Die Integration der E-Rechnung in bestehende IT-Landschaften

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1 GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 1 E-Rechnungsgipfel Die Integration der E-Rechnung in bestehende IT-Landschaften 8. Juni 2015 Wiesbaden PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 1 Agenda 1 PRÄLUDIUM 2 ES GIBT EIN LEBEN VOR UND NACH DEM RECHNUNGSAUSTAUSCH Erstellung & Versand Empfang & Verarbeitung Verwaltung & Speicherung 3 EPILOG 2 GmbH 1

2 Die Integration der E-Rechnung in bestehende IT-Landschaften GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 1 PRÄLUDIUM DAS FORMAT IST NICHT ALLES Die Integrationd er elektronischen Rechnung Dr. Urlcih Kampffmeyer E-Rechnungs-Gipfel Präludium Die Rechnung ist eines der wichtigsten Dokumente im Wirtschaftsleben. Mit der zunehmenden Digitalisierung von Kommunikation und Wirtschaftsleben muss die Rechnung sebstverständlich auch digital werden und durch digitale Prozesse unterstützt werden. 4 GmbH 2

3 Präludium Die Diskussion um die elektronische Rechnung dreht sich vielfach nur um die Themen Format und Austausch. 5 Präludium Die Diskussion um die elektronische Rechnung dreht sich vielfach nur um die Themen Format und Austausch. Das technische Format ist unerheblich, solange alle vom Gesetzgeber geforderten Angaben vollständig und richtig vorhanden sind: Papier Text Datensatz PDF usw. 6 GmbH 3

4 Präludium Die Diskussion um die elektronische Rechnung dreht sich vielfach nur um die Themen Format und Austausch. Das technische Format ist unerheblich, solange alle vom Gesetzgeber geforderten Angaben vollständig und richtig vorhanden sind: Papier Text Datensatz PDF usw. Der Austausch elektronischer Rechnungen erfolgt über verschiedene Kanäle: EDI / X.400-Nachrichten mit Attachment Download vom Portal Versand mit Datenträger Fax usw. 7 Präludium Die aktuelle Diskussion um die elektronische Rechnung in Deutschland konzentriert sich auf eine besondere Form des Austausches elektronischer Rechnungen: per Versand via in einem kombinierten Format aus XML-Datensatz und anzeigefähigem PDF der Rechnung, gebündelt in einem Container. Dies ist nur eine der möglichen Formen, elektronische Rechnungen auszutauschen! 8 GmbH 4

5 Ziel der elektronischen Rechnung Ziel der Standardisierung des elektronischen Rechnungsaustausches ist die weitgehende Automatisierung der Erstellung und Verarbeitung bei gleichzeitiger Verringerung von Kosten und Aufwänden unter Sicherstellung der rechtlichen Anerkennung elektronischer Rechnungen. 9 Die Integration der E-Rechnung in bestehende IT-Landschaften GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 2 ES GIBT EIN LEBEN VOR UND NACH DEM RECHNUNGSAUSTAUSCH Die Integrationd er elektronischen Rechnung Dr. Urlcih Kampffmeyer E-Rechnungs-Gipfel GmbH 5

6 Der Rechnungsaustausch banal erstellt & versendet Absender R Empfänger erhält, verarbeitet & bezahlt! 11 Was kann uns alles passieren? Die elektronische Rechnung selbst: einfach Sammel Vorab mehrere A R E Storno berichtigte Kopie 12 GmbH 6

7 Was kann uns alles passieren? Der Transport der elektronischen Rechnung selbst: versendet? empfangen? A R E abgehört korrumpiert verschüttgegangen lesbar? verarbeitbar? 13 Thema In diesem Vortrag geht es nicht um den Austausch und die Formate, sondern um die Prozesse vor dem Rechnungsversand und nach dem Rechnungsempfang. 14 GmbH 7

8 Thema In diesem Vortrag wollen wir aber nicht den Austausch und die Formate, sondern um die Prozesse vor dem Rechnungsversand und nach dem Rechungsempfang. Folgende Unterscheidungen sind bei den Prozessen zu beachten: Manuelle Prozesse Manuell / teil-elektronifizierte Prozesse Automatisierte Prozesse 15 Thema In diesem Vortrag wollen wir aber nicht den Austausch und die Formate, sondern um die Prozesse vor dem Rechnungsversand und nach dem Rechungsempfang. Folgende Unterscheidungen sind bei den Prozessen zu beachten: Manuelle Prozesse Manuell / teilelektronifizierte Prozesse Automatisierte Prozesse Typ des Prozesses: Direkt oder nur die Rechnung und ihre Verarbeitung betreffend Indirekt die Arbeit mit der Rechnung unterstützend 16 GmbH 8

