostenabrechnung für Mieter Hausgeldabrechnung für Wohnungs- und Teileigentümer Duplexfunktionalität (doppelseitiges Drucken) Durch die ebenfalls erweiterte Duplexfunktionalität kann das Anschreiben auf einem separaten Blatt mit Vorder- und Rückseite gedruckt werden, unabhängig ob das Anschreiben 1 oder 2 Seiten benötigt. Über in Microsoft Word integrierte Makrofunktionen können bedingt Leerseiten zwischen den einzelnen Bestandteilen und den einzelnen Briefen eingefügt werden. Bereitgestellte Seriendrucklagen Die Deflize und Partner GmbH stellt Ihnen hierzu diverse Seriendruckvorlagen zur Verfügung, welche schon viele der verfügbaren Bestandteile beinhalten. Einige dieser Vorlagen wurden zusätzlich für den Duplexdruck optimiert. 1.2 Versenden von s (MS Outlook-Anbindung) Analog zum konventionellen papiergebundenen Schriftverehr kann die Korrespondenz auch auf elektronischem Wege via automatisiert werden. Diese Funktionalität wurde insbesondere auch für Mischformen optimiert, bei denen einzelne Ansprechpartner mit hinterlegter -Adresse das Schreiben per und alle übrigen Ansprechpartner das Schreiben in Papierform erhalten. Der kann das betreffende Dokument als Anhang (bspw. im PDF-Format) beigefügt und mit einem Betreff/Nachrichtentext versehen werden. 1.3 Archivieren als PDF-Dokument Serienbriefe als auch Einzelbriefe können über den Exportdialog im PDF-Format archiviert werden. 1.4 Archivieren als Einzelbrief Diverse Word-Exporte können auch als Einzelbriefe archiviert werden. Beispielsweise werden Rundschreiben an Nutzer in deren nutzerspezifischen Archivordner unter einem individuellen Dokumententitel abgelegt. Dadurch kann die Korrespondenz eines bestimmten Nutzers direkt in dessen Archiv nachvollzogen werden kann. 1.5 Anlegen der Archivstruktur Mit Hilfe des SIDOMO -Archivs kann für sämtliche bestehenden und zukünftigen Stammdaten eine global verfügbare Ordnerstruktur vordefiniert und angelegt werden. Auf die Archivordner können alle Anwender gleichermaßen zugreifen. Die einzelnen Archivordner können aus den jeweiligen Stammsätzen direkt aufgerufen werden. Hinterlegen Sie bereits in SIDOMO die entsprechenden Pfade Ihrer Objektordner und lassen Sie sich beim Erstellen eines Word-Schreibens den Briefnamen automatisch vorschlagen. Auf Wunsch wird der Brief in dem zugehörigen Ordner gespeichert. Auch sämtliche SIDOMO -Protokolle, die Sie bisher in ein einziges Exportarchiv gespeichert haben, können nun automatisiert indem jeweiligen Objektordner archiviert werden. Über die automatische Ansteuerung des Windows-Explorers erhalten Sie einen umfassenden Überblick der vorhandenen Dokumente. SIDOMO-Reader Im Leistungsumfang dieses Moduls ist zusätzlich der sog. SIDOMO -Reader enthalten, mit dessen Hilfe Sie die abgespeicherten SIDOMO -Ausdrucke lesen können, auch ohne das SIDOMO Programm installiert zu haben. Der SIDOMO -Reader kann an Dritte kostenlos weitergegeben werden Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 2

5 2. Funktionsumfang im Detail (Anwendungsbeschreibung) 2.1 Erweitern des Word Exports (MS Word-Anbindung) Der Office-Premium-Export umfasst diverse Programmteile. Den vollständigen Funktionsumfang im Bereich des erweiterten Word-Exportes möchten wir Ihnen anhand der folgenden Tabelle veranschaulichen: Programmteil Bestandteile Musterbriefvorlagen E/A-Abrechnung Objektabrechnung für den Objekteigentümer (Miethaus) Kontostände Objektabrechnung für den Objekteigentümer (Miethaus) Abrechnung NK-Abrechnung (Miethaus) Abrechnung Hausgeldabrechnung (Wohnanlage) Wirtschaftsplan (Wohnanlage) Objektstamm alle Nutzer eines Objekts (Wohnanlage) Nutzerstamm selektierte Nutzer (Wohnanlage) Es kann ein Word-Dokument je Objekt mit folgenden Bestandteilen erzeugt werden: Anschreiben Aufstellung der Einnahmen/Ausgaben Kontoauszug des Objekts Offene-Posten-Liste Es kann ein Word-Dokument je Objekt mit folgenden Bestandteilen erzeugt werden: Anschreiben Aufstellung (komprimiert, detailliert oder detailliert mit Lieferanten) Soll-Haben-Buchungsliste oder Soll- Haben-Summenliste Es kann ein Word-Dokument mit folgenden Bestandteilen erzeugt werden: Anschreiben geänderte Vorauszahlungen Betriebskostenabrechnung Kontoauszug der Vorauszahlungen Es kann ein Word-Dokument mit folgenden Bestandteilen erzeugt werden: Anschreiben Hausgeldabrechnung Kontoauszug der Vorauszahlungen Wirtschaftsplan ESt.-Abzug Tagesordnung inkl. TOPs Vollmacht inkl. relevanter TOPs Es kann ein Word-Dokument mit folgenden Bestandteilen erzeugt werden: Anschreiben Wirtschaftsplan Folgende Exporte erzeugen jeweils ein Dokument je Nutzer innerhalb des Objekts: Stimmzettel Stimmzettel je TOP Tagesordnung Vollmacht inkl. relevanter TOPs Export für ein Objekt: Anwesenheitsliste Es kann ein Word-Dokument je (selektierten) Nutzer als Einladungsschreiben mit folgenden Bestandteilen erzeugt werden: Anschreiben Tagesordnung inkl. TOPs Vollmacht inkl. relevanter TOPs E-A-Abrechnungsbrief inkl. Auszug und OPs.doc Kontoständebrief inkl. S-H-Buchungen.doc Kontoständebrief inkl. S-H-Summen.doc Tipp: Jeweils auch als Duplex-Vorlage verfügbar. Abrechnungsbrief inkl. NK.doc Abrechnungsbrief inkl. NK und VZ.doc Abrechnungsbrief inkl. NK, VZ und ESt.doc Tipp: Jeweils auch als Duplex-Vorlage verfügbar. Abrechnungsbrief inkl. TOP.doc Abrechnungsbrief inkl. NK, VZ, ESt, WP und TOP.doc Tipp: Jeweils auch als Duplex-Vorlage verfügbar. Wirtschaftsplanbrief inkl. WP.doc WEG-Nutzer-Stimmzettel.doc WEG-Nutzer-Stimmzettel (je TOP).doc WEG-Nutzer-Tagesordnung.doc WEG-Nutzer-Vollmacht.doc WEG-Nutzer-Anwesenheitsliste.doc Nutzerbrief für WEG-Versammlung.doc Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 3

