DOXNET Fachkonferenz. Dokumentenprozesse im Wandel der Zeit. Raiffeisen Warenzentrale Kurhessen Thüringen GmbH, Kassel. quindata GmbH, Kassel

Transkript

1 DOXNET Fachkonferenz Dokumentenprozesse im Wandel der Zeit Raiffeisen Warenzentrale Kurhessen Thüringen GmbH, Kassel quindata GmbH, Kassel Juni 2009 Kongresshaus Baden-Baden quindata GmbH Ständeplatz Kassel 0561/ / _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

2 TOP 1 Begrüßung / Einleitung Unternehmensporträt 2 SAP Einführung RWZ - Kassel Ausgangssituation Einführungsphasen Branchenlösungen AGRAR TECHNIK BAUSTOFFE - ENERGIE Geschäftsprozesse 3 OMS - Projekt Ausgangssituation / Zielsetzung Inhalte & Schwerpunkte Gesamtlösung 4 Zusammenfassung / Fazit Ausblick _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

3 Unternehmensporträt _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

4 Unternehmensporträt RWZ Agrar Agrartechnik Energie Baustoffe Recycling 252 Mio 354 Mitarbeiter 83 Mio 305 Mitarbeiter 157 Mio 30 Mitarbeiter 117 Mio 358 Mitarbeiter 14 Mio 10 Mitarbeiter + Zentrale 103 Mitarbeiter Raiffeisen Warenzentrale Kurhessen Thüringen GmbH, Kassel Handelsunternehmen im Groß- und Einzelhandel Tochtergesellschaft: Umsatz: 630 Mio. Mitarbeiter: davon Azubis: 200 R e t a i l S o l u t i o n s & I T - S e r v i c e s Umsatz: 6,9 Mio Mitarbeiter: 50 davon Azubis: 4 Geschäftsjahr _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

5 Traditionelles Arbeitsgebiet RWZ Kassel _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

6 Lebenszyklus IT Anwendungen Konzeption Projektierung IT Entwicklung Implementierung Optimierung Weiterentwicklung KUNDE Mensch Organisation Training Changemanagement IT Betrieb Service & Support _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

7 SAP - basierte quindata - Branchenlösungen Agrar Agrartechnik Baustoffe Energie _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

8 Unternehmensportrait quindata GmbH - Umsatz 7,0 Mio - Mitarbeiter ca Ausbildung Informatikkauffrau/mann Fachinformatiker/in - SAP basierte Branchenlösungen Agrarhandel Agrartechnik Baustofffachhandel Energie Integriertes Finanz-/Rechnungswesen & Controlling Optimierung Weiterentwicklung Konzeption Projektierung Mensch IT KUNDE IT Betrieb Service & Support Entwicklung Implementierung Organisation Training Changemanagement - Service Analyse Projektierung Konzeption Organisationsberatung Realisierung / Entwicklung Training Service&Support IT-Betrieb / Hosting _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

9 Leistungskennzahlen Hosting Services - autarke RZ-Standorte 2 Anzahl User je GB Gesamt Recycling; 5; 0% - ASP-SAP User - WAN - Standorte Druckvolumen zentral 2,1 Mio. Seiten - Verfügbarkeitslevel SAP ,86 % Technik; 447; 22% RM; 227; 11% Verw altung; 57; 3% FICO; 98; 5% Energie; 47; 2% Agrar; 442; 22% Baustoffe; 722; 35% - Datenbank SAP-Prod. 3,2 TB - Transaktionsvolumen: Stammsätze: Kunden Stammsätze: Lieferanten Stammsätze: Artikel Bewegungsdaten: Fakturen Bewegungsdaten: Buchungsbelege 1,1 Mio. 0,1 Mio. 0,8 Mio. 5,0 Mio. p.a. 19,1 Mio. p.a _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

