ELAK Elektronischer Akt in der steirischen Landesverwaltung

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1 ELAK Elektronischer Akt in der steirischen Landesverwaltung ELAK Roll-Out als Teil der Verwaltungsreform in der Steiermark Elisabeth Freiberger, Abteilung 1 Organisation und Informationstechnik 1

2 Verwaltungsreform Steiermark Reformfelder bis 2015 Regionaler Strukturplan Gesundheit Regionaler Bildungsplan Gemeindestrukturreform Verwaltungsreform Aufgabenkritik/Aufgabenreform Organisationsreform (Amt, BHs) Haushaltsreform Personalmaßnahmen 2

3 Verwaltungsreform Steiermark Ziele Etablierung einer wirkungs- und ergebnisorientierten Steuerung in der Steirischen Landesverwaltung Mittelsteuerung über Wirkungs- und Ergebnisorientierung und Dezentralisierung der Ressourcenverantwortung inkl. laufende Aufgabenkritik Prüfung und Umsetzung der Ergebnisse der Aufgabenkritik auf Basis der Zielvorgaben und Entscheidungen der Landesregierung Senkung der Vollzugskosten der Steirischen Landesverwaltung u.a. durch Stellenabbau Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation (Anpassungen an das veränderte Leistungsportfolio, die gegebene Personalausstattung und die neue Form der Mittelsteuerung) Optimierung des strategischen Personalmanagements 3

4 Aufgabenkritik/-reform Einsparungshypothese: -25% Ergebnis: 590 Veränderungsoptionen, Volumen: 1,2 Mrd. 4

5 Organisationsreform Reorganisation des Amtes Grundsätze Halbierung von Organisationseinheiten Max. 4 Ebenen: Abteilung (Fachabteilung) Referat Bereich Stärkung der Abteilungsebene Referate: direkte Führungsspanne von mind. 10 Personen Stabsstellen: nur mehr auf Abteilungsebene zulässig Bündeln der Systemleistungen auf Abteilungsebene: Haushaltsführung (Budgeterstellung, Budgetvollzug etc.), Controlling, Organisationsentwicklung, Personalmanagement, Personalverwaltung, Kanzleidienste, Beschaffung... 5

6 Bezirksfusionen 6

7 Bezirkszusammenführungen Effekte der Reorganisation von 16 auf 12 Bezirke: Reduktion der Leitungsfunktionen Reduktion der Personalausstattung durch Konzentration der Systemleistungen auf einen Standort: Leichterer Ausgleich von Spitzenlasten Bessere Vertretungsmöglichkeiten (Krankheit, Urlaub) Bereinigen von Mischverwendungen Reduktion der Raumkosten und der Sachmittel (etwa ¼ der Gesamtkosten) Aufrechterhaltung bzw. Optimierung des Bürgerservices 7

8 ELAK und Verwaltungsreform Warum investiert das Land Steiermark in dieser Phase der Verwaltungsreform in den Elektronischen Akt? 8

9 ELAK Rollout-Ziele Implementierung des ELAK als das führende Aktenverwaltungssystem (Ablöse des bisherigen Aktenverfolgungssystems) Vollausstattung der IT-Arbeitsplätze, die in Aktenbearbeitung eingebunden sind (Re)organisation des Kanzleiwesens Unterstützung der Aufgabenreform (Vollzugskritik): Optimierung der wesentlichsten ELAK-unterstützten Prozesse Implementierung durchgängig elektronischer Prozesse ohne Medienbrüche Unterstützung der Organisationsreform: Veränderung der Arbeitskultur Optimierte Zusammenarbeit in großen/dislozierten Einheiten 9

10 Projekteckdaten Umsetzungszeitraum: 2013 bis 2015 Gesamte Landesverwaltung: Amt der Landesregierung, Bezirkshauptmannschaften, Landesverwaltungsgericht, ABB Ausstattungsumfang: Rund 3000 IT-Arbeitsplätze (von rund in Frage kommenden IT-Arbeitsplätzen) Ausgangslage: 700 ELAK-Arbeitsplätze in drei Abteilungen und ERS (elektronische Regierungssitzung) 150 Fachanwendungen 10 an die bisherige Aktenverfolgung direkt angedockte Fachanwendungen Datensätze in der bisherigen Aktenverfolgung: 2,71 Mio. Akten 16,94 Mio. Aktenstücke Beilagen (Dokumente) 10

11 Projektarbeitspakete 0. Projektplanung 1. Projektmanagement 2. Projektkommunikation 3. Ablauforganisation und Prozessoptimierung 4. Altdaten-Überleitung 5. Organisationsrecht und Kanzleiordnung 6. Technik und Infrastruktur 7. Vergabe und Beschaffung 8. Schulungen 9. Support und Qualitätssicherung 10. Langzeitarchivierung 11. Vorbereitung der Einzelprojekte in den Dienststellen 11

12 Technisches Umfeld für den ELAK Berührungspunkte / Schnittstellen Formular Server BOA/STERZ Posteingang EXCHANGE Server aktenrelevant FIS 1 SAP HR FIS 2 SAP FI FIS n ZMR (duale) Zustellung 12

13 Erfolgskritische Faktoren Nutzengenerierung vs. Zeitdruck (Re)Organisation des Kanzleiwesens (inkl. Personalplanung) Aufbau von Knowhow in den Dienststellen (Poweruser, ELAK- Verantwortliche) - Schulungen und professioneller Support in der Umsetzung Zentrale Dienststellen als Gestalter von Systemleistungsprozessen (z.b. Personalverwaltung, Beschaffung) mit Vorbildwirkung Führungskräfte als Promotoren Veränderung der Arbeitsweise Korrekte (nicht überzogene, nachvollziehbare) Aktenführung Support von Systemleistungen wie zb Realisierung des vollelektronischen Rechnungslaufes Technische Schnittstellen optimieren 13

14 Projektfahrplan Projektvorbereitung Projektumsetzung und erste Einzelprojekte in OEs Einzelprojekte in den Organisationseinheiten 3./4.Q bis 3.Q /4.Q bis 4.Q 2015 Überwiegend A1 (ORG IT) - intern ELAK Projektteam Einzelprojektteams Support u. Koordination ELAK PT DST-Einzelprojekte - jeweils eigenes Projektteam 14