Wichtige Steuerthemen 2013/2014: E-Bilanz, digitale Betriebsprüfung, elektronische Rechnung, GoBD. Stefan Groß, Steuerberater, CISA

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1 Wichtige Steuerthemen 2013/2014: E-Bilanz, digitale Betriebsprüfung, elektronische Rechnung, GoBD Stefan Groß, Steuerberater, CISA

2 Wichtige Steuerthemen 2013/ Inhaltsverzeichnis Die E-Bilanz: Handlungsbedarf Exkurs: IT-Sicherheit Archivierungsanforderungen Datenzugriff - GDPdU Elektronische Rechnungen

3 Wichtige Steuerthemen 2013/ Die E-Bilanz Nun gilt es

4 Wichtige Steuerthemen 2013/ Rechtsgrundlage - Ausgangspunkt: SteuBAG Ausgangspunkt: Gesetz zur Modernisierung und Entbürokratisierung des Steuerverfahrens (Steuerbürokratieabbaugesetz SteuBAG) vom Ziele: Abbau bürokratischer Lasten: Teil der E-Government-Strategie der Bundesregierung Ausbau der elektronischen Kommunikation zwischen Unternehmen und Steuerbehörden Verfahrenserleichterung bei der Steuererhebung insbesondere: gezielte Befreiung der mittelständischen Wirtschaft von überflüssiger Steuerbürokratie E-Taxation-Wertschöpfungskette Ersetzung papierbasierter Verfahrensabläufe Motto: Elektronik statt Papier Vermeidung von Medienbrüchen

5 Wichtige Steuerthemen 2013/ Rechtsgrundlage (1) Wird der Gewinn nach 4 Abs. 1, 5 oder 5a EStG ermittelt, so ist der Inhalt der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln. Enthält die Bilanz Ansätze oder Beträge, die den steuerlichen Vorschriften nicht entsprechen, so sind diese Ansätze oder Beträge durch Zusätze oder Anmerkungen den steuerlichen Vorschriften anzupassen und nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu übermitteln. Der Steuerpflichtige kann auch eine den steuerlichen Vorschriften entsprechende Bilanz nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung übermitteln. 150 Abs. 7 AO gilt entsprechend. Im Fall der Eröffnung des Betriebs sind die Sätze 1 bis 4 für den Inhalt der Eröffnungsbilanz entsprechend anzuwenden. (2) Auf Antrag kann die Finanzbehörde zur Vermeidung unbilliger Härten auf eine elektronische Übermittlung verzichten. 150 Abs. 8 AO gilt entsprechend. Handelsbilanz mit steuerlicher Überleitungsrechnung oder Steuerbilanz

6 Anwendungsbereich Wichtige Steuerthemen 2013/ Anwendungsbereich - Überblick 5 EStG: aufgrund gesetzl. Vorschriften buchführungs-/ bilanzierungspflichtige Gewerbetreibende freiwillig bilanzierende Gewerbetreibende 4 Abs. 1 EStG: I.d.R. buchführungspflichtige Landwirte und freiwillig bilanzierende Freiberufler 5a EStG: Tonnagebesteuerung Betriebe gewerblicher Art Inländische Betriebsstätten ausländischer Unternehmen Beschränkt Steuerpflichtige mit inländ. V+V- Einkünften, sofern nach 140 oder 141 AO i.v.m. 4 Abs. 1 EStG buchführungspflichtig Laufende Bilanzen (Schlussbilanzen) Eröffnungsbilanz Berichtigte / geänderte Bilanzen Bilanzen bei Betriebsveräußerungen oder -aufgaben Änderung der Gewinnermittlungsart Umwandungsfällen (insb. Steuerliche Schlussbilanz) Gesellschafterwechsel (Zwischenbilanz) Liquidationen von Kapitalgesellschaften Anwendung grds. für Wirtschaftsjahre, die nach dem beginnen Allgemeine Nichtbeanstandungsregelung : für das Erstjahr (z.b bei Wj. = Kj. oder 2012/2013 bei abw. Wj.) Abgabe der Handelsbilanzen mit steuerlicher Überleitungsrechnung bzw. der Steuerbilanzen wie bisher in gleicher Art und Weise in Papierform möglich Ausnahmen: Inländische Betriebsstätte einer ausländischen Gesellschaft (Inbound) Ausländische Betriebsstätte einer inländischen Gesellschaft (Outbound) Steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe von steuerbegünstigten Körperschaften Juristische Personen des öffentlichen Rechts mit Betrieben gewerblicher Art Erleichterungen für Mitunternehmerschaften: Detaillierte Informationen zur Kapitalkontenentwicklung Übermittlung von Sonder-/Ergänzungsbilanzen im Taxonomieschema Erstmalige Abgabe der Taxonomie per Datenfernübertragung für Wj., die nach dem beginnen Datenfernübertragung für Wj., die nach dem beginnen

