AGILIA. Benutzer- Dokumentation CAMPAIGN

Transkript

1 AGILIA Benutzer- Dokumentation CAMPAIGN

2 Vorwort Vielen Dank für das Vertrauen, das Sie uns mit dem Erwerb von AGILIA entgegengebracht haben. Dieses Benutzerhandbuch ermöglicht Ihnen, die wichtigsten Funktionen von AGILIA schnell und effektiv zu erlernen. Dieser Teil des Benutzerhandbuches beschreibt den genauen Umgang mit dem Modul:. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Arbeit mit AGILIA. Bitte lesen Sie sich die folgende Dokumentation gründlich durch. Sollten Sie trotzdem einmal Fragen haben, so kontaktieren Sie bitte unseren Support: Bezogen auf unsere Produkte bieten wir auch Trainings an. Eine detaillierte Beschreibung der Trainings senden wir Ihnen gerne zu. Haben Sie noch Fragen? Senden Sie uns eine E- Mail an: oder rufen Sie uns an unter: Hinweis: Die Ansichten der abgebildeten Menüs und Screenshots können unter Umständen von Ihrer individuellen Bildschirmansicht variieren abhängig von Ihren individuellen Einstellungen, Ihren Rechten in AGILIA und den Modulen, die Sie erworben haben. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH Schillerstr. 1 * 4020 Linz * Austria call * fax office@ebitonline.com * surf Alle Rechte, insbesondere das Recht der Vervielfältigung und Verbreitung sowie der Übersetzung, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form ohne schriftliche Genehmigung durch ebit e business & IT EntwicklungsGmbH reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme gespeichert, verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Es wird darauf verwiesen, dass alle Angaben in dieser Dokumentation trotz sorgfältiger Bearbeitung ohne Gewähr erfolgen und eine Haftung ausgeschlossen ist. agilia, ebit und das ebit Logo sind Marken der ebit e business & IT EntwicklungsGmbH. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 2 / 59

3 Inhalte 1 ALLGEMEINES... 5 Wo finde ich den Menüpunkt? KAMPAGNEN Neue Kampagne erstellen Kampagne Kampagnen verwalten und bearbeiten AKTIONEN Serien-Brief Serien-Brief versenden Teilnahmeticket Serien Personalisierung Serien- versenden Teilnahmeticket Serien-SMS Serien-SMS versenden Teilnahmeticket Serien-Fax Serien-Fax versenden Teilnahmeticket OUTBOUND Outbound Einstellungen Wiedervorlage nach Reserviert für Benutzer Sichere Ticketfreigabe Zeitzonen-Gruppe Anrufe pro Zeitzone Zeitzonenwechsel Abschlussgruppe Anrufversuche Profilliste beim Speichern erzeugen Offene Profile Report Negative Zielgruppe Fragebogen bearbeiten Schritt 1 Fragebogen auswählen Schritt 2 Fragebogen erstellen und Fragen anordnen Fragetypen im Detail Zusätzliche Einstellungen pro Aktion Mit Inbound Vorheriges Projekt anzeigen Kontaktpersonen einzeln aufrufen Kontaktpersonen anzeigen Opportunity anzeigen Opportunity Verkaufsschritte Opportunity Attributsdefinition Sperrcodes berücksichtigen Persönliche WV mit Zeit (Wiedervorlagen) Unpersönliche WV (Wiedervorlagen) User darf Anrufversuche erhöhen Prozentregel Verteilung über vorheriges Projekt nach Zeit des letzen Anrufes Verteilung über PLZ, Strasse, Name User telefonieren mit gleichen Profilen Parallel laufende Projekte Mandantenübergreifende Outbound-Aktion ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 3 / 59

4 5 ZIELGRUPPEN IN OUTBOUND-AKTIONEN Zielgruppe: Outbound Zusätzliche Einstellungen pro Zielgruppe ZIELGRUPPENASSISTENT Zielgruppenselektion Schritt 1 Abfrage hinzufügen Schritt 2 Abfrage vervollständigen Schritt 3 Zielgruppe suchen Schritt 4 Zielgruppen-Ergebnis speichern Mengenoperation Zielgruppe löschen REPORTS Versendereport STAMMDATEN Kampagnen- -Adresse Aktionstyp Abschluss-Gruppe Zeitzonen-Gruppe ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 4 / 59

5 1 Allgemeines Im Modul von AGILIA können Sie Kampagnen optimal planen, über all Ihre Kontakt-Kanäle durchführen und auswerten. Ein ausgefeilter und leistungsstarker Zielgruppen-Selektionsassistent unterstützt die Definition der Kampagnen. Mit dem flexiblen Datenexportmanager wird die Kampagnendurchführung vereinfacht. Dieser Teil der Benutzerdokumentation beschreibt die Funktionalität und Bedienung jener Bereiche, die sich mit der Planung und Durchführung von Kampagnen beschäftigen. Voraussetzung für die Durchführung von Kampagnen ist, dass die zu kontaktierenden Profile im System vorhanden sind. Je nach Art der Aktion der Kampagne sind zusätzlich Telefonnummer, -Adresse bzw. postalische Adresse erforderlich. Wo finde ich den Menüpunkt? Im Menü CAMPAIGN haben Sie die Auswahl zwischen folgenden Menüpunkten: KAMPAGNEN, ZIELGRUPPENASSISTENT, REPORTS und EXPORTMANAGER. Abbildung 1: Menü ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 5 / 59

6 2 Kampagnen Hier erfahren Sie im Überblick, welche Schritte für eine neue Kampagne notwendig sind und wie sie die Kampagne später verwalten können. Die einzelnen Aktionskanäle werden in späteren Kapiteln im Detail erklärt (siehe Kapitel 3 Aktionen und Kapitel 4 Outbound). 2.1 Neue Kampagne erstellen Im Menü CAMPAIGN finden Sie den Menüpunkt KAMPAGNEN. Klicken Sie auf NEUE KAMPAGNE, um mit der Planung einer neuen Kampagne zu beginnen. Abbildung 2: Aufbau Kampagne Die Planung einer Kampagne in AGILIA erfolgt in drei Stufen: 1 Kampagnen 2 Aktionen 3 Zielgruppen Die Erstellung einer Kampagne ist erst abgeschlossen, wenn Sie in allen drei Stufen die Einstellungen definiert und gespeichert haben Kampagne Als Kampagne wird die Zusammenfassung der notwendigen Aktionen und Zielgruppen (zu kontaktierende Profile) verstanden. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 6 / 59

7 Abbildung 3: Neue Kampagne 1 Sie müssen einen Kampagnennamen wählen. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. 2 Sie können festlegen, ob die Kampagne aktiv oder inaktiv sein soll. 3 Sie können eine Bemerkung zur Kampagne hinzufügen. Klicken Sie auf, um die Kampagne zu speichern. 2.2 Kampagnen verwalten und bearbeiten Im Menü CAMPAIGN finden Sie den Menüpunkt KAMPAGNEN, hier können Sie bereits erstellte Kampagnen suchen und bearbeiten. Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %). Abbildung 4: Kampagnen suchen und bearbeiten Klicken Sie auf, um die Kampagne "aufzuklappen", um die Aktion(en), Zielgruppe und die Details zu sehen. Um eine Kampagne zu bearbeiten, klicken Sie auf den Kampagnennamen. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 7 / 59

8 3 Aktionen Eine Aktion beschreibt die Art, wie die Zielgruppe erreicht wird. Abbildung 5: Neue Aktion 1 Sie müssen einen Aktionsnamen eingeben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. 2 Sie müssen einen Aktionskanal auswählen. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Es stehen verschiedene Aktionskanäle zur Verfügung (Serien-Brief, Serien- , Serien- SMS, Serien-Fax, Outbound) Hinweis: Je nach gewähltem Aktionskanal unterscheiden sich die darauf folgenden Aktions-Dialoge. 3 Sie können ein Start- und Enddatum festlegen. 4 Sie können festlegen, ob die Aktion aktiv oder inaktiv sein soll. 5 Sie können eine Bemerkung zur Aktion hinzufügen. Klicken Sie auf, um zum nächsten Aktions-Dialog zu gelangen. Eine Aktion beschreibt die Art, wie Sie die Zielgruppe in Ihrer Kampagne erreichen. Folgende Aktionskanäle stehen zur Verfügung: 1 Serien-Brief 2 Serien- 3 Serien-SMS 4 Serien-Fax 5 Outbound Es werden in diesem Kapitel die ersten vier Aktionskanäle erklärt. Eine detaillierte Erklärung von Outbound finden Sie im Kapitel 4 Outbound. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 8 / 59

9 3.1 Serien-Brief Abbildung 6: Serien-Brief 1 Sie müssen einen Aktionsnamen eingeben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. 2 Wählen Sie als Aktionskanal "Serien-Brief". 3 Sie können ein Start- und Enddatum eingeben. 4 Sie können einen Aktionstyp auswählen. Hinweis: Sie können im Menü SYSTEM im Menüpunkt STAMMDATEN die Aktionstypen anlegen und verwalten. 5 Sie können festlegen, ob die Aktion aktiv oder inaktiv sein soll. 6 Sie müssen einen Brieftext eingeben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. 7 Sie können eine Bemerkung zur Aktion hinzufügen. Klicken Sie auf, um zum nächsten Aktions-Schritt zu gelangen. Klicken Sie nun auf, um die Aktion zu speichern Serien-Brief versenden Um die Serien-Brief Kampagne durchzuführen, müssen Sie eine Zielgruppe unterhalb der betreffenden Aktion anlegen. Klicken Sie auf den Button in der grauen Zielgruppen- Zeile. Abbildung 7: Serien-Brief Zielgruppe 1 Sie müssen einen Namen für die Zielgruppe vergeben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. 2 Sie können eine Jobnummer vergeben. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 9 / 59

