Jenseits von Excel. Kollaboratives Projektmanagement

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1 Jeseits vo Excel. Kollaboratives Projektmaagemet Loht sich systematisches Vorgagsmaagemet? I dieser Studie möchte wir ahad vo drei Awedugsfälle ud drei Methode beispielhaft utersuche, warum sich immer mehr Orgaisatioe etschließe, ei systematisches Aufgabe- ud Vorgagsmaagemet eizuführe. Die zugrude gelegte Zahle köe i Ihrem spezielle Fall etwas aders aussehe, aber die Aussage bleibe im Prizip ud i der Größeordug erhalte. Zusammefassug für Etscheider Diese Studie zeigt dass für kleie Teams (3 bis 10 Mitarbeiter) durch systematisches Vorgagsmaagemet ierhalb weiger Woche zwische ud Euro eigespart werde köe, dass ohe systematisches Vorgagsmaagemet das Risiko der Auslieferug fehlerhafter Produkte deutlich höher ist als mit eiem solche System, dass die Ivestitios- ud Eiführugskoste für typische Vorgagsmaagemet-Werkzeuge im Verhältis zur mögliche Produktivitätssteigerug uerheblich sid. Die Studie utersucht drei verschiedee Awedugsfälle, ahad derer das Potetial der verschiedee Asätze zum Vorgagsmaagemet evaluiert wird. Die Awedugsfälle lasse sich relativ eifach auf adere Bediguge übertrage. Die drei Awedugsfälle Um a diskutierbare ud belastbare Zahle zu komme, beutze wir drei Awedugsfälle, die im Folgede beschriebe sid. Fall A: 5 Techiker, 3 Vorgäge pro Tag Dieser Fall steht für das typische Bug Trackig oder Issue Trackig, vor allem i Phase mit hoher Ereigisdichte wie z.b. währed der Itegratio oder im Test. Wir ehme a, dass pro Techiker oder Etwickler drei Vorgäge pro Tag hereikomme ud abzuarbeite sid. Wir gehe also davo aus, dass pro Woche 5 x 3 x 5 = 75 Vorgäge afalle ud abgearbeitet werde müsse. Diese Vorgagsdichte wird meist icht über die gesamte Projektlaufzeit erreicht, ist aber für Test- ud Itegratiosphase icht ugewöhlich. Itegratios- ud Testteam, 5 Mitarbeiter, 3 Vorgäge pro Tag pro Mitarbeiter Fall B: 10 Nutzer, 2 Vorgäge pro Woche Dieser Awedugsfall steht für das Cotrollig i eiem allgemeie, auch icht-techische Projekt. Um eie gute Verfolgbarkeit der eizele Projektvorgäge zu erreiche, werde jedem Bearbeiter pro Woche zwei Aufgabepakete zugewiese, die im gleiche Zeitraum abgearbeitet werde köe. Weiger Vorgäge pro Woche köe dazu führe, dass Plaabweichuge zu spät erkat werde. Mehr Vorgäge pro Woche erhöhe de Verwaltugsaufwad. Wir gehe i dieser Studie davo aus, dass pro Woche 10 x 2 = 20 Vorgäge abzuarbeite sid. Projektteam, 10 Mitarbeiter, 2 Vorgäge pro Woche pro Mitarbeiter Fall C: 3 Techiker, 10 Vorgäge pro Tag Dieser Awedugsfall soll eie typische Supportdesk oder Helpdesk-Situatio darstelle. I eier solche Awedug gibt es viele Kude, die vo eiem Team vo Techiker uterstützt ud betreut werde. Afrage der Kude köe i der Regel schell bearbeitet werde; die Techiker köe pro Tag eie größere Azahl a Vorgäge abschließe. Wir gehe also davo aus, dass pro Woche 3 x 10 x 5 = 150 Vor-