7 Wichtige Steuerthemen 2013/ Anwendungsbereich - zeitliche Anwendung Sachlicher/persönlicher Anwendungsbereich Verpflichtende (Regel-)Übermittlung für -Betriebsstättensachverhalte - jur. Personen des öffentlichen Rechts mit BgA - für WJ, die nach dem beginnen Verpflichtende (Regel-)Übermittlung für -Sonder- & Ergänzungsbilanzen -Kapitalkontenentwicklung für WJ, die nach dem beginnen Pilot- und Testphase Freiwillige Übermittlung aperiodischer E-Bilanz/E-GuV z.b. Eröffnungsbilanz Freiwillige Übermittlung von E-Bilanz/E-GuV für WJ, die nach dem beginnen (allg. Nichtbeanstandungsregel für 2012) Verpflichtende (Regel-)Übermittlung von E-Bilanz/E-GuV für WJ, die nach dem beginnen Moratorien für -Sonder-/Ergänzungsbilanzen -Kapitalkontenentwicklung -Betriebsstättensachverhalte -Steuerbegünstigte Körperschaften -jur. Personen des öffentlichen Rechts mit BgA (SteuBAG) ff. zeitlicher Anwendungsbereich Quelle: in Anlehnung an Herzig/Briesemeister/Schäperclaus, DB 2011, S. 1654

8 Wichtige Steuerthemen 2013/ Datenformat XBRL (extensible Business Reporting Language) Entwickelt als frei verfügbare Beschreibungssprache für Finanzdaten Soll internationales Standardformat werden für alle elektronischen Übermittlungen im Finanzbereich In Deutschland: Verein XBRL Deutschland e.v. ( hat Taxonomien aufgestellt für Finanzdaten aus Bilanzen etc. (HGB, IFRS, US-GAAP) Finanzverwaltung nutzte dieses Potential, um steuerlichen Datenkatalog zu entwickeln: Vorhandene HGB-Taxonomie des XBRL Deutschland wurde ergänzt/fallweise tiefer untergliedert zur Abbildung der Pflichtfelder der Datenmeldung Aktuell: Taxonomie-Version 5.2 vom (veröffentlicht am , siehe unter Taxonomie (altgr. táxis,ordnung und nómos,gesetz ) Klassifikationsschema ; einheitliches Verfahren oder Modell, um Objekte eines gewissen Bereichs nach bestimmten Kriterien zu klassifizieren, d.h. sie in eine bestimmte Struktur einzuordnen (Abbildung einer Baumstruktur, siehe unter

9 Wichtige Steuerthemen 2013/ Datenformat Beispiel 1 (vgl. unter section [role levellabel URI] Kassenbestand, Bundesbankguthaben, Guthaben bei Bilanz [ 4 Kreditinstituten und Schecks Rechnerische Verknüpfung Bilanz fiscalrequirement [ + Summenmussfeld Bilanz [ 5 Schecks + Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden Bilanz [ 5 Kasse + Mussfeld, Kontennachweis erwünscht Bilanz [ 5 Bundesbankguthaben + Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden Bilanz [ 5 Guthaben bei Kreditinstituten + Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden Bilanz [ 5 Sonstige nicht zuordenbare flüssige Mittel + Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden Auffangposition

