SEPA kommt! Was ist zu tun?

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1 INFORMATIKZENTRUM DER SPARKASSEN- ORGANISATION GMBH SEPA kommt! Was ist zu tun? Veranstaltung für Vereinskunden der Kreissparkasse Syke Syke, den Dr. Ralf Schopohl, SIZ GmbH 2012 S. 1,

2 INFORMATIKZENTRUM DER SPARKASSEN- ORGANISATION GMBH Auswirkungen der SEPA-Migrationsverordnung auf Vereine Die SEPA-Überweisung mit IBAN und BIC Die SEPA-Lastschrift Unterschiede zu den heutigen Lastschriftverfahren Weiternutzung bestehender Einzugsermächtigungen Herausforderungen in den Vereinen GmbH 2012 S. 2,

3 Meilensteine auf dem Weg zum einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum EU-Richtlinie über Zahlungsdienste (PSD) EU-Verordnung 2560/2001 Preisverordnung EU-Standard- Überweisung SEPA- Überweisung EU-Verordnung 924/2009 Neue Preisverordnung SEPA- Lastschrift Dez Jul Jan Nov Nov Nov GmbH S. 3,

4 Meilensteine auf dem Weg zum einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum Vorschlag für eine Verordnung zur Festlegung technischer Vorschriften für Überweisungen und Lastschriften in Euro Verabschiedung der Verordnung durch das EU- Parlament Verabschiedung durch den Rat Inkrafttreten 1 Tag nach Veröffentlichung im EU-Amtsblatt Verabschiedung nationales Begleitgesetz Ablösung der nationalen Überweisungen und Lastschriften Ausnahmeregelungen laufen aus 16. Dez Feb März 2012 Herbst Feb Feb Feb GmbH S. 4,

5 Überblick über die EU-Verordnung zur Festlegung der technischen Vorschriften für Überweisungen und Lastschriften in Euro (im EWR) und Anpassung der EU-Preisverordnung Folgende Punkte der Verordnung sind aus Sicht eines Vereines relevant: Als allgemeines Enddatum für die nationalen ZV-Verfahren wird der 1. Februar 2014 festgelegt. Dies gilt sowohl für Überweisungen (außer Großbetragszahlungen) wie auch für Lastschriften in Euro. IBAN: Pflicht für Kunden und Kreditinstitute; BIC: Pflicht für Kreditinstitute IBAN Only muss national ab und grenzüberschreitend ab dem Kunden angeboten werden, d.h. der BIC darf vom Kunden nicht mehr verlangt werden XML ISO Datenformat: Pflicht für Kreditinstitute; für Kunden falls gebündelt Transaktionen übermittelt werden, also bei Einreichung von Sammeldateien (DTA-Dateien) Zugänglichkeit von Zahlungen: Ausländische Kontoverbindungen von Kunden / Mitgliedern müssen akzeptiert werden. GmbH S. 5,

6 Auswirkungen der SEPA-Migrationsverordnung auf Unternehmen Die SEPA-Überweisung mit IBAN und BIC Die SEPA-Lastschrift Unterschiede zu den heutigen Lastschriftverfahren Weiternutzung bestehender Einzugsermächtigungen Herausforderungen in den Vereinen GmbH S. 6,

7 IBAN und BIC Die künftigen Identifikationsmerkmale im Zahlungsverkehr IBAN International Bank Account Number / Internationale Kontonummer In Deutschland setzt sich die IBAN aus dem Länderkennzeichen, der Prüfziffer, der Bankleitzahl und der 10-stelligen Kontonummer zusammen Länderkennzeichen 2-stellige Prüfziffer Bankleitzahl Kontonummer 10-stellig aufgefüllt mit Vornullen Beispiel DE GmbH S. 7,

