Landesverwaltungsamt Berlin. Service- und Systemunterstützungs-Center. IPV - Anwenderhandbuch Kapitel 07. S35 ELStAM. Inhalt

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1 S35 ELStAM Inhalt 1 Allgemeines 4 2 Aufbau des ELStAM-Systems 4 3 Erforderliche Daten Arbeitnehmer Arbeitgeber 5 4 Nichtteilnahme am ELStAM-Verfahren 5 5 ELStAM Anmeldung Referenzdatum Arbeitgeber (refdatumag) monatige Karenzzeit 7 6 ELStAM Abmeldung Antwort auf die Abmeldung 8 7 Aktualisierung des Infotypen Steuerdaten D (IT 0012) durch ELStAM Manuelle Dateneingaben Zukünftige Datensätze Keine ELStAM von der Clearingstelle Splits im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) ohne Änderung 9 8 Information für Arbeitnehmer/Versorgungsempfänger 9 9 Reports ELStAM: An- und Abmeldungen erstellen (RPCE2VD0_OUT) ELStAM: An- und Abmeldungen sammeln (RPCE2SD0_OUT) B2A-Manager (H99_B2AMANAGER) ELStAM: Abfrage der Clearingstelle nach Rückmeldungen (RPCE2AD0_IN) ELStAM: XML-Daten in ELStAM-Tabelle übernehmen (RPCE2SD0_IN) ELStAM: Stammdaten durch ELStAM aktualisieren (RPCE2VD0_IN) ELStAM: Datensätze verwalten (RPCE2ZD0) ELStAM: Stammdaten für Zwangsanmeldung ändern (RPIE2BD0) ELStAM: Fehlende IdNr prüfen (RPLE2AD0) ELStAM: Meldungen anzeigen (RPCE2LD0) ELStAM: Lohnsteuermerkmale prüfen (RPUE2PD0) ELStAM: Sachbearbeiter Aufgabenliste (RPCE2LD0_TODO) Status im ELStAM-Verfahren Aufgaben der Abrechnungssachbearbeitung Aufgaben der Personalsachbearbeitung Sachverhalte Eintritt / Wiedereintritt 25 Autor: LVwA PS IPV Seite S35-1

2 13.2 Eintritt-/Wiedereintritt ins Vorjahr Eintritts-/Wiedereintrittsdatum verschieben Bevor eine Anmeldung erstellt wurde Nachdem eine Anmeldung erstellt, aber noch nicht gesammelt/versandt wurde (Status der Meldung neu) Nachdem eine Anmeldung erstellt und gesammelt/versandt wurde (Status der Meldung gesammelt/übertragen) Nachdem eine Anmeldung erstellt und von der Clearingstelle beantwortet wurde (Status der Meldung beantwortet) Personalnummer löschen Personalnummer wurde nach Versand der ELStAM-Anmeldung gelöscht Personalnummer nach versandt der ELStAM-Anmeldung löschen Ein Arbeitnehmer wird mit mehreren Personalnummern abgerechnet Änderungslisten wurden der falschen Personalnummer zugeordnet Meldung aus Änderungsliste wurde nicht zugeordnet Austritt Austritt löschen Bevor eine Abmeldung erstellt wurde Nachdem eine Abmeldung erstellt, aber noch nicht versandt wurde (Status der Meldung neu) Nachdem eine Abmeldung erstellt und gesammelt/versandt wurde (Status der Meldung gesammelt/übertragen) Nachdem eine Abmeldung erstellt und von der Clearingstelle beantwortet wurde (Status der Meldung beantwortet) Austritt verschieben Bevor eine Abmeldung erstellt wurde Nachdem eine Abmeldung erstellt, aber noch nicht gesammelt/versandt wurde (Status der Meldung neu) Nachdem eine Abmeldung erstellt und versandt wurde (Status der Meldung übertragen) Nachdem eine Abmeldung erstellt und von der Clearingstelle beantwortet wurde (Status der Meldung beantwortet) Zahlung nach Austritt Abmeldedatum verschieben ELStAM-An- und Abmeldung Jahreswechsel Meldungen von der Clearingstelle für das Vorjahr ELStAM-Anmeldung in das Vorjahr Zahlung an Erben Fehlerhafte ELStAM-Daten Wechsel AG-Steuernummer Neue Steueridentifikationsnummer des Arbeitnehmers Fehler- / Hinweismeldungen Allgemeines Unknown error during decryption Fehler bei Verarbeitung des uebertragenen xml-satzes aufgetreten Verfahrenshinweis Es liegt ein Berechtigungsproblem bei Pernr XXXXXXXX vor 46 Autor: LVwA PS IPV Seite S35-2

3 14.6 Verfahrenshinweis Erneute Anmeldung nicht möglich - Arbeitnehmer ist bereits angemeldet 46 Autor: LVwA PS IPV Seite S35-3

4 1 Allgemeines Landesverwaltungsamt Berlin Seit 2013 wird das Steuerabzugsverfahren in der Entgeltabrechnung auf der Grundlage der Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale durchgeführt. Die IPV anwendenden Stellen haben im Jahr 2013 sukzessive auf das ELStAM-Verfahren umgestellt (Einführungszeitraum). Grundlage für das ELStAM-Verfahren sind gesetzliche Regelungen im Einkommensteuergesetz und der Abgabenordnung sowie die dazu erlassenen Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF). Des Weiteren gibt es auf der Internetseite Zur ELSTER Webseite Arbeitgeber elektronische Lohnsteuerkarte verschiedene Dokumente, die zu beachten sind. Hinweise zu aktuellen Problemen auf der ELStAM-Datenbank werden ebenfalls auf dieser Internetseite veröffentlicht. Beteiligte an Geschäftsprozessen zum ELStAM-Verfahren sind in der IPV anwendenden Stelle: Personalsachbearbeitung Abrechnungssachbearbeitung 2 Aufbau des ELStAM-Systems Die ELStAM-Datenbank liefert die personenbezogene ELStAM aufgrund von Informationen durch die Finanzämter und der Meldebehörden. Der Abruf der ELStAM-Daten für einen Arbeitnehmer durch das IPV-System erfolgt über die Clearingstelle von der ELStAM-Datenbank. 3 Erforderliche Daten 3.1 Arbeitnehmer Es wird der steuerrechtliche Begriff Arbeitnehmer verwendet. Die Ausführungen gelten gleichermaßen für alle Personalfälle im IPV-System. Für das Anmelden eines Arbeitnehmers und den Abruf der ELStAM für einen Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber sind folgende Informationen im IPV-System zu hinterlegen: (melderechtliches) Geburtsdatum des Arbeitnehmers steuerliche Identifikationsnummer des Arbeitnehmers Auskunft des Arbeitnehmers, ob der Arbeitgeber Hauptarbeitgeber (HAG) oder Nebenarbeitgeber (NAG) ist Autor: LVwA PS IPV Seite S35-4