9 Thema In diesem Vortrag wollen wir aber nicht den Austausch und die Formate, sondern die Prozesse vor dem Rechnungsversand und nach dem Rechungsempfang betrachten. Folgende Unterscheidungen sind bei den Prozessen zu beachten: Manuelle Prozesse Manuell/teilelektronifizierte Prozesse Automatisierte Prozesse Typ des Prozesses: Direkt oder nur die Rechnung und ihre Verarbeitung betreffend Indirekt die Arbeit mit der Rechnung unterstützend Art der Prozesse: A Erstellung Versand Verwaltung Aufbewahrung A & E E Empfang Verarbeitung 17 Thema Ziel ist die möglichst weitgehende und kostensparende Automatisierung Im Unternehmen ist das Rechnungswesen in der Regel homogen und durchgehend organisiert beim Rechnungsaustausch entsteht die Problematik durch die unterschiedlichen Formate, Prozesse und Systeme unterschiedlichster Unternehmen. 18 GmbH 9

10 A E Klein-Unternehmen Manuell Textverarbeitung Fibu Idee: jeder mit jedem Selbständiger Manuell Textverarbeitung Steuerberater Mittelständler Manuell Teilautomatisiert Fibu Konzern Teilautomatisiert und automatisiert mehrere ERP E Mittelständler Teilautomatisiert ERP Groß-Unternehmen Automatisiert ERP A 19 Prozesse Erstellung und Bereitstellung der elektronischen Rechnung 20 GmbH 10

11 A Der Ersteller und Absender Der Ersteller und Versender elektronischer Rechnungen bestimmt letztlich, in welcher Form die elektronische Rechnung bereitgestellt wird. Er muss dabei aber berücksichtigen: Sind die Empfänger auf das Thema vorbereitet oder verlangen sie etwa nach Empfang, doch noch, eine mit zusätzlichem Aufwand erstellte papiergebundene Rechnung zusätzlich oder nachträglich zu erhalten. Bei einer unternehmens- oder branchenspezifischen Lösung kommt dem On- Boarding der Geschäftspartner (aber auch der Reduktion von Lieferanten) ebenfalls eine Bedeutung zu. 21 A Der Ersteller und Absender Das Umfeld der Rechnung ist beim Ersteller bekannt: Rechnungsgegenstand Rechnungsempfänger Das Umfeld ist kontrolliert: Kontext Rechnungsnummer 22 GmbH 11

12 A Der Ersteller und Absender Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen 23 A Der Ersteller und Absender Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen Manuelle Rechnungerstellung Manuelle Verbuchung Versand einzeln über Ablage der Rechnung in einem Aufbewahrungssystem Sicherung der Buchungsdaten (selbst oder beim Dienstleister) 24 GmbH 12

13 A Der Ersteller und Absender Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen Manuelle Rechnungerstellung Manuelle Verbuchung Versand einzeln über Ablage der Rechnung in einem Aufbewahrungssystem Sicherung der Buchungsdaten (selbst oder beim Dienstleister) Integration in die Anwendungslandschaft Rechnungs-Template für die Textverarbeitung; abhängig von der Initiative des Absenders Automatisiertes Ausgabeformat für das Buchhaltungssystem; abhängig vom Anbieter Automatisiertes Versenden und Ablegen aus dem Buchhaltungssystem; abhängig vom Anbieter 25 A Der Ersteller und Absender Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen Textverarbeitung Fibu 26 GmbH 13

14 A Der Ersteller und Absender Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen Was müsste diese Zielgruppe für ZUGFeRD tun? FiBu auf ZUGFeRD aufrüsten (Konverter, Validierer, Bereitstellungsschnittstelle) und/oder Textverarbeitung Aufrüsten (Template, Konverter, Validierer) oder einen Dienstleister auswählen, der dies für den Ersteller übernimmt 27 A Der Ersteller und Absender Mittelständler und Groß-Unternehmen Komplexe Differenzierung in Abhängigkeit von Lösungen und Prozessen erlaubt nur beispielhafte Betrachtungen 28 GmbH 14