10 3 Wählen Sie eine Zielgruppe aus der Liste. Wählen Sie den Dot-Button des Feldes "Zielgruppenselektion" und markieren Sie die Zielgruppe im neuen Dialogfenster. 4 Sie können einen Aktivierungs- und Abschlusszeitpunkt (Datum/Uhrzeit) der Aktion festlegen. Sie bestimmen, wann mit dem "Versenden des Briefes" begonnen wird und wann dies beendet werden soll. Hinweis: Das System erzeugt lediglich Teilnahme-Tickets für die jeweiligen Profile der Zielgruppe, die für den Serien-Brief ausgewählt wurde. Die Serien-Briefe werden auf dem postalischen Weg gesendet für die Adressierung müssen Sie die Zielgruppe exportieren. Klicken Sie auf, um die Aktion samt Zielgruppe zu speichern. Nachdem das System mit dem Versenden der Serien-Briefe begonnen hat, wird die Zielgruppe folgendermaßen dargestellt: Abbildung 8: Serienbrief versendet Sie können die Zielgruppe und den Versende-Zeitraum nicht mehr verändern. Sie sehen nun, wie viele Serien-Briefe erfolgreich bzw. nicht gesendet wurden. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 10 / 59

11 3.1.2 Teilnahmeticket Abbildung 9: Teilnahmeticket Hinweis: In der History der in der jeweiligen Zielgruppe enthaltenen Profile ist im Anschluss ein Teilnahmeticket ersichtlich. Im Teilnahmeticket sehen Sie nochmals die Details der Serien-Brief-Aktion. Hier sehen Sie auch den Sendestatus und können bei Bedarf Bemerkungen hinzufügen. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 11 / 59

12 3.2 Serien- Abbildung 10: Serien- 1 Sie müssen einen Aktionsnamen eingeben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. 2 Wählen Sie als Aktionskanal "Serien- ". 3 Sie können ein Start- und Enddatum eingeben. 4 Sie können einen Aktionstyp auswählen. Hinweis: Sie können im Menü SYSTEM im Menüpunkt STAMMDATEN die Aktionstypen anlegen und verwalten. 5 Sie können festlegen, ob die Aktion aktiv oder inaktiv sein soll. 6 Wenn Sie die Checkbox "keine doppelten s" aktivieren, wird festgelegt, dass pro -Adresse sicher nur eine versendet wird. Hinweis: Mit dieser Einstellung vermeiden Sie, dass gegebenenfalls mehrere Profile mit der gleichen -Adresse jeweils ein Serien- erhalten. 7 Sie können auswählen, ob die Serien- als HTML-Mail oder als Text-Mail versendet werden soll. 8 Sie müssen einen Sender bestimmen. Wählen Sie den Dot-Button des Feldes " Sender" und markieren Sie die Adresse im neuen Dialogfenster. Mit der hier ausgewählten -Adresse werden die s in Folge abgesendet. Hinweis: Falls hier keine Adresse zur Auswahl steht oder die benötigte Absender- Adresse nicht vorhanden ist, können Sie im Menü SYSTEM im Menüpunkt STAMMDATEN die Kampagnen- -Adressen einstellen. 9 Sie müssen einen Betreff eingeben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 12 / 59

13 10 Geben Sie einen Text ein. Hinweis: Falls das als HTML-Mail versendet werden soll, müssen Sie den Text im HTML Code eingeben und die Checkbox "Als HTML-Mail verschicken" markieren. 11 Sie können einen alternativen Text (plain text) eingeben, falls -Clients HTML- Mails nicht unterstützen. 12 Sie können auch Dateianhänge (Attachments) an die anhängen. Wählen Sie den Dot-Button des Feldes "Datei-Upload", suchen Sie das gewünschte Attachment und laden es in das System. 13 Sie sehen die upgeloadeten Attachements in der Liste "Attachments". 14 Sie können Attachments löschen bzw. diese auch ansehen. Klicken Sie dazu auf den Button bzw.. 15 Sie können die Serien- testen, bevor Sie diese absenden. Dazu wählen Sie ein Testprofil aus. Klicken Sie auf und Sie können ein Profil auswählen. Mit einem Klick auf starten Sie Ihr Test- . Hinweis: Legen Sie sich ein Profil mit Ihrer persönlichen -Adresse an, an die das Serien- als Test gesendet wird. Hinweis: Unter Umständen erhalten Sie das Test-Mail mit leichter Zeitverzögerung. Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie die Checkbox "keine doppelten s" deaktivieren, falls Sie mehrere Test-Mails an dieselbe Adresse senden wollen. 16 Sie können eine Bemerkung zur Aktion hinzufügen. Klicken Sie auf, um zum nächsten Aktions-Schritt zu gelangen. Klicken Sie nun auf, um die Aktion zu speichern Personalisierung Das Serien- kann mit personalisierten (Serienbrief) Attributen versehen werden die beim Versenden automatisch für jeden Empfänger eingefügt werden (z.b. Briefanrede, Anrede, Vorname, Nachname, ). Diese Felder werden im -Text durch Platzhalter positioniert. AGILIA ersetzt beim Versenden die Platzhalter durch die konkreten Werte der Empfänger. Diese Werte können frei im E-Mai-Text positioniert werden. Hinweis: Beachten Sie auch die Möglichkeit, dynamische Erweiterungen in Ihre Serien-E- Mails einzubauen. Einige geläufige Beispiele sind: Anrede p_prof_sal_salutationname akademischer Titel p_prof_pers_acatitle_title Vorname p_prof_pers_firstname Nachname p_prof_profilename Briefanrede p_prof_salutation Rechtsform p_prof_comp_legalform Firmenbezeichnung p_prof_profilename ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 13 / 59

14 Im versendeten wird zum Beispiel bei Hr. Mustermann statt p_prof_sal_salutationname "Sehr geehrter Herr Mustermann" stehen. Hinweis: Sie können jederzeit eine aktuelle und ausführliche Liste der Personalisierungs- Attribute bei unserem Support anfordern oder ) Serien- versenden Um die Serien- Kampagne durchzuführen, müssen Sie eine Zielgruppe unterhalb der betreffenden Aktion anlegen. Klicken Sie auf den Button in der grauen Zielgruppen-Zeile. Abbildung 11: Serien- Zielgruppe 1 Sie müssen einen Namen für die Zielgruppe vergeben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. 2 Sie können eine Jobnummer vergeben. 3 Wählen Sie eine Zielgruppe aus der Liste. Wählen Sie den Dot-Button des Feldes "Zielgruppenselektion" und markieren Sie die Zielgruppe im neuen Dialogfenster. 4 Sie können auswählen, ob die s an Profile bzw. Kontaktpersonen senden wollen. 5 Sie können einen Aktivierungs- und Abschlusszeitpunkt (Datum/Uhrzeit) der Aktion festlegen. Sie bestimmen, wann mit dem Versenden der s begonnen wird und wann dies beendet werden soll. Hinweis: Mit diesen Einstellungen können Sie beispielsweise festlegen, dass s nachts versendet werden, um so die eigene Internetanbindung tagsüber weniger zu belasten. Klicken Sie auf, um die Aktion samt Zielgruppe zu speichern. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 14 / 59

15 Nachdem das System die s versendet hat, wird die Zielgruppe folgendermaßen dargestellt: Abbildung 12: versendet Sie können die Zielgruppe und den Versende-Zeitraum nicht mehr verändern. Sie sehen nun, wie viele s erfolgreich bzw. nicht gesendet wurden. Wenn Sie auf die Zahl bei "Fehlerhaft gesendet" klicken, öffnet sich ein neues Fenster mit den Details zu den fehlerhaft gesendeten s. Abbildung 13: Fehlerhaft gesendete s Fehlerhaft gesendete s können Sie erneut versuchen, zu versenden. Klicken Sie dazu auf. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 15 / 59

16 3.2.3 Teilnahmeticket Abbildung 14: Teilnahmeticket 3.3 Serien-SMS Hinweis: In der History der in der jeweiligen Zielgruppe enthaltenen Profile ist im Anschluss ein Teilnahmeticket ersichtlich. Im Teilnahmeticket sehen Sie nochmals die Details der Serien- -Aktion. Hier sehen Sie auch den Sendestatus und können bei Bedarf Bemerkungen hinzufügen. Mit einem Klick auf sehen Sie das gesendete . Abbildung 15: Serien-SMS 1 Sie müssen einen Aktionsnamen eingeben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. 2 Wählen Sie als Aktionskanal "Serien-SMS". 3 Sie können ein Start- und Enddatum eingeben. 4 Sie können einen Aktionstyp auswählen. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 16 / 59

