LOHN Basis III Besonderheiten in der Lohnabrechnung

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1 LOHN Basis III Besonderheiten in der Lohnabrechnung Bereich: LOHN - Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2 2. Fehlzeiten Steuertage/Sozialversicherungstage Antrag auf Erstattung nach dem AAG (Umlage-Erstattungsverfahren) Erstellung eines Erstattungsantrags Rückmeldeverfahren für AAG Erfassen einer Fehlzeit Rückwirkende Erfassung einer Fehlzeit Fehlzeitendatum ändern Fehlzeitenart ändern Fehlzeit stornieren Nachberechnung Nachberechnung Bezüge Nachberechnung Personaldaten Vortragswerte Lohnkontowerte SV-Vorjahreswerte Lohnkontovortragswerte: BG-Brutto und BG-Stunden Auswirkungen beim Systemwechsel aufgrund der Meldung 92 (UV-Jahresmeldung) Erfassung der BG-Vorträge Vorverdienst bei Neueintritt Vorverdienst ist bekannt Vorverdienst ist nicht bekannt 35

2 5. Schlusswort 36

3 Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG Oberaustraße Rosenheim Postfach Rosenheim Telefon: Fax: Internet: info@agenda-software.de Komplementärin: Agenda Informationssysteme Verwaltungs GmbH Rosenheim Handelsregistereintrag: vertreten durch Geschäftsführer: Amtsgericht Traunstein, Handelsregister B Dipl. Betriebswirt (FH) Manfred Kappel Chefredakteur: Redakteur: Anja Stein Theresa Gasbichler

4 Seite 2 1. Ziel Mit dem Online-Seminar»LOHN Basis III Besonderheiten in der Lohnabrechnung«eignen Sie sich das notwendige Know-how an, um mit der Anwendung Agenda Lohn- und Gehalt (LOHN) effizient starten zu können. Diese Seminarunterlage fasst alle Informationen zusammen. Sie beinhaltet alle im Seminar behandelten Beispiele zum Nachlesen. Ihr Agenda-Team

5 Seite 3 2. Fehlzeiten Die Fehlzeiten eines Arbeitnehmers erfassen und verwalten Sie im Register»Kalender«:»Stammdaten Personaldaten Register: Kalender«. Die Fehlzeitenart steuern Sie über den Kalenderschlüssel. Dafür stehen folgende Schlüssel zur Verfügung: Ergeben sich Gehaltskürzungen aus erfassten Fehlzeiten, kürzt LOHN alle im Register»Festbezüge«hinterlegten Bezüge ebenfalls automatisch. Die Kürzung erfolgt anhand der hinterlegten Teillohnformel 25 in den Mandanten-Programmdaten. Hinweis Sie können Fehlzeiten sowohl monatsübergreifend als auch rückwirkend erfassen.

6 Seite Steuertage/Sozialversicherungstage Steuertage Fehlzeiten haben im Gegensatz zum Ein- bzw. Austritt eines Arbeitnehmers keine Auswirkung auf die Anzahl der Steuertage. Sozialversicherungstage Erhält der Arbeitnehmer eine Lohnersatzleistung, erfolgt die Kürzung der Sozialversicherungstage abhängig von der Fehlzeitenart. Achtung Die Kürzung verringert die Beitragsbemessungsgrenze anteilig! Kürzung von Sozialversicherungstagen Die Tabelle zeigt Beispiele, ab wann eine Kürzung der Sozialversicherungstage erfolgt: 2.2 Kürzung Fehlzeitenart Ja, ab 1. Tag Krankengeld Krankentagegeld Mutterschaftsgeld Elternzeit Ja, ab 31. Tag Unbezahlter Urlaub Unentschuldigtes Fehlen Rechtmäßiger Streik Arbeitskampf Aussperrung Nein Krankheit mit Lohnfortzahlung Beschäftigungsverbot Antrag auf Erstattung nach dem AAG (Umlage-Erstattungsverfahren) Erstattungsanträge nach dem AAG (Aufwendungsausgleichsgesetz) im Umlageverfahren (U1 und U2) sind seit 2011 elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln. Betroffen sind Anträge auf Erstattung von Aufwendungen für: Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall (U1-Verfahren Arbeitgeber mit max. 30 Arbeitnehmern) Mutterschaftsgeld (U2-Verfahren alle Arbeitgeber) Lohnfortzahlung bei Beschäftigungsverbot (U2-Verfahren alle Arbeitgeber)