5 bei Steuerklasse VI und beantragtem Freibetrag der zu berücksichtigende Freibetrag ( 39a Absatz 1 Satz 1 Nummer 7 EStG) Hinweis Wird der zu berücksichtigende Freibetrag nicht im IPV-System hinterlegt, erfolgt die Rückmeldung von der Clearingstelle mit Steuerklasse VI ohne Freibetrag. Im IPV-System sind / werden diese Informationen in den Infotypen Daten zur Person (IT 0002) bzw. Steuerdaten D (IT 0012) hinterlegt. 3.2 Arbeitgeber Für die Anmeldung im ELStAM-Verfahren muss der Arbeitgeber eine gültige Elster- Authentifizierung sowie eine (Arbeitgeber)Steuernummer (AG-StNr.) zur Identifizierung der lohnsteuerlichen Betriebsstätte haben. Diese Daten sind für die IPV anwendenden Stellen im IPV-System hinterlegt. Hinweis In der Regel gelten die AG-StNr. und die Authentifizierung für alle Abrechnungskreise einer IPV anwendenden Stelle. Die Rückmeldungen der Clearingstelle beinhalten daher ggf. sowohl Rückmeldungen für den Besoldungs- als auch für den Tarifbereich. 4 Nichtteilnahme am ELStAM-Verfahren Bei folgenden Sachverhalten nimmt der Arbeitnehmer zzt. nicht am ELStAM-Verfahren teil: Auslandswohnsitz weitere Personalnummer beim selben Arbeitgeber geringfügig Beschäftigte, für die pauschale Lohnsteuer abgeführt wird kurzfristig Beschäftigte, für die pauschale Lohnsteuer abgeführt wird beschränkte Steuerpflicht Diese Sachverhalte sind im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) zu hinterlegen. 5 ELStAM Anmeldung Anmeldungen werden für unbeschränkt steuerpflichtige Personalfälle mit Steuer-ID bei folgenden Sachverhalten systemseitig generiert: Eintritt / Wiedereintritt mit den Maßnahmenarten: Eintritt (M 01) Autor: LVwA PS IPV Seite S35-5

6 Wiedereintritt (M 10) Korrigierter Eintritt (M 70) Bewerber übernehmen (M B0) Aufnahme Hinterbliebene (M VB) Aufnahme Versorgungsempfänger (M VK) Korrigierter Eintr. Versorgung (M 72) Wiederaufn. Ruhegehalt/HiBlV (M VM) Wechsel der Steuerpflicht auf unbeschränkte Steuerpflicht (z.b. von beschränkter Steuerpflicht, Pauschalsteuer ) Wechsel der lohnsteuerlichen Betriebsstätte (Anmeldung erfolgt unter der neuen AG-Steuernummer) Wechsel zwischen Haupt- und Nebenarbeitgeber (durch Änderung im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012), Feld Hauptarbeitgeber) In Sonderfällen kann im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) über das Feld Sonderverarbeitung Anmeldung eine Anmeldung zum Beginndatum des Infotypsatzes erzwungen oder verhindert werden, s. dazu Anwenderhandbuch Kapitel 01 Infotypen Infotyp Steuerdaten D (IT 0012). Eine Anmeldung in der Zukunft wird erst an die Clearingstelle übersandt, wenn das Datum der Anmeldung erreicht ist. Beispiel Die Personalsachbearbeitung pflegt am einen Eintritt ab Die Anmeldung zum wird bei nächster Ausführung des Reports ELStAM: An- und Abmeldungen erstellen durch die Abrechnungssachbearbeitung erstellt, die Übersendung an die Clearingstelle erfolgt frühestens am Dies bedeutet, dass Neuzugänge ggf. mit den Lohnsteuerabzugsmerkmalen versteuert werden, die vom Arbeitnehmer mitgeteilt und manuell im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) eingegeben wurden. Ggf. erfolgt nach Rückmeldung der ELStAM durch die Clearingstelle eine Überrechnung. Ab dem eines Jahres ist eine Anmeldung für das Vorjahr nicht mehr zulässig s. Tz Autor: LVwA PS IPV Seite S35-6

7 5.1 Referenzdatum Arbeitgeber (refdatumag) Das Referenzdatum Arbeitgeber (refdatumag) wird beim Erstellen der ELStAM-Anmeldung eines Personalfalles vom IPV-System gebildet. Es handelt sich um das Datum, ab dem der Arbeitgeber die für den Lohnsteuerabzug erforderlichen ELStAM erhält. In der Regel wird dies das ELStAM-Startdatum bzw. nach dem ELStAM-Start das Eintritts-/Wiedereintrittsdatum sein. Für einen davor liegenden Zeitraum ist eine Anforderung von ELStAM nicht zulässig. Bei einer ELStAM-Anmeldung kann das von der IPV anwendenden Stelle gemeldete Referenzdatum in bestimmten Fallkonstellationen auf der ELStAM-Datenbank verändert werden. Das geänderte Referenzdatum wird per Verfahrenshinweis ( Neues refdatumag ) von der ELStAM-Datenbank zurückgemeldet und in das IPV-System übernommen. Beispiele hierzu s. ELStAM-Dokument Fallbeispiele auf den Internetseiten Das Referenzdatum der Anmeldung wird vom IPV-System bei der ELStAM-Abmeldung an die ELStAM-Datenbank übermittelt und muss mit dem dort hinterlegten Referenzdatum übereinstimmen. Andernfalls wird die Abmeldung abgelehnt monatige Karenzzeit Mit dem Report RPLE2AD0 ELStAM: Fehlende IdNr prüfen kann die 3-Monats-Frist überwacht werden (s. Tz. 9.9). 6 ELStAM Abmeldung Abmeldungen werden für unbeschränkt steuerpflichtige Personalfälle mit Steuer-ID bei folgenden Sachverhalten systemseitig generiert: Austritt mit den Maßnahmenarten: Austritt (M 10) Wechsel BuKr/Teilübern. Daten (M 13) Irrtümlicher Eintritt (M 70) Tod Versorgungsempfänger (M VC) Zahlungseinstellung HiblV (M VF) Sonstige Zahlungseinstellung (M VG) Wechsel der Steuerpflicht zu beschränkt oder pauschal steuerpflichtig (von unbeschränkter Steuerpflicht) Wechsel der lohnsteuerlichen Betriebsstätte Autor: LVwA PS IPV Seite S35-7

8 (Abmeldung erfolgt unter der alten AG-Steuernummer) Wechsel auf Haupt- und Nebenarbeitgeber. (durch Ändern des Feldes Hauptarbeitgeber im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012)) Eine Abmeldung wird nur erstellt, wenn die Anmeldung erfolgreich war. In Sonderfällen kann im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) über das Feld Sonderverarbeitung Abmeldung eine Abmeldung zum Endedatum des Infotypsatzes erzwungen oder verhindert werden. (s. dazu Anwenderhandbuch Kapitel 01 Infotypen Infotyp Steuerdaten D (IT 0012)). Eine Abmeldung in der Zukunft wird erst an die Clearingstelle übersandt, wenn das Datum der Abmeldung erreicht ist. Im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) kann über das Feld Datum Abmeldung zum die Abmeldung zeitlich verschoben werden. Hinweis Diese Vorgehensweise ist vor allem bei befristeten Arbeitsverträgen zu empfehlen, bei denen zu erwarten ist, dass ein unmittelbarer Anschluss des Beschäftigungsverhältnisses erfolgt. Die Pflege des Feldes ist aber von der Personalsachbearbeitung zu überwachen und ggf. anzupassen. 6.1 Antwort auf die Abmeldung Mit der Antwort auf die Abmeldung werden von der Clearingstelle keine Steuerabzugsmerkmale zurückgegeben. Mit dem Verarbeiten der Antwort auf die Abmeldung wird ab Gültigkeit der Meldung ein neuer Datensatz im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) angelegt. Vom IPV- System wird systemseitig die Steuerklasse VI hinterlegt; somit kann der Personalfall weiterhin abgerechnet werden. Evtl. vorhandene Einträge zur Kirchensteuerpflicht bis zur ELStAM- Abmeldung werden nicht in den neuen Datensatz übernommen. 7 Aktualisierung des Infotypen Steuerdaten D (IT 0012) durch ELStAM Wenn von der Clearingstelle ELStAM-Daten gemeldet werden, wird der Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) durch den Report ELStAM: Stammdaten durch ELStAM aktualisieren aktualisiert (s. T.z. 9.6). Autor: LVwA PS IPV Seite S35-8

