Willkommen zum Webinar

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1 Willkommen zum Webinar Optimierung von Unternehmensprozessen mit Comarch ECM Sprecher: Daniel Taborek Comarch Swiss AG Prof. Jan vom Brocke Universität Lichtenstein

2 Webinar- Ablauf COMARCH als ECM Softwarehersteller 6 Grundsätze für erfolgreiches Prozessmanagement Mit COMARCH ECM Unternehmensprozesse vereinfachen Seite 2

3 Die Comarch Gruppe: Von einem Spin-off : 1998: 1999: Die Comarch S.A. ist als ein Spin-off aus der Technischen Universität Krakau entstanden Gründer & CEO: Prof. Janusz Filipiak Umsatz erreicht 25 Mio. US-Dollar, 250 IT-Entwickler angestellt Comarch S.A. wird an der Warschauer Börse notiert Seite 3

4 Die Comarch Gruppe: zu einem Global Player 2008: 2012: Comarch Software AG wird Hauptaktionär von SoftM AG, München (ca. 81%) Die Comarch Gruppe verfügt über: Angestellte ein Netzwerk aus Partnern Kunden/Unternehmen weltweit Niederlassungen in mehr als 19 Ländern auf 4 Kontinenten Seite 4

5 Die Comarch Geschäftsfelder Finanzen, Banken& Versicherungen Front-End-Lösungen Provisions- und Motivationssysteme Factoring-Systeme Customer Relationship Management Telekommunikation Retail Billing und Customer Management Wholesale/Interconnect Billing & Partner Manag. Operation Support System IT-Management Mittelstand ECM / Dokumentenmanagement ERP und Financials EDI-Management Business Intelligence CRM & Marketing IT Services Data Center Seite 5

6 Der Comarch-Hauptsitz in Krakau Seite 6

7 Comarch in der D-A-CH-Region Gegründet 1973 (Comarch Software und Beratung AG) 15 Geschäftsstellen 300 Angestellte Kunden Seite 7

8 ECM Kompetenz Hersteller von Dokumentenmanagementlösungen seit 1992 rd Installationen mit über DMS Anwendern Schnittstellen zu mehr als 20 ERP/FIBU Systemen 50 Mitarbeiter in der DMS Division 30 ERP & DMS-Partner Seite 8

9 ECM Kompetenz Ausgewählte Zahlen aus Einzelnen Projekten Anwender Archivierte Dokumente Fälle / Tag Täglich hinzugefügte Dokumente Seite 9

10 10% Vereinfachung und Automatisierung von Geschäftsprozessen Compliance im Unternehmen Rechnungseingangsprüfung Routing von Dokumenten und Informationen Aufgabenverteilung und Überwachung Bereitstellen von Dokumenten und Information im Internet und Intranet 35% Gesetzeskonforme Archivierung Steuerrelevanter Dokumente s und Transaktionsdaten Digitale Signatur % Langzeitarchivierung Aufbewahrung, Konvertierung, Anzeige Seite 10

11 20% Vereinfachung und Automatisierung von Geschäftsprozessen Compliance im Unternehmen Rechnungseingangsprüfung Routing von Dokumenten und Informationen Aufgabenverteilung und Überwachung Bereitstellen von Dokumenten und Information im Internet und Intranet 50% Gesetzeskonforme Archivierung Steuerrelevanter Dokumente s und Transaktionsdaten Digitale Signatur % Langzeitarchivierung Aufbewahrung, Konvertierung, Anzeige Seite 11

12 85% Vereinfachung und Automatisierung von Geschäftsprozessen Compliance im Unternehmen Rechnungseingangsprüfung Routing von Dokumenten und Informationen Aufgabenverteilung und Überwachung Bereitstellen von Dokumenten und Information im Internet und Intranet 10% Gesetzeskonforme Archivierung Steuerrelevanter Dokumente s und Transaktionsdaten Digitale Signatur % Langzeitarchivierung Aufbewahrung, Konvertierung, Anzeige Seite 12

13 2. Teil 6 Grundsätze für erfolgreiches Prozessmanagement Prof. Jan vom Brocke Universität Lichtenstein Seite 13