7 Seite Erstellung eines Erstattungsantrags Für die Erstellung eines Erstattungsantrags benötigen Sie das Zusatzmodul»Kurzarbeit«: Nr. 1610»Zusatzmodul: Kurzarbeitergeld«. Fragen zum Zusatzmodul richten Sie bitte an unseren Vertrieb unter der Telefonnummer bzw. der -Adresse info@agenda-software.de. Voraussetzung für die Erstellung eines elektronischen Erstattungsantrags ist das Erfassen einer Fehlzeit. Mit der Fehlzeit legen Sie die Art des Erstattungsantrags fest. Assistenten für Antragsstellung öffnen 1. Öffnen Sie den betroffenen Arbeitnehmer:»Stammdaten Personaldaten«. 2. Klicken Sie <Erstatt. AAG Krank u. Mutterschaft>. Hinweis Alternativ rufen Sie den Assistenten im Bescheinigungswesen auf.

8 2.2.2 Seite 6 Rückmeldeverfahren für AAG Ermittelt die Krankenkasse einen anderen Erstattungsbetrag als Sie in Ihrem AAG-Antrag, erhalten Sie eine elektronische Rückmeldung. Gründe für die Abweichung können sein: Erstattungssatz nicht korrekt Erstattungszeitraum abweichend vom Beschäftigungszeitraum Erstattung U1 über RV-Beitragsbemessungsgrenze Ost Erstattung U1 über RV-Beitragsbemessungsgrenze West Kürzung wegen des Bezugs einer Entgeltersatzleistung Erstattungszeitraum fällt in die Wartezeit (28 Tage seit Aufnahme der Beschäftigung) Erstattungszeitraum abweichend zum bestehenden Entgeltfortzahlungsanspruch (z. B. Höchstdauer überschritten) Erstattung für den ersten Tag der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) beantragt, an dem aber noch gearbeitet wurde Erstattungszeitraum abweichend zur Mutterschutzfrist Mutterschaftsgeld nicht korrekt berücksichtigt Gesamtsozialversicherungsbeitrag im Erstattungsbetrag nicht pauschal berücksichtigt Gesamtsozialversicherungsbeitrag im Erstattungsbetrag nicht in tatsächlicher Höhe berücksichtigt Antrag umfasst bereits erstattete Zeiträume Agenda stellt Ihnen diese Rückmeldungen über das Agenda-Rechenzentrum zur Verfügung. Sie erhalten eine Mitteilung im Agenda Arbeitsplatz: Der Abruf erfolgt über»transfer DEÜV-Verarbeitungsergebnisse abrufen«.

9 Seite 7 Eine Übersicht aller Abrufvorgänge erhalten Sie über»transfer DEÜV-Verarbeitungsergebnisse drucken«. Agenda Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellt ein ausführliches Protokoll der Rückmeldungen und legt es zum ursprünglichen AAG-Antrag ab.»auswertungen Allgemeine Auswertungen Jahresordner AAG-Erstattungsanträge Personalnummer: xxxxx«

10 Seite Erfassen einer Fehlzeit Beispiel: Monat: Fehlzeit: Beginn: Ende: Aktueller Abrechnungsmonat ist März Sie erhalten von Ihrem Arbeitnehmer eine Krankschreibung. Die Krankheit liegt noch innerhalb der Lohnfortzahlung Fehlzeit erfassen 1.»Stammdaten Personaldaten Register: Kalender«. Wählen Sie im Kalender am den Kalenderschlüssel 1»Krankheit mit Lohnfortzahlung«. 2. Klicken Sie <Fortschreiben>. Erfassen Sie das Ende der Krankschreibung