10 Integrierter Handelsprozess mit Branchenausprägung Agrar Agrartechnik Baustoffe Energie CRM Customer Relationchip Management B2B Business to Business Mobile Sales eselling MDE Mobile Daten Erfassung Angebot Auftrag Lieferung Wareneingang Rechnungsprüfung Warenausgang Kunde Produktrecherche Verfügbarkeit Logistik Kalkulation Kommissionierung Artikel& Disposition Sortimente Kalkulation Lieferant Bedarfsermittlung Bestellung Offene Faktura Posten... Obligo- Überwachung Zahlungsverhalten Regulierung B2B Business to Business (Lieferanten-Integration) MDE Mobile Daten Erfassung Business Information Warehouse DMS Dokumenten-Management-System /Opt.Archiv _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

11 Aufbauorganisation (Bereiche) Management-Board Administration Geschäftsführung CIO RWZ Office-Management Rechnungswesen Team - Leitung Projekt-Management Qualitätssicherung Personal Marketing/Vertrieb SLR / Controlling Operations Branchen&Prozesse / Projekte- & Entwicklungen Service & Support Unternehmenslösungen/ERP Entwicklung Anwender-Service End-UserTraining Techn.Support C/S IT-Betrieb RZ Infrastruktur Rechner/Systeme Client/Server Netze / WAN Output SAP-Basis Archiv RZ-Security Netz-www-Security Agrarhandel Technikhandel Customizing Agrar-Getreide Technikservice Programmierung Agrar-Kraftfutter Energie Formulare Baustoffe Tankstellen Berechtigungen Märkte - EH Recycling Finanz-/Rechnungswesen & Controlling Cross Applikations EDI Archiv WF/DMS OMS BW POS MDE HW/SW-Wartung Service HR _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

12 SAP-Implementierung _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

13 IT-Ausgangssituationen Bestand/Inventur WEN / BN Zentrale Anwendungen KEN / KVB KER / Ergebnisblatt Host Aufträge SAP Retail 4.6c SAP R/3-HR WEN-Server SAP-R/3- FI 4.6c Intranet. GenoCash LF-RE Tankstellen Archiv WWW-Börse WWS-T WWS-A WWS-Ax WWS-B1 WWS-T VIS ZL WWS-RM WWS-B2 SAP Retail 4.6c KFW WWS-B3 Tankstellen MIS Agrar LVS WWS-B4 Märkte Baustoffe Technik Energie _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

14 Phasen (IT) Zentralisierung Change-Management 1 Grundlagen schaffen SAP Retail einführen Stammdaten bereinigen Prozesse optimieren konsistenten, integrierten Infofluß organisieren 2 Stabilisierung Monitoring Ergebnisprüfung Feinoptimierung Anpassungen Optimierung 3 Neuorientierung bwl.-analysen/maßmahmen Marktanalysen Produkte, Services Organisation/Struktur Funktionserweiterungen _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

15 Standorte Status SAP-Lösungen Div.-Branchen AGRAR Technik Zentrale SAP Retail SAP Retail SAP Retail WWS Verw-SW Philips WWS SAP-CS Div.-Branchen AGRAR Technik _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

16 Branchenlösungen quindata _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

17 SAP basierte quindata - Branchenlösungen Agrar Agrartechnik Baustoffe Energie Kunden-Informationen : Einstieg in Folgeprozesse _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

18 quindata - Branchenlösung Agrar Dezentrale Getreideerfassung Anlieferschein Einlagerung Verladung Umlagerung Tagesabschluss Bitzer Datenübergabe an die SAP Bitzer-DB Eingang Einlagerung Umlagerung Verladung Getreideabrechnung über SAP R/3 Standard-Funktionen Bestellung Konsignatios bestand Umlagerungsbestellung Auftrag Wareneingang Einstufige Umlagerung Lieferung/WA Rechnungs prüfung Faktura Getreideabrechnung Getreidenachzahlung _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

19 quindata - Branchenlösung Agrar _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

20 quindata - Branchenlösung Agrartechnik Maschinen-Kalkulation _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

21 quindata - Branchenlösung Agrartechnik Auftrags-Cockpit _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