9 7.1 Manuelle Dateneingaben Waren manuelle Dateneingaben im Block Angaben zum ELStAM-Verfahren (elektronische Steuerabzugsmerkmale) erforderlich, werden diese bei Aktualisierung des Infotyps Steuerdaten D (IT 0012) überschrieben und sind ggf. erneut einzugeben. 7.2 Zukünftige Datensätze Liegen im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) ab dem Gültigkeitsbeginn der ELStAM-Änderung Datensätze mit anderen Steuerabzugsmerkmalen in der Zukunft vor, dann ist die Ursache hierfür von der Personalsachbearbeitung zu prüfen. Es erfolgt keine Aktualisierung der zukünftigen Datensätze. Es wird folgende Warnmeldung ausgegeben: Steuerdaten nach dem [TT.MM.JJJJ] werden durch Antwort zum [TT.MM.JJJJ] nicht geändert (SAP-Nachrichtennummer 407). 7.3 Keine ELStAM von der Clearingstelle Wenn von der Clearingstelle keine ELStAM gemeldet werden, dann wird bei der Aktualisierung des Infotyps Steuerdaten D (IT 0012) durch den Report ELStAM: Stammdaten durch ELStAM aktualisieren die Steuerklasse VI gesetzt. 7.4 Splits im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) ohne Änderung Mit den ELStAM-Monatslisten können Datensätze ohne steuerliche Änderungen, ggf. auch untermonatlich, geliefert und in den Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) übernommen werden. Es werden dadurch (unter-)monatliche Splits im Infotypen Steuerdaten D (IT 0012) erzeugt. Wegen der besseren Übersichtlichkeit beim Nachvollziehen von ELStAM-Vorgängen sollten diese Splits beibehalten werden. Hinweis Ist im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) ein untermonatlicher Split vorhanden, werden ggf. steuerliche Teilzeitraumberechnungen durchgeführt. 8 Information für Arbeitnehmer/Versorgungsempfänger Die Vorschriften zum ELStAM-Verfahren sehen grundsätzlich die Information des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber vor. Wenn Änderungen auf der ELStAM-Datenbank dem Arbeitgeber gemeldet und die Stammdaten im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) aktualisiert werden, dann werden die Änderungen in der folgenden Personalabrechnung berücksichtigt und lösen ggf. eine Nachberechnung aus. Die Information für den Personalfall über die geänderte ELStAM erfolgt durch Andruck Autor: LVwA PS IPV Seite S35-9

10 der (geänderten) Lohnsteuerabzugsmerkmale auf dem Entgeltnachweis. Im IPV-System erfolgt der Andruck nur auf dem Entgeltnachweis des aktuellen Monats. Haben sich die Lohnsteuerabzugsmerkmale rückwirkend geändert, wird über diese Änderung auf dem Nachberechnungsbeleg nicht informiert. 9 Reports Zu den einzelnen Reports ist die hinterlegte Programmdokumentation zu beachten. Sie kann über den Button Programmdokumentation (Umschalt+F1) im Selektionsbild aufgerufen werden. 9.1 ELStAM: An- und Abmeldungen erstellen (RPCE2VD0_OUT) Der Report ist eingebunden in den Benutzermenüs ZPER (Personaladministration) und ZVADM (Versorgungsadministration) Infosysteme Auswertungsreports Steuer ELStAM ELStAM: An- und Abmeldungen erstellen (Testlauf) ZABR (Abrechnung) Abrechnung Steuer ELStAM ELStAM erstellen und versenden An- und Abmeldungen erstellen Der Report steht für die Personalsachbearbeitung für Testläufe zur Verfügung. Nur die Abrechnungssachbearbeitung führt den Report produktiv aus und erstellt hiermit die ELStAM- Meldungen. Der Report wertet Maßnahmenarten im Infotyp Maßnahmen (IT 0000) und Änderungen im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) aus, um An- und Abmeldungen zu erstellen. Mit dem Report ist eine Massenan- bzw. Massenabmeldung für alle relevanten Personalfälle möglich (z. B. bei einem Wechsel der AG-Steuernummer). Hierbei erfolgt keine Auswertung der Maßnahmen und des Infotyp Steuerdaten D (IT 0012). Erstellte Meldungen erhalten den Status neu. Die Ablaufbeschreibung zum Ausführen des Reports ist dem Anwenderhandbuch Kapitel 09 Personalabrechnung / Folgeaktivitäten Teil B BTAX-A-01 ELStAM zu entnehmen. 9.2 ELStAM: An- und Abmeldungen sammeln (RPCE2SD0_OUT) Der Report ist eingebunden im Benutzermenü ZABR (Abrechnung) Abrechnung Steuer ELStAM ELStAM erstellen und versenden An- und Abmeldungen sammeln Die Abrechnungssachbearbeitung führt den Report aus. Autor: LVwA PS IPV Seite S35-10

11 Der Report sammelt die vom Report ELStAM: An- und Abmeldungen erstellen (RPCE2VD0_OUT) erzeugten Meldungen und erstellt daraus Dateien für die Übertragung zur Clearingstelle. Maßgebend ist das aktuelle Tagesdatum: Erst wenn der Gültigkeitsbeginn der An-/Abmeldung erreicht ist, werden die Meldungen gesammelt. Die Dateien werden, getrennt nach An- und Abmeldung, in den B2A-Manager zur Versendung an die Clearingstelle gestellt. Gesammelte Meldungen erhalten den Status gesammelt. Die Ablaufbeschreibung zum Ausführen des Reports ist dem Anwenderhandbuch Kapitel 09 Personalabrechnung / Folgeaktivitäten Teil B BTAX-A-01 ELStAM zu entnehmen. 9.3 B2A-Manager (H99_B2AMANAGER) Der Report ist eingebunden im Benutzermenü ZABR (Abrechnung) Abrechnung Steuer ELStAM ELStAM erstellen und versenden Meldungen versenden Die Abrechnungssachbearbeitung führt den Report aus. Mit diesem Report werden die ELStAM-Meldungen an die Clearingstelle übertragen. Versendete Meldungen erhalten den Status übertragen. Die Ablaufbeschreibung zum Ausführen des Reports ist dem Anwenderhandbuch Kapitel 09 Personalabrechnung / Folgeaktivitäten Teil B BTAX-A-01 ELStAM zu entnehmen. 9.4 ELStAM: Abfrage der Clearingstelle nach Rückmeldungen (RPCE2AD0_IN) Der Report ist eingebunden im Benutzermenü ZABR (Abrechnung) Abrechnung Steuer ELStAM ELStAM abholen und übernehmen Eingangsmeldungen abholen Die Abrechnungssachbearbeitung führt den Report aus. Der Report dient der Abholung der Änderungslisten (Antwort- und Monatslisten) bei der Clearingstelle. Die Ablaufbeschreibung zum Ausführen des Reports ist dem Anwenderhandbuch Kapitel 09 Personalabrechnung / Folgeaktivitäten Teil B BTAX-A-01 ELStAM zu entnehmen. Autor: LVwA PS IPV Seite S35-11

