2008 AGI-Information Management Consultants May be used for personal purporses only or by libraries associated to dandelon.com network. Schriftenreihe DER ORGANISATOR" Bandl Prof. Dr. Götz Schmidt METHODE UND TECHNIKEN DER ORGANISATION 10. überarbeitete und erweiterte Auflage Verlag Dr. Götz Schmidt, Gießen
Inhaltsverzeichnis 1. Grundlagen 13 1.1 Ausgangssituation 13 1.2 Ziel der Abhandlung 15 1.3 Begriffliche Grundlagen 16 1.3.1 Formen der Gestaltung 16 1.3.1.1 Organisation 16 1.3.1.2 Disposition 17 1.3.1.3 Improvisation 17 1.3.2 Gestaltungsinhalte 19 1.3.2.1 Organisatorische Elemente 19 1.3.2.2 Organisatorische Beziehungen 20 1.3.2.3 Organisatorische Dimensionen 21 1.3.2.4 Der Organisationswürfel (Gestaltungsinhalte) 22 1.4 Gesamtmodell der Organisation 23 1.4.1 Methode 24 1.4.2 Projektmanagement 24 1.4.3 Techniken 24 1.4.4 Verhalten 25 1.4.4.1 Der Mensch im Organisationsprojekt 25 1.4.4.2 Ursachen für Widerstände 26 1.4.4.3 Maßnahmen gegen Widerstände 28 2. Methode 35 2.1 Begriff 35 2.2 Ziele methodischer Arbeit 37 2.2.1 Zielorientierte Projektarbeit 37 2.2.2 Projektbegleitende Steuerung 37 2.2.3 Vorgehensleitfaden 39 2.2.4 Problemgrenzen erkennen 39 2.2.5 Beherrschen komplexer Probleme 40 2.2.6 Rationalisierungspotentiale nutzen 41 2.3 Projektablauf 42 2.3.1 Überblick 43 2.3.2 Projektphasen 44 2.3.2.1 Anstoß zur Vorstudie... 44 2.3.2.2 Vorstudie 45 2.3.2.3 Hauptstudie 48 2.3.2.4 Teilstudien 50 2.3.2.5 Systembau (Realisierung) 52 2.3.2.6 Einführung 53 2.3.2.6.1 Was fördert die Einführung? 53 2.3.2.6.2 Vorbereitung der Einführung 54 2.3.2.6.3 Durchführung der Einführung 58 2.3.2.6.4 Übergabe in den Tagesbetrieb 60 2.3.2.7 Erhaltung 60 2.3.3 Entscheidungen im Projektablauf 61 2.3.3.1 Steuerung im Sinne der Auftraggeber 61 2.3.3.2 Sicherung der Qualität der Ergebnisse 63 2.3.4 Übersicht zu den Projektphasen 63
Inhaltsverzeichnis 2.3.5 Varianten zum Standardablauf von Projekten 67 2.3.5.1 Überlappende Projektphasen (Simultaneous Engineering) 67 2.3.5.2 Zusammenlegen von Phasen 68 2.3.5.3 Späterer Einstieg in die Projektphasen 69 2.3.5.4 Haubentaucher-Modell 70 2.3.5.5 Versionenkonzept 72 2.3.5.6 Prototyping 73 2.3.6 Planungszyklus 75 2.3.6.1 Auftrag 75 2.3.6.2 Erhebung 76 2.3.6.3 Würdigung 79 2.3.6.4 Lösungsentwurf. 81 2.3.6.5 Bewertung und Auswahl 82 2.3.7 Vorgehensweise 83 2.3.8 Zusammenhang zwischen Projektphasen und Techniken 84 2.4 Systemdenken 88 2.4.1 Einordnung und Ziele 88 2.4.2 Begriffe 90 2.4.3. Bestandteile des Systemdenkens 92 2.4.3.1. Klärung des Gestaltungsbereiches - Systemgrenzen bestimmen 93 2.4.3.2. Ermitteln von Einflußgrößen 96 2.4.3.3 Isolieren überschaubarer Lösungsbereiche 98 2.4.3.4 Integrationsfahigkeit von Teillösungen sichern 104 2.4.3.5 Elemente, Beziehungen und Dimensionen analysieren 109 2.4.3.6 Gemeinsamkeiten ermitteln 110 2.4.3.7 Zusammenfassung 111 2.4.4 Der Zusammenhang zwischen Systemdenken und Projektablauf. 