8 IBAN und BIC: Die künftigen Identifikationsmerkmale im Zahlungsverkehr BIC Business Identifier Code/Internationale Bankleitzahl Neben der IBAN das zweite Identifikationsmerkmal bei SEPA-Zahlungen Besteht aus 8 oder 11 Stellen Stelle 1 4 Bezeichnet den Namen des Kreditinstitutes Stelle 5 6 Bezeichnet das Land Stelle 7 ff. Bezeichnet die Filiale Der BIC der Kreissparkasse Syke lautet: BRLA DE 21 SYK IBAN und BIC kann der Kunde bereits heute dem Kontoauszug entnehmen oder innerhalb des Online-Bankings abfragen. Bereits jetzt stehen diese Informationen auch auf neuen Karten. GmbH S. 8,

9 Die Merkmale der SEPA-Überweisung IBAN und BIC als Kontokennung Keine Betragsgrenze Alle Banken in der EU / dem EWR sind per SEPA-Überweisung erreichbar (bei Nicht- -Ländern Verpflichtung ab ) Überweisungen werden in voller Original-Betragshöhe ausgeführt Entgeltteilung: Jeder zahlt die Entgelte seines Kreditinstitutes Verfahren für Rückgaben sind spezifiziert, keine Betragskürzung zulässig (Ausnahme: Erfolgreicher Überweisungsrückruf (Recall) erlaubt Betragskürzung ) Zusätzliche End-to-End-ID des Auftraggebers (max. 35 Zeichen) Verwendungszweck (Remittance-Information) maximal 140 Zeichen Kennzeichnung der Zahlungsart über den Purpose-Code (z.b. SALA für Lohn-Gehaltszahlung) Datenformat für die Einreichung von Sammlern: ISO XML GmbH S. 9,

10 Institutsindividueller SEPA-Überweisungsvordruck bildet IBAN-Strategie der Sparkassen-Finanzgruppe ab Ein Vordruck für alle SEPA-Zahlungen (national und grenzüberschreitend) Verzicht auf Empfänger-BIC- Angabe im Inland Feldbeschreibungen und -unterteilungen erleichtern die Nutzung Beleghafte Sammel- Überweisungen und -Lastschriften sind ab nicht mehr zulässig GmbH S. 10,

11 Auswirkungen der SEPA-Migrationsverordnung auf Unternehmen Die SEPA-Überweisung mit IBAN und BIC Die SEPA-Lastschrift Unterschiede zu den heutigen Lastschriftverfahren Weiternutzung bestehender Einzugsermächtigungen Herausforderungen in den Vereinen GmbH S. 11,

12 Die Hauptunterschiede zwischen der SEPA-Basislastschrift und dem deutschen Einzugsermächtigungsverfahren. Unterschriebene SEPA-Lastschriftmandate sind für die Einreichung von SEPA- Lastschriften erforderlich. Die Umdeutung der nationalen Einzugsermächtigungen durch die Anpassung der Lastschriftbedingungen der Kreditinstitute zum 9. Juli 2012 wird durch die Verordnung in Artikel 7 rechtlich unterstützt. Physisches Mandat wird vom Zahlungsempfänger dematerialisiert. Folgende Daten des Mandats über die ZV-relevanten hinaus werden bei jedem Einzug mitgeschickt: Mandatsreferenz*, Gläubiger-ID, Unterschriftsdatum, Kennzeichnung Erst-, Folge- oder Einmallastschrift Erstattungsanspruch (Widerspruchsrecht) bis 8 Wochen nach Belastung bei autorisierten Lastschriften (d.h. Mandat vorhanden) und 13 Monate bei unautorisierten Lastschriften. Ein vom Einreicher vorgegebenes Fälligkeitsdatum löst die heutige sofortige Einlösung (bei Sicht) ab. Vorlage bei der Zahlstelle spätestens 5 (Erst-) bzw. 2 Tage (Folgelastschrift) vor Fälligkeit, d.h. Einreichung der Lastschriftdateien durch den Kunden spätestens 6 bzw. 3 Geschäftstage vor Fälligkeit. Nutzung des XML-basierten SEPA-Datenformats auf Basis ISO sowie von IBAN+BIC * Maximal 35 alphanumerische Zeichen und eindeutig je Gläubiger-ID, z.b. Mitgliedsnummer GmbH S. 12,

