Employee Self Service Manual

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1 Employee Self Service Manual für: ALTEN Group in Deutschland Stand: Seite 1/33

2 Inhaltsverzeichnis 1 Versionierung Employee Self Service (ESS): Zugang und Schulung SAP-Zugang und Kennwort SAP-Schulungsportal Browserverwendung Browsersprache Funktionen des ESS Arbeitszeiten Arbeitszeiten erfassen Pausen erfassen Bemerkungen über PSP-Elemente (Projekte) Benennung der PSP-Elemente PSP-Elemente, die dir zur Verfügung stehen Erfassung der Arbeitszeiten für Intercontract (derzeit kein Projekt) Zeiterfassung für Verwaltungsmitarbeiter mit Vertrauensarbeitszeit Erfassung der Reisezeit Abwesenheiten Abwesenheitsanträge & Feiertage Abwesenheitsantrag anlegen Zeitkontenübersicht Zeitnachweis drucken Persönliche Daten Reisen und Spesen Übersicht Reisen und Spesen Reisen neu anlegen Seite 2/33

3 8.3 Erfassung Kilometergeld Beispiel: Anlegen einer Spesenabrechnung für Projektreisen (Schema Consultantreise) Beispiel: Erfassung einer Monatskarte für Consultants Allgemeine Themen Anmeldeverfahren für Arbeitnehmer-Online Kontakt für Rückfragen und Support Seite 3/33

4 1 Versionierung Version Dokument Ersteller Datum Betreff Seite V 2.0 Version Said Fezazi Version für das Schulungsportal n.a. Schulungsportal Maria Manke V 2.1 Änderungen SAP Team ½ Urlaubstage am und Änderung persönliche Daten Reisekosten in fremden Währungen V 2.2 Änderungen SAP Team Hinweise über das Go-Live gelöscht Legende in der Zeiterfassung Definition Portal-Sprache Längere Notizen für die Zeiterfassung, Details Zeitkontenübersicht Details für die Erfassung von Kilometergeld Zusendung Spesenformular auch wenn keine Belege Einreichung Steuerberaterkosten V 2.3 Änderungen SAP Team Zeitenerfassung für Intercontract Einreichung Steuerberaterkosten angepasst Arbeitnehmer-Online zugefügt n.a Fehler! Textma rke nicht definier t Seite 4/33

5 2 Employee Self Service (ESS): Zugang und Schulung Für alle Mitarbeiter steht ab dem das Employee Self Service (ESS) Portal in SAP zur Verfügung. Damit ist das ESS das neue System um: - deine Arbeitszeiten zu erfassen (Ausnahme: Mitarbeiter mit Vertrauensarbeitszeit müssen keine Arbeitszeit erfassen, S. 4.3) - deine Abwesenheitsanträge (Urlaub, Sonderurlaub) zu stellen - Spesenabrechnungen zu erfassen Dieses Manual beschreibt die wichtigsten Prozesse und erklärt dir deine Arbeitsschritte. 2.1 SAP-Zugang und Kennwort Klick auf die Kachel SAP Dein Login besteht aus deiner -Adresse (z.b. mmustermann@de.alten.com) und deinem Windows- Kennwort. Wenn SAP den Zugang mit dem Hinweis verweigert, dass das Passwort abgelaufen ist, muss das Passwort zuerst in Outlook WebApp (de.alten.com/owa) geändert werden. Besonderheiten beim Kunden vor Ort oder ohne Anbindung zum ALTEN-Netzwerk: Sollte der Zugang beim Kunden nicht freigegeben sein, müssen die Stunden von Zuhause oder mit dem Smartphone gemeldet werden. Gib uns aber bitte über sap-support@de.alten.com Bescheid, wenn es der Fall ist. Wir werden versuchen, den Zugang beim Kunden freigeben zu lassen. 2.2 SAP-Schulungsportal Um dir den Umgang mit dem neuen System zu erleichtern, haben wir ein eigenes SAP-Schulungsportal eingerichtet. Du erreicht es unter mit Klick auf die Kachel SAP- Schulungsportal. Dein Login besteht ebenfalls aus deiner -Adresse und deinem Windows-Kennwort. Du findest dort alle Schulungsunterlagen und die Webcast-Videos, die Bestandteil der Online-Schulung sind. Außerdem ist hier immer die aktuellste Version des Manuals abgelegt. 2.3 Browserverwendung Die ESS-Funktionen können mit dem Internet Explorer, Mozilla Firefox, Chrome sowie Smartphone-Browser verwendet werden. Das Löschen der Zeilen bei der Zeiterfassung funktioniert aber nur mit dem Internet Explorer (siehe Screenshots unten). Sonst stehen alle anderen Funktionen in dem oben genannten Browser zur Verfügung. Seite 5/33