17 Hinweis: Sie können im Menü SYSTEM im Menüpunkt STAMMDATEN die Aktionstypen anlegen und verwalten. 5 Sie können festlegen, ob die Aktion aktiv oder inaktiv sein soll. 6 Abhängig von Ihrer AGILIA-Installation wird der SMS-Sender automatisch ausgefüllt bzw. lässt sich überschreiben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. 7 Sie müssen einen SMS Text eingeben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. 8 Wenn Sie die Checkbox "keine doppelten SMS" aktivieren, wird festgelegt, dass pro Nummer nur eine SMS versendet wird. Hinweis: Mit dieser Einstellung vermeiden Sie, dass gegebenenfalls mehrere Profile mit der gleichen Telefonnummer jeweils eine Serien-SMS erhalten. 9 Sie können die Serien-SMS testen, bevor Sie diese absenden. Dazu wählen Sie ein Testprofil aus. Klicken Sie auf und Sie können ein Profil auswählen. Mit einem Klick auf starten Sie Ihr Test-SMS. Hinweis: Legen Sie sich ein Profil mit Ihrer persönlichen Mobiltelefonnummer an, an die das Serien-SMS als Test gesendet wird. Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie die Checkbox "keine doppelten SMS" deaktivieren, falls Sie mehrere Test-SMS an dieselbe Nummer senden wollen. 10 Sie können eine Bemerkung zur Aktion hinzufügen. Klicken Sie auf, um zum nächsten Aktions-Schritt zu gelangen. Klicken Sie nun auf, um die Aktion zu speichern Serien-SMS versenden Um die Serien-SMS Kampagne durchzuführen, müssen Sie eine Zielgruppe unterhalb der betreffenden Aktion anlegen. Klicken Sie auf den Button in der grauen Zielgruppen- Zeile. Abbildung 16: Serien-Brief Zielgruppe 1 Sie müssen einen Namen für die Zielgruppe vergeben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. 2 Sie können eine Jobnummer vergeben. 3 Wählen Sie eine Zielgruppe aus der Liste. Wählen Sie den Dot-Button des Feldes "Zielgruppenselektion" und markieren Sie die Zielgruppe im neuen Dialogfenster. 4 Sie können einen Aktivierungs- und Abschlusszeitpunkt (Datum/Uhrzeit) der Aktion festlegen. Sie bestimmen, wann mit dem Versenden der SMS begonnen wird und wann dies beendet werden soll. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 17 / 59

18 Klicken Sie auf, um die Aktion samt Zielgruppe zu speichern. Nachdem das System mit dem Versenden der Serien-SMS begonnen hat, wird die Zielgruppe folgendermaßen dargestellt: Abbildung 17: SMS versendet Sie können die Zielgruppe und den Versende-Zeitraum nicht mehr verändern. Sie sehen nun, wie viele Serien-Fax erfolgreich bzw. nicht gesendet wurden Teilnahmeticket Abbildung 18: Teilnahmeticket Hinweis: In der History der in der jeweiligen Zielgruppe enthaltenen Profile ist im Anschluss ein Teilnahmeticket ersichtlich. Im Teilnahmeticket sehen Sie nochmals die Details der Serien-SMS-Aktion. Hier sehen Sie auch den Sendestatus und können bei Bedarf Bemerkungen hinzufügen. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 18 / 59

19 3.4 Serien-Fax Abbildung 19: Serien-Fax 1 Sie müssen einen Aktionsnamen eingeben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. 2 Wählen Sie als Aktionskanal "Serien-FAX". 3 Sie können ein Start- und Enddatum eingeben. 4 Sie können einen Aktionstyp auswählen. Hinweis: Sie können im Menü SYSTEM im Menüpunkt STAMMDATEN die Aktionstypen anlegen und verwalten. 5 Sie können festlegen, ob die Aktion aktiv oder inaktiv sein soll. 6 Wenn Sie die Checkbox "keine doppelten FAX" aktivieren, wird festgelegt, dass pro Nummer nur ein Fax versendet wird. Hinweis: Mit dieser Einstellung vermeiden Sie, dass gegebenenfalls mehrere Profile mit der gleichen Faxnummer jeweils eine Serien-Fax erhalten. 7 Sie müssen einen Fax Text eingeben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Sie können den Text personalisieren (siehe Personalisierung) 8 Sollten Sie verschiedene Fax-Sende-Standards verwenden, können Sie die Einstellung "als GFI-Fax versenden" markieren. 9 Sie können das Serien-Fax testen, bevor Sie diese absenden. Dazu wählen Sie ein Testprofil aus. Klicken Sie auf und Sie können ein Profil auswählen. Mit einem Klick auf starten Sie Ihr Test-Fax. Hinweis: Legen Sie sich ein Profil mit Ihrer persönlichen Fax-Nummer an, an die das Serien-Fax als Test gesendet wird. Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie die Checkbox "keine doppelten FAX" deaktivieren, falls Sie mehrere Test-Fax an dieselbe Nummer senden wollen. 10 Sie können eine Bemerkung zur Aktion hinzufügen. Klicken Sie auf, um zum nächsten Aktions-Schritt zu gelangen. Klicken Sie nun auf, um die Aktion zu speichern. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 19 / 59

20 Hinweis: Nach dem Speichern können Sie zum Fax eine oder mehrere Dateien (PDF) uploaden, indem Sie auf den Dot-Button des Feldes "Datei-Upload (PDF)" klicken und die gewünschten PDFs auswählen. Diese können als Attachment mit dem Fax versendet werden Serien-Fax versenden Um die Serien-Fax Kampagne durchzuführen, müssen Sie eine Zielgruppe unterhalb der betreffenden Aktion anlegen. Klicken Sie auf den Button in der grauen Zielgruppen- Zeile. Abbildung 20: Serien-Fax Zielgruppe 1 Sie müssen einen Namen für die Zielgruppe vergeben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. 2 Sie können eine Jobnummer vergeben. 3 Wählen Sie eine Zielgruppe aus der Liste. Wählen Sie den Dot-Button des Feldes "Zielgruppenselektion" und markieren Sie die Zielgruppe im neuen Dialogfenster. 4 Sie können einen Aktivierungs- und Abschlusszeitpunkt (Datum/Uhrzeit) der Aktion festlegen. Sie bestimmen, wann mit dem Versenden der Faxe begonnen wird und wann dies beendet werden soll. Klicken Sie auf, um die Aktion samt Zielgruppe zu speichern. Nachdem das System mit dem Versenden der Serien-Faxe begonnen hat, wird die Zielgruppe folgendermaßen dargestellt: Abbildung 21: Fax versendet Sie können die Zielgruppe und den Versende-Zeitraum nicht mehr verändern. Sie sehen nun, wie viele Serien-Fax erfolgreich bzw. nicht gesendet wurden. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 20 / 59

21 3.4.2 Teilnahmeticket Abbildung 22: Teilnahmeticket Hinweis: In der History der in der jeweiligen Zielgruppe enthaltenen Profile ist im Anschluss ein Teilnahmeticket ersichtlich. Im Teilnahmeticket sehen Sie nochmals die Details der Serien-Fax-Aktion. Hier sehen Sie auch den Sendestatus und können bei Bedarf Bemerkungen hinzufügen. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 21 / 59

22 4 Outbound Outbound wird auf Grund seines Umfanges und der Anzahl der Einstellungen, die Sie vornehmen können, in einem eigenen Kapitel erklärt. Einzelne (umfangreiche) Punkte werden gesondert in separaten Abschnitten behandelt. Abbildung 23: Outbound Schritt 1 1 Sie müssen einen Aktionsnamen eingeben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. 2 Wählen Sie als Aktionskanal "Outbound". 3 Sie können ein Startdatum eingeben. Hinweis: Es ist nicht notwendig, ein Start- bzw. Enddatum einzugeben. Der Start- bzw. Endzeitpunkt muss pro Zielgruppe eingegeben werden, um die jeweilige Aktion starten bzw. enden lassen zu können. Dadurch ist eine differenzierte Einstellung auf Ebene der Zielgruppen möglich. 4 Sie können ein Enddatum eingeben. Hinweis: Zu diesem Zeitpunkt wird die Aktion wieder von der Arbeitsfläche des Benutzers (Contact-Desk) genommen. Hinweis: Durch späteres Verändern des Enddatums kann eine Aktion länger aktiv bleiben. Wenn das Ende einer Aktion bereits überschritten ist, können Sie dieses Datum nicht mehr verändern. Hinweis: Alle Kontakte, welche bis zum Endzeitpunkt nicht abgeschlossen sind, werden vom System mit dem Abschlussgrund "Aktionsende" abgeschlossen. 5 Sie können festlegen, ob die Aktion aktiv oder inaktiv sein soll. Aktive Aktionen erscheinen am Schirm des Benutzers. 6 Sie können eine Bemerkung zur Aktion hinzufügen. Klicken Sie auf, um zum nächsten Aktions-Schritt zu gelangen. Sie haben eine Outbound-Aktion ausgewählt und gelangen nun zum nächsten Schritt, in dem Sie sämtliche Detailseinstellungen für die Outbound-Aktion vornehmen können. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 22 / 59

23 4.1 Outbound Einstellungen In Fortsetzung von Abbildung 23: Outbound Schritt 1 finden Sie in diesem Abschnitt und den Folgeabschnitten die Beschreibungen der meisten Outbound Einstellungen. Die Einstellungen "Negative Zielgruppe", "Zusätzliche Einstellungen" und "Fragebogen bearbeiten" finden Sie im Anschluss an diesen Abschnitt. Diese Funktionen wurden auf Grund des Umfanges in separaten Abschnitten näher erläutert. Abbildung 24: Outbound Schritt 2 7 Sie können falls eingestellt einen Aktionstyp für diese Outbound-Kampagne auswählen. Hinweis: Sie können im Menü SYSTEM im Menüpunkt STAMMDATEN die Aktionstypen anlegen und verwalten. 8 Das Feld "Kategorie" können Sie verwenden, um aktionsspezifische Kennzahlen zu speichern. Hinweis: Bei einem Datenexport von Daten dieser Aktion wird das Feld automatisch hinzugefügt. Das Feld kann beispielsweise für Kostenstellen, Lieferantennummer oder Ähnliches verwendet werden, hat jedoch keine funktionale Bedeutung in AGILIA Wiedervorlage nach 9 Das Feld "Wiedervorlage nach" bestimmt, wie lange bei Wiedervorlage (ohne Zeit) mindestens gewartet werden soll, bevor es zu einem neuerlichen Wählversuch kommt. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Hinweis: Diese Einstellung entspricht der Schaltfläche "Nicht erreicht" im Outbound- Fragebogen. Dieser Wert kann im Bereich von Minuten bis zu Monaten erfasst werden. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 23 / 59