10 Wichtige Steuerthemen 2013/ Datenformat Beispiel 2 (vgl. unter

11 Wichtige Steuerthemen 2013/ Datenformat Kern- und Branchentaxonomien Taxonomie = amtlich vorgeschriebener Datensatz gem. 5b EStG / Datenkatalog für die elektronische Übermittlung Kerntaxonomie zu verwenden für alle Rechtsformen und Größenklassen Spezial-Taxonomien Bankentaxonomie (RechKredV) Versicherungstaxonomie (RechVersV / RechPensV) Anstelle der Kerntaxonomie neu in Version 5.2: Zahlungsinstitute (RechZahlV) Ergänzungstaxonomien für Wohnungswirtschaft (JAbschlWUV) Land- und Forstwirte (BMLEV-Musterabschluss) Krankenhäuser (KHBV) Pflegedienstleister (PBV) Verkehrsunternehmen (JAbschlVUV) Kommunale Eigenbetriebe (EBV) Erweiterung der Kerntaxonomie Gem. BMF-Schreiben sind die Taxonomien nicht abschließend, derzeit jedoch keine weiteren geplant

12 Wichtige Steuerthemen 2013/ Datenformat einzureichende Berichtsbestandteile GCD-Modul Beschreibungsdaten zu einer Taxonomie wie z. B. Name der Gesellschaft, Steuernummer, Geschäftsjahr für das gemeldet wird. GAAP-Modul alle Steuerpflichtigen: Bilanz Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) Ergebnisverwendung (bei Ausweis eines Bilanzgewinns) Steuerliche Modifikationen (insbesondere Umgliederungen und Überleitungsrechnung) - sofern keine Steuerbilanz aufgestellt Personengesellschaften: Kapitalkontenentwicklung ab 2015 Sonder- und Ergänzungsbilanzen in gesondertem Datensatz ab 2015, davor in den steuerlichen Modifikationen Steuerliche Gewinnermittlung Einzelunternehmen: Steuerliche Gewinnermittlung Freiwillige Übermittlung: Haftungsverhältnisse Eigenkapitalspiegel Kapitalflussrechnung Anhang Lagebericht Bericht des Aufsichtsrates usw.

13 Wichtige Steuerthemen 2013/ Taxonomie Steuerbilanz steuerliche Überleitungsrechnung Steuerbilanz HGB-Bilanz + steuerliche Überleitungsrechnung Detaillierte steuerliche GuV erforderlich (Sammelposten nicht zulässig lt. FAQ) Steuerliche Anpassungen mit Gewinnauswirkung können gegen steuerlichen Sammelposten gebucht werden (1 Position)

14 Wichtige Steuerthemen 2013/ Inhalt der E-Bilanz / Taxonomie - Mapping Keine Anpassung bei folgenden Beziehungen lt. Taxonomie Konto: Mussfeld = 1:1 Konten: Mussfeld = n:1 einfaches Mapping summarisches Mapping Problem bei folgender Beziehung: Konto: Mussfelder = 1:n Eingriff in das Buchungsverhalten? Beispiel: Umsatzerlöse bisher: # 4000 Umsatzerlöse Dritte: ,74 # 4001 Umsatzerlöse Konzerngesellschaften: ,16 Quelle: ABZ Reporting GmbH,

15 Wichtige Steuerthemen 2013/ Inhalt der E-Bilanz / Taxonomie - NIL-Werte, Auffangpositionen Zuordnungsproblem Mussfeld mit NIL-Wert BMF Schreiben vom : Wenn Position in der ordnungsgemäßen individuellen Buchführung nicht geführt oder aus ihr nicht ableitbar ist, ist das Feld mit NIL (Not In List) zu befüllen Auffangposition nur, sofern nicht ableitbar aus der Buchführung Dauerhaft in Taxonomie enthalten lt. Pressemitteilung vom des BMF / BMWi Ableitbarkeit bedeutet gem. FAQ der Finanzverwaltung (aktuelle Version von Sep. 2012): Ableitbarkeit erfasst grds. Buchführung als Ganzes (Hauptbuch, Nebenbücher (z. B. Beteiligungsverzeichnis) oder maschinelle Auswertung von Buchungsschlüsseln). Ausreichend ist aber die Ableitung der Werte aus dem Hauptbuch, d.h. ( ) im Unternehmen geführte Kontensalden (Summen- und Saldenliste) des Hauptbuches Das individuelle Buchungsverhalten des jeweiligen Unternehmens ist maßgeblich.

