Finanzbuchführung 3.0 und Papierbelege vernichten und wie will es das Finanzamt?

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1 Finanzbuchführung 3.0 und Papierbelege vernichten und wie will es das Finanzamt? erechnung, Archivierung, Digitaler Belegaustausch

2 Wer ist DATEV? Genossenschaft von Softwarehaus und IT- DATEV-Rechenzentrum ist Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten Jahren Erfahrung mit Unternehmen, Dienst-leister mit über 40 Datendrehscheibe zwischen Software, Services und Steuerberatern und rund 200 Unterstützung aller Dienstleistungen der DATEV-Mitglieder Dienstleistungen: (z. B. Finanzverwaltung, Rechen-zentrums- Institutionen für deren Mandanten über 11 Millionen Lohnund Gehaltsabrechnungen umfangreicher Service rund Krankenkassen, Banken) Hauptsitz in Nürnberg 25 Niederlassungen in mehr als ,5 Mio. Servicekontakte Deutschland Unternehmen nutzen jährlich DATEV-Anwendungen mehr als Seminarteilnehmer pro Jahr 2

3 DATEV eg das Rechenzentrum als Herz in Zahlen Stand Januar

4 Digitalisierung mal an einem ungewöhnlichen Beispiel 2005 Blick auf den Petersdom während der Bekanntgabe des neuen Papstes. 4

5 Einzelphänomene!? GoBD (GDPdU) ELStAM SEPA elektronische Steuererklärung Digitalisierung der Geschäftsprozesse elektronischer Rechnungsverkehr E-Government E-Bilanz neuer Personalausweis (npa) DATEV eg; alle 5

6 DATEV eg; alle 6

7 Wo ist der Zusammenhang? Ersetzendes Scannen Verfahrensdokumentation GoBD E- Rechnung ZUGFeRD 7

8 Agenda Grundlagen der elektronische Archivierung GoBD Ersetzendes Scannen Elektronische Rechnungsstellung Rechtliche Rahmenbedingungen ZUGFeRD Digitaler Belegaustausch (Buchführung Online) 8

9 GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

10 Warum GoBD? Stichwort: Digitale Unveränderbarkeit DATEV eg; alle 10

11 GoBD betroffene Prozesse und IT-Systeme (GoBD Rz 16/20) Kassen Rechnungseingangsbuch Berechnungen von Darlehen, Eigenverbrauch (Steuer)-Rückstellungen, Bestandsveränderungen... (Vor-)Systeme mit Grundaufzeichnungsfunktionen Warenwirtschaft Faktura Rechnungsausgangsbuch Finanzbuchführung Jahresabschluss (Haupt-)Systeme mit Journal-/Kontenfunktionen Materialwirtschaft A P Gewinn. Anlagenbuchführung Archivsysteme (u.a. DMS) Lohnabrechnung Zeiterfassung für Lohn o. Faktura Fahrtenbuch Taxameter 11

12 Überblick GoBD GoBD= Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Finanzverwaltung bündelt GoBS und GDPdU(inkl. FAQ) in den GoBD Zusammen mit Wirtschaftsverbänden konnten einzelne Verbesserungen erzielt werden, insgesamt verbleiben aber zahlreiche Kritikpunkte. Explizite Ausdehnung auf alle steuerlichen Aufzeichnungspflichten (auch über Buchführung i.e.s. hinaus, z.b. EÜR). Konkretisierungen und Verschärfungen hinsichtlich des Aufzeichnungszeitpunktes (konkrete Orientierungsfristen)und von Unveränderbarkeiten/Protokollierungen (z.b. späte Festschreibung deutlich eingeschränkt). Konkretisierungen bei Aufbewahrungsumfang und form z.b. Einzelaufzeichnungspflichten bei Vorsystemen, Stammdaten, maschinelle Auswertbarkeit 12

