Ein Arbeitnehmer auf zwei Personalnummern Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr. 1612 Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweisen 3.1. Änderung der Personaldaten zu Monatsbeginn 3.2. Änderung der Personaldaten während des Monats 3.3. Vereinfachungsregel bei Übergang Ausbildung - Festanstellung 4. Details 4.1. Wiedereintritt oder mehrere Ein-/ Austritte im selben Monat 4.2. Betriebsrente und zusätzliche Beschäftigung 4.3. Elternzeit und zusätzliche Beschäftigung. Wichtige Informationen 2 2 3 4 6
Seite 2 1. Ziel Das Info zeigt auf, in welchen Fällen Sie einen Arbeitnehmer mit einer weiteren Personalnummer abrechnen. 2. Voraussetzungen Änderungen in den Personaldaten können in Agenda LOHN erfasst und abgerechnet werden. Bei zeitlichen Überschneidungen und Änderungen im Beschäftigungsverhältnis ist die Anlage einer weiteren Personalnummer erforderlich. Verknüpfen von Personalnummern Damit programmseitig die richtigen Zuordnungen vorgenommen werden können, müssen Sie die neue und die bisherige Personalnummer miteinander verknüpfen:»stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register Adresse«Tragen Sie sie bei der bisherigen Personalnummer im Feld»neu«die neue Personalnummer ein. Erfassen Sie bei der neuen Personalnummer im Feld»alt«die alte Personalnummer ELStAM Wenn Sie zwei Personalnummern parallel abrechnen, müssen Sie eine Personalnummer vom ELStAM-Verfahren ausschließen. Eine Abrechnung von 2 Beschäftigungsverhältnissen bei demselben Arbeitgeber ist im ELStAM-Verfahren nicht vorgesehen. Entfernen Sie bei einem der Beschäftigungsverhältnisse die Identifikationsnummer und hinterlegen Sie die Lohnsteuerklasse VI.
Seite 3 3. Vorgehensweisen Sachverhalt 1. Änderung der Personaldaten zum 01. eines Monats Krankenkasse Beitragsgruppe Personengruppe Rechtskreiswechsel (Beschäftigungsort) Eintritt in ein Versorgungswerk (Architektenversorgung usw.) 2. Änderung der Personaldaten während des Monats (z.b. ab 1. des Monats) Krankenkasse Beitragsgruppe Personengruppe Rechtskreiswechsel (Beschäftigungsort) Eintritt in ein Versorgungswerk (Architektenversorgung usw.) 3. Übergang von Ausbildung zu Festanstellung während des laufenden Monats mit Vereinfachungsregelung 6 (empfohlen) 4. Übergang von Ausbildung zu Festanstellung während des laufenden Monats ohne Vereinfachungsregelung. Wiedereintritt in anderem Monat als der Austritt Verwenden Sie die Schaltfläche <Wiedereintritt> im Register»Adresse«. 6. Wiedereintritt im selben Monat, in dem der Austritt liegt oder mehrere Eintritte/Austritte im selben Monat 4 Zweite Personalnummer nein ja nein ja nein möglich Empfehlung: nein. Zwei parallel verlaufende Beschäftigungsverhältnisse beim gleichen Arbeitgeber: Betriebsrente (Versorgungsbezug) + Zusätzliche Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber ja. Zwei parallel verlaufende Beschäftigungsverhältnisse beim gleichen Arbeitgeber: Elternzeit + Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber ohne Änderung im Beschäftigungsverhältnis + Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber + Änderung im Beschäftigungsverhältnis nein ja
Seite 4 3.1. Änderung der Personaldaten zu Monatsbeginn Krankenkasse Beitragsgruppe Personengruppe Rechtskreiswechsel (Beschäftigungsort) Vorgehensweise Keine neue Personalnummer. Die Änderungen sind in der aktuellen Personalnummer vorzunehmen. Meldungen Meldung 31 + 11 Krankenkassenwechsel Meldung 32 + 12 Beitragsgruppenwechsel Meldung 33 + 13 Personengruppenschlüssel- oder Rechtskreiswechsel Hinweise Meldungen werden nur für den kleinsten zutreffenden Meldegrund erstellt. Wenn mehrere Meldungen erstellt wurden, verwenden Sie die Pfeiltasten, um zu blättern.
Seite 3.2. Änderung der Personaldaten während des Monats Krankenkasse Beitragsgruppe Personengruppe Rechtskreiswechsel (Beschäftigungsort) Wenn eine Änderung während des laufenden Monats (z. B. ab 1. eines Monats) eintritt, muss eine zweite Personalnummer angelegt werden. Hinweis Keine zweite Personalnummer für Wechsel von Ausbildung zu Festanstellung während des laufenden Monats mit Vereinfachungsregelung 6. Vorgehensweise 1. Zweite Personalnummer anlegen: Bisherige Personalnummer (alt) markieren + kopieren (rechte Maustaste). 2. In der fortführenden Personalnummer (neu): Register»Adresse«: Eintrittsdatum eintragen (Beginndatum der aktuellen Beschäftigung). Register»Adresse«:»Personalnr. alt«eintragen. Änderungen der Personaldaten vornehmen. 3. In der bisherigen Personalnummer (alt): Register»Adresse«:»Personalnr. neu«eintragen. Register»Adresse«: Zwingend Austrittsdatum eintragen (Enddatum der bisherigen Beschäftigung) oder Register»Kalender«: Elternzeit. Meldungen Meldung 31 + 11 Krankenkassenwechsel Meldung 32 + 12 Beitragsgruppenwechsel Meldung 33 + 13 Personengruppenschlüssel- oder Rechtskreiswechsel Hinweise Meldungen werden nur für den kleinsten zutreffenden Meldegrund erstellt. Wenn mehrere Meldungen erstellt werden, verwenden Sie die Pfeiltasten zum Blättern.