22 quindata - Branchenlösung Baustoffe Zuschnitte Kalkulation Produktionsprozess (Agrar+Baustoffe) _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

23 quindata - Branchenlösung Energie Tankstellen-Integration Medienwechsel Tankwagen-Abrechnung _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

24 Ausrichtung B2B-Szenarien Prozess-Integration über Unternehmensgrenzen EDI _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

25 Input / Output im Geschäftsprozess Kreditantrag Auftragsbestätigung Lieferschein Lieferschein Faktura Mahnung Gefahrgut Barverkauf Zinsen Avise Korrespondenz Angebot Auftrag Lieferung Wareneingang Rechnungsprüfung Warenausgang Kunde Produktrecherche Verfügbarkeit Logistik Kalkulation Kommissionierung Artikel& Disposition Sortimente Kalkulation Lieferant Bedarfsermittlung Bestellung Offene Faktura Posten... Obligo- Überwachung Zahlungsverhalten Regulierung Workflow / Genehmigungsverfahren Kontrakte/ Verträge Bestellung Garantieantrag Auftragsbestätigung Lieferschein Lieferanten- Rechnung Avis Mahnung Korrespondenz _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

26 OMS - Projekt Ausgangssituation & Lösung _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

27 Projekt-Inhalte / Schwerpunkte Invoice Center Weiterverarbeitung R/3 Automatisierte Verarbeitung EDI-Datenstrom Sizing SAP-Release IT-Management SAP-Business Workflow Optische Beleglesung OCR Hochverfügbarkeit Technische Infrastruktur Drucker Scanner Eingehende Belege Digitalisierung Dokumenten-/ Output- Management Nachrichten- Output Formularart Nachrichten Steuerung Signierter elektronischer Versand Postend- Verarbeitung Kuvertierung Versand Generierung Sortieren/Mischen Portooptimierung Postwege Formular- Management ERP-System SAP R/3 Inhalt, Layout Gestaltung eingehende Belege ausgehende Belege Re-Printing&Recherche IXOS-Archiv Integration SAP-Business Workflow SAP Script- Formulare Druckprogramme (ABAP) Nachrichtensteuerung Monitoring / Steuerung _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

28 Überblick Volumen Zentrales Druckvolumen / Seiten: monatliche Entwicklung Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sept Okt Nov Dez Zentrales Druckvolumen / Seiten: Gesamt Belegvolumen 2008: Vertrieb/Logistik ; 2.403; 2% 0% ; 15% ; 0% ,6 1,8 2 2,2 Mio ; 44% ; 10% K001 R001 H001 T ; 29% A001 B _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

29 Ausgangssituation: Output-Verfahren SAP- Spool OS OS Spool Ausgehende Belege / FORMS - Schecks - Avise - Zahllungsbegleitliste - Mahnungen - Zinsen - etc. OCE4/OCE5 ARSC/ARAV/... Xprint Filesystem Bereitstellung über ASX Archiv Server IXOS /cold/c11/ixosarch/... Filesystem NFS Client Archiv trfc FORMS - Fakturen Xprint Layoutaufbereitung _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

30 Ausgangssituation: SAP Nachrichtenausgabe (Auszug) Nachrichtenart Bezeichnung SAP-Formular SAP-Drucker UNIX-Drucker Drucker OCEF Océ ZBRD ZXBA Archiv Fakt.Baustoffe ZBINVOICE01 OCE1 ZAIV ZXIV Archiv Fakt.intern Agrar Nxxx 9014 Nxxx ZWRD ZXWA Archiv Fakt.Werkst RD00 ZXAR Archiv Fakt.Energie ZBINVOICE01 OCE1 OCEF Océ ZARD ZXAA Archiv Fakt.Agrar ZHTS ZXTS Archiv Fakt.Tankstellen ZHINVOICE_TA OCE1 OCEF Océ ZREL ZXTE Archiv Fakt.Landtechnik ZTINVOICE01 DN06 DN ZRRD ZXRD Archiv Fakt.Recycling ZRINVOICE01 N072 N ZGAB ZGAX Archiv Fakt.Getreide/Abrechnung Z_ZAG_ABRECHNUNG OCE3 OCEF Océ ZGEN ZGEX Archiv Fakt.Getreide/Endabrechnung Z_ZAG_ENDABRECHN _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

