Verbindliche Dokumentenlenkung auf Basis von SharePoint

Transkript

1 Verbindliche Dokumentenlenkung auf Basis von SharePoint Wie die BKK Verkehrsbau Union Dokumente per Workflows lenkt und dabei Qualitätssicherungs- und Informationssicherheitsrichtlinien umsetzt.

2 Gemeinsames Projekt der Betriebskrankenkasse Verkehrsbau Union und der nteam GmbH BKK VBU Gilda Westermann nteam GmbH Jens Finkenbusch

3 Agenda Agenda Ausgangssituation Ziele Lösungsaufbau Demonstration Erfolgsfaktoren Erfahrungen

4 Ausgangssituation BKK VBU Alt-Intranet Positiv Webbasierte Dokumentenablage Zentrale Speicherung inklusive Metadaten Suche-Funktion Negativ Keine dokumentbezogene Zusammenarbeit Kein Freigabeprozess Keine automatische Wiedervorlage Keine direkte Dokumenten- Liste (nur Suche)

5 Ausgangssituation BKK VBU Fachliche Probleme Keine automatische Wiedervorlage => von 900 Dokumenten nur noch 100 aktuell => Verbindlichkeit der Vorgabe-Dokumente nicht durchsetzbar Spreu statt Weizen Fachliche Ziele IT-Abbildung formale Richtlinie Team-Zusammenarbeit Redaktion Geschäftsprozessunterstützung Sicherstellung Richtigkeit (=Verbindlichkeit) der Information

6 Teilprojekt 2 Anwendungsfall Dokumentenlenkung Anforderungen Bezug: Vorgabe- und Nachweisdokumente je Vorgang mehrere Dokumente: Hauptdokument mit beliebigen Anlagen gesamter Lebenszyklus Funktionen Versionierung aktueller Stand Dokumentation der Änderungen Prüfung und Freigabe Metadaten für Gültigkeit, Art etc. Standardisierung für Dateinamen, Ablageorte Dokumentvorlagen Einbindung Alt-Dokumente Lösungsentwurf Portal-Arbeitsraum Dokumentenlenkung Dokumentbibliothek Managed Metadaten: Wertevorräte Zentrale Dokument-Inhaltstypen: Leitlinie (LL), Richtlinie (RL), Dienstvereinbarung (DV), Arbeitsanweisung (AA), Prozessdiagramm (PD), Vertrag (VT), unterschiedliche Metadatenspalten je Inhaltstyp Office-Dateivorlagen je Inhaltstyp Workflows Geschäftsprozess "Dokumentenlenkung" Prüfung und Genehmigung Berechtigungssteuerung: Item-Level-Security Versionierung Gefilterte Ansichten Dokumentbibliothek Alt-Dokumente Suchlösung Volltext-Suche über Neu-Dokumente Metadaten-getriebene Einschränkung Suche über "Alt-Dokumente"

7 nteam GmbH als Dienstleister für Beratung & Umsetzung ausgewählt Projektleitung nteam GmbH: Jens Finkenbusch

8 Kompetenzen & Leistungen

9 Dokumentenlenkung Fachlicher Geschäftsprozess 2. Fachliche Freigabe 1. Ersterstellung oder Überarbeitung 3. Mitzeichnung 6. Review 4. Veröffentlichung 5. "Archiv" - dauerhafte Aufbewahrung nach Ende Veröffentlichung

10 Dokumentenlenkung linearer Prozess Redaktionsbibliothek Veröffentlichungsbibliothek Archiv- bibliothek Noch unverbindlich Ersterstellung Überarbeitung Zugriff für Beteiligte jetzt verbindlich eine Version schreibgeschützt Zugriff für alle Mitarbeiter bzw. ausgewählte Bereiche für Verträge nicht mehr verbindlich dauerhafte Aufbewahrung mehrere Versionen, jeweils getrennt schreibgeschützt Zugriff für alle Mitarbeiter bzw. ausgewählte Bereiche für Verträge

11 Demo

12 Erfolgsfaktor Konzeptphase Anforderung und Lösungsentwurf Gemeinsames Verständnis BKK und nteam Vollständigkeit: nichts übersehen Richtigkeit: Keine Missverständnisse Vorgehen und Arbeitsweise klare Ziele und Projektmanagement Bewusste Zusammenarbeit mit Promotoren Realismus, Überzeugung und Beharrlichkeit

13 Erfolgsfaktoren: Beitragserwartung an Fachseite (hier Schwerpunkt) Erfolgsfaktor 1 Lösungsqualität Know-how-Aufbau SharePoint Konzeptphase: Anforderung + Lösungsentwurf Integrationstest Erfolgsfaktor 2 Akzeptanz (=Wirts chaftlichkeit!) Einführungsphase Rolle Anwendungsbetreuer IT: Rolle Farm Administrator Kreativität und Umdenken Kompromissfähigkeit Aktive Mitarbeit Integrationstest Können : Anwender- Training Wollen : Einführung beinhaltet Führung => Führungsleistung durch Führungskräfte

14 Erfahrungen aus dem Alltag Erwartet wurde Anzahl ca. 100 gültige Dokumente zu jeder Zeit Tatsächliche Erfahrungen Wachstum ca.1000 Dokumente pro Jahr; Gesamtanzahl Alle Rollen arbeiten im Prozess zusammen Skepsis einiger Führungskräfte bzgl. des neuen Mediums und des Verfahrens

15 Kernaussagen Wissensmanagement muss den gesamten Lebenszyklus steuern, d.h. insbesondere auch die geplante Veraltung und Außerdienststellung von Daten! => Fachliche Verbindlichkeit Technische IT-Lösung verändert das Anwenderverhalten Dokumentenlenkungen ist eine kombinierte Lösung für 1. Wissensmanagement: Qualitätsverbesserung 2. Geschäftsprozess: Effizienzsteigerung, Qualitätsverbesserung 3. Zusammenarbeit: Effizienzsteigerung, Qualitätsverbesserung

16 Ziele erreicht? Bereitstellung aktueller relevanter Informationen für die Aufgabenerledigung Verringerung des administrativen Aufwandes in der IT Schaffung eines adäquaten verbindlichen Ordnungsrahmens und! Einstieg in die Entwicklung eines Social Workplace, Collaborative Working, Wissensmanagement, systemisches Gedächtnis, vernetztes Arbeiten, mehr Ressourcen durch Teilen und Transparenz aktuelles relevantes Wissen an einem! Ort

17 Persönliches Gespräch: Stand 11

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit BKK VBU Gilda Westermann Leiterin Organisationsentwicklung Vorstandsbereich/ Organisationsentwicklung Gilda.Westermann@bkk-vbu.de nteam GmbH Jens Finkenbusch Leitung Consulting Jens.Finkenbusch@nteam.de

19 Homepage

20 Dokumentenmappe : Ordner mit Deckblatt

21 Deckblatt bearbeiten

22 Benachrichtigung: Wiedervorlage

23 Verlängerung ohne Änderungen

24 (Volltext)-Suche: nach Bibliothek (=Verbindlichkeit!)