Die Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr

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1 Die Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr Ihre begleitet Sie als zuverlässiger Partner Bad Oldesloe,

2 SEPA wird Wirklichkeit Nur noch 83 Arbeitstage Einheitliche Basisverfahren im EU-Zahlungsverkehr Europaweit einheitliche Formate auf XML-Basis Einheitlicher Rechtsrahmen* für EU-Zahlverfahren 1. Schritt 2. Schritt SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer SCT) am eingeführt bis SEPA!!! SEPA-Lastschrift (SEPA Direct Debit SDD) am in der Sparkassen-Finanzgruppe eingeführt 3. Schritt Nationale Zahlverfahren in Euro werden am abgeschaltet und durch die SEPA-Zahlverfahren ersetzt * EU-Zahlungsdiensterichtlinie (Payment Services Directive PSD, 2007/64/EG), EU-Preisverordnung (924/ 2009), EU-SEPA-Migrationsverordnung (260/2012) etc. Seite 2

3 SEPA wird Wirklichkeit Seite 3

6 IBAN und BIC Die neue Kontokennung IBAN International Bank Account Number/ Internationale Bankkontonummer Besteht in Deutschland aus dem Länderkennzeichen, der Prüfziffer, der Bankleitzahl sowie der Kontonummer und hat 22 Stellen BIC Business Identifier Code/Internationale Bankleitzahl Besteht aus 8 oder 11 Stellen. Enthält in Kurzform den Institutsnamen, das Land, den Ort und ggf. die Filiale/ das angeschlossene Institut (z. B. NOLADE21HOL) Beispiel: Länderkennzeichen Prüfziffer 2-stellig Bankleitzahl 8-stelllig Kontonummer des Kunden 10-stelllig (ggf. mit Vornullen) DE ! IBAN und BIC sind auf Ihren Kontoauszügen, im Online-Banking und zukünftig auch auf neuen SparkassenCards zu finden Seite 6

7 Das neue SEPA-Datenformat B B B + + +! Ist der Datensatz für die SEPA-Lastschrift und die SEPA-Überweisung XML als Syntax (ISO-Standard 20022) Ab dürfen Zahlungen ausschließlich in diesem Datenformat eingereicht und verarbeitet werden Standardkonform und damit zukunftssicher durch Spezifikationen des European Payments Council bzw. der Deutschen Kreditwirtschaft Marktgängige Electronic Banking-Produkte unterstützen bereits die SEPA-Zahlungen Einreichung in nur einer Datei für: Mehrere Konten und/oder Ausführungs- bzw. Fälligkeitstermine und/oder Erst-, Folge- und Einmallastschriften Unser Service für Sie: Kostenloser Download der SEPA-Datenformat-Spezifikation unter: Seite 7

8 Die SEPA-Überweisung Seite 8

9 Die SEPA - Überweisung Hans Müller DE Entwurf Zahlung innerhalb Deutschlands IBAN-only ab Max Mustermann Seite 9

10 Die SEPA - Überweisung end to end Referenz Seite 10

11 Die Merkmale der SEPA-Überweisung auf einen Blick IBAN und ggf. BIC statt Kontonummer und Bankleitzahl Auftragswährung ist immer Euro Für inländische und grenzüberschreitendeeuropäische Zahlungen Europaweite Gutschriftauf dem Empfängerkonto innerhalb eines Geschäftstages Seite 11

12 Die Merkmale der SEPA-Überweisung auf einen Blick Überweisungen werden in voller Original-Betragshöhe ausgeführt Entgeltteilung:Jeder zahlt die Entgelte seines Kreditinstituts XML-basiertes SEPA-Datenformat statt DTAUS Seite 12

13 SEPA-Überweisung weitere Hinweise beleghaft nur noch Einzelüberweisungen möglich Datenträgerverarbeitung wird zum Ende 2013 eingestellt VWZ nur noch 140 Zeichen (alt = 378) auch Auswirkungen im Eingang untersuchen / berücksichtigen VWZ und Namensfeld ohne Umlaute und Esszett Seite 13