6 Internet Explorer: Mozilla Firefox: 2.4 Browsersprache Die ESS-Sprache ist von den Einstellungen in deinem Browser abhängig. Die Sprache kannst du im Internet Explorer über Internet Optionen -> Allgemein -> Sprachen, oder in Mozilla über Einstellungen -> Inhalt -> Sprachen ändern. Anschließend musst du dich neu anmelden. Manchmal wird die Spracheinstellung trotzdem ignoriert. In solchen Fällen muss die Sprache direkt bei der HTTP- Adresse angepasst werden: 3 Funktionen des ESS Im ESS-Portal kannst du folgende Aufgaben durchführen: Arbeitszeiten erfassen Abwesenheitsanträge stellen (Urlaub, Sonderurlaub) Spesenabrechnung erfassen Persönliche Daten pflegen Seite 6/33

7 Übersicht Startseite ESS: 4 Arbeitszeiten Unter dem Menüpunkt Arbeitszeiten können: Arbeitszeiten erfasst werden Abwesenheitsanträge angezeigt und erstellt werden Zeitnachweise angezeigt werden Seite 7/33

8 4.1 Arbeitszeiten erfassen Allgemeine Hinweise zur Zeiterfassung: Arbeitszeiten können nur für 1 Woche rückwirkend bis zum Montag der Folgewoche erfasst werden Spätestens am Montag (13 Uhr) müssen die Zeiten der vorherigen Woche eingegeben werden, eine spätere Eingabe ist nicht möglich Arbeitszeiten eines Monats müssen bis zum 2. Werktag im Folgemonat erfasst werden Solltest du Ende des Monats Urlaub haben, sorge bitte dafür, dass deine Arbeitszeiten vor deinem Urlaub eingepflegt sind. Arbeitszeiten (mit Ausnahme von Reisezeiten) über 10 Stunden sind nicht erlaubt! Maske zum Menüpunkt Arbeitszeiten erfassen : Kalender: Auswahl der Tage, für die Arbeitszeiten erfasst werden sollen Kalender-Legende mit Erklärung der farbigen Markierungen Vorangegangene/nächste Periode: Navigation zu nächster Tag/nächste Arbeitszeiten werden wie folgt erfasst: Schritt 1 Beispiel Für Kundenprojekte Feld Leistungsart auswählen PROD01 Produktive Arbeitsstunden TRAV01 Abrechenbare oder UNTR01 nichtabrechenbare Reisezeiten Für unproduktive Projekte UNPR01 Interne Schulung, Intercontract (IC) Schritt 2 Beispiel Sollten für euch andere Leistungsarten in Frage kommen, werden wir euch separat darüber informieren. PSP-Element (=Projekt) über Arbeitsvorrat auswählen, um die Zeiten dem richtigen Projekt zuzuordnen (s.4.2: Bemerkungen über PSP-Elemente) Bitte immer Projekt auswählen, welches in der Mitte ein A, B, C oder D stehen hat, z.b. AL1100A Bitte immer Projekt auswählen, welches in der Mitte ein N stehen hat, z.b. AL1120N Seite 8/33

9 Klick auf Arbeitsvorrat Liste mit den zur Verfügung stehenden PSP- Elementen wird angezeigt Ausgewähltes PSP-Element mit Importieren übernehmen Auswahl der Leistungsart und das PSP-Element können als Vorlage für jede weitere Eingabe gespeichert werden Beginnuhrzeit und Endeuhrzeit müssen eingetragen werden 4.2 Pausen erfassen Die Pause wird nicht automatisch abgezogen! Die Arbeitszeiten müssen also auf 2 Zeilen erfasst werden. Bitte haltet die gesetzlichen Pausenzeitregelungen ein (bzw. beachtet die Vorgaben eures jeweiligen Kunden): Ab 6h1min bis 9h Arbeitszeit: Ab 9h1min: 30 Minuten Pause 45 Minuten Pause Beispiel der 2-zeiligen Eingabe: Zeile 1: 08:00 12:00 Zeile 2: 14:00 18:00 Wenn Arbeits- und Pausenzeiten eingegeben wurden, müssen diese nur noch gesichert werden Seite 9/33