31 Ausgangssituation: Schwachstellen & Ziele Sicherheit & Transparenz im IT-Prozess - Zentrales Prozess - Monitoring / IT-Management / Error-Handling durch Medienbrüche - Nachvollziehbarkeit aus der Applikation / Dokumentenstatus Administration - Prozess - Steuerung - Spool Verwaltung Entwicklung - Flexibilität bei Umsetzung von neuen Anforderungen (Sender & Empfänger) - Ausnutzung von Potenzialen wie z.b. Portooptimierung - Reduzierung Entwicklungskosten Prozesswege - Archivsystem-Integration + Integration NON-SAP-Anwendungen Formular-Management - Zentrale Formulargestaltung & Entwicklung (Inhalt & Layout) Standardisierung... Flexibilität - Geschäftsprozess im ERP löst Dokumentenfluss aus! - Steuerung des Dokuments vom Anwender - Unabhängigkeit Druckertypen - Mandantenfähigkeit / Accounting - Individuelle Auswahl Postversender - Verschiedene Versandkanäle _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

32 OMS Anforderungen / Prozessschritte Prozesskontrolle / Monitoring Archivierung Rohdaten RDI Datenbeschaffung Formularerstellung Ereignisse erkennen & anwenden Versandkanäle ,PDF Sonstige Nachrichtensteuerung SAP-Script ABAP-Druckprogramm Ereignisse festlegen Geschäftsprozess Formular-Formatierung Clustern <> Doc-Typen Regeln anwenden Versandwege erkennen Zusteuern externer Dokumente DV-Freimachung Intelligentes Marketing DV-Freimachung Archivierung Druck Postnach- Verarbeitung Kuvertierung Accounting Spool _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

33 Zusammenfassung: Defizite von ERP-Systemen allgemein Integration verschiedener Datenformate Zusammenführung unterschiedlicher Inhalte Gestaltung Output Personifizierung von Dokumenten Elektronische Kommunikation _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

34 Aufgabenstellung elektronisches Archiv Reprint <Archiv> Dokumente <Archiv> Briefe <analoge> Vorlagen <abgeh.> EDI Mapping <eingeh.> EDI Mapping Geschäftspartner SAP R/3 Status <Spool> <gescannte> Vorlagen EDI Mapping SAP-Dokumente <bearbeitete> Office-Dokumente <analoge> Vorlagen <bearbeitete> SAP-Dokumente Sachbearbeiter PC- Anwendungen Office-Dokumente Ressourcenpflege DMS Dokumenten Management System quindata Mail-Dokumente Server Operator + Adminstrator Formularrüstung Druckanstoß Druckjobliste Accounting Status <Job> FAX-Dokumente FAX Server Papierlager Geschäftsbögen Überweisungsträger Normalpapier Trennblätter farbig Werbebeilagen _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

35 OMS - Projekt Organisation & Verfahren _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

36 Projektorganisation Lenkungsgruppe Projektleitung OMS TP-Leitung Infrastruktur Drucker/Scanner RZ (Sizing) HV / K-Fall Systeme Storage Output- Steuerung Prozesse Nachrichten Steuerung Porto-Opt. Formulare Inhalte Gestaltung Layout Datenbereitstellung SAP Eingehende Dokumente / OCR Digitalisierung analoge Dokumente Teilprojekt Opt.Archiv2 eingehende Belege R/3-Workflow Integration Teilprojekt D-Archivierung SAP- Anwendungsdaten Extern System- Entwickler System- Adminstrator Anwendungs- Berater SAP Anwendungs- Entwicklung Anwendungs-Berater SAP Anwendungs-Entwicklung Anwendungs- Berater SAP Key-User Geschäftsbereiche _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