14 Die SEPA-Lastschrift Seite 14

15 SEPA-Lastschrift SEPA Basislastschrift (CORE) SEPA Firmenlastschrift (B2B) SEPA Basislastschrift mit verkürzter Vorlagefrist (COR1) (ab November 2013) Nutzung nur in Deutschland Seite 15

16 Vergleich: SEPA-Basis-Lastschriftverfahren und deutsches Einzugsermächtigungsverfahren Nutzungsmöglichkeit Festes Fälligkeitsdatum Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen Eindeutige Identifikation des Mandats Kundenkennung Geltungsdauer des Mandats Aufbewahrung des Originalmandats SEPA-Basis-Lastschrift National und grenzüberschreitend (in Euro) Ja 8 Wochen ab Belastung Ja (Gläubiger-ID und Mandatsreferenz) IBAN und ggf. BIC (BIC ab 2014 bzw optional) Unbefristet, aber Mandatsverfall nach 36 Monaten bei Nichtnutzung Beim Zahlungsempfänger Einzugsermächtigungsverfahren National (in Euro) Nein (bei Sicht) 8 Wochen ab Belastung* Nein Kontonummer und BLZ Unbefristet, bis auf Widerruf Beim Zahlungsempfänger * Ab mit Änderung der Lastschriftbedingungen Seite 16

17 Begriffe zur SEPA-Lastschrift Seite 17

18 Gläubiger ID (Creditor ID) Geschäftsbereichskennung ISO- Ländercode Prüfziffer Nationales Identifikationsmerkmal DE 02 ZZZ wird von jedem Lastschrifteinreicher benötigt sie kann ausschließlich bei der Deutschen Bundesbank im Internet beantragt werden: Länge in Deutschland immer 18 Stellen Geschäftsbereichskennung ist durch Lastschrifteinreicher frei belegbar Seite 18

19 Der Ablauf einer SEPA-Basis-Lastschrift ähnelt dem Ablauf im bisherigen Verfahren Zahlungsempfänger (ZE) Zahlungspflichtiger (ZP) Inkassostelle (Kreditinstitut des ZE) Zahlstelle (Kreditinstitut des ZP) 0. Inkassovereinbarung (ZE)/ Kundenbedingungen Lastschrift (ZP) Prozessschritt Transport Mandatsinformation im Lastschriftdatensatz D = Vereinbartes Fälligkeitsdatum der SEPA-Lastschrift Seite 19

20 Inkassovereinbarung zusätzlich zur alten Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften Abschluss mit Kreditinstitut zwingend erforderlich erfordert Gläubiger - ID Seite 20

21 Der Ablauf einer SEPA-Basis-Lastschrift ähnelt dem Ablauf im bisherigen Verfahren Zahlungsempfänger (ZE) 1 Zahlungspflichtiger (ZP) Inkassostelle (Kreditinstitut des ZE) Zahlstelle (Kreditinstitut des ZP) 0. Inkassovereinbarung (ZE)/ Kundenbedingungen Lastschrift (ZP) 1. Unterschriebenes Mandat Prozessschritt Transport Mandatsinformation im Lastschriftdatensatz D = Vereinbartes Fälligkeitsdatum der SEPA-Lastschrift Seite 21

22 Wandlung Einzugsermächtigung Änderung der Lastschriftbedingungen zum Voraussetzung für Wandlung ist grundsätzlich, dass unterschriebene Einzugsermächtigung vorliegt bestehende Einzugsermächtigungen werden in Mandate gewandelt (Vergabe Mandatsreferenz erforderlich, Mandatsdatum = Datum der Vorabinformation) Seite 22

23 Exkurs: SEPA Firmenlastschrift vergleichbar mit derzeitigem Abbuchungsauftragsverfahren Abbuchungsaufträge werden nicht in Mandate gewandelt!! Seite 23

24 Das SEPA-Lastschriftmandat zwingend Schriftform!! Das SEPA-Lastschriftmandat besteht aus einem einheitlichen Autorisierungstext und bestimmten Angaben B B vom Zahlungsempfänger: Name und Adresse Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenz (individuell vom Zahlungsempfänger für jedes SEPA-Mandat festzulegen) Kennzeichnung für wiederkehrende/ einmalige Zahlungen vom Zahlungspflichtigen: Name des Kontoinhabers optional: Anschrift des Kontoinhabers IBAN und ggf. BIC Unterschrift und Unterschriftsdatum Abbildung: SEPA-Basis-Lastschriftmandat Seite 24