24 Hinweis: Eine Änderung diese Wertes während einer Aktion hat nur Einfluss auf jene Wählversuche ab diesem Zeitpunkt. Alle bereits vorher kontaktierten Profile werden nach dem vorherigen Muster wieder vorgelegt. 10 Das Feld "Wiedervorlage nach" können Sie auch in Zusammenhang mit einer Abschlussgruppe "für Nicht erreichte" Wiedervorlagen verwenden. Ordnen Sie der Abschlussgruppe "für Nicht erreicht" die entsprechende Abschlussgruppe zu. Hinweis: Sie können im Menü SYSTEM im Menüpunkt STAMMDATEN die Abschlussgruppen und Abschlussgründe anlegen und verwalten. Abbildung 25: Wiedervorlage nach (für Abschlussgründe) "Default" bedeutet hier, dass die generelle Einstellung für diese Aktion bei diesem Abschlussgrund verwendet wird. In diesem Dialog kann die Einstellung pro Abschlussgrund verändert werden Reserviert für Benutzer 11 Das Feld "Reserviert für Benutzer" bestimmt, wie lange ein Wählversuch für einen Benutzer reserviert bleibt, bevor ihn der nächste freie Benutzer bekommt. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Hinweis: Das kontaktierte Profil ist grundsätzlich für den nächsten Wählversuch für jenen Benutzer reserviert, welcher die Wiedervorlage mit Zeit gespeichert hat. Die Reservierung gilt allerdings nur für die in diesem Feld erfasste Zeitspanne. Nach Ablauf der Reserviert-Zeitspanne wird der Datensatz für jeden Benutzer freigegeben (der für diese Zielgruppe eingeteilt ist). Dieser Wert kann im Bereich von Minuten bis zu Monaten erfasst werden. Hinweis: Es kann Sinn machen, je nach Aktion, einen Datensatz auch über Tage für einen Benutzer zu reservieren (z.b. bei Provisionsmodellen). 12 Der Wert "Reserviert für Benutzer" kann auch in Zusammenhang mit einer Abschlussgruppe für "Wiedervorlage mit Zeit" verwendet werden. Ordnen Sie der Abschlussgruppe "für WV mit Zeit" die entsprechende Abschlussgruppe zu. Hinweis: Sie können im Menü SYSTEM im Menüpunkt STAMMDATEN die Abschlussgruppen und Abschlussgründe anlegen und verwalten. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 24 / 59

25 Abbildung 26: Reserviert für Benutzer (für Abschlussgründe) "Default" bedeutet hier, dass die generelle Einstellung für diese Aktion bei diesem Abschlussgrund verwendet wird. In diesem Dialog kann die Einstellung pro Abschlussgrund verändert werden Sichere Ticketfreigabe 13 Das Feld "Sichere Ticketfreigabe" bestimmt, wie lange ein bearbeiteter Datensatz im Status "in Arbeit" bleibt, bevor er wieder in den Pool der freien Datensätze zurückgeworfen wird. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Mit dieser Einstellung wird sichergestellt, dass keine Datensätze "hängen bleiben". Hinweis: Sie sollten diesen Wert wesentlich höher wählen als die durchschnittliche Gesprächsdauer. Das System kann nicht wissen, ob der jeweilige Benutzer gerade telefoniert, den entsprechenden Datensatz am Bildschirm bearbeitet oder nicht mehr vor seinem Bildschirm sitzt Zeitzonen-Gruppe 14 Im Feld "Zeitzonen-Gruppe" können Sie eine Verteilung der Wiedervorlagen (ohne Zeit; nicht erreicht) in verschiedenen Zeitbereichen eines Tages einteilen. Hinweis: Sie können im Menü SYSTEM im Menüpunkt STAMMDATEN die Zeitzonen- Gruppen anlegen und verwalten Anrufe pro Zeitzone 15 Nach Auswahl einer Zeitzonen-Gruppe ist es möglich, die Anrufe pro Zeitzone in einem neuen Dialogfenster zu definieren. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 25 / 59

26 Abbildung 27: Zeitzonen-Einteilung Hinweis: Die hier getroffenen Einstellungen gelten nur für "nicht erreicht" Wiedervorlagen, jedoch nicht für den Erst-Kontakt Zeitzonenwechsel 16 Wenn Sie die Checkbox "Zeitzonenwechsel immer" aktivieren, bewirken Sie damit, dass nach jeder "Nicht erreicht" Wiedervorlage eine andere Zeitzone des Tages verwendet wird. Dadurch können Sie die Wahrscheinlichkeit der Erreichbarkeit erhöhen Abschlussgruppe 17 Mit der Auswahl der Abschlussgruppe legen Sie fest, welche Abschlussgründe im Fragebogen dem Benutzer zur Verfügung stehen. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Hinweis: Sie können im Menü SYSTEM im Menüpunkt STAMMDATEN die Abschlussgruppen und Abschlussgründe anlegen und verwalten. Die Angabe von Abschlussgruppen für "Wiedervorlagen mit Zeit" und für "Nicht erreicht" Wiedervorlagen ist optional. Hinweis: In einer laufenden Aktion (es wurden bereits Kontakte durchgeführt) sollten Sie die Abschlussgruppen nicht mehr ändern. Das Hinzufügen von weiteren Abschlussgründen ist jedoch möglich Anrufversuche 18 Das Feld "Anrufversuche" bestimmt, bis zu wie oft ein Datensatz den Benutzern vorgelegt werden soll. Bei Erreichen dieses Wertes wird der Datensatz mit dem Systemabschlussgrund "Max. Wählversuche erreicht" abgeschlossen. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Hinweis: Eine Änderung dieses Wertes betrifft nur Kontakte, die noch nicht in dieser Aktion abgeschlossen wurden Profilliste beim Speichern erzeugen 19 Wenn Sie die Checkbox "Profilliste beim Speichern erzeugen" markieren, wird beim Betätigen des Speichern-Buttons eine neue Profilliste für Ihre Outbound-Kampagne ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 26 / 59

27 erstellt. Nur durch diese Aktion werden neue Daten für die aktuelle Aktion vorbereitet. Hinweis: Bei großen Datenmengen kann das Erzeugen einer Profilliste den normalen Betrieb stark beeinflussen. Aus diesem Grund sollte die Profilliste an Randzeiten (z.b. A- bendstunden) erzeugt werden Offene Profile Report 20 Der "Offene Profile Report" liefert Ihnen Informationen über den aktuellen Stand der Outbound-Aktion. Sind mehrere Zielgruppen in einer Aktion, so werden diese untereinander dargestellt. Abbildung 28: Offene Profile Report Sie sehen die Details des "Offene Profile Report" in einem neuen Dialogfenster. "Summe (fällig) ja" bedeutet, dass in der betroffenen Zielgruppe zum Report- Zeitpunkt die angegebene Anzahl an Wiedervorlagen für Benutzer zum Anrufen bereit sind. "Summe (fällig) nein" sind nicht fällige Wiedervorlagen, welche zum Report-Zeitpunkt noch nicht das Datum/die Zeit erreicht haben, an welchem sie für den Benutzer wieder zur Verfügung gestellt werden. In den nächsten Abschnitten finden Sie die bisher noch nicht behandelten Outbound Einstellungen "Negative Zielgruppe", "Zusätzliche Einstellungen" und "Fragebogen bearbeiten" im Detail erläutert. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 27 / 59

28 4.2 Negative Zielgruppe Mit Hilfe des Dialoges "Negative Zielgruppe" ist es möglich, dass Sie eine Menge von Datensätze (eine gespeicherte Zielgruppe) aus der Outbound-Aktion entfernen können. Hinweis: Das Entfernen betrifft nur jene Profile, die noch nicht abgeschlossen wurden, das heißt solche, die Erstkontakte oder im Status "Wiedervorlage" sind. des Feldes "Negati- Klicken Sie im Schritt 2 der Outbound-Aktion auf den Dot-Button ve Zielgruppe", es öffnet sich ein neues Dialogfenster. Abbildung 29: Negative Zielgruppe 1 Sie müssen eine Zielgruppe auswählen. Es ist jene Zielgruppe, deren Daten anschließend aus der Outbound-Aktion entfernt werden. 2 Das Entfernen der Zielgruppe wird über das Abschließen der verschiedenen Datensätze der Zielgruppe realisiert. Hierbei können Sie angeben, welcher Abschlussgrund für den jeweiligen Status eines Profils in der Outbound-Aktion gesetzt werden soll. 3 "0-Wählversuche" bedeutet, dass die betroffenen Profile noch nicht angerufen wurden. Wählen Sie aus der Liste einen Abschlussgrund aus, mit dem diese Profile gespeichert werden oder markieren Sie die Checkbox "0-Wählversuche löschen" und diese Profile werden aus der Outbound-Aktion entfernt (gelöscht). Hinweis: Wenn Sie die Liste auf "-- auswählen --" belassen, bedeutet dies, dass damit keine Einstellung getroffen wird (nichts getan wird). 4 "Wiedervorlage mit Zeit" bedeutet, dass das betroffene Profil als letzten Status eine Wiedervorlage mit Zeit gespeichert hat. Sie können zusätzlich einen Abschlussgrund auswählen. 5 "Nicht erreicht" bedeutet, dass das betroffene Profil als letzten Status eine Wiedervorlage mit nicht erreicht gespeichert hat. Sie können zusätzlich einen Abschlussgrund auswählen. 6 Wählen Sie den Startzeitpunkt des Jobs, mit dem das Entfernen der Profile gestartet werden soll. Diese Felder sind Pflichtfelder. 7 Die Einstellung "Job läuft einmal" bewirkt, dass Profile unberührt bleiben, die zum Zeitpunkt des Ausführens des Jobs gesperrt sind (weil sie am Bildschirm eines Be- ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 28 / 59