Seite 6 3.3. Vereinfachungsregel bei Übergang Ausbildung - Festanstellung Der letzte Tag der Ausbildung ist ein Datum während des Monats (Beispiel:1.0). Der Auszubildende soll anschließend gleich in eine Festanstellung übernommen werden. Für diesen Fall hat der Gesetzgeber eine Vereinfachungsregelung geschaffen: Die Meldung Grund 33»Änderungen im Beschäftigungsverhältnis«kann zum letzten Tag des Monats erstellt werden, in dem das Ausbildungsende liegt. Vorgehensweise Keine neue Personalnummer. Die Änderungen sind in der aktuellen Personalnummer vorzunehmen: 1. Im Monat, in dem die Ausbildung endet (Beispiel: August), bleibt die Personengruppe noch auf Ausbildung (102, 121 oder 122) geschlüsselt. 2. Teillohn manuell anhand der Teillohnformel errechnen und erfassen: Teillohn der Ausbildungsvergütung (Beispiel: 01.0. bis 1.0.). Teillohn für die Festanstellung (Beispiel: 16.0 bis 31.0). 3. Im Folgemonat (Beispiel: September) schlüsseln Sie die Personengruppe und die Angaben zur Tätigkeit (höchster beruflicher Ausbildungsabschluss) um. Meldung Abmeldung 33 wird zum letzten Tag des Monats erzeugt, in dem das Ausbildungsende liegt (Beispiel: Abmeldung zum 31.0). Anmeldung 13 (Beispiel: Anmeldung zum 01.09). Berechnung ohne Vereinfachungsregelung
Seite 4. 4.1. Details Wiedereintritt oder mehrere Ein-/ Austritte im selben Monat Im Austrittsmonat ist die Schaltfläche Wiedereintritt bei einem Arbeitnehmer nicht aktiv. Solche Fälle sind im ELStAM-Verfahren nicht vorgesehen. Empfehlung Geben sie kein Austrittsdatum ein und schlüsseln Sie im Kalender die Fehlzeit 022»Unbezahlter Urlaub«. Nicht empfohlen Legen Sie für den Wiedereintritt eine neue Personalnummer an (siehe Änderungen der Personaldaten während des Monats (z.b. ab 1. des Monats). 4.2. Betriebsrente und zusätzliche Beschäftigung Abrechnung über mehrere Personalnummern Wenn Sie einen Arbeitnehmer mit verschiedenartigen Bezügen abrechnen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Legen Sie für zur Abrechnung des 1. Bezugs eine Personalnummer an. 2. Register»Steuer«: ID-Nummer eintragen. 3.»eTIN«erzeugen. 4. Option <Hauptarbeitgeber> aktivieren..»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«. Für die Abrechnung der weiteren Bezüge wird das ELStAM-Verfahren gemäß 39e Abs. a nicht angewendet. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Legen Sie eine weitere Personalnummern an. 2. Register»Steuer«: keine ID-Nummer eintragen. 3. Option <Die steuerl. ID-Nummer wurde dem Arbeitgeber nicht mitgeteilt> aktivieren. 4. Steuerklasse 6 eintragen.
Seite 4.3. Elternzeit und zusätzliche Beschäftigung Achtung Legen Sie eine 2. Personalnummer an, wenn eine Änderung im Beschäftigungsverhältnis vorliegt. Änderungen im Beschäftigungsverhältnis stellen folgende Sachverhalte dar: Wechsel Krankenkasse (z.b. AOK auf Bundesknappschaft) Wechsel Beitragsgruppe (z.b. 1111 auf 600) Wechsel Personengruppe (z.b. 101 auf 109) Rechtskreiswechsel (Beschäftigungsort West/Ost). a) Elternzeit + Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber ohne Änderung im Beschäftigungsverhältnis Beispiel Arbeitnehmer arbeitet als Teilzeitkraft während der Elternzeit Keine zusätzliche Personalnummer notwendig. Entfernen Sie den Kalenderschlüssel 013»Elternzeit«. b) Elternzeit + Beschäftigung beim gleichen Arbeitgeber + Änderung im Beschäftigungsverhältnis Beispiel Arbeitnehmer nimmt eine geringfügige Beschäftigung während der Elternzeit auf. Zusätzliche Personalnummer anlegen (siehe Änderungen der Personaldaten während des Monats ).. Wichtige Informationen Nr. 1663 Eintritt/Austritt ändern oder stornieren Nr. 161 Nachberechnung Bezüge Nr. 162 Nachberechnung Personaldaten Nr. 16 Mutterschaft in Agenda LOHN