12 9.5 ELStAM: XML-Daten in ELStAM-Tabelle übernehmen (RPCE2SD0_IN) Der Report ist eingebunden im Benutzermenü ZABR (Abrechnung) Abrechnung Steuer ELStAM ELStAM abholen und übernehmen Eingangsmeldungen zuordnen Die Abrechnungssachbearbeitung führt den Report aus. Der Report ordnet anhand der Steuer-ID des Arbeitnehmers die im IPV-System vorhandene Personalnummer zu. Die Ablaufbeschreibung zum Ausführen des Reports ist dem Anwenderhandbuch Kapitel 09 Personalabrechnung / Folgeaktivitäten Teil B BTAX-A-01 ELStAM zu entnehmen. 9.6 ELStAM: Stammdaten durch ELStAM aktualisieren (RPCE2VD0_IN) Der Report ist eingebunden im Benutzermenü ZABR (Abrechnung) Abrechnung Steuer ELStAM ELStAM abholen und übernehmen Eingangsmeldungen verarbeiten Die Abrechnungssachbearbeitung führt den Report aus. Der Report spielt die von der Clearingstelle abgeholten Änderungslisten in das IPV-System ein und aktualisiert den Infotyp Steuerdaten D (IT 0012). Die erfolgten Änderungen werden protokolliert und können über den Report Protokollierte Änderungen in den Daten der Informationstypen (RPUAUD00) für den Einzelfall nachvollzogen werden. Die Berechtigung für diesen Report hat nur der Nutzer mit der Kennung xxxx-ryyy (Rolle Revision). Waren manuelle Dateneingaben im Block Angaben zum ELStAM-Verfahren (elektronische Steuerabzugsmerkmale) erforderlich, werden diese bei Aktualisierung des Infotyps Steuerdaten D (IT 0012) im neuen Datensatz gelöscht und sind ggf. erneut einzugeben. Liegen im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) mehrere Datensätze ab Gültigkeitsbeginn der Änderung vor, wird nur der erste Datensatz aktualisiert und folgende Warnmeldung ausgegeben: Steuerdaten nach dem [Datum] werden durch Antwort zum [Datum] nicht geändert (SAP-Meldungsnummer 407). Autor: LVwA PS IPV Seite S35-12

13 Die Ablaufbeschreibung zum Ausführen des Reports ist dem Anwenderhandbuch Kapitel 09 Personalabrechnung / Folgeaktivitäten Teil B BTAX-A-01 ELStAM zu entnehmen. 9.7 ELStAM: Datensätze verwalten (RPCE2ZD0) Der Report ist eingebunden im Benutzermenü ZABR (Abrechnung) Abrechnung Steuer ELStAM Korrekturmöglichkeit Datensätze verwalten Die Abrechnungssachbearbeitung führt den Report aus. ELStAM-Meldungen, die aufgrund von Problemsituationen im Zusammenhang mit der Steuer-ID nicht zugeordnet werden konnten, können nach Bereinigung entsprechender Datensätze des Infotyps Steuerdaten D (IT 0012) erneut zugeordnet werden. Der Status von Meldungen kann verändert werden. Meldungen können gelöscht werden. Achtung Das Löschen sowie das Umsetzen eines Status von Meldungen ist nur nach Absprache mit dem SSC auszuführen! Die Ablaufbeschreibung zum Ausführen des Reports ist dem Anwenderhandbuch Kapitel 09 Personalabrechnung / Folgeaktivitäten Teil B BTAX-A-01 ELStAM zu entnehmen. 9.8 ELStAM: Stammdaten für Zwangsanmeldung ändern (RPIE2BD0) Der Report ist eingebunden im Benutzermenü ZABR (Abrechnung) Abrechnung Steuer ELStAM Korrekturmöglichkeit Anmeldung erzwingen Die Abrechnungssachbearbeitung führt den Report aus. Dieser Report ist ein Hilfsreport, mit dem die Anmeldung von Personalfällen beim ELStAM- Verfahren im Fehlerfall erzwungen werden können. Der Report kopiert den Datensatz im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) und ändert die Inhalte der Felder im Block Angaben zum ELStAM-Verfahren zum Stichtag des neuen Satzes. Achtung Der Report ist nur in Ausnahmefällen nach Aufforderung des SSC zu nutzen. Autor: LVwA PS IPV Seite S35-13

14 Die Ablaufbeschreibung zum Ausführen des Reports ist dem Anwenderhandbuch Kapitel 09 Personalabrechnung / Folgeaktivitäten Teil B BTAX-A-01 ELStAM zu entnehmen. 9.9 ELStAM: Fehlende IdNr prüfen (RPLE2AD0) Der Report ist eingebunden in den Benutzermenüs ZPER (Personalservice) und ZVADM (Versorgung) Infosysteme Auswertungsreports Steuer ELStAM ELStAM: Fehlende IdNr prüfen ZABR (Abrechnung) Abrechnung allgemein Infosysteme Auswertungsreports Steuer ELStAM ELStAM: Fehlende IdNr prüfen Der Report listet alle Personalfälle auf, die nach Eintritt bzw. seit ELStAM-Start mindestens für drei Monate keine Steuer-ID im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) führen. Mit diesem Report kann der Arbeitgeber prüfen, ob der Arbeitnehmer die Steuer-ID rechtzeitig mitgeteilt hat, damit die ELStAM-Anmeldung sowie die Rückmeldung der ELStAM möglich sind. Es wird empfohlen, dass der Report regelmäßig von der Personalsachbearbeitung ausgeführt wird. Selektionsbild Auswertungsbeginn: Es werden nur Datensätze des Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) ausgewertet, bei denen im Feld IdNr zu dem eingegebenen Datum, oder später kein Eintrag vorhanden ist. Ausgabe - bei Onlineausführung über den Button Ausführen (F8) Datensätze ohne Steuer ID: Aus dem Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) wird der Inhalt des Datensatzes ohne Eintrag im Feld IdNr ausgegeben. Nach Markieren einer Personalnummer ist über den Button ein Absprung in die Anzeige der Personalstammdaten des Personalfalles möglich. Statistik: Übersicht über die Anzahl der bearbeiteten Personen ELStAM: Meldungen anzeigen (RPCE2LD0) SAP Reportname: ELStAM: Lohnsteuermerkmale anzeigen. Autor: LVwA PS IPV Seite S35-14

15 Der Report ist eingebunden in den Benutzermenüs ZPER (Personalservice) und ZVADM (Versorgung) Infosysteme Auswertungsreports Steuer ELStAM ELStAM: Meldungen anzeigen ZABR (Abrechnung) Abrechnung allgemein Infosysteme Auswertungsreports Steuer ELStAM ELStAM: Meldungen anzeigen Der Report zeigt alle ELStAM-Meldungen im Detail an. Insbesondere werden aufgetretene Fehler in der Reportausgabe entsprechend gekennzeichnet. Der Report ist für eine Fehleranalyse hilfreich. Selektionsbild Ticketnummer Nutzdaten: Bei Eingabe des NutzdatenTickets aus der Meldedatei werden alle Meldungen angezeigt, die in der Meldedatei vorhanden sind. Das NutzdatenTicket kann die Abrechnungssachbearbeitung der Meldedatei im B2A-Manager entnehmen. Dafür ist im B2A-Manager die Meldung zu markieren und anschließend der Button Daten anzeigen zu drücken. In der XML-Datei ist das NutzdatenTicket aufgeführt. Meldungsart: Es werden nur Meldungen der ausgewählten Meldungsart angezeigt. Status des Datensatzes: Es werden nur Meldungen mit dem ausgewählten Status angezeigt. nur aktuelle Datensätze selektieren: Es wird nur die jüngste Meldung angezeigt. Beim Aufrufen des Reports ist das Feld standardmäßig markiert. Es wird empfohlen den Haken zu entfernen, damit alle vorhandenen ELStAM-Meldungen zu den ausgewerteten Personalfällen angezeigt werden. Gültigkeitsbeginn ab: Bei Eingabe eines Stichtages werden nur Meldungen mit einem Gültigkeitsbeginn ab diesem Datum angezeigt. Gültigkeitsbeginn bis: Bei Eingabe eines Stichtages werden nur Meldungen mit einem Gültigkeitsbeginn bis einschließlich diesem Datum angezeigt. Kurzprotokoll: Bei Markierung dieses Feldes wird eine Liste der ausgewerteten Personalfälle mit einer Kurzinfo pro Meldung ausgegeben. Protokoll: Bei Markierung dieses Feldes werden für die ausgewerteten Personalfälle die im IPV-System vorhandenen ELStAM-Daten angezeigt. Die ELStAM-Meldungen werden im Detail angezeigt. Ausgabe als Druckliste: Bei Markierung dieses Feldes wird eine Liste für die Druckausgabe erstellt. Autor: LVwA PS IPV Seite S35-15

