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1 PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 1

2 PUBLIS Public Info Service AG die Organisation von Gemeinden für Gemeinden Elektronische Geschäftsfallverwaltung in der Gemeinde epool-event vom 26. Januar 2010 in Lenzburg, durchgeführt von Gérald Strub PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 2

3 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. Ausgangslage in den Gemeinden 3. Einflussfaktoren auf die Informationsbewirtschaftung 4. Begrifflichkeiten im Umfeld der elektronischen Geschäftsfallverwaltung 5. Möglicher Projektablauf für den Einsatz einer elektronischen Geschäftsfallverwaltung 6. Diskussion und Fragen PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 3

4 Zielsetzung heute - Vermitteln eines neutralen Überblicks zum Thema - Erläutern der Begrifflichkeiten - Aufzeigen eines bewährten Projektvorgehens - Feedback und Bedarf einholen - Genereller Informationsaustausch PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 4

5 Vorstellungsrunde Teilnehmende - Vorname, Name - Funktion PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 5

6 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. Ausgangslage in den Gemeinden 3. Einflussfaktoren auf die Informationsbewirtschaftung 4. Begrifflichkeiten im Umfeld der elektronischen Geschäftsfallverwaltung 5. Möglicher Projektablauf für den Einsatz einer elektronischen Geschäftsfallverwaltung 6. Diskussion und Fragen PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 6

7 Fragen an die Anwesenden? - Haben Ihre Datenbestände auf der Gemeindeverwaltung in den letzten 10 Jahren, verglichen mit den vorhergehenden 10 Jahren, eher zugenommen oder abgenommen? - Haben sich die Anforderungen bezüglich der Verarbeitungs- Geschwindigkeit verändert? In welcher Weise? - Sind in den letzten 10 Jahren neue Zugangskanäle zur Gemeinde dazugekommen und werden aus Ihrer Sicht neue dazu kommen? PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 7

8 Informationsbewirtschaftung» Gestern» Heute + PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 8

9 Informations- Grenzen in der Verwaltung Kanzlei Steuern Finanzverwaltung Bauverwaltung PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 9

10 Datenlandschaft der Gemeinde Übersicht der Abteilungen mit deren Register Bauverwaltung GemDat (Baugesuch) NEST (Liegenschaften) LIS Muri (Landinfo-System) Betreibungsamt Betreibungsregister Verlustscheinregister Eigentumsvorbehalts- Register Einwohnerkontrolle Adressverwaltung Betriebsregister Einwohnerkontrolle Hundekontrolle Unterschriftenkontrolle Initiativen + Referenden Stimmregister Finanzverwaltung Adressverwaltung Finanzen Debitorenbuchhaltung Einmalfaktura Finanzbuchhaltung Gebührenfakturierung Container Lohnwesen Steuern Zeit- und Absenzen- Management Kanzlei Arbeitsgruppen, Kader, Kommission, Verbände Kanzleispezifische Daten Axioma Personaldaten Axioma / Bekowa Todesfall, Steuerinvent. + Schenkungssteuern Vormundschaftswesen KliB Zivilstandsamt (Regional) Infostar Personenstandsregister Einzelregister Familienregister ZivisPro (Vorgänger Infostar) Regionalpolizei Bewilligungen Wirtschaftswesen Marktwesen Diverses Schule Schulverwaltung Soziale Dienste Alimentenbevorsch. (Dossier) Sozialhilfe (Dossier) Steueramt SVA Liegenschaftenschätzungsprotokoll AHV-Renten + Mitgliederregister STAG Steuerdossier VERANA Akten beitragspfl. Mitglieder PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 10

11 Telefondienst Materialeinkauf Submission Archivierung Datensc hutz Sicherheit Informatik Kundinnen / Kunden Einwohnerinnen / Einwohner Bürgerinnen / Bürger 3. Dienstleistungen Zielsetzung Strukturen und Organisation Finanzen Personelles Marketing Projekte Verbesserungen Kundinnen / Kunden Einwohnerinnen / Einwohner Bürgerinnen / Bürger Prozessübersicht Gemeinde 2. Führung Bauamt Soziale Dienste Zivilstandsamt Gemeindekanzlei Finanzverwaltung Bauverwaltung Steueramt 4. Unterstützung PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 11