13 Prozessablauf SEPA-Basis-Lastschrift Zahlungsempfänger (ZE) 1 Unterschriebenes Mandat 2 Vorabinformation (z. B. D-14) Zahlungspflichtiger (ZP) 0 Inkassovereinbarung 7 Gutschrift 1. Inkassostelle (Kreditinstitut des ZE) 3 Initiierung Lastschrift (D-14 bis D-5 bzw. D-2) 4 Initiierung Vorlage D-5 bzw. D-2 bei Zahlstelle 5 Zahlungsverrechnung (D) 0 Kundenbedingungen Lastschrift 6 D- Kontobelastung Zahlungspflichtiger Zahlstelle (Kreditinstitut des ZP) Prozessschritt Transport Mandatsinformation im Lastschriftdatensatz D = Vereinbartes Fälligkeitsdatum der SEPA-Lastschrift GmbH S. 13,

14 Fristen bei der SEPA-Basis-Lastschrift Vorlagefristen der Zahlstelle Zu beachten von Einreicher (ZE) und seiner Bank Rückgabefristen Zu beachten vom Zahlungspflichtigen und seiner Bank D-14 Kalendertage Absendung Vorabinformation (Pre-Notification) über Betrag und Datum des Lastschrifteinzugs durch den ZE an den ZP (andere Frist kann vertraglich zwischen Zahler und Zahlungsempfänger vereinbart werden) D-5 Arbeitstage (TARGET) Spätester Vorlagezeitpunkt von Erst- und Einmallastschriften bei Zahlstelle* D-2 Arbeitstage (TARGET) Spätester Vorlagetermin von Folgelastschriften bei Zahlstelle* D = Fälligkeitsdatum = Belastungsdatum = Interbankenverrechnungsdatum D+5 Arbeitstage (TARGET) Rückgabefrist durch die Zahlstelle** D+8 Wochen Erstattungsanspruch des ZP D+13 Monate Erstattungsanspruch des ZP für unautorisierte Transaktionen (SONDERFALL), bei dem kein gültiges Mandat vorlag *Gemäß SEPA-Basislastschrift-Regelwerk muss die Lastschrift spätestens an D-5 bzw. D-2 der Zahlstelle vorliegen, die Cut-off-Zeit für die Einreichung beim Kreditinstitut des Zahlungsempfängers kann jedoch früher sein, z.b. D-6 / D-3, 15:00 Uhr. ** Gemäß DK-Kundenbedingungen Abschnitt beträgt die Frist maximal 2 Geschäftstage nach Belastung. GmbH S. 14,

15 Umdeutung der Einzugsermächtigung in ein SEPA-Lastschriftmandat Aufgrund des hohen Aufwandes für die Neueinholung der SEPA-Lastschriftmandate (ca. 700 Mio. Mandate müssten in Deutschland neu eingeholt werden), ist eine Umdeutungslösung unverzichtbar. Deshalb wurden die Kundenbedingungen für das Einzugsermächtigungsverfahren und SEPA-Basis-Lastschriftverfahren zum 9. Juli 2012 um die im BGH-Urteil aufgezeigte Möglichkeit der Parteivereinbarung ergänzt (sogenannte AGB-Änderung ). D.h. seit diesem Zeitpunkt können gültige (schriftliche!) Einzugsermächtigungen für SEPA-Lastschriften verwendet werden. Die Voraussetzungen hierfür sind: - Mitteilung über den Umstieg auf die SEPA-Lastschrift - Mitteilung von Mandatsreferenz und Gläubiger-Id in Textform - Das Unterschriftsdatum im Datensatz (<DtOfSgntr>) ist mit dem Datum der Unterrichtung des Zahlers zu belegen - Die erste SEPA-Lastschrift nach dem Wechsel ist eine Erstlastschrift und hat somit Vorlagefrist D-5 Künftige Lastschrifteinzüge nehmen wir per SEPA-Basis-Lastschrift vor. Unsere Gläubiger-ID: DE55ZZZ Ihre Mandatsreferenz: LOREMIPSUM GmbH S. 15,