10 In der Spalte Kurzinformation kannst du bei Bedarf deine Tätigkeiten beschreiben. Diese Information erscheint dann auf deinem Zeitnachweis. Solltest du mehr Platz für die Beschreibung benötigen, kannst du sie über die Spalte Details erfassen. Diese Spalte befindet sich zwischen Inhalt und Beginnuhrzeit. Falls du sie nicht siehst, blende sie mit der Maus ein. Nachdem die Arbeitszeiten gespeichert wurden, erscheint ein weißes Blatt: Mit einem Klick auf das weiße Blatt kannst du dann eine längere Notiz erfassen. Klicke anschließend auf OK und speichere deine Arbeitszeiten. Seite 10/33

11 Bemerkung: In der Legende bei der Zeiterfassung werden nur die Tage grün markiert, in denen die gearbeiteten Stunden gleich oder größer sind als die SOLL-Stunden. Es ist aber nicht problematisch, wenn die Tage nicht grün dargestellt werden! 4.3 Bemerkungen über PSP-Elemente (Projekte) Benennung der PSP-Elemente Die Benennung für PSP-Elemente ergibt sich aus folgenden Bausteinen: Als Projektart sind A, B, C und D für produktive Projekte definiert und N für unproduktive Tätigkeiten. Die Firmenkennung ist so festgelegt: Firmenkennung AL AV Firma ALTEN GmbH ALTEN SW GmbH Seite 11/33

12 4.3.2 PSP-Elemente, die dir zur Verfügung stehen In der Regel, und falls für dich freigegeben, stehen dir folgende PSP-Elemente (am Beispiel für die BU DG1200) zur Verfügung: PSP-Element Leistungsart Bezeichnung Definition / Bemerkungen AL1200A PROD01 z.b. "Konstruktion Produktive Arbeitszeiten Catia V5" AL1200N UNPR01 Interne Schulung Du wirst von Kollegen geschult AL1200N UNPR01 Externe Schulung Du wirst von externen Dienstleister geschult AL1200N UNPR01 Schulung Trainer Du schulst Deine Kollegen AL1200N UNPR01 Intercontract Du hast derzeit keine Projekte. Du darfst maximal deine tägliche SOLL-Arbeitszeit auf dieses PSP-Element melden. AL1200N UNPR01 Non billable hours Es wurde mit dem Kunden vereinbart, dass diese Stunden nicht abgerechnet werden. Sollte dies dich betreffen, wirst du rechtzeitig informiert. AL1200N UNPR01 Hours Technical Support i.d.r. Unterstützung für Angebots-Erstellung 4.4 Erfassung der Arbeitszeiten für Intercontract (derzeit kein Projekt) Bitte beachte, dass Intercontract-Arbeitszeiten von dir selbst über ESS erfasst werden müssen. Dieselben Fristen gelten auch für Intercontract-Arbeitszeiten (bis Montag für die vergangene Woche). Solltest du in deinem Arbeitsvorrat kein PSP-Element für Intercontract-Zeiten sehen, wende dich bitte an Support, damit es für dich freigeschaltet wird (sap-support@de.alten.com). 4.5 Zeiterfassung für Verwaltungsmitarbeiter mit Vertrauensarbeitszeit Lage und Dauer der täglichen Arbeitszeit orientieren sich in erster Linie an der Erfüllung von Zielen und Aufgaben (sog. Vertrauensarbeitszeit). Der Mitarbeiter ist im Rahmen seiner Ziele frei in der Einteilung seiner Arbeitszeit. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt regelmäßig zumindest 40 Stunden. Durch die im Arbeitsvertrag festgelegte Vergütung ist die gesamte vertragsgemäße Tätigkeit des Mitarbeiters einschließlich etwaiger Überstunden im gesetzlich zulässigen Rahmen abgegolten. Der Mitarbeiter muss keine Zeiterfassung führen. Jedoch müssen etwaige Kernarbeitszeiten bestimmter Abteilungen berücksichtigt werden. Erfassung von Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten Die Beantragung von Urlaub muss der Verwaltungsmitarbeiter jedoch selbstständig über das Zeiterfassungssystem im ESS vornehmen. Dies gilt auch bei unbezahlten Urlaub und Sonderurlaub. Meldet sich ein Verwaltungsmitarbeiter krank, wird dies ausschließlich vom Personal Department im System erfasst. Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit dies in seinem Zeiterfassungssystem anzusehen. Ausnahmen zur Zeiterfassung der Verwaltungsmitarbeiter Die Regelung der Vertrauensarbeitszeit gilt nicht für folgende Abteilungen bzw. Angestelltenverhältnisse: IT Abteilung Auszubildende Praktikanten Werkstudenten Seite 12/33

