Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung 1

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1 Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung 1

2 Prozesssicherheit und Prozessoptimierung in der Dokumentenarchivierung

3 Markus Oman BERATUNGSSCHWERPUNKTE Ordnungsmäßigkeit von Systemen (erechnung, earchiv, WorkFlow, esignatur) Rechnungswesennahe Prozesse und IT-Systeme, GRC Managementberatung, Informationsmanagement Sanierung, Produktivitätsoptimierung, Geschäftsprozessmanagement Forensic (Aufdeckung und Vorbeugung wirtschaftskrimineller Handlungen) Mag. Ing. Markus Oman, SBH, CSE Allgemein beeideter und gerichtlich zertifizierter Sachverständiger Tel. +43 (699) BERUFLICHER WERDEGANG O.P.P. Beratung (gegründet 2002), Geschäftsführender Gesellschafter Deloitte Linz & Wien, Geschäftsführer KPMG Alpen-Treuhand GmbH, Linz, Prokurist und Leitender Senior Manager HNC Consulting GmbH (IDS-Scheer), Linz, Leiter Consulting & Training Czipin & Proudfoot Produktivitätsberatung GmbH, Senior Berater AUSBILDUNG Studium der Betriebswirtschaftslehre an der Universität Linz Allgemein beeideter und gerichtlich zertifizierter Sachverständiger für das Fachgebiet der Betriebsberatung Wirtschaftstreuhänder (SBH - Selbständiger Buchhalter) CSE - CERTIFIED SUPERVISORY EXPERT, ist eine Zertifizierung von speziell für Aufsichtsräte und Stiftungsvorstände relevanten Erfahrungen, Kenntnissen und Fähigkeiten Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung 3

4 Der O.P.P. Ansatz Zum Nutzen unserer Kunden optimieren wir die Verbindung von Betriebswirtschaft, Recht und IT. Technologie Recht Betriebswirtschaft Es ist nicht nur wichtig zu verstehen, dass diese drei Dimensionen ineinandergreifen, sondern vor allem diese Disziplinen zu beherrschen! Die jeweilige Sprache zu sprechen, als Integrator, Übersetzer und Vermittler zu fungieren. Die Umsetzung der jeweiligen Gesamtanforderung, durch exzellente Leistungen und engmaschige Netzwerke sicher zu stellen. Nur dann entstehen effiziente, ordnungsgemäße und hochwertige Lösungen! Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung 4

5 Leistungen der O.P.P. earchiv & Work Flow Einsparungen & Ordnungsmäßigkeit, durch konsequente Prozessoptimierung von earchiven & Work Flow Systemen Dienstleistung: Einführungsberatung, Gutachten, Testate, Zertifizierungen Schulung: Vorträge und Firmenseminare ebilling Die modernste und günstigste Art der Rechnungsabwicklung. Dienstleistung: Einführungsberatung, Gutachten, Testate, Zertifizierungen Schulung: Vorträge und Firmenseminare IT-Recht IT und Recht sind sehr eng verknüpft. Die neue Disziplin IT-Recht, wir beherrschen sie perfekt! Digitale Signatur Datenschutzgesetz Enduservereinbarungen Dienstleistung: Einführungsberatung, Gutachten, Testate, Zertifizierungen Schulung: Vorträge und Firmenseminare Weiter Details unter: Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung 5

6 Nutzen der Archivierung Betriebswirtschaft Typische Fragenstellungen heutige Themen Betriebswirtschaftlicher Mehrwert? Gesetzliche Vorgaben? Was archivieren, und wie? Darf man Papier entsorgen? Gelten ausländische Testate und Zertifizierungen? Gesetzliche & rechtliche Rahmenbedingungen im Bereich Archivierung Verknüpfung der Vergangenheit mit der Zukunft Künftige DMS Lösungen Archiv-Altbestände Lösung: Hybride Modelle Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung 6

