Anleitung zur Sprechstunden- verwaltung

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1 Anleitung zur Sprechstunden- verwaltung in ILIAS 4.4 Dipl.- Berufspäd. Oliver Samoila Institut für Kompetenzentwicklung Hochschule Ostwestfalen- Lippe (Helmut- Schmidt- Universität / Universität der Bundeswehr Hamburg) Marius Lauterberg Helmut- Schmidt- Universität / Universität der Bundeswehr Hamburg veröffentlicht im Rahmen des Projekts: optes Optimierung der Selbststudiumsphase Veröffentlicht am: Anleitung zur Sprechstundenverwaltung in ILIAS 4.4 von Oliver Samoila & Marius Lauterberg ist lizenziert unter einer Creative Commons Namensnennung - Nicht- kommerziell - Weitergabe unter gleichen Bedingungen 3.0 Deutschland Lizenz. und beruht auf dem Werk unter von Florian Suittenpointer Das Projekt optes wird im Rahmen des Qualitätspakts Lehre aus Mitteln des Bundesministeriums für Bildung und Forschung unter dem Förder- kennzeichen 01PL12012 gefördert. Die Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung liegt beim Autor.

2 Inhalt 1 exemplarische Anwendungsszenarios Sprechstunden- Funktion nutzen Sprechstundenreihe anlegen Sprechstunden- Buchungen verwalten Sprechstundengruppen erstellen und verwalten Sprechstunden in eportfolios einbinden... 9

3 Anleitung zur Sprechstundenverwaltung unter ILIAS exemplarische Anwendungsszenarios Bereitstellen von Sprechstunden in Online- Szenarien und für semester- /trimestergebundene Lehrveranstaltungen In reinen Online- Szenarien, wie auch für die Lehre an Präsenzhochschulen, dienen Sprechsunden in ILIAS vornehmlich der Organisation von Besprechungszeitpunkten und stellen für Lehrenden und Lernenden eine gewisse Verbindlichkeit für einen Besprechungstermin dar. Für Lernende entfällt über die Buchung eines Sprechstundentermins die Kommunikationsschleife in der nach einem möglichen Termin gefragt werden muss. Ferner werden Lernenden die Verfügbarkeiten des Lehrenden transparent gemacht. Dem Lehrenden geben die Sprechstunden in ILIAS eine zentrale Stelle zur Planung von Sprechstunden. Insbesondere für längere Sprechstundenzeiträume, die für mehrere aufeinanderfolgende Termine ausgelegt sind, wird somit Planungs- sicherheit geschaffen. Auch für den Lehrenden entfallen durch Buchungen Kommunikationsschleifen. Lehrende können im Zuge der Einrichtung oder Lernende im Rahmen der Buchung bereits eine konkrete zu besprechende Thematik übermitteln. Adressieren von Sprechstunden Um als Lehrender Sprechstunden zu adressieren bieten sich zwei Integrationen in ILIAS an: im eportfolio des Lehrenden (oder auch des Mentors) und in Kursen/Gruppen. Beide Verfahren ermöglichen sehr kurze Wege zur Buchung einer gemeinsamen Besprechung. Beide Schnittstellen im System sind auch im Folgenden beschrieben. 2 Sprechstunden- Funktion nutzen Voraussetzung für die Nutzung der Sprechstunden- Funktion(en) ist es, dass diese innerhalb der Administration der ILIAS- Installation aktiviert wurde. Im Kalender steht damit zusätzlich der Reiter Sprechstundenverwaltung zur Verfügung. 2.1 Sprechstundenreihe anlegen Ihr Ausgangspunkt ist der Persönliche Schreibtisch. Um eine neue Sprechstundenreihe anzulegen, gehen Sie nun folgendermaßen vor: 1. Rufen Sie den Reiter Kalender auf. 2. Mit Hilfe einer neuen Kalenderansicht Sprechstundenverwaltung verwalten Sie die Termine. Klicken Sie darauf. 3. Klicken Sie in der folgenden Ansicht oberhalb der Tabelle auf Neue Sprechstundenreihe anlegen. 3

