B H H e r m a g o r Verwaltung in der BH-Hermagor. Hermagor

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1 B H H e r m a g o r Verwaltung in der BH-Hermagor Hermagor aktiv Interne Organisation modern transparent Kostenrechnung & Berichtswesen kundenorientiert Kundenorientierung

2 NPM in der BH-Hermagor Hermagor Balanced Scorecard Ablauforganisation Controlling & Berichtswesen Kundenorientierung & Marketing Qualitätsmanagement (CAF) Mitarbeiterorientierung

3 Balanced Scorecard Balanced Scorecard Festlegen d. strategischen Stoßrichtung Mission Statement & Leitbild Dimensionen auswählen Strategische Oberziele auswählen Herunterbrechen der strategischen Ziele Messgrößen auswählen Prüfung der Ursache-Wirkungs-Ketten

4 Kunden & Partner Finanzen Mission Statement Vision & Strategie Leitbild Produkte Geschäftsprozesse Mitarbeiter

5 Innovation relative Autonomie Vision & Strategie Wirkung Kundenorientierung

6 Kunden & Partner Finanzen Ziele: höchste Kundenzufriedenheit Ziele: möglichst große Verfügungsfreiheit rasche Erledigung Spielräume für Investitionen gutes Image freie Schwerpunktsetzung Abwicklung via e-government weniger Sachaufwand mehr Bürgernähe 100 % - ige Rücklagenübertragung Vision & Strategie geringe Fluktuation Verfahrenskonzentration wenig Krankenstände Reduktion von Papierakten hohe Zufriedenheit hohe Akzeptanz der Entscheidungen top-fitte Mitarbeiter - Weiterbildung Ziele: kurze Durchlaufzeiten Ziele: interner Ressourcenausgleich Geschäftsprozesse Mitarbeiter

7 Kunden & Partner Finanzen KZ: Tage / GP / Sachgebiet KZ: Wirtschaftlichkeit = Ertrag / Aufwand % e-gp / alle GP Produktstückkosten % Beschwerden / alle GP Prozesskosten % Berufungen / GP frei verfügbare Mittel / Gesamtbudget Zahl d. Beratungsstunden % Einsparungen bei Sachmittel Kundenzufriedenheitsindex Vision & Strategie Benchmarks Frauenquote Erfolge bei Wettbewerben Weiterbildung (skosten) / MA Berufungen aufgrund Verfahrensfehler Altersstruktur durchschnittl. Erledigungsdauer Fluktuationziffer KZ: Anzahl MA / Anzahl GP KZ: Abwesenheitsstruktur Geschäftsprozesse Mitarbeiter

8 Ablauforganisation Prozessorganisation Antrag ( , Fax, Post, help.gv, homepage) Antrag Poststelle Domea elektr. Akt angelegt Archiv Sachbearbeiter Erledigung mittels Dokumentvorlagen (ca. 2200)

9 Ablauforganisation Prozessorganisation Ziel

10 Bausteine im Verwaltungscontrolling Controlling & Berichtswesen Produkt- u. Leistungskatalog Kostenrechnung (Produktkosten) Leistungsmessung (Kennzahlen, Indikatoren) Leistungsvergleiche, Benchmarking Soll/Ist-Abweichungen im Rahmen der Zielvereinbarungen Personalkennzahlen Stellenplan Leistungscontrolling Personalcontrolling Finanzcontrolling Soll/Ist-Abweichungen im Budget Budgetprognosen Finanzkennzahlen

11 Controlling & Berichtswesen Der Produkt- und Leistungskatalog der Bezirkshauptmannschaften 43 Produktgruppen 421 Produkte

12 Ermittlung der Produktkosten Controlling & Berichtswesen Personal Gebäude Produkte als Kostenträger Sachmittel Fremdleistungen

13 Controlling & Berichtswesen die drei zentralen Fragen Welche Kosten sind angefallen? Wo sind die Kosten angefallen? Wofür sind Kosten angefallen?