13 Teilzeitkräfte Aushilfskräfte Sonderregelungen: Wenn Mitarbeiter trotz 40h Woche ein FZK hat Diese Mitarbeiter sind verpflichtet ihre Arbeitszeit in der Zeiterfassung zu pflegen. 4.6 Erfassung der Reisezeit Falls für dich freigegeben, sind die Reisezeiten wie folgt zu erfassen: PSP-Element (Beispiel für die BU DG1200) Leistungsart, die eingegeben werden muss Bezeichnung Definition / Bemerkungen AL1200A TRAV01 z.b. "Konstruktion Catia V5" Reisezeiten erlaubt und weiterberechenbar AL1200N UNTR01 Non billable hours Reisezeiten erlaubt und nicht weiterberechenbar 5 Abwesenheiten 5.1 Abwesenheitsanträge & Feiertage Urlaub: muss vom Mitarbeiter selbst über ESS in SAP erfasst werden. Der Vorgesetzte gibt die Abwesenheit im System frei. Der Urlaubsantrag muss rechtzeitig, spätestens jedoch vier Tage vor Urlaubsantritt vom Mitarbeiter beantragt werden. Der Urlaub darf nur nach Freigabe angetreten werden. Gleitzeitausgleich: ein Urlaub auf Überstundenbasis (leisure time account) muss vom Mitarbeiter über ESS in SAP beantragt werden. Der Vorgesetzte muss diesen Gleitzeitausgleich freigeben. Es gelten entsprechend die Regelungen der Urlaubsbeantragung. Gleitzeitausgleich kann nur bei einem entsprechenden Plusstundenkontingent auf dem GLZ-Konto genommen werden. Krankheit: der Mitarbeiter muss seine Krankheit unverzüglich per Mail an seinen Vorgesetzten und die Personalabteilung via hr@de.alten.com per Mail melden. Dies gilt auch bei untertägiger Krankheit. Die Personalabteilung pflegt die Krankheitstage im System. Alle weiteren Regelungen sind bei eurem Vorgesetzten zu erfragen. Sonderurlaub: Ein Sonderurlaub muss analog wie ein Urlaubsantrag mit der Abwesenheitsart "Eigene Heirat, Todesfall, etc." vom Mitarbeiter selbst über ESS in SAP beantragt werden. Der Vorgesetzte gibt diesen frei. Der Antrag ist rechtzeitig vor Urlaubsantritt zu stellen. Die genauen Regelungen zu Sonderurlauben sind bei eurem Vorgesetzten zu erfragen. Feiertage: Die Funktion Feiertage zeigt alle Feiertage an, die für dich gelten. In SAP sind die Feiertage im Feiertagskalender hinterlegt, dieser wird bei der Ermittlung deiner Sollarbeitszeit zugrundengelegt. Die Feiertage richten sich nach deinem Projekteinsatzort. Achtung! Beantrage am und am je einen ganzen Tag Urlaub! Für diese Tage wird Dir automatisch nur ein halber Urlaubstag vom System berechnet Abwesenheitsantrag anlegen Unter diesem Punkt stehen folgende Funktionen zur Auswahl: Kalender, Zeitkonten, Abwesenheitsanträge. Seite 13/33

14 Kalenderübersicht mit Legende Für folgende Abwesenheiten muss ein Abwesenheitsantrag gestellt werden: 1. Sonderurlaub 2. Unbezahlter Urlaub 3. Jahresurlaub 4. Gleitzeitausgleich Auswahlmöglichkeiten für Abwesenheiten Jahresurlaub als ganzer oder halber Tag möglich Seite 14/33