15 A Der Ersteller und Absender Mittelständler und Groß-Unternehmen Komplexe Differenzierung in Abhängigkeit von Lösungen und Prozessen erlaubt nur beispielhafte Betrachtungen Direkte Prozesse der Rechnungserstellung Manueller oder automatisierter Trigger zur Erstellung von Rechnungen Automatisierte Erstellung der Rechnung aus den Daten der Fibu / des ERP mit Konfiguration der Rechnung über Stamm- und Bewegungsdaten Automatisierte Bereitstellung der Rechnung durch Push Versand der Rechnung ( , X.400) Pull Versand einer Notifikation, dass die Rechnung zum Download bereitsteht ( , SMS, Social u.a.) 29 A Der Ersteller und Absender Mittelständler und Groß-Unternehmen Komplexe Differenzierung in Abhängigkeit von Lösungen und Prozessen erlaubt nur beispielhafte Betrachtungen Unterschiedliche Komplexität der Rechnung bedingt unterschiedliche Formen der Integration: Standardisierte Produkte und Dienstleistungen ab Lager mit durchgängigen elektronischen Bestell- und Abwicklungsprozessen. Die Rechnungserstellung wird aus diesen Prozessen heraus initiiert und bedarf im Regelfall keiner manuellen Aktion. Individuelle oder speziell konfigurierte Dienstleistungen und Produkte, die auch zu individuellerer Rechnungslegung führen. Die Rechnungstellung wird in der Regel manuell initiiert und unterliegt häufig Prüfungs- und Freigabeprozessen; gegebenenfalls auch Abstmmungsprozessen mit dem Rechnungsempfänger. 30 GmbH 15

16 A Der Ersteller und Absender Mittelständler und Groß-Unternehmen Komplexe Differenzierung in Abhängigkeit von Lösungen und Prozessen erlaubt nur beispielhafte Betrachtungen Indirekte Prozesse im Rahmen der Rechnungserstellung Manuelle Prüfung Übereinstimmung mit Bestellung und vertraglichen Konditionen Automatisierte Prüfung gegen Stammdaten und Bewegungsdaten, die außerhalb des Systemes liegen, mit dem die Rechnungen erstellt werden 31 A Der Ersteller und Absender Mittelständler und Groß-Unternehmen Komplexe Differenzierung in Abhängigkeit von Lösungen und Prozessen erlaubt nur beispielhafte Betrachtungen Integration in die Anwendungslandschaft Primär für die Software, mit der Rechnungen erstellt werden Erstellung von Buchungssätzen, die automatisiert und über die Stammdaten zum Rechnungsempfänger parametrisiert Rechnungen im erforderlichen Format erzeugt, zum Versand/Abholung bereitstellt und geordnet für die Ablage vorbereitet Diese Funktionalität wird in der Regel über den Lieferanten/Systemintegrator der Software bereitgestellt. 32 GmbH 16

17 A Der Ersteller und Absender Mittelständler und Groß-Unternehmen Komplexe Differenzierung in Abhängigkeit von Lösungen und Prozessen erlaubt nur beispielhafte Betrachtungen Integration in die Anwendungslandschaft Sekundär für die Software, mit der die Erstellung von Rechnungen begleitet wird: Benachrichtigung der zuständigen Bearbeiter mit direktem Link auf den Buchungsdatensatz und das gegebenenfalls bereits erstellte Rechnungsdokument, das dem Empfänger zugestellt werden soll Anzeige Buchungssatz und Dokument sowie Freigabe und Annotationsfunktionalität; gegebenenfalls mit der Möglichkeit Änderungen vorzunehmen Diese Funktionalität muss in der Regel zusätzlich über Berechtigungen, Einbindung Benachrichtigungssysteme oder separate Workflow/Collaborations-Lösungen bereitgestellt werden. 33 A Der Ersteller und Absender Mittelständler und Groß-Unternehmen: Vorfeld Kunde CRM andere Dienstleistung Projektmanagement Zeiterfassung Verträge andere Rechnung Fibu/ERP Produkt Warenwirtschaft Bestellportal andere 34 GmbH 17