11 Seite 9 3. Klicken Sie <Erstattung AAG Krank u. Mutterschaft>, um den Erstattungsantrag für die Lohnfortzahlung zu erstellen. Hinweis Umfasst die Fehlzeit mehrere Monate, erstellen Sie für jeden Monat einzeln einen Antrag. 4. Führen Sie eine Vorabberechnung durch, wenn Sie für den aktuellen Monat einen Erstattungsantrag erstellen. Sie erhalten einen entsprechenden Hinweis, falls das noch nicht geschehen ist:

12 Seite In den nachfolgenden Fenstern werden die Krankenkasse und der Zeitraum der Fehlzeit des Arbeitnehmers angezeigt. 6. Sie erhalten eine Übersicht der Berechnungsgrundlagen. Sie können ersatzweise einen selbst ermittelten Betrag einsetzen.

13 Seite Klicken Sie <Weiter>, um den Erstattungsbetrag und die Erstattung der Arbeitgeberanteile zu berechnen.

14 Seite Es werden die Zusatzangaben zum Antrag aufgeführt. Sie können diese individuell ändern.

15 Seite Legen Sie fest, ob der Erstattungsbetrag gutgeschrieben oder überwiesen werden soll. Klicken Sie <Speichern>. 10. Versenden Sie den Antrag über»transfer DEÜV-Dateien senden«. 11. Der Antrag wird als PDF in den Allgemeinen Auswertungen abgelegt.

16 Seite 14 Beispiel: Fehlzeit: Beginn: Ende: Der Arbeitnehmer bringt im März eine weitere Krankschreibung. Weitere Fehlzeit erfassen 1. Klicken Sie im Kalender auf den Hinterlegen Sie den Kalenderschlüssel 1»Krankheit mit Lohnfortzahlung«. Highlight Erfolgte in den letzten 6 Monaten eine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, erhalten Sie einen Hinweis, dass bei gleicher Erkrankung die Grenze von 42 Krankheitstagen nach dem Zusammenrechnen der Lohnfortzahlungen nicht überschritten werden darf: 2. Klicken Sie <OK>. Schreiben Sie den Kalendereintrag bis zum fort. 3. Beim Speichern erhalten Sie folgenden Hinweis:

17 Seite Der April sieht wie folgt aus:

18 Erklärung: Seite 16 Am endet die sechswöchige Lohnfortzahlung. Ab dem erhält der Arbeitnehmer Krankengeld. Ab diesem Zeitraum müssen Sie den Kalenderschlüssel 2»Krankheit/Kur nach Ende der Lohnfortzahlung«verwenden. Schreiben Sie ihn bis zum fort.

19 Seite Wurden im Register»Festbezüge«Bezüge mit Gültigkeit für diesen Zeitraum hinterlegt, werden diese automatisch gekürzt.

20 Seite Erstellen Sie den Erstattungsantrag bis zum Die Unterbrechungsmeldung mit Grund 51 wird im Monat April noch nicht erzeugt. Sie ist erst zu übermitteln, wenn der Arbeitnehmer einen kompletten Kalendermonat oder während sechs Wochen keine Bezüge vom Arbeitgeber erhält. Exkurs zu Bezügen in Unterbrechungszeiträumen Unter bestimmten Voraussetzungen werden aufgrund gesetzlicher oder tarifvertraglicher Bestimmungen Bezüge während einer Fehlzeit weitergezahlt (z. B. VWL, Direktversicherung usw.). Ob ein Bezug weiterbezahlt wird, steuern Sie in der Lohnart, indem Sie die Option <Erzeugen, wenn Mitarbeiter in Fehlzeit> aktivieren:»stammdaten Lohnarten«.