37 Projektmethode / Verfahrensweise Zeit 7 Funktions- / I-Test Bedarf / Grobkonzept Genehmigungsprozess Fachkonzept Abnahme / Realisierung/ Fachkonzept Anforderung (Lösungsansatz) Entwicklung Produktiveinsatz KA-K-KS Freigabe Abnahme Abnahme Entwicklungspartnerschaft KA-K-KS QSV - Qualitätssicherungsverfahren Reporting: Projektplan Akti-Liste Projektstatus Change-Request _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

38 Projektphasen Einführungs-Analyse Output-Steuerung Formularmanagement Output-Management IT-Management/Betrieb Konzeption Lösungen Lösungsdefinition Projekt-Szenario Budget/ROI Entscheidungsfindung DMS/eingehende Belege Frühes Erfassen/Spätes scannen BusinessWorkflow/frühes scannen WF/Genehmigungsverfahren WF/Optische Beleglesung Implementierungs-Projekte Output-Steuerung Formularmanagement Output-Management Porto-Optimierung IT-Management/Betrieb Signatur Dezentrale Drucker DMS/eingehende Belege _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

39 Systemdefinition _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

40 OMS Lösung ERP- Branchenlösungen PrintKey for SAP Document Designer COSMOS Dokustream Prozesskontrolle / Monitoring Archivierung Rohdaten RDI Datenbeschaffung Formularerstellung Ereignisse erkennen & anwenden Versandkanäle ,PDF Sonstige Nachrichtensteuerung SAP-Script ABAP-Druckprogramm Ereignisse festlegen Geschäftsprozess Formular-Formatierung Clustern <> Doc-Typen Regeln anwenden Versandwege erkennen Zusteuern externer Dokumente DV-Freimachung Intelligentes Marketing Accounting Spool Account-Manager PRISMAsatellite for ERP DV-Freimachung Archivierung Druck Postnach- Verarbeitung Kuvertierung _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

41 Fazit (1) Projektorganisation / Philosophie - OMS - Projekt ist kein reines IT-Projekt! - Entscheider von Geschäftsbereichen / Fachbereichen hinzuziehen - Bereitschaft für Kompromisse einfordern (Chance für Re-Design nutzen!) Konsolidierung Standardisierung Projektplanung - Meilensteinplanung mit ausreichender Funktions-/Integrationstestverfahren Projektteam - Rechtzeitiger KnowHow Aufbau in Administration & Entwicklung - SAP-Anwendungsberater / Entwickler mit Geschäftsprozess-Know How - Straffes Projekt-Management & Projekt-Controlling Fachkonzept - Detaillierte Beschreibung der Verfahren und Anforderungen Datensatzbeschreibung Quelldaten SAP > Formular Vollständige Geschäftsprozessvarianten Technische Infrastruktur - Verfügbarkeiten definieren: HV-/Notfall-Konzepte berücksichtigen Test Fallback-Verfahren! - mindestens 2-Stufig : Entwicklung/Test & Produktion - Performance & Durchsatz beim verteilten Druck!? - Erstellung / Erweiterung Entwicklungsrichtlinien durch weitere Entwicklungsplattform _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

42 Fazit (2) Output-Management-Systeme ergänzen ERP-Systeme - automatische Zusammenführung und Aufbereitung von Druckdaten - flexibilisieren den Druck-Output - schaffen eine durchgängig automatische Verarbeitung der Dokumente ohne Medienbrüche - bilden die Grundlage für neue Anwendungen wie E-Billing oder die Bereitstellung von Dokumenten für andere elektronische Kommunikationskanäle _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing

43 "Für die, die meinen sie sind an der Spitze: es gibt immer einen noch höheren Berg." chinesisches Sprichwort Wir sind für noch höhere Berge gerüstet!" Partnerschaft Océ & quindata R e t a i l S o l u t i o n s & I T - S e r v i c e s Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! info@quindata.com _DOXNET-Fachkonferenz.ppt Version vom quality information dataprocessing