13 GoBD Erleichterungen durch die GoBD Kontierung auf dem Beleg kann unter bestimmten Umständen wegfallen. (DATEV-Unternehmen-online-Szenario und elektronisches Bankbuchen ist damit gedeckt) Möglichkeit des ersetzenden Scannens (elektronische Archivierung i.v.m. Vernichtung von Papier) wird auf die Ebene der GoBD akzeptiert und konkretisiert. ZUGFeRD-Standard (Format für elektronische pdf-rechnung) wird explizit unter Ordnungsmäßigkeitsgesichtspunkten für die maschinelle Auswertbarkeit akzeptiert. Fehlen von Verfahrensdokumentationen führt nicht zwingend zur Verwerfung der Buchführung (Zugeständnis an gelebte Praxis) Klarstellung: Keine Aufbewahrungspflicht für s, wenn diesen nur Transportfunktion zukommt (z.b. für angehängte PDF-Rechnung). 13

14 GoBD - Prüfung der grundsätzlichen Betroffenheit Wann ist ein IT-System betroffen und zu analysieren? GoBD: Wenn es Daten erfasst, erzeugt, empfängt, übernimmt, verarbeitet, speichert oder übermittelt, die buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig und somit aufbewahrungspflichtig sind. Dann ist es Teil des IT-Buchführungssystems Welche IT-Systeme gehören typischerweise zum IT-Buchführungssystem? GoBD: Das Haupt(buchführungs)systemsowie Vor-und Nebensysteme (z.b. Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltungssystem, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem, Dokumenten-Management-System) einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen. Auf die Bezeichnung des Systems kommt es bei der Beurteilung nicht an! 14

15 GoBD - Prüfung der grundsätzlichen Betroffenheit Welche Daten sind buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig und somit aufbewahrungspflichtig? ( steuerrelevante Daten ) Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Steuerrelevant sind Daten aus Geschäftsvorfällen, die als Betriebsausgaben oder als Betriebseinnahmen verbucht werden oder sich in sonstiger Weise auf die Höhe des steuerlichen Gewinns auswirken (z.b. Abschreibungen, Einlagen und Entnahmen). Daneben sind alle Unterlagen und Aufzeichnungen steuerrelevant, die als Belege für solche Geschäftsvorfälle oder zu deren Dokumentation dienen. 15

16 Überblick über die zentralen Regelungen der GoBD Überblick über die Themen, die in den GoBD abgehandelt werden, mit Sicht auf den IT-Verarbeitungsprozess. Belegfunktion Grundaufzeichnungsfunktion Journal, Konten/ Kontenfunktion Deklaration Aufbewahrung und maschinelle Auswertbarkeit Jeder Geschäftsvorfall muss belegt werden. Beispiele: Rechnung, Schnittstellen- Datei aus Faktura, Steuerbescheid Beispiele: Kassenbuch, Rechnungseingangsbuch, Rechnungsausgangsbuch in Faktura-System Finanzbuchführungmit Nebenbüchern Anlagen-, Offene Posten-Lohn u. Gehaltsbuchführung Umsatzsteuervoranmeldung Jahres-Steuererklärung, E-Bilanz Von digitalen Belegen, steuerrelevanten Dokumenten, Grundaufzeichnungen und Buchungen 16

17 GoBD - Inhalte, Begriffe der GoBD (nicht abschließend) Belegfunktion Jeder Geschäftsvorfall ist.. zu belegen. Auf die Bezeichnung Beleg kommt es nicht an. (GoBDRz61) Beispiele: Barquittungen, Rechnungen, Bescheide über Steuern oder Gebühren, betriebliche Kontoauszüge, Gutschriften, Aufträge, Lieferscheine, Lohn-und Gehaltsabrechnungen, Verträge, Zahlungsbelege (GoBD Rz 62). Aber auch: Grundaufzeichnungen oder Buchungen können die Belegfunktion erfüllen. Beispiele: Zeiterfassung als Grundlage für eine Ausgangsrechnung Buchung einer Privatentnahme in der Finanzbuchführung hat Belegfunktion Datensätze eines Faktura-Systems 17