14 6 Grundsätze für erfolgreiches Prozessmanagement Prof. Dr. Jan vom Brocke Hilti Chair of Business Process Management Institute of Information Systems University of Liechtenstein

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16 Prof. Dr. Jan vom Brocke / Short CV HiltiChair of Business Process ManagementandDirector of the Institute of Information Systems at the University of Liechtenstein Recognised as one of the most influential BPM research groups worldwide (with over 100 publications during the past five years). Over 15 years of experience in IT and BPM projects Over 200 academic articles and 16 books published Cited over 1,500 times, including major popular magazines such as the Financial Times Germany. Editor of the InternationalHandbook on Business Process Management, with contributions e. g. by Michael Hammer and Tom Davenport, copies of chapters sold. Considered the most complete and comprehensive description of contemporary BPM by Jim Champy. Visiting Professor e. g. at the University of Münster, the University of St.Gallen, and the University of Turku in Finland. Trusted advisor on IT and BPM for a number of organizations around the globe. Prof. Dr. Jan vom Brocke

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18 It is not only about what you do (e.g. Coffee, Music, Money); It is about how you do it (e.g. Nespresso, itunes, PayPal)! Prof. Dr. Jan vom Brocke

19 It is not only about what you do (e.g. Coffee, Music, Money); It is about how you do it (e.g. Nespresso, itunes, PayPal)! It is about Process! Prof. Dr. Jan vom Brocke

20 What is a process? Prof. Dr. Jan vom Brocke

21 Input Output Supplier Process Customer

22 Requirements Input Output Supplier Process Customer = Product = Product

23 Cost Time Quality Input Output Supplier Process Customer = Product = Product

24 Cost Time Quality Input Output Supplier Process Customer = Product (P) (P) (P) (P) = Product (P) (P) (P) (P)

25 Why BPM? Prof. Dr. Jan vom Brocke

26 Todays Challenges Quality Management... Social Networking Continuity Management Risk Management Knowledge Management economic Prof. Dr. Jan vom Brocke

27 Todays Challenges Quality Management Social Networking 75% Continuity Management Risk Management Knowledge Management economic Prof. Dr. Jan vom Brocke

28 Todays Challenges Quality Management Social Networking BPM Continuity Management Risk Management Knowledge Management economic Prof. Dr. Jan vom Brocke

29 Success? Prof. Dr. Jan vom Brocke

30 Some Statistics Gartner`s CIO Agenda Study rated knowledge on redesigning processes as a top business priority for 7 years in a row (Gartner 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011). However Caron et al. (1994) and Murphy (1994) reported failure rates of % Holland and Kumar (1995) claimed that 60 percent to 80 % of BPM efforts were unsuccessful Champy (1995) and Hammer (1996, 2010) argued that 70 percent of companies obtained no benefit from BPM. Devaraj and Kohli (2002) outlined a number of unsuccessful BPM projects. Prof. Dr. Jan vom Brocke

31 What is BPM? Prof. Dr. Jan vom Brocke

32 BPM-Maturity Model [de Bruin, Rosemann 2005] [vom Brocke, Rosemann 2010]

33 BPM Scoping 1 Assess the Individual Situation Strategies for Improvement (3) Excellent (2) Managed (1) Defined (0) Initial [vom Brocke, Rosemann 2010]

34 BPM Scoping 1 2 Assess the Individual Situation Derive Strategies for Improvement (3) Excellent (2) Managed (1) Defined (0) Initial [vom Brocke, Rosemann 2010]

35 Online Assessment Schmiedel, vom Brocke, Recker, J. (2012). Is Your Organizational Culture Fit for BPM? BPTrends (May 2012), 1-5.

36 Online Assessment Schmiedel, vom Brocke, Recker, J. (2012). Is Your Organizational Culture Fit for BPM? BPTrends (May 2012), 1-5.

37 Online Assessment Schmiedel, vom Brocke, Recker, J. (2012). Is Your Organizational Culture Fit for BPM? BPTrends (May 2012), 1-5.

38 BPM Scoping 1 2 Assess the Individual Situation Derive Strategies for Improvement (3) Optimized (2) Managed (1) Defined (0) Initial vom Brocke, J. Rosemann M. (2010), Handbook on Business Process Management, Springer, 2010.