16 Wichtige Steuerthemen 2013/ Inhalt der E-Bilanz / Taxonomie - ERiC-Client Ziel der Finanzverwaltung: Datenprüfung im Rahmen der elektronischen Übermittlung in den Systemen des Steuerpflichtigen Mittel zur Zielerreichung: ERiC (ELSTER Rich Client) Programm zur Einbindung in die Systeme des Steuerpflichtigen mit Funktionen: Validierung der XBRL-Daten (keine Erstellung!) Verschlüsselung, Komprimierung, Authentifizierung und Versand (Daten rechtsgültig abgegeben) Weiterleitung der Bilanzdaten an die Finanzverwaltung Nachweis für erfolgreiche Übermittlung: Transferticketnummer

17 Exkurs: IT-Sicherheit

18 Wichtige Steuerthemen 2013/ Ausgangssituation Rechnungslegung BlackBox IT Unternehmen

19 Wichtige Steuerthemen 2013/ Rechtliche Vorgaben Gesetzliche Grundlagen HGB AO Abgeleitete Rechtsquellen GoB GoBS GDPdU Prüfungsstandards, Stellungnahmen PS 260 PS 260 PS 330 PS 261,... RS FAIT 1-4

20 Wichtige Steuerthemen 2013/ IDW RS FAIT 1 - Ordnungsmäßigkeitsanforderungen IDW RS FAIT 1 - GoB bei Einsatz von IT Konkretisierung Ordnungsmäßigkeitsanforderungen: Vollständigkeit Richtigkeit Zeitgerechtigkeit Ordnung Nachvollziehbarkeit Unveränderlichkeit Belegfunktion Journalfunktion IDW RS Kontenfunktion Dokumentation Aufbewahrungspflichten

21 Wichtige Steuerthemen 2013/ IT-Systemprüfung (IDW PS 330) - Prüfungsgegenstand / -bereiche Rechnungslegung beeinflusst IT-System IT-Geschäftsprozesse beeinflusst IT-Kontrollsystem (IKS) IT-Organisation IT-Umfeld IT-Anwendungen beeinflusst IT-Infrastruktur

22 Wichtige Steuerthemen 2013/ IT-Systemprüfung Top 10 Findings Verfahrensdokumentation Systembeschreibungen Berechtigungskonzept Funktionstrennung Sicherheitsbewusstsein Zugangsschutz Physische Sicherheit Archivierung Change-Management Notfallkonzept

23 Wichtige Steuerthemen 2013/ Archivierung IDW RS FAIT 3 Dokumentation ist wichtig

24 Wichtige Steuerthemen 2013/ IDW RS FAIT 3 Überblick (1) Ausprägungen der Archivierung Analog Elektronisch Daten Dokumente Daten Dokumente COM-Verfahren / Mikrofilm Mikrofilm Ablage im Original CI Coded Information NCI Non Coded Inform. Datensätze Images

25 Wichtige Steuerthemen 2013/ IDW RS FAIT 3 Überblick (2) Risiken beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren Rechtliche Risiken Beweiskraft bleibt bei Aufbewahrung in elektronischer Form nicht erhalten Nichtbeachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen Steuerrechtliche Risiken Buchführung aufgrund unzureichender Sicherheitsmaßnahmen nicht mehr beweiskräftig Keine den GDPdU entsprechenden Zugriffsmöglichkeiten vorhanden Risiken bezüglich Sicherheit und Ordnungsmäßigkeit Unzureichende Organisation und Verfahrensanweisungen Nachvollziehbarkeit Mangelhafte Zugriffskontrollen Autorisierung Veränderung, Manipulation, Löschung Integrität, Authentizität, Verfügbarkeit Fehlerhafte Indexierung Integrität, Vollständigkeit Mangelhafte Migrationskonzepte Lesbarkeit über den Aufbewahrungszeitpunkt

