Zwischenbericht Masterarbeit

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1 Zwischenbericht Masterarbeit Referenzmodelle für die Geschäftsprozesse und die Architektur ihrer Rechnerunterstützung in Institutssekretariaten einer Medizinischen Fakultät Peter Rasch

2 Inhalt 1. Gegenstand, Problematik und Ziele der Arbeit 2. Bisheriges Vorgehen 3. Vergleich der Aufgaben der e 4. Beispiele ausgewählter Geschäftsprozesse der Ist- Modellierung 5. Abbildung der saufgaben ins 3LGM² 6. Referenzmodellierung mit 3LGM² Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 2

3 1. Gegenstand, Problematik, Ziele Gegenstand: Institutsekretariate der medizinischen Fakultät erledigen Aufgaben, um den wissenschaftlichen Bereich in Forschung und Lehre zu unterstützen Aufgaben sind relativ gut zu standardisieren Problematik: unterschiedliche Affinität gegenüber modernen Werkzeugen der Informationsverarbeitung in den en Potenzial dieser Werkzeuge wird jedoch meist unzureichend genutzt unzureichende Koordination arbeitsteiliger Abläufe Ziele: Analyse der Aufgaben und verwendeter Werkzeuge in den Institutssekretariaten Erstellung eines Referenzmodells über Geschäftsprozesse und Architektur ihrer Werkzeugunterstützung Ausarbeitung von Schulungsthemen über die optimale Gestaltung gemeinsamer Arbeitsabläufe Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 3

4 2. Bisheriges Vorgehen Analyse der Aufgaben Durchführung von Interviews an den Institutssekretariaten sehr geringe Resonanz Zuhilfenahme der Literatur über Informations- und Büromanagement im Modellierung des Ist-Zustands aus den wenigen Interviews und der Standardliteratur mittels Geschäftsprozesse 3LGM² Vergleich der Aufgaben Entwurf eines ersten Referenzmodells im 3LGM² Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 4

5 3. Vergleich der Aufgaben der e (I) Aufgabenbereiche Vorkommen: Institutssekretariate und Standardliteratur Vergleichsobjekt: Ablauf und Werkzeugeinsatz gleichartig Postausgangsbearbeitung Textbearbeitung Veranstaltungsorganisation Dienstreiseorganisation unterschiedlich Posteingangsbearbeitung Terminplanung Schriftgutverwaltung Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 5

6 3. Vergleich der Aufgaben der e (II) Aufgabenbereiche Vorkommen: Institutssekretariate Vergleichsobjekt: Ablauf und Werkzeugeinsatz gleichartig unterschiedlich Bearbeitung von Bestellungen Bürobedarf Sonstige Geräte und Arbeitsmittel Abrechnung von Kosten Projekt- und Mitarbeiterverwaltung Mitarbeiterverteilung auf Projekte Drittmittelverteilung auf Projekte Bearbeitung der Krankmeldung von Mitarbeitern Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 6

7 3. Vergleich der Aufgaben der e (III) Aufgabenbereiche Vorkommen: Institutssekretariate, individuell Pflege der Institutswebseite Pflege der SHK Übersicht Verteilung auf Arbeitsgruppen Stundenverbrauch Verwaltung der Anmeldung statistischer Beratung Resourcenverwaltung Arbeitsgeräte, z.b. Notebooks, Projektoren Seminarräume Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 7

8 4. Beispiele ausgewählter Geschäftsprozesse Schriftgutverwaltung/Informationsarchivierung Schriftgut: schriftliche Informationen von außen durch Posteingang, Entstehung innen z.b. Protokolle, Bestellformulare, Rechnungen, Kostenabrechnungsformulare, Einladungen, Buchungen, Reservierungsbestätigungen, Dokumente zu Forschungsprojekten, etc. papierbasiert oder digital Aufgaben: Filtern Ablage/Speicherung Suche und Zusammenstellung Vernichtung Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 8

9 4. Beispiele ausgewählter Geschäftsprozesse Schriftgutverwaltung/Informationsverwaltung Problempunkte: Platz- und Mengenproblem Papierloses Büro = Illusion, da exponentielle Informationszunahme Untersuchung: pro Büroarbeitsplatz und Jahr wächst Papierbestand rund einen Meter Zeitproblem je mehr Informationen, desto höher der benötigte Zeitaufwand zur Verwaltung höherer Zeitaufwand für Suche und Ablage wirkt sich auf Qualität der Arbeitsergebnisse des wissenschaftlichen Bereichs aus Anforderungen: Archivierung nur qualitativer und für das Institut nützlicher bzw. zur Weiterverarbeitung wichtiger Informationen Gewährleistung eines schnellen Zugriffs auf die gewünschten Informationen Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 9