14 Controlling & Berichtswesen Welche? Kostenartengruppen 01 Personalkosten 02 Sachkosten 03 Fremdleistungen 04 Gebäudekosten 05 Kalk. Afa 06 KFZ-Kosten 07 Sonstige Kosten

15 Controlling & Berichtswesen Wo? - Kostenstellenstruktur BH Hermagor BHHE Behördenleitung Verwaltungsdion Bezirkskasse Infrastruktur Gewerberecht Wasserrecht Bau- und Umweltrecht Forstrecht, Forstwirtschaft Bautechnik BBA Soziales Jugend- und Familie Jugendfürsorge Gesundheitswesen Veterinärwesen Verkehrsrecht Kraftfahrrecht Führerschein Verwaltungsstrafrecht Schulwesen Pass- Fremdenrecht Freie Zuordnung zu einer KST nach Anforderungen der jeweiligen BH für: Grundverkehr Personen- Standswesen Mineral-/ Rohstoffe Jagd/ Fischerei Sicherheitswesen * Sicherheitswesen * nur Hermagor Vereins-/ Veranstaltungswesen Versammlungswesen Waffen-/ Schießwesen Forstrecht

16 Controlling & Berichtswesen Wofür sind die Kosten angefallen? Kostenträgerrechnung Produkte Produkt Ehrenzeichen Produkt Führerscheinregister Produkt Gesundheitsförderung Produkt Bauaufsicht

17 Controlling & Berichtswesen Ermittlung des Arbeitseinsatzes je Produkt Wieviel Zeit benötige ich für die Erstellung meiner Produkte? Hilfsformular zum Erhebungsbogen - Zeitaufwand je Produkt Erhebungsbogen Produkt 0401 Produkt 0702 Zeitaufwand je Produkt Produkt 0403 Produkt 0405 Produkt 1701 Produkt- und Leistungskatalog der Kärntner Landesverwaltung Von den 100% der Netto-Anwesenheitszeit eines Mitarbeiters werden...% für die Erstellung des Produktes... verwendet.

18 Controlling & Berichtswesen Ermittlung der Netto-Anwesenheitszeit 40 Anwesenheitswochen bzw Anwesenheitsstunden 12 Abwesenheitswochen Netto- Anwesenheitsstunden - Urlaub 5,5 Wochen - Feiertage 2,5 Wochen - Krankenstand 2 Wochen - sonstige Verhinderungszeiten (z.b. Pflegeurlaub, Arztbesuche, Behördenwege) 2 Wochen Mittagspause = 100 Stunden (40 Wo x 5 T x 0,5 Std.) Stunden werden pro Mitarbeiter für die Erstellung der jeweiligen Produkte verwendet 52 Jahreswochen bzw Jahresstunden

19 Zusammensetzung der Personalkosten Controlling & Berichtswesen Direkte Personalk. Normierte Personalkosten (Standardkosten) Überstunden (Überstundenpauschale, Einzelüberstunden) Reisekosten (Reisekostenpauschale, Einzelreisekosten) Kalkulatorische Versorgungsbezüge der Beamten (Pensionstangenten) Kalkulatorischer Ansatz: Abfertigungsrückstellung für Vertragsbedienstete bzw. sonstigen Bediensteten Dienstjubiläumsgelder, Familienbeihilfe, Prämien (einmalige Entschädigungen, Belohnungen, Geldaushilfen, sonstige Prämien) Dienstgeberbeitrag: SV-Beitrag, (fakultativ: FLAF, Kommunalsteuer) Grundbezug: (Jahresbruttogehalt, Sonderzahlungen, Verwaltungsdienstzulage, Landespersonalzulage, Dienstzulage, Funktionszulage, Ergänzungszulage) Nebengebühren: Mehrleistungszulagen (ohne Überstundenpauschale und Einzelüberstunden), Erschwerniszulage ( z.b. Bildschirm-, Gefahren-, Schreibzulage), Aufwandsentschädigung

20 1. Schritt: Umlage der Infrastrukturkostenstelle Bezirkshauptmannschaft KST 1 Behördenleitung KST 2 VerwDion, Bezirkskasse KST 3 Infrastruktur KST 4 Gewerberecht KST 5 Wasserrecht KST 6 Bau- und Umweltrecht KST 7 Forstwirtschaft KST 8 Bautechnik BBA Verteilung der Endkosten der KST Infrastruktur nach dem Schlüssel Personalkostenanteil der Haupt-KST z.b.: KST 2 VerwDion, Bezirkskasse Umlage der KST Infrastruktur KST 2 VerwDion, Bezirkskasse Endko KST 2 Endko KST 2 + Umlagekosten Infrastruktur- KST