2 gäge afalle ud auch abgearbeitet werde köe. Suppportteam, 3 Mitarbeiter, 10 Vorgäge pro Tag pro Mitarbeiter Freistil, Excel ud Vorgagsmaagemetsystem I jeder kommerzielle Orgaisatio gibt es Aufgabezuorduge ud Arbeitsabläufe, ierhalb derer kokrete Vorgäge oder Aufgabe abzuarbeite sid. Zum Beispiel ka eier Perso die Betreuug vo 10 Kude zugeordet sei. Diese komme u mit kokrete Afrage ud Probleme auf ihre Betreuer zu, der sich um eie Lösug kümmert. Die Verwaltug dieser Aufgabe ka mehr oder weiger systematisch ud effektiv orgaisiert werde. Wir ehme im Folgede drei typische Methode heraus. Methode I: Freistil Uter Freistil verstehe wir ad hoc-methode, wie z. B. telefoische Aufahme vo Vorgäge, Notizzettel, s oder Gespräche auf dem Gag. Die erforderliche Sychroisatio vo Probleme ud Aufgabe über mehrere Bearbeiter ud mit de Projektveratwortliche fidet meist i Besprechuge statt. Die Freistil -Methode beutzt keie spezielle Werkzeuge ud bedarf auch keier Schulug oder Eiführug, es falle damit keie Ivestitioskoste a. Es gibt drei wesetliche Probleme mit dieser Methode: 1. Vorgäge gehe verlore 2. Vorgäge werde icht oder zu spät a adere kommuiziert 3. Vorgäge werde mehrfach bearbeitet Für die spätere Bewertug gehe wir davo aus, dass 5% aller Vorgäge bei dieser Vorgehesweise verlore gehe bzw. adere zu spät mitgeteilt werde. Bei der Verspätug gehe wir davo aus, dass diese durchschittlich 4 Tage beträgt, uter der Aahme vo wöchetliche Besprechuge. Bei der Mehr- fachbearbeitug gehe wir davo aus, dass 0,5% aller Vorgäge doppelt bearbeitet werde. Methode II: Excel Viele Orgaisatioe merke schell, dass die Freistil - Methode problematisch ist. Da sich viele Mitarbeiter auf de Etwurf vo Excel-Tabelle verstehe, sammelt ma alle offee Pukte i eier solche Tabelle. Die ubegrezt zur Verfügug stehede Spalte erlaube die Eiführug vo Attribute, ud pro Vorgag verwedet ma eie Zeile. Die erforderliche Sychroisatio fidet typisch etweder über das Verschicke eier solche Tabelle per statt, oder durch eie zetrale Ablage der Tabelle a eiem für alle Beteiligte zugägliche Ort im Dateisystem. Da das Werkzeug (Excel) meist alle Mitarbeiter sowieso scho zur Verfügug steht, falle keie Software-Ivestitioskoste a. Es etstehe Koste durch de Etwurf der Tabelle, meist über eie größere Zeitraum verteilt, ud die Absprache, wie mit dieser Tabelle zu verfahre ist, z. B. wer dari etwas eitrage darf, ud wie Vorgäge eizutrage sid. Wir gehe davo aus, dass der Etwurf der Tabelle igesamt zwei Arbeitstage beötigt. Der erste Etwurf ist wahrscheilich i eier Stude erledigt, aber dieser Etwurf wird im Laufe der Zeit durch Programmierug der Tabelle, Layout ud Farbgestaltug weitere Etwicklugsaufwad ach sich ziehe. Diese Methode hat folgede wesetliche Probleme: 1. Es etstehe lokale Kopie der Tabelle, die icht mehr übereistimme. Das ist auch bei eier zetrale Ablage der Fall, da sich Beutzer erfahrugsgemäß Kopie erstelle. 2. Die Tabelle ka immer ur vo eiem Bearbeiter gleichzeitig bearbeitet werde. Dadurch gehe Vorgäge verlore. 3. Die Tabelle ka aus Versehe modifiziert werde. Dadurch köe Vorgäge gelöscht oder dere Zustad verädert werde. Dadurch gehe Vorgäge uachvollziehbar verlore. 4. Eie Äderugshistorie ka ur vo Had geführt werde, ud ist damit uzuverlässig. 5. Die Methode ist ab eiige 100 Vorgäge icht mehr übersichtlich. Dadurch werde ur wichtige Vorgäge eigetrage, aber icht mehr alle. 6. Äderuge a der Tabelle werde icht automatisch kommuiziert, soder jeder Bearbeiter muss die