10 4. Beispiele ausgewählter Geschäftsprozesse Schriftgutverwaltung Paul-Flechsig-Institut für Hirnforschung gegenüber Institut für medizinische Informatik, Statistik und Epidemiologie Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 10

11 Schriftgut Schriftgut soll archiviert werden Gesetzliche Aufbewahrung prüfen Geschäftsprozess: Schriftgutverwaltung (1.Teil) Im Paul-Flechsig-Institut für Hirnforschung Gesetzliche Aufbewahrung notwendig Gesetzliche Aufbewahrung nicht notwendig Institutsleitung Schr iftgut Nutzen des Schr iftguts prüfen Nutzen ist vorhanden Nutzen ist nicht vorhanden Schriftgut vernichten Aktenvernichter Schriftgut Schriftgut Typ des zu archvierenden Schriftguts bestimmen Schriftgut wurde vernichte t Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 11

12 Schriftgut Schriftgut Typ des zu archvierenden Schriftguts bestimmen Schriftgut wurde vernichte t papierbasiertes Dokument elektronisches Dokument Registratur Akte erkennen Dokument speichern Schriftgut Akte Dokumentenserver Akte erkannt Registratur Dokument abheften in Akte Akte Schriftgut Dokument wurde archiviert Geschäftsprozess: Schriftgutverwaltung (2.Teil) im Paul-Flechsig-Institut für Hirnforschung Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 12

13 Schriftgut Schriftgut soll archiviert werden Gesetzliche Aufbewahrung prüfen Geschäftsprozess: Schriftgutverwaltung (1.Teil) im imise gesetzliche Aufbewahrung notwendig gesetzliche Aufbewahrung nicht notwendig Institutsleitung Schriftgut Nutzen des Schriftguts prüfen Nutzen ist vorhanden Nutzen ist nicht vorhanden Schriftgut vernichten Aktenvernichter Schriftgut Institutsleitung Archivierungsart bestimmen Schriftgut wurde vernichtet Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 13

14 Institutsleitung papierbasierte Archivierung digitale Archivierun g Geschäftsprozess: Schriftgutverwaltung (2.Teil) im imise Registratur Akte erkennen Schrif tgut Typ des zu archvierenden Schriftguts bestimmen Akte Akte erkannt elektronisches Dokument papierbasiertes Dokument Registratur Schriftgut in Akte abheften Schriftgut Akte Schriftgut Schriftgut Dokume nt speichern Doku ment scannen Scanner Grafik- und Scananwendung Dokumentenserver elektron. Dokument Dokument lie gt digitalisiert vor Dokument wurde archiviert Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 14

15 4. Beispiele ausgewählter Geschäftsprozesse Schriftgutverwaltung im Vergleich Paul-Flechsig-Institut für Hirnforschung Dokumententyp bestimmt Archivierungsform noch hohe Affinität zur papierbasierten Verarbeitung Institut für medizinische Informatik, Statistik und Epidemiologie Bereitstellung vieler Dokumente und Formularvorlagen auf Dokumentenserver Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 15

16 4. Beispiele ausgewählter Geschäftsprozesse Posteingangsbearbeitung Aufgaben: Filtern (wertvoll/nicht wertvoll) Sortieren (Mitarbeiterzugehörigkeit, Vertraulichkeit) Vorlegen Anfragen selbst bearbeiten Vernichten Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 16

17 4. Beispiele ausgewählter Geschäftsprozesse Posteingangsbearbeitung im Vergleich Paul-Flechsig-Institut für Hirnforschung gegenüber Institut für medizinische Informatik, Statistik und Epidemiologie Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 17

18 Geschäftsprozess: Posteingangsbearbeitung Im Paul-Flechsig-Institut für Hirnforschung ist eingetroffen filtern ohne Wert mit Wert geschäftliche sortieren Inha lt begutachten vertrauliche muss vorgelegt werden Aktenvernichter entsorgen vorlegen Postablage wurde entsorgt wurde vorgelegt kann vom bearbeitet werden Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 18