21 2. Schritt: Ermittlung der Zuschlagssätze Gemeinkosten (Zuschlagssätze) Einzelkosten KST (VerwDion, Bezirkskasse) Personalkosten Sachkosten Fremdleistungskosten Infrastrukturkosten (Umlage Infrastruktur-KST, Gebäudekosten, kalk. Ko, KFZ-Ko) Sonstigen Kosten Basis für f r Zuschlagskalkulation Zuschlagssatz Sachkosten Zuschlagssatz Fremdleistungskosten Zuschlagssatz Infrastrukturkosten Zuschlagssatz Sonstige Kosten

22 3. Schritt: Zuordnung der Kosten zum Produkt Wieviel Zeit benötige ich für die Erstellung meiner Produkte? KST Perskosten ZSS Sachko 4,7% ZSS Fremdleistungsko 12,0% ZSS Infrastrukturko 9,4% ZSS Sonst. Ko. 1,4% Endko inkl. Umlage Infra-KST Perszahl Produktnr. Ausmaß % % % Summe 100% Produktkalkulation 200X Produkt 1001 Personalkosten Sachkosten 549,7 Fremdleistungskosten 1.403,5 Infrastrukturkosten 1.099,4 Sonstige Kosten 163,7 Gesamtkosten ,1 MA-Stammdaten: KST Perszahl Verwgrp. B BA 100%... Perszahl... Persko fix Persko var

23 Controlling & Berichtswesen Das Data Warehouse Berichts- und Analysesystem FIBU MPB KORE Personaladmin. Personalsysteme Personalverrechn. dezentrale Erfassungssysteme Data Warehouse Darstellung v. Finanzdaten Budgetberichte u. Vergleiche mit Vorperioden Quartalsberichte u. Bewirtschafterlisten Abweichungsanalysen Budgetentwicklung Abwesenheitsanalysen div. andere Personalanalysen

24 Kundenorientierung & Marketing Ausgangsbasis Was will die Kundin / der Kunde? ausführliche Erhebungen notwendig Kundenbefragung (Laufkundschaft, Verhandlungen) Sicherheitsbefragung Mitarbeiterbefragung bzw. Bereichsleiterevaluierung

25 Kundenorientierung & Marketing Ausgangsbasis

26 Kundenorientierung & Marketing

27 Kundenorientierung & Marketing Verwaltungsmarketing Corporate Identity (Pylon, give-aways, ) Gezielte Öffentlichkeitsarbeit regelm. Info im Gailtaler Monat Tag der offenen Tür Veranstaltungen gezielte Pressearbeit auf sachlicher Ebene Networking Anti-Drogen-Plattform Partnerschaften Ball der Einsatzkräfte Schülergalerie

28 Kundenorientierung & Marketing Beispiel Kunden Corner mit INFO-Point News Der Bezirk Öffentliche Institutionen online-anträge Beschwerdemanagement freies Surfen

29 Qualitätsmanagement Benchmarking Schaffen von Standards (BH-Plus) Baustellenmanagement Bewältigung von Großschadensereignissen Informationsbroschüren im Fremdenrecht Ethik als Teil des Mitarbeitergesprächs Anti-Drogen-Plattform Selbstbewertung mittels CAF Transparenz Gleichbehandlung aller KundInnen Vergleichbarkeit Benchlearning

30 Qualitätsmanagement Common Assessment Framework QM-Instrument für die öff. Verwaltung Europaweit im Einsatz Selbstbewertungsmodell Bewertung der Enablers & Results Ziel: Innovation und Lernen Stärken und Verbesserungsbereiche feststellen Planung von Verbesserungsmaßnahmen Umsetzung und Evaluation Definition von Orientierungswerten (BH-Plus)

31 Mitarbeiterorientierung Personalentwicklung Job-Rotation und Training on the Job Systematische Aus- und Weiterbildungsplanung Einführungsfortbildung Anpassungsfortbildung Führungskräftefortbildung IT-Fortbildung Planung ist Führungsaufgabe Überblick mittels Datenbank Bewahrung des Wissens

32 Mitarbeiterorientierung Wissensmanagement zur Verankerung und Bewahrung von Wissen in der Organisation Individuelles Wissen Implementierung eines Wissensmangementsystems EDV-gestützt

33 B H H e r m a g o r aktiv modern transparent kundenorientiert