3 Tabelle regelmäßig ach Äderuge durchsuche. Dadurch kommt es zu Verzögeruge i der Kommuikatio. Für die spätere Bewertug gehe wir davo aus, dass bei dieser Methode 2% aller Vorgäge verlore gehe, ud es durch die magelhafte Kommuikatio bei 2% der Vorgäge zu eier durchschittliche Verspätug vo 4 Tage kommt. Methode III: Systematisches Vorgagsmaagemet Bei eiem systematische Vorgagsmaagemet ist sichergestellt, dass 1. kei Vorgag verlore geht (es sei de, er wird gar icht eigetrage) 2. jeder Bearbeiter sofort vo ih betreffede Äderuge erfährt 3. jeder Bearbeiter ud Maager eie jederzeit kosistete Sicht auf alle Vorgäge besitzt 4. jede Äderug a eiem Vorgag achvollziehbar dokumetiert ist 5. jederzeit eie übersichtliche Darstellug gewährleistet ist, selbst bei eier sehr große Azahl a Vorgäge. Systematisches Vorgagsmaagemet bedarf eier geeigete Uterstützug durch ei etsprechedes Werkzeug. Es gibt derartige Werkzeuge uter kostefreie ud kommerzielle Lizeze. Die Eigeetwicklug wird i dieser Studie icht weiter betrachtet, da sie i praktisch alle Fälle betriebswirtschaftlich ud techisch icht zu rechtfertige ist. Uabhägig davo, ob das Werkzeug uter eier kostefreie oder kommerzielle Lizez steht, trete durch die Eiführug Ivestitios- ud Schulugskoste auf. Auf der adere Seite gehe wir i dieser Studie davo aus, dass keie Vorgäge mehr verlore gehe ud keie vermeidbare Verspätuge durch magelhafte Kommuikatio mehr etstehe. Die Koste Um zu eier Koste-Nutzebewertug zu komme, müsse wir Aahme mache, welche Folge ei verloreer oder zu spät bearbeiteter Vorgag hat, ud welche Koste dies mit sich brigt. Wir betrachte diese Folge: Auslieferug mit Fehler ud aschließedem Patch Verspätete Auslieferug mit Kosteüberschreitug Ereute Vorgagsmeldug ud dere Bearbeitug Kudeuzufriedeheit Kudeverlust Die Koste häge dabei vom Awedugsfall ab. Die beide letzte Pukte sid quatitativ schlecht zu bewerte ud häge mit dem Kude-Lieferateverhältis, der Brache ud dem kokrete Produkt bzw. der Diestleistug zusamme. Deshalb werde sie i dieser Studie icht weiter betrachtet. Um eie Zahl zu habe, setze wir für eie Tag verspätete Auslieferug als Koste die Azahl der Projektmitglieder mal eiem Tagessatz vo 600 Euro a. Zusätzlich gehe wir vo eiem Umsatz- ud Zisverlust vo 1000 Euro pro Tag verspäteter Auslieferug aus. Diese Zahl ka bei kleie Produkte zu hoch sei, währed sie bei Masseprodukte um mehrere Zeherpoteze überschritte werde ka. Zu eier Gesamtverspätug kommt es ur, we ei verspäteter Vorgag auf dem kritische Pfad liegt. Wir gehe davo aus, dass dies für 25% aller Vorgäge der Fall ist. Die Bearbeitug eier vom Kude kommede Problemmeldug setze wir mit 100 Euro a, ud gehe davo aus, dass ei Fehler im ausgelieferte Produkt zu 5 Kudemelduge führt. Koste für Awedugsfall A ud Methode I Awedugsfall A beschreibt ei typisches Szeario währed der Itegratios- ud Testphase. Wir habe pro Woche 75 Vorgäge. Wir ehme eie Itegratiosphase vo drei Woche a, das wäre 225 Vorgäge. Vo de 225 Vorgäge würde ach der Freistilmethode 5% x 225 = 11 Vorgäge verlore gehe 5% x 225 x 25% = 3 Vorgäge auf dem kritische Pfad um 4 Tage zu spät komme. Wir gehe dabei aber ur vo eier Gesamtverspätug vo 4 Tage aus. Die damit verbudee Koste betrage: 11 x Problemmeldug x 5 Kude x 100 Euro = Euro 4 Tage Verspätug x (1000 Euro + 5 Persoe x 600 Euro) = 16.1 Euro. Die Koste im Prozess ohe systematisches Vorgagsmaagemet liege damit ca Euro höher als mit Vorgagsmaagemet, für eie Itegratiosphase eies kleie Projektes. Selbst we ma alle Koste durch 10 teile würde, oder vo viel weiger Vorgäge ausgige, käme immer och mehrere taused Euro zusamme. Der etscheidede Kostetreiber ist die Verspätug.