29 nutzers bearbeitet werden). Diese Profile bleiben weiterhin in der Outbound-Aktion erhalten. 8 Die Einstellung "Job läuft mehrmals" bewirkt hingegen, dass der Job nach Ausführung kontrolliert, ob alle gewünschten Profile entfernt werden konnten. Sofern dies nicht möglich war, startet der Job zu einem späteren Zeitpunkt erneut und wiederholt diesen Vorgang solange, bis alle gewünschten Profile entfernt werden können, diese Profile bereits durch Benutzer abgeschlossen wurden oder der Job normal gelöscht wurde. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 29 / 59

30 4.3 Fragebogen bearbeiten Mit Hilfe des Dialoges "Fragebogen bearbeiten" können Sie einen Fragebogen bzw. Gesprächsleitfaden definieren, der in Ihrer Outbound-Aktion verwendet wird. Sie können beliebig viele Fragen in Ihrem Fragebogen anlegen. Jede Frage wird über einen Namen (der beim Export als Beschriftung verwendet wird) und einen Fragetyp definiert. Hinweis: Bei der Frage kann auch ein HTML-Code eingegeben werden, wodurch Formatierungen wie Schriftgröße, Farbe und Fett möglich werden Schritt 1 Fragebogen auswählen Abbildung 30: Fragebogen Schritt 1 Sie haben die Möglichkeit, einen bereits erstellten Fragebogen zu kopieren dafür müssen Sie einen neuen Namen vergeben und können diesen in Folge bearbeiten. Sie können einen neuen Fragebogen erstellen. Sie müssen einen Namen vergeben. Klicken Sie auf, um zum nächsten Schritt zu gelangen. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 30 / 59

31 4.3.2 Schritt 2 Fragebogen erstellen und Fragen anordnen Abbildung 31: Fragebogen Schritt 2 Schritt 1 Wählen Sie im Feld "Frage" eine "-- Neue Frage --" und klicken Sie auf. Schritt 2 Es öffnet sich ein neues Dialogfenster, wo Sie einen Fragetyp für Ihre Frage auswählen müssen (siehe Fragetypen im Detail) klicken Sie auf. Abbildung 32: Fragetyp auswählen Schritt 3 Abhängig vom Fragetyp ändert sich die Ansicht des nächsten Schrittes geben Sie Name, Fragetext (und gegebenenfalls andere Einstellungen) an. Abbildung 33: Fragetyp Einstellungen Für "RadioButton", "CheckBox" und "ComboBox" müssen Sie zusätzlich Antworten angeben. Bei "Informationsmaterial versenden" müssen Sie auswählen, welche Informationsmaterialien für die Benutzer im Fragebogen zur Auswahl stehen sollen. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 31 / 59

32 Hinweis: Sie können im Menü SYSTEM im Menüpunkt STAMMDATEN die Informationsmaterialen anlegen und verwalten. Schritt 4 Klicken Sie auf schließt sich automatisch., um die Frage zu speichern. Das Dialogfenster Schritt 5 Wiederholen Sie diesen Vorgang so oft, bis Sie Ihre Fragen für den Fragebogen gespeichert haben. Sie können auch nachträglich neue Fragen erstellen. Schritt 6 Sie befinden sich wieder im Dialogfenster Ihrer Fragebogen-Einstellungen. Klicken Sie an gewünschter Position auf. Schritt 7 Wählen Sie aus der Auswahlliste die gewünschte Frage die Sie bereits vorher erstellt haben aus. Abbildung 34: Frage anordnen und auswählen Schritt 8 Wiederholen Sie diese Schritte so oft als notwendig, bis Sie Ihren Fragebogen fertig gestellt haben. Hinweis: Falls Sie eine Frage löschen wollen, klicken Sie auf. Schritt 9 Klicken Sie auf, um den Fragebogen zu speichern. Sie haben erfolgreich einen Fragebogen oder Gesprächsleitfaden erstellt, der später in der Outbound-Aktion den Benutzern zur Verfügung steht Fragetypen im Detail Es werden in Folge die verschiedenen Fragetypen im Detail erklärt und eine Beispiel- Ansicht im Fragebogen dargestellt: Text: Reine Textausgabe, um z.b. einen Begrüßungstext anzeigen zu lassen. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 32 / 59

33 TextBox: Einzeiliges Textfeld zur freien Texterfassung ohne Vorgabewert TextArea: Mehrzeiliges Textfeld zur freien Texterfassung ohne Vorgabewert RadioButton: Vorgegebene Auswahl mit einer möglichen Antwort (alle Möglichkeiten werden am Schirm dargestellt) CheckBox: Vorgegebene Auswahl mit mehreren Antworten (alle Möglichkeiten werden am Schirm dargestellt) ComboBox: Vorgegebene Auswahl mit einer möglichen Antwort, wird in einem Drop-Down-Feld dargestellt Pers.Terminvereinbarung: Hinterlegter Terminkalender von ausgewählten AGILIA- Benutzern, Terminvereinbarung löst eine an den Kalender- Eigentümer mit Information über den Termin aus. Hinweis: Es wird hierfür die -Adresse verwendet, die im Menü SYSTEM USER eingetragen wurde. Bei Klick auf die Schaltfläche öffnet sich ein neues Fenster mit dem Kalender der vorher definierten Benutzer: Abbildung 35: Ausschnitt aus pers. Kalender Hinweis: Für die Auswahl des Kalenders für einen Benutzer klicken Sie in der Zielgruppe der Aktion den Dot-Button des Feldes "Zusätzliche Einstellungen". ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 33 / 59

34 Über den Dialog "Pers. Kalender des Users" ist es möglich, verschiedene AGILIA-Benutzer auszuwählen. Die Kalender dieser Personen erscheinen später bei einem Profil dieser Zielgruppe am Bildschirm des telefonierenden Benutzers, wenn dieser auf klickt. Informationsmaterial versenden: Über den Fragebogen können den Benutzern Informationsmaterialien zur Verfügung gestellt werden. Bei Auswahl einer oder mehrerer Informationsmaterialien wird dies in der History als Ticket gespeichert. Die erste Ziffer neben der Beschriftung des Informationsmaterials gibt an, wie oft an das Profil/Kontaktperson dieses Material bereits gesendet wurde. Die zweite Ziffer gibt an, wie oft das Material angefordert wurde. Bei offenen Tickets (noch nicht gesandtes Informationsmaterial) wird der betreffende Wert rot dargestellt. Hinweis: Es ist ein Export aller Tickets möglich, sodass Sie z.b. mit einem Serienbrief das Informationsmaterial versenden können. Beim Erstellen der Frage, müssen Sie auswählen, welches Informationsmaterial dem Benutzer im Fragebogen zur Auswahl stehen soll. Hinweis: Sie können im Menü SYSTEM im Menüpunkt STAMMDATEN die Informationsmaterialen anlegen und verwalten. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 34 / 59

35 4.4 Zusätzliche Einstellungen pro Aktion Abbildung 36: Zusätzliche Einstellungen In diesem Dialog können Sie einige wichtige zusätzliche Einstellungen für Ihre Outbound-Aktion vornehmen Mit Inbound 1 Diese Einstellung bewirkt, dass Benutzer am Contact-Desk (während der Durchführung der Outbound-Aktion) nach Profilen suchen können. Der Benutzer kann die Profile auf Grund verschiedener Kriterien suchen und bekommt anschließend den Outbound-Fragebogen mit dem gesuchten Profil dargestellt. Hinweis: Diese Einstellung wird beispielsweise verwendet, wenn bei Outbound-Aktionen auch mit einem Rückruf durch den Kunden gerechnet werden muss. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 35 / 59

36 Abbildung 37: Profil-Suche bei Outbound-Aktion Vorheriges Projekt anzeigen 2 Dieser Punkt erlaubt eine Auswahl einer im Mandant vorhandenen Outbound-Aktion. Der ausgewählte Fragebogen wird rechts neben dem neuen Fragebogen der aktuellen Aktion dargestellt dies ermöglicht ein Vergleichen der Antworten, sofern das Profil in der vorherigen Aktion enthalten war. Hinweis: Diese Einstellung wird verwendet, wenn eine so genannte Follow-Up Aktion durchgeführt wird Kontaktpersonen einzeln aufrufen 3 Diese Einstellung ermöglicht, dass Profile der gewählten Zielgruppe, die über mehr als eine Kontaktperson verfügen, einzeln aufgerufen (aufgespaltet) werden. Es wird pro Kontaktperson ein eigener Fragebogen erzeugt. Hinweis: Diese Einstellung kann nur beim Anlegen der Aktion ausgewählt werden. Sobald eine Profilliste erzeugt wurde, kann diese Einstellung im Nachhinein nicht mehr verändert werden (Sie sehen z.b. ein unveränderbares "Nein"). Hinweis: Diese Einstellung wird verwendet, wenn jede gewählte Kontaktperson angerufen werden soll und nicht pro Profil nur eine Kontaktperson Kontaktpersonen anzeigen 4 Durch Aktivierung dieser Einstellung werden alle Kontaktpersonen des Profils zur Auswahl am Fragebogen dargestellt. Es besteht außerdem die Möglichkeit, neue Kontaktpersonen in einer laufenden Aktion über den Fragebogen anzulegen. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 36 / 59

37 Hinweis: Diese Einstellung wird verwendet, wenn Profile Unternehmen (Firmen) sind und entweder Kontaktpersonen befragt werden sollen oder es bekannt sein soll, mit wem der Benutzer gesprochen hat. Abbildung 38: Fragebogen Kontaktpersonen anzeigen Opportunity anzeigen Abbildung 39: Fragebogen Opportunity anzeigen 5 Durch Aktivierung dieser Einstellung wird in Outbound-Fragebogen ein Opportunity- Objekt dargestellt. Hinweis: Diese Einstellung wird verwendet, wenn Sie Opportunities durch eine Outbound-Aktion erzeugen wollen Opportunity Verkaufsschritte 6 In diesem Dialog wird definiert, welche Verkaufsschritte durch Benutzer am Outbound-Fragebogen ausgewählt werden können, welche Abschluss- ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 37 / 59