112 3. Projektmanagement 117 3.1 Projektaufbau 117 3.1.1 Projektantragsverfahren 117 3.1.2 Projekt-Beteiligte 120 3.1.3 Projekt-Organisation 131 3.2 Funktionen im Projekt 138 3.2.1 Projektplanung 138 3.2.2 Projektdiagnose und -Steuerung 142 3.2.3 Projektrealisation 143 3.2.4 Projektinformation 144 3.2.4.1 Projekt-Berichterstattung 144 3.2.4.2 Projekt-Dokumentation 146 3.2.5 Projekt-Qualitätssicherung 147 3.2.6 Projekt-Marketing 149 4. Techniken der Erhebung 153 4.1 Einordnung des Themas 153 4.2 Inhalte der Erhebung 153 4.3 Erhebungstechniken 156 4.3.1 Interview (mündliche Befragung) 156 4.3.1.1 Beziehungen im Interview 156 4.3.1.2 Technische Hinweise 156 4.3.1.2.1 Interviewort 156 4.3.1.2.2 Interviewpartner 157 4.3.1.2.3 Dokumentation im Interview 157
Inhaltsverzeichnis 4.3.1.2.4 Interviewzeit 158 4.3.1.3 Interviewformen 158 4.3.1.4 Interviewintensitäten 160 4.3.1.5 Interviewphasen 161 4.3.1.6 Technik der Frage 164 4.3.2 Fragebogen (schriftliche Befragung) 166 4.3.2.1 Besonderheiten des Fragebogens 166 4.3.2.2 Anwendungsbedingungen 167 4.3.2.3 Durchführung einer Fragebogenaktion 167 4.3.2.4 Technische Hinweise 168 4.3.2.5 Fragebogen und Interview 169 4.3.2.5.1 Gegenüberstellung 169 4.3.2.5.2 Kombinierte Anwendung 169 4.3.3 Beobachtung 170 4.3.3.1 Typisierung der Beobachtung 170 4.3.3.1.1 Offene und verdeckte Beobachtung 170 4.3.3.1.2 Strukturierte und unstrukturierte Beobachtung 171 4.3.3.2 Beurteilung der Beobachtung 171 4.3.3.3 Multimomentstudie 172 4.3.3.3.1 Grundlagen 172 4.3.3.3.2 Vorgehensweise 173 4.3.3.3.3 Beurteilung der Multimomentstudie 181 4.3.3.4 Multimomentstudien mit Selbstnotierung 182 4.3.3.4.1 Das Verfahren 182 4.3.3.4.2 Bewertung 183 4.3.3.5 Zeitaufnahmen 184 4.3.4 Dokumentenstudium 185 4.3.5 Selbstaufschreibung 186 4.3.5.1 Aufgaben und Zeiterhebung 186 4.3.5.1.1 Tagesberichte 186 4.3.5.1.2 Aufgabenkatalog 188 4.3.5.1.3 Verdichtete Tagesberichte 188 4.3.5.1.4 Aufbereitung der Tagesberichte 191 4.3.5.1.5 Auswertung 193 4.3.5.2 Mängel- oder Wunschlisten 193 4.3.5.3 Verläßlichkeit der Aufschreibung 193 4.3.6 Systeme vorbestimmter Zeiten 194 4.3.7 Laufzettelverfahren 195 4.3.8 Schätzungen 197 4.4 Erhebungs-Mix 198 4.4.1 Notwendigkeit 198 4.4.2 Auswahlproblematik 198 4.5 Einsatzmöglichkeiten der Techniken 198 5. Techniken der Analyse 205 5.1 Technik der Aufgabenanalyse 205 5.1.1 Sinn der Aufgabenanalyse 205 5.1.2 Ziele der Aufgabenanalysetechnik 207 5.1.3 Aufgabenmerkmale und Aufgabenerfüllungsmerkmale 208 5.1.4 Analyse der Aufgabenmerkmale 211 5.1.4.1 Verrichtungsanalyse 211
10 Inhaltsverzeichnis 5.1.4.2 Objektanalyse 215 5.1.4.3 Kombination der Merkmale 216 5.1.4.4 Die Technik der Darstellung 218 5.1.4.4.1 Die Ordnung von Aufgaben 218 5.1.4.4.2 Dokumentation in der Erhebung 219 5.1.4.4.3 Transparente Darstellung im Aufgabenstrukturbild 221 5.1.4.5 Grenzen der Aufgabenanalyse 225 5.2 Informationsanalyse 226 5.2.1 Begriffe 226 5.2.2 Erhebung des Informationsbedarfs 228 5.2.3 Techniken der Informations-Analyse 229 5.2.3.1 HIPO-Verfahren 229 5.2.3.2 Stellenorientierte