16 Ausgabe - bei Onlineausführung über den Button Ausführen (F8) (Im Selektionsbild wurde Kurzprotokoll und Protokoll ausgewählt.) Die Anzeige der ELStAM-Meldungen ist nach Stichtagen aufsteigend sortiert. Bei gleichem Stichtag wird die älteste verarbeitete Meldung zuerst angezeigt. Nach dem Öffnen der Knotenpunkte und durch Doppelklick auf die einzelnen Zeilen im oberen Teil (Navigationsteil) wird im unteren Teil (Ausgabeliste) eine Tabelle mit den dazugehörigen Details eingeblendet. ELStAM-Daten: Übersicht der vorhandenen Meldungen. Personen: keine Funktion. Personalnummer Name: Über die Farben Grün, Gelb und Rot wird ein Status angezeigt. Dazu wird die jüngste Meldung zur Personalnummer herangezogen. D.h., wenn für die letzte Meldung ein Fehler (Meldungstyp E) vorliegt wird die Farbe auf Rot gesetzt. Bei einer Warnung (Meldungstyp W) auf Gelb. Wurde bei einer Warnmeldung in der Sachbearbeiterliste der Status auf erledigt gesetzt, wird die Farbe Grün angezeigt. Anzeige des Geburtsdatums, der Mitarbeitergruppe und des Mitarbeiterkreises. Über den Button ist ein Absprung in die Anzeige der Personalstammdaten des Arbeitnehmers möglich. Stichtag TT.MM.JJJJ ( Meldungsart / Status ): Anzeige der Steuer-ID (IdNr) des Arbeitnehmers, der Meldungsart, des Status, des Beginndatums (Gültig ab) und des Datums der Verarbeitung der Meldung. Anmeldedaten: Anzeige, ob die Anmeldung als Hauptarbeitgeber erfolgte, ein Steuerfreibetrag gemeldet wurde sowie der AG-Steuernummer (StNr.Elster-Format) und des gemeldeten Beschäftigungsbeginns. Autor: LVwA PS IPV Seite S35-16

17 Abmeldedaten: Anzeige des Abmeldedatums, der AG-Steuernummer (StNr.Elster- Format) und des Anmeldedatums zu der Abmeldung (refgueltigab). Änderungsdaten: Anzeige der von der Clearingstelle übermittelten Steuerabzugsmerkmale, der AG-Steuernummer (StNr.Elster-Format) und einer Hinweismeldung. Wenn die Spalte Steuerklasse leer ist, wurde von der Clearingstelle keine Steuerklasse gemeldet. In diesem Fall wird im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) systemseitig die Steuerklasse VI hinterlegt. Statistik: Übersicht über die Anzahl der bearbeiteten Personen und Meldungen. Die Ausgabeliste kann über den Button mit der Funktion Layout ändern individuell angepasst werden ELStAM: Lohnsteuermerkmale prüfen (RPUE2PD0) Der Report ist eingebunden in den Benutzermenüs ZPER (Personalservice) und ZVADM (Versorgung) Infosysteme Auswertungsreports Steuer ELStAM ELStAM: Lohnsteuermerkmale prüfen ZABR (Abrechnung) Abrechnung allgemein Infosysteme Auswertungsreports Steuer ELStAM ELSTAM: Lohnsteuermerkmale prüfen Mit diesem Report wurden vor Start des ELStAM-Verfahrens die Steuerdaten der Personalfälle geprüft. Es wird empfohlen, den Report auch im laufenden Betrieb, z. B. nach Einstellung eines Arbeitnehmers, zu verwenden. Für steuerpflichtige Personalfälle ohne einen Eintrag im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012), Feld Sonderverarbeitung führt der Report folgende Prüfungen durch: Kann ein Startdatum für das ELStAM-Verfahren ermittelt werden? Das Startdatum ist in einer IPV-Systemtabelle hinterlegt. Ansonsten wird folgende Fehlermeldung ausgegeben: Startdatum für das ELStAM-Verfahren nicht ermittelbar. Wenn diese Fehlermeldung ausgegeben wird, ist eine Hotlineanfrage an das SSC zu stellen. Lässt sich eine AG-Steuernummer ermitteln? Die AG-Steuernummer für das Elster-Verfahren muss im IPV-System hinterlegt sein. Sie wird auch für die Lohnsteueranmeldung und die elektronische Lohnsteuerbescheinigung verwendet. Ist beim Mitarbeiter eine Identifikationsnummer (IdNr) im Infotyp Steuerdaten D (0012) hinterlegt? Folgende Fehlermeldung wird ggf. ausgegeben: Keine IdNr vorhanden Autor: LVwA PS IPV Seite S35-17

18 Ist die hinterlegte Steuer-ID für die AG-Steuernummer eindeutig? Folgende Fehlermeldung wird ggf. ausgegeben: IdNr nicht eindeutig. Die Kombination Steuer-ID und lohnsteuerliche Betriebsstätte darf nur einmal vorhanden sein. Diese Meldung wird z. B. ausgegeben, wenn eine Steuer-ID mehr als einmal beim selben Arbeitgeber vorhanden ist. Der Sachverhalt ist zu klären. Beispiel Ein Arbeitnehmer ist mit zwei Personalnummern und davon einmal mit Steuerklasse I bis V und einmal mit Steuerklasse VI in einem Buchungskreis vorhanden. Nur das Hauptbeschäftigungsverhältnis nimmt am ELStAM-Verfahren teil. Das Nebenarbeitsverhältnis ist im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) im Feld Sonderverarbeitung auf nicht teilnehmen zu setzen. Die Versteuerung der Bezüge aus beiden Personalnummern ist unter der Personalnummer mit dem Hauptbeschäftigungsverhältnis vorzunehmen. Selektionsbild Beim Start des Reports ohne Vorgabe von Personalnummern sollte im Block Selektion der Status Beschäftigung hinzugefügt und der Status 0 ausgetreten ausgeschlossen werden. Damit werden die ausgeschiedenen Personalfälle, die ggf. keine Steuer- ID haben, nicht als fehlerhafte Personalfälle ausgegeben. Auswertung ab und Auswertung bis: Bei Eingabe eines Datums in diesen Feldern, wird der Auswertungszeitraum eingeschränkt. Nur fehlerhafte Datensätze: Bei Markierung dieses Feldes werden nur die fehlerhaften Personalfälle im Ausgabeprotokoll angezeigt. Es wird empfohlen diese Markierung zu setzen, wenn über einen gesamten Abrechnungskreis ausgewertet wird. Massenverarbeitung: Bei einer Auswertung ohne Vorgabe von Personalnummern sollte dieses Feld markiert werden. Die Performance wird dadurch verbessert. Kurzprotokoll: Bei Markierung dieses Feldes wird eine Liste der ausgewerteten Personalfälle mit der Fehlermeldung ausgegeben. Protokoll: Bei Markierung dieses Feldes wird jede Personalnummer in einem eigenen Bereich angezeigt. Die Ausgabe der Auswertung mit Protokoll ist nicht erforderlich. Ausgabe als Druckliste: Bei Markierung dieses Feldes wird eine Liste für die Druckausgabe erstellt. Autor: LVwA PS IPV Seite S35-18