18 A Der Ersteller und Absender Mittelständler und Groß-Unternehmen: Ausgabe Daten SMS Notation Daten & Dokument Portal Fibu/ERP Rechnung Dokument Stammdaten Daten/Dokument Druck Konverter u.a. Dokument Fax Daten EDI / X A Der Ersteller und Absender Mittelständler und Groß-Unternehmen Was müsste diese Zielgruppe für ZUGFeRD tun? Das die Rechnung generierende System (FiBu/ERP) auf ZUGFeRD aufrüsten Konverter PDF/A // PDF/A-3 Generator Validierer Bereitstellungsschnittstelle etc. oder einen Dienstleister auswählen, der dies für den Ersteller übernimmt 36 GmbH 18

19 Prozesse Empfang und Verarbeitung der elektronischen Rechnung 37 Grundsätzlich gilt, dass unabhängig auf welchem Weg und in welchem Format die Rechnungen das Unternehmen erreichen, sie nach einheitlichen Regeln und in gleicher Qualität verarbeitet werden. 38 GmbH 19

20 Grundsätzlich gilt, dass unabhängig auf welchem Weg und in welchem Format die Rechnungen das Unternehmen erreichen, sie nach einheitlichen Regeln und in gleicher Qualität verarbeitet werden. Der Empfänger ist von außen getrieben. Er kann sich selten dem Empfang von elektronischen Rechnungen verweigern. Setzt er auf eigene Lösungen oder Portale für elektronische Rechnungen, so müssen diese dennoch auf den Empfang und die Verarbeitung fremder Formate eingerichtet sein. 39 Grundsätzlich gilt, dass unabhängig auf welchem Weg und in welchem Format die Rechnungen das Unternehmen erreichen, sie nach einheitlichen Regeln und in gleicher Qualität verarbeitet werden. Umfeld der Rechnung ist teilweise bekannt: Bestellung Lieferanten-Daten und andere Stammdaten Verträge ggbf. längere Historie des Rechnungsaustausches 40 GmbH 20

21 Grundsätzlich gilt, dass unabhängig auf welchem Weg und in welchem Format die Rechnungen das Unternehmen erreichen, sie nach einheitlichen Regeln und in gleicher Qualität verarbeitet werden. Hierbei spielt es eine Rolle, (1) ob die Rechnung als a) nur Daten (z.b. EDI), b) Daten und Dokument (z.b. ZUGFeRD als Attachment) oder c) nur als Dokument (Fax; Scan oder PDF Attachment) empfangen wurden (2) ob die Rechnung beim Empfang bereits digital war (originär elektronisch) oder erst nachträglich in elektronische Form gebracht wurde (Scannen sowie Scannen mit OCR und Extraktion der Rechnungsdaten) Die Verarbeitung von (2) entspricht im Prinzip der möglichen Verarbeitung von (1c). 41 Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen 42 GmbH 21

22 Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen Empfang im -Postkorb als mit Attachment (auch Fax) Empfang im -Postkorb als Link auf den Download der Rechnung (Scannen von Papier-Rechnung) Ablage in speziellen -Ordner und/oder Dateiverzeichnis oder Dokumentenmanagementssystem (und/oder Ausdruck), oder, oder, oder... Verbuchung in der Fibu oder Weiterleitung an einen Dienstleister zum Verbuchen 43 Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen Empfang im -Postkorb als mit Attachment (auch Fax) Empfang im -Postkorb als Link auf den Download der Rechnung (Scannen von Papier-Rechnung) Ablage in speziellen -Ordner und/oder Dateiverzeichnis oder Dokumentenmanagementssystem (und/oder Ausdruck), oder, oder Verbuchung in der Fibu oder Weiterleitung an einen Dienstleister zum Verbuchen Integration in die Anwendungslandschaft eigentlich nur organisatorisch, da der Empfang vorrangig über Standard- abgewickelt wird, nur manuell oder durch Dritten gebucht wird, und dedizierte Freigabeprozesse selten notwendig sind. 44 GmbH 22

23 Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen Fax Upload Dienstleister Fibu Download Scan 45 Einzelkämpfer und Klein-Unternehmen Was müsste diese Zielgruppe für ZUGFeRD tun? Teilautomatisiert: Integriert in die -Software eine Erkennung für s mit ZUGFeRD-Attachment, Herauslösung des ZUGFeRD-PDF/A-3-Attachments, Auflösung Attachment mit Bereitstellung PDF- Dokument(e) im Dateisystem und Datensatz für Fibu (wenn diese eine Import-Schnittstelle hat und das korrekte Schema ermitteln kann) Manuell: Herausnehmen des PDF-Dokumentes aus dem Container. Manueller Prozess wie bisher. 46 GmbH 23

