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1 ecspand your SharePoint Lösungspräsentation ecspand Vertragsmanagement ein umfassender Überblick

2 AGENDA Unternehmensvorstellung Produktvorstellung ecspand Vertragsmanagement Zusammenfassung

3 AGENDA Unternehmensvorstellung Produktvorstellung ecspand Vertragsmanagement Zusammenfassung

4 Über die d.velop AG Anbieter von integralen Lösungen für elektronische Dokumentenverwaltung BPM/Workflow digitale, revisionssichere Archivierung gegründet Umfirmierung zur AG nicht börsennotiert Vorstandsvorsitzender Christoph Pliete 14 Tochterunternehmen in Europa (d.velop group) 450 Mitarbeiter in der d.velop Group (270 Mitarbeiter in der d.velop AG) 550 Experten im d.velop competence network Gruppenumsatz etwa 48 Mio EUR in 2012 (42 Mio in 2011) über Kunden

5 Über die Portal Systems... ECM/DMS Systemhaus für d.3 & SharePoint gegründet 2000 in Hamburg Geschäftsstellen in Hamburg und Potsdam über 150 SharePoint Kunden; über 100 d.3 Kunden Member of d.velop Group Premium Partner seit Mitarbeiter Zugriff auf Ressourcen der d.velop Group Eigene Entwicklung von SharePoint basierten Business Lösungen Unternehmensphilosophie: Übertragung von fast 20 Jahren Prozess- und Produkterfahrung aus dem Dokumenten-Management (ECM) auf die SharePoint Plattform in Form der Bereitstellung von Lösungen und Produkten

6 unsere Lösungskompetenz Revisionssichere Archivierung - Archivierung Vertragsmanagement Patentmanagement Projektmanagement QM/QS- Management Personalmanagement Automatische Belegerfassung Produktentwicklung und Prozess- Know-how Eingangsrechnungen Posteingangs- Szenario Genehmigungsverfahren Vorgangsbearbeitung, Prozessintegration, Workflow Technologische Basis

7 unsere Technologiepartner Strategische Technologie-Partnerschaften

8 AGENDA Unternehmensvorstellung Produktvorstellung ecspand Vertragsmanagement Zusammenfassung

9 die ecspand Lösungen 100% SharePoint

10 die ecspand Architektur 100% SharePoint

11 ecspand Vertragsmangement Worum geht s? Komplette Lösung für den gesamten Life Cycle von Verträgen Verwaltung von Einzel- und Rahmenverträgen Vollständige Mandantenfähigkeit Erprobtes und zertifiziertes Produkt mit maximaler Anpassbarkeit an die konkreten Unternehmensbedürfnisse. Moderne und benutzerfreundliche Webanwendung auf Basis von Microsoft SharePoint. Kostengünstige und schnelle Einführung durch standardisierte Vorlagen und Prozesse

12 ecspand Vertragsmangement Was leistet das System? Folgende Vertragsinhalte werden in einer Vertragsakte verwaltet: Vertragsgegenstand und sonstige Stammdaten Beliebige Vertragsinformationen Laufzeiten und Fristen Dokumentenverwaltung mit Versionierung und Historie Wiedervorlagen Ansprechpartner und Erreichbarkeit von Vertragspartnern Haftungsbestimmungen und Kündigungsrechte Und beliebige weitere frei konfigurierbare Vertragsinhalte (z.b. Kundenverträge incl. Schriftverkehr, Konzessionsverträge, Mietverträge, Leasingverträge, Pachtverträge, Bezugsverträge, Wartungsverträge, sonstige Dienstleistungsverträge)

13 die ecspand contract management Philosophie Dokumente Kosten Aufgaben Notizen s Anmerkungen Fristen / Laufzeiten Vorlagen Vertragsakte - Stammdaten

14 Funktionsumfang Erstellung Vertrags Akte Controlling Archivierung Verwaltung

15 Zusammenfassung ecspand Vertragsmanagement ecspand contract management ist ein Produkt und keine individuelle Projektlösung Vorteile: Weiterentwicklung, Support, Updatefähigkeit, Lauffähig unter den kostenfreien 2010 Server (2013 in Arbeit!) Reine SharePoint Lösung über die gesamte Prozesskette hinweg Ausschließlich Browser-basierte Oberfläche keine Clients volle Funktionalität Excellente MS-Office Integration (Bearbeiten, Anlegen von Aufgaben, - Benachrichtigung, ) Intelligente und funktionale ERP (SAP, Navision) Integration Volle Workflow-Funktionalität auf Basis SharePoint unter Nutzung von NINTEX Gutes Preis / Leistungsverhältnis Produkthersteller d.velop AG hat über 20 Jahre Erfahrung im ECM Markt und ist etablierter und zuverlässiger Produkthersteller in diesem Marktsegment

16 Funktionen des ecspand Vertragsmanagements im Detail Elektronische Abbildung von Genehmigungsverfahren Kontraktattributtierung / -Benachrichtigung / Fristenüberwachung Suchfunktionen / Reporting Unterstützung bei der Vertragserstellung Berechtigungssteuerung / Zugriffsrechte Integration in SAP