19 Ausgabe - bei Onlineausführung über den Button Ausführen (F8) (Im Selektionsbild wurde Nur fehlerhafte Datensätze und Kurzprotokoll ausgewählt.) Durch Markieren einer Zeile und Drücken des Buttons nähere Informationen zu dem Nachrichtentext angezeigt. werden Gültig ab: In Abhängigkeit, welches Ereignis später eingetreten ist, wird der Datensatz aus dem Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) ab dem Datum des ELStAM- Starttermins, des Eintritts oder des Datums aus dem Feld Auswertung ab im Selektionsbild ausgegeben. Wenn in einem Personalfall der Fehler erst mit einer Gültigkeit nach dem Startdatum bzw. Eintrittsdatum korrigiert wurde, werden der fehlerhafte und der fehlerfreie Datensatz ausgegeben. Beispiel Eintritt ohne Steuer-ID im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012). Eingabe der Steuer-ID in einem Datensatz mit Gültigkeit ab Es werden die Datensätze vom bis mit der Fehlermeldung IdNr nicht eindeutig und vom bis ohne Fehlermeldung ausgegeben. Ist ein Arbeitnehmer mit einer Steuer-ID mehrmals im IPV-System vorhanden (z. B. als Beamter und als Versorgungsempfänger) wird folgende Fehlermeldung ausgegeben: Berechtigungsproblem beim Prüfen der Eindeutigkeit der IdNr (SAP- Nachrichtennummer 555). Die Prüfung der Steuer-ID erfolgt ohne Berücksichtigung der Buchungskreise, Abrechnungskreise und AG-Steuernummern. Es wird folgende Meldung ausgegeben: Personalnummern wurden vom Datenbanktreiber ueberlesen. Grund1: mangelnde Berechtigung; Anzahl geskippte Personalnummern: [Anzahl] Das SSC hat zu diesem Problem eine SAP-Meldung eröffnet. Bisher wurde die Prüfung im Programm durch SAP nicht geändert. Autor: LVwA PS IPV Seite S35-19

20 9.12 ELStAM: Sachbearbeiter Aufgabenliste (RPCE2LD0_TODO) Der Report ist eingebunden in den Benutzermenüs ZPER (Personalservice) und ZVADM (Versorgung) Infosysteme Pflegereports Steuer ELStAM ELStAM: Sachbearbeiter Aufgabenliste Aus dem ELStAM-Verfahren wird für die Personalsachbearbeitung eine Aufgabenliste erzeugt. ELStAM-Meldungen, die Fehler oder Hinweise enthalten, werden in die Aufgabenliste übernommen. Hierbei kann es sich um Meldungen handeln, die in der IPV anwendenden Stelle erstellt oder von der Clearingstelle übermittelt wurden. Die Aufgabenliste ist regelmäßig von der Personalsachbearbeitung abzuarbeiten. Selektionsbild Offene Aufgaben anzeigen: Alle Meldungen mit dem Status neu und in Bearbeitung werden angezeigt (Grundeinstellung). Selektion über Status und Status: Die Aufgabenliste kann auf einen Bearbeitungsstatus eingeschränkt werden. Die Auswahl erfolgt über die Wertehilfe. Bleibt das Feld Status leer, werden alle Meldungen angezeigt, die in der Aufgabenliste vorhanden sind. Historie anzeigen: Zusätzlich kann dieses Feld markiert werden, um die Historie der Bearbeitungsstatus anzuzeigen. Identifikationsnummer: Hier kann die Steuer-ID des Arbeitnehmers eingeben werden. Die Vorgabe einer Personalnummer ist dann nicht erforderlich. Dieses Feld kann z.b. genutzt werden, wenn mit dem Report ELStAM: XML-Daten in ELStAM-Tabelle übernehmen (RPCE2SD0_IN) eine ELStAM-Meldung keiner Personalnummer zugeordnet werden konnte. Stichtag und Auswertungstiefe (Tage): Hier kann eingegeben werden, bis zu welchem Zeitraum die Aufgabenliste auszuwerten ist. Voreingestellt ist das aktuelle Tagesdatum und ein Zeitraum von 30 Tagen. nicht zugeord. Aufgaben anz.: Wenn dieses Feld markiert ist, enthält die Ergebnisliste auch Aufgaben, die keiner Personalnummer zugeordnet werden konnten. Listausgabe (ohne Interaktion): Wenn dieses Feld markiert ist, wird nur die Ergebnisliste angezeigt. Eine Bearbeitung der Aufgaben ist nicht möglich. Damit die offenen Aufgaben bearbeitet werden können, muss der Report über den Button Ausführen (F8) gestartet werden. Der Report kann auch im Hintergrund ausgeführt werden. Es wird dann ein Spool mit der Ergebnisliste erstellt. Eine weitere Bearbeitung ist im Spoolauftrag nicht möglich. Autor: LVwA PS IPV Seite S35-20

21 Ausgabe - bei Onlineausführung über den Button Ausführen (F8) Über den Button Langtext vorhanden gelangt man zu einer detaillierten Beschreibung des Meldungstextes. Beginnt der Meldungstext mit einer 9-stelligen Zahl, handelt es sich um einen Verfahrenshinweis der Clearingstelle. In der Beschreibung zu diesen Meldungen wird aufgeführt, um was es sich bei diesem Verfahrenshinweis handelt (Diagnose), wie die ELStAM-Reports im IPV-Verfahren mit dem Verfahrenshinweis umgehen (Systemaktivität) und welche Aktivitäten sich für die Sachbearbeitung daraus ergeben (Vorgehen). Hierbei ist zu beachten, dass abhängig von den behördenspezifischen Abläufen und Gegebenheiten weitere oder andere Vorgehensweisen möglich sein können. Über den Button Zugehörige Meldungen anzeigen einer Meldung gelangt man in die Übersicht der zugehörigen ELStAM-Meldung. Handelt es sich um eine Meldung von der Clearingstelle, wird in der Meldungsübersicht die Änderung im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) angezeigt. Durch markieren einer Zeile und drücken des Buttons kann der Status der Aufgabe auf neu, in Bearbeitung oder erledigt gesetzt werden. Der Status hat keine Auswirkungen auf den Status der Meldungen, er dient lediglich zur Auswertung des Bearbeitungsstandes der Aufgaben. 10 Status im ELStAM-Verfahren Im Verlauf der ELStAM-Prozesse durchläuft eine ELStAM-Meldung verschiedene Status. Im Folgenden ist eine Übersicht über alle Status sowie eine Beschreibung, zu welchem Zeitpunkt des Prozesses der jeweilige Status für eine Meldung gesetzt wird, aufgeführt. Die Aufzählung ist nach der aufsteigenden Nummer sortiert. neu (00) Beim Erzeugen einer An-, Ab- oder Ummeldung mit dem Report ELStAM: An- und Abmeldungen erstellen (RPCE2VD0_OUT) wird dieser Status gesetzt. übertragen (01) Der Status einer Meldung wird von gesammelt (09) auf übertragen (01) gesetzt, wenn sie mit dem B2A-Manager an die Clearingstelle versendet wurde. Autor: LVwA PS IPV Seite S35-21

22 beantwortet (03) Landesverwaltungsamt Berlin Der Status von An-, Ab- oder Ummeldungen wird beim Entpacken der zugehörigen Rückmeldungen von der Clearingstelle mit dem Report ELStAM: XML-Daten in ELStAM-Tabelle übernehmen (RPCE2SD0_IN) von übertragen (01) auf beantwortet (03) gesetzt. gesammelt (09) Der Status einer Meldung wird von neu (00) auf gesammelt (09) gesetzt, wenn sie vom Report ELStAM: An- und Abmeldungen sammeln (RPCE2SD0_OUT) gesammelt wurde. fehlerhaft (10) Bei der Aktualisierung der Stammdaten mit dem Report ELStAM: Stammdaten durch ELStAM aktualisieren (RPCE2VD0_IN) wird der Status einer Rückmeldung auf eine An-, Ab- oder Ummeldung bei folgenden Sachverhalten von zugeordnet (25) auf fehlerhaft (10) gesetzt: Es wird systemseitig festgestellt, dass die Lohnsteuerabzugsmerkmale steuerrechtlich nicht gültig sind (z. B. Rückmeldung der Steuerklasse 2 ohne Kinderfreibetrag). Bei bestimmten Hinweisen von der Clearingstelle (z. B. die Kombination Steueridentifikationsnummer und Geburtsdatum des Arbeitnehmers sind nicht bekannt). Bei der Erstellung von Meldungen mit dem Report ELStAM: An- und Abmeldungen erstellen (RPCE2VD0_OUT) und folgendem Sachverhalt erhält eine Meldung diesen Status: Es gibt einen Anlass für eine An- oder Abmeldung. Es existiert aber bereits eine An- oder Abmeldung mit einem Beginndatum, das nach dem Anlass liegt. Die im aktuellen Lauf erzeugte Meldung erhält dann den Status fehlerhaft (10). Beispiel Für einen Arbeitnehmer wird eine Eintrittsmaßnahme zum durchgeführt. Anschließend wird eine ELStAM-Anmeldung zum erstellt, versandt und von der Clearingstelle beantwortet. Es stellt sich heraus, dass der Arbeitnehmer bereits am eingetreten ist. Es wird ein korrigierter Eintritt ab im IPV-System eingegeben. Das IPV-System erzeugt eine ELStAM- Anmeldung mit dem Status fehlerhaft, da der Arbeitnehmer bereits bei ELS- Autor: LVwA PS IPV Seite S35-22