25 Mandatsreferenz dient in Verbindung mit der Gläubiger-ID der eindeutigen Identifizierung eines SEPA Mandats wird vom Lastschrifteinreicher individuell für jedes SEPA Mandat vergeben (Kunden-/ Vertragsnummer ) max. 35 Zeichen (alphanumerisch) Empfehlung: keine Leer-/Sonderzeichen, Umlaute, Esszett) Seite 25

26 Der Ablauf einer SEPA-Basis-Lastschrift ähnelt dem Ablauf im bisherigen Verfahren Zahlungsempfänger (ZE) 1 2 Zahlungspflichtiger (ZP) Inkassostelle (Kreditinstitut des ZE) Zahlstelle (Kreditinstitut des ZP) 0. Inkassovereinbarung (ZE)/ Kundenbedingungen Lastschrift (ZP) 1. Unterschriebenes Mandat 2. Vorabinformation(z. B. D-14) Prozessschritt Transport Mandatsinformation im Lastschriftdatensatz D = Vereinbartes Fälligkeitsdatum der SEPA-Lastschrift Seite 26

27 Vorabinformation(pre notification) Information des Zahlungsempfängersan den Zahlungspflichtigen (Kontoinhaber!!) über den Einzug muss Gläubiger ID, Mandatsreferenz, Betragshöhe, Fälligkeitsdatum enthalten muss mindestens 14 Tage vor Fälligkeitsdatum erfolgen andere Fristen können bilateral vereinbart werden (z. B. AGB, Satzung, Individualvereinbarung ) Seite 27

28 Vorabinformation(pre notification) Muster in Mandat integriert Achtung: 1 Tagesfrist kann nicht empfohlen werden (3 Tage Minimum) Seite 28

29 Vorabinformation(pre notification) Muster zusätzlich zum Mandat Seite 29

30 Vorabinformation(pre notification) bei gleichbleibenden Zahlungen (Versorger, Beiträge ) auch einmalig unter Nennung der jeweiligen Fälligkeitsdaten möglich Falsche/ fehlerhafte Vorabinformationberührt nicht die Gültigkeit des Mandats auch vor Umstellung auf SEPA Lastschriftverfahren erforderlich (Gläubiger-ID, Mandatsreferenz) Seite 30

31 Der Ablauf einer SEPA-Basis-Lastschrift ähnelt dem Ablauf im bisherigen Verfahren Zahlungsempfänger (ZE) 1 2 Zahlungspflichtiger (ZP) Inkassostelle (Kreditinstitut des ZE) 4 Zahlstelle (Kreditinstitut des ZP) 0. Inkassovereinbarung (ZE)/ Kundenbedingungen Lastschrift (ZP) 1. Unterschriebenes Mandat 2. Vorabinformation(z. B. D-14) 3. Initiierung Lastschrift (D-14 bis D-5 bzw. D-2) 4. Initiierung Vorlage bei Zahlstelle (D-5 bzw. D-2) Prozessschritt Transport Mandatsinformation im Lastschriftdatensatz D = Vereinbartes Fälligkeitsdatum der SEPA-Lastschrift Seite 31

32 Vorlagefristen abhängig vom Lastschrifttyp Frist, zu der die Datei beim Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen vorliegen muss Erstlastschrift (Basis) = 5 Tage Folgelastschrift (Basis) = 2 Tage Einreichungsfristen werden aktuell neu festgesetzt!! Seite 32

33 Vorlagefristen ab November 2013 COR1 Lastschrift reduziert deutlich die Vorlagefrist von 5/2 auf 1 Tag stärkere Angleichung an Alt Verfahren aber: deutsche Sonderlösung nur national nutzbar Seite 33