6 2.1.1 E/A-Abrechnung Den Export der Einnahmen-Ausgaben-Abrechnung, die üblicherweise für das reguläre Berichtswesen mit dem Objekteigentümer verwendet wird, können Sie jetzt um den Kontoauszug sowie die Offene-Posten-Liste erweitern. Folgende Bestandteile können in die Einnahme-Ausgabe-Abrechnung integriert werden: Anschreiben Zusammenfassung inkl. Objekt-, Bankkonto- und Kontosalden Kontoauszug des Objekts (detaillierte Auflistung sämtlicher Buchungen im gewählten Zeitraum) Offene-Posten-Liste (sämtliche Offene-Posten zum Ende des gewählten Zeitraums) Anwendung Lassen Sie sich wie gewohnt die Zahlen in der E/A- Abrechnung ermitteln und rufen Sie anschließend die Exportfunktion über «Drucken Exportieren E/A- Abrechnung» bzw. «Drucken Exportieren E/A- Abrechnung je Objekt» auf. Wählen Sie anschließend die von SIDOMO zur Verfügung gestellte Serienbriefvorlage. Folgende Vorlage kann verwendet werden: E/A-Abrechnungsbrief inkl. Auszug und OPs.doc Zum Anpassen der von uns zur Verfügung gestellten Seriendruckvorlage, deaktivieren Sie die Option "Seriendruck in neues Dokument" und starten den Export über. In der im Anschluss öffnenden Vorlage können nun Layout und Formatierung angepasst sowie zusätzlich benötigte Seriendruckfelder ergänzt werden Kontostände Den Export aus dem Programmteil Kontostände, der üblicherweise analog zur Einnahme-Ausgabe-Abrechnung für das reguläre Berichtswesen mit dem Objekteigentümer verwendet wird, jedoch zusätzlich Bilanzkontotypen berücksichtigt, können Sie jetzt um die Soll-Haben-Buchungsliste bzw. Soll-Haben-Summenliste erweitern. Folgende Bestandteile können in den Export integriert werden: Anschreiben Aufstellung der Umsätze und Kontostände (komprimiert, detailliert oder detailliert mit Lieferanten) Soll-Haben-Buchungsliste bzw. Soll-Haben-Summenliste Anwendung Lassen Sie sich wie gewohnt die Zahlen im Programmteil Kontostände ermitteln und rufen anschließend die Exportfunktion über «Drucken Exportieren Kontostände» bzw. «Drucken Exportieren Kontostände je Objekt» auf Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 4

7 Im nachfolgend erscheinenden Optionsdialog wählen Sie den gewünschten Modus aus. Je nach gewählter Methode werden die Buchungen nur in Summe je Konto oder detailliert je einzelner Buchung aufgeführt. Wählen Sie anschließend eine von SIDOMO zur Verfügung gestellte Serienbriefvorlage. Folgende Vorlagen können verwendet werden: Kontoständebrief inkl. S-H-Buchungen.doc Kontoständebrief inkl. S-H-Summen.doc Tipp: Jeweils auch als Duplex-Vorlage verfügbar. Zum Anpassen der von uns zur Verfügung gestellten Seriendruckvorlage, deaktivieren Sie die Option "Seriendruck in neues Dokument" und starten den Export über. In der im Anschluss öffnenden Vorlage können nun Layout und Formatierung angepasst sowie zusätzlich benötigte Seriendruckfelder ergänzt werden Abrechnung für ein Miethaus (Betriebs- und Nebenkostenabrechnung) Den Export aus der Nebenkostenabrechnung können Sie zusätzlich um die Nebenkostenkostenabrechnung selbst, die Darstellung der angepassten Vorauszahlungen, den Kontoauszug der geleisteten Vorauszahlungen und den Ausweis gemäß 35a EStG erweitern. Folgende Bestandteile in den Export integriert werden: Anschreiben Nebenkostenabrechnung (Abrechnungsformular analog zum Ausdruck) Darstellung der angepassten Vorauszahlungen (gemäß geänderter Nutzerstaffeln) Kontoauszug der geleisteten Vorauszahlungen Ausweis gemäß 35a EStG Anwendung Besonderheiten bezüglich der "angepassten Vorauszahlungen" Damit auch die neu veranschlagten Vorauszahlungen im Abrechnungsschreiben ausgewiesen werden können, müssen diese im Nutzerstamm hinterlegt worden sein. Wird bspw. die Abrechnung mit dem "Brief-Datum" erstellt, werden zukünftige Staffeln (bspw. zum ) als neue Vorauszahlungen übernommen. Tipp: Die Anpassung der Betriebskostenvorauszahlungen können automatisch über das Modul "Staffeländerung" berechnet und in den Nutzerstamm eingetragen werden. Hierbei werden die für den Abrechnungszeitraum (i.d.r. ein Jahr) angefallenen Kosten der Einheit (wichtig bei Nutzerwechseln) auf die Periode (bspw. monatlich) herunter gerechnet. Wahlweise kann eine prozentuale Anpassung eingepreist werden (nur Modul "Staffeländerung/Mietanpassung"). Besonderheiten bezüglich dem "Ausweis gemäß 35a EStG" Vor dem Berechnungslauf der Abrechnung muss der Ausweis gemäß 35a EStG durchgeführt worden sein, um in den Abrechnungsexport integriert werden zu können (nur Modul "Ausweis gemäß 35a EStG"). Um sämtliche verfügbaren Bestandteile in den Export integrieren zu können, sollte folgende Checkliste abgearbeitet werden: Checkliste Vorauszahlungen angepasst? ESt.-Abzug berechnet? Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 5