23 empfangen (20) Landesverwaltungsamt Berlin tam angemeldet ist. Die Anmeldung zum kann auf der ELStAM- Datenbank nicht storniert werden. Dieser Status wird vom Report ELStAM: XML-Daten in ELStAM-Tabelle übernehmen (RPCE2SD0_IN) bei einer Rückmeldung von der Clearingstelle gesetzt. Die Rückmeldung stammt aus der Antwort der Clearingstelle auf eine An-, Ab- oder Ummeldung oder aus einer von der Clearingstelle bereitgestellten Monatsliste. nicht zugeordnet (21) Rückmeldungen der Clearingstelle enthalten als Identifikationsmerkmal nur die Steueridentifikationsnummer des Arbeitnehmers. Ist über die Steuer-ID keine Personalnummer zu ermitteln, wird durch den Report ELStAM: XML-Daten in ELStAM-Tabelle übernehmen (RPCE2SD0_IN) der Status von empfangen (20) auf nicht zugeordnet (21) gesetzt. Dies ist insbesondere für die mit einer Monatsliste gemeldeten ELStAM der Fall. Bei einer Rückmeldung auf An-, Ab- oder Ummeldung sucht SAP auch nach der entsprechenden Ausgangsmeldung, um die Zuordnung zu ermöglichen. verteilt (22) Dieser Status wird im IPV-System nicht verwendet. verarbeitet (23) Nach Übernahme der ELStAM-Rückmeldung in die Stammdaten (Aktualisierung des Infotyps Steuerdaten D (IT 0012)) wird der Status der Meldung durch den Report EL- StAM: Stammdaten durch ELStAM aktualisieren (RPCE2VD0_IN) von zugeordnet (25) auf verarbeitet (23) gesetzt. manuell verarbeitet (24) In Ausnahmefällen kann dieser Status mit dem Report ELStAM: Datensätze verwalten (RPCE2ZD0) bei einer Rückmeldung auf eine An, Ab- oder Ummeldung bzw. bei einer Monatsliste der Clearingstelle manuell gesetzt werden. Dies ist ggf. von der Abrechnungssachbearbeitung nach Klärung mit dem SSC ( IPV-Hotline-Anfrage) vorzunehmen (s. Tz. 9.7). Solche Ausnahmefälle können eintreten, wenn ELStAM-Daten aufgrund eines Programmfehlers nicht maschinell in die Stammdaten übernommen werden konnten bzw. Meldungen aus anderen Gründen nicht weiterverarbeitet wurden. zugeordnet (25) Rückmeldungen der Clearingstelle enthalten als Identifikationsmerkmal nur die Steueridentifikationsnummer des Arbeitnehmers. Ist über die Steuer-ID eine Personal- Autor: LVwA PS IPV Seite S35-23

24 nummer zu ermitteln, wird durch den Report ELStAM: XML-Daten in ELStAM-Tabelle übernehmen (RPCE2SD0_IN) der Status von empfangen (20) auf zugeordnet (25) gesetzt. abgelehnt von CS (26) In Ausnahmefällen kann dieser Status mit dem Report ELStAM: Datensätze verwalten (RPCE2ZD0) bei einer An-, Ab- oder Ummeldung manuell gesetzt werden. Dies ist ggf. von der Abrechnungssachbearbeitung nach Klärung mit dem SSC ( IPV- Hotline-Anfrage) vorzunehmen (s. Tz. 9.7). Solche Ausnahmefälle können eintreten, wenn Fehlerrückmeldungen zu einem Arbeitnehmer aufgrund eines Programmfehlers nicht maschinell verarbeitet wurden. obsolet (27) Dieser Status wird vom Report ELStAM: An- und Abmeldungen erstellen (RPCE2VD0_OUT) gesetzt, wenn für eine beantwortete An- oder Abmeldung kein Anlass mehr besteht und sie nicht durch eine entgegengesetzte Meldung aufgehoben werden kann. Beispiel Zu einer Anmeldung existiert bereits eine Abmeldung. Der Anlass der Anmeldung (z.b. ein Eintritt wird auf Irrtümlichen Eintritt gesetzt) ist weggefallen. Die Anmeldung wird auf obsolet gesetzt, da bereits eine Abmeldung existiert. Eine Abmeldung zum Anmeldedatum ist daher nicht möglich. Gegenbeispiel Das Eintrittsdatum eines Mitarbeiters wird nach erfolgter Anmeldung in die Zukunft verschoben. Zum Datum der ersten Anmeldung wird eine Abmeldung erzeugt sowie eine Anmeldung zum neuen Datum. Ein Setzen des Status obsolet (27) ist hier nicht erforderlich, da eine Abmeldung erfolgen konnte. 11 Aufgaben der Abrechnungssachbearbeitung Die Abrechnungssachbearbeitung führt regelmäßig folgende Aktivitäten aus: Erstellen der ELStAM An- und Abmeldungen Sammeln der Meldungen Versenden der Meldungen an die Clearingstelle Abholen der An- und Abmeldebestätigungslisten sowie der mtl. Änderungslisten von der Clearingstelle Autor: LVwA PS IPV Seite S35-24

25 Zuordnen der abgeholten Meldungen zur Personalnummer Verarbeiten der Meldungen im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) In der IPV anwendenden Stelle ist zu klären, wie oft und zu welchem Zeitpunkt die ELStAM- Aktivitäten auszuführen sind. Zu beachten ist bei dieser Entscheidung, dass ggf. Aktivitäten der Personalsachbearbeitung vor der Personalabrechnung erforderlich werden. Bei schwierigen Sachverhalten sollten die ELStAM-Aktivitäten im Einzelfall auch außerplanmäßig durchgeführt werden. Abmeldungen sind zuerst zu versenden. Die Anmeldungen sind zu versenden, wenn die Abmeldebestätigungsliste von der Clearingstelle abgeholt wurde. Die beim Ausführen der Aktivitäten erstellten Spools sind zu sichten und die im Protokoll aufgeführten Meldungen zu beachten. Achtung Für Buchungskreise mit mehr als einer lohnsteuerlichen Betriebsstätte ( AG- Steuernummer) sind die ELStAM-Aktivitäten durch die Abrechnungssachbearbeitung ggf. mehrfach auszuführen. 12 Aufgaben der Personalsachbearbeitung Aufgrund von Dateneingaben im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) kann eine ELStAM- Meldung ausgelöst werden (s. Tz. 5 und 6). Über die Dateneingabe im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) ist von der Personalsachbearbeitung für den einzelnen Arbeitnehmer eine ggf. erforderliche Sonderverarbeitung zu realisieren (s. Anwenderhandbuch Kapitel 01 Infotypen Infotyp Steuerdaten D (IT 0012)). Die Sachbearbeiter Aufgabenliste ist regelmäßig abzuarbeiten. Aufgetretene Fehlermeldungen sind zu analysieren und zu bewerten. Ggf. ist eine Klärung mit dem Arbeitnehmer oder dem Finanzamt erforderlich. 13 Sachverhalte 13.1 Eintritt / Wiedereintritt Der Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) wird für die Dateneingabe angeboten. Die Felder im Block Steuerkarte / ELStAM sind eingabebereit. Die Anmeldung wird erstellt, aber erst an die Clearingstelle übersandt, wenn das Eintritts-/Wiedereintrittsdatum erreicht ist. Wird die Anmeldung von der Clearingstelle wegen Sperre abgelehnt, wird im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) die Steuerklasse VI, aber keine Angaben zur Kirchensteuer hinterlegt. Bei Autor: LVwA PS IPV Seite S35-25