17 Elektronische Abbildung von Genehmigungsverfahren Integration von SharePoint basierenden Workflows Standard-SharePoint-Workflows (sequentielle Genehmigungs- und Freigabeworkflows) Einfache Workflows erstellt mit dem SharePoint-Designer (Standard SharePoint) Komplexe, individuelle Workflows auf Basis ecspand workflow (Nintex OEM) In SharePoint integrierter Workflow-Designer Deligierung und Eskalation von Aufgaben Zeitgesteuerte Workflows Benachrichtigungen per , Instant Messenger oder SMS parallele Workflows Einbindung externe Datenquellen per SQL, Web Services, LDAP oder XML Zugriff auf alle SharePoint Objekte

18 Erstellen und Bearbeiten einer Vertragsakte Vertragsinformationen Vertragsakte Vertrags- Anhänge

19 das Erfassen der Vertragsstammdaten Pflichtfelder Vertragspartner listet alle Einträge aus der Vertragspartnerliste auf Der dazugehörige Ansprechpartner wird automatisch in das Feld Ansprechpartner übernommen Die Vertrags-ID wird vom System nach Anlage der Vertragsakte generiert Die Auswahlliste Mandant wird durch eine zentrale Mandanten-Liste definiert

20 das Erfassen der Vertragsstammdaten / Details Die Oberfläche Details Bereich Details enthält die vertragsspezifischen Metadaten / Ausprägung der Vertragsart Pflichtfelder werden durch ein * kennzeichnet Beziehung zu Rahmenverträgen Metadatenfelder frei konfigurierbar

21 das Erfassen der Fristen Bereich Laufzeit / Kündigung stellt Felder für die Vertragslaufzeit und Kündigungsmodalitäten bereit Durch Eingabe der Vertragslaufzeit wird automatisch ein Kündigungsstichtag vorgeschlagen Der Kündigungsstichtag gibt den letztmöglichen Tag einer Kündigung an, bevor sich die Laufzeit verlängert Durch Angabe eines Kündigungsstichtages kann eine Benachrichtigung auf den Kündigungsstichtag erstellt werden

22 Scannen und Indexieren von Vertragsdokumenten direkt in die Vertragsakte Metadatenvergabe

23 Suchfunktionen Der Aktenplan zeigt alle Dokumente und Infos zu einem (Rahmen-) Vertrag übersichtlich an Sie suchen gezielt in speziellen Vertragsarten oder übergreifend über alle Verträge Suche über Vertragseigenschaften (in der Suchmaske; frei definierbar pro Vertragsart) * Wildcard-Suche verfügbar; von/bis bei Datumsfeldern

24 Suchfunktionen / Reporting Auswertungen / Reporting Reporting Funktionen

25 Suchfunktionen / Reporting Auswertungen / Reporting Informationen (Verträge, Kosten, Leistungen, Fristen, Wiedervorlagen) können sortiert, gruppiert und gefiltert werden Reports können auf Berechnungen basieren Reports können grafisch aufbereitet werden Reports können exportiert werden ( , Excel, pdf )

26 Unterstützung bei der Vertragserstellung Beliebige Office Vorlagen Direkte Office Integration / CheckIn..out / Versionierung Hochladen von Dokumenten / auch mehrere Dokumente gleichzeitig Anlage von Ordnern

27 Berechtigungssteuerung / Zugriffssteuerung Berechtigungen werden immer auf Vertragsakteneben verwaltet D.h., dass die Berechtigungen auf alle Elemente einer Vertragsakte (Fristen, Kosten, Aufgaben, Notizen, Dokumente) automatisch vererbt werden Benutzer- und Gruppenberechtigung möglich

28 Berechtigungssteuerung / Zugriffssteuerung Berechtigungen werden immer auf Vertragsakteneben verwaltet D.h., dass die Berechtigungen auf alle Elemente einer Vertragsakte (Fristen, Kosten, Aufgaben, Notizen, Dokumente) automatisch vererbt werden Benutzer- und Gruppenberechtigung möglic NEU!!! Vergabe von Berechtigungsprofilen möglich (z.b. vertaulich, geheim, )

29 Funktionen des ecspand Vertragsmanagements Integration in SAP

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32 Weitere Funktionen 1 - Abwesenheitsregel Im Abwesenheitszeitraum erhält der abwesende Nutzer und der definierte Stellvertreter alle vom System verschickten Benachrichtigungen Die Abwesenheiten (Urlaub, Dienstreise, Krankheit, etc.) können über einen Abwesenheitsagenten definiert werden

33 Weitere Funktionen 2 automatische Konvertierung von Dokumenten (Renditions) Welche Dokumente, zu welchem Zeitpunkt konvertiert werden, wird administrativ vorgegeben Die Verfügbarkeit eines so genannten abhängigen Dokuments erkennt man am PDF und/oder TIF Symbol Das Originaldokument ist weiterhin vorhanden und kann mit der entsprechenden Applikation geöffnet und bearbeitet werden

34 Weitere Funktionen 3 automatische Archivierung von Dokumenten Eine weitere Möglichkeit, die die ecspand Services bieten, ist die automatische Archivierung von Vertragsdokumenten Welche Dokumente zu welchem Zeitpunkt archiviert werden, wird administrativ vorgegeben Ob ein Dokument archiviert wurde ist am Symbol im Dokument-Icon erkennbar Archivierung auf beliebigen Storage-Systemen wie z.b. EMC, NetApp, TSM, Raid-Systemen möglich

35 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Interesse? Kontaktdaten Portal Systems Consulting GmbH Fischertwiete Hamburg Frank von Orlikowski

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