8 Lassen Sie die Abrechnung wie gewohnt durchrechnen und exportieren Sie anschließend die Abrechnungsdaten. Es ist unerheblich, ob die Abrechnungsdaten manuell wie in der Abbildung oder automatisch über das Ausgabeformular am Ende des Berechnungslaufes exportiert werden. Wählen Sie anschließend eine von SIDOMO zur Verfügung gestellte Serienbriefvorlage. Folgende Vorlagen können verwendet werden: Abrechnungsbrief inkl. NK.doc Abrechnungsbrief inkl. NK und VZ.doc Abrechnungsbrief inkl. NK, VZ und ESt.doc Tipp: Jeweils auch als Duplex-Vorlage verfügbar. Zum Anpassen der von uns zur Verfügung gestellten Seriendruckvorlage, deaktivieren Sie die Option "Seriendruck in neues Dokument" und starten den Export über. In der im Anschluss öffnenden Vorlage können nun Layout und Formatierung angepasst sowie zusätzlich benötigte Seriendruckfelder ergänzt werden Abrechnung für eine Wohnanlage (WEG-Hausgeldabrechnung) Den Export aus der Abrechnung einer Wohnanlage können Sie zusätzlich um die Hausgeldabrechnung selbst, den Wirtschaftsplan, den Ausweis der steuerbegünstigten Aufwendungen gemäß 35a EStG, den Kontoauszug der geleisteten Hausgeldzahlungen, die Tagesordnung und die Vertretungsvollmacht erweitern. Folgende Bestandteile können in den Export integriert werden: Anschreiben (bspw. auch als Einladungsschreiben zur Eigentümerversammlung) Hausgeldabrechnung (Abrechnungsformular analog zum Ausdruck) Wirtschaftsplan (inkl. geänderter Hausgeldzahlungen) Ausweis gemäß 35a EStG Kontoauszug der geleisteten Hausgeldzahlungen Tagesordnung Vertretungsvollmacht (inkl. beschlussrelevanter TOPs) Anwendung Besonderheiten bezüglich dem "Wirtschaftsplan" Vor dem Berechnungslauf der Abrechnung muss der Wirtschaftsplan durchgeführt worden sein, um in den Abrechnungsexport integriert werden zu können (nur Modul "WEG-Verwaltung"). Besonderheiten bezüglich dem "Ausweis gemäß 35a EStG" Vor dem Berechnungslauf der Abrechnung muss der Ausweis gemäß 35a EStG durchgeführt worden sein, um in den Abrechnungsexport integriert werden zu können (nur Modul "Ausweis gemäß 35a EStG"). Besonderheiten bezüglich der "Tagesordnung" und der "Vertretungsvollmacht" Vor dem Berechnungslauf der Abrechnung müssen die Tagesordnungspunkte erfasst sowie die beschlussrelevanten Tagesordnungspunkte mit dem Merkmal "Stimmzettel" versehen worden sein, um in den Abrechnungsexport integriert werden zu können (nur Modul "Beschluss-Sammlung") Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 6

9 Um sämtliche verfügbaren Bestandteile in den Export integrieren zu können, sollte folgende Checkliste abgearbeitet werden: Checkliste Wirtschaftsplan berechnet? ESt.-Abzug berechnet? Tagesordnung erfasst? TOPs mit dem Merkmal "Stimmzettel" versehen? Wählen Sie im Berechnungslauf der Abrechnung im Formular «Modus Reg. Variable» muss der gewünschte Alternativplan (Wirtschaftsplan), der in den Abrechnungsexport einfließen soll. Lassen Sie die Abrechnung wie gewohnt durchrechnen und exportieren Sie anschließend die Abrechnungsdaten. Es ist unerheblich, ob die Abrechnungsdaten manuell wie in der Abbildung oder automatisch über das Ausgabeformular am Ende des Berechnungslaufes exportiert werden. Wählen Sie anschließend eine von SIDOMO zur Verfügung gestellte Serienbriefvorlage. Folgende Vorlagen können verwendet werden: Abrechnungsbrief inkl. TOP.doc Abrechnungsbrief inkl. NK, VZ, ESt, WP und TOP.doc Tipp: Jeweils auch als Duplex-Vorlage verfügbar. Zum Anpassen der von uns zur Verfügung gestellten Seriendruckvorlage, deaktivieren Sie die Option "Seriendruck in neues Dokument" und starten den Export über. In der im Anschluss öffnenden Vorlage können nun Layout und Formatierung angepasst sowie zusätzlich benötigte Seriendruckfelder ergänzt werden Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 7

10 2.1.5 Wirtschaftsplan In den Export des Wirtschaftsplans kann zum Anschreiben der eigentlich Wirtschaftsplan mit seien einzelnen Bestandteilen integriert werden. Folgende Bestandteile können in den Export integriert werden: Anschreiben Wirtschaftsplan (inkl. geänderter Hausgeldzahlungen) Anwendung Lassen Sie den Wirtschaftsplan wie gewohnt durchrechnen und exportieren anschließend die Wirtschaftsplandaten. Es ist unerheblich, ob die Wirtschaftsplandaten manuell wie in der Abbildung oder automatisch über das Ausgabeformular am Ende des Berechnungslaufes exportiert werden. Wählen Sie anschließend die von SIDOMO zur Verfügung gestellte Serienbriefvorlage. Folgende Vorlage kann verwendet werden: Wirtschaftsplanbrief inkl. WP.doc Zum Anpassen der von uns zur Verfügung gestellten Seriendruckvorlage, deaktivieren Sie die Option "Seriendruck in neues Dokument" und starten den Export über. In der im Anschluss öffnenden Vorlage können nun Layout und Formatierung angepasst sowie zusätzlich benötigte Seriendruckfelder ergänzt werden Objektstamm (Export für alle Nutzer einer Wohnanlage) Im Objektstamm können insbesondere zur Verwaltung von Eigentümergemeinschaften angepasste Word-Exporte erstellt werden. Aus SIDOMO können zwar bisher Stimmzettel und Anwesenheitslisten ausgedruckt, jedoch nicht individualisiert werden. Über das Modul Office-Premium-Export wurden diese Möglichkeiten stark erweitert. Unter anderem ist es nun möglich, Stimmzettel je Tagesordnungspunkt zu erstellen oder eine Vertretungsvollmacht mit den beschlussrelevanten Tagesordnungspunkten zu erstellen. Aus dem Objektstamm können je Eigentümer einer Gemeinschaft folgende Dokumente erzeugt werden: Stimmzettel Stimmzettel je TOP Tagesordnung Vertretungsvollmacht inkl. beschlussrelevanter Tagesordnungspunkte Für das Gesamtobjekt kann weiterhin folgendes Dokument erstellt: Anwesenheitsliste Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 8

