Projektmanagement. H.Wolf

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1 Projektmanagement H.Wolf

2 Projekt Projektdefinition Nach DIN ist ein Projekt ein befristetes Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit seiner Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. [Projektmanagement] 2

3 Projektmanagement Projektmanagementdefinition Nach DIN ist Projektmanagement die Gesamtheit der Führungsaufgaben, Führungstechniken und Führungsmittel zur Abwicklung eines Projektes. [Projektmanagement] 3

4 Projektorganisation Projektorganisationsdefinition Nach DIN ist Projektorganisation die Gesamtheit der Organisationseinheiten und der aufbau- und ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines Projektes. In der Projektorganisation wird folgendes festgelegt: Arbeitseinteilung zwischen Personen und Teams AKV: Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten Weisungsbefugnisse, Kontrollrechte und Aufsichtspflichten Koordinationsinstrumente (z.b. Abstimmungszirkel) [Projektmanagement] 4

5 Projektteammitglied Projektteammitglied Projektteammitglied Projektteammitglied Projektauftraggeber Lenkungsausschuss Projektleiter Externe Beteiligte [Projektmanagement] 5

6 Merkmale eines Projektes Eindeutige Zielsetzung Eindeutige Aufgabenstellung / Zielsetzung Zeitliche Befristung Einmaligkeit / Neuartigkeit der Aufgabe Begrenzte Ressourcen Begrenztes Budget Projektspezifische Organisation Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben [Projektmanagement] 6

7 Projektmanagement Projektmanagementdefinition Nach DIN ist Projektmanagement die Gesamtheit der Führungsaufgaben, Führungstechniken und Führungsmittel zur Abwicklung eines Projektes. Projektmanagement Prozess [Projektmanagement] 7

8 Projektmanagement Strukturierungsphasen Abschluss Übergabe Dokumentation Definition Problemanalyse Realisierung Projektdurchführung Planung Stuktur- und Terminplanung [Projektmanagement] 8

9 Phase 1: Projektdefinition Abschluss Definition Realisierung Planung [Projektmanagement] 9

10 Was ist ein Projekt? Geben Sie ein Beispiel aus der eigenen persönlichen Erfahrung und wenden Sie auf dieses Projekt die Definitionen an! Aufgabe: Definieren Sie ein Projekt Sind die Merkmale des Projekts erfüllt? Formulieren Sie das Projektziel Nennen Sie den Zeitplan und die einzusetzenden Ressourcen [Projektmanagement] 10

11 Wichtige Ziele des Projektmanagements Transparente Umsetzung der Aufgabenstellung in eine Projektplanung Orientierung am Projektziel und Konzentration der Kräfte auf das Projekt Reaktion auf Probleme und Konflikte Kontrolle der Projektziele Anpassung des Projekts an geänderte Rahmenbedingungen [Projektmanagement] 11

12 Magisches Dreieck Sachziel Terminziel Kostenziel [Projektmanagement] 12

13 Ziele sollten SMART sein Spezifiziert (Sind die Ziele klar beschrieben?) Messbar (Sind die Ziele messbar?) Ambitioniert (Stellen die Ziele eine Herausforderung dar?) Realistisch (Sind die Ziele erreichbar?) Terminiert (Wann wird gemessen?) [Projektmanagement] 13

14 [Projektmanagement] 14

15 Warum scheitern Projekte? [Projektmanagement] 15

16 Prozess des Projektmanagements Kontrolle Planung Steuerung Organisation Koordination Projektmanagment ist die Kunst mit 10 Fingern 11 Korken unter Wasser zu halten [Projektmanagement] 16

17 Projektbeteiligte (DIN 69905) Gesamtheit aller Projektteilnehmer, - betroffenen und -interessierten, deren Interessen durch den Verlauf oder das Ergebnis des Projekts direkt oder indirekt berührt sind. Dazu gehören z.b. Auftraggeber, Auftragnehmer, Projektleiter, Projektmitarbeiter, Nutzer des Projektergebnisses, Arbeitnehmervertretung, Anwohner, Naturschutzverbände, Stadtverwaltung, Banken, Politik usw. [Projektmanagement] 17

18 Projektleitung Die DIN definiert eine Projektleitung als für die Dauer eines Projektes geschaffene Organisationseinheit, welche Planung, Steuerung und Überwachung dieses Projektes verantwortlich ist. [Projektmanagement] 18

19 Aufgaben der Projektleitung Projektdefinition Projektorganisation Projektplanung Kommunikation Umfeldmanagement Projektcontrolling Projektdokumentation Mitarbeiterführung [Projektmanagement] 19

20 Anforderungen an die Projektleitung Technisches Fachwissen Wirtschaftliches Fachwissen Moderator Konfliktmanager Führungspersönlichkeit [Projektmanagement] 20

21 Anforderungen an die Projektleitung Managementkompetenz Persönliche Kompetenz Soziale Kompetenz Fachkompetenz [Projektmanagement] 21