26 Wichtige Steuerthemen 2013/ IDW RS FAIT 3 Archivierungsprozess Archivierungsprozess (Regelfall) Erfassung Kontrollen, z. B. Vollständigkeit, Doppelerfassungen, Wiedergabe, Übertragung nur abgeschlossener Fälle Lesbarmachung/Retrieval reproduzierbar (lesbar) in angemessener Zeit: Online-Anzeige, Ausdruck, maschinell auswertbare Daten Vernichtung der Originaldokumente Einhaltung GoB, keine weiteren gesetzlichen oder innerbetriebliche Vorschriften, Originale verkörpern keine Rechte, kein Herausgabeanspruch Indexierung Dokumenten-ID, Verknüpfung zum Geschäftsvorfall, Zugriff auf das Dokument, Integrität Speicherung und Verwaltung Gesetzliche Aufbewahrungsfristen, Zugriffsprotokolle, Verfügbarkeit, Datensicherung IT-Umfeld, IT-Organisation, IT-Infrastruktur, IT-Anwendungen, Internes IT-Kontrollsystem

27 Wichtige Steuerthemen 2013/ IDW RS FAIT 3 Beispiel Beispiel Archivierung von Eingangsrechnungen X Vernichtung Signatur DMS Fibu Schnittstelle Datensicherung

28 Wichtige Steuerthemen 2013/ IDW RS FAIT 3 Verfahrensdokumentation Inhalte einer Verfahrensdokumentation Allgemeine Beschreibung des Einsatzgebietes Sachlogische Lösung Technische Lösung Hardware / Software / Netzwerke / DB Erfassungssysteme / Drucker Speichersysteme Konfiguration / Parameter IT-Sicherheit Daten- und Zugriffsschutz Datenflusskontrolle Archiv Protokollierung Prozesse Erfassung / Bearbeitung / Recherche / Reprod. Test, Abnahme Migration

29 Wichtige Steuerthemen 2013/ Datenzugriff GDPdU Tante Emma war gestern

30 Wichtige Steuerthemen 2013/ Datenzugriff: Komponenten Datenzugriff Gewährleistung durch Aufbewahrung Mitwirkung

31 Wichtige Steuerthemen 2013/ Datenzugriff: Zugriffsformen Unmittelbarer Datenzugriff Mittelbarer Datenzugriff Datenträgerüberlassung Auswahl steht im pflichtgemäßen Ermessen der Finanzbehörde, wobei auch mehrere Möglichkeiten in Anspruch genommen werden können. Finanzbehörde hat die Art(en) zu wählen, die dem Zweck der AP dient, die Prüfungsgrundsätze wahrt und den geringsten Eingriff für den Stpfl. darstellt.

32 Wichtige Steuerthemen 2013/ Datenzugriff: Zugriffs-Schema Z1 Z2 Mitarbeiter Dritter? Produktivsystem ERP-System Office... Archiv Z3 Auswertungen Unternehmen? IDEA

33 Wichtige Steuerthemen 2013/ Steuerrelevante Daten (1) Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Archivierung Lohnbuchhaltung Weitere steuerlich relevante Daten

34 Wichtige Steuerthemen 2013/ Steuerrelevante Daten (2) Steuerlich relevante Daten Sensible Daten (Personaldaten, Betriebs-, Geschäftsgeheimnisse, F&E, Marktstrategien, Kundendateien) Prüfer-Login Prüfer-Login

35 Wichtige Steuerthemen 2013/ Steuerrelevante Daten (3) Physische Welt EDV-Umgebung RECHNUNG RECHNUNG RECHNUNG Stammdaten Rechnung in Papierform RECHNUNG RECHNUNG RECHNUNG Gegenstand AP Elektronisches Dokument

36 Wichtige Steuerthemen 2013/ Steuerrelevante Daten (4) Dokument Dokument Dokument IT Dokument Dokument Dokument Checkliste konventionelle Prüfung (sachlich+ zeitlich) Abgrenzung der Datenbereiche Identifikation Datenstruktur/ -sätze Sicherstellung der Archivierung

37 Wichtige Steuerthemen 2013/ Steuerrelevante Daten (5) inhaltlich Auf welche Informationen darf der AP zugreifen Fachliche Qualifizierung Unternehmensspezifisch Umfang unverändert Anpassung an technologischen Fortschritt Vorbehaltsaufgabe technisch Informationsbereitstellung für künftige Auswertungen Ermittlung der Systeme, Speicherorte, Formate, um Daten für anhaltende Auswertbarkeit bereitzustellen

