Infotyp Mutterschutz/Erziehungsurlaub (IT 0080)

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1 Infotyp Mutterschutz/Erziehungsurlaub (IT 0080) Inhalt 1 Allgemeines 2 2 Beschreibung der Felder 3 3 Hinweise Bearbeitung eines vorhandenen Datensatzes Ändern eines vorhandenen Datensatzes aufgrund einer Fehlermeldung nicht möglich Zuschuss zum Mutterschaftsgeld (Tarif) Personalmaßnahme 30 Elternzeit Elternzeit für Großeltern Jahressonderzahlung / Sonderzahlung Report RPLMUT00_OLD Mutterschutz/Elternzeit 9 Autor: LVwA PS IPV Seite

2 1 Allgemeines Landesverwaltungsamt Berlin Dieser Infotyp dient der Abbildung aller Abwesenheiten, die in Zusammenhang mit Mutterschutz und Elternzeit stehen. Die hier erfassten beziehungsweise korrigierten Abwesenheiten werden gleichzeitig automatisch im Infotyp Abwesenheiten (IT 2001) gespeichert, sofern es sich um eine gänzliche Abwesenheit handelt. Die Datenpflege diesbezüglicher Abwesenheiten, sollte immer im Infotyp Mutterschutz/Erziehungsurlaub (IT 0080) und nicht (direkt) im Infotyp Abwesenheiten (IT 2001) erfolgen, abgesehen von einer Ausnahme. Denn nur so ist sichergestellt, dass Infotyp Mutterschutz/Erziehungsurlaub (IT 0080) alle relevanten Daten zum Mutterschutz und zur Elternzeit beinhaltet. Die Eingabe von Elternzeit ist sowohl für die Eltern des Kindes (Mutter/Vater) als auch für die Großeltern zulässig. Abwesenheiten, die keine vollständige Arbeitsunfähig bedingen, sondern eine teilweise Arbeitsbefreiung oder eine abweichende Tätigkeit zur Folge haben, werden nicht automatisch (zusätzlich) im Infotyp Abwesenheiten (IT 2001), sondern im Infotyp Teilzeitarbeit/abweich. Tätigkeit (IT 0597) gespeichert. Autor: LVwA PS IPV Seite

3 2 Beschreibung der Felder Die nachfolgende Beschreibung der Felder stellt vorrangig auf das erstmalige Anlegen eines Datensatzes ab. Für die Bearbeitung eines bereits vorhandenen Datensatzes sind unbedingt die Ausführungen unter Tz. 3.7 Report RPLMUT00_OLD Mutterschutz/Elternzeit zu beachten! Gültig... bis... Beim Anlegen eines Datensatzes wird das Gültigkeitsdatum mit dem aktuellen Tagesdatum vorgeschlagen. Nach der Eingabe notwendiger weiterer Daten und der Bestätigung der Eingabe mit Enter wird das Ende des Gültigkeitszeitraumes systemseitig angepasst; das Beginndatum ist gegebenenfalls manuell anzupassen. Autor: LVwA PS IPV Seite

4 Achtung Der Gültigkeitsbeginn des Datensatzes sollte immer dem jüngsten Datum (in der Regel der Tag der Anzeige der Schwangerschaft) und das Gültigkeitsende immer dem ältesten Datum (zum Beispiel das Ende der Elternzeit) entsprechen. Das Gültigkeitsende sollte nicht mit unendlich gepflegt werden, da dann unter anderem der Report Mutterschutz/Elternzeit (siehe Tz. 3.7 Report RPLMUT00_OLD Mutterschutz/Elternzeit) ungenaue Daten liefert. 2. Laufende Nummer Die laufende Nummer wird systemseitig vergeben. Über diese wird gegebenenfalls Mutterschutz/Elternzeit für weitere Kinder kenntlich gemacht. Es sollte pro Kind immer nur ein Datensatz existieren, der alle notwendigen Informationen enthält (Ausnahme siehe Tz. 3.2 Ändern eines vorhandenen Datensatzes aufgrund einer Fehlermeldung nicht möglich). 3. Anzeige Schwangerschaft Es ist das Datum anzugeben, an dem der Arbeitgeber über das Bestehen einer Schwangerschaft informiert wurde. Beim Anlegen eines Datensatzes wird das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen. Der Vorschlagswert kann überschrieben werden. Da es sich um ein Muss-Feld handelt, ist eine Dateneingabe auch beim Anlegen eines Datensatzes für die Elternzeit für Väter beziehungsweise Großeltern erforderlich. 4. Mutmaßliches Entbindungsdatum Es ist das mutmaßliche Entbindungsdatum zu pflegen. Anhand dieses Datums wird nach der Eingabe der entsprechenden Abwesenheitsart und der Bestätigung mit Enter maschinell die Mutterschutzfrist berechnet. Ändert sich das mutmaßliche Entbindungsdatum zu einem späteren Zeitpunkt, ist dieses Datum anzupassen und über die Schaltfläche Abw.neu berechnen (Strg + F10) die maschinelle Neuberechnung der Mutterschutzfrist anzustoßen. Der geänderte Zeitraum wird automatisch auch in den entsprechenden Datensatz im Infotyp Abwesenheiten (IT 2001) übernommen. Da es sich um ein Muss-Feld handelt, ist eine Dateneingabe auch beim Anlegen eines Datensatzes für die Elternzeit für Väter beziehungsweise Großeltern erforderlich. 5. Tatsächliches Entbindungsdatum Das Geburtsdatum des Kindes ist zu erfassen. Weicht dieses Datum vom mutmaßlichen Entbindungsdatum ab, ist die Mutterschutzfrist gegebenenfalls neu zu berechnen. Die erneu- Autor: LVwA PS IPV Seite