18 GoBD Inhalte - Begriffe der GoBD (nicht abschließend) Grund[buch] aufzeichnungs- (funktion) Grundaufzeichnungensind alle dauerhaft verkörperten Erklärungen über Geschäftsvorfälle in Schriftform oder auf Medien. (GoBD Rz 12) Beispiele:Kassenbucheinträge, Rechnungsein(aus)gangsbuch, Wichtig: Die Funktion der Grund(buch)-aufzeichnungen kann auf Dauer auch durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage erfüllt werden (GoBD Rz 46). Aber auch: Excel-Arbeitspapierfür die Rückstellungsberechnung, individuelle Anlagen zur Steuererklärung, Zeiterfassungsdaten für die Lohnabrechnung oder die Rechnungsschreibung Erfassung im Fahrtenbuch. 18

19 GoBD Inhalte, Begriffe der GoBD (nicht abschließend) Unveränderbarkeit? Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen(Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können(gobd Rz 108). 19

20 Digitalisierung - GoBD Zusammenhänge Trend zur Digitalisierung, ZUGFeRD, ersetzendes Scannen GoBD Ersetzendes Scannen Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen, Daten aus Vorsystemen und Stammdaten (Bare und Unbare Geschäftsvorfälle) Eingescannte Papierbelege Ein-und Ausgangsrechnungen als PDF Aufbewahrung eingescannter Belege und Vernichtung Papier-Belege Ein-und Ausgangsrechnungen als PDF mit XML- Rechnungsdaten-Daten PDF u./o. ZUGFeRD Wer erstellt schon ZUGFeRD-Rechnungen? 20

21 Archivierung (elektronisch) als Stolperstein für Unternehmen

22 Ziele des digitalen Langzeitarchivs: Sicherheit 22

23 Ziele des digitalen Langzeitarchivs: Sicherheit 23

24 Auslagerung der digitalen Archivierung: Vorsicht ist angebracht! 24

25 Gesetzliche Aufbewahrungspflichten Handelsrecht Steuerrecht Gesetzliche Schriftform Spezialregelungen Handelsgesetzbuch (HGB) Abgabenordnung (AO) Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) Medizin Buchführungspflicht Aufbewahrung Aufzeichnungen Aufbewahrung Gesetzliche Schriftform Öffentliche Verwaltung Zivilprozessordnung(ZPO) Umsatzsteuergesetz (UStG) Sozialgesetze Anforderungen an Rechnungen Beweiskraft Finanzdienstleister DATEV eg; alle 25

26 Aufbewahrungsfristen (gültige Rechtslage) Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe Buchungsbelege sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind 10 Jahre 6 Jahre 10 Jahre 6 Jahre Generell gilt:die Zehnjahresfrist beginnt mit dem 31. Dezember des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Rechnungserhalt per (z.b. Rechnung in Textform) führt dazu, dass auch die archiviert werden muss Thema: -Archivierung DATEV eg; alle 26

27 Ersetzendes Scannen

28 Ersetzendes Scannen von buchungsrelevanten Belegen Was ist Ersetzendes Scannen? Kann ich meine (Papier-)Belege nach dem Scannen vernichten? DATEV eg; alle 28

29 Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen Was ist Ersetzendes Scannen? Kann ich meine Belege nach dem Scannen wegwerfen? Empfehlung bisher: NEIN Empfehlung künftig: JA, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden werden 29

30 Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen Voraussetzung für die Vernichtung der Papierbelege Archivierungssoftware revisionssicheres Archivfür eine unveränderbare Speicherung der Belege, wie z. B. DATEV Unternehmen online Verfahrensdokumentation Prozesse vom Eingang des Papierbelegs über den Scanvorgang bis hin zur Vernichtung müssen dokumentiert sein 30