12 Stellenwert von Informationen - Informationsorientierte Organisationen - Beherrschen des Informations-Lifecycles ist überlebenswichtig - > 90% der Informationen werden elektronisch gehalten - Informationen sind strategische Grundbausteine - Informationen sind der Rohstoff für die Verwaltungs-Führung, Verwaltungs-Entwicklung und für die Leistungserbringung; ohne Informationen kann die Verwaltung den Auftrag nicht erfüllen - Gesetzliche Vorgaben im Umgang mit Informationen werden immer restriktiver (IDAG) PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 12

13 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. Ausgangslage in den Gemeinden 3. Einflussfaktoren auf die Informationsbewirtschaftung 4. Begrifflichkeiten im Umfeld der elektronischen Geschäftsfallverwaltung 5. Möglicher Projektablauf für den Einsatz einer elektronischen Geschäftsfallverwaltung 6. Diskussion und Fragen PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 13

14 E-Government Strategie Schweiz - Optimieren der Prozesse zwischen Kunden (Bevölkerung und Wirtschaft) und staatlichen Stellen sowie innerhalb der Verwaltung mit Informations- und Kommunikationstechnologie PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 14

15 E-Government Strategie Schweiz; Ziele - Wirtschaft wickelt Verkehr mit Behörden elektronisch ab - Behörden haben Prozesse modernisiert und verkehren untereinander elektronisch - Bevölkerung kann wichtige Geschäfte mit den Behörden elektronisch abwickeln Auswirkungen: - Geschäftsprozesse werden in Zukunft (zusätzlich) elektronisch - Einwohner-, Objekt- und Finanzdaten werden immer stärker miteinander vernetzt (Datenplattformen) - ech-standards gewinnen an Bedeutung PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 15

16 Sorgfaltspflicht der Führungskräfte Private Unternehmen Verwaltungsrat Geschäftsleitung Abteilungsleitung Mitarbeitende Öffentlich-rechtliche Körperschaften Politische Führungsebene (Gemeinderat, Vorstand) Verwaltungsleitung Abteilungsleitung Mitarbeitende Grundsätzliche Gleichbehandlung für alle Führungskräfte basierend auf unterschiedlichen gesetzlichen Grundlagen PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 16

17 Beweiskraft von Informationen - Bundesgesetz betreffend die Ergänzung des Schweizerischen Zivilgesetzbuches (Fünfter Teil: Obligationenrecht) vom 30. März 1911 (Stand am 1. Oktober 2009) Art. 957; A. Pflicht zur Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher 4 Elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrte Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz haben die gleiche Beweiskraft wie solche, die ohne Hilfsmittel lesbar sind. PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 17

18 Beweispflicht - Schweizerisches Zivilgesetzbuch vom 10. Dezember 1907 (Stand am 5. Dezember 2008) Art. 8; Wo das Gesetz es nicht anders bestimmt, hat derjenige das Vorhandensein einer behaupteten Tatsache zu beweisen, der aus ihr Rechte ableitet. - Authentizität = Echtheit = Originalkonformität Identität = Zuweisbarkeit = Autor Zeitpunkt = Erstellung Eindeutigkeit = Versionierung Reproduzierbarkeit = Wiedererstellung in Originalform Rechtzeitigkeit = Auffindbarkeit = Zeitgerechtigkeit PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 18

19 Sorgfaltspflicht der Führungskräfte - Führungskräfte sind einer umfassenden Wahrnehmung der Sorgfaltspflicht verpflichtet - Führungskräfte haben die Vorgaben zu liefern (RMS Policy) - Führungskräfte haben die Einhaltung und Umsetzung zu kontrollieren - Führungskräfte haben sich regelmässig über den Stand zu informieren und bei Bedarf ist korrigierend einzuwirken - Die Sorgfaltspflicht verlangt, dass die Führungskräfte alle geschäftsrelevanten Informationen - beweistauglich und - revisionssicher - erfassen und - aufbewahren. - Records Management wird zur Haftpflichtversicherung für Führungskräfte PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 19