21 Seite Rückwirkende Erfassung einer Fehlzeit Beispiel: Monat Fehlzeit: Beginn: Ende: Aktueller Monat ist März 2017.»Krankheit nach Ende der Lohnfortzahlung«muss nachgetragen werden Lösung 1.»Stammdaten Personaldaten Register: Kalender«. Klicken Sie im Kalender auf den Monat Februar. 2. Erfassen Sie am den Kalenderschlüssel 2»Krankheit/Kur nach Ende der Lohnfortzahlung«. 3. Schreiben Sie den Kalenderschlüssel bis zum fort 8. Erfolgt die Fortschreibung in einem Zeitraum mit bereits vorhandenen Kalendereinträgen, erhalten Sie eine Abfrage. Klicken Sie <Ja>, um die vorhandenen Kalendereinträge zu überschreiben. 4. Für den Februar wird automatisch eine Nachberechnung vorgenommen. Zusätzlich erhalten Sie im März nach der Monatsberechnung eine Unterbrechungsmeldung. Sie wird von LOHN zur Übermittlung bereitgestellt.

22 Seite Fehlzeitendatum ändern Beispiel: Monat Fehlzeit: Beginn: Ende alt: Ende neu: Aktueller Monat ist März »Krankheit/Kur nach Ende der Lohnfortzahlung« Lösung 1.»Stammdaten Personaldaten Register: Kalender«. Klicken Sie im Kalender auf den Monat Februar. 2. Markieren Sie Kalendereintrag vom Klicken Sie auf. Löschen Sie alle Einträge vom bis Wurden Bezüge im Register»Festbezüge«hinterlegt, werden diese jetzt automatisch wieder für den entsprechenden Zeitraum aktiviert. Handelt es sich bei dem Arbeitnehmer um einen Stundenlohnempfänger, gibt es zwei Möglichkeiten: Erfassen Sie im Februar die geleisteten Stunden im Kalender oder über die Nachberechnung:»Nachberechnung Bezüge«.

23 Seite Fehlzeitenart ändern Beispiel: Monat Fehlzeit: Beginn: Ende: Aktueller Monat ist April Fehlzeit 23»Unbezahlte Fehlzeit«soll in die Fehlzeit 01»Krankheit mit Lohnfortzahlung«geändert werden Lösung 1.»Stammdaten Personaldaten Register: Kalender«. Klicken Sie im Kalender auf den Monat Februar. 2. Überschreiben Sie am den alten Eintrag mit dem neuen Kalenderschlüssel 1»Krankheit mit Lohnfortzahlung«. 3. Schreiben Sie den neuen Eintrag bis zum fort Klicken Sie auf <Ja>, um die bestehenden Einträge zu überschreiben. 5. Wurden Bezüge im Register»Festbezüge«hinterlegt, werden sie automatisch wieder aktiviert. Sie erhalten eine Nachberechnung. 6. Für Stundenlohnempfänger erfassen Sie zu dem Kalenderschlüssel 1»Krankheit mit Lohnfortzahlung«die entsprechende Stundenlohnart.

24 Seite Fehlzeit stornieren Beispiel: Monat Fehlzeit: Beginn: Ende: Aktueller Monat ist April Die Fehlzeit»Unbezahlte Fehlzeit«muss gelöscht werden Lösung 1.»Stammdaten Personaldaten Register: Kalender«. Klicken Sie im Kalender auf den Monat Februar. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag»Löschen«. 3. Aktivieren Sie die Option <Alle Kalendereinträge löschen vom>. Erfassen Sie den Zeitraum vom bis Die Bezüge für den Monat Februar werden automatisch wieder aktiviert. Sie erhalten eine Nachberechnung für Februar, sofern Bezüge im Register»Festbezüge«hinterlegt wurden. Bei Stundenlohnempfänger erfassen Sie im Kalender die tatsächlich geleisteten Stunden. Exkurs LOHN storniert Unterbrechungsmeldung und Erstattungsanträge, die in gelöschten Fehlzeiten für Lohnfortzahlungen verschickt wurden.