15 Bei halbtägigem Gleitzeitausgleich müssen die Uhrzeiten angegeben werden, bei ganztägigem Gleitzeitausgleich reichen die ab- und bis-daten Solltest du einen halben Tag als Gleitzeitausgleich frei nehmen wollen (sofern Freizeitkonto laut Projektvereinbarung vorhanden), beantrage bitte eine Abwesenheit vom Typ Gleitzeitausgleich und pflege den Start- und Endezeitpunkt mit den Uhrzeiten zwischen denen du abwesend sein sollst. Bemerkung: Bei untertägigen Abwesenheiten wie z.b. ½ Tag Urlaub oder ½ Tag Gleitzeitausgleich, achte bitte darauf, dass es keine Kollisionen mit den Arbeitszeiten gibt: Arbeitszeit 8-12 Uhr und ½ Tag Urlaub Uhr wäre korrekt Arbeitszeit Uhr und ½ Tag Urlaub Uhr wäre falsch, da es eine Überschneidung zwischen 13 und 14 Uhr gibt. Sind alle Daten eingegeben, muss der Abwesenheitsantrag gesendet werden. Nach dem Senden erscheint eine Zusammenfassung der Daten. Mit OK bestätigen. Der Abwesenheitsantrag wird nun an deinen Vorgesetzten weitergeleitet Sobald der Antrag genehmigt wurde, bekommst du eine Bestätigung per Seite 15/33

16 Nach Bestätigung mit OK gelangt man automatisch zur Abwesenheitsübersicht hier kannst du deine Abwesenheiten zukünftig auch selbst ändern oder löschen Unter dem Punkt Zeitkonten siehst du deinen Urlaubsanspruch des aktuellen Jahres und die Anzahl der restlichen Urlaubstage sowie deine Gleitzeitstunden (Mehrarbeitsstunden bezogen auf die Soll-Arbeitszeit) Bemerkung: GLZ-Ausgleich kann nur beantragt werden, wenn die -40 Stunden nicht unterschritten werden. Ein GLZ-Konto kann nur aktuell sein, wenn die Arbeitszeiten für alle Tage erfasst sind, da das GLZ Saldo sich aus der Differenz Sollstunden minus Ist-Stunden ergibt. Wenn du deine Zeiten für Arbeitstage nicht erfasst hast, dann gehen sie mit -8 Stunden in das GLZ-Konto ein. Deshalb die Empfehlung, vor Beantragung von GLZ-Ausgleich alle fehlenden Tage nachzutragen und 1 Stunde warten, da die SAP Zeitauswertung erst den aktuellen GLZ-Saldo berechnet. 5.2 Zeitkontenübersicht Folgende 4 Spalten siehst du in deiner Zeitkontenübersicht (ESS - Zeitkonten anzeigen oder ESS - Abwesenheitsübersicht): Anspruch: Gesamter Anspruch Tarifurlaub: Jahresanspruch Freizeitkonto: Alle Mehr-bzw. Minderarbeitsstunden bis zum aktuellen Tages Verbraucht: bis zum aktuellen Tag verbrauchte (genommene) Urlaubs- bzw. Gleitzeittage/stunden Anspruch abzgl. Verbraucht: hier wird die Differenz der Spalten Anspruch minus Verbraucht angezeigt. Anspruch abzgl. Geplant: Anspruch abzüglich aller Urlaubs- bzw. GLZ-Tage. Es werden auch Urlaubsbzw. Gleitzeittage in der Zukunft berücksichtigt. Falls keine Tage beantragt wurden, dann sind die Spalten Anspruch abzgl. Geplant und Anspruch abzgl. Verbraucht identisch. Hinweis: Anzeige zu einem bestimmten Datum In dem Feld Anzeigen am: kann ein beliebiges Datum ausgewählt werden. Über den Button Ausführen wird dann der Anspruch abzgl. Verbraucht/Geplant zum selektierten Datum angezeigt. Seite 16/33

17 Beispiel: Zeitkontenübersicht - Selektiertes Datum Button Ausführen In der ersten Zeile Tarifurlaub ist der Anspruch abzgl. Geplant (12 Tage) kleiner als der Anspruch abzgl. Verbraucht (13 Tage) da 1 Urlaubstag ( ) in der Zukunft liegt. 6 Zeitnachweis drucken Falls dies mit dem Kunden vereinbart wurde, kann am Ende des Monats einen Zeitnachweis gedruckt werden. Am Ende des Monats kann der Zeitnachweis ausgedruckt und unterschrieben werden. Dafür steht die Funktion Zeitnachweis mit Zeitraumwahl zur Verfügung. 7 Persönliche Daten Hier sollst du deine persönlichen Daten (Anschrift, Bankverbindung, -Adresse usw.) bei Bedarf eigenständig ändern. Sollten Daten, die du nicht selbst ändern kannst, fehlerhaft sein, gib uns bitte über sapsupport@de.alten.com Bescheid. Änderungen bis zum 18. Kalendertag im Monat für Bankverbindung und Anschrift werden berücksichtigt (für deine nächste Gehaltsabrechnung). Seite 17/33