16 Das SEPA-Lastschriftmandat Das SEPA-Lastschriftmandat besteht aus einem einheitlichen Autorisierungstext und bestimmten Angaben, die der Zahlungsempfänger und der Zahler machen müssen. Das unterschriebene Mandat wird durch den Zahlungsempfänger aufbewahrt. Bei einem Erstattungsverlangen des Zahlers nach Ablauf der 8 Wochen-Frist muss eine Kopie des Mandates der Zahlstelle vorgelegt werden. Ausführliche Erläuterungen und Beispiele zu den Mandaten finden Sie auf Abbildung: SEPA-Basis-Lastschrift-Mandat GmbH S. 16,

17 INFORMATIKZENTRUM DER SPARKASSEN- ORGANISATION GMBH Auswirkungen der SEPA-Migrationsverordnung auf Unternehmen Die SEPA-Überweisung mit IBAN und BIC Die SEPA-Lastschrift Unterschiede zu den heutigen Lastschriftverfahren Weiternutzung bestehender Einzugsermächtigungen Herausforderungen in den Vereinen GmbH 2012 S. 17,

18 Herausforderungen für Vereine Vergabe von Mandaten und Mandatsreferenz Umstellung der Kontodaten von Kontonummer und BLZ auf IBAN und BIC. Technischer Anpassungsbedarf für die Erstellung von Aufträgen im SEPA-Datenformat (ISO XML) Lösung: Nutzung einer SEPA-fähigen Vereinsverwaltungsanwendung GmbH S. 18,

19 Die Vergabe der Gläubiger-Id erfolgt durch die Bundesbank Anträge auf Erteilung einer Gläubiger-Identifikationsnummer können ausschließlich elektronisch gestellt werden: Der Lastschriftgläubiger muss seinen Hauptwohnsitz bzw. Hauptgeschäftssitz in Deutschland haben. Für jeden Lastschriftgläubiger wird nur eine Gläubiger-Identifikationsnummer vergeben. Die Gläubiger-Identifikationsnummer stellt keine Zulassung zum Einzug von Lastschriften im SEPA-Lastschriftverfahren dar. Aufbau der Gläubiger-Id: DEppZZZLLLLLLLLLLL Stelle ISO- Länderkennzeichen DE Stelle Geschäftsbereichskennung ZZZ Stelle Prüfziffer Ab 8. Stelle (11 Stellen) länderspezifischer Teil GmbH S. 19,

20 Wofür steht die Mandatsreferenz? Voraussetzung für jeden Einzug von Forderungen mittels SEPA-Basis-Lastschrift ist die Existenz eines gültigen, schriftlichen SEPA-Lastschriftmandates. Dieses regelt die rechtliche Beziehung zwischen Zahlungsempfänger, Zahlungspflichtigen und Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen. Die Mandatsreferenz (bis zu 35 Stellen lang) wird vom Zahlungsempfänger (Verein) vergeben und gibt der o.g. Rechtsbeziehung eine eindeutige Referenz in der Sphäre des Vereins aber auch grundsätzlich, denn zusammen mit der Gläubigeridentifikationsnummer und der Mandatsreferenz ist jedes SEPA-Mandat europaweit eindeutig. Die Mandatsreferenz ist in der Regel bereits auf dem Mandat vorgedruckt, kann jedoch auch nachträglich mitgeteilt werden. Die Vergabe erfolgt i.d.r. automatisch durch die Vereinsverwaltungssoftware Beispiel: Mitgliedsnummer mit Versionsnummer ( ) oder Erstellungsdatum ( ) GmbH S. 20,