4 Eine Sprechstundenreihe wird anhand einer erweiterten Maske für einen Kalendertermin ausgerollt. Dabei stehen die gleichen Optionen zur Verfügung wie bei anderen Terminen im Kalender (z. B. Titel und Datumsangaben incl. Wiederholungsmuster), daneben aber auch sprechstundenspezifische Einstellungen: Anzahl an Terminen pro Sprechstunde: Hier legen Sie fest, wie viele aufeinander folgende (Einzel- )Termine pro Sprechstunde generiert werden sollen. Dauer eines Termins: Hier legen Sie fest, wie lange ein (Einzel- )Termin innerhalb einer Sprechstunde dauern soll. Aus diesen beiden Angaben errechnet sich automatisch die Dauer der Sprechstunde. Anmeldungen pro Termin: Hier legen Sie fest, wie viele Benutzer sich zu einem der Termine maximal anmelden dürfen. Späteste Anmeldung: Hier können Sie optional festlegen, bis zu wie viele Tage und/oder Stunden vor Beginn der Sprechstunde eine Anmeldung ermöglicht werden soll. Zielobjekt (Objekt im Magazin): Außerdem können Sie für jede neue Sprechstundenreihe optional ein Zielobjekt definieren. Dies bedeutet, dass alle Termine aus dieser Reihe nur für Mitglieder dieses Objekts, z. B. eines Kurses oder einer Gruppe, verfügbar sind. Die objektspezifische Verwendung eines Sprechstunden- Termins wird in der Kalenderansicht Sprechstundenverwaltung angezeigt. Um das Zielobjekt zu definieren, muss dessen sogenannte Reference- ID in das Feld eingetragen werden. Diese finden Sie entweder indem Sie den Cursor über dem Titel des Objekts bewegen und dabei auf die Statuszeile des Browsers schauen oder diese aus dem URL- Text entnehmen. Bei Magazin- Objekten, innerhalb derer Sie Administrator sind, können Anwender Ihren Sprechstunden- Kalender auch innerhalb des Objekts einsehen. Klicken Sie dazu im Kalender- Block in der rechten Spalte auf die Schaltfläche Sprechstunden von [Ihr Name]. Der daraufhin angezeigte Kalender ist sehr beschränkt: Nur Daten über freie 4

5 Anleitung zur Sprechstundenverwaltung unter ILIAS 4.4 Termine sind anklickbar und es können keine Termine hinzugefügt werden. Um einen Termin zu buchen, öffnen die Teilnehmer dessen Details. Ein typischer Zeitplan wäre: 4 Termine jeden Freitag mit jeweils 15 Minuten von bis Uhr, je 1 Teilnehmer Dauer eines Termins: 15 Min Anzahl an Terminen pro Sprechstunde: 4 Wiederholung: Wöchentlich, Freitag (bei Auswahl von Kein Enddatum ist die Wiederholung auf ein Jahr begrenzt) Anmeldungen pro Termin: 1 4. Speichern Sie zum Abschluss. Sprechstundenreihen verwalten Nach dem Anlegen einer Sprechstundenreihe gelangen Sie zurück in die Terminliste der Sprechstundenverwaltung, die nun alle ausgerollten (Einzel- )Termine anzeigt. Für jeden bestehenden Termin werden Titel, Datum und die aktuelle Anzahl an Anmeldungen angezeigt, weitere Informationen über die Besucher können in den Details eingesehen werden. In weiteren Spalten wird Ihnen gegebenenfalls angezeigt, welche(r) Benutzer sich bereits für einen Termin angemeldet hat und für welchen Kurs / welche Gruppe Sie einen Termin reserviert haben. Nachdem die Reihe erstellt wurde, können Sie einzelne oder mehrere Termine löschen oder Einstellungen für diese nachbearbeiten (nutzen Sie dazu entweder die Checkboxen vor den Titeln in Kombination mit dem Auswahlmenü ober- und unterhalb der Tabelle oder das jeweilige Aktionen - Menü). Bei einer Löschung werden Sie von ILIAS gewarnt, sollte ein zu löschender Termin bereits von einem oder mehreren Benutzern gebucht worden sein. Bei Nachbearbeitung sind jedoch folgende Eigenschaften im Nachhinein nicht mehr änderbar: Startdatum und Wiederholungsmuster Anzahl an Terminen pro Sprechstunde und Dauer eines (einzelnen) Termins Die Sprechstundenverwaltung verfügt pro Sprechstundenreihe außerdem über einen Reiter Einstellungen, in der ein anderer ILIAS- Benutzer als Verwalter definiert werden kann. Dieser Benutzer kann dann Ihre Sprechstunden- Termine verwalten und erhält dort weitere Registerkarten für jeden verwalteten Benutzer. 5

