Elektronische Beschaffung

Transkript

1 Elektronische Beschaffung Im Mietmodell am Beispiel des Saarpfalz-Kreises Homburg, Homburg

2 Agenda Der Saarpfalz-Kreis im Saarland Städte und Gemeinden im Kreisgebiet Verwaltungsgliederung Zahlen aus dem Haushaltsjahr 2009 Beschaffung ohne eprocurement Standardprozess einer Beschaffung Prozesszeiten Projektziel Warum ASP-/ Miet-Modell? Ab Oktober 2003 Elektronischer Einkaufsprozess Ist-Analyse der Prozesszeiten Wie hoch sind die Einsparungen? Standardisierung Teilnehmer auf Kreisebene Zahlen und Daten Ein Modell für den ego-saar Medienbruchfreier Einkauf

3 Der Saarpfalz-Kreis im Saarland

4 Städte und Gemeinden im Kreisgebiet Die Kreisverwaltung mit Sitz in Homburg

5 Verwaltungsgliederung Organigramm 2010 (Konsensmodell) Zur Zeit in der Umsetzung Organisation Personal Controlling Pressestelle Veranstaltungen Partnerschaften Zentrale Steuerung Landrat Rechn. Prüfungsamt Gleichstellungsstelle Fachbereich Gesundheit/ Soziales Fachbereich Umwelt, Bauen, Bildung Fachbereich Finanzen, Rechts-, u. Ordnungsangelegenh. it Gesundheitsamt Soziale Sicherung, Unterhalt, Ausbildungsförderung Jugendamt, Psychol. Beratung, Schulpsychologe Umwelt- und Energiemanagement, Deponiewesen Entwickl. ländl. Raum, Planung, Bauen, Schulen / KVHS, Pro Ehrenamt Landwirtschaft, Obst- und Gartenbau Landschaftspflege Finanzverwaltung, Kasse / Vollstreckung Rechtsangelegenheiten, Wahlen, Kreispolizei, Bauaufsicht Kreisrechtsausschuss Straßenverkehr- und Ordnungswidrigkeiten AQUIS - Projekte K020/Ge/pede.

6 Zahlen aus dem Haushaltsjahr 2009 Ergebnishaushalt Erträge Ergebnishaushalt Aufwendungen Hauptproduktbereich Soziales und Jugend Aufwendungen für Schulen Mitarbeiter 28 Abteilungen Einkaufsvolumen über 2 Mio. VOL + frei Beschaffungen 21 Schulen Einkaufsvolumen VOB und Gebäudeunterhaltung über 7,5 Mio.

7 Beschaffung ohne eprocurement Bis 2003 organisierte Bestellungen nur in Teilbereichen Materiallager für C-Artikel Personalkosten / Bereitstellung von Infrastruktur Kapitalbindung Jahresbedarf über Ausschreibungen Unvollständig ausgefüllte Bestellformulare Großer Anteil von Einzelbestellungen hoher Aufwand Hohe Lieferantenzahl jede Abteilung bestellt für ihr Projekt Bestellungen außerhalb vorgegebener Richtlinien jeder kann einkaufen Geringe Transparenz Warenstatus nicht nachvollziehbar Lange Durchlaufzeiten vom Bedarf bis zur Lieferung hohe Prozesskosten bei C-Artikel Beschaffungskosten übersteigen die Produktkosten um ein mehrfaches

8 Standardprozess einer Beschaffung Bedarf feststellen Anforderung ausfüllen Abzeichnen durch Vorgesetzten Erwartungs-Kopie aufheben Weitergabe an Beschaffung Prüfung durch Beschaffung evtl. Rückfrage an Besteller Lieferant + Artikelnummer nachschlagen Anforderung erfassen Lieferanten anfragen Bestellung an Lieferanten Ablage der Anford. und Bestellung Auftragsbestätigung des Lieferanten Lieferung geht im Wareneingang ein Prüfung der Lieferung durch Wareneingang Prüfung Lieferschein durch Wareneingang Prüfung Lieferschein + Ware durch Besteller Rechnung geht an Rechnungswesen Prüfung durch Rechnungswesen Weiterleitung der Rechnung an Besteller Prüfung/Freigabe Rechnung durch Besteller Erfassung Rechnung im Buchungssystem Zahlung der Rechnung Ablage der Rechnung