18 8 Reisen und Spesen Über diese Funktion werden alle Belege oder Spesen erfasst, die du selbst bezahlt hast und die dir zu erstatten sind. Hat die Firma z.b. für dich einen Flug gebucht und bezahlt, muss der Beleg nicht erfasst werden. Eine Ausnahme bilden gebuchte Hotels: Diese müssen in der Spesenabrechnung erfasst werden, auch wenn sie über die Firma gebucht und bezahlt worden sind. Nimm die Spesenart Hotel und trage 0,00 ein. So erhältst du auch den Verpflegungsmehraufwand für die Übernachtung. Spesenabrechnungen können nur bis 6 Monate nach Projektende angelegt werden! Achtung! Die Spesenabrechnungen müssen ausgedruckt und unterschrieben mit allen Original- Belegen an das Accounting geschickt werden: ALTEN GmbH Accounting Elsenheimerstraße München 8.1 Übersicht Reisen und Spesen In der Übersicht sind alle angelegten Reisen und Spesenabrechnungen zu finden. Noch nicht genehmigte Spesenabrechnungen können hier z.b. ausgewählt und anschließend geändert oder gelöscht werden. Seite 18/33

19 Bitte achte immer auf das letzte Aktualisierungsdatum. Sollten deiner Meinung nach Spesenabrechnungen fehlen, versuche bitte erst die Seite zu aktualisieren bevor du den Fall an den Support weiterleitest. 8.2 Reisen neu anlegen Mit Klick auf Spesenabrechnung anlegen gelangt man auf die Erfassungsmaske. Bitte das Schema auswählen: Administrationsreise: Reise für Verwaltungsmitarbeiter (id.r. für BMs und Verwaltungs-mitarbeiter) Consultantreise: Reise für Ingenieure. Consultants müssen immer Consultantreise auswählen. Pro Dienstreise muss eine Spesenabrechnung angelegt werden. Wenn z.b. ein Mitarbeiter aus München bis in Stuttgart eine Dienstreise hat, und bis eine andere in Köln, muss er zwei Spesenabrechnungen anlegen, einmal für die erste Dienstreise in Stuttgart und einmal für die zweite in Köln. Nach Klick auf Starten müssen folgende Daten ergänzt werden: - Allgemeine Daten - Ziel Seite 19/33

20 - Grund Bitte hier einen konkrete Angabe machen und den Namen des Kunden nennen. Diese Angabe ist sehr wichtig bei der Überprüfung der Spesenabrechnung. - Evtl. Pauschalen und Fahrtstrecke - Zusatzinformationen Bei den Zusatzinformationen ist es wichtig, dass in der Kostenzuordnung: für Ingenieure (Consultantreise) die richtige Projektnummer (sog. PSP-Element) ausgewählt wird. In der Regel wird das PSP-Element eingegeben, auf dem auch Arbeitsstunden erfasst werden. Hast du momentan keine Kundenprojekte, gib bitte dein Intercontract-Projekt als Kontierungsobjekt ein. Klick auf Kostenzuordnung ändern Die Liste der PSP-Elemente, die dir für die Kostenzuordnung zur Verfügung stehen, wird wie folgt dargestellt: Klick auf die Suchfunktion Mit Hilfe dieser Liste richtige PSP- Element auswählen. Sollten dir PSP-Elemente fehlen oder solltest du Fragen haben, welches PSP- Element du als Kostenzuordnung eingegeben sollst, wende dich bitte an den SAP-Support. Seite 20/33