5 te Berechnung der Mutterschutzfrist kann über die Schaltfläche Abw.neu berechnen (Strg + F10) angestoßen werden oder manuell erfolgen. 6. Meldedatum Aufsichtsbehörde Der Arbeitgeber hat nach 5 MuSchG die zuständige Aufsichtsbehörde (im Land Berlin das LAGetSi Berlin) unverzüglich von der Mitteilung der werdenden Mutter zu benachrichtigen. Diese Meldung muss außerhalb des IPV-Verfahrens erfolgen. Ist diese Meldung erfolgt, ist in dieses Feld (manuell) das Meldedatum einzutragen. Zur Überwachung der Meldung an die Aufsichtsbehörde, steht der Report Mutterschutz/Elternzeit zur Verfügung; Näheres dazu siehe Tz. 3.7 Report RPLMUT00_OLD Mutterschutz/Elternzeit 7. Geburtsart Die Angabe einer Geburtsart ist notwendig, damit systemseitig die Mutterschutzfrist korrekt berechnet werden kann. Folgende Eingaben sind möglich: Regelfall (systemseitiger Vorschlagswert) 02 Frühgeburt 03 Mehrlingsgeburt 04 Früh- und Mehrlingsgeburt 05 Totgeburt 06 Früh- und Totgeburt 07 Mehrlings- und Totgeburt 08 Früh-, Mehrlings- und Totgeburt 20 Geburt eines Enkelkindes Achtung Die Korrektur der Geburtsart kann zur Folge haben, dass sich die Mutterschutzfristen ändern. Dazu sollte ebenfalls die Neuberechnung dieser über die Schaltfläche Abw.neu berechnen (Strg + F10) angestoßen werden und/oder eine manuelle Prüfung/Korrektur erfolgen. 8. Block Name des Kindes In diesem Block ist das Kind anzugeben, für das Mutterschutz bzw. Elternzeit genommen wird. Die Namensfelder sind nicht eingabebereit. Das jeweilige Kind ist über die Schaltfläche Autor: LVwA PS IPV Seite