9 Prozesszeiten, Erhebung - Saarpfalz-Kreis 2003 Ausgabe Materialanf.Scheine Bedarfsidentifikation 5 Genehmigung 2 Abgabe bei Beschaffungsstelle 3 Überprüfung der Daten/ Freigabe 4 Bereitstellung des vorh. Mat. 8 Ermittlung Mindermengen 6 Materialausgabe an MA 5 Bestellungen bei Lieferanten 3 Wareneingangskontrolle 7 Ausliefern der Rückstände 3 Sichten der Eingangsrechnungen 2 Liefer- und Bestellscheine zusort. 2 Kontieren der Eingangsrechnung 2 Buchung der Rechnung im MPS 3 Ausdruck des MPS-Belegs 1 Anordnungsgenehmigung 3 Überweisung durch Finanzverwaltung 2 Ablage der Rechnungskopie 2 Mahnungsbearbeitung 2 Verteilung der Gesamtkosten am Jahresende Gesamtdauer in Minuten: 66

10 Projektziel Abbildung der Organisationsstruktur der Verwaltung Stammdatenpflege via Admintool (User, Genehmigung, Adressen ) Aufbau eigener Inhaltsverzeichnisse für Warengruppen Userbasiertes Login inkl. Passwortverwaltung Budgetverwaltung Statusverfolgung von Bestellungen Speicherbare Vorlagen Ziel: eine durchgängige internetgestützte Beschaffung von C-Materialien via Katalogsystem

11 Warum ASP- / Miet-Modell? Modell? Application Service Providing oder Onsite-Lösung als Server-Installation beim Auftraggeber Gründe die für das ASP-Modell sprechen: Zentrale Nutzung des Beschaffungssystems prego.buyer + Dezentraler Einsatz bei der Kreisverwaltung / Kooperationsmodell Implementierung der Software im Rechenzentrum der prego services Einspielung aller neuen Versionen, Releases und Upgrades Betrieb der Hardware und Sicherstellung der Lauffähigkeit System- und Hardwarewartung sowie Systemüberwachung Datensicherung und Lagerung inkl. Stromversorgung, Brandschutz etc. Gesicherter Datenschutzraum Bereitschaftsdienst 7x24x365 und Systemverfügbarkeit von 99,5%

12 Ab Oktober 2003 Dezentrale Bestellung und zentrale Beschaffung Produkt- und Kosteninformationen am Arbeitsplatz Elektronische Genehmigungsverfahren im Workflow zur Transparenz des Beschaffungsvorgangs Verkürzung der Bestell- und Durchlaufzeiten Reduzierung von Fehlmengen und Lagerbeständen Einsparung von Personal- und Lagerkapazitäten Entlastung der Beschaffungsstelle im operativen Bereich Abteilungsbelieferung Just in Time an den Point of Use

13 Bedarf feststellen in der Abteilung Elektronischer Einkaufsprozess Anforderung ausfüllen durch Bestellberechtigter Abzeichnen durch Vorgesetzten elektronisch Workflow Erwartungs-Kopie aufheben Weitergabe an Beschaffung Prüfung durch Beschaffung evtl. Rückfrage an Besteller Lieferant + Artikelnummer nachschlagen Freigabe durch Hauptamt Anforderung erfassen Lieferanten anfragen Bestellung an Lieferanten Ablage der Anford. und Bestellung elektronisch generiert Auftragsbestätigung des Lieferanten Lieferung geht im Wareneingang ein Prüfung der Lieferung durch Wareneingang Prüfung Lieferschein durch Wareneingang Prüfung - Lieferschein + Ware durch Besteller Rechnung geht an Rechnungswesen Prüfung durch Rechnungswesen Weiterleitung der Rechnung an Besteller Wareneingang in Abteilung Hauptamt Prüfung / Freigabe der Rechnung Erfassung Rechnung im Buchungssystem Zahlung der Rechnung Ablage der Rechnung Monatsrechnung dezentral / zentral Freigabe durch Kasse Elektronische Rechnung