11 Anwendung Besonderheiten bezüglich der Stimmzettel Es stehen 2 verschiedene Vorlagen für Stimmzettel zur Verfügung. Sie können entweder einen Stimmzettel mit sämtlichen beschlussrelevanten Tagesordnungspunkten je Eigentümer erstellen oder einen Stimmzettel je beschlussrelevanten Tagesordnungspunkt je Eigentümer erstellen. Besonderheiten bezüglich "Tagesordnung", "Stimmzetteln" und "Vertretungsvollmacht" Vor dem Export müssen die Tagesordnungspunkte erfasst sowie die beschlussrelevanten Tagesordnungspunkte mit dem Merkmal "Stimmzettel" versehen worden sein, um in den Export integriert werden zu können (nur Modul "Beschluss-Sammlung"). Um die verfügbaren Bestandteile in den Export integrieren zu können, sollte folgende Checkliste erfolgreich abgearbeitet werden: Checkliste (für Stimmzettel, Tagesordnung, Vertretungsvollmacht) Tagesordnung erfasst? TOPs mit dem Merkmal "Stimmzettel" versehen? Vorgehensweise im Detail: (1) Objektstamm aufrufen (2) gewünschtes Objekt markieren (3) Kontextmenü aufrufen (4) Funktion Exportieren wählen (5) Exportvariante wählen (hier: WEG-Stimmzettel) Im Anschluss wird Ihnen ein Dialog mit weiteren Einstellungsmöglichkeiten eingeblendet. Als Stichtag muss der Termin der Eigentümerversammlung gewählt werden. Zu diesem Datum müssen auch die relevanten Tagesordnungspunkte erfasst worden sein. Wählen Sie anschließend eine von SIDOMO zur Verfügung gestellte Serienbriefvorlage. Folgende Vorlagen können verwendet werden: WEG-Nutzer-Stimmzettel.doc WEG-Nutzer-Stimmzettel (je TOP).doc WEG-Nutzer-Tagesordnung.doc WEG-Nutzer-Vollmacht.doc WEG-Nutzer-Anwesenheitsliste.doc Zum Anpassen der von uns zur Verfügung gestellten Seriendruckvorlage, deaktivieren Sie die Option "Seriendruck in neues Dokument" und starten den Export über. In der im Anschluss öffnenden Vorlage können nun Layout und Formatierung angepasst sowie zusätzlich benötigte Seriendruckfelder ergänzt werden Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 9

12 2.1.7 Nutzerstamm (Export für alle selektierten Nutzer einer Wohnanlage) Aus dem Nutzerstamm können Sie unabhängig vom Abrechnungsexport ein Einladungsschreiben zur ordentlichen Eigentümerversammlung inkl. der Tagesordnung und einer Vertretungsvollmacht mit den jeweils beschlussrelevanten Tagesordnungspunkten erstellen. Anwendung Besonderheiten bezüglich der "Tagesordnung" und der "Vertretungsvollmacht" Vor dem Berechnungslauf der Abrechnung müssen die Tagesordnungspunkte erfasst sowie die beschlussrelevanten Tagesordnungspunkte mit dem Merkmal "Stimmzettel" versehen worden sein, um in den Abrechnungsexport integriert werden zu können (nur Modul "Beschluss-Sammlung"). Vorarbeiten zur Integration für Uhrzeit und Ort der Versammlung Im Bearbeitungsformular des Objektstamms können Sie unter «Reg. Abrechnung Reg. Verwaltung» die Uhrzeit sowie den Ort der Versammlung eingeben. Diese Daten werden beim Export aus dem Nutzerstamm als Variable "ObjektVersammlung" exportiert. Zur Verwendung der Variable "ObjektVersammlung" muss diese als Seriendruckfeld in die Seriendruckvorlage eingefügt werden. Beispiel: Darstellung in der Seriendruckvorlage Beispiel: Darstellung im fertigen Seriendruckdokument Um die verfügbaren Bestandteile in den Export integrieren zu können, sollte folgende Checkliste erfolgreich abgearbeitet werden: Checkliste (für Stimmzettel, Tagesordnung, Vertretungsvollmacht) Versammlung: Uhrzeit und Ort im Objekt eingetragen? Variable «ObjektVersammlung» in Seriendruckvorlage integriert? Tagesordnung erfasst? TOPs mit dem Merkmal "Stimmzettel" versehen? Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 10

13 Die zu exportierenden Eigentümer können Sie im Nutzerstamm wie gewohnt durch Markieren und Filtern wählen. Rufen Sie die Funktion «Exportieren» im Kontextmenü auf und wählen eine passende Exportvariante (hier: alle Rundbriefteilnehmer). Wählen Sie anschließend die von SIDOMO zur Verfügung gestellte Serienbriefvorlage. Folgende Vorlage kann verwendet werden: Nutzerbrief für WEG-Versammlung.doc Zum Anpassen der von uns zur Verfügung gestellten Seriendruckvorlage, deaktivieren Sie die Option "Seriendruck in neues Dokument" und starten den Export über. In der im Anschluss öffnenden Vorlage können nun Layout und Formatierung angepasst sowie zusätzlich benötigte Seriendruckfelder ergänzt werden Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 11