25 Seite Nachberechnung 3.1 Nachberechnung Bezüge Steuer- und sozialversicherungspflichtig Ändern Sie steuer- und sozialversicherungspflichtige Bezüge, dürfen Sie nur die Differenzen über die Nachberechnung erfassen. Steuer- und sozialversicherungsfrei Steuer- und sozialversicherungsfreie Bezüge müssen Sie nicht über die Nachberechnung erfassen, sondern hinterlegen Sie im aktuellen Monat. Nutzen Sie einem Abrechnungstext, um auf die Nachzahlung hinzuweisen. Beispiel: Der Arbeitnehmer erhält ab Februar nachträglich eine Gehaltserhöhung. Monat Aktueller Monat ist März. Gehalt alt: Euro Gehalt neu: Euro Lösung 1.»Stammdaten Personaldaten Register: Festbezüge«. 2. Wünschen Sie im Register»Festbezüge«eine historische Übersicht der Gehälter, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie den alten Festbezug. Erfassen Sie das Ablaufdatum 01/2017. Speichern Sie die Änderung.

26 Seite Erfassen Sie einen neuen Festbezug. Als Beginn steht automatisch 03/2017. Ändern Sie dies auf 02/2017. Hinterlegen die entsprechende Lohnart mit Euro. Achtung Das geänderte Beginn-Datums führt noch nicht zu einer Nachberechnung. Die Änderung hat rein historische Darstellungsgründe! 4. Über die Nachberechnung Bezüge erfassen Sie die Differenz zwischen dem ursprünglichem Gehalt und dem neuem Gehalt. 5. Sie erhalten eine Nachberechnung für Februar, auf der die Nachzahlung ausgewiesen wird. Exkurs Die Steuer und Sozialversicherung für den Monat Februar fließt in die Lohnsteuer-Anmeldung und die Beitragsnachweise sowie alle Korrekturen in die Buchungsliste des aktuellen Monats ein.

27 Seite 25 Beispiel: Ein neuer Arbeitnehmer muss nachträglich zum angelegt werden. Monat Aktueller Monat ist März. Gehalt: Euro Lösung 1. Legen Sie den Mitarbeiter im aktuellen Monat mit entsprechendem Eintrittsdatum und Festbezug an. Auch hier ändern Sie die Gültigkeit des Festbezugs auf 02/ Erfassen Sie den gesamten Festbezug von Euro über züge. Bearbeitung Nachberechnung Be- 3. Aktivieren Sie die Option <Teillohnberechnung>. Dadurch wird der Festbezug automatisch auf die tatsächlichen Arbeitstage im Februar umgerechnet. Voraussetzung In den Mandanten-Programmdaten muss eine entsprechende Teillohnformel hinterlegt sein. Ansonsten müssen Sie den Festbezug manuell umrechnen und in der Nachberechnung erfassen. 4. Über die Nachberechnung Bezüge erfassen Sie zusätzlich die tatsächlichen geleisteten Arbeitsstunden. Verwenden Sie dabei die Lohnart ZGEL»geleistete Stunden«. Dies ist wichtig, damit am Jahresende der richtige Wert auf der Berufsgenossenschaftsliste steht. 5. Sie erhalten für Februar eine Nachberechnung und eine Anmeldung zum

28 Seite Nachberechnung Personaldaten Ändern sich abrechnungsrelevante Daten (z. B. die Steuerklasse, Krankenkasse oder Beitragsgruppe), korrigieren Sie diese über die Schaltfläche <Nachberechnung Personaldaten>:»Stammdaten Personaldaten Schaltfläche: Nachberechnung Personaldaten öffnen«. Beispiel: Der Arbeitnehmer ist seit Februar bei einer anderen Krankenkasse. Monat Aktueller Monat ist März Krankenkasse alt: Techniker Krankenkasse Krankenkasse neu: BKK ProVita Lösung 1.»Stammdaten Personaldaten Register»SV«. Öffnen Sie die Auswahl der Mandanten-Krankenkassen. Wenn die Krankenkasse nicht in der Auswahl enthalten ist, legen Sie diese zuerst neu in den Mandanten-Krankenkassen an: Klicken Sie auf, um in die Auswahl der zentralen Krankenkassen zu gelangen. Übernehmen Sie die neue Krankenkasse in die Mandantendaten. Erfassen Sie die notwendigen Daten. 2. Öffnen Sie die Nachberechnung über <Nachberechnung Personaldaten>. 3. Legen Sie einen Nachberechnungssatz ab 02/2017 an.