6 Übersicht Kinder (IT0021) aus dem Infotyp Familie/Bezugsperson (IT 0021) auszuwählen oder es kann hierrüber auch direkt neu angelegt und dann ausgewählt werden. Das Geburtsdatum muss dem Wert im Feld Tatsächliches Entbindungsdatum entsprechen. 9. Block Bemessungszeitraum Beschäftigungsverbot Die Felder dieses Blocks werden im IPV-System nicht verwendet. Daher sind keine Eingaben vorzunehmen. Die systemseitig angegebenen Daten sollten lediglich als Orientierung für entsprechende manuelle Berechnungen dienen. Sie sind aber keinesfalls verbindlich. 10. Ab-/Anwesenheitsart / An-/AbwArtText Aus der Wertehilfe (F4-Hilfe) ist die jeweilige Abwesenheitsart auszuwählen. 11. Beginn Der Gültigkeitsbeginn der ausgewählten Abwesenheitsart wird angegeben. Bei den Abwesenheitsarten für den Mutterschutz wird das Datum in Abhängigkeit vom mutmaßlichen/tatsächlichen Entbindungsdatum sowie der Geburtsart maschinell ermittelt/vorgeschlagen. Das manuelle Überschreiben ist möglich. 12.Ende Das Gültigkeitsende der ausgewählten Abwesenheitsart wird angegeben. Bei den Abwesenheitsarten für den Mutterschutz wird das Datum in Abhängigkeit vom mutmaßlichen/tatsächlichen Entbindungsdatum sowie der Geburtsart maschinell ermittelt/vorgeschlagen. Das manuelle Überschreiben ist möglich. 13. TZ/Abw.Tätigk. In dieser Spalte ist ein Beschäftigungsverbot bzw. eine Elternzeit, sofern zutreffend, als Teilzeitbeschäftigung und/oder als abweichende Tätigkeit zu kennzeichnen. Diese Abwesenheiten sind immer dann entsprechend zu kennzeichnen, wenn sie keine vollständige Arbeitsunfähigkeit zur Folge haben. Ein entsprechendes Kontrollkästchen ist erst dann eingabebereit, wenn eine Abwesenheitsart für ein Beschäftigungsverbot oder eine Elternzeit ausgewählt und die Eingabe mit Enter bestätigt wurde. Zeiträume, die auf diese Weise markiert sind, werden nicht im Infotyp Abwesenheiten (IT 2001), sondern im Infotyp Teilzeitarbeit/abweich. Tätigkeit (IT 0597) gespeichert. Nur wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert wurde, erfolgt die Entgeltabrechnung auf Grundlage der Teilzeitbeschäftigung. Autor: LVwA PS IPV Seite

7 3 Hinweise Landesverwaltungsamt Berlin 3.1 Bearbeitung eines vorhandenen Datensatzes Alle Daten, die im Zusammenhang mit demselben Kind stehen, sind über ein und denselben Datensatz im Infotyp Mutterschutz/Erziehungsurlaub (IT 0080) zu pflegen. Die Bearbeitung eines vorhandenen Datensatzes ist daher immer mit der Funktion Ändern vorzunehmen, wenn es sich um dasselbe Kind handelt. Die Mutterschutzfrist nach der Entbindung wird in Abhängigkeit vom Eintrag im Feld Tatsächliches Entbindungsdatum ermittelt. Nach der Bekanntgabe des tatsächlichen Entbindungsdatums ist für die korrekte systemseitige Berechnung der Mutterschutzfrist folgende Vorgehensweise erforderlich: Aufrufen des entsprechenden Datensatzes mit der Funktion Ändern Eingabe des Entbindungsdatums im Feld Tatsächliches Entbindungsdatum Prüfung/Anpassung der Geburtsart Betätigen der Schaltfläche Abw.neu berechnen (Strg + F10) Prüfung und Bestätigung der Eingaben mit Enter bis der Hinweis Bitte Eingabe sichern erscheint. Weitere Hinweise in der Info- und Statuszeile sind zu beachten. Die Dateneingaben sind zu sichern. Muss die bisher anhand des mutmaßlichen Entbindungsdatums festgelegte Schutzfrist infolge einer besonderen Geburtsart und/oder eines abweichenden tatsächlichen Entbindungsdatums geändert werden, kann dieses in allen Fällen mit Hilfe der Schaltfläche Abw.neu berechnen (Strg + F10) erfolgen. Die systemseitigen Vorschlagswerte entsprechen grundsätzlich den Vorschriften des Mutterschutzgesetzes. Sie sind zu prüfen und können in Ausnahmefällen (zum Beispiel bei einer Verkürzung der Schutzfrist infolge einer Todgeburt) manuell korrigiert werden. 3.2 Ändern eines vorhandenen Datensatzes aufgrund einer Fehlermeldung nicht möglich Das Ändern eines vorhanden Datensatzes wird systemseitig mit der Fehlermeldung: Änderung vor tiefsten rückr. Datum xxxx laut Verwaltungssatz zu Abkreis. xx abgelehnt, wenn das Gültigkeitsende des Datensatzes vor der tiefsten rückrechenbaren Periode liegt. Autor: LVwA PS IPV Seite