7 Gesetzliche Normen Betriebswirtschaft Gesetzliche Normen Bundesabgabenordnung (BAO) Betrugsbekämpfungsgesetz 2009 Unternehmensgesetzbuch (UGB) Unternehmensrechts-Änderungsgesetz 2008 ( Euro-SOX ) Fachgutachten zur Ordnungsmäßigkeit von EDV-Buchführungen (KFS/DV1) Fachgutachten DV2 Verbandsverantwortlichkeitsgesetz GmbH-Gesetz, Aktiengesetz Datenschutzgesetz Signaturgesetz und EU Signaturrichtlinie Fälschlicher Einsatz von in Österreich nicht gültigen Normen wie z.b. GDPDU und GOBS Zu erfüllende Anforderungen Einführung bzw. Anpassung des Internen Kontrollsystems (IKS) Aufbewahrungspflicht 7 Jahre, zb in D mind. 10 Jahre Gebäude mind. 12 Jahre Revisionssicheres Archiv vollständig, geordnet, inhaltsgleich urschriftgetreu nachvollziehbar (einschl. Versionierung) elektronisch auswertbar in angemessener Zeit zur Verfügung stellen können Digitale Signaturen und erechnungen Amtssignatur für Behörden Testate zum gesetzeskonformen Einsatz Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung 7

8 Gesetzliche Normen Betriebswirtschaft Nachvollziehbarkeit Inhaltsgleiche Wiedergabe: Bezieht sich ausschließlich auf den Inhalt der Dokumente. Beispiel: Daten- und Formularinformationen sind in Anwendungen getrennt Urschriftsgetreue Wiedergabe: alle Merkmale, die Beweiskraft haben, müssen erhalten bleiben; gilt für Dokumente, die originär auf Papier erstellt worden sind; Aufbewahrungspflicht; Vorlage von Unterlagen auf Datenträgern Zu Beachten: Prüfung des IKS, Going Concern, Dateiformate mit dynamischen Inhalten, Ausdruck von erechnung, GOB Datenschutzgesetz Grundrecht auf Datenschutz: 1 DSG: Jeder hat Anspruch auf Achtung des Privat- und Familienlebens u. Anspruch auf Geheimhaltung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten Risiko: Rechte der Betroffenen nach DSG Datensicherheitsmaßnahmen ( 14) Auskunftsrecht ( 26) Recht auf Richtigstellung / Löschung ( 27) Widerspruchsrecht ( 28) Novellierung per des DSG Können diese Anforderungen mit Ihren Unternehmensprozessen erfüllt werden? Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung 8

9 Gesetzliche Rahmenbedingungen Auszüge UGB 189: Buchführungspflicht Abs1:...Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Abs2:...Werden die Daten auf elektronischem Weg übertragen, so muss die Lesbarkeit in geeigneter Form gesichert sein. 190: Führung der Handelsbücher Abs3: Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. 212: Aufbewahrungspflicht; 216: Vorlage von Unterlagen auf Datenträgern 82 AktG bzw 22 Abs 1 GmbHG Vorstand/GF haben dafür zu sorgen, dass ein Rechnungswesen und ein Internes Kontrollsystem geführt werden, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. 9

10 Gesetzliche Rahmenbedingungen Jahresabschlussprüfung 273 Abs 2 UGB: Redepflicht Stellt der Abschlussprüfer bei Wahrnehmung seiner Aufgaben Tatsachen fest, die den Bestand eines geprüften Unternehmens gefährden oder seine Entwicklung wesentlich beeinträchtigen können..., so hat er darüber unverzüglich zu berichten. Fachgutachten KFS DV1 (neu seit 2011) und DV2 des Fachsenates für Datenverarbeitung des Instituts für Betriebswirtschaft, Steuerrecht und Organisation der Kammer der Wirtschaftstreuhänder ( Die Ordnungsmäßigkeit von EDV-Buchführungen" und Abschlussprüfung bei Einsatz von Informationstechnologie ) Internationale Gutachten ISA 315 (Identifyng and assessing the risks of material misstatements through understanding the entity and its environment) und ISA 330 (Tests of control and substantive procedures definitions), ISA 400 (Risk Assessments and Internal Control) und ISA 401 (Auditing in a Computer Information Systems Environment) 10 Stand Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung

