Druck der Stundenpläne

Transkript

1 Das Softwarehaus für Schulen Druck der Stundenpläne Stand: 09/2011 Ausgabe mehrerer Stundenpläne auf einer Seite Kopplungslegende Unterrichte und Anrechnungen zusätzlich drucken Abkürzungen PEDAV : Das Softwarehaus für Schulen ort : Essen-Schönebeck str : Schönebecker Straße 1 tel : (0201) http : // mail : info@pedav.de

2 Mit den Untis Info-Mails 07/2011 und 08/2011 haben wir Ihnen beschrieben, wie Sie Stundenplanformate anlegen, verändern und verwalten können. Ferner schilderten wir die Anpassungsmöglichkeiten für Stundenplanformate, die explizit für die Vertretungsplanung eingesetzt werden. Ein immer wieder aktuelles Thema ist der Druck der Stundenplanformate und die damit verbundenen Möglichkeiten, die Sie mit Hilfe der Druckoptionen umsetzen können. In dem vorliegenden Skript möchten wir Ihnen nun die wichtigsten Optionen erläutern. 1 Druckauswahl & Details zum Druck Die Gestaltung eines Stundenplanformats wurde im Skript der Info-Mail des Monats Juli 2011 beschrieben. Die notwenigen Details für den Stundenplandruck finden Sie im Fenster Druckauswahl welches Sie über den Druck bzw. über die Seitenansicht öffnen können. Für den Druck können Sie neben der Drucker-Schaltfläche auch die Tastaturkombination STRG+P nutzen. Für die Seitenansicht stehen Ihnen die entsprechende Schaltfläche oder die Tastaturkombination STRG+W zur Verfügung. Abbildung 1 Fenster Druckauswahl und Details zum Druck 2 Auswahl der zu druckenden Elemente Nicht immer sollen für alle Lehrer, Klassen oder Räume Stundenpläne ausgedruckt werden. Stattdessen ist nur der Druck für ausgewählte Elemente gewünscht. Über das Fenster Druckauswahl können Sie über die Schaltfläche Auswahl eine Liste sämtlicher Elemente einer Elementart (z.b. aller Lehrkräfte bei Lehrerplänen) öffnen (siehe Abbildung 2) PEDAV Das Softwarehaus für Schulen 2

3 Abbildung 2 Fenster Druckauswahl und geöffnete Auswahlliste Die Auswahlliste für Lehrer (im Beispiel der Abbildung 2) enthält sämtliche in den Stammdaten angelegte Lehrkräfte. Mit einem linken Mausklick auf eine Lehrkraft wird diese Zeile blau markiert und ist somit ausgewählt. Um mehrere Elemente zu markieren, die direkt untereinander stehen, können Sie mit gedrückter linker Maustaste die gewünschten Zeilen komplett markieren. Möchten Sie hingegen Elemente auswählen, die nicht direkt untereinander stehen, können Sie mit gedrückter STRG-Taste und über die linke Maustaste Zeilen markieren, die nicht zwingend direkt untereinander aufgeführt sind. Haben Sie bestimmte Elemente (hier Lehrer) in den Stammdaten mit dem Kennzeichen (m) Markiert versehen, können Sie über die Schaltfläche Markierte direkt eine Auswahl der markierten Elemente treffen. Für den Fall, dass Sie mit dem Modul Abteilungsstundenplan arbeiten, können Sie auch in der Combobox Abteilung einen entsprechenden Eintrag auswählen, so dass dann eine automatische Selektion der Elemente erfolgt, die der ausgewählten Abteilung zugeordnet wurden. Über die Schaltfläche Ok wird die Auswahl übernommen und der Druck erfolgt nur für die gewünschten Elemente. 3 Stundenpläne pro Seite Im rechten Teil der Abbildung 1 finden Sie die Druck Details. Hier können Sie einstellen, wie der spätere Druck aussehen wird. Die Option Stundenpläne pro Seite steuert, wie viele Stundenpläne auf ein Blatt gedruckt werden sollen. Dabei können Sie angeben, wie viele Stundenpläne nebeneinander und übereinander gedruckt werden. In der Regel soll für jede Lehrkraft eine eigene Seite gedruckt werden (siehe Abbildung 3). Folglich ist in die Felder Anzahl Pläne nebeneinander und Anzahl Pläne übereinander jeweils der Wert 1 einzutragen PEDAV Das Softwarehaus für Schulen 3

