VBV: Gut versorgt, Kundenakt auf Klick. Mag. Dietmar Sedelmaier Prokurist Leiter Verwaltung, IT-Koordinator VBV - Vorsorgekasse AG

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1 VBV: Gut versorgt, Kundenakt auf Klick Mag. Dietmar Sedelmaier Prokurist Leiter Verwaltung, IT-Koordinator VBV - Vorsorgekasse AG

2 Die VBV Österreichischer Altersvorsorge Konzern bestehend aus: VBV - Pensionskasse AG Überbetriebliche Pensionskasse ~ Anwartschaftsberechtigte (AWB), ~ 5 Mrd Bilanzvolumen ~ 100 Mitarbeiter aus Fusion der BVP-Pensionskasse AG (BVP) und Vereinigte Pensionskassen AG (VPK) (gegründet jeweils 1990) VBV - Vorsorgekasse AG (Mitarbeiter)vorsorgekasse ~ AWB, > 1,5 Mrd. Bilanzvolumen ~ 30 Mitarbeiter, Gründung 2002 Weitere Konzerngesellschaften VBV - Pensionsservice-Center GmbH VBV - Beratungs- und Service GmbH BVP - Pensionsvorsorge-Consult GmbH VINIS Gesellschaft für nachhaltigen Vermögensaufbau und Innovation Ein Standort - Firmensitz Wien

3 Artaker Computersysteme Premium Lösungspartner SAPERION für Österreich seit 1997 und Microsoft Gold Certified Partner (u.a. Top ECM Partner Microsoft) Consulting und ECM Strategie-Beratung, Implementierung und Support Zentrale in Wien, Niederlassungen in Linz und Graz Strategischer ECM-Lösungsanbieter für SAPERION- und für Microsoft SharePoint-Lösungen

4 Das Projekt Erste Überlegungen Mitte 2007 Bezeichnung: Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) Initiiert von der VBV-Vorsorgekasse AG Später ausgeweitet auf VBV Konzern In dieser Präsentation: Lösung der VBV-VK

5 Die Ausgangssituation Situation in der VBV-Vorsorgekasse AG im Jahr 2007 ca Geltendmachungen p.a. Tendenz steigend Gleiche Mannschaft => laufend mehr Arbeit bewältigen Kaum Controllingmöglichkeit für Management Beschränkt auf Zählen vom Mappen Ressourcenplanung nicht möglich Dokumentsuche aufwendig teilweise tagelange Suche oder Suche länger als Bearbeitung Kundenauskünfte deshalb nicht zeitnah möglich Verzögerung von mehr als 12 Arbeitstagen Einhaltung gesetzlicher Fristen immer schwieriger Hohe Frustration im Team

6 Die Ausgangssituation Nur ein Kernprozess ist abzubilden Klare Definition der Prozessschritte möglich Anbindung an in-house Verwaltungssystem Auflösen Papierarchiv Revisionssicherheit gewährleisten Unterschiedliche Eingangskanäle Post Fax Strikte Trennung Test- und Produktionssystem

7 Die Ausgangssituation

8 Der Projektablauf 10/ /2008: 01/ /2008: 04/2008: 05/ /2008: 07/2008: 09/2008: 09/ /2008: 01/2009: Beauty Contest Short List Auswahl des Anbieters Planung/ Workshops/ Pflichtenheft Start der Umsetzung Beginn Parallelbetrieb (Tests) Mitarbeiterschulungen Vollbetrieb (Produktion)

9 Die Auswahl Beauty Contest mit Short List Saperion/Artaker Sieger Funktionalität Unternehmenskritisches System => Akzeptanz, Funktionalität und Stabilität müssen stimmen Einsatzmöglichkeit auch für konzernweite Pläne nötig => Schnittstelle zu SAP Fokussierung auf unser Marktsegment => sowohl von Saperion als auch Artaker Kosten Kostentransparenz: Hardware / Software / Dienstleistungen / Wartung Bauchgefühl Enge Zusammenarbeit mit Partner über mehrere Jahre Chemie muss stimmen

10 Die Lösung: Posteingang Technisch Scanlösung mit Kofax Capture Faxserver Lösung mit Exchange Anbindung E- Mails und Faxe über Saperion Office Integration erfasst Direktes Archivieren aller Quellen in Saperion Rechtlich Möglichkeit Papiervernichtung: Anbindung an WORM-Storage Organisatorisch Scan-Arbeitsplatz mit Dokumentscanner Verantwortung durch neues DMS-Postteam ausgewählte Schriftstücke (Formulare) vor Versand mit Barcodes => Automatisierung Ablage in einem Archiv (VBV Belegarchiv) Starten eines Saperion Workflows direkt nach Archivierung