14 2.2 Anlegen der Archivstruktur Beispiel einer Archivstruktur Folgende Übersicht stellt beispielhaft einen möglichen Aufbau der Archivstruktur dar. Datenbank Firmen Lieferanten Bankkonten Darlehen Firmen... Objekte... Eigentümer Einheiten Dienstleister Abr./W-Plan Eigentümer... Einheiten... Dienstleist.... Nutzertyp (optional) Nutzer... Eigentümer Müller, Anja Müller, Hans Eigentümer Mieter Aust, Tobias Datenbank Firmen Lieferanten Bankkonten DP Real Estate DB Immobilienverw. Deflize & P. Verw.ges. Miethaus Hoher Weg 9 Bürohaus Bergstraße 4 Wohnanlage Siedegasse 7 Gewerbeobj. Industriestr.93 Einheiten Dienstleister Wohnung 2.OG Wohnung 1. OG Laden EG Hausmeister E. Rost Elektroinstall. M. Förstner Notdienst Ernst & Söhne Zwischenmieter Mieter Mieter Schmidt, Reg. Mieter Balz, Horst Mieter Fam. Enz, Mieter Roth, Erna Darlehen Abrechnungen W-Pläne Anlegen von Archivordnern für bestehende Stammdaten In folgenden Stammsätzen kann die Funktion «Ändern Archiv-Ordner» zum Erstellen einer globalen Archivstruktur verwendet werden (für bestehende Stammsätze): Firma Objekt Einheit Nutzer Lieferant Dienstleister Darlehen Bankkonto Objektgruppe Nutzergruppe Analog zur hierarchischen Anlage von Stammdaten in SIDOMO muss auch bei der Anlage von Archivordnern die folgende Hierarchie eingehalten werden: (6) Firma (7) Objekt (Objektarchive müssen immer unter Firmenarchiven liegen, soweit Firmenarchive existieren) (8) Einheit (Einheitenarchive müssen immer unter Objektarchiven liegen, soweit Objektarchive existieren) (9) Nutzer (Nutzerarchive müssen immer unter Einheitenarchiven liegen, soweit Einheitenarchive existieren) Es muss nicht jede Hierarchiestufe angelegt werden. Weiterhin ist es unerheblich, ob sich untergeordnete Archivordner direkt unterhalb des übergeordneten Archivordners befinden Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 12

15 Anlegen von Archivordnern am Beispiel des Nutzerstamms Im ersten Schritt sollten Sie sämtliche Filter deaktivieren, um auch alle derzeit angelegten Nutzer bei der Anlage von Archivordnern berücksichtigen zu können. Im Nutzerstamm können Sie hierzu die Schaltfläche «Alle» verwenden. Alternativ können Sie die Filter auch manuell deaktivieren. Wählen Sie anschließend die Funktion «Andern Archiv-Ordner» des Kontextmenüs. Im nun eigeblendete Abfragedialog wählen Sie die Option «alle Nutzer». Hauptordner Im Feld «Hauptordner» wird der übergeordnete Archivordner angezeigt. Unterordner Im Feld «Unterordner» können Sie aus diversen Variablen und festen Bestandteilen die spezifischen Nutzerarchivordner erstellen lassen. Archiv-Verzeichnisse anlegen Mit Aktivierung dieser Option werden die Archivordner sofort angelegt, die ansonsten bei erstmaliger Verwendung angelegt werden. In unserem Beispiel wird ein Ordner "Mieter" unterhalb des Einheitenarchivs angelegt, unterhalb dessen die jeweiligen Nutzer-Archivordner angelegt werden. Die Nutzer-Archivordner werden aus dem Nachnamen und dem Vornamen des Ansprechpartners zusammengesetzt. Beispiel: «Nutzer Reg. Memo» Im sämtlichen Nutzern unter dem Registerblatt «Memo» wurden nun die entsprechenden Nutzer-Archivordner eingetragen Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 13

16 2.2.3 Anlegen von Archivordnern für zukünftige Stammdaten «Extras Optionen Reg. Archiv Reg. Ordner» Für zukünftige Stammdaten können Sie in den Optionen unter «Extras Optionen Reg. Archiv» die Archivordner hinterlegen. Bei der Neuanlage von Stammsätzen wird der hier vordefinierte Archivordner automatisch beim Abspeichern eingetragen. Die jeweiligen Archivordner können feste und variable Bestandteile enthalten. Hinweis: In den nebenstehenden Beispielen wurde die Archivstruktur passend zur Übersicht «Beispiel einer Archivstruktur» angelegt. «Extras Optionen Reg. Archiv Reg. Ordner (Fortsetzung)» Benötigte und verfügbare Variablen können Sie über das Kontextmenü einfügen Anzeigen des Archivordners (Beispiel im Nutzerstamm) Um sich direkt den Archivordner des Nutzer anzeigen zu lassen, wählen Sie im Kontextmenü die Funktion «Anzeigen Archiv» Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 14

17 Alternativ können Sie innerhalb des Nutzer- Bearbeitungsformulars die auf der rechten Seite angebrachte Schnellstartleiste ( Schaltfläche «Archiv») verwenden. Anschließend gelangen Sie in den SIDOMO - Explorer, der Ihnen schon direkt den gewünschte Archivordner vorgewählt. Über die Funktion «Öffnen» des Kontextmenüs (bzw. Doppelklick) wird das gewünschte Dokument mit dem dazugehörigen Programm angezeigt (bspw. Word, Excel, SIDOMO -Reader, usw.). Innerhalb des SIDOMO -Explorers können Sie Dokumente nach folgenden Merkmalen filtern: Dateinamen Bearbeitungsdatum Dokumenttyp (Word, Excel, PDF, Bilder usw.) Nachdem die Schaltfläche betätigt wurde, werden die entsprechenden Dateien angezeigt. Die Suche von Dateien in Unterordnern sowie die Suche innerhalb des gesamten Dateinamens sind ebenfalls möglich. Alternativ können Sie einfach über die Schaltfläche den Windows-Explorer aufrufen, wobei auch hier direkt der gewählte Archivordner vorgewählt wird Der SIDOMO-Reader (Weitergabe von SIDOMO-Ausdrucken als QRP-Dateien) Im Leistungsumfang dieses Moduls ist zusätzlich der sog. SIDOMO -Reader enthalten, mit dessen Hilfe Sie die abgespeicherten SIDOMO -Ausdrucke lesen können, auch ohne das SIDOMO Programm installiert zu haben. Der SIDOMO - Reader kann an Dritte kostenlos weitergegeben werden Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 15