34 Der Ablauf einer SEPA-Basis-Lastschrift ähnelt dem Ablauf im bisherigen Verfahren Zahlungsempfänger (ZE) 1 2 Zahlungspflichtiger (ZP) Inkassostelle (Kreditinstitut des ZE) 4 5 Zahlstelle (Kreditinstitut des ZP) 0. Inkassovereinbarung (ZE)/ Kundenbedingungen Lastschrift (ZP) 1. Unterschriebenes Mandat 2. Vorabinformation(z. B. D-14) 3. Initiierung Lastschrift (D-14 bis D-5 bzw. D-2) 4. Initiierung Vorlage bei Zahlstelle (D-5 bzw. D-2) 5. Zahlungsverrechnung (D) 6. Kontobelastung Zahlungspflichtiger (D) 7. Gutschrift (D) Prozessschritt Transport Mandatsinformation im Lastschriftdatensatz D = Vereinbartes Fälligkeitsdatum der SEPA-Lastschrift Seite 34

35 Fälligkeitsdatum (Due date) Datum, an dem Konto des Zahlungspflichtigen mit Lastschriftbetrag belastet wird Datum, an dem Gutschrift des Gegenwerts auf Einreicherkonto erfolgt muss unter Berücksichtigung der jeweiligen Vorlagefristen festgelegt werden Seite 35

36 Der Weg zu SEPA Seite 36

37 Der Weg zu SEPA Wichtige Handlungsfelder: Eigene IBAN und BIC auf Geschäftsunterlagen/Rechnungen angeben Kundenstammdaten, Verträge und Formulare auf IBAN und BIC umstellen Organisation und Abläufe anpassen Software (Finanzbuchhaltung, Electronic Banking ) an SEPA-Datenformat* anpassen Alle relevanten Fristen (Einreichung und Rückgabe) beachten Zahlungen möglichst beleglos einreichen Eigene Kunden rechtzeitig über Änderungen informieren! Zum Umrechnen von Kontonummer/BLZ in IBAN und BIC stellt Ihnen Ihre Konvertierungstools zur Verfügung * ISO XML-Standard Seite 37

38 Zur Umstellung auf die SEPA-Lastschrift sind weitere Handlungen erforderlich Entscheidung, ob SEPA-Basis- und/oder Firmen-Lastschrift genutzt werden soll Gläubiger-ID bei der Bundesbank beantragen SEPA-Inkassovereinbarung mit eigenem Kreditinstitut abschließen Mandatsverwaltung organisieren (Mandatsgestaltung, Einholung dermandate, Archivierung, Verträge, Abläufe im Unternehmen)! Aktuelle Broschüren zum Thema SEPA-Lastschriften stehen zum Download bereit unter Seite 38

39 SEPA-Informationen Seite 39

40 Vereine fit für SEPA. Made in Holstein. S Sparkasse Holstein Seite 1

41 Die Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren tangiert unterschiedlichste Aufgabenfelder In Abhängigkeit von Vereinsgröße und Tätigkeitsfeld Finanzbereich Beitragseinzug (Einzugsermächtigung/Lastschrift- Mandate) Überweisungen (OnlineBanking Nutzung über Programm bzw. Internet-Banking) Buchhaltung(Kontoabstimmung/ Erfassung IBAN/BICs/Aktualisierung der Datenbanken) Andere betroffene Bereiche Rechnungsstellung(IBAN/BIC- Angabe/Zahlungsbedingungen/ Formulare, Mandate oder Verträge (wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb im Verein) Informationspflicht der Mitglieder (Mandate/Formulare) Software Mitgliederverwaltung S Sparkasse Holstein Seite 2

42 Vereine fit für SEPA. Made in Holstein. Vorbereitungen : Noch die richtige Ausstattung? Online-BankingNutzung vorhanden? Maßnahmen zur Mitgliederbestandsumstellung Erste Beitragserhebung / Einzug über SEPA Hilfesmittel S Sparkasse Holstein Seite 3

43 Vereine fit für SEPA. Made in Holstein. A. Noch die richtige Ausstattung? PC-Ausstattung mit Internet-Anschluß Virenschutz vorhanden / aktuell?! Virengefahr!? Software Version SEPA-fähig? Online-Banking Programm StarMoney 6.0; SFirm 2.5 o.a. Mitgliederverwaltung SPG-Verein o.a. S Sparkasse Holstein Seite 4