11 Die Lösung: Prozessautomation Workflow Geltendmachungen in Saperion manuellen und automatischen Prozessschritte Minimierung manuelle Datenerfassung automatisches Ergänzen aus AMVK Daten aus AMVK steuern den Prozessablauf Übersicht über alle laufenden Geschäftsprozesse (WF-Inbox) Unterschiedliche Ansichten (Teammitglied oder Team- oder Abteilungsleitung) Automatisches Erstellen von Kundenbriefen direkt aus Saperion (WF Brieferstellung) in Word aus Vorlagen automatischer Befüllung von Serienbrieffeldern Vorlagen sind in Saperion abgelegt und werden dort gewartet

12 Die Lösung: Prozessautomation Workflow Geltendmachungen im Prozessdesigner Saperions Abbildung komplexer Sachverhalte möglich Hinter WF Knoten können Makros liegen Prozessdiagramm jederzeit für jedes Dokument einsehbar

13 Die Lösung: Anbindung AMVK AMVK- Daten in Saperion erfasst und gespeichert AMVK weiterhin Leitsystem für die Datenhaltung Freigabe der Auszahlungen Tägliche Übertragung und Rückmeldung Verlinkung der Daten: Saperion an AMVK Übertragung Kommentare und Kontodaten: Saperion an AMVK Freigabe der Auszahlung: AMVK an Saperion Verknüpfung der Dokumente in Saperion zu den AWB in AMVK Eigene Maske in AMVK zur Anzeige der Dokumente Steuerung des Saperion Workflows durch Rückmeldungen aus AMVK

14 Die Lösung: Übersicht

15 Die Erfolgsfaktoren Leidensdruck im Team Unterstützung durch die Geschäftsleitung Betreuung durch engagiertes Artaker-Team AMVK Entwicklerteam im Haus Konsequentes Projektmarketing Publikation der Fortschritte im Intranet Newsletter mit Basisinformationen Den Anwendern zuhören Mitarbeiterschulungen zur Schaffung neuer Kompetenzen Organisatorischen Änderungen im Team Zügige Umsetzung

16 Die Schwierigkeiten Erstellen einer Verfahrensdokumentation Grundlage für Vernichtung von Dokumenten Nach österreichischer Rechtslage nicht zwingend erforderlich Umfang und Aufwand unterschätzt Fertigstellung 2012 geplant Verzögerung Urlaubsbedingt ca. 3 Monate spätes Einbeziehen von Anforderungen aus Folgeprojekten. Neue Fax-Lösung in gegebener Infrastruktur Barcodetyp bei eingehenden Faxen nicht zuverlässig < 50% Erkennungsrate Änderung des Barcodetypes nach ca. 1 Jahr Druck durch Anforderung aus anderen Bereichen (Vertragserfassung, Rechnungsablauf, )

17 Das Ergebnis Ohne Saperion könnt ich s mir heute nicht mehr vorstellen Sabine Coufal Mitarbeiterin in der VBV-Vorsorgekasse AG

18 Das Ergebnis 7 Prozessschritte wurden auf 3 reduziert 2/3 Arbeitszeitersparnis Suche der Daten im AMVK entfällt Sortieren der Papierablage entfällt 3 fache Menge kann mit fast gleichem Headcount bewältigt werden Bearbeitungsdauer halbiert Von ø 10 Wochen auf maximal 5 Wochen Vom System (AMVK) unabhängiges Arbeiten möglich Rechenläufe behindern nicht Erfassung / Bearbeitung Geltendmachung Zeitnahe Auskunft über Eingang der Poststücke Von ø 2 Wochen (max. 4 Wochen) auf ø 1 Tag, max. 3 Tage Zu 98% am nächsten Arbeitstag Überblick über Mengengerüst möglich

19 Weiterführender Einsatz Mittlerweile Einsatz im ganzen Konzern VK Vertragserfassung mittels frühem Scannen Konzernweiter Rechnungslauf Eingebettet in die restliche Anwendungslandschaft Schnittstellen zu SAP, AMVK / KUBA (in-house Verwaltungssysteme), Kofax, BI Tool (QlikView) Nutzung der Stärken aller Systeme Ständige Weiterentwicklung Verbesserungen durch Erfahrungen der Mitarbeiter Anpassungen an geänderte Rahmenbedingungen Wünsche aus anderen Bereichen (Personal, Recht, )

20 Mag. Dietmar Sedelmaier VBV - Vorsorgekasse AG Dr. Helmut Szpott Artaker Computersysteme