18 2.3 Archivieren und -Versand (MS Office-Anbindung) Das Standard-Exportformular wurde umfassend für die Archivierung von Dokumenten sowie den Versand von s optimiert. Aus diesem Grund können Sie sämtliche Funktionen direkt aus einem Formular ansteuern. Serienbrief archivieren Einzelbriefe archivieren Exportformular s versenden PDF-Dokument erstellen Unterschied: Serienbrief gegenüber Einzelbrief In der folgenden Übersicht möchten wir Ihnen den Unterschied zwischen der Archivierung des gesamten Serienbriefs und der Archivierung von Einzelbriefen am Beispiel des Exports aus der Abrechnung veranschaulichen. Serienbrief Über die Exportfunktion wird ein Abrechnungsbrief erstellt, welcher sämtliche Einzelschreiben der Nutzer eines Objektes beinhaltet. Dieses Schreiben kann direkt im Archivordner des Objekts gespeichert werden. Einzelbrief Über die Exportfunktion wird ein Abrechnungsbrief erstellt, welcher sämtliche Einzelschreiben der Nutzer eines Objektes beinhaltet. Jedes dieser Einzelschreiben kann eigenständig im Archivordner des jeweiligen Nutzers unter einem individuellen Dateinamen gespeichert werden. Einzelbrief "Schmidt" Einzelbrief "Mayer" Einzelbrief "Müller" Einzelbrief "Mayer" Einzelbrief "Schmidt" Einzelbrief "Müller" gesamter Serienbrief Einzelbrief Einzelbrief Einzelbrief Archivordner des Objekts "Hoher Weg 2" Archivordner des Nutzers "Mayer" Archivordner des Nutzers "Schmidt" Archivordner des Nutzers "Müller" Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 16

19 2.3.2 Archivieren als Gesamt-Serienbrief Der gesamte Serienbrief beinhaltet sämtliche Einzelbriefe. In diesem Archivierungsmodus wird der Gesamt-Serienbrief als ein Dokument im Archivordner des übergeordneten Stammsatzes abgelegt (hier: Objekt-Archivordner). Zur Archivierung des Serienbriefs aktivieren Sie die Funktion «Serienbrief im Archiv speichern». Archivordner Der vorgeschlagener Archivordner wird aus dem übergeordneten Stammsatz (hier: Objekt Reg. Memo) bezogen und kann bei Bedarf geändert werden. Dokumententitel Der vorgeschlagene Dokumententitel wird gemäß den Einstellungen unter «Extras Optionen Archiv Dokumente» generiert und kann bei Bedarf überschrieben werden. Dateiformat: Je nach Verfügbarkeit können folgende Dateiformate für das Archivdokument gewählt werden: DOC (Word ) DOCX (Word 2007) PDF (Adobe) Archivieren als Einzel-Serienbrief In diesem Archivierungsmodus wird jeder einzelne Einzelbrief direkt im Archivordner des Adressaten abgelegt (hier: Nutzer-Archivordner). Folgende Programmteile beinhalten das automatische Archivieren von Einzelbriefen sowie den -Versand: Objektstamm Nutzerstamm Lieferantenstamm Dienstleisterstamm Abrechnung Wirtschaftsplan ESt.-Abzug Sonderumlage Zur Archivierung der Einzelbriefe aktivieren Sie die Funktion «Einzelbrief im Archiv» speichern. Archivordner Der vorgeschlagener Archivordner wird aus dem jeweiligen Stammsatz des Adressaten (hier: Nutzer Reg. Memo) bezogen. Dokumententitel Der vorgeschlagene Dokumententitel wird gemäß den Einstellungen unter «Extras Optionen Archiv Dokumente» generiert und kann bei Bedarf überschrieben werden. Dateiformat: Je nach Verfügbarkeit können folgende Dateiformate für das Archivdokument gewählt werden: DOC (Word ) DOCX (Word 2007) PDF (Adobe) Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 17

20 2.3.4 Archivieren als PDF-Dokument Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, die von SIDOMO über die Verwendung von Seriendruckvorlagen erstellten Word- Dokumente automatisch ins PDF-Format umzuwandeln. Die erstellten PDF-Dokumente können archiviert bzw. als E- Mail-Anhang verwendet werden. Diese Funktion ist in sämtlichen Programmteilen verfügbar, in denen das Exportformular die Funktionen "Serienbrief im Archiv speichern", "Einzelbrief im Archiv speichern" oder "Einzelbrief versenden ( )" unterstützt. Einzelbrief archivieren Serienbrief archivieren versenden PDF- Format Bei der Wahl mindestens einer der vorgenannten Funktionen kann das PDF-Format aus dem Dropdownmenü ausgewählt werden. SIDOMO merkt sich das einmal gewählte Dateiformat und wird Ihnen dieses bei späteren Exporten wieder vorschlagen. Folgende Dateiformate können für das Archivdokument gewählt werden: DOC (Word ) DOCX (Word 2007) PDF (Adobe) Voraussetzung zum Archivieren im PDF- Format ist Microsoft Word 2007 und die Installation des Add-Ins "Speichern unter PDF" von Microsoft, welches kostenfrei von der Microsoft-Homepage heruntergeladen werden kann Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 18

21 2.3.5 Versenden von s (MS Outlook-Anbindung) Analog zum konventionellen papiergebundenen Schriftverehr kann die Korrespondenz auch auf elektronischem Wege via automatisiert durchgeführt werden. Diese Funktionalität wurde insbesondere auch für Mischformen optimiert, bei denen einzelne Ansprechpartner mit hinterlegter -Adresse das Schreiben per und sämtliche übrigen Ansprechpartner das Schreiben in Papierform erhalten. Der kann das betreffende Dokument als Anhang (bspw. im PDF-Format) beigefügt und mit einem Betreff/ -Text versehen werden. Folgende Programmteile beinhalten das automatische Archivieren von Einzelbriefen sowie den -Versand: Objektstamm Nutzerstamm Lieferantenstamm Dienstleisterstamm Abrechnung Wirtschaftsplan ESt.-Abzug Sonderumlage Voraussetzung zum automatisierten Erstellen und Versenden von s ist der Einsatz einer vollständig konfigurierten Microsoft Outlook-Installation (Version 2007). alle Ansprechpartner mit Korrespondenzfunktion mit Anlage für Ansprechpartner mit -Adresse Brief in Papierform für Ansprechpartner ohne -Adresse für alle Nutzer kann das Schreiben archiviert werden Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 19