20 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. Ausgangslage in den Gemeinden 3. Einflussfaktoren auf die Informationsbewirtschaftung 4. Begrifflichkeiten im Umfeld der elektronischen Geschäftsfallverwaltung 5. Möglicher Projektablauf für den Einsatz einer elektronischen Geschäftsfallverwaltung 6. Diskussion und Fragen PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 20

21 Records Management - Records Management = Schriftgutverwaltung - Systematische Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen und Ereignissen - Prozess- und Dossiersicht ist zentral - Betrachtung des gesamten Lebenszyklus von physischen und elektronischen Akten PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 21

22 Informationen in der Verwaltung Gemeinderat Verwaltungsleitung, Abteilungsleitung Input Erstellen Bearbeiten Ergänzen Korrigieren Speichern Drucken Weiterleiten Aufbewahren Output Dokumenten Management System Aussonderung Archiv Information System PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 22

23 Records Management System Elemente - Elemente der Aktenführung - Organisationsvorschriften - Zugriffs- und Bearbeitungsrechte - Ordnungssystem - Dossierbildung - Metadaten - Aufbewahrung und Verwendung der Unterlagen - Schutz und Sicherheit der Unterlagen - Akten- oder Dossierbildung - Nachverfolgung der Änderungen - Unterlagen erstellen - Unterlagen registrieren - Dossiers und Unterlagen archivieren - Dossiers, Unterlagen und Metadaten löschen PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 23

24 Dokumenten Management System PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 24

25 Informationen in der Verwaltung Gemeinderat Verwaltungsleitung, Abteilungsleitung Input Erstellen Bearbeiten Ergänzen Korrigieren Speichern Drucken Weiterleiten Aufbewahren Output Dokumenten Management System Aussonderung Archiv Information System PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 25

26 Dokumenten Management System; Umfeld PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 26

27 Gründe für ein DMS - Schnelleres Auffinden von Dokumenten - Paralleler, gleichzeitiger und ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente mehrerer Personen - Versionenkontrolle - Reduktion von Speicherplatz - Eindämmung der Papierflut - Revisionssichere Dokumentenverwaltung - Automatisierte Geschäftskontrolle PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 27

28 Informationen in der Verwaltung Gemeinderat Verwaltungsleitung, Abteilungsleitung Input Erstellen Bearbeiten Ergänzen Korrigieren Speichern Drucken Weiterleiten Aufbewahren Output Dokumenten Management System Aussonderung Archiv Information System PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 28

29 Gründe für die Langzeitarchivierung - Daten-, Datei- und Speicherformate sind rasch überholt ( - Viele Formate werden von den Herstellern nicht offengelegt - Digitale Daten sind nicht selbsterklärend - Immer mehr Daten werden nur noch digital erzeugt - Kein Informationssystem kann garantieren, dass die im System gehaltenen Daten in fünf oder zehn Jahren zu vernünftigen Kosten, präzise, nachvollziehbar und ohne Verlust von Informationen in eine Folgelösung überführt werden können PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 29

30 Agenda 1. Begrüssung und Zielsetzung 2. Ausgangslage in den Gemeinden 3. Einflussfaktoren auf die Informationsbewirtschaftung 4. Begrifflichkeiten im Umfeld der elektronischen Geschäftsfallverwaltung 5. Möglicher Projektablauf für den Einsatz einer elektronischen Geschäftsfallverwaltung 6. Diskussion und Fragen PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 30

31 Grundsätze - Grundsatz 1: Die Führung bezeichnet die Kernprozesse - Grundsatz 2: Die Informatik folgt den Prozessen und nicht umgekehrt - Grundsatz 3: Die Prozesse sind über alle Verwaltungseinheiten durchgängig zu gestalten - Grundsatz 4: Das Know how ist zu binden. Dokumentierte und aktualisierte Prozesse senken die Kosten und steigern die Qualität der Leistungen PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 31

32 Projektablauf; Übersicht Vorabklärung Grobkonzept Ausschreibung Umsetzung GEVER-Einführung ist ein Kulturprojekt PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 32