38 Wahrscheinlichkeiten diese Schritte haben sollen und welche Abschlussgründe verwendet werden. Hinweis: Sie können im Menü SYSTEM im Menüpunkt STAMMDATEN die Verkaufsschritte anlegen und verwalten. Abbildung 40: Opportunity Verkaufsschritte Die Einstellung "Verkaufschritt verwenden" bedeutet, dass dieser Verkaufsschritt am Outbound-Fragebogen ausgewählt werden kann. Alle nicht markierten Verkaufsschritte werden nicht dargestellt. Die Auswahl "Wahrscheinlichkeit" legt den Prozentsatz fest, welcher bei der Opportunity bei der Auswahl des Verkaufsschrittes in das Feld "Abschlusswahrscheinlichkeit" gespeichert wird. Der Benutzer muss im Rahmen der Outbound-Aktion den Prozentsatz nicht mehr eingeben. Bei Verkaufsschritten, welche die Opportunity abschließen, kann ein Abschlussgrund für Outbound-Calls gewählt werden. Hinweis: Wenn eine Opportunity in einem abgeschlossenen Verkaufsschritt ist, wird wenn der Benutzer am Ende des Gespräches eine Wiedervorlage macht automatisch durch das System ein Abschluss mit dem gewählten Abschlussgrund erzeugt. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 38 / 59

39 4.4.7 Opportunity Attributsdefinition Abbildung 41: Opportunity Attributdefinition 7 In diesem Dialog werden die darzustellenden Attribute (Felder) des Opportunity- Objektes sowie ggf. Vorgabewerte für die einzelnen Attribute definiert. Sie können für alle Werte einen so genannten "Default Wert" eingeben. Der somit vordefinierte Inhalt wird als vorausgefüllter Wert im jeweiligen Attribut (Feld) während der Outbound-Aktion dargestellt. "Nicht anzeigen" bedeutet, dass das betroffene Attribut (Feld) im Outbound- Fragebogen nicht dargestellt wird. "Schreibgeschützt" bedeutet, dass das betroffene Attribut (Feld) im Outbound- Fragebogen nicht verändert werden kann. Bestimmte Werte (Projektmanager, möglicher Revenue dieses Jahr) werden pro Zielgruppe (Zusätzliche Einstellungen) definiert. Die Wahrscheinlichkeit wird über die Verkaufsschritte (siehe Abbildung 40: Opportunity Verkaufsschritte) definiert Sperrcodes berücksichtigen 8 Diese Einstellung ist notwendig, wenn im gewählten Mandanten mit Sperrcodes gearbeitet wird. Pro Profil können in der Dynabase verschiedene Sperrcodes gesetzt werden. Die Sperrcodes sind zum Teil mit einer fixen Bedeutung versehen, alle anderen sind durch Benutzer mit einer Bedeutung zu versehen. Hinweis: Sie können im Menü SYSTEM im Menüpunkt STAMMDATEN die Sperrcodes anlegen und verwalten. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 39 / 59

40 Durch Setzen der Einstellung "Sperrcode berücksichtigen" werden Profile, die mit dem Sperrcode gekennzeichnet sind, nicht für den Benutzer auf dem Outbound- Fragebogen dargestellt. Hinweis: Es gibt einen Sperrcode "Nicht mehr anrufen". Dieser Sperrcode wird bei Profilen gesetzt, welche auf keinen Fall mehr kontaktiert (per Telefon) werden dürfen ("Blacklist-Funktion"). Profile, welche im Verlauf der Aktion einen Sperrcode bekommen und beispielsweise bereits im Status "Wiedervorlage" sind, werden automatisch mit einem Systemabschlussgrund abgeschlossen. Hinweis: Diese Einstellung wird verwendet, wenn Sie mit Sperrcodes in der Aktion oder im Mandanten arbeiten Persönliche WV mit Zeit (Wiedervorlagen) 9 Die Einstellung "werden bevorzugt" bedeutet, dass ein Benutzer (mit eigenen fälligen Wiedervorlagen mit Zeit) diese "eigenen" Profile vor den Wiedervorlagen anderer Benutzer bekommt. Die Einstellung "werden nicht bevorzugt" ist standardmäßig eingestellt und hat keine Auswirkung auf die Reihenfolge der Wiedervorlage Unpersönliche WV (Wiedervorlagen) 10 Die Einstellung "werden bei Fälligkeit sofort bearbeitet" bedeutet, dass vom System nicht gewartet wird, bis alle Datensätze ohne Wählversuche abgearbeitet sind. Nach Ablauf der Wiedervorlagezeit werden diese Wiedervorlagen sofort vorgelegt. Hinweis: Diese Einstellung wird verwendet, wenn die Outbound-Aktion lange durchgeführt wird und jeder Datensatz abgeschlossen werden soll. Die Einstellung "werden erst bearbeitet, nachdem jeder angerufen" bedeutet das Gegenteil. Das System wartet mit der Wiedervorlage, bis alle Profile ohne Wählversuch abgearbeitet sind. Erst dann wird die Wiedervorlage vorgelegt. Hinweis: Diese Einstellung wird verwendet, wenn innerhalb einer fixen Zeitspanne möglichst viele unterschiedliche Profile angerufen werden sollen User darf Anrufversuche erhöhen 11 Nach Erreichen der maximalen Wählversuche wird ein Profil unabhängig vom letzten Status automatisch vom System mit einem Systemabschlussgrund abgeschlossen. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 40 / 59

41 Abbildung 42: User darf Anrufversuch erhöhen Diese Einstellung ermöglicht, dass die Benutzer bei Erreichen der maximalen Wählversuche auswählen können, ob das Profil automatisch abgeschlossen werden soll oder weiterhin vorgelegt werden soll. Für den Benutzer besteht bei Auswahl "nochmals anrufen" die Möglichkeit, bei jeder weiteren Wiedervorlage das Profil noch nicht automatisch abschließen zu lassen. Hinweis: Diese Einstellung wird verwendet, wenn die Outbound-Aktion z.b. eine Verkaufsaktion ist, wo jede Chance wahrgenommen werden soll. Es könnte nach 4 Wählversuchen der Kunde erreicht werden und Interesse haben, würde jedoch auf Grund der Einstellungen der Outbound-Aktion dem Benutzer nicht mehr vorgelegt werden Prozentregel Abbildung 43: Prozentregel 12 Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, stellt das System sicher, dass im angegebenen Zeitraum ("Tage") nur der angegebene Prozentsatz von Datensätzen (pro PLZ gruppiert) aufgerufen wird. Dies erlaubt eine Prozentverteilung der Anrufe bezogen auf die Einwohnerzahl von Orten. Beim Erreichen der "Quote" werden den Benutzern automatisch keine Datensätze der betroffenen PLZ im Outbound-Fragebogen vorgelegt. Hinweis: Bei einer Einstellung von 1% pro 14 Tagen würde in einem Ort mit 2000 Einwohnern innerhalb von 14 Tagen genau beim Abschluss des 20sten Datensatzes diese PLZ so lange blockiert, bis innerhalb der letzten 14 Tage wieder weniger Datensätze abgeschlossen sind Verteilung über vorheriges Projekt nach Zeit des letzen Anrufes Abbildung 44: Verteilung über vorheriges Projekt nach Zeit des letzten Anrufes 13 Mit dieser Einstellung können Sie steuern, in welcher Verteilung "Follow-Ups" für den Benutzer dargestellt werden. Sie können bestimmen, ob kürzlich angerufene Personen früher oder erst später kontaktiert werden sollen. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 41 / 59

42 Wählen Sie in dieser Einstellung die vorherige Aktion aus. Das System verteilt in Folge die Anrufe bezogen auf die ausgewählte vorangegangene Outbound-Aktion. Hinweis: Sie stellen 75% im Feld "Prozentsatz (von vorne)" ein: Damit werden die eingestellten 75% der neuesten Datensätze (Stichzeitpunkt: letzter Anruf) und damit automatisch 25% der alten Anrufe verteilt. Hinweis: Diese Einstellung ist ausschließlich für "Follow-Up" Aktionen interessant Verteilung über PLZ, Strasse, Name 14 Diese Einstellung bewirkt, dass das System eine gleichmäßige Verteilung über die Werte "PLZ, Strasse, Name" vornimmt. Dies bedeutet, dass in jeder PLZ jede Strassen-Nachnamen-Kombination nur einmal angerufen wird. Sobald dies für alle PLZ einmal durchgeführt wurde, wird mit dem nächsten Namen wieder von vorne begonnen. Dadurch wird eine geographische und namentliche Verteilung über den Datenbestand erreicht (ohne z.b. an einem Tag alle "Huber" einer PLZ anzurufen) User telefonieren mit gleichen Profilen 15 Diese Einstellung stellt bei einer "Follow-Up" Aktion sicher, dass Benutzer die ein bestimmtes Profil in der ersten Aktion abgeschlossen haben bei der neuen Aktion ("Follow-Up") genau dieses Profil wieder bekommen. Wählen Sie dazu die vorherige Aktion aus. Hinweis: Nach dem ersten Anrufversuch gelten wieder die allgemeinen Wiedervorlage- Regeln. Wenn ein Benutzer beim "Follow-Up" nicht mehr eingeteilt ist, jedoch in der ersten Aktion eingeteilt war, werden seine Profile (in der ersten Aktion abgeschlossene) auf alle eingeteilten Benutzer der neuen Aktion verteilt. Wenn ein Benutzer alle Profile, die er in der ersten Aktion abgeschlossen hatte, auch in der zweiten Aktion abgeschlossen hat, bekommt er Profile von anderen Benutzern. Hierbei werden zuerst die Profil der nicht mehr eingeteilten Benutzer verteilt. Hinweis: Diese Einstellung ist ausschließlich für "Follow-Up" Aktionen interessant Parallel laufende Projekte 16 Diese Einstellung dient dazu, zwei gleichzeitig laufende Outbound-Aktionen als eine gemeinsame Aktion anzusehen. Wählen Sie dazu die parallele(n) Aktion(en) aus. Wiedervorlagen (mit und ohne Zeit), die in Aktion A erzeugt werden, können auch in Aktion B dem Benutzer vorgelegt werden. Abgeschlossene Profile sind in beiden Aktionen abgeschlossen. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 42 / 59