38 Wichtige Steuerthemen 2013/ Praktische Umsetzung: von der Aufbewahrungspflicht zur maschinellen Auswertbarkeit Aufbewahrungspflichtige Unterlagen Steuerlich relevant Originär elektronisch Maschinell auswertbar

39 Wichtige Steuerthemen 2013/ Archivsysteme (1) Erst relevant, wenn Daten aus Hauptsystem ausgelagert und nicht mehr auswertbar vorhanden Im Archivsystem entstehen keine steuerrelevanten Daten Dient lediglich Speicherung und Bereitstellung Verfügen über keine eigene Auswertungslogik Auswertbarkeit und Vollständigkeit muss bereits bei der Datenübergabe an das Archiv sichergestellt werden Auswertbarkeit muss mit anderen Mitteln hergestellt werden

40 Wichtige Steuerthemen 2013/ Archivsysteme (2) Zugriff auf Archivsystem wenn: Auswertung in qualitativer und quantitativer die dem Online-System entsprechen gilt auch bei Migrationen

41 Wichtige Steuerthemen 2013/ Archivsysteme (3) Produktivsystem (Auswertungsmöglichkeiten) Besonderheit: Systemwechsel Archivsystem Mindestauswertungsmöglichkeiten? Aktuell Fortschreibung Historisch Stammdaten

42 Wichtige Steuerthemen 2013/ Archivsysteme (4) Daten 10 Jahre produktiv halten Performance / Speicherplatz / Migrationen... Durchgriff vom Produktivsystem direkt auf Archiv eher selten, Auswertungsumfang... Rückspielen archivierter Daten Dateninkonsistenzen / Stammdaten / veränderte Strukturen... oder...

43 Wichtige Steuerthemen 2013/ Archivsysteme (5) Prüfer Vorsystem Univ. Auswertungssystem ERP Nebensystem Validierung Daten Struktur Makros Archiv Daten IDEA-kompatibel

44 Wichtige Steuerthemen 2013/ Archivsysteme (6) Unabhängig von Migrationen im Hauptsystem Steuerrelevante Daten müssen nicht im Hauptsystem gehalten werden Rückspielen von Altdaten nicht erforderlich Archivsystem muss nicht über Auswertungslogik des Hauptsystems verfügen

45 Wichtige Steuerthemen 2013/ Systemwechsel / -abschaltungen (1) Auszumusternde Hard- und Software muss nicht aufbewahrt werden Aber: Beim Systemwechsel ist die maschinelle Auswertbarkeit durch das neue (aktualisierte) System auch weiterhin während der Aufbewahrungsfristen zu gewährleisten Daten müssen in aktuelles DV-System migriert werden!

46 Wichtige Steuerthemen 2013/ Systemwechsel / -abschaltungen (2) Aufbewahrungsfrist Archivierung IT-Entwicklung

47 Wichtige Steuerthemen 2013/ Zusammenfassung Datenzugriff Qualifikation steuerrelevanter Daten Identifikation der betroffenen Systeme Schaffung Berechtigungskonzept Aufrechterhaltung der maschinellen Auswertbarkeit

48 Wichtige Steuerthemen 2013/ Elektronische Rechnungen Die Vorteile liegen auf der Hand

49 Wichtige Steuerthemen 2013/ Elektronische Rechnung als Mehrwert Automatisierung und Beschleunigung des Abrechnungsprozesses Effiziente Weiterverarbeitung, schnellere Zahlungseingänge Kosteneinsparungspotenzial Abschaffung Papierarchiv Durchgängigkeit der Prozesse, d. h. keine Medienbrüche

50 Wichtige Steuerthemen 2013/ Elektronische Rechnung - Die Hürden in der Vergangenheit Akzeptanzprobleme Outsourcing (Verlust Kontrolle, Kosten) Aufwand zur Vereinheitlichung der Formate / Schnittstellen Erfüllung rechtlicher Anforderungen zu komplex / zu aufwendig

51 Wichtige Steuerthemen 2013/ Ablauf Rechnungsstellung bislang Papier Rechnungsaussteller Elektronische Signatur Rechnungsempfänger EDI Elektronische Rechnung