11 Außenprüfung 147 BAO Prüfungsauftrag an die BP durch Bei jedem, der zur Führung von Büchern oder von Aufzeichnungen oder zur Zahlung gegen Verrechnung mit der Abgabenbehörde verpflichtet ist, kann die Abgabenbehörde jederzeit alle für die Erhebung von Abgaben bedeutsamen tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse prüfen (Außenprüfung). 11

12 Formvorschriften 131 BAO Absatz 1 (wo: In- u. Ausland) Sachverständiger Dritter Nachverfolgen einzelner Geschäftsfälle Absatz 1 Z. 1-4 & 6 (wie) 1 lebende Sprache 2 nach Zeitfolge geordnete Eintragung 3 Bezug zu Geschäftsfällen und G-Freunden 4 fortlaufenden Nummerierungen 6 Schreibmittel Sicherheit der Eintragung Absatz 1 Z. 5 Belegprinzip 12

13 Formvorschriften 131 BAO 131 Abs. 1 Z 6: Werden Datenträger verwendet, sollen Eintragungen oder Aufzeichnungen nicht in einer Weise verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist. Überprüfung der vollständigen, richtigen und lückenlosen Erfassung aller Geschäftsvorfälle und nachträglicher Änderungen durch Protokollierung der Datenerfassung u. nachträglicher Änderungen 13

14 Formvorschriften 131 BAO 131 Abs. 2 BAO: bei maschineller Verarbeitung... analog Abs. 1 sollen Summenbildungen nachvollziehbar sein. Spezialbestimmung: 131 Abs. 3 BAO Zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen können Datenträger verwendet werden, wenn inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe gewährleistet ist, innerhalb Aufbewahrungsfrist vollständige und richtige Erfassung UND Wiedergabe aller GF durch entsprechende Einrichtungen gesichert ist, Hilfsmittel zur Lesbarmachung auf Kosten des Unternehmers bereitgestellt werden, soweit erforderlich dauerhafte Wiedergaben beigebracht werden 14

15 Aufbewahrung 132 BAO Abs. 1: Aufbewahrungsverpflichtung für Bücher, Aufzeichnungen und dazugehörige Belege Abs. 2: Aufbewahrung von Belegen, Geschäftspapieren und sonstigen Unterlagen auf Datenträger möglich Abs. 3: dauerhafte Wiedergaben, auf Datenträger zur Verfügung zu stellen 131 Abs. 3 u. 132 Abs. 3 BAO: Seit 1999 zentrale Aussage für Bereitstellung von Daten: Werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, so sind diese auf Datenträger zur Verfügung zu stellen. 15

16 886 ABGB Unterschriftlichkeit Beweiskraft aber Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung 16

17 Unterschriftlichkeit versus Effizienz aber nicht alles was eine Unterschrift trägt, benötigt auch eine solche bewerte das Restrisiko Beweiswürdigung Finanziell Rechtlich (Gesetz, Verordnung, etc.) Parteiwille Ist das Restrisiko vertretbar, kann auch das unterschriebene Original vernichtet werden Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung 17

18 Verknüpfung der Vergangenheit mit der Zukunft Hybride Modelle Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung 18

19 Zukunft: Ordnungsgemäßer Post / Rechnungseingang Ziel ist es, nahezu alle Originalschriftstücke in Papier einzuscannen, damit diese nur noch elektronisch weiter bearbeitet und archiviert werden. Diese Dokumente müssen, um insbesondere im Verfahren vor Gerichten und Behörden als Beweisurkunden (in ausgedruckter Form) anerkannt zu werden, v. a. authentisch (d. h. vollständig mit dem Papieroriginal übereinstimmend), vollständig (d. h. keine fehlenden Seiten bzw. Textpassagen) und jederzeit im elektronischen System auffindbar sein Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung 19