26 einem Wiedereintritt werden die Angaben zur Kirchensteuer aus dem Vorgängerdatensatz im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) nicht übernommen. Hinweis Wenn im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) die Steuerklasse VI eingegeben und das Feld Hauptarbeitgeber markiert ist, erfolgt die ELStAM-Anmeldung als Hauptarbeitgeber. Achtung Liegen zwischen dem Eintritts- und dem Anmeldedatum mehr als 6 Wochen und war der Arbeitnehmer zum Eintrittsdatum noch mit einem anderen Hauptarbeitsverhältnis bei ELStAM angemeldet, werden die ELStAM von der Clearingstelle mit Wirkung ab dem Anmeldedatum zurückgemeldet. Die Personalsachbearbeitung entscheidet, wie mit der Vorzeit zu verfahren ist. Siehe hierzu auch Dokument Fallbeispiele auf den Internetseiten Eintritt-/Wiedereintritt ins Vorjahr Siehe Tz Eintritts-/Wiedereintrittsdatum verschieben Beim Verschieben eines Eintritts bzw. Wiedereintritts ist das IPV-Systemverhalten abhängig davon, ob bereits eine ELStAM-Anmeldung erstellt wurde und welchen Status diese Meldung hat. Dies kann mit dem Report ELStAM: Lohnsteuermerkmale anzeigen überprüft werden. Grundsätzlich ist das Verschieben eines Eintritts- bzw. Wiedereintrittsdatums vorzunehmen, solange keine ELStAM-Meldung erstellt wurde Bevor eine Anmeldung erstellt wurde Eine Anmeldung zum aktualisierten Eintrittsdatum wird erstellt. Es ist nichts zu beachten Nachdem eine Anmeldung erstellt, aber noch nicht gesammelt/versandt wurde (Status der Meldung neu) Beim nächsten Ausführen des Reports ELStAM: An- und Abmeldungen erstellen werden die Anmeldung zum ursprünglichen Eintrittsdatum gelöscht und eine neue Anmeldung zum neuen Eintrittsdatum erstellt. Im Protokoll wird folgende Hinweismeldung ausgegeben: Anmeldung zu Datum TT.MM.JJJJ im Status neu wurde gelöscht. Autor: LVwA PS IPV Seite S35-26

27 Nachdem eine Anmeldung erstellt und gesammelt/versandt Autor: LVwA PS IPV Seite S35-27 wurde (Status der Meldung gesammelt/übertragen) Beim nächsten Ausführen des Reports ELStAM: An- und Abmeldungen erstellen wird im Protokoll folgende Hinweismeldung ausgegeben: Es sind An- oder Abmeldungen im Prozess. Speichern nicht möglich Die Anmeldung zum ursprünglichen Eintrittsdatum muss erst beantwortet sein. Für das weitere Vorgehen sind folgende Sachverhalte zu unterscheiden: Eintritt auf ein späteres Datum verschieben - über Hilfsmittel Ein-/Austrittsdatum ändern (z.b. Verschiebung des Eintrittsdatums vom auf den ) Nach dem Abholen der Antwort auf die Anmeldung zum ursprünglichen Eintrittsdatum von der Clearingstelle, wird beim Verarbeiten der Meldung mit dem Report ELStAM: Stammdaten durch ELStAM aktualisieren im Protokoll folgende Fehlermeldung ausgegeben: Kein Infotyp 0000 zum TT.MM.JJJJ gefunden Diese Fehlermeldung wird nicht in die Sachbearbeiterliste übernommen. Der Status der Meldung zugeordnet bleibt bestehen und muss manuell geändert werden. Folgendes Vorgehen der Abrechnungssachbearbeitung ist erforderlich: Ausführen der Aktivität ELStAM: Datensätze verwalten und den Status der Meldungsart Antwort Anmeldung von zugeordnet auf manuell verarbeitet setzen. Ausführen der Aktivitäten ELStAM: An- und Abmeldungen erstellen, sammeln und versenden. Zuerst ist die Abmeldung zu versenden, die Anmeldung ist erst zu versenden, wenn die Antwort auf die Abmeldung eingegangen ist. Folgende Meldungen werden erstellt: Abmeldung zum ursprünglichen Eintrittsdatum Anmeldung zum neuen Eintrittsdatum Nach dem Abholen der Antwort auf die Abmeldung von der Clearingstelle, wird beim Verarbeiten der Meldung mit dem Report ELStAM: Stammdaten durch ELStAM aktualisieren (RPCE2VD0_IN) im Protokoll folgende Fehlermeldung ausgegeben: Kein Infotyp 0000 zum TT.MM.JJJJ gefunden. Die Fehlermeldung wird nicht in die Sachbearbeiterliste übernommen. Der Status zugeordnet der Meldung bleibt bestehen und muss manuell geändert werden. Folgendes Vorgehen der Abrechnungssachbearbeitung ist erforderlich:

28 Ausführen der Aktivität ELStAM: Datensätze verwalten und den Status der Meldungsart Antwort Abmeldung von zugeordnet auf manuell verarbeitet setzen. Versenden der Anmeldung zum neuen Eintrittsdatum Eintritt auf ein späteres Datum verschieben - mit den Maßnahmen irrtümlicher und korrigierter Eintritt Nachdem die Antwort der Anmeldung zum ursprünglichen Eintrittsdatum von der Clearingstelle abgeholt und mit dem Report ELStAM: Stammdaten durch ELStAM aktualisieren verarbeitet wurde, werden beim nächsten Ausführen des Reports ELStAM: An- und Abmeldungen erstellen folgende Meldungen erstellt: Abmeldung zum ursprünglichen Eintrittsdatum Anmeldung zum neuen Eintrittsdatum Von der Abrechnungsstelle ist zuerst die Abmeldung zu versenden und die dazugehörige Antwort abzuholen Wiedereintritt auf ein späteres Datum verschieben - über Hilfsmittel Ein-/Austrittsdatum ändern Nachdem die Antwort auf die Anmeldung zum ursprünglichen Eintrittsdatum von der Clearingstelle abgeholt und mit dem Report ELStAM: Stammdaten durch ELStAM aktualisieren verarbeitet wurde, werden beim nächsten Ausführen des Reports ELStAM: An- und Abmeldungen erstellen folgende Meldungen erstellt: Abmeldung zum ursprünglichen Eintrittsdatum Anmeldung zum neuen Eintrittsdatum Von der Abrechnungsstelle ist zuerst die Abmeldung zu versenden und die dazugehörige Antwort abzuholen Eintritt/Wiedereintritt auf ein früheres Datum verschieben (z.b. Verschiebung des Eintrittsdatums vom auf den ) Nach dem Verschieben des Eintritts ist im Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) der Datensatz mit Gültigkeitsbeginn des ursprünglichen Eintrittsdatums aufzurufen und im Feld Sonderver. Anmeldung die Ausprägung erzwingen anzulegen. Beim nächsten Ausführen des Reports ELStAM: An- und Abmeldungen erstellen wird folgende Meldung im Status fehlerhaft erstellt: Anmeldung zum neuen Eintrittsdatum Autor: LVwA PS IPV Seite S35-28