43 4.5 Mandantenübergreifende Outbound-Aktion Sind in einer Outbound-Aktion Wiedervorlagen gesetzt, welche den Aktivierungszeitpunkt erreicht haben und der Benutzer befindet sich in einem anderen Mandanten, so wird dies durch ein blinkendes Outbound-Aktions-Icon dargestellt. Abbildung 45: Mandantenübergreifende Wiedervorlage Durch Klick auf das Outbound-Aktions-Icon der Wiedervorlagen: öffnet sich eine Übersicht Abbildung 46: Mandantenübergreifende Übersicht der Wiedervorlagen Um in die entsprechende Outbound-Kampagne zu wechseln, muss der Benutzer auf den Namen der Outbound-Aktion klicken. Rot gekennzeichnete Aktionen werden im Moment Mandantenübergreifend durchgeführt. Nach dem Klick auf die Aktion führt das System anschließend einen Mandantenwechsel durch. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 43 / 59

44 5 Zielgruppen in Outbound-Aktionen Sie müssen für Ihre Aktion eine oder mehrere Zielgruppen bestimmen. Damit bestimmen Sie, welche Profilgruppe(n) angesprochen bzw. kontaktiert werden (Empfänger von E- Mails, Briefen, SMS, Fax oder Outbound-Calls). Diese Einstellung bestimmt, wer (welche Benutzer) diese Zielgruppe jeweils kontaktieren soll. Diese Einstellung bestimmt den Aktivierungs- und Abschlusszeitpunkt der Zielgruppe. Damit steuern Sie das Aktiv-Sein der Aktion über die jeweilige Zielgruppe. Eine Aktion kann mehrere Zielgruppen haben. Hinweis: Alle der Aktion zugeordneten Zielgruppen benutzen im Fall der Outbound-Aktion den gleichen Fragebogen der Aktion. 5.1 Zielgruppe: Outbound Abbildung 47: Zielgruppe Outbound 1 Geben Sie einen frei wählbaren Namen für die Zielgruppe ein dieser kann abweichen vom Namen der in der Zielgruppen-Selektion gewählt wurde. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. 2 Der Aktionscode wird beim Speichern der Zielgruppe automatisch vom System vergeben. 3 Sie können eine Jobnummer eingeben. 4 Wählen Sie eine Zielgruppe aus der Liste. Wählen Sie den Dot-Button des Feldes "Zielgruppenselektion" und markieren Sie die Zielgruppe im neuen Dialogfenster. 5 Sie können einen Aktivierungszeitpunkt (Datum/Uhrzeit) festlegen. Erst wenn der Aktivierungszeitpunkt erreicht ist, werden Profile der Zielgruppe für die Aktion verwendet. Dadurch können Sie planen, welche Zielgruppen wann für die Aktion verwendet werden sollen. Hinweis: Sofern kein Aktivierungszeitpunkt festgelegt ist, kann diese Zielgruppe nicht für die Aktion durch die Benutzer am Contact-Desk verwendet werden. Hinweis: Soll eine Aktion bzw. Zielgruppe sofort gestartet werden, können Sie einen Zeitpunkt in der Vergangenheit eingeben. Hinweis: Es muss eine Profilliste erzeugt werden, um mit der Outbound-Aktion starten zu können. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 44 / 59

45 6 Sie können einen Abschlusszeitpunkt (Datum/Uhrzeit) festlegen. Wird ein Abschlusszeitpunkt eingegeben, schließt das System nach Erreichen dieses Zeitpunktes automatisch die noch nicht abgeschlossenen Profile dieser Zielgruppe mit einem Systemabschlussgrund ab. 7 Sie müssen die Benutzer auswählen, welche die Daten dieser Zielgruppe bearbeiten sollen. Wählen Sie den Dot-Button des Feldes "User" und markieren Sie die Benutzer (User) bzw. Usergruppen im neuen Dialogfenster. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Hinweis: Sie können auch gesamte Usergruppen (Benutzergruppen) für die Zielgruppe auswählen. Hinweis: Es muss eine Profilliste erzeugt werden, um Zuteilungen von Usergruppen zu aktivieren. 8 Sie können zusätzliche Einstellungen für die Profile der Zielgruppe vornehmen. Wählen Sie dazu den Dot-Button des Feldes "Zusätzliche Einstellungen". Hinweis: Diese "Zusätzlichen Einstellungen" werden detailliert im nächsten Abschnitt erklärt (siehe 5.2 Zusätzliche Einstellungen pro Zielgruppe). 9 Das Feld "Zielgruppenselektion hinzufügen" erhalten Sie erst, wenn Sie die Zielgruppe bereits gespeichert haben. Mit Hilfe dieses Feldes kann ein Benutzer bei einer laufenden Aktion eine Zielgruppe erweitern. Wählen Sie den Dot-Button des Feldes "Zielgruppenselektion" und markieren Sie die Zielgruppe im neuen Dialogfenster. Klicken Sie auf. Hierbei wird die hinzugefügte Zielgruppe zur gewählten Zielgruppe (laut Outbound- Aktion) hinzugefügt, das heißt, aus den zuvor zwei Zielgruppen wird für die Outbound-Aktion eine Zielgruppe. Hinweis: Das System kann nach Hinzufügen weiterer Zielgruppen nicht mehr zwischen den einzelnen Zielgruppen unterscheiden. Muss eine Trennung, z.b. für Report-Zwecke bei den Zielgruppen durchgeführt werden, muss stattdessen ein neues Zielgruppen- Objekt für diese Aktion angelegt werden. Klicken Sie auf, um die Zielgruppe zu speichern. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 45 / 59

46 5.2 Zusätzliche Einstellungen pro Zielgruppe Abbildung 48: Zielgruppe Outbound Zusätzliche Einstellungen Hinweis: Diese Einstellungen gelten nur für Profile einer Zielgruppe. 1 Ist im Fragebogen eine Frage mit dem Typ "Pers. Terminvereinbarung" vorhanden, so werden die Termine auf den Kalender eines AGILIA-Benutzers eingetragen. Mit dieser Einstellung wählen Sie diesen (oder mehrere) Benutzer aus. Die Kalender der Benutzer werden in einem neuen Fenster nebeneinander dargestellt. Hinweis: Pro Termin wird eine generiert und die Termindaten in einer vcaldender- Datei (siehe: dieser beigefügt und an den Benutzer gesendet. Hinweis: Die kann nur gesendet werden, wenn bei dem betroffenen Benutzer (Kalender, in welchem der Termin eingetragen wird) eine -Adresse eingetragen ist. 2 Wenn in der Zielgruppenselektion für die betreffende Zielgruppe als Zusatzelemente die Kontaktpersonen gespeichert wurden, so können Sie hier definieren, in welcher Reihenfolge die Kontaktpersonen im Outbound-Fragebogen dargestellt werden. Hinweis: Die Reihung erfolgt auf Basis der Kontaktfunktion (z.b. Marketingleiter, Geschäftsführer, dann Vertriebsleiter, ). 3 Der Dialog "Opportunity Projektmanager" wird bei Verwendung des Opportunity- Objekts am Outbound-Fragebogen notwendig ("Zusätzliche Einstellungen" der Outbound-Aktion). ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 46 / 59

47 Abbildung 49: Projektmanager definieren Der Projektmanager ist jener Benutzer, der bei der Opportunity als Projektmanager gespeichert wird. In diesem Dialog kann ausgewählt werden, ob dies der Benutzer ist, der die Opportunity erzeugt hat oder der Benuzter, der die Opportunity abgeschlossen hat. Zusätzlich können Sie in diesem Dialog eingeben, wie hoch der vordefinierte Opportunity-Umsatz (Revenue) bei dieser Zielgruppe sein soll. 4 Die Einstellung "max. Anzahl an Anrufen pro Woche" bei einer Zielgruppe ermöglicht es, die Anzahl der anzurufenden Profile pro Woche einzuschränken. 5 Mit der Einstellung "Sperren von PLZ und Straße" kann ein Benutzer bestimmte PLZ und Straßen sperren. Entsprechende Datensätze werden solange nicht mehr in der Aktion vorgelegt bis diese Sperren wieder aufgehoben werden. Abbildung 50: Sperren von PLZ und Straße Geben Sie PLZ, Ort, Straße und ev. Begründung ein, setzen Sie den Dialog aktiv und klicken Sie auf. Hinweis: Die Angabe einer Begründung kann bei Mehr-Benutzer-Umgebungen die Übersichtlichkeit und vor allem die Nachvollziehbarkeit wesentlich erhöhen. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 47 / 59