20 10 Goldenen Regeln zur elektronischen Archivierung Betriebswirtschaft 1. Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden können. 2. Es darf kein Dokument auf dem Weg in das Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen. 3. Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken und Retrievalprozessen wieder auffindbar sein. 4. Es muss genau das Dokument bzw. File wieder gefunden werden, das gesucht worden ist (zu beachten ist: dies ist auch ein organisatorisches Thema). 5. Kein Dokument darf während seiner definierten Lebenszeit zerstört werden können. 6. Jedes Dokument muss in genau der gleichen (gewünschten) Form, wie es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können. 7. Jedes Dokument muss zeitnah wieder gefunden werden können. 8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist. 9. Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten, etc. ohne Informations- und Revisionssicherheitsverlust möglich ist. 10. Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen, sowie die betrieblichen Vorgaben aller Anwender hinsichtlich Datensicherheit, Datenschutz und aller sonstigen relevanten Normen über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung 20

21 Automatisierter Ablauf Betriebswirtschaft Ergebnis Ergebnis Ergebnis Ergebnis Ergebnis Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung 21

22 Archivierung gescannter Papierrechnungen Betriebswirtschaft gescannte Rechnung Wormfähiges Speichermedium (unlöschbar) Einlangen der Papierrechnung Scannen Im System verarbeiten Ablage auf NICHT-wiederbeschreibbarem Speichermedium Papierrechnung im Unternehmen vorhanden Papierrechnung im Unternehmen vorhanden Papierrechnung im Unternehmen vorhanden Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung 22 Papierrechnung kann vernichtet werden

23 Archivierung gescannter Papierrechnungen Umsatzsteuerrichtlinien RZ 1559 und einer Information des BMF aus dem Jahr 2005 Information des BMF (Steuer- und Zollkoordination, Fachbereich Umsatzsteuer) aus dem Jahr Speicherung und Archivierung von Eingangsrechnungen - INFO/0002-FB USt/05-9. Februar 2005: Sachverhalt: Nach den Umsatzsteuerrichtlinien 2000 Rz 1559 kann der Beweis, dass dem Unternehmer eine Rechnung zugegangen ist, auch durch mikroverfilmte Rechnungen erbracht werden. Weiters gilt dasselbe für die optischen Speicherplatten, wenn die mittels Scanner erfassten und urschriftgetreu auf der optischen Speicherplatte gespeicherten Rechnungen nicht mehr verändert werden können. In der Praxis werden die Eingangsrechnungen meist bei Einlangen eingescannt und dann auf der Festplatte zwischengespeichert und erst später auf den oben angeführten Medien archiviert Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung 23

24 Archivierung gescannter Papierrechnungen Fragestellung: Wann können die Originalrechnungen vernichtet werden? Bereits ab der Zwischenspeicherung oder erst wenn sie auf die Archivierungsmedien übertragen werden? Ist eine Speicherung der Daten und Archivierung auf wiederbeschreibbaren Medien (auch im Bereich der Umsatzsteuer) zulässig? Der bundesweite Fachbereich Umsatzsteuer vertritt die in den Umsatzsteuerrichtlinien 2000 Rz 1559 zum Ausdruck kommende Rechtsansicht, dass den umsatzsteuerrechtlichen Erfordernissen der Aufbewahrung von Originalrechnungen nur dann Genüge getan ist, wenn die Rechnungen auf solchen EDV Trägern gespeichert werden, die nicht mehr verändert werden können. Lediglich Abschriften und Durchschriften können auch auf wiederbeschreibbaren Datenträgern gespeichert werden. Die Originalbelege dürfen erst dann vernichtet werden, wenn sie auf die nicht überschreibbaren Archivierungsmedien übertragen worden sind. Die original Papierrechnung darf also vernichtet werden, jedoch erst wenn das vom Original gescannte Abbild (inhaltsgleich, voll leserlich und ausdruckbar) auf einem wormfähigen Medium unlöschbar gespeichert ist, wie in obiger Grafik verdeutlicht Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung 24