22 Aufgabe Geben Sie Beispiele aus der eigenen persönlichen Erfahrung über notwendige Kompetenzen eines Projektleiters zu den folgenden Qualifikationen: Managementkompetenz Fachkompetenz Sozialkompetenz Persönliche Kompetenz [Projektmanagement] 22

23 Projektmitarbeiter Nach DIN werden Projektmitarbeiter rein formell zu den Aufgabenträger (Ressourcen) gezählt. [Projektmanagement] 23

24 Auswahl der Projektmitarbeiter Fachkompetenz Kriterien Teamkompetenz Erfahrung Herkunft Einsatzzeit intern extern [Projektmanagement] 24

25 Fachkompetenzen der Projektmitarbeiter Fachkompetenz Kreativitätsmethoden Visualisierungsmethoden Präsentationsmethoden Entscheidungstechniken Dokumentationsverfahren Textverarbeitung Tabellenkalkulation Grafikprogramme [Projektmanagement] 25

26 Kreativitäts- und Problemlösungsmethoden Brainstorming 635 Methode (6 TN, 3 Ideen, 5x Weiterreichen) Mind-Mapping Nutzwertanalyse Ishikawa-Diagramm (Fischgrät-Diagramm) [Projektmanagement] 26

27 Teamkompetenz der Projektmitarbeiter Teamkompetenz Kommunikationsfähigkeit Kompromissbereitschaft Lernbereitschaft Anpassungsfähigkeit Kritikbereitschaft Empathie (die Fähigkeit, auf andere einzugehen) [Projektmanagement] 27

28 Projektteam Teambildungsphasen Auflösungsphase adjourning Formuierungsphase forming Produktive Phase performing Konfliktphase storming Konsolidierungsphase norming [Projektmanagement] 28

29 Projektteam Teamentwicklungsphasen [Projektmanagement] 29

30 Kompetenzaufteilung bei Projektorganisationsformen Kompetenz der Linie Kompetenz der Projektleitung Stab- Projektorganisation Matrix- Projektorganisation Reine Projektorganisation [Projektmanagement] 30

31 Projektstabsorganisation Projektleitung Leitung Verwaltung Produktion Verkauf [Projektmanagement] 31

32 Projektmatrixorganisation Leitung Projektleitung Verwaltung Produktion Verkauf [Projektmanagement] 32

33 Reine Projektorganisation Leitung Verwaltung Produktion Verkauf Projektleitung [Projektmanagement] 33

34 Phase 2: Projektplanung Abschluss Definition Realisierung Planung [Projektmanagement] 34

35 Projektplanung Die Projektplanung ist ein systematischer und methodischer Prozess zur Informationsgewinnung über den zukünftigen Ablauf des Projektes und zur gedanklichen Vorwegnahme der zur Projektdurchführung notwendigen Aktivitäten. [Projektmanagement] 35

36 Projektplanung Planung heißt, Probleme erkennen, aufzeigen und lösen, bevor sie eintreten! [Projektmanagement] 36

37 Einteilung der Planungsphasen Grobplanung Projektstrukturplan Projektablaufplan Feinplanung Projektterminplan Kapazitätsplan Kostenplan Qualitätsplan [Projektmanagement] 37

38 Richtwerte für Projektstrukturpläne 5-10 logische Teilaufgaben 5-10 Arbeitspakete pro Teilaufgabe Arbeitspakete: 1 Verantwortlicher Mitarbeit: < 8 Personen Arbeitsaufwand: < 1 Monat (ca. 160 h) Bearbeitungsdauer: < 3 Monate 5-7 Meilensteine Grundsatz des Projektstrukturplanes (PSP): Vom Groben zum Detail [Projektmanagement] 38

39 Geplant wird der Bau eines Einfamilienhauses: Erstellen Sie einen Projektstrukturplan: Gliedern Sie dieses Projekt in 3 Teilaufgaben mit je max. 4 Arbeitspakete und stellen Sie Ihr Ergebnis als PSP dar. Schätzen Sie die Dauer für die jeweiligen Arbeitspakete in Wochen. Setzen Sie Meilensteine 1. Ebene Projekt Hausbau 2. Ebene Teilaufgabe 3. Ebene Arbeitspaket [Projektmanagement] 39

40 Aufgabe Erstellen Sie ein Balkendiagramm oder einen Netzplan aus Ihrem Projektstrukturplan. Ermitteln Sie die Gesamtdauer des Projektes Ermitteln Sie den kritischen Pfad des Projektes Geben Sie 2 mögliche Meilensteine an [Projektmanagement] 41

41 Sie sollen in Ihrer Abteilung für die Installation und Inbetriebnahme einer neuen Maschine einen Projektablaufplan erstellen. Erstellen Sie hierzu einen Balkenplan Nr. Vorgang Vorgänger Dauer 10 Planung Installation Vorbereiten Fundament Vorbereitung Elektroinstall Installation Hydraulik Montage der Maschine 30, Abnahme der Maschine Erstellen Abnahmeprotokoll Schulung der Mitarbeiter Entsorgung Verpackung 50 2 [Projektmanagement] 43