29 Seite Hinterlegen Sie die neue Krankenkasse für das Gültig-Ab-Datum ab Speichern Sie die Änderung. Bestätigen Sie mit <Ja> die Abfrage, damit die Änderung in die Folgemonate übernommen wird. 5. Sie erhalten für den Arbeitnehmer die Korrekturabrechnung Februar mit dem Ausweis der neuen Krankenkasse. Der Sozialversicherungsabzug des Arbeitnehmers ändert sich je nach Höhe des Zusatzbeitrags der Krankenkasse. Nach der Monatsberechnung erhalten Sie außerdem eine Ab- bzw. Anmeldung wegen Krankenkassenwechsel zum bzw Exkurs In der Nachberechnung Personaldaten können Sie nur die blau gekennzeichneten Felder ändern. Nur diese Felder sind für die Berechnung relevant. Eventuell zu viel abgeführte U1- und U2-Umlagen fließen in den Beitragsnachweis des aktuellen Monats.

30 Seite Vortragswerte 4.1 Lohnkontowerte Lohnkontowerte sind die während eines Jahres aufgelaufenen Abrechnungswerte eines Arbeitnehmers wie z. B.: Gesamtbrutto Steuerbrutto Lohnsteuer Kirchensteuer Solidaritätszuschlag Steuertage Sozialversicherungsbrutto Sozialversicherungstage Hinweis Erfassen Sie die Lohnkontowerte bei einem Wechsel des Abrechnungssystems. Ein Wechsel liegt z. B. bei der Umstellung auf Agenda LOHN während des Jahres oder einer Mandatsübernahme vor, wenn der Vorberater eine Fremdsoftware einsetzte. Die Eingabe der Lohnkontowerte ermöglicht Folgendes: Erstellung eines vollständigen Lohnkontos am Jahresende Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung (Lohnsteuerkarte) bei Austritt bzw. am Jahresende Durchführung des Lohnsteuerjahresausgleichs Versteuerung von sonstigen Bezügen über die Jahrestabelle Abrechnung von einmalig gezahltem Entgelt in der Sozialversicherung Korrekter Ausweis der aufgelaufenen Werte im Bereich der Verdienstbescheinigung auf der Brutto-Netto-Abrechnung Beispiel: Ab Februar 2017 übernehmen Sie ein neues Lohnmandat. Der Arbeitnehmer ist bereits zum eingetreten. Lösung 1. Legen Sie den Mandanten mit Beginn der Lohnperiode ab 02/2017 an. 2. Legen Sie die Arbeitnehmer in den Personaldaten mit dem tatsächlichem Eintrittsdatum an.

31 Seite Klicken Sie im Register»Dialog«auf <Lohnkontovorträge>. Erfassen Sie die Lohnkontovorträge. 4. Nach der Monatsberechnung sehen Sie im aktuellen Lohnkonto, dass die Vortragswerte berücksichtigt wurden. Achtung Bei einer Sozialversicherungsmeldung werden nur die Sozialversicherungswerte ausgewiesen, die mit dem neuen Abrechnungssystem berechnet wurden. Die vom alten Abrechnungssystem ermittelten Sozialversicherungswerte wurden bereits mit der»abmeldung wegen Systemwechsel«gemeldet.

32 Seite SV-Vorjahreswerte SV-Vorjahreswerte tragen Sie ein: wenn eine Einmalzahlung in den Monaten Januar bis März des laufenden Jahres anfällt. wenn die Märzklausel durch Überschreiten der anteiligen Jahresbemessungsgrenze in der Kranken- oder Rentenversicherung des laufenden Jahres anzuwenden ist. Die SV-Vorjahreswerte wirken sich auf die anfallenden Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung eines Einmalbezugs aus. Sie können nur für Arbeitnehmer erfasst werden, die bereits im Vorjahr beschäftigt waren. Beispiel: Ab Februar 2017 übernehmen Sie ein neues Lohnmandat. Der Arbeitnehmer ist bereits zum eingetreten. Zusätzlich erhält der Mitarbeiter im Februar eine Einmalzahlung von Euro. Lösung 1. Legen Sie den Mandanten mit Beginn der Lohnperiode ab 02/2017 an. 2. Legen Sie die Mitarbeiter in den Personaldaten mit dem tatsächlichem Eintrittsdatum vom an. 3. Klicken Sie im Register»Dialog«auf <Lohnkontovorträge> zur Erfassung der Lohnkontowerte von Erfassen Sie die Lohnkontowerte für Januar und die SV-Vorjahreswerte. Hinweis Hinterlegen Sie die kumulierten Werte der Vormonate! Nehmen Sie sich dazu am besten das Lohnkonto vom vorherigen Abrechnungssystem zur Hand.