25 scannen Papierverwaltung Fachapplikation zb FIBU buchen <?xml?> PDF xml erzeugt PDF/A ohne Leerseiten capturing <?xml?> <?xml?> + + Datenstrom zuordnen ER bearbeiten / kontrollieren ERP Adapter n ite e s r e L it m LINK zu Store ablegen PDF earchiv xml PDF n ite e r s e L it m Metadaten <?xml?> xml Storage xml xml xml PDF PDF PDF n ite e r s e L it m n ite e r s e L it m n ite e r s e L it m Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung 25

26 Thema: bisherige Archivbestände Häufige Ist-Situation Große physische Altbestände Häufig unstrukturiert - Archivbestand ist nicht klar (Thema Revisionssicherheit) Lagerung auf teuren Eigenflächen Zugriffsrechte und Möglichkeiten sind nicht eindeutig geregelt Vernichtungsstatus ist unklar bzw. nicht eindeutig geregelt Lösung für die Zukunft: Vollständige Digitalisierung macht keinen Sinn Hohe Initialkosten Teilbestände werden dennoch physisch benötigt = Professionelles Archivoutsourcing Sichere Lagerung Indexierung der Dokumente professionelle Zugriffskonzepte Revisionssicheres Verwaltungs- / Archivsystem (Dokumentation aller Bestände, Zugriffe, Vernichtungen etc.) Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung 26

27 Hybride Modelle Wie kann der physische Altbestand mit dem digitalen Dokument zu einer Lösung verknüpft werden? Scannen von Dokumenten aus dem physischen Archiv heraus in den digitalen Workflow Lediglich die Dokumente der Altbestände werden gescannt, die auch benötigt und abgefragt werden = Kosteneffizientestes Modell Günstigstes Modell für die Altbestände (durch physische Lagerung) Bei Bedarf werden physische Altbestände mit den digitalisierten Neubeständen in der digitalen Plattform zusammengeführt Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung 27

28 Technische Koordination Sicherstellung der Anforderungen und der ordnungsgemäßen Dokumentation Nutzen Sicherstellung IT-steuerlicher & IT-rechtlicher Anforderungen (BAO, DSG, UGB) Koordination mit WP, RA & Behörden Einbringung des langjährigen Know How s im Bereich: Rechnungslegung, earchive, Prozesse, Ordnungsmäßigkeit & als gerichtlicher beeideter Sachverständiger Effizienzsteigerung Rechtssicherheit Optimierter Prozess Betriebswirtschaft Richtige Systemauswahl & Einführungsbegleitung Vorbereitung auf die Notwendigkeiten eines Prüfgutachtens (gesamte Dokumentation) Optional: Gutachten zur Ordnungsmäßigkeit Input zu den Prozessen Kosten / Nutzen Maximierung Anbieterverhandlungen Budget Kontrolle Planung Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung 28

29 Markus Oman BERATUNGSSCHWERPUNKTE Ordnungsmäßigkeit von Systemen (erechnung, earchiv, WorkFlow, esignatur) Rechnungswesennahe Prozesse und IT-Systeme, GRC Managementberatung, Informationsmanagement Sanierung, Produktivitätsoptimierung, Geschäftsprozessmanagement Forensic (Aufdeckung und Vorbeugung wirtschaftskrimineller Handlungen) Mag. Ing. Markus Oman, SBH, CSE Allgemein beeideter und gerichtlich zertifizierter Sachverständiger Tel. +43 (699) BERUFLICHER WERDEGANG O.P.P. Beratungs KG (gegründet 2002), Geschäftsführender Gesellschafter Deloitte Linz & Wien, Geschäftsführer KPMG Alpen-Treuhand GmbH, Linz, Prokurist und Leitender Senior Manager HNC Consulting GmbH (IDS-Scheer), Linz, Leiter Consulting & Training Czipin & Proudfoot Produktivitätsberatung GmbH, Senior Berater AUSBILDUNG Studium der Betriebswirtschaftslehre an der Universität Linz Allgemein beeideter und gerichtlich zertifizierter Sachverständiger für das Fachgebiet der Betriebsberatung Selbständiger Buchhalter (SBH) Alle Rechte vorbehalten O.P.P. - Beratung 29