48 6 Zielgruppenassistent Im Menü CAMPAIGN finden Sie den Menüpunkt ZIELGRUPPENASSISTENT, hier können Sie Zielgruppen selektieren, speichern, über Mengenoperationen verbinden und löschen. Zielgruppen dienen dazu, zu bestimmen, welche Profilgruppen (Zielgruppen) kontaktiert werden sollen. Im Zielgruppenassistent können Profile nach verschiedenen Kriterien selektiert und zur weiteren Verwendung (Kampagnen, Massenupdate) als Zielgruppen-Ergebnis gespeichert werden. Der Zielgruppenassistent bietet Ihnen die Möglichkeit, auf alle im System vorhandenen Attribute vergleichend zuzugreifen. 6.1 Zielgruppenselektion Schritt 1 Abfrage hinzufügen Abbildung 51: Zielgruppenassistent 1 Im Feld "Operation" steht Ihnen am Anfang Ihrer Abfrage nur die Operation "SELECT" zur Verfügung. Hinweis: Sobald Sie das erste Kriterium hinzugefügt haben, stehen Ihnen weitere Operationen zur Auswahl. 2 Im Feld "Element" stehen Ihnen alle im System zu einem Profil verfügbaren Elemente, z.b. "PROFIL, PERSON, FIRMA, ADRESSE, TELEFON, " Hier bestimmen Sie, welches Element Sie abfragen wollen. Hinweis: Hier können Sie beispielsweise auch Outbound-Fragebögen und Projekte abfragen. 3 Je nach Auswahl des Elements werden die Attribute dieses Elements angezeigt. Wählen Sie das passende Attribut aus (z.b. Vorname, Status, -Adresse, PLZ, ). 4 Der Operand verknüpft die Teile einer Abfrage miteinander und legt die Beziehung zwischen dem ausgewählten Attribut eines Elements und den Werten (Wert 1, Wert 2) fest. Die möglichen Operanden sind: ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 48 / 59

49 5 In diesen beiden Feldern können Werte eingegeben werden, denen die zuvor ausgewählten Element und Attribute in der durch den Operanden festgelegten Weise entsprechen sollen. Hinweis: Sie können die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %) benutzen. Abbildung 52: Beispiel Zielgruppenselektion 6 Die Checkbox "nur aktive Profile selektieren" bestimmt, dass nur aktive Profile in die Zielgruppenselektion miteinbezogen werden. Inaktive Profile werden nicht ausgewählt. 7 Klicken Sie auf den Dot-Button des Feldes "Zusatzinformation", um zusätzliche Informationen auszuwählen, die zu den Profilen des Zielgruppen-Ergebnisses angezeigt werden sollen. Es öffnet sich ein neues Fenster: Abbildung 53: Zusatzinformation Die Auswahl der Zusatzinformationen erfolgt durch Klicken der Information im Feld "Quelle" und Klicken des Buttons. Die Auswahl wird in das Feld "Ziel" übernommen. Eine falsche Auswahl kann mit dem Button rückgängig gemacht werden. Über den Button wird die Auswahl übernommen. Die gewählten Zusatzinformationen werden in das Feld "Zusatzinformation" übernommen. 8 Über den Button können Sie bereits gespeicherte Abfragen laden und erneut verwenden. 9 Über den Button können Sie in einem neuen Dialogfenster bereits gespeicherte Zielgruppen-Ergebnisse aufrufen. Hinweis: Sobald Sie ein Ergebnis geladen haben bzw. ein Suchergebnis haben, können Sie über den Button die Profile der erstellten Zielgruppe in die Profilliste im Modul DYNABASE laden. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 49 / 59

50 Klicken Sie nach Vervollständigung der Abfrage auf unteren Teil des Fensters angezeigt.. Die Abfrage wird im Schritt 2 Abfrage vervollständigen Abbildung 54: Abfrage vervollständigen Sie können in der Zielgruppenselektion mehrere Kriterien/Abfragen kombinieren. Sobald Sie Ihr erstes Abfrage-Kriterium zur Abfrage hinzugefügt haben, erhalten Sie weitere Felder und Schaltflächen dargestellt: 10 Um eine weitere Abfrage hinzufügen zu können, ist eine logische Verknüpfung notwendig. Im Feld "Log. Verkn." stehen Ihnen folgende Elemente zur Verfügung: AND OR NOT sowohl als auch einer von beiden schließt bestimmte Attribute aus Nach Auswahl einer logischen Verknüpfung werden die weiteren Abragen wie die bereits oben beschriebene erstellt. 11 Im Feld "Operation" stehen Ihnen nun mehrere Operationen zur Verfügung, mit denen Sie die einzelnen Abfragekriterien miteinander verknüpfen können. SELECT Auswahl COUNT Anzahl aller Einträge SUM Summe MIN Minimalwert MAX Maximalwert AVG Durchschnittswert 12 Über den Button können Sie Ihre Abfrage speichern, um Sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufzurufen. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 50 / 59

51 13 Mit dem Button können Sie die gesamte Abfrage rücksetzten, das heißt, es werden alle hinzugefügten Abfragekriterien gelöscht. 14 Mit können Sie eine oder mehrere markierte Abfragezeilen aus der Abfrage löschen. 15 Markieren Sie das gewünschte Abfragekriterium, wählen Sie die zu ändernden Abfragekriterien neu aus und klicken Sie auf, um diese Änderungen wirksam zu machen. 16 Mit können Sie neue Abfragekriterien zur Abfrage hinzufügen. 17 Klicken Sie schließlich auf, um die Abfrage durchzuführen und Ihre Zielgruppe im System zu suchen Schritt 3 Zielgruppe suchen Nachdem Sie Ihre Abfrage nach Ihren Kriterien erstellt haben, klicken Sie auf. Die Abfrage wird durchgeführt. Wenn Sie die Checkbox "Erweitert" nicht markieren, wird das Ergebnis der Suche ohne Zwischenschritt dargestellt. Sie sehen in Folge, wie viele Profile im Zielgruppen-Ergebnis enthalten sind, z.b.. Wenn Sie die Checkbox "Erweitert" bei der Suche markieren, öffnet sich ein neues Dialogfenster, in dem Sie das Suchergebnis weiter einschränken können. Abbildung 55: Erweiterte Zielgruppensuche Als Vorauswahl sind alle Ergebnisdatensätze selektiert. 1 Sie können das Ergebnis manuell einschränken, indem Sie die Checkbox des jeweiligen Profils deaktivieren. Damit wird es nicht in das Ergebnis übernommen. 2 Sie können über die Buchstaben im (vorläufigen) Ergebnis navigieren. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 51 / 59

52 3 Durch Klicken des Radiobuttons kann entweder die Selektion beibehalten werden o- der das Ergebnis weiter eingeschränkt werden: Geben Sie im Feld "Selektiere jeden" ein, jeder wievielte Datensatz selektiert werden soll. Sie können auswählen zwischen einer konstanten oder zufälligen Selektierung. Sie können dazu eine maximale Ergebnisanzahl definieren. 4 Sie können die Sortierung der Profile ändern. 5 Sie können über die Pfeile zwischen den einzelnen Ergebnisseiten blättern. 6 Über den Button wird die erweiterte Selektion aufgeführt, das Fenster wird geschlossen und das Ergebnis unter der Abfrage (im Hauptfenster) angezeigt. 7 Über den Button wird die Auswahl übernommen. 8 Um alle Profile des Ergebnisses zu selektieren, klicken Sie auf Schritt 4 Zielgruppen-Ergebnis speichern Nachdem Sie Ihre Abfrage nach Ihren Kriterien erstellt und ausgeführt haben, sehen Sie die Anzahl der selektierten Profile als Ergebnisse unterhalb der Auswahl. Über den Button können Sie Ihr Ergebnis nun speichern, um es zu einem späteren Zeitpunkt über den Button jederzeit wieder zu laden zu können. Hinweis: Sobald Sie ein Ergebnis geladen haben bzw. ein Suchergebnis haben, können Sie über den Button die Profile der erstellten Zielgruppe in die Profilliste im Modul DYNABASE laden. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 52 / 59

53 6.2 Mengenoperation Abbildung 56: Mengenoperation Mittels Mengenoperationen können Sie von zwei Zielgruppen die Durchschnittsmenge bilden, diese vereinigen sowie die Differenz bzw. symmetrische Differenz der beiden bilden. Wählen Sie dazu zuerst die beiden Zielgruppen aus: Klicken Sie auf den Dot-Button der Felder "Zielgruppe (Menge) A" und "Zielgruppe (Menge) B"; wählen Sie im neuen Dialogfenster die jeweilige Zielgruppe aus. Vergeben Sie einen Namen für die aus dem Ergebnis resultierende Zielgruppe (Menge C). Wählen Sie die entsprechende Mengenoperation aus. Die Mengenoperationen sind in der Bildschirmansicht erklärt; die Menge C ist die jeweils aus der Operation resultierende Ergebnismenge (grau). Sie können, bevor Sie die Mengenoperation durchführen, die Ergebnisanzahl prüfen. Dazu klicken Sie auf. Sie erhalten eine Statusmeldung im oberen Bildschirmabschnitt, z.b. Klicken Sie auf, um die gewünschte Mengenoperation der ausgewählten Zielgruppen durchzuführen. Sie erhalten eine Statusmeldung im oberen Bildschirmabschnitt: ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 53 / 59

54 6.3 Zielgruppe löschen Wenn Sie eine Zielgruppe löschen wollen, müssen Sie zuerst auswählen, ob Sie ein Ergebnis oder eine Abfrage entfernen wollen. Je nach Auswahl erhalten Sie die erstellten Abfragen oder Zielgruppen-Ergebnisse. Abbildung 57: Zielgruppe löschen Sie können sich die Zielgruppen nach den jeweiligen Spaltennamen sortieren lassen. Benutzen Sie dazu die Schaltflächen. Über die Pfeile können Sie in den Zielgruppen navigieren. Sie können nun die entsprechende(n) Zielgruppe(n) löschen, indem Sie die jeweilige Checkbox des Feldes "Löschen" markieren und auf klicken. Sie müssen diesen Befehl nochmals bestätigen, um das Löschen wirksam zu machen. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 54 / 59