24 Mittelständler und Groß-Unternehmen Komplexe Differenzierung in Abhängigkeit von Lösungen und Prozessen erlaubt nur beispielhafte Betrachtungen 47 Mittelständler und Groß-Unternehmen Komplexe Differenzierung in Abhängigkeit von Lösungen und Prozessen erlaubt nur beispielhafte Betrachtungen Empfang und Import EDI Automatisierter Empfang, Protokollierung, Umsetzung, Validierung, Import ins Buchungssystem, Archivierung Manuelle Prozesse nur bei Feststellung von Fehlern 48 GmbH 24

25 Mittelständler und Groß-Unternehmen Komplexe Differenzierung in Abhängigkeit von Lösungen und Prozessen erlaubt nur beispielhafte Betrachtungen Empfang und Import EDI Automatisierter Empfang, Protokollierung, Umsetzung, Validierung, Import ins Buchungssystem, Archivierung Manuelle Prozesse nur bei Feststellung von Fehlern mit Attachment sofern automatisch als Rechnung erkannt, Aussteuern in den Rechnungserfassungsprozess. Manuelle oder teilautomatisierte Prozesse 49 Mittelständler und Groß-Unternehmen Komplexe Differenzierung in Abhängigkeit von Lösungen und Prozessen erlaubt nur beispielhafte Betrachtungen Empfang und Import EDI mit Attachment Sofern automatisch als Rechnung erkannt, Aussteuern in den Rechnungserfassungsprozess. Manuelle oder teilautomatisierte Prozesse Papier-Rechnung Scannen, Qualitätssichern, OCR/ICR/Klassifikation, Abgleich mit Stammdaten, entsprechend Regelwerk automatisierte oder manuelle Weiterverarbeitung 50 GmbH 25

26 Mittelständler und Groß-Unternehmen Komplexe Differenzierung in Abhängigkeit von Lösungen und Prozessen erlaubt nur beispielhafte Betrachtungen Empfang und Import EDI mit Attachment Papier-Rechnung Scannen, Qualitätssichern, OCR/ICR/Klassifikation, Abgleich mit Stammdaten, entsprechend Regelwerk automatisierte oder manuelle Weiterverarbeitung Workflow-basierter Rechnungsaustausch (z.b. über Portale mit Partnern): Automatisierter Empfang standardisierter Daten/Dokumente, Download, Prüfung, Automatisierte Verarbeitung 51 Mittelständler und Groß-Unternehmen Komplexe Differenzierung in Abhängigkeit von Lösungen und Prozessen erlaubt nur beispielhafte Betrachtungen Rechnungsprüfung: ein klassischer Prozess in zwei Varianten Integriert In der FiBu/ERP-Lösung wird der Prüfungs- und Freigabe- Prozesse direkt mit einem internen Workflow abgebildet. Den zu prüfenden Rechnungen sind die empfangenen Dokumente zugeordnet und können über einen Viewer angezeigt werden. Eigenständig Es wird ein von der FiBu/ERP-Lösung unabhängiges Werkezug benutzt, dass die zu prüfenden Dokumente mit Verlinkung auf die zugehörigen Daten bereitstellt und entsprechend dem Prüfungsergebnis dann der Fibu/ERP- Lösung die korrekten Daten überstellt. 52 GmbH 26

27 Mittelständler und Groß-Unternehmen Komplexe Differenzierung in Abhängigkeit von Lösungen und Prozessen erlaubt nur beispielhafte Betrachtungen Verarbeitung Für eine optimierte, automatisierte Rechnungsverarbeitung sind korrekte Eingangsdaten, Regelwerke zur Verarbeitung (z.b. Skontierung, Verbindung Vertragsmanagement u.a.) und zur Zahlung notwendig (zukünftig E- Payment). Hierfür werden die Dokumente nicht mehr benötigt, sondern sind nur noch als Beleg verknüpft. 53 Mittelständler und Groß-Unternehmen Komplexe Differenzierung in Abhängigkeit von Lösungen und Prozessen erlaubt nur beispielhafte Betrachtungen Integration in die Anwendungslandschaft Für EDI sind spezielle Softwareanwendungen notwendig, die auch die vereinbarten Schema verarbeiten können. Mit EDI ist eine vollkommene Automatisierung der Rechnungsempfangsverarbeitung möglich. Der Einsatz beschränkt sich jedoch auf Großunternehmen und spezielle Branchenlösungen. 54 GmbH 27