4 Abbildung 3 Druck eines einzelnen Stundenplans Für einen kleinformatigen Stundenplan (z.b. für die Verwendung im Lehrerkalender) lohnt es sich, mehr als nur einen Stundenplan pro Seite zu drucken. Tragen Sie für die Anzahl Pläne nebeneinander und Anzahl Pläne übereinander jeweils der Wert 2 ein, so werden insgesamt 4 Plane auf eine Seite gedruckt (siehe Abbildung 4). Abbildung 4 Einstellung für insgesamt 4 Stundenpläne pro Seite 2011 PEDAV Das Softwarehaus für Schulen 4

5 Hinweis: Wenn in den Druck-Details beispielsweise der Wert 2 in den Feldern Anzahl Pläne nebeneinander und Anzahl Pläne übereinander eingetragen ist, muss der zu druckende Stundenplan so groß sein, dass auch zwei Pläne über- oder nebeneinander auf eine Seite passen. Ist das nicht der Fall, schneidet Untis den nicht passenden Bereich ab auch wenn tatsächlich nur ein Plan gedruckt werden soll! 4 Kopplungslegende (Fußnoten) Bei gekoppelten Unterrichten werden innerhalb einer Unterrichtsstunde mehrere Gruppen gleichzeitig unterrichtet. Der Inhalt der Stundenplan-Stunde muss daher für alle Kopplungszeilen entsprechend angepasst werden, womit die Größe der Zelle wachsen würde (siehe dazu auch Punkt 6 Gekoppelte Unterrichte im Skript Stundenplanformate der Untis Info-Mail des Monats Juli 2011). Um dies zu vermeiden, kann in der Stundenplan-Stunde beispielsweise nur die erste Zeile der Kopplung ausgegeben werden. Alle weiteren Zeilen können dann außerhalb des Stundenplans ausgewiesen werden. Abbildung 5 Ausdruck eines Stundenplans mit Kopplungslegende und eingeblendeter Referenz zur Fußnote 2011 PEDAV Das Softwarehaus für Schulen 5

6 In Abbildung 5 ist der Stundenplan mit einer eingeblendeten Fußnote ausgedruckt worden. Dabei hat Untis die einzelnen Kopplungen mit Nummern versehen, hinter welchen dann die Informationen der jeweiligen Kopplung aufgeführt werden. Um nun einen Bezug der Kopplungslegende zur betreffenden Stunde im Stundenplan zu erhalten, sollten Sie sich über den Dialog Stundenplan-Stunde zunächst den Platzhalter Referenz zur Fußnote in den Stundenplan einblenden. Die Referenzen zur Fußnote sind in der Stundenplan-Stunde des Stundenplans der Abbildung 5 unten rechts in der betroffenen Stunde hinterlegt. Somit entsteht ein Bezug zwischen Fußnote und der Stunde im Stundenplan. Im Fenster Druck-Details (siehe Abbildung 1) können Sie die Kopplungslegende über die Combo-Box Lage der Legende einblenden. Ist dort der Eintrag Keine Legende ausgewählt, wird keine Legende ausgedruckt. Alle weiteren Optionen innerhalb dieser Combo-Box blenden die Kopplungslegende ein. Dabei können Sie auswählen, an welcher Stelle die Legende platziert werden soll. Richtungweisend ist dabei die Positionsangabe, wie in Abbildung 6 gezeigt. Abbildung 6 Mögliche Lage für Informationen außerhalb des Stundenplans Die Option Unter Stundenplan (B+C) würde eine Ergebnis liefern, wie es in Abbildung 5 hinterlegt ist. Dabei wird die komplette Seitenbreite unterhalb des Stundenplans für die Kopplungslegende genutzt. Alle weiteren Optionen positionieren die Kopplungslegende an der beschriebenen Stelle neben oder unterhalb des Stundenplans. Sollten Sie viele Kopplungen verwenden, bietet sich ggf. die Option Legende eigene Seite an. In diesem Fall wird die Legende separat auf eine neue Seite gedruckt. Weiterhin interessant bei vielen Kopplungen ist die Angabe, wie viele Spalten für den Druck der Kopplungslegende verwendet werden sollen. In Abbildung 5 wurde hierfür der Wert 1 in das Feld Anzahl Spalten im Fenster Druck-Details eingetragen. In Abbildung 7 wurde nun die Anzahl der Spalten auf zwei erhöht. Abbildung 7 Kopplungslegende in zwei Spalten Bei der Verwendung mehrerer Spalten wird die Information der Kopplungslegende reduziert. Im Vergleich zur Legende der Abbildung 5 ist der Inhalt der Legende in Abbildung 7 um einige Spalten innerhalb der Legende verringert worden. Um eine bestimmte Auswahl an Informationen der gedruckten Spalten innerhalb der Legende zu treffen, können Sie in der Stundenlupe des Stundenplans einen rechten Mausklick auf einen beliebigen Spaltenkopf (z.b. Kla.) machen. Anschließend erscheint ein Kontextmenü, in welchem Sie Einträge ein- bzw. ausblenden können (siehe Abbildung 8) PEDAV Das Softwarehaus für Schulen 6