44 Vereine fit für SEPA. Made in Holstein. Die richtige Software einsetzen! Vereine, unter 30 Einzüge *** ONLINE *** Erfassung und Speicherung als Sammler-Vorlagen Vereine, über 30 Einzüge A. Lastschriften/Überweisungen = > Zahlungsverkehrsprogramm (StarMoneyoder SFIRM) B. Mitgliederverwaltung = > Vereins-Verwaltungsprogr. (SPG-Verein) Internet-Filiale S Sparkasse Holstein Seite 5

46 Vereine fit für SEPA. Made in Holstein. B. Online-BankingNutzung vorhanden? Vereinbarung Online-Bankingabschließen Lastschrifteinzug mit hinterlegen Zugriffsrechte eine Unterschrift / zwei Unterschriften Sicherungsverfahren festlegen smstan => TAN aufs Handy (chiptan => TAN über TAN-Generator) HBCI-Chipkarte => Kartenleser u. Software S Sparkasse Holstein Seite 7

48 Vereine fit für SEPA. Made in Holstein. C1. Maßnahmen im Mitgliedbestand 1. Gläubiger ID aufnehmen: 2. Massenänderung bei den Mitgliedsdaten: Konto / Bankleitzahl IBAN / BIC Mandatsreferenz-Nr + Datum aufbauen Lastschriftart SEPA-Lastschriftart Hinweis: Alte Bankleitzahlen austauschen! SpkStormarn => SpkPlön => Förde Sparkasse S Sparkasse Holstein Seite 9

49 Vereine fit für SEPA. Made in Holstein. C2. Maßnahmen im Mitgliedbestand 3. Informationpflicht der SEPA-Umstellung an die Mitglieder Lösung A: über letztmaliger Lastschrifteinzug (Alt-Verfahren) Verwendungszweck mit Gläubiger-ID, Mandatsreferenz mit Datum Lösung B: Mitteilung per Brief zusätzlich in Vereinszeitung S Sparkasse Holstein Seite 10

50 Vereine fit für SEPA. Made in Holstein. C3. Maßnahmen im Mitgliedbestand Musterbrief an Mitglieder SEPA- Umstellung S Sparkasse Holstein Seite 11

51 Vereine fit für SEPA. Made in Holstein. C4. Maßnahmen im Mitgliedbestand Aufnahme in den Mitglieder Aufnahmeantrag : Vorabankündigung (Pre-Notification) für Beitragseinzüge per SEPA-Basis-Lastschrift Zahlungsrhythmus Einzugstermine* jährlich / / Mitgliedsart aktiv passiv aktiv passiv aktiv passiv aktiv passiv Kinder unter 18 Jahre 24,00 18,00 12,00 9,00 6,00 4,50 2,00 1,50 ermäßigt 12,00 9,00 6,00 4,50 3,00 2,25 1,00 0,75 Erwachsene 48,00 36,00 24,00 18,00 12,00 9,00 4,00 3,00 ermäßigt 24,00 18,00 12,00 9,00 6,00 4,50 2,00 1,50 Familien 96,00 72,00 48,00 36,00 24,00 18,00 8,00 6,00 ermäßigt 48,00 36,00 24,00 18,00 12,00 9,00 4,00 3,00 *fällt der genannte Einzugstermin auf ein Wochenende oder einen Feiertag, wird der nächste Geschäftstag gewählt! Gläubiger-ID des Vereins : DE12ZZZ als Mandatsreferenz-Nr. wird die Mitgliedsnummer verwendet. halbjährlich vierteljährlich monatlich / / / / 15:02./ 15: / / / / S Sparkasse Holstein Seite 12