31 Rechtliche Hintergründe zum Ersetzende Scannen Aktuelle Rechtslage Handels- und Steuerrecht: Die Vernichtung von Papieroriginalen ist bei Buchungsbelegen und Handelsbriefen zulässig, sofern sie in digitalisierter Form in einem revisionssicheren Archiv aufbewahrt werden. Beweiskraft vor Gericht: Gescannte Dokumente unterliegen der freien richterlichen Beweiswürdigung und haben damit denselben Beweiswert wie nicht unterschriebene papierhafte Dokumente. Bei Dokumenten mit einer Originalunterschriftgeht beim Scannen die Eigenschaft der Urkunde verloren, weshalb hier eine Risiko-Abwägung stattfinden muss. Unterlagen, bei denen die gesetzliche Schriftformverlangt wird (z.b. notarielle Urkunden, Mietverträge mit über einem Jahr Laufzeit, Arbeitsverträge), sollten nicht ersetzend gescannt werden. Sonstige rechtliche Anforderungen können für einzelne Dokumente einschlägig sein und müssen im Einzelfall geprüft werden. 31

32 Zulässigkeit der digitalen Archivierung von Papierbelegen Original erforderlich? nein nein nein Besonders kritisches Dokument? Spezielle rechtliche Vorgaben? Revisionssicheres Archiv? nein ja ja ja ja Aufbewahrung im Original Abwägung des möglichen rechtlichen Risikos Prüfung der Vorgaben Digitale Archivierung ist zulässig 32

33 Was braucht man für ein revisionssicheres Archivsystem? 1. Geeignete Software DATEV Unternehmen online DATEV DMS classic pro 2. Unveränderbare Speicherung 3. Verfahrensdokumentation Mustervorlage der BStBK und DStV Arbeitshilfe der DATEV? Zertifizierung Möglich, aber optional und nicht bindend. Entscheidend sind die oberen Kriterien! DATEV eg; alle 33

34 Was ist eine Verfahrensdokumentation? Eine Verfahrensdokumentation ist eine Beschreibung der Prozesse, Arbeitsanweisungen und Kontrollen des Buchführungsprozesses. Sie soll die Nachvollziehbarkeit der digitalen Buchführung sicher stellen. 34

35 Was gehört in eine Verfahrensdokumentation? 1. Rahmendaten und Organisation a) Beschreibung des Unternehmens b) Umfang der Archivierung c) Beteiligte Personen 2. Rechtliche Grundlagen 3. Anforderungen und Kontrollziele 4. Allgemeiner Überblick über die Archivlösung 5. Darstellung der Prozesse und Kontrollen 6. Darstellung der technischen Ressourcen 7. Erfüllung der Ordnungsmäßigkeitsanforderungen 8. Verweis auf mitgeltende Unterlagen Arbeitsanweisungen, weitere Dokumentationen etc. 35

36 Agenda Grundlagen der elektronische Archivierung GoBD Ersetzendes Scannen Elektronische Rechnungsstellung Rechtliche Rahmenbedingungen ZUGFeRD Digitaler Belegaustausch (Buchführung Online) 36

37 Definition Rechnung und Definition erechnung Definition Rechnung: (UStG 14) Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Definition erechnung: (UStG 14) Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Übermittlungswege per (Bilddatei, Textdatei) D oder E- POSTBRIEF Computerfax/Faxserver Webdownload EDI (Datenaustausch) 37

38 Formelle Prüfung nach nach 14 (4) 14 UStG: (4) UStG: Eine Rechnung muss muss folgende folgende Angaben Angaben enthalten enthalten 1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, 2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, 4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer), die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung, 6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung ( 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, 8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und 9. in den Fällen des 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers 2 DATEV eg; alle 38

39 Rechtliche Anforderungen erechnungen

40 Sicherheitstechnische und rechtliche Anforderungen an eine elektronische Rechnung (ab 1. Juli 2011) Authentizität Echtheit der Herkunft Integrität Unversehrtheit des Inhalts Lesbarkeit Lesbarkeit der Rechnung eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers keine Veränderung der Daten gewährleistet durch innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad alternativ: QES oder EDI während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung 40