7 Abbildung 8 Kontextmenü zur Auswahl von Spalten für die Stundenplanlupe und gedruckte Kopplungslegende 5 Unterricht Besonders zu Beginn eines neuen Unterrichtsabschnittes (Neues Schuljahr, neues Halbjahr, neue Periode) ist der Ausdruck der Unterrichtsverteilung für die Lehrkräfte interessant, um diese über die ver- oder geplanten Unterrichte zu informieren. Ist der Stundenplan bereits gerechnet, so kann hier der verplante Unterricht zusammen mit dem fertigen Stundenplan einer Lehrkraft ausgedruckt werden. Im Bereich Unterricht des Fensters Druck-Details (siehe Abbildung 1) kann wie bei den Kopplungslegenden auch der Unterricht in den Bereich außerhalb des Stundenplans (siehe Abbildung 6) positioniert werden. Abbildung 9 Gedruckter Stundenplan für Lehrer mit Ausgabe des Unterrichts im Bereich B + C 2011 PEDAV Das Softwarehaus für Schulen 7

8 In Abbildung 9 ist ein Lehrerstundenplan mit der Unterrichtsverteilung der Lehrkraft ausgedruckt worden, wobei die Unterrichte in die Position B+C unterhalb des Stundenplans gedruckt wurden. Der Inhalt der Unterrichte ist abhängig davon, wie der Druck für das Fenster Unterricht Lehrer eingestellt wurde. Wird die Unterrichtsverteilung unterhalb des Stundenplans gedruckt, so ist es hier ggf. auch sinnvoll, die Anrechnungen sowie eine Bilanzzeile einzublenden. Hierzu müssen in den Details des Drucks für das Fenster Unterricht Lehrer die Optionen Bilanzzeile (Ist-Soll) sowie Anrechnungen aktiviert werden. Anschließend kann den Lehrkräften anhand eines Ausdruckes der Stundenplan inklusive Unterrichtsverteilung, Anrechnungen und Bilanzzeile ausgehändigt werden (siehe Abbildung 10). Abbildung 10 Druck eines Lehrerstundenplans inkl. Unterricht mit Anrechnungen und Bilanzzeile 6 Abkürzungen Zumeist werden in Untis zur Planung als auch zur Beauskunftung (Druck, Info-Stundenplan, etc.) die sog. Kurznamen verwendet. Nicht immer sind diese (Kurz-) Namen selbsterklärend. Aus diesem Grund können beim Druck der Stundenpläne die Kurznamen in einer Legende näher beschrieben werden. Über das Fenster Druck-Details können im Bereich Abkürzungen sowohl die Art der Abkürzungen als auch die Lage der Abkürzungen bestimmt werden. Als Art können entweder Fächer oder Lehrer separat ausgewählt werden, oder Lehrer und Fächer zusammen ausgegeben werden PEDAV Das Softwarehaus für Schulen 8

9 Für die Lage der Abkürzungen stehen Ihnen wieder die unter Abbildung 6 geschilderten Positionen zur Verfügung. Abbildung 11 Klassenstundenplan mit Kopplungslegende (Bereich B + C) und Legende für Abkürzungen (Bereich A) In der obigen Abbildung 11 sind neben dem Klassenplan der Klasse 1b auch noch die Kopplungslegende (Bereich B + C) und die Abkürzungen (Bereich A) eingeblendet. Für die Abkürzungen ist neben dem (Kurz-) Namen auch noch der Langname des Elements (Lehrer oder Fach) relevant. Dieser wird nämlich als Erläuterung für den Kurznamen ausgegeben. Die korrekte Eingabe des Langnamens in den Stammdaten ist somit grundlegend für eine ordentliche Ausgabe der Abkürzungslegende. Die Reihenfolge der Elemente ist übrigens abhängig von der Sortierung innerhalb der Stammdaten. 7 Kombinationen der Informationen Die in diesem Skript beschrieben zusätzlichen Informationen, die neben dem eigentlichen Stundenplan ausgegeben werden können, können natürlich auch kombiniert werden. Der Druck wie in Abbildung 11 gezeigt, beinhaltet zusätzlich zum Stundenplan auch noch Informationen der Kopplungslegende sowie zu den Abkürzungen. Wichtig zu beachten dabei ist, dass Positionen (siehe Abbildung 6) grundsätzlich nicht überschnitten werden können. Ist für die Kopplungslegende die Position (B+C) ausgewählt worden, kann die Legende für die Abkürzungen nicht (!) in der Position (A+C) gedruckt werden! 2011 PEDAV Das Softwarehaus für Schulen 9