52 Vereine fit für SEPA. Made in Holstein. C5. Maßnahmen im Mitgliedbestand Aufnahmeantrag - 2. Seite: M a l e n t e G r e m s m ü h l e n e. V. Aufnahmeantrag: 1. Name: 2. Name: 3. Name: Anschrift: Straße: Vorname: Geb.Datum: Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages vorlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Plz: Tel: Beitragseinzug - SEPA-Lastschriftmandat Sämtliche an den Verein zu entrichtende Kosten werden im SEPA-Lastschriftverfahren gezahlt und vom u.a. Konto abgebucht. SVMG Gläubiger-Identifikationsnummer: DE04SVM Mandatsreferenz: (ist die Mitgliedsnummer, wird mit Aufnahmebestätigung mitgeteilt.) Vorname: Geb.Datum: Ich ermächtige die SeglerVereinigung Malente Gremsmühlen e.v. fällige Beiträge von meinem Konto mittels Lastschrift Vorname: einzuziehen. Zugleich Geb.Datum: weise ich mein Kreditinstitut an, die von der SeglerVereinigungn Malente-Gremsmühlen e.v. auf mein Konto gezogenene Lastschriften einzulösen. Ort: Name des Kontoinhabers: Handy: Kreditinstitut (Name und BIC) : SVMG IBAN : DE SEPA-Lastschriftmandat im Aufnahmeantrag Vereinsanschrift: Telefon-Nummer: Fax-Nummer: Internet: Ort, Datum SeglerVereinigung Malente-Gremsmühlen e.v. Postfach-Nr. 235 ; Bad Malente od service@svmg.de Unterschrift -Kontoinhaber / Bevollmächtigter- S Sparkasse Holstein Bankverbindung: Clubkantine: Blz Konto IBAN: DE BIC: NOLADE21HOL Verein: Blz Konto IBAN: DE BIC: NOLADE21HOL Seite 13

54 Vereine fit für SEPA. Made in Holstein. D. Erste Beitragserhebung / Einzug über SEPA Termin ab wann SEPA-Einzug erfolgt. (spätestens ) Alle SEPA-Lastschriftenals SEPA-Erst-Lastschrift! Beachtung der Einreichungsfrist 5 Tage vor Fälligkeit Achtung: ab 2. Beitragserhebungslauf immer 2 Einreichungsdateien Neue Mitglieder => ( SEPA-Erst-Lastschrift) Beachtung der Einreichungsfrist 5 Tage vor Fälligkeit Bestandsmitgl. => ( SEPA-Folge-Lastschrift) Beachtung der Einreichungsfrist 2 Tage vor Fälligkeit Änderung geplant! 2 Tag vor Fälligkeit Nur ONLINE-Einreichung über Online-Banking vorgesehen. (keine Disketteneinreichung!) S Sparkasse Holstein Seite 15

55 Vereine fit für SEPA. Made in Holstein. Vorbereitungen : Noch die richtige Ausstattung? Online-BankingNutzung vorhanden? Maßnahmen zur Mitgliederbestandsumstellung Erste Beitragserhebung / Einzug über SEPA Hilfsmittel S Sparkasse Holstein Seite 16

56 -Vereine fit für SEPA. Made in Holstein. E. bereitgestellte Hilfsmittel: Umstellungsplan für Vereine Checkliste - Software SEPA-fähig Verfahrenbeschreibung Gläubiger-ID Inkassovereinbarungen Sparkasse Verein SEPA-Basis-LastschriftMandat Offizielle Webseite zum SEPA-Verfahren: alles zum Download S Sparkasse Holstein Seite 17

57 Vereine fit für SEPA. Made in Holstein. Nutzen Sie die neueste Electronic Banking Software SPG-Verein ist bereits SEPA-ready und enthält u. a. folgende Funktionen: SEPA-Konvertierung alter Datenbestände (Konto/BLZ auf IBAN/BIC) Einstellung der Mandatsreferenznummern Erstellung von SEPA-Lastschrifteinzugsdateien Online-Banking (StarMoney) Internet-Filiale (Browser) Umwandlungshilfen (Konto/BLZ auf IBAN/BIC) Einreichung/Import SEPA- Lastschriftdateien! Erfassung von SEPA- Lastschriften/Überweisungen Einreichung von SEPA- Lastschriftendateien Nähere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Berater oder Electronic Banking-Experten S Sparkasse Holstein Seite 18

58 Ihre weiteren Fragen zu SEPA beantworten wir gern Ihre Ansprechpartner bei der Wilhelm von Hollen Leiter Medialer Vertrieb Leiter Zahlungsverkehr S Sparkasse Holstein Seite 19