52 Wichtige Steuerthemen 2013/ Ablauf Rechnungsstellung zukünftig Rechnungsaussteller Rechnung Rechnungsempfänger

53 Wichtige Steuerthemen 2013/ UStG gibt den Takt vor Rechnung (Papier + Digital) setzt voraus Integrität Authentizität Innerbetriebliches Kontrollverfahren Papier Digital alternativ QES / EDI Ist aufzubewahren Papier EDV

54 Wichtige Steuerthemen 2013/ Für JEDE Rechnung gilt AUTHENTIZITÄT Echtheit der Herkunft (Eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers) INTEGRITÄT Unversehrtheit des Inhalts (keine Veränderung der Daten) gewährleistet durch Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad Alternativ: QES oder EDI

55 Wichtige Steuerthemen 2013/ Authentizität und Integrität durch innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. KERNFRAGE: Entspricht die Rechnung der erbrachten Leistung? Richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger? Als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente, Lieferscheine, buchhalterische Abbildung Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst Überschneidung mit Rechnungseingangsprüfung Kontrollverfahren hat nicht auf einem zur Signatur/EDI-Verfahren vergleichbaren technischen Niveau zu erfolgen

56 Wichtige Steuerthemen 2013/ Vorsteuerabzugsberechtigung Vorsteuerabzugsberechtigung ist sicherzustellen über: Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsangaben nach 14, 14a UStG sowie Besitz der Rechnung Vorsteuerabzugsberechtigung ist grundsätzlich unabhängig von der Übermittlung und der Aufbewahrung einer Rechnung PSP-Meinung: Sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben, kommt dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren bzw. dem Übermittlungsvorgang selbst grundsätzlich keine eigenständige Bedeutung mehr zu

57 Wichtige Steuerthemen 2013/2014 Die Auffassung der Finanzverwaltung Innerbetriebliches Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad ist weitestgehend Bestandteil der gängigen Rechnungsprüfung im Unternehmen 57 Ist der Nachweis erbracht, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach 15 UStG gegeben sind, kommt der Frage der Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens in dem konkreten Einzelfall keine eigenständige Bedeutung mehr zu und kann insbesondere nicht mehr zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen. Kein zusätzliches Verfahren erforderlich

58 Wichtige Steuerthemen 2013/ Lesbarkeit Forderung Frage-Antwort-Katalog des BMF: Die Rechnung muss in einer für das menschliche Auge lesbaren Form geschrieben sein. Eher gemeint: Bereitstellung von Hilfmitteln zur Lesbarmachung ( Viewer ) Papier elektronisch, geeigneter Viewer (pdf, ) elektronisch, strukturierte Daten sinnvoll: geeigneter Viewer u. E. auch möglich: Darstellung der Inhalte Darstellung der Pflichtfelder Listenform genügt

59 Wichtige Steuerthemen 2013/ Dokumentations- und Aufzeichnungspflichten Grundsätzlich nein (gemäß Gesetzesbegründung und Frage-Antwort-Katalog des BMF) Aber: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung schreiben Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der Rechnungsprüfung Empfohlen sind Nachweise, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchlaufen wurde Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast Im Rahmen von Außenprüfungen wird vermehrt auf die Wirksamkeit des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens geachtet werden

60 Wichtige Steuerthemen 2013/ Aufbewahrung Papierrechnung Original optional, wenn digitalisiert kann digitalisiert werden GoBS Aufbewahrung über 10 Jahre ( 14b Abs. 1 UStG) Papieraufbewahrung elektronische Aufbewahrung Unveränderbarkeit ist gefordert zu gewährleisten durch Zusammenspiel von Organisation, Prozessen, Kontrollen, Hardware, Software elektronische Rechnung Originäres Format evtl. Konvertierungen Alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks ist nicht zulässig

61 Wichtige Steuerthemen 2013/ Ausgangspunkt ZUGFeRD bilateral systemisch

62 Wichtige Steuerthemen 2013/ Fazit erechnung Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln Elektronische Rechnungen sind technologieneutral Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten Signatur und EDI sind weiterhin möglich Jede Rechnung muss lesbar sein Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten Jede Rechnung muss aufbewahrt werden Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation) Taxonomie als nächster logischer Schritt

63 Wichtige Steuerthemen 2013/ Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Referent Stefan Groß Peters, Schönberger & Partner Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Steuerberater Schackstraße München Tel.: Fax: psp@psp.eu Internet: