Excel für Einkäufer II

Transkript

1 Excel für Einkäufer II Grafische Analyse von Beschaffungsportfolio und Kosten Prof. Dr. Carsten Reuter; Andreas Imhof (B.A.) Donnerstag, 16. Juni 2016

2 >>> Agenda <<< Kraljic- Matrix Total Cost of Ownership (TCO) Seite 2

3 Kraljic Matrix Kraljic Matrix Analyse des Beschaffungsportfolios Auch als Warengruppenportfolio bezeichnet, dient zur Analyse des Beschaffungsportfolios eines Unternehmens und gilt heute als ein Standardinstrument im strategischen Einkauf. Seite 3

4 Kraljic Matrix Grundlagen Komplexe Beschaffung mit Vielzahl von Beschaffungsartikeln (Tendenz steigend) Fehlender Überblick Ausgangssituation Operative Brände beanspruchen unverhältnismäßig viel Zeit und werden überpriorisiert Unzureichende Transparenz bezüglich der wirklich wichtigen Artikel und Aufgaben Zielsetzung Weg von operativen Bränden, hin zu langfristig ausgerichteten Aktivitäten mit Weitblick, u.a. durch Verbesserung des Überblicks über das Beschaffungsportfolio u.a. durch Komplexitätsreduzierung Klare Priorisierung der Handlungsfelder Generische Handlungsempfehlungen die nur noch fallspezifisch angepasst werden müssen (Ein) Lösungsansatz: Beschaffungsportfolioanalyse (Kraljic-Matrix) Seite 4

5 Kraljic Matrix 1. Auswahl der Portfolio-Darstellung 1. Auswahl der Portfolio- Darstellung 2. Auswahl der Portfolio-Objekte 3. Festlegung der Schlüsselfaktoren 4. Positionierung der Portfolio- Objekte 5. Ableitung von Strategien 2 x 2 Matrix 3 x 3 Matrix Seite 5

6 Kraljic Matrix 2. Auswahl der Portfolio-Objekte 1. Auswahl der Portfolio- Darstellung 2. Auswahl der Portfolio-Objekte 3. Festlegung der Schlüsselfaktoren 4. Positionierung der Portfolio- Objekte 5. Ableitung von Strategien United Nations Standard Products and Services Code (UN/SPSC) Seite 6

7 Kraljic Matrix 3. Festlegung der Schlüsselfaktoren 1. Auswahl der Portfolio- Darstellung 2. Auswahl der Portfolio-Objekte 3. Festlegung der Schlüsselfaktoren 4. Positionierung der Portfolio- Objekte 5. Ableitung von Strategien z.b. Business-Impact Beitrag zur Produktdifferenzierung Relativer Kostenanteil Wahrnehmung durch den Kunden Erfüllung von Nachhaltigkeitsanforderungen + z.b. Anzahl Lieferanten Risk Risiko Rivalität unter den bestehenden Lieferanten Verhandlungsmacht der Abnehmer (Käufermacht) Geographische Lage Praxistipp: Legen Sie die Schlüsselfaktoren und deren Bedeutung, sowie die Bewertung je Materialgruppe in interdisziplinären Teams fest. Die Logistik hat z.b. eine andere Einschätzung bzgl. des Lieferrisikos als der Qualitätsbeauftragte Seite 7

8 Kraljic Matrix 4. Positionierung der Portfolio-Objekte 1. Auswahl der Portfolio- Darstellung 2. Auswahl der Portfolio-Objekte 3. Festlegung der Schlüsselfaktoren 4. Positionierung der Portfolio- Objekte 5. Ableitung von Strategien Seite 8

9 Kraljic Matrix 5. Ableitung von Strategien 1. Auswahl der Portfolio- Darstellung 2. Auswahl der Portfolio-Objekte 3. Festlegung der Schlüsselfaktoren 4. Positionierung der Portfolio- Objekte 5. Ableitung von Strategien Normstrategie: Optimieren Beispielhafte Maßnahmen: Konsolidierung und Nutzung des Mengeneffektes Ausnutzen der Konkurrenzsituation durch aggressive Preisverhandlungen Intensivierung des internationalen Einkaufs (Global Sourcing) Verlagerung der Lagerhaltung und Materialdisposition auf Lieferanten Seite 9

10 Kraljic Matrix 5. Ableitung von Strategien 1. Auswahl der Portfolio- Darstellung 2. Auswahl der Portfolio-Objekte 3. Festlegung der Schlüsselfaktoren 4. Positionierung der Portfolio- Objekte 5. Ableitung von Strategien Normstrategie: Absichern bzw. Risiko minimieren Beispielhafte Maßnahmen Exakte Bedarfsplanung zur Vermeidung selbstverschuldeter Versorgungsengpässe Preis- und wertanalytischer Maßnahmen Enge Kooperation durch Lieferantenpartnerschaften (langfristige Lieferverträge) Intensivierung der Beschaffungsmarktforschung Seite 10

11 Kraljic Matrix 5. Ableitung von Strategien 1. Auswahl der Portfolio- Darstellung 2. Auswahl der Portfolio-Objekte 3. Festlegung der Schlüsselfaktoren 4. Positionierung der Portfolio- Objekte 5. Ableitung von Strategien Normstrategie: Vereinfachen Beispielhafte Maßnahmen Vereinfachung des Beschaffungsprozesses (z.b. eprocurement) Bündelung durch Sammelbestellungen Standardteile sollten über elektronische Kataloge beschafft werden (EDI) Konzentration auf wenige Lieferanten ggf. Händlerkonzept Seite 11

12 Kraljic Matrix 5. Ableitung von Strategien 1. Auswahl der Portfolio- Darstellung 2. Auswahl der Portfolio-Objekte 3. Festlegung der Schlüsselfaktoren 4. Positionierung der Portfolio- Objekte 5. Ableitung von Strategien Normstrategie: Versorgen Beispielhafte Maßnahmen Großzügige Bestellmengen und Aufbau höherer Sicherheitsbestände Paketvergabe und Abschluss langfristiger Lieferverträge Einkauf der Materialien im näheren lokalen Umfeld (Local Sourcing) Neuspezifizierung / Alternative des Materials durch technische Änderung (Wertanalyse) Seite 12

13 Kraljic Matrix Kritik und Würdigung Mithilfe der Kraljic Matrix lassen sich Handlungsanweisungen erarbeiten und grundsätzliche Stoßrichtungen im Hinblick auf die analysierten Materialien ableiten. leicht verständliche Handhabung umfassendes Gesamtbild durch Berücksichtigung quantitativer als auch qualitativer Schlüsselfaktoren qualitativer Informationen wie beispielsweise Versorgungsrisiken, Machtverhältnisse oder Komplexitäten sind schwer zu bestimmen, da sie auf subjektiven Einschätzung beruhen Die Kraljic Matrix ist für die Entwicklung von langfristiger Strategien als alleiniges Tool problematisch und durch weitere analytische Methoden und Betrachtung weiterer Dimensionen zu ergänzen. Seite 13

14 Total Cost of Ownership Total Cost of Ownership (TCO) Analyse des Beschaffungspreises Ein Abrechnungsverfahren, das Verbrauchern und Unternehmen helfen soll, alle anfallenden Kosten von Investitionsgütern und Verbrauchsgegenständen, abzuschätzen. Seite 14

15 Total Cost of Ownership Grundlagen - Erstmalige Anwendung der Gesamtkostenanalyse Mitte der 80 er Jahre zur Beurteilung alternativer Investitionsvorhaben im IT-Bereich durch Unternehmensberatung Gartner Group - So werden unter dem Begriff TCO alle Einkaufs- und Folgekosten betrachtet, die entlang der gesamten Wertschöpfungskette im Unternehmen entstehen von Entwicklung bis zum Recycling des Beschaffungsobjektes - Der Total Cost of Ownership-Ansatz (TCO) ermöglicht eine gesamtkostenbezogene Betrachtungsweise und stellt einen funktionsbereichs- und unternehmensübergreifenden Kostenmanagement-Ansatz dar. Seite 15

16 Total Cost of Ownership Grundlagen Seite 16

17 Total Cost of Ownership Abgrenzung TCO zu LCC Die verwandten Begriffe Total Cost of Ownership (TCO) und Life Cycle Costing (LCC) werden häufig vermischt und nicht sauber abgegrenzt. TCO hingegen wird z. B. bei kleineren Anschaffungen (PC, Software), Verbrauchsgegenständen (Schrauben, Fett) verwendet, bei welchen die Transaktionskosten nicht vernachlässigbar sind. Vereinfacht wird LCC hauptsächlich bei Investitionsgütern in der Industrie verwendet. Dabei sind die Transaktionskosten von untergeordneter Bedeutung, da die Betriebs- und Anschaffungskosten um ein Vielfaches höher sind. Seite 17

18 Total Cost of Ownership Praktische Umsetzung Welche Arten von Kosten im TCO-Ansatz implementiert werden ist in der einschlägigen Literatur nicht eindeutig definiert. Dies ist individuell festzusetzen und kann je nach Analyseobjekt und Sachverhalt auf der Basis vieler einzelner Faktoren variieren. Direkte Kosten - Anschaffungskosten Hardware / Software - Kosten aus Wartungsverträgen Indirekte Kosten - Endanwender: Entwicklung eigener Applikationen z.b. Excel-Tabellen - Ausfallzeiten des Systems / Maschine Seite 18

19 Total Cost of Ownership Bildung von Kostenblöcken Kostenblöcke (TCO Struktur) Kostenkategorie Kostentreiberindikatoren Material Forschung und Entwicklung Fertigung und Montage Verwaltung und Vertrieb Logistik Qualitätssicherung z.b. Stahl z.b. Kunststoffe Design Konstruktion Forschung Montage Konstruktion Forschung Einkauf Vertrieb Qualitätswesen LKW Transport Materialwirtschaft Interne Transportkosten Ausschuss Neueinbau Nacharbeit Rohstoffeinsatz Ausschuss und Abfallquote Anzahl und Art von Test Anzahl Änderungen Prüfaufträge (Labor) Anzahl und Art von Tests Anzahl Änderungen Anzahl Bestellvorgänge, Bestellpositionen Stunden Anwendungsberatung Anzahl von Qualitätskontrollen Anzahl Transporte Anzahl Lagerzugriffe Häufigkeit der Transportwege Anzahl Nacharbeitsstunden Produktkomplexität Komplexität Werkzeug Seite 19

20 Total Cost of Ownership Transaktionssequenz Modell nach Ellram Vortransaktionskomponente Bedarfsanalyse Beschaffungsanalyse Lieferantenanalyse Lieferantenentwicklung Verhandlungsprozess Total Cost of Ownership Transaktionskostenkomponente Angebotsbearbeitung Beschaffungspreis Transportkosten Zölle und Steuern Qualitätsprüfung Reklamation Nachtransaktionskomponente Produktionsausfälle Reparatur bei Kunde Kosten für Ersatzteile Kosten für Instandhaltung Abfall Seite 20

21 Total Cost of Ownership Kostenkategorien und Kostentreiber Hauptkostenkategorie Kostentreiber Investitionsgüter Rohmaterial Baugruppen Montage Komponenten Fertigung Beschaffungskosten Preis Kosten für Umbau Installation 82 % 32 % 18 % 48 % 7 % 7 % 73 % 13 % 13 % 81 % 25 % 19 % Betriebskosten Personal Werkzeuge Betriebsstoffe 46 % 39 % 32 % 19 % 11 % 37 % 33 % 20 % 0 % 44 % 19 % 13 % Qualitätskosten Kontrollkosten Ausschusskosten 14 % 18 % 33 % 33 % 67 % 87 % 38 % 63 % Logistikkosten Fracht / Transport Zölle Verpackung 18 % 7 % 4% 56 % 15 % 11 % 87 % 33 % 20 % 50 % 19 % 13 % Wartung- und Instandhaltungskosten Personal Ersatzteile Stillstandkosten 32 % 46 % 39 % 0 % 48 % 15 % 13 % 7 % 7 % 13 % 13 % 19 % Lagerhaltungskosten 4 % 40 % 17 % 29 % Seite 21

22 Total Cost of Ownership Vorgehensweise der TCO Analyse Methoden zur Kostenidentifizierung (N=73) Empirische Daten oder Erfahrungswerte 60% Prozesskostenrechnung 43% Benchmarking 31% Andere Methoden 5% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 1. Bestimmung der Transaktionskosten 2. Abschätzung weiterer dem Transaktionsprozess vor- und nachgelagerte Kosten 3. Berechnung des TCO-Preises Seite 22

23 Total Cost of Ownership Beispiel: Zeiterfassung-Terminals Eckdaten: - Beschaffung von 10 neuen Zeiterfassung Terminals - Voraussichtliche Einsatzdauer - 7 Jahre - Mit der Einführung fallen zudem Beratungs- und Schulungskosten an - Bei den Betriebskosten wird die Verwaltung und Support durch IT berücksichtigt - Jährlich ist mit Wartung und Updates der Software zu rechnen - Nach der Einsatzdauer werden Entsorgungskosten zu berücksichtigen sein Seite 23

24 Total Cost of Ownership Kritik und Würdigung Pro: Trägt zur Transparenz und der besseren Vergleichbarkeit der Kostenidentifikation bei Verdeckte Kosten hinter dem Materialpreis können bereits frühzeitig identifiziert werden Contra: Fehlen eines branchenunabhängigen, standardisierten Vorgehens zur einheitlichen Ermittlung der Kosten Hoher Zeit- und Arbeitsaufwand bei Ermittlung der Transaktionskosten Seite 24

25 Total Cost of Ownership Fazit Die TCO-Betrachtung im industriellen Umfeld wird heute aufgrund des zunehmenden globalen Wettbewerbs immer wichtiger. Als Universalinstrument zur Potenzialermittlung bleibt der Einsatz jedoch auf Grund der oft situationsspezifischen und variierenden Kostengrößen von beschränktem Nutzen. Seite 25

26 # Übersicht der Methodenschulungen Strukturierung des Einkaufsvolumens mit Excel Analyse der Beschaffungskosten mit Unterstützung von Excel KW 41 Nach Abstimmung ABC Analyse XYZ-Analyse Kraljic Matrix Portfolioanalyse (praktische Umsetzung Kraljic Matrix) Total Cost of Ownership Vorschlag: DTC (= Design to Cost) MoB (= Make or Buy) Seite 26

27 # Seite 27