21 Beispiel: Mitgliedsantrag eines Vereins Sportverein Musterstadt, Sportstraße 1, Musterstadt Aufnahmeantrag Hiermit beantrage ich, Name, Vorname Geburtsdatum Wohnort/PLZ Straße Telefon die Aufnahme in den Sportverein Musterstadt ab dem Aufnahmegebühr einmalig 15,00 Jahresbeiträge (zutreffendes bitte ankreuzen) Erwachsene aktive Mitglieder 175,00 Erwachsene inaktive und fördernde Mitglieder 105,00 Erwachsene Familienangehörige 125,00 Jugendliche Mitglieder bis 21 Jahre 50,00 Schüler, Studenten und Auszubildende über 21 Jahre 105,00 Ort, Datum, Unterschrift bei Minderjährigen Unterschrift eines gesetzlichen Vertreters Sportverein Musterstadt, Sportstraße 1, Musterstadt SEPA-Lastschriftmandat Gläubiger-Identifikationsnummer: DE99ZZZ Mandatsreferenz: (wird separat mitgeteilt) Ich ermächtige den Sportverein Musterstadt, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die vom Sportverein Musterstadt auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Zahlungsart: Wiederkehrende Zahlung Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort _ _ Kreditinstitut (Name und BIC) IBAN Datum, Ort und Unterschrift GmbH S. 21,

22 Mit dem SEPA Account Converter kann der Kontenbestand auf IBAN und BIC umgestellt werden. Der SEPA Account Converter (SAC) wird allen Instituten der Sparkassen-Finanzgruppe vom DSGV zur Verfügung gestellt und kann vom Kunden kostenfrei installiert werden. Mit dem SAC können fast alle deutschen Kontoverbindungen umgestellt werden, die kontoführenden Institute haben die jeweiligen Berechnungsmethoden explizit zur Benutzung freigegeben. In Ausnahmefällen kann keine automatische Umrechnung erfolgen. Dies liegt in der Kontonummernsystematik des jeweiligen Instituts begründet. Nationale Prüfziffernberechnungsmethoden sind hinterlegt. IBANHIN-Datei "DE";;;;; ; "DE";;;;; ; "DE";;;;; ; "DE";;;;; ; % aller Kontoverbindungen können automatisiert umgestellt werden. GmbH S. 22, IBANRUECK-Datei "DE";;;;; ; ;;"GENODED1SPK";"DE ";;00 "DE";;;;; ;345679;;"GENODEF1Z01";"DE ";;00 "DE";;;;; ; ;;"CHEKDE81XXX";"DE ";;00 "DE";;;;; ; ;;;;;50

23 Womit Sie sofort beginnen sollten Nehmen Sie das Thema ernst! Benennen Sie einen SEPA-Verantwortlichem in Ihrem Verein Prüfen Sie, ob ihre bestehende Vereinsverwaltungsanwendung SEPA-fähig ist bzw. wird. Falls nicht, steigen Sie rechtzeitig auf eine SEPA-fähiges Produkt um. Ermitteln Sie IBAN und BIC aus den bestehenden Kontoverbindungen (z.b. mit dem SEPA Account Converter) bzw. holen diese vom Mitglied ein. Beantragen Sie ihre Gläubiger-Id bei der Bundesbank. Schließen Sie die neue SEPA-Inkassovereinbarung mit der Sparkasse ab. Lassen Sie sich für das Online-Banking freischalten. Nutzen Sie bereits geplante Schreiben an die Mitglieder, um über den Umstieg auf die SEPA-Lastschrift zu informieren (Mitteilung von Mandatsreferenz und Gläubiger-Id). Passen Sie ihre Mitgliedsanträge an (Austausch Einzugsermächtigung durch SEPA-Mandat). GmbH S. 23,