8 Dieses Problem tritt regelmäßig auf, wenn (nochmals) eine Elternzeit nach Vollendung des dritten Lebensjahres des Kindes genommen wird. In diesen Fällen muss (ausnahmsweise) ein zweiter Datensatz zum selben Kind angelegt werden. Dazu wird empfohlen, den nicht mehr änderbaren Datensatz mit der Funktion Kopieren aufzurufen, den Gültigkeitszeitraum des Datensatzes der Elternzeit anzupassen, die alten Abwesenheitszeiträume zu löschen und die neue Elternzeit einzupflegen. Die Daten im Block Angaben zur Mutterschaft können unverändert bestehen bleiben, auch um somit zu dokumentieren, dass es sich um dasselbe Kind handelt. Achtung Aus abrechnungstechnischen Gründen darf die Abwesenheit keinesfalls direkt über den Infotyp Abwesenheiten (IT 2001) eingepflegt werden. 3.3 Zuschuss zum Mutterschaftsgeld (Tarif) Die Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld erfolgt grundsätzlich maschinell. Nähere Informationen sind dem Kapitel 07 Schwerpunktthema S15 Beschäftigungsverbote und Mutterschutz zu entnehmen. Kann im Einzelfall der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld nicht maschinell berechnet werden, ist der manuell berechnete Zuschuss im Infotyp Ergänzende Zahlung (IT 0015) mit der Lohnart 3780 Zuschuss Mutterschaftsgeld aufzugeben. 3.4 Personalmaßnahme 30 Elternzeit Die Personalmaßnahme 30 Elternzeit ist erst zum Zeitpunkt der Festlegung auf den Umfang der Elternzeit durchzuführen. Zu diesem Zeitpunkt existiert jedoch in der Regel bereits ein entsprechender Datensatz im Infotyp Mutterschutz/Erziehungsurlaub (IT 0080). Im Verlauf der Personalmaßnahme wird nun aber ein neuer Datensatz mit der Funktion Anlegen angeboten. Dieser ist zwingend zu überblättern. Nach Beendigung der Personalmaßnahme ist der bereits vorhandene Datensatz des Infotyps Mutterschutz/Erziehungsurlaub (IT 0080) in der Einzelbildpflege mit der Funktion Ändern aufzurufen und anzupassen. Ist der zum betreffenden Kind gehörige Datensatz im Infotyp Mutterschutz/Elternzeit (IT 0080) ausnahmsweise noch nicht vorhanden (z.b. bei einer Elternzeit für Väter), kann er im Zuge der Personalmaßnahme angelegt werden. Autor: LVwA PS IPV Seite

9 3.5 Elternzeit für Großeltern Großeltern (nur tariflich Beschäftigte) können sich unter bestimmten Voraussetzungen für die Erziehung eines Enkelkindes bis zu drei Jahre freistellen lassen. Auch diese Abwesenheitszeiträume müssen über diesen Infotyp angelegt werden. 3.6 Jahressonderzahlung / Sonderzahlung Zur maschinellen Berechnung der Jahressonderzahlung / Sonderzahlung und wann gegebenenfalls ein manuelles Eingreifen notwendig ist, wird auf die Beschreibung des Infotyps Sonderregelungen (IT 0265) im Kapitel 01 sowie das Schwerpunktthema S37 Sonderzahlung nach TV-L bzw. BerlBesNG im Kapitel 07 des IPV-Anwenderhandbuches verwiesen. 3.7 Report RPLMUT00_OLD Mutterschutz/Elternzeit Zur Auswertung der Daten dieses Infotyps steht für die Personalsachbearbeitung und die Zeitwirtschaft der Report RPLMUT00_OLD Mutterschutz/Elternzeit zur Verfügung. Der Aufruf des Reports erfolgt aus den Bereichsmenüs für die Personalsachbearbeitung zper oder der Zeitwirtschaft zluv Infosysteme Zeitwirtschaft. Die Selektionsmaske des Reports bedingt mindesten die Angabe des jeweiligen Buchungskreises. Des Weiteren sollten die Auswahlzeiträume sinnvoll vorgegeben werden. Alle anderen Selektionsfelder stehen optional zur Verfügung. Autor: LVwA PS IPV Seite

10 Im Block Listausgabe kann festgelegt werden, ob alle Mutterschaftsfälle oder nur die ungemeldeten angezeigt werden sollen. Diese Differenzierung basiert auf dem Inhalt des Feldes Meldedatum Aufsichtsbehörde. Achtung Der Report sollte immer im Hintergrund ausgeführt werden. Das Ausführen im Vordergrund hat regelmäßig einen Laufzeitfehler zur Folge. Hinweis Allgemein gültige Hinweise zur Verwendung von Reports sind dem IPV-Anwenderhandbuch Kapitel 05 Reports und Auswertungen Teil A zu entnehmen. Autor: LVwA PS IPV Seite