28 Mittelständler und Groß-Unternehmen Komplexe Differenzierung in Abhängigkeit von Lösungen und Prozessen erlaubt nur beispielhafte Betrachtungen Integration in die Anwendungslandschaft EDI Capture-Systeme für die Aufbereitung verschiedener Typen von Informationen. Hier sind spezielle Systeme für die Rechnungseingangsverarbeitung verfügbar: Scannen mit OCR/ICR/Klassifikation, Datenextraktion Interpretation elektronischer Rechnungen auf Basis , Word, PDF oder anderen Formaten mit Klassifikation und Datenextraktion Erzeugung und Bereitstellung einheitlicher Dokument- und Datenformate für die Weiterverarbeitung Anbindung an Postkorbsysteme, Rechnungsprüfungsanwendungen und größere ERP- Systeme 55 Mittelständler und Groß-Unternehmen Komplexe Differenzierung in Abhängigkeit von Lösungen und Prozessen erlaubt nur beispielhafte Betrachtungen Integration in die Anwendungslandschaft Sekundär für die Software, mit der Nutzung von Eingangsrechnungen begleitet wird: Collaboration/Workflow in Freigabe- und Archivierungsprozessen Audit-Trail-Services zur Nachvollziehbarkeit der Verarbeitung von Rechnungen und Erstellung von Protokollen Rechnungsdaten-weiterverarbeitende Systeme wie BI, Analytics, Controlling und andere Werkzeuge 56 GmbH 28

29 Mittelständler und Groß-Unternehmen: Aufbereitung Portal Daten Daten/Dokument Klassifkation Daten Fibu/ERP Fax Papier Dokument Dokument Scan QS OCR/ ICR Daten Stammdaten Rechnungs -prüfung u.a. EDI / X.400 Daten Konverter Daten Daten 57 Mittelständler und Groß-Unternehmen: Nachbereitung Analytics Fibu/ERP Prüfungs-und Freigabeprozess Zahlungsverarbeitung Aufbewahrung Audit-Trails 58 GmbH 29

30 Mittelständler und Groß-Unternehmen Was müsste diese Zielgruppe für ZUGFeRD tun? Teilautomatisiert: Integriert in die -Software eine Erkennung für E- Mails mit ZUGFeRD-Attachment, Herauslösung des ZUGFeRD-PDF/A-3-Attachments, Auflösung Attachment mit Bereitstellung PDF-Dokument(e) und Datensatz für Fibu/ERP, Import in Rechnungsprüfungsprozess und/oder Fibu/ERP- Lösung, Übernahme Container/Dokument für Aufbewahrung. etc. Manuell: Herausnehmen des PDF-Dokumentes aus dem Container. Manueller Prozess wie bisher. In jedem Fall, zusätzliche Software und weitere Auswertungsschritte oder Einschaltung eines Dienstleisters, der die Aufbereitung übernimmt. 59 Prozesse Verwaltung und Aufbewahrung der elektronischen Rechnung 60 GmbH 30

31 A & E Verwaltung und Aufbewahrung Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig. Sie unterliegen den Regelungen von HGB, AO und GoBD. Buchungsdaten Die Verwaltung der Buchungen erfolgt in der Regel in einem FiBu- oder ERP-System. Dieses sorgt für die Ordnungsmäßigkeit. Solange aufbewahrungspflichtige Daten nicht aus diesem System ausgelagert werden, ist die ordnungsmäßige Aufbewahrung der Buchungsdaten in der Regel gewährleistet. 61 A & E Verwaltung und Aufbewahrung Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig. Sie unterliegen den Regelungen von HGB, AO und GoBD. Buchungsdaten Belege Sofern Buchungsdatensatz und Beleg nicht identisch sind (z.b. bei EDI), muss der Beleg zum Datensatz aufbewahrt werden und muss mit diesem nicht auflösbar verknüpft sein (gleicher Index). 62 GmbH 31