4 Koste für Awedugsfall A ud Methode II Wie bei Methode I habe wir pro Woche 75 Vorgäge. Wir ehme auch hier eie Itegratiosphase vo drei Woche a, das wäre 225 Vorgäge. Vo de 225 Vorgäge würde ach der Excel-Methode 2% x 225 = 5 Vorgäge verlore gehe 2% x 225 x 25% = 1 Vorgag auf dem kritische Pfad um 4 Tage zu spät komme. Die damit verbudee Koste betrage: 5 x Problemmeldug x 5 Kude x 100 Euro = 2500 Euro 4 Tage Verspätug x (1000 Euro + 5 Persoe x 600 Euro) = 16.1 Euro. Die Koste i diesem Szeario für eie Prozess ohe systematisches Vorgagsmaagemet liege damit ca Euro höher als mit Vorgagsmaagemet, für eie Itegratiosphase eies kleie Projektes. Selbst we ma alle Koste durch 10 teile würde, oder vo viel weiger Vorgäge ausgige, käme immer och mehrere taused Euro zusamme. Der etscheidede Kostetreiber i diesem Szeario ist die Verspätug. Koste für Awedugsfall B ud Methode I Awedugsfall B beschreibt ei typisches Szeario im ormale Projektmaagemet. Wir habe pro Woche 20 Vorgäge, ud wir ehme eie Projektlaufzeit vo 25 Woche a. Das wäre isgesamt 500 Vorgäge, icht utypisch für ei kleies bis mittelgroßes Projekt. Vo de 500 Vorgäge würde ach der Freistilmethode 5% x 500 = 25 Vorgäge verlore gehe. Wir ehme a, dass ur 10 davo zu Probleme beim Kude führe. 5% x 500 x 25% = 6 Vorgäge auf dem kritische Pfad um 4 Tage zu spät komme. Wir gehe dabei aber ur vo eier Gesamtverspätug vo 12 Tage aus. Die damit verbudee Koste betrage: 10 x Problemmeldug x 5 Kude x 100 Euro = Euro 12 Tage Verspätug x (1000 Euro + 10 Persoe x 600 Euro) = Euro. Die Koste i diesem Szeario für eie Prozess ohe systematisches Vorgagsmaagemet liege damit ca Euro höher als mit Vorgagsmaagemet, für ei Projekt mit 10 Mitarbeiter über ei halbes Jahr. Koste für Awedugsfall B ud Methode II Wie bei Methode I habe wir pro Woche 20 Vorgäge, ud wir ehme auch hier eie Projektlaufzeit vo 25 Woche a. Das wäre isgesamt 500 Vorgäge, icht utypisch für ei kleies bis mittelgroßes Projekt. Vo de 500 Vorgäge würde ach der Excel-Methode 2% x 500 = 10 Vorgäge verlore gehe. Wir ehme a, dass ur 5 davo zu Probleme beim Kude führe. 2% x 500 x 25% = 2 Vorgäge auf dem kritische Pfad um 4 Tage zu spät komme. Wir gehe dabei aber ur vo eier Gesamtverspätug vo 6 Tage aus. Die damit verbudee Koste betrage: 5 x Problemmeldug x 5 Kude x 100 Euro = Euro 6 Tage Verspätug x (1000 Euro + 10 Persoe x 600 Euro) = 42.1 Euro. Die Koste i diesem Szeario für eie Prozess ohe systematisches Vorgagsmaagemet liege damit ca Euro höher als mit Vorgagsmaagemet, für ei Projekt mit 10 Mitarbeiter über ei halbes Jahr. Koste für Awedugsfall C ud Methode I Awedugsfall C beschreibt ei typisches Szeario für eie Support- oder Helpdesksituatio mit drei Mitarbeiter. Wir habe pro Woche 150 Vorgäge, ud wir betrachte eie Zeitraum vo 25 Woche. Das wäre isgesamt 3750 Vorgäge. Vo de 3750 Vorgäge würde ach der Freistilmethode 5% x 3750 = 187 Vorgäge verlore gehe. Wir ehme a, dass diese och eimal aufgeomme werde müsse, d. h. es zu 187 zusätzliche Vorgagsaufahme kommt. 