21 für Verwaltungsmitarbeiter (Administrationsreise) die richtige Kostenstelle eingegeben wird. Sie wird automatisch auf Basis deiner Stammdaten gepflegt. Du musst dich also in diesem Fall nicht um die Kostenzuordnung kümmern. Wichtige Bemerkung: Auch wenn keine Belege vorhanden sind (es gibt z.b. nur Pauschalerstattungen für Verpflegung oder nur Kilometergeld) muss die Spesenabrechnung trotzdem auch gedruckt, unterschrieben und an das Accounting in München geschickt werden! 8.3 Erfassung Kilometergeld Solltest du laut Projektvereinbarung Kilometergeld für die Anreise bis zur Arbeitsstelle bekommen, muss du diese über die Spesenabrechnung in ESS erfassen. Du musst alle Strecken einzeln erfassen (mit Datum und Kilometerentfernung pro Strecke) bis dein vereinbarter Maximal-Betrag erreicht wird. Wenn der Betrag überschritten wird, wird er von der Buchhaltung laut Projektvereinbarung gekürzt. Bei den allgemeinen Daten auf Fahrtstreckendetails klicken: Es müssen alle Strecken einzeln erfasst werden. Sehr wichtig: Nicht auf Kostenzuordnung ändern klicken, sie wurde schon bei den allgemeinen Daten gepflegt! Bemerkung: die Strecken kannst du beliebig kopieren. Du brauchst sie also nur zweimal anzulegen (Hinfahrt + Rückfahrt), so oft kopieren wie du brauchst und dabei nur das Datum pro Strecke zu ändern. Eine komplette Spesenabrechnung kann dann kopiert werden und für andere Monate verwendet werden. Anschließend muss nur das Datum der Spesenabrechnung selber und der einzelnen Strecken geändert werden. Markiere die Spesenabrechnung in deiner Übersicht und klicke auf Kopieren: Seite 21/33

22 8.4 Beispiel: Anlegen einer Spesenabrechnung für Projektreisen (Schema Consultantreise) Step 1: Spesenabrechnung mit Schema "Consultantreise" auswählen und auf Starten klicken Step 2: Grunddaten pflegen alle Pflichtfelder sind mit blauen Sternchen gekennzeichnet, wie z.b. Start- und Enddatum Step 3: Kostenzuordnung ändern Seite 22/33

23 Step 4: Richtiges PSP-Element als Kostenzuordnung auswählen Auf Annehmen klicken und annehmen Bemerkung: Die Selektion der Kostenzuordnung ist extrem wichtig! Wird ein falsches PSP-Element genommen, wird die Spesenabrechnung abgelehnt und muss komplett neu erfasst werden. Dein Vorgesetzter wird die Kostenzuordnung bei der Genehmigung der Spesenabrechnung prüfen. Falls du Verpflegungsmehraufwand bekommen sollst, aktiviere bitte das Häkchen: Falls das Frühstück bei Übernachtung im Hotel übernommen wurde, bitte hier klicken Seite 23/33

24 und den Haken für Frühstück setzen. Step 5: Im nächsten Schritt geht man zur Maske Belege erfassen. Hier werden alle Kosten erfasst, die durch die Reise entstanden sind Step 6: Auf Neuer Eintrag klicken Step 7: Spesenart auswählen Bemerkung: Bitte einen separaten Beleg jeweils für das Hotel und für das Frühstück anfordern. Beide Posten nicht zusammen auf einem Beleg aufführen lassen! Bemerkung für Beträge in fremde Währung: Für Rechnungen in eine andere Währung als Euro musst du bitte den Betrag konvertieren und in Euro erfassen. Dafür kannst du einen Online-Währungsrechner nutzen, wie z.b. Nutze bitte das Rechnungsdatum für den Währungskurs. Alternativ kannst du die Kreditkartenabrechnung als Nachweis für den tatsächlich abgebuchten Betrag einreichen. Seite 24/33

25 Step 8: Entsprechende Daten eintragen (nur die notwendigen Felder) Step 9: Annehmen klicken, somit ist der Beleg gespeichert - Die gleichen Schritte für weitere Belege, falls vorhanden, ausführen Step 10: Auf Prüfen klicken Alternativ kann die Spesenabrechnung auch nur gesichert werden, für den Fall das noch Belege fehlen. Wird der Entwurf nur gesichert, wird er nicht zur Genehmigung weitergeleitet und somit auch nicht bezahlt Seite 25/33

26 Step11: Nachdem die Spesenabrechnung geprüft wurde, erhält man eine Zusammenfassung. Um die Spesenabrechnung genehmigen zu lassen, setzt man den Punkt bei Sichern und zur Genehmigung senden. Bitte achte darauf, sie nicht versehentlich nur als Entwurf zu speichern. Step 12: Sichern und zur Genehmigung schicken. Step 13: Mit Klick auf Spesenformular anzeigen das Formular öffnen und ausdrucken Bemerkung: Die unterschriebene Spesenabrechnung inkl. der Originalbelege müssen per Post an das Accounting geschickt werden. Die Zusendung der Belege ist sehr wichtig! Ohne Belege kann keine Erstattung der Spesen erfolgen! 8.4 Beispiel: Erfassung einer Monatskarte für Consultants Wenn es in deiner Projektvereinbarung vorgesehen ist, kannst du die Monatskarte folgendermaßen im ESS erfassen: Seite 26/33