6 Seit Version 4.4 können Sie von ILIAS automatisch per benachrichtigt werden, wenn einer der Sprechstundentermine von einem Benutzer gebucht wurde. Dazu muss in Ihrer ILIAS- Installation allerdings ein sogenannter Cron- Job für die Sprechstunden- Verwaltung aktiviert werden - wenden Sie sich im Zweifel an den Systemadministrator. Seit Version 4.4 wird sowohl für Sie selbst als auch für Benutzer, die gegebenenfalls Ihre Sprechstundentermine buchen möchten, in den Kalenderansichten durch ein Drei- Farben- System und Angaben in Klammern angezeigt, ob und inwieweit ein Termin bereits ausgebucht ist. 2.2 Sprechstunden- Buchungen verwalten Sprechstunden- Buchungen aktiv zuweisen Seit ILIAS 4.4 gibt es Funktionen in der Sprechstundenverwaltung, die es ermöglichen Benutzer aktiv einem Sprechstunden- Termin zuzuweisen (statt nur zu warten, bis die Termine gebucht werden). gebuchte Sprechstunden- Termine abzusagen. Sprechstunden- Buchungen von Kurs- oder Gruppenmitgliedern einzusehen. Sie befinden sich in der Ansicht Sprechstundentermine der Sprechstundenverwaltung. Sie können an dieser Stelle nun einem oder mehreren Terminen aktiv Teilnehmer zuordnen: 1. Nutzen Sie dazu entweder die Checkboxen vor den Titeln in Kombination mit dem Auswahlmenü ober- und unterhalb der Tabelle und der Schaltfläche Aktionen ausführen oder das jeweilige Aktionen - Menü und wählen Sie dabei jeweils die Option Teilnehmer zuordnen. 2. Sie gelangen so zu einem Formular, über das Sie nach verschiedenen Kriterien nach Benutzern suchen können. Tragen Sie einen Suchbegriff ein und klicken Sie auf Suche. 6

7 Anleitung zur Sprechstundenverwaltung unter ILIAS ILIAS bietet Ihnen daraufhin gegebenenfalls entsprechende Suchergebnisse an. Zur genaueren Unterscheidung können Sie gegebenenfalls zusätzliche Spalten mit weiteren Informationen zu den Benutzern einblenden, indem Sie das Menü Spalten rechts oberhalb der Tabelle öffnen, die gewünschten Benutzerdaten markieren und auf Aktualisieren klicken. 4. Markieren Sie nun einen oder mehrere Benutzer an der nebenstehenden Checkbox und klicken Sie ober- oder unterhalb der Tabelle auf Hinzufügen. Welche Felder genau als zusätzliche Spalten auswählbar sind beziehungsweise vorher überhaupt als Suchkriterium verfügbar waren, hängt von einer administrativen Einstellung ab wenden Sie sich hierfür im Zweifel an den Systemadministrator. ILIAS zeigt wieder die Ansicht Sprechstundentermine, die nun für den betreffenden Termin den zugeordneten Benutzer zeigt. Sofern in Ihrer ILIAS- Installation ein sog. Cron- Job für die Sprechstunden- Verwaltung aktiviert ist, werden nun die betreffenden Benutzer per ILIAS- interner über die Buchung informiert. Wenden Sie sich im Zweifel an den Systemadministrator. Sprechstunden- Buchungen verwalten Neben der Ansicht Sprechstundentermine gibt es in der ILIAS- Sprechstundenverwaltung seit ILIAS 4.4 nun auch eine alternative Ansicht Buchungen, in der nur solche Termine aufgelistet werden, die tatsächlich von oder für jemanden gebucht wurden. Sie haben dort zwei Möglichkeiten eine Terminbuchung wieder rückgängig zu machen: beide sind über die Checkboxen vor den Titeln in Kombination mit dem Auswahlmenü ober- und unterhalb der Tabelle und der Schaltfläche Aktionen ausführen verfügbar: Terminbuchung absagen: In diesem Fall werden die betroffenen Benutzer automatisch über ILIAS- interne emaisl über die Absage informiert. Terminbuchung löschen: In diesem Fall wird die Buchung ohne Benachrichtigung gelöscht. Bedenken Sie in diesem Fall, dass betroffene Benutzer zuvor per über das Zustandekommen eines Termins informiert worden sind! 7