42 Lösung Aufgabe Balkenplan Nr [Projektmanagement] 44

43 Ein Auftrag wurde mithilfe der Netzplantechnik geplant. Die Durchlaufzeit dieses Auftrages soll optimiert werden. 2/B 4/D /A /C /E 6/F Verändern Sie den Netzplan unter folgenden Vorgaben: - Im Vorgang B wird auf zwei identischen Anlagen parallel gefertigt - Der Vorgang E verkürzt sich durch technische Optimierung um eine Zeiteinheit [Projektmanagement] 45

44 Lösung a, b 2a/B /A b/B /D /F /C 5/E [Projektmanagement] 46

45 Projektressourcenplan Beinhaltet: Kapazitätsplan Kostenplan [Projektmanagement] 47

46 Kapazitätsplanung Bei der Kapazitätsplanung geht es um die Planung von Personen und Sachmitteln. Diese müssen in der richtigen Art und Qualität in der richtigen Menge zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitstehen. Vorgehensweise: Ermittlung des Ressourcenbedarfs (Art, Menge, Ort, Zeit) Ermittlung der verfügbaren Kapazitäten Soll-Ist-Vergleich Ausgleich von Kapazitätslücken [Projektmanagement] 48

47 Aufgabe Erstellen Sie für den Bau des Einfamilienhauses einen Projektressourcenplan Anhand einer Tabelle kann jeder Aufgabe einer Ressource (Mitarbeiter, Maschine) zugeordnet werden. Dabei können Termineinschränkungen berücksichtigt werden. Beispiel: Nr Tätigkeit Dauer Ressource Beschränkung 1.1 Erdarbeiten 1 Bagger nur Woche Fundament ausheben 9 Maurer 1.3 Dach decken 3 Zimmerer Urlaub Woche Fenster und Türen 1 Schreiner usw. [Projektmanagement] 49

48 Kostenplanung Ziele des Kostenplans Ermittlung des gesamten Projektbudgets vor Projektbeginn Grundlage für die Kalkulation eines Angebots von externen Projekten Grundlage für die Überwachung von Projektkosten Darstellung des Kostenverlaufs Kostenkurve: Kumulierte Kostenkurve: [Projektmanagement] 50

49 Risikoanalyse Analysieren Bewerten Entscheiden B A Auswirkung D C Wahrscheinlichkeit [Projektmanagement] 51

50 Arten von Risiken Technische Risiken Neuartigkeit des Produkts, Schnittstellenprobleme Wirtschaftliche Risiken Bonitäts-, Finanzierungs- und Währungsrisiko, ungünstige Marktpreisentwicklung Personelle Risiken Personalkapazitäten, Qualifikation der Mitarbeiter Umwelt-Risiken geltendes Recht, gesellschaftliche Veränderungen, Qualitätsrisiken Terminrisiken [Projektmanagement] 52

51 Risiken bewerten Tragen Sie die hier dargestellten Werte in eine ABCD Matrix ein. [Projektmanagement] 53

52 Risiken übertragen [Projektmanagement] 54

53 Phase 3: Realisierung Abschluss Definition Realisierung Planung [Projektmanagement] 55

54 Grundsätze der Projektsteuerung [Projektmanagement] 56

55 Grundsätze der Projektsteuerung Ziel: Frühzeitiges Erkennen von Planabweichungen und Aufzeigen von Abweichungstendenzen Komponenten der Projektsteuerung: Zeit Aufwand und Kosten Fortschritt Qualität Absicherung der Projektsteuerung: Systematische und durchgängige Projektdokumentation Dokumentieren der Ergebnisse mit Hilfe des PM- Berichtswesen [Projektmanagement] 57

56 Regelkreisprinzip Drei Phasen der Projektüberwachung 1. Ermittlung von Daten, welche die aktuelle Situation im Projekt ergeben 2. Soll-/Ist-Vergleich: Feststellung von Abweichungen 3. Bewertung: Feststellung von Gründen für Abweichungen [Projektmanagement] 58

57 Phase 4: Projektabschluss Abschluss Definition Realisierung Planung [Projektmanagement] 59

58 Projektabschluss Definition Der Projektabschluss ist nach DIN das formale Ende eines Projektes. [Projektmanagement] 60

59 Projektabschluss Auch der Projektabschluss ist zu gestalten, dazu gibt es eine eigene Projektphase Wesentliche Aktivitäten der Projektabschlussphase Formaler Projektabschluss Projektabschlussbericht Abschlusspräsentation Projektabschlusssitzung Projektabnahme durch den Auftraggeber Freigabe der Projektmitglieder und -ressourcen Nachbetrachtung der Projektarbeit Sicherung der im Projekt gesammelten Erfahrungen [Projektmanagement] 61

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