14 Ist-Analyse der Prozesszeiten, Erhebung - Saarpfalz-Kreis 2003 Ausgabe Materialanf.Scheine Bedarfsidentifikation 5 5 Genehmigung 2 1 Abgabe bei Beschaffungsstelle 3 Überprüfung der Daten/ Freigabe 4 2 Bereitstellung des vorh. Mat. 8 Ermittlung Mindermengen 6 Materialausgabe an MA 5 Bestellungen bei Lieferanten 3 Wareneingangskontrolle 7 5 Ausliefern der Rückstände 3 Sichten der Eingangsrechnungen 2 2 Liefer- und Bestellscheine zusort. 2 Kontieren der Eingangsrechnung 2 2 Buchung der Rechnung im MPS 3 1 Ausdruck des MPS-Belegs 1 1 Anordnungsgenehmigung 3 1 Überweisung durch Finanzverwaltung 2 2 Ablage der Rechnungskopie 2 1 Mahnungsbearbeitung 2 Verteilung der Gesamtkosten am Jahresende 1 Gesamtdauer in Minuten: 66 23

15 eine häufig gestellte Frage bei elektronischen Beschaffungssystemen Wie hoch sind die Einsparungen? Informationen aus dem Saarpfalz-Kreis: - Zeit - aus 14 Tagen wurden 2 Tage - Sachkosten - ca Personalkosten ca Haushaltsansätze gesenkt ca. 25 % Zusatzfunktionen und Zusatznutzen - Kennzahlen, Standards, Workflow Rollen/Rechte - Einkaufsgemeinschaften Strategischer Einkauf erfordert tiefgreifende Veränderungen Überwindung interner und externer Widerstände Koordination, Dokumentation, Kataloge, Rahmenverträge Einsparungen lt. Statistik beim Preis/Verwaltung ca. 10 % bei den Produkten ca. 25 % bei den Prozesskosten

16 Standardisierung Bündelungseffekte Standard bei auszuschreibenden Produkten und Dienstleistungen Zusammenführung gleichartiger Vorgänge einheitliche Formulare und gleichartiger Formularaufbau intern und extern Vermeidung von rechtlichen Fehlern bei der Vorgangsbearbeitung Kostenvorteile Ersparnis bei den Verwaltungskosten, wie z. Bsp. Porto, Papier etc. Bedarfsmeldung aus ebeschaffung medienbruchfrei in evergabe Durch Rahmenverträge Zeitersparnis automatisierter Prozessablauf Routinetätigkeiten werden gestrafft Transparenz Informationen für Bestellberechtigte Produktverantwortliche werden eingebunden Automatische Einbindung der Rechnungsprüfung Analyse von Vorgängen im Rahmen des Controlling

17 Teilnehmer auf Kreisebene Rettungszweckverband & Rettungsdienstlogistik Hauptvertrag beim Saarpfalz-Kreis Zweckverband Saarpfalz-Touristik 28 Abteilungen Administration beim Hauptamt über 240 User AQUIS - ggmbh 18 Schulen Stiftung Europäischer Kulturpark Reinheim-Bliesbrück 2 Gemeinden ASP-Modell PC + Internet

18 / 2004 Inventurbestand Haushaltsansatz 4000 um 20 % gesenkt Zahlen und Daten Gesamtsystemumsatz Systemkosten 2005 Haushaltsansatz um 5 % gesenkt 2000 ca ab Personalreduzierung Person Anzahl der Warenkörbe 4.Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q Q 2009 Umsatz je Warenkorb

19 Medienbruchfreie Beschaffung: ebeschaffung eeinkauf Katalogsystem prego.buyer+ evergabe prego.vergabe public erechnungslegung Die Lösung ist bereits am Markt: Die prego services GmbH, Saarbrücken vereint im ASP-Betrieb die Produkte der Multa Medio AG, sowie die der AI-AG aus Würzburg

20 Ein Modell für f r den ego-saar? Lissabon-Strategie 2000 Verwaltungsmodernisierung transparent, effizient, wirtschaftlich egovernmentpakt des Saarlandes Gründung des ZW ego-saar im Mai 2004 / 63 Mitgliedsverwaltungen Kooperation auf Kreisebene der Landkreis für die kreisangehörigen Gemeinden Kooperation auf Landesebene der ego-saar als Shared Services Center für das Saarland - Aufgaben zentral professionell abwickeln und Synergieeffekte nutzen u. a. mit einer zentralen Einkaufsstelle die Softwaresysteme lassen das mittlerweile zu. Medienbruchfreie Prozesse organisieren

21 Vielen Dank für f r Ihre Aufmerksamkeit Saarpfalz-Kreis Am Forum Homburg Tel / klaus-peter.ernst@saarpfalz-kreis.de Quellen: Saarpfalz-Kreis, ego-saar, Bertelsmann-Stiftung, kommune 21, Behördenspiegel, prego services gmbh, Frauenhofer-Institut, Internet u. a.