8 Sprechstunden- Buchungen in Kursen anzeigen lassen Sie können sich in Kurs oder Gruppen zwei verschiedenen Ansichten anzeigen lassen, welche Ihrer Sprechstunden von Mitgliedern des vorliegenden Containers gebucht worden sind: Mitglieder- Liste erweitern: Sie befinden sich in der Ansicht Teilnehmerverwaltung des Reiters Mitglieder in einem Kurs oder einer Gruppe. Um die Liste um eine Spalte mit gebuchten Sprechstunden- Terminen zu erweitern, öffnen Sie das Menü Spalten rechts oberhalb der Liste im Abschnitt Mitglieder, markieren Sprechstundentermine und klicken auf Aktualisieren. Teilnehmerdaten- Export erweitern: In Kursen und Gruppen kann unter bestimmten Voraussetzungen ein Export der Benutzerdaten von Teilnehmern erstellt werden. Seit Version 4.4 haben Sie dabei auch die Möglichkeit, eine Option Sprechstunden: Gebuchte Termine auszuwählen. 2.3 Sprechstundengruppen erstellen und verwalten Seit ILIAS 4.4 können Sie in der Sprechstundenverwaltung auch mehrere Benutzer zu einer sogenannten Sprechstunden- gruppe zusammenfassen. Dadurch erzielen Sie zwei Effekte: Sie können zukünftig Sprechstundentermine anlegen, die nur von Mitgliedern einer solchen Gruppe gebucht werden können. Von den Teilnehmern einer solchen Gruppe kann sich zukünftig nur noch eine definierte Anzahl zu einem Sprechstundentermin anmelden. Sie befinden sich in der Ansicht Sprechstundentermine der Sprechstundenverwaltung. Um eine Sprechstundengruppe anzulegen, gehen Sie nun folgendermaßen vor: 1. Wechseln Sie über das Untermenü in die Ansicht Sprechstundengruppen. 2. Klicken Sie auf Neue Sprechstundengruppe anlegen. 3. Weisen Sie der Gruppe einen Titel zu und bestimmen Sie, wie viele Buchungen pro Sprechstundentermin alle Mitglieder der Gruppe gemeinsam maximal vornehmen dürfen. 4. Speichern Sie. Anmerkung: Sobald es mindestens eine Sprechstundengruppe gibt, haben Sie beim Anlegen oder Nachbearbeiten von Sprechstundenterminen die Möglichkeit, diese für Teilnehmer einer bestimmten Gruppe zu 8

9 Anleitung zur Sprechstundenverwaltung unter ILIAS 4.4 reservieren. Nur bei Zuweisung einer Sprechstundengruppe zu einem/mehreren Sprechstunden- termin(en) steht Ihnen der nachfolgende Schritt zur Verfügung. 5. ILIAS zeigt eine Übersicht der Sprechstundengruppen an, die nun auch Ihre neu angelegte Gruppe enthält. Öffnen Sie nun deren Aktionen - Menü und wählen Sie die Option Teilnehmer zuordnen. Hier können Sie Teilnehmer in derselben Weise hinzufügen, wie dies im vorigen Kapitel für die Terminbuchung beschrieben wurde. Beachten Sie: Die Sprechstundengruppen, die Sie hier erstellen, existieren nur in Ihrer eigenen Sprechstundenverwaltung; sie sind nicht gleichbedeutend mit Magazin- Objekten des Typs Gruppe! Sie können die Zusammensetzung von Sprechstundengruppen beim gegenwärtigen Stand von ILIAS später nicht mehr ändern, sondern immer nur neue Teilnehmer hinzufügen! Die nachträgliche Reservierung eines Sprechstundentermins hat keine Auswirkung auf bereits erfolgte Buchungen von Benutzern, die dieser Gruppen nicht angehören! 2.4 Sprechstunden in eportfolios einbinden Seit ILIAS 4.4 können Sie Ihre Sprechstunden- Termine auch in Seiten eines eportfolios abbilden. Dadurch wird auf der eportfolio- Seite eine aktuelle Monatsansicht eingeblendet, über die Termine sowohl eingesehen als auch gebucht werden können. Sie befinden sich im Bearbeitungsmodus eines eportfolios. Um eine Sprechstunden- Kalenderansicht auf einer Portfolioseite abzubilden, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Klicken Sie für die betreffende Seite in der Spalte Aktionen auf Seite bearbeiten. 9

10 2. Klicken Sie auf denjenigen gestreiften Balken, unter dem Sie die Kalenderansicht einbauen wollen und wählen Sie aus dem nun erscheinenden Menü die Option Sprechstunden hinzufügen 3. In der nächsten Ansicht können Sie entweder die Standardeinstellung Automatisch belassen, die alle Ihre Sprechstunden- Termine anzeigt, oder aber auf die Option Manuell umschalten, die Ihnen daraufhin anbietet, aus Ihren Sprechstundengruppen auszuwählen (s. dazu vorheriges Kapitel). 4. Klicken Sie zum Abschluss auf Auswählen. 5. Achten Sie darauf, dass das Portfolio online geschaltet und hinreichend freigegeben ist, so dass über das Portfolio eine Einsicht und Buchungen möglich sind. 10