41 Relevante Prüfschritte eines Innerbetrieblichen Kontrollverfahrens Prüfung der Lesbarkeit der Rechnung Prüfung der Herkunft der Rechnung. Anhaltspunkt kann bspw. ein Abgleich der Absenderadresse mit der angegebenen Bankverbindung oder Steuernummer sein Prüfung auf doppelte Rechnung Prüfung, ob die Rechnung sachlich richtig ist, z.b. durch Abgleich der Rechnung mit Lieferund Leistungsnachweisen, Bestellungen, Verträgen oder Vereinbarungen Prüfung, ob die richtigen Leistungsmengen und die vereinbarten Preise in Rechnung gestellt wurden Prüfung, ob alle Angaben gem. 14 (4) UStG auf der Rechnung enthalten und korrekt sind Prüfung, ob die Rechnung rechnerisch richtig ist 41

42 erechnung Vorsteuerabzugsberechtigung Vorsteuerabzugsberechtigungist sicherzustellen über Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsangaben nach 14, 14a UStG sowie Besitz der Rechnung BMF-Schreiben (Juli 2012) Inhaltlich richtige Rechnung: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger rechtfertigt die Annahme, dass Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gegeben sind. Sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben, kommt dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren bzw. dem Übermittlungsvorgang selbst keine eigenständige Bedeutung mehr zu. 42

43 erechnung Aufbewahrung Archivierungspflichten sind unverändert: Aufbewahrung über 10 Jahre Anforderung an Aufbewahrung geregelt nach 14b UStG, 147 AO, GoBD(ehemals GoBS, GDPdU) Die Erfüllung ist nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Eine Verletzung kann als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden. 43

44 Praxisbeispiele erechnung

45 Praxisbeispiel: Webdownload und Signatur Vorgehen: Überprüfung der Signatur (QES) oder Innerbetriebliches Kontrollverfahren DATEV eg; alle 45

46 Beispiel für innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad Muster Serviceschein Muster Rechnung DATEV eg; alle 46

47 Eine erechnung zu erstellen ist bestimmt schwierig und passt nicht zu meinem Arbeitsablauf!? DATEV eg; alle 47

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51 ZUGFeRD

52 erechnungen in Europa/Deutschland: Formate heute und Ausblick 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % reine Strukturdaten EDI, XML elektronische Bilder PDF Hybrid PDF + XML Quelle: Billentis Marktstudie 2012 E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld DATEV eg; alle 52

53 ZUGFeRD Grundlagen FeRD FeRD: Forum elektronische Rechnung Deutschland Unabhängiger Mittler an der Schnittstelle von Ministerien, Verbänden und Unternehmen Ergebnis: einheitliches Rechnungsdatenformat Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. Eine nationale Plattform von Ministerien, Verbänden und Unternehmen, um Akzeptanz und die Verbreitung elektronischer Rechnungen in Deutschland zu schaffen. Aufgabe: Thema elektronische Rechnungen unter technischen, geschäftlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten aufzubereiten sowie geeignete Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektronischer Rechnungen vorzubereiten, zu koordinieren und umzusetzen. (XML-) Rechnungsdaten ZUGFeRD: Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland 53

54 ZUGFeRD Grundlagen ZUGFeRD ZUGFeRD Zentrale User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland (XML-) Rechnungsdaten einheitliches Rechnungsdatenformat Nutzen des ZUGFeRD-Datenmodells für Unternehmen: Versand und Empfang elektronischer Rechnung so einfach wie Papierrechnungen Austausch elektronischer Rechnungen für jeden Teilnehmer ohne vorherige Absprache Optionale Nutzung der strukturierten Daten Optimierte Prozesse beim Rechnungsempfänger mit strukturierten Daten Jede, auf dem ZUGFeRD-Datenmodell basierende, Rechnung muss eine vollständige, gültige Rechnung darstellen Branchenübergreifender Rechnungsstandard 54

55 ZUGFeRD Beispielrechnung im ZUGFeRD-Format PDF/A-3 PDF-Rechnung Integrierte XML-Datei 55

56 ZUGFeRD verknüpft die Vorteile einer elektronischen Rechnung um digitale Nutzdaten Nach außen ist die elektronische Rechnung eine normale PDF-Rechnung ergänzt um strukturierte Daten im XML- Format, und durch DATEV- Programme die automatisch einfach per eingelesen werden Mail kann. verschickt... Information: 56