0,5% x 3750 = 19 Vorgäge doppelt bearbeitet werde. Die damit verbudee Koste betrage: 187 x Problemmeldug x 100 Euro = Euro 19 Vorgäge doppelt x 100 Euro = Euro Die Koste i diesem Szeario für eie Prozess ohe systematisches Vorgagsmaagemet liege damit ca Euro pro halbem Jahr höher als mit Vorgagsmaagemet, für ei Support-Team vo 3 Mitarbeiter.

5 Koste für Awedugsfall C ud Methode II Wie für Methode I beschriebe gehe wir vo 150 Vorgäge pro Woche aus, ud wir betrachte eie Zeitraum vo 25 Woche. Das wäre isgesamt 3750 Vorgäge. Vo de 3750 Vorgäge würde ach der Freistilmethode 2% x 3750 = 75 Vorgäge verlore gehe. Wir ehme a, dass diese och eimal aufgeomme werde müsse, d. h. es zu 75 zusätzliche Vorgagsaufahme kommt. Die damit verbudee Koste betrage: 75 x Problemmeldug x 100 Euro = Euro Die Koste i diesem Szeario für eie Prozess ohe systematisches Vorgagsmaagemet liege damit ca Euro pro halbem Jahr höher als mit Vorgagsmaagemet, für ei Support-Team vo 3 Mitarbeiter. Kostelose oder kommerzielle Lizez? Die Studie zeigt, dass ei systematisches Vorgagsmaagemet erhebliches Potetial für eie Produktivitätssteigerug beihaltet. We ma sich etschlosse hat, diese Vorgehesweise eizuführe, biete sich eie Reihe vo frei oder kommerziell verfügbare Werkzeuge a. Das am weiteste verbreitete, multiprojektfähige, webbasierte freie Werkzeug ist Bugzilla. Es eiget sich hauptsächlich für Softwareetwicklugsprojekte ud zur Fehlerverfolgug. Bugzilla ist allerdigs icht eifach zu istalliere, ud für Nicht- Softwareetwickler ur mit größerem Aufwad a eigee Bedürfisse azupasse. Die Uterstützug für verschiedee Zugriffsrechte ud allgemeies Projektmaagemet ist eher auf Ope Source-Projekte zugeschitte ud deckt i viele Fälle icht de Bedarf kommerzieller Arbeitsumgebuge. Der Preis eier Reihe kommerzieller Systeme bewegt sich i dem Rahme, de eie Istallatio ud Apassug vo Bugzilla kostet. Dafür erhält ma i der Regel ei professioell uterstütztes ud dokumetiertes, eifach istallierbares ud kofigurierbares System, das auch vo Nicht-Techiker ohe große Eiarbeitug bediet werde ka. Es gibt eiige System, die uter eier kommerzielle Ope Source-Lizez vertriebe werde, d. h. der Kude erhält auf Wusch de Quellcode. Steibeis GmbH & Co. KG Task Maagemet Solutios Euge-Ruoff-Str Korb Tel.: Fax.: sales@trackplus.com www. trackplus.com