32 A & E Verwaltung und Aufbewahrung Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig. Sie unterliegen den Regelungen von HGB, AO und GoBD. Buchungsdaten Belege Sofern Buchungsdatensatz und Beleg nicht identisch sind (z.b. bei EDI), muss der Beleg zum Datensatz aufbewahrt werden und muss mit diesem verknüpft sein. Belege werden häufig separat in einem revisionssicheren elektronischen Archiv abgelegt. Hierbei ist zu unterscheiden, ob der Zugriff nur über das übergeordnete ERP-System möglich ist (HSM-Ansatz) oder der Zugriff mit einer eigenen Datenbank unabhängig vom ERP möglich ist (integrierter Ansatz). Dies erlaubt auch anderen Systemen die Nutzung der archivierten Dokumente und Daten. 63 A & E Verwaltung und Aufbewahrung HSM & revisionssichere Archivierung ERP ERP Capture BPM u.a. HSM Archiv Aufbewahrung & Archivierung Aufbewahrung nur nutzbar durch das ERP, da dort der Index liegt Aufbewahrung und weitere Dienste durch alle angeschlossenen Anwendungen nutzbar, da das Archiv über eine eigene Verwaltung und einen eigenen Index für den Zugriff verfügt. 64 GmbH 32

33 A & E Verwaltung und Aufbewahrung Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig. Sie unterliegen den Regelungen von HGB, AO und GoBD. Was ist aufzubewahren? Daten aus den Fibu-/ERP- und anderen zugehörigen Systemen in maschinell auswertbarer Form. Belege (Dokumente, Datensätze) in recherchierbarer Form. Soweit maschinelle Auswertbarkeit ursprünglich gegeben war, muss diese erhalten bleiben. Audit-Trails der Verarbeitungs- und Aufbewahrungssysteme 65 A & E Verwaltung und Aufbewahrung Handlungsbedarf: Projekt Elektronische Archivierung Ergebnisse (BMF/StBA 2014) Handlungsbedarf: Projekt Elektronische Archivierung Ergebnisse 66 GmbH 33

34 A & E Verwaltung und Aufbewahrung Handlungsbedarf: Projekt Elektronische Archivierung Ergebnisse (BMF/StBA 2014) Das Problem sind die roten und besonders die gelben Doppellungen Handlungsbedarf: Projekt Elektronische Archivierung Ergebnisse 67 A & E Die Prozesskette Prozesssicherheit und Überprüfbarkeit Bei der Integration der elektronischen Rechnung in bestehende Systemlandschaften sind häufig zahlreiche Systeme direkt oder indirekt tangiert. Zwei wesentliche Komponenten sind bei der Umsetzung zu berücksichtigen: Durchgängige Prozesssicherheit Diese kann durch geeignete Prozess- oder Workflow- Software gesteuert und sichergestellt werden. Durchgängige Nachvollziehbarkeit Diese kann durch Audit-Trails sichergestellt werden, die alle Prozesse mit der Rechnung von Anfang bis Ende protokollieren. In beiden Ansätzen ist sicherzustellen, dass besonders die Unzulänglichkeiten des Nachweises bei Versand und Empfang berücksichtigt werden. 68 GmbH 34

35 A & E Verfahrensdokumentation Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig. Sie unterliegen den Regelungen von HGB, AO und GoBD. Verfahrensdokumentation für die Erstellung, Versendung und Aufbewahrung der Ausgangsrechnungen und für Empfang, Verarbeitung und Aufbewahrung der Eingangsrechnungen ist die Beschreibung der zugehörigen Organisation, Prozesse und Systeme in der Verfahrensdokumentation erforderlich. 69 A & E Verwaltung und Aufbewahrung Was muss man für ZUGFeRD tun? Entscheidungen treffen: Speicherung des gesamten PDF/A-3-Containers mit Daten und Dokument(en)? Separierung Daten/Dokumente, da die Daten auch bereits im Buchhaltungssystem und dessen Aufbewahrung vorliegen? Verhindern, dass eine Rechnung zweimal verarbeitet wird (da sie als Daten und als Dokument vorliegen). Spezielle Software bereithalten, die den PDF/A-3- Container interpretieren kann (Extraktion der XML- Daten-Komponente; Auflösung komplexerer Strukturen) 70 GmbH 35

36 Die Integration der E-Rechnung in bestehende IT-Landschaften GmbH 2011 / Autorenrecht: <Vorname Nachname> Jun-15 / Quelle: PROJECT CONSULT 3 3 EPILOG Die Integrationd er elektronischen Rechnung Dr. Urlcih Kampffmeyer E-Rechnungs-Gipfel Epilog Fazit (1) In nahezu allen Unternehmen existieren geordnete Prozesse für den Umgang mit Rechnungen. Diese sind für elektronische Rechnungen soweit noch nicht geschehen zu ergänzen. Elektronische Rechnungen erfordern nur dann neue Lösungen, wenn die Rechnungsprozesse automatisiert werden sollen. Dies ist besonders beim Erfassen eingehender Rechnungen relevant. Neue Zusatzsoftware und Integration mit neuer Funktionalität ist erforderlich, wenn auf neue Standards (z.b. ZUGFeRD) oder besondere Verfahren (z.b. Rechnungsempfang mittels De- Mail) aufgesetzt wird. 72 GmbH 36