27 Step 1: Schema Consultantreise wählen Step 2: Allgemeine Daten pflegen Bemerkungen: - Beginn- und Endedatum: Wähle bitte den 1. Tag im Monat aus. Falls an diesem Tag bereits eine andere Dienstreise stattgefunden hat, wähle den jeweils nächsten Tag im Monat aus. Es können systembedingt nicht mehrere Dienstreisen am selben Tag stattfinden. - Adresse: Das entspricht deinem Einsatzort. - Pauschalerstattung für Verpflegung: Das Häkchen muss hier nicht gesetzt werden Step 3: Auf Kostenzuordnung ändern klicken Seite 27/33

28 Step 4: Auf die Suchfunktion klicken Step 5: Das Projekt auswählen, worauf du üblicherweise deine Arbeitszeiten erfasst Step 6: Auf Annehmen klicken Seite 28/33

29 Step 7: Auf Annehmen erneut klicken Die Kostenzuordnung ist dann erfolgreich gepflegt. Step 8: Um den Beleg Monatskarte zu erfassen, hier klicken Step 9: Auf Neuer Eintrag klicken Seite 29/33

30 Step 10: Spesenart Monatskarte wählen Step 11: Den Betrag gemäß deiner Projektvereinbarung erfasse, z.b. 50 Step 12: Auf Annehmen klicken Seite 30/33

31 Step 13: Mit Klick auf Prüfen kannst du deine Eingaben überprüfen Step 14: Den Haken auf Sichern und zur Genehmigung senden setzen, dann mit Klick auf gleichnamigen Button verschicken Achtung: Nicht als Entwurf speichern! Step 15: Spesenformular anzeigen lassen, ausdrucken und zusammen mit dem Original-Beleg per Post an das Accounting schicken Seite 31/33

32 9 Allgemeine Themen 9.1 Anmeldeverfahren für Arbeitnehmer-Online Arbeitnehmer-Online ist ein Portal (zur Verfügung gestellt von DATEV). Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, seine gesamten Arbeitspapiere (Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsmeldungen und Lohnsteuerjahresbescheinigungen) jederzeit und überall abzurufen, abzuspeichern oder auszudrucken. Vorgehensweise: Ein Neuer Mitarbeiter erhält innerhalb einer Woche insgesamt 2 Briefe von DATEV (nach Gehaltslauf). Im ersten Brief ist der Benutzername, im zweiten Brief ist das Passwort und die Super-TAN. Beim erstmaligen Anmelden muss der Benutzername und das Passwort geändert werden. - Nach dem erstmaligen Registrieren loggt man sich dann mit seinen individuellen Zugangsdaten ein, und erhält im nächsten Schritt eine SMS aufs Handy. - Es muss eine Handynummer hinterlegt werden. Bei jedem neuen Anmelden erhält man eine SMS aufs Handy (kein Smartphone nötig!). - Die Dokumente können angesehen, ausgedruckt oder abgespeichert werden. Es werden die letzten 10 Jahre archiviert. Nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen bleiben die Unterlagen noch ca. ein halbes Jahr im Account. - Es kann ein Benachrichtigungsservice eingerichtet werden. - Weitere Vorteile: Zugang von jedem PC aus möglich, schneller Erhält der Unterlagen da der Postlauf entfällt, weniger Post im Briefkasten. Seite 32/33

33 10 Kontakt für Rückfragen und Support Falls Fragen oder Probleme auftauchen, stehen dir folgende adresse zur Verfügung. Wende dich bitte nicht direkt an Mitarbeiter in der Verwaltung, sondern nutz die vorgesehene -Adresse. Nur so können wir dich am besten unterstützen! Schick uns bitte immer einen Screenshot der Fehlermeldung, und falls relevant, auch eine Beschreibung der Stammdaten. Dies hilft uns sehr die Fehler oder Probleme zu analysieren und euch besser und schneller zu unterstützen! Support für die Zeiterfassung, Spesenabrechnung und Login-Probleme Support für Abwesenheiten Seite 33/33