57 Wie funktioniert s? Für Anwender Fragen Sie Ihre Lieferanten nach ZUGFeRD Rechnungen. Fragen Sie Ihre Softwarehersteller und Dienstleister, wann diese ZUGFeRD unterstützen. Für Softwarehersteller Holen Sie sich die Spezifikation aus dem Web ( Viele Tools (auch Open Source) stehen bereit 57

58 Umsetzung und Verbreitung von ZUGFeRD > Downloads der ZUGFeRD-Spezifikation > 80 aktive, benannten Unterstützer bei Software-Herstellern und Service-Provider Lösungen für Excel-Anwender(Bsp. CIB einvoice) Hersteller von ERP und Warenwirtschaftslösungen (Bsp. Sage, SAP, Hamburger Software, Scopevisio, DATEV, ), auch OpenSource (Bsp. Fakturama) und Add-Ons (Bsp. für Navision und Lexware) Dienstleister(Bsp. z-rechnung.de, ximantix, ecosio.at) Zunehmend mehr ZUGFeRD-Anwender in der Presse Öffentlich Verwaltung, Bsp. Bundesverwaltungsamt Konsumgüterindustrie, Bsp. Storck Großhandel, Bsp. Beck aus Nürnberg 58

59 Agenda Grundlagen der elektronische Archivierung GoBD Ersetzendes Scannen Elektronische Rechnungsstellung Rechtliche Rahmenbedingungen ZUGFeRD Digitaler Belegaustausch (Buchführung Online) 59

60 Digitalisierung Belegaustausch (Buchführung Online)

61 Beispiel für digitale Unternehmensprozesse Erkennen Sie diesen Pendelordner wieder? DATEV eg; alle 61

62 Wie erfolgt meistens der Belegablauf? für die Steuerkanzlei Schwachstellen unvollständige Informationen Zeitverzug zwischen Buchen und Geschäftsbetrieb logistischer Aufwand Ablage im Unternehmen DATEV eg; alle 62

63 Buchführung mit Zukunft digitaler Belegaustausch für die Steuerkanzlei Ihr Vorteil logistischer Aufwand entfällt Belege bleiben im Unternehmen kein Zeitverzug zwischen Buchen und Geschäftsbetrieb Ablage im Unternehmen aktuelle Auswertungen in Echtzeit ermöglichen aktuellen Überblick (Chance für Qualitätsbuchführung), da alle Infos enthalten sind und: die Belege sind revisionssicher für die Betriebsprüfung archiviert DATEV eg; alle 63

64 DATEV Unternehmen online DATEV-Cloud: Abbildung der kaufmännischen Prozesse DATEV Unternehmen online Auftragswesen Angebot, Auftragsbestätigung und online Lieferschein erstellen Rechnung erstellen Zahlungserinnerung erstellen Belegtransfer Belege digitalisieren Kassenbuch online Kassenbelege erfassen Ausgangsrechnungen archivieren und Lastschriften erstellen Belege online Eingangsrechnungen bearbeiten, sofort zahlen oder Zahlungen vorbereiten Kassenbelege archivieren Bank online Lastschriften einziehen Eingangsrechnung bezahlen Kontoumsätze prüfen und Belege (automatisch) zuordnen Kanzlei bucht und stellt Auswertungen in Unternehmen online bereit 64

65 Ansicht der Belege Online Belegbearbeitung DATEV eg; alle 65

66 Zahlungsverkehr mit ZUGFeRD-Format Kennung ZUGFeRD Wertekontrolle ZUGFeRD-Daten Daten direkt in Erfassungsfelder Bankverbindungsdaten aus DATEV eg; alle 66

67 Technische Voraussetzungen für die Cloud-Lösung Scanner Internet-Anschluss mit DSL-Geschwindigkeit Internet-Explorer DATEV midentity oder DATEV SmartCard und Kartenleser Rechnungswesen

68 Christine Thoma DATEV eg Telefon Internet 68