33 Projektablauf; Vorabklärung Rahmenbedingungen - Aufbau der notwendigen Projektorganisation - Abstimmen der Projektziele und Projekttiefe - Festlegen der Rahmenbedingungen im engeren Kreis Workshop - Organisation und Durchführung des Einführungs-Workshops mit Vertretern aus allen Verwaltungsabteilungen - Einführung zum Thema mit den wesentlichen Informationen zum Einsatz von GEVER-Systemen, Aufzeigen der Vor- und Nachteile - Führen einer offenen Diskussion und aufnehmen der formulierten Anforderungen - Zusammentragen aller Informationen - Verfassen einer Empfehlung mit den weiteren Schritten PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 33

34 Projektablauf; Grobkonzept 1/2 Kickoff - Organisation und Durchführung des Kickoff Meetings mit Vertretern aus allen notwendigen Verwaltungsabteilungen - Einführung zum Thema mit den wesentlichen Informationen zum Aufbau des GEVER-Systems sowie erläutern der vorgesehenen Projektphasen - Festlegen der Projektziele, Meilensteine und Grobterminplanung - Auswahl der Ansprechpartner und Verantwortlichen pro Verwaltungsabteilung Statusaufnahme - Erfassen aller relevanten Systeme, Dokumente und Richtlinien für den Einsatz eines GEVER-Systems - Prüfen und besprechen der vorhandenen Systeme, Dokumente, aufzeigen Verbesserungspotenzial - Festlegen des weiteren Vorgehens PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 34

35 Projektablauf; Grobkonzept 2/2 Festlegen Grobkonzept - Gestützt auf die Statusaufnahme und die formulierten Wünsche erarbeiten eines Grobkonzepts für den Einsatz eines GEVER-Systems - Aufzeigen der notwendigen Anpassungsarbeiten am Bestehenden - Begründen der vorgesehenen Grobkonzeption mit einer Nutzenargumentation - Festhalten der Differenzen zwischen Istzustand und Grobkonzept - Erarbeiten und begründen der notwendigen Schritte und Elemente zur Erreichung des Grobkonzepts mit Aufwandschätzung für die Umsetzung - Erstellen einer Aufwandschätzung mit internen und externen Aufwendungen - Vorstellung Grobkonzept auf Stufe Gemeinderat und Kader, allenfalls Genehmigung PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 35

36 Projektablauf; Ausschreibung 1/2 Ausschreibung - Erstellen und bereinigen des Anforderungskatalogs aus dem Grobkonzept - Ableiten und erstellen der Ausschreibungsunterlagen - Publizieren und Versand der Ausschreibungsunterlagen Offertbeurteilung - Auswerten der Offerten und Evaluation mittels Funktions-, Nutzen- und Kostenvergleich über die Laufzeit von 5 10 Jahren - Präsentieren der Auswertungen und Abgabe einer Empfehlung PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 36

37 Projektablauf; Ausschreibung 2/2 Spezifikation für definitive Offerte und/oder Vertrag - Besprechen und festlegen des definitiven Mengengerüsts - Vorverhandlung mit den Anbietern Antrag Projektkredit - Aufarbeiten des Antrages zu Handen der Entscheider mit Ausgangslage, Bedarf, Lösungskonzept, Investitionen, jährlichen Betriebskosten und Einführungsplan PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 37

38 Projektablauf; Umsetzung Projekt umsetzen - Umsetzung nach funktionalen Vorgaben - Überwachung Termine - Kontrolle Kosten und Leistungen PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 38

39 Fragen und Diskussion Welche Fragen dürfen wir Ihnen beantworten? Gérald Strub; Beat Neuenschwander; Weitere Informationen finden Sie unter oder rufen Sie uns an auf PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 39

40 Zusammenfassung - GEVER-Einführung = Kulturprojekt - Verwaltung und Behörden ins Boot holen - Prozesse als Basis - Projekt am besten segmentieren - Grundlagen ech und Programm GEVER Bund beachten PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 40

41 Weitere epool Events - Publis epool Event zum Thema Umsetzung Promotionsverordnung im Q Publis epool Event zum Thema Aufgaben und Kompetenzabgrenzung zwischen der Schulpflege und Schulleitung im Q Publis epool Event zum Thema E-Government in der Gemeinde Durchführung noch offen PUBLIS Public Info Service AG epool GEVER, 26. Januar 2010 Seite 42