37 Epilog Fazit (2) Häufig wird elektronischer Rechnungsempfang und Rechnungsversand noch getrennt gesehen. Man richtet sich manuell oder halbautomatisch auf Empfang ein, macht vielleicht etwas bei der Ausgabe von Rechnungen, behandelt das Thema aber nicht durchgängig und einheitlich. Die elektronische Rechnung und die elektronische Rechnungsverarbeitung bietet ein erhebliches Effizienzpotential gegenüber der Verarbeitung papiergebundener Rechnungen. Die Umsetzung wird entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit sein. 73 Epilog Fazit (3) Elektronische Rechnungen sind vorrangig ein Thema von Prozessen. Die Effizienz und Kosteneinsparung liegt in den Prozessen. Technik und Dienstleistung sind matur und käuflich. Der Erfolg der Einführung der elektronischen Rechnung ist nicht die Akzeptanz und Umsetzung eines technischen Formates, sondern ob das Papier in den Prozessen vor dem Rechnungs-versand und nach dem Rechnungsempfang auch verschwunden ist. Die Rechnung auf Papier wird ebenso verschwinden wie die Rechnung in Keilschrift auf einer Tontafel. 74 GmbH 37

38 Epilog Lokal, regional und global (1) Geschäfte werden über Landesgrenzen getätigt. Deshalb muss die Erstellung und die Verarbeitung von empfangenen Rechnungen die spezifischen technischen Formate wie auch die rechtlichen Bedingungen anderer Länder berücksichtigen und abbilden können. Rein nationale Entwicklungen haben im internationalen Geschäftsverkehr keine Chance. 75 Epilog Lokal, regional und global (2) Bei elektronischen Rechnungen sind zu berücksichtigen: Kenntlichmachung des Rechtsraumes (relevant Absenderland und/oder Empfängerland in Abhängigkeit der erbrachten Leistungen oder gelieferten Produkte). Verwendung aller Attribute, die im Empfänger wie auch im Absenderland gefordert sind. Korrekte Bezeichnungen und Inhalte der jeweiligen Felder. Multilingualität mit Auszeichnung der Sprache der Rechnung. Spezielle technische Formate oder Spezifikationen des Empfängerlandes. Berücksichtigung gegebenenfalls konkurrierender Verarbeitungsregeln und Aufbewahrungsfristen. 76 GmbH 38

39 Epilog Lokal, regional und global (3) Sofern globale oder internationale Standards für elektronische Rechnungen existieren, sind diese zu adaptieren und in nationale Standards mit ihren Metadaten und Spezifikationen zu integrieren. In der Europäischen Union sind die europäischen Standards für elektronische Rechnungen (rechtlich, technisch) zu nutzen. Für die öffentliche Verwaltung ist die elektronische Rechnung für Aufträge oberhalb der Schwelle bereits seit 2014 gesetzlich vorgeschrieben. Ein einheitlicher technischer Standard für elektronische Rechnungen auf europäischer Ebene befindet sich in der Evaluation. 77 Epilog Die E-Rechnung ist erst der Anfang Im Geschäftsverkehr gibt es weitere zahlreiche Dokumente und Prozesse, die analog zur elektronischen Rechnung standardisiert und automatisiert werden können. Digitalisierung und Automation sind die wichtigsten aktuellen Trends. Ihnen kann man sich nicht entziehen. Die konsequente Umsetzung der elektronischen Rechnung ist daher ein erster und wichtiger Schritt in die digitale Zukunft von Wirtschaft, Verwaltung und Gesellschaft. 78 GmbH 39

40 PROJECT CONSULT U n t e r n e h m e n s b e r a t u n g Dr. Ulric h Kampffmey er GmbH Bis zum nächsten Mal! Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com Präsentation, weitere Informationen... PDF-Handout Die Unterlagen sind ausschließlich zur persönlichen, privaten, nicht-kommerziellen Nutzung vorgesehen. PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 79 GmbH 40