22 Funktionsweise Schritt 1 Exportformular (alle zum Export bereitgestellte Ansprechpartner) Für den Export nach Word werden wie bisher sämtliche selektierten Ansprechpartner (Nutzer, Lieferanten, Objekteigentümer) bereitgestellt. Aktivieren Sie im Exportformular die Funktion "Einzelbriefe versenden" und wählen Sie das gewünschte Dateiformat für den -Anhang. Der Versand von s kann unabhängig von der Archivierung des Gesamt- und Einzelbriefs gesteuert werden. Tragen Sie anschließend den Betreff und den Nachrichtentext der ein. In die Felder "Betreff" und "Nachricht" können Sie über das Kontextmenü (Rechtsklick) Variablen einfügen. Den Nachrichtentext können Sie zusätzlich in den Optionen unter «Extras Optionen Archiv Dokumente» vordefinieren. Schritt 2 Abfrage zur Erstellung der s (nur Ansprechpartner mit hinterlegter -Adresse) Im Anschluss werden von SIDOMO alle Ansprechpartner mit eingetragener -Adresse ermittelt und für die Erstellung einer bereitgestellt. SIDOMO berücksichtigt ausschließlich die 1. -Adresse! Nutzer ohne eine hinterlegte -Adresse werden in der unteren Rubrik aufgelistet. Bei Bedarf können Sie die Meldung und die darin gelisteten Adressaten über die Schaltfläche nach Microsoft Word exportieren. Die bisher in den Ansprechpartnern unter der Gruppe "Korrespondenz" verwendeten Merkmale zur Erstellung des Schriftverkehrs bleiben weiterhin maßgebend. Nur Ansprechpartner, denen eine primäre -Adresse eingetragen wurde, erhalten auch eine . Eingetragene -Adressen in den Feldern " -Adresse 2" bleiben unberücksichtigt. Die erstellten s werden an Microsoft Outlook übergeben. Den einzelnen s wird der jeweilige Einzelbrief als Anlage beigefügt. Sämtliche weiteren Schritte, wie insbesondere das automatische Senden und Empfangen von s, werden ausschließlich von Microsoft Outlook gesteuert. Im Regelfall brauchen Sie hier keine weiteren manuellen Eingriffe vornehmen werden Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 20

23 Schritt 3 Abfrage zur Erstellung der Briefe zum Ausdruck (nur Ansprechpartner ohne hinterlegter -Adresse) Nachdem die s an Microsoft Outlook übergeben wurden, erhalten Sie in der folgenden Meldung die Auflistung sämtlicher Ansprechpartner, denen keine - Adresse hinterlegt wurde. Es werden also nur noch solche Ansprechpartner für die Erstellung eines herkömmlichen Schreibens bereitgestellt, die im vorherigen Schritt keine erhalten haben. Nach erfolgter Bereitstellung können Sie die Briefe direkt ausdrucken. Schritt 4 Bereitstellung des gesamten Serienbriefs (alle zum Export bereitgestellte Ansprechpartner) Zum Abschluss des gesamten Exportlaufes wird der "Gesamt-Serienbrief" mit sämtlichen Ansprechpartnern erzeugt. Dieser kann bei Bedarf bspw. für das manuelle Archivieren weiterverarbeitet werden Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 21

24 3. Einstellungen für Archivierung und -Versand 3.1 Dokumententitel und -Text In den Optionen unter «Extras Optionen Reg. Archiv Reg. Dokumente» kann der beim Archivieren vorgeschlagene Dateiname und der Nachrichtentext für s hinterlegt werden. Über das Kontextmenü (Rechtsklick im Eingabefeld) können verfügbare Variablen eingefügt werden. Serienbrief Definieren Sie hier über feste und variable Bestandteile den Dateinamen/Dokumententitel des zu archivierenden Gesamtserienbriefs vor. Der Dateiname wird im Exportformular vorgeschlagen und kann dort noch abgeändert werden. Beginnt das Archivdokument mit der variablen Datumsangabe "JJJJ-MM-TT", dann können die archivierten Dokumente später einfach über das führende Datum im Dateinamen in chronologischer Reihenfolge sortiert werden. Einzelbrief Definieren Sie hier über feste und variable Bestandteile den Dateinamen/Dokumententitel des zu archivierenden Einzelbriefs vor. Der Dateiname wird im Exportformular vorgeschlagen und kann dort noch abgeändert werden. Die Variable «PartnerNachname» enthält bspw. den Nachnamen des Ansprechpartners. Insbesondere für Stammsätze mit mehreren Ansprechpartnern ist dies sinnvoll. Daher sollte der Einzelbrief wenigstens einen unterscheidbaren Bestandteil des Ansprechpartners beinhalten! Einzel- s Bei Bedarf geben Sie hier den zum Versenden von s benötigten Nachrichtentext ein. Sie können auch hier variable und feste Bestandteile verwenden. Der Nachrichtentext wird im Exportformular vorgeschlagen und kann dort noch abgeändert werden. Beispiel: Dateiname Dateiname:... JJJJ-MM-TT_<<PartnerNachVorname>> (<<Musterbrief>>) Datum: Nachname des Ansprechpartners:... Müller Vorname des Ansprechpartners:... Gerhard Seriendruckvorlage/Musterbrief:... Abrechnungsbrief.doc Ergebnis für Dateinamen: _Müller, Gerhard (Abrechnungsbrief) 3.2 Automatisches Archivieren Unter «Extras Optionen Reg: Fortsetzung Reg. Einstellungen Reg. Export» können Sie entscheiden, welche der Archivierungsfunktionen im Exportformular automatisch aktiviert werden sollen. Diese können im Exportformular bei Bedarf manuell wieder aktiviert bzw. deaktiviert werden. Word-Serienbriefe archivieren Word-Einzelbriefe archivieren Excel-Arbeitsmappen archivieren Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 22