33 Seite 31 Der Einmalbezug von Euro überschreitet im aktuellen Jahr die Beitragsbemessungsgrenze. Deshalb muss das Vorjahr zur Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge herangezogen werden: Märzklausel. Für den Zeitraum Dezember 2016 erhalten Sie eine Meldung mit Grund 54»Sondermeldung«mit dem Entgelt der Einmalzahlung.

34 Seite Lohnkontovortragswerte: BG-Brutto und BG-Stunden Eingetragene Lohnkontovortragswerte für das BG-Brutto und die BG-Stunden fließen in die Auswertung»BG-Gemeldete Jahreswerte«ein. Wird ein Mandat unterjährig übernommen, ist die Auswertung»BG-Gemeldete Jahreswerte«für den Entgeltnachweis bei der Berufsgenossenschaft zugrunde zu legen Auswirkungen beim Systemwechsel aufgrund der Meldung 92 (UV-Jahresmeldung) Wechseln Sie während des Jahres 2017 zu Agenda und haben den Monat Januar 2017 nicht mit Agenda LOHN abgerechnet, tragen Sie für die einzelnen Arbeitnehmer das BG-Brutto und BG-Stunden je Gefahrentarifstelle in den Lohnkontovorträgen vor.

35 Seite 33 Hinweis Sie müssen die BG-Stunden im Lohnkonto vorgetragen. Zwar sind sie nicht mehr an die Sozialversicherung, wohl aber im Lohnnachweis für die Berufsgenossenschaft zu melden. Nach einem Systemwechsel gilt das einen Arbeitnehmer: wenn der erste Abrechnungsmonat in Agenda LOHN nach dem Monat Januar 2017 liegt und der Arbeitnehmer vor dem Systemwechsel bei dem Arbeitgeber beschäftigt war, oder der Arbeitnehmer im Systemwechseljahr vor dem ersten Abrechnungsmonat in LOHN austritt. Arbeitnehmer war vor dem Systemwechsel bereits bei diesem Arbeitgeber beschäftigt Erster Abrechnungsmonat Agenda LOHN: März 2017 Eintritt Arbeitnehmer: Austritt des Arbeitnehmers: Nein Die Werte aus dem vorhergehenden Abrechnungssystem sind für die Monate Januar 2017 und Februar 2017 in einer Summe vorzutragen. Arbeitnehmer im Systemwechseljahr vor dem ersten Abrechnungsmonat in LOHN austritt Erster Abrechnungsmonat Agenda LOHN: März 2017 Eintritt Arbeitnehmer: Austritt des Arbeitnehmers: Die Werte aus dem vorhergehenden Abrechnungssystem sind für den Monat Januar 2017 in einer Summe vorgetragen werden. Hinweis Haben Sie den Arbeitnehmer beim Umstieg auf Agenda LOHN nicht angelegt, holen Sie die Erfassung nach und geben nur noch die BG-Vorträge als Lohnkontovorträge ein Erfassung der BG-Vorträge Über»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register»Dialog«Schaltfläche: Lohnkontovorträge Register: BG«tragen Sie die BG-Werte je Gefahrentarifstelle vor. Die Werte erhalten Sie aus den Auswertungen (z. B. Lohnkonto oder BG-Liste) des vorhergehenden Abrechnungssystems.