19 ist eingetroffen filtern Geschäftsprozess: Posteingangsbearbeitung (1.Teil) im imise ohne Wert mit Wert geschäftliche sortieren Inhalt begutachten Postablage vertrauliche muss vorgelegt werden Scan- und Grafikverarbeit ung entsorgen vorlegen digitalisieren Scanner Aktenvernichter Institutsleitung wurde vorgelegt Digitalisierte Prüfen ob Digitalisierung erforderlich wurde digitalisiert Client Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 19

20 sortieren Inhalt begutachten Postablage vertrauliche muss vorgelegt werden Scan- und Grafikverarbeitung entsorgen vorlegen digitalisieren Scanner Aktenvernichter Institutsleitung wurde vorgelegt Digitalisierte Prüfen ob Digitalisierung erforderlich wurde digitalisiert Client Digitalisierung ist erfoderlich Digitalisierte an Institutsleiter senden Digitalisierte wurde entsorgt Digitalisierung ist nicht erforderlich wurde versandt kann vom bearbeitet werden Geschäftsprozess: Posteingangsbearbeitung (2.Teil) im imise Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 20

21 5. Abbildung der saufgaben im 3LGM² Vorgehen: Grundlage für Modellierung: Geschäftsprozesse Fachliche Ebene Geschäftsprozessname als Aufgabenbereich Ableitung und Zusammenfassen von Funktionen innerhalb eines Geschäftsprozesses zu einer Teilaufgabe des Aufgabenbereichs Übernahme der Informationsobjekte aus den EPKs als Objekttypen, die von Teilaufgaben bearbeitet und interpretiert werden Logische Werkzeugebene Anlegen papierbasierter und rechnerbasierter Anwendungsbausteine aufgrund von Standortelementen und Anwendungssystemtypen der EPKs Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 21

22 5. Abbildung der saufgaben im 3LGM² Vorgehen: Physische Werkzeugebene Anlegen von physischen Werkzeugen aufgrund der Informationsträgerelemente aus den EPKs Konsequenzen bei der Modellierung: Aufsplittung der Aufgabenbereiche, die im Zusammenhang stehen, auf einzelne Teilmodelle weiteres Teilmodell nötig, um Zusammenhang zwischen Objekttypen zu beschreiben Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 22

23 5. Abbildung der saufgaben im 3LGM² Teilmodell: Postbearbeitung/Schriftgutverwaltung Fachliche Ebene Paul-Flechsig-Institut für Hirnforschung Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 23

24 5. Abbildung der saufgaben im 3LGM² Teilmodell: Postbearbeitung/Schriftgutverwaltung Fachliche Ebene Paul-Flechsig-Institut für Hirnforschung Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 24

25 5. Abbildung der saufgaben im 3LGM² Teilmodell: Terminplanung/Dienstreise- und Veranstaltungsorganisation Fachliche Ebene Paul-Flechsig-Institut für Hirnforschung Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 25

26 5. Abbildung der saufgaben im 3LGM² Teilmodell: Objektbeziehungen Fachliche Ebene Paul-Flechsig-Institut für Hirnforschung Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 26

27 5. Abbildung der saufgaben im 3LGM² Teilmodell: Postbearbeitung/Schriftgutbearbeitung Logische Werkzeugebene Paul-Flechsig-Institut für Hirnforschung Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 27

28 5. Abbildung der saufgaben im 3LGM² Teilmodell: Postbearbeitung/Schriftgutbearbeitung Physische Werkzeugebene Paul-Flechsig-Institut für Hirnforschung Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 28

29 6. Referenzmodellierung Teilmodell: (Fachliche Ebene) Postbearbeitung Schriftgutbearbeitung Textbearbeitung Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 29

30 6. Referenzmodellierung Teilmodell: (Fachliche Ebene) - Beschaffung - Veranstaltungsorg. - Dienstreiseorg. - Mitarbeiter und Projektverwaltung Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 30

31 6. Referenzmodellierung Logische Werkzeugebene Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 31

32 6. Referenzmodellierung Physische Werkzeugebene Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 32

33 6. Referenzmodellierung Diskussion: Sollten Kommunikationsbeziehungen zwischen papierbasierten Werkzeugen der physikalischen Ebene modelliert werden? Diplomandenseminar Zwischenbericht Masterarbeit Peter Rasch 33