25 3.3 Verwendbare Variablen in den Optionen und im Exportformular Die nachfolgend aufgeführten Variablen können in den Optionen unter «Extras Optionen Reg. Archiv Reg. Dokumente» und im Exportformular als Dokumententitel, -Betreff und -Text verwendet werden. Variable der Seriendruckvorlage Diese Variable beinhaltet den Dateinamen der Seriendruckvorlage (Musterbrief). <<Musterbrief>>... z.b. "Abrechnungsbrief.doc" "Abrechnungsbrief" Variablen der Systemdaten Diese Variablen werden aus dem Systemdatum des ausführenden Rechners generiert. <<JJJJ-MM-TT>> ( ) <<HH-NN-SS>> (13:45 Uhr und 17 Sek.) Variablen des Ansprechpartners Diese Variablen werden aus dem Ansprechpartner generiert, der in dem jeweiligen Schreiben als Adressat verwendet wird (bspw. Nutzer, Objekteigentümer, Lieferant). <<PartnerNachname>>... Müller <<PartnerVorname>>... Gerhard <<PartnerNachVorname>>... Müller, Gerhard <<PartnerZusatz>>... Müller & Söhne GmbH <<PartnerBriefanrede>>... Sehr geehrter Herr Müller, (Sehr geehrter Herr «N1»,) Variablen des angemeldeten Benutzers Diese Variablen werden aus dem Sachbearbeiter generiert, der dem derzeit in SIDOMO angemeldeten Benutzer zugeordnet wurde. Dem Administrator kann kein Sachbearbeiter zugeordnet werden. Unter «Extras Benutzerverwaltung» kann der Administrator Benutzern bestimmte Sachbearbeiter zuordnen. Die Daten des Sachbearbeiters können unter «Grunddaten Sachbearbeiter» eingesehen und abgeändert werden. <<BenutzerName>>... Maria Schmidt <<BenutzerZeichen>>... ms <<BenutzerTelefon>> / <<BenutzerTelefon_2>> / <<BenutzerMobiltelefon>> / <<BenutzerTelefax>> / <<BenutzerE_Mail>>... Variablen der aktuellen Firma Diese Variablen werden aus der aktuellen Firma generiert. Exportieren Sie bspw. Daten aus der SIDOMO -Firma "Deflize und Partner GmbH", dann werden die Daten dieser Firma exportiert. <<BenutzerFirmaName>>... Deflize und Partner GmbH Immobilienverwaltung ( «Name» + «Name(F.)») <<BenutzerFirmaName_F>>... Immobilienverwaltung ( «Name(F.)») <<BenutzerFirmaStrasse>>... Hoher Weg 2 <<BenutzerFirmaPlzOrt>> Ludwigshafen a. Rhein Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 23

26 4. Einsatzvoraussetzungen Um den vollständigen Funktionsumfang des Moduls «Office-Premium-Export» nutzen zu können, müssen diverse Voraussetzungen erfüllt sein. Bitte entnehmen Sie aus der folgenden Übersicht die Kompatibilität mit Ihrer derzeitigen Microsoft Office Installation. Wir empfehlen den Einsatz des jeweils aktuellsten Service Packs. MS Office 2000 MS Office XP (2002) MS Office 2003 MS Office 2007 Erweiterter Export teilweise 1 teilweise 1 X X Duplex-Funktionalität teilweise 1 teilweise 1 X X Archivieren als Einzelbrief - - X X Archivieren als PDF-Dokument X Archivieren als DOCX-Dokument X Versand - - teilweise 2 X 1 Die Funktionsfähigkeit ist abhängig von der Rechnerausstattung (insbesondere vom Arbeitsspeicher) und vom installierten Service Pack. 2 Vor jeder erhalten Sie eine Sicherheitsabfrage von Microsoft Outlook Archivieren und Versenden als PDF-Dokument Voraussetzung zum Archivieren im PDF-Format ist Microsoft Word 2007 und die Installation des Add-Ins "Speichern unter PDF", welches kostenfrei von der Microsoft-Homepage unter folgendem Link heruntergeladen werden kann: Das Add-In kann laut Microsoft unter den Betriebssystemen Windows Server 2003, Windows Vista und Windows XP (inkl. SP2) installiert werden Versand Voraussetzung zum automatisierten Erstellen und Versenden von s ist der Einsatz einer vollständig konfigurierten Microsoft Outlook-Installation (Version 2007). Warnmeldungen in Microsoft Outlook 2007 deaktivieren Mit den folgenden Schritten können Sie störende Warnmeldungen ausblenden, die unter bestimmten Sicherheitseinstellungen bei der Erstellung von s über Microsoft Outlook auftreten. Windows-Sicherheitscenter aktivieren: Häufig deaktivieren Antivirenprogramme das Windows- Sicherheitscenter. Bei deaktiviertem Windows- Sicherheitscenter erhalten Sie von SIDOMO die nebenstehende Abfrage. Um das Sicherheitscenter in Windows XP zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor: (1) Rufen Sie die Einstellungen des Sicherheitscenters über «Start Systemsteuerung Verwaltung Dienste Sicherheitscenter» auf. (2) Wählen Sie im Einstellungsformular die Startup-Option «Automatisch». Das Sicherheitscenter wird nun automatisch bei jedem Start des Rechners geladen. (3) Um das Sicherheitscenter sofort zu aktivieren, wählen Sie die Funktion «Starten» des Kontextmenüs. Makros in Outlook zulassen: Unter bestimmten Sicherheitseinstellungen erhalten Sie von Microsoft Outlook vor der Erstellung jeder einzelnen die nebenstehende Sicherheitsabfrage. Um die Sicherheitsabfrage von Microsoft Outlook auszublenden, gehen Sie wie folgt vor: (1) Rufen Sie in Microsoft Outlook das Vertrauenscenter unter «Extras Vertrauenscenter Makrosicherheit» auf. (2) Wählen Sie die Option «Keine Sicherheitsüberprüfung für Makros» aus Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 24

27 Sollten Sie Interesse an einer ausführlichen Schulung haben, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. Die Deflize und Partner GmbH führt in regelmäßigen Abständen Kurse für Einsteiger und Fortgeschrittene durch. Ihr Team der... Deflize und Partner GmbH Hoher Weg Ludwigshafen Tel.: / Fax: / info@sidomo.de Internet: Deflize und Partner GmbH, Ludwigshafen am Rhein 25