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40 3. Teil Optimierung von Unternehmensprozessen mit Comarch ECM Daniel Taborek Comarch Swiss AG Prof. Jan vom Brocke Universität Lichtenstein Seite 40

41 Angestellte verbringen 40% ihrer Arbeitszeit mit der Verwaltung von Dokumenten. Gartner Seite 41

42 15% der Zeit wird durch Überschneidung bestehender Informationen verbracht IDC Seite 42

43 Speichern eines MS Office Dokuments Seite 43

44 Arbeiten mit COMARCH ECM und MS Office Seite 44

45 Erstellen / Bearbeiten von MS Office Dokumenten MS Office ECM Plugin Automatisches Indexierung Automatisches Zuordnen in Akten Automatisches Starten von Workflowaufgaben ECM ECM Aktenmodul ECM Workflow Seite 45

46 Seite 46

47 Seite 47

48 Seite 48

49 Optimieren von Prozessen mit COMARCH ECM Workflow Seite 49

50 Warum ECM Aktenverwaltung und Workflow? Akten, Dokumente landen oft an falscher Stelle Mangelende Auskunftsfähigkeit bei Anfragen Akten sind (werden) manchmal unvollständig oder gehen verloren Physischer Platzbedarf für Aktenablage übersteigt die Raumkapazität Viele Zwischenablagen ab Arbeitsplatz erschweren die Übersicht Es werden zu viele Papierkopien erstellt Hoher Aufwand in der Aktenbereinigung Fehlender Überblick über dokumentengebundene Prozesse Seite 50

51 COMARCH ECM Workflow Vollintegriert in ECM Server Komfortabler Designer BPM 2.0 nicht Dokumentenorientiert Regeln Events Aktionen Programmausführung SQL Statements Dialoge Anzeige von Dokumenten Protokollieren Vorgefertigte Musterprozesse Rechnungsprüfung, Investitionsantrag, Urlaubsantrag Seite 51

52 Arbeiten mit COMARCH ECM Workflow Seite 52

53 Scannen von Eingangsrechnungen Automatisches Starten des Prüfungsprozesses ECM Scanning (Kofax) Automatische Prüfung gegen Daten aus Finanzbuchhaltung und ERP ECM OCR (smartfix) Sachliche Prüfung ECM Workflow Fachliche Prüfung ECM Workflow Automatische Verbuchung FIBU Seite 53

54 Seite 54

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65 Seite 65

66 ECM Scanning (Kofax) Scannen von Eingangsrechnungen automatisches Starten des Prüfungsprozesses ECM OCR (smartfix) Automatische Prüfung gegen Daten aus Finanzbuchhaltung und ERP ECM Workflow Sachliche Prüfung ECM Workflow Fachliche Prüfung FIBU Automatische Verbuchung Seite 66

67 ECM Scanning (Kofax) Scannen von Eingangsrechnungen automatisches Starten des Prüfungsprozesses ECM OCR (smartfix) Automatische Prüfung gegen Daten aus Finanzbuchhaltung und ERP ECM Workflow Sachliche Prüfung ECM Workflow Fachliche Prüfung FIBU Automatische Verbuchung Seite 67

68 COMARCH ECM Produkt Linie Seite 68

69 COMARCH ECM Produkt Linie Seite 69

70 COMARCH ECM Produkt Linie Addon Seite 70

71 Was dürfen wir für Sie tun? Vereinfachung und Automatisierung von Geschäftsprozessen Compliance im Unternehmen Rechnungseingangsprüfung Routing von Dokumenten und Informationen Aufgabenverteilung und Überwachung Bereitstellen von Dokumenten und Information im Internet und Intranet Gesetzeskonforme Archivierung Steuerrelevanter Dokumente s und Transaktionsdaten Digitale Signatur Langzeitarchivierung Aufbewahrung, Konvertierung, Anzeige Seite 71

72 Herzlichen Dank für Ihr Interesse Optimierung von Unternehmensprozessen mit Comarch ECM Daniel Taborek Comarch Swiss AG Prof. Jan vom Brocke Universität Lichtenstein Seite 72