36 4.4 Seite 34 Vorverdienst bei Neueintritt Das Steuerbrutto aus Vorverdiensten tragen Sie ein, wenn der Mitarbeiter während des laufenden Jahres in das Unternehmen eintritt und einen Einmalbezug erhält. Der voraussichtliche Jahresverdienst für die Berechnung der Lohnsteuer von sonstigen Bezügen wird aus den laufenden Bezügen und dem hier eingegebenen Steuerbrutto der Vorarbeitgeber ermittelt. Hinweis Haben Sie solche Fälle, weist LOHN Sie in der Auswertung»Hinweise zur Abrechnung«gesondert darauf hin Vorverdienst ist bekannt Legt der Arbeitnehmer seinem neuen Arbeitgeber den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung aus vorangegangenen Dienstverhältnissen vor, hinterlegen Sie das Steuerbrutto aus dem Vorverdienst:»Stammdaten Personaldaten Register Adresse Vorverdienst bei Neueintritt«. Beispiel: Am tritt ein neuer Arbeitnehmer in unser Unternehmen ein. Der Arbeitnehmer legt den Vorverdienst vom anderen Arbeitgeber vor. Lösung 1. Legen Sie den Arbeitnehmer wie gewohnt im aktuellen Monat an (mit Eintritt am ). 2. Erfassen Sie die Werte des vorherigen Arbeitgebers anhand der Lohnsteuerbescheinigung, die Ihnen der Arbeitnehmer vorgelegt.

37 Seite Vorverdienst ist nicht bekannt Der Arbeitnehmer ist beim Wechsel des Arbeitgebers nicht dazu verpflichtet, seinem neuen Arbeitgeber den Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung von vorangegangenen Dienstverhältnissen vorzulegen. Aus Vereinfachungsgründen kann deshalb der neue Arbeitgeber für die Zahlung von sonstigen Bezügen den laufenden Monatslohn auf 12 Monate hochrechnen, um somit einen voraussichtlichen Jahresarbeitslohn zu ermitteln. Dieser ist in den»personaldaten Register Steuer Besonderheiten voraussichtlicher Jahresverdienst«einzutragen. Die Erfassung des voraussichtlichen Jahresarbeitslohns vermeidet aber nicht den Ausweis des Großbuchstabens S auf der Lohnsteuerbescheinigung. Beispiel: Am tritt ein neuer Arbeitnehmer in Ihr Unternehmen ein. Der Arbeitnehmer legt den Vorverdienst nicht vor. Sein aktuelles Gehalt beträgt Euro. Lösung 1. Legen Sie den Mitarbeiter wie gewohnt im aktuellen Monat an. 2. Im Register»Steuer«hinterlegen Sie unter»besonderheiten«den voraussichtlichen Jahresverdienst. Er ermittelt sich aus dem laufendes Gehalt im aktuellen Monat multipliziert mit dem Faktor 12 (ohne eventuelle Einmalbezüge).

38 Seite Schlusswort Wir hoffen, dass Ihnen die neu gewonnen Informationen Ihre tägliche Arbeit erleichtern. Weitere Online-Seminare Nutzen Sie auch zukünftig die Vorteile unserer Online-Seminare. Werfen Sie einen Blick in unsere Seminarübersicht. Dort finden Sie neben den Basisseminaren auch Seminare zu speziellen Themenbereichen, die Sie ebenfalls interessieren könnten. In der Seminarübersicht können Sie gleich den Seminar-Videolink bestellen, der Ihnen dann uneingeschränkt zur Verfügung steht. Die Übersicht öffnen Sie über»hilfe I Online-Seminar«. Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme! Anwendungsberatung Bei Fragen zu den Agenda-Anwendungen stehen Ihnen die Mitarbeiter der Anwendungsberatung gerne zur Verfügung. Die Hotline-Zeiten und Nummern finden Sie im ARBEITSPLATZ über den Menüpunkt ne«.»hilfe Hotli- Klicken Sie anschließend auf die entsprechende Anwendung. Im rechten Bereich finden Sie die gewünschten Informationen. Wir wünschen Ihnen einen schönen Tag! Ihr Agenda-Team