Informationsanalyse 230 5.2.3.3 Matrizen zur Informationsanalyse 235 5.3 Analyse der Dimensionen 237 5.3.1 Mengenanalyse (ABC-Analyse) 237 5.3.2 Zeitanalyse (Zeitreihen) 240 5.4 Vernetztes Denken 241 6. Techniken der Würdigung 247 6.1 Grundlagen 247 6.2 Einordnung der Würdigung 248 6.3 Techniken der Problemanalyse 249 6.3.1 Übersicht 249 6.3.2 Prüffragenkataloge 251 6.3.3 Benchmarking 252 6.3.4 Systematische Problemanalyse 254 6.3.4.1 Problemerkennung 255 6.3.4.2 Problemuntersuchung (Ursachenermittlung) 259 6.3.4.3 Problemdokumentation 264 6.3.5 Prüfmatrix 270 7. Techniken des Lösungsentwurfs 273 7.1 Einordnung 273 7.2 Techniken 274 7.2.1 Traditionelle Technik 274 7.2.2 Techniken der Aufbau- und Ablauforganisation 274 7.2.3 Kreativitätstechniken 274 7.2.3.1 Brainstorming 274 7.2.3.2 Methode 635 276 7.2.3.3 CNB-Methode 276 7.2.3.4 Morphologische Analyse 277 8. Techniken der Zielfindung und Bewertung 281 8.1 Grundlagen 281 8.1.1 Begriffe 281 8.1.2 Einordnung in den Projektablauf 282 8.2 Zielfindung 284 8.2.1 Übersicht 284 8.2.2 Zielideen suchen 284 8.2.3 Ziele analysieren und Zielstruktur aufbauen 287
Inhaltsverzeichnis 11 8.2.4 Ziele operationalisieren 290 8.2.5 Zielgewichtung 291 8.2.5.1 Stufenweise Vergabe von Gewichtspunkten 292 8.2.5.2 Präferenzmatrix 293 8.2.6 Zielentscheidung, Zieldokumentation und Zielanpassung 294 8.3 Bewertung 295 8.3.1 Probleme der Bewertung 295 8.3.2 Vorprüfung 296 8.3.3 Wirtschaftlichkeitsrechnungen 297 8.3.3.1 Kostenvergleiche 297 8.3.3.2 Gewinn- und Rentabilitätsvergleiche 298 8.3.4 Verbale Bewertung 300 8.3.5 Nutzwertanalyse 302 8.3.6 Kosten-Wirksamkeits-Analyse (= Kosten-Nutzen-Analyse) 309 8.3.7 Visuelle Bewertung 311 8.3.8 Sammlung negativer Auswirkungen und Absicherung der Lösung 311 9. Techniken der Aufbauorganisation 315 9.1 Inhalte der Aufbauorganisation 315 9.2 Von der Aufgabenanalyse zur Aufbauorganisation 315 9.3 Verbale Gestaltungstechniken der Aufbauorganisation 319 9.3.1 Stellenbeschreibungen 319 9.3.2 Verzeichnisse, Organisationsanweisungen und Geschäftsordnungen 322 9.4 Grafische und tabellarische Techniken der Aufbauorganisation 324 9.4.1 Leitungsbeziehungen (Organigramme) 324 9.4.1.1 Symbole 324 9.4.1.2 Erscheinungsformen 326 9.4.2 Funktionendiagramme 330 9.4.3 Anforderungsprofile 336 9.4.4 Kommunikationsbeziehungen 337 10. Techniken der Ablauforganisation 347 10.1 Inhalte der Ablauforganisation 347 10.2 Ziele der Ablauforganisation 350 10.2.1 Maximierung der Kapazitätsauslastung 350 10.2.2 Minimierung der Durchlaufzeit 350 10.2.3 Das Dilemma der Ablauforganisation 351 10.3 Von der Aufgabenanalyse zur Ablauforganisation 352 10.4 Gestaltung der Ablauforganisation 353 10.4.1 Objekt-und Verrichtungsfolgen 353 10.4.1.1 Objektfolgen 353 10.4.1.2 Verrichtungsfolgen 353 10.4.2 Grundformen von Ablaufstrukturen 353 10.5 Techniken der Ablauforganisation 358 10.5.1 Verbale Beschreibung 358 10.5.2 Grafisch-verbale Techniken 358 10.5.2.1 Matrix 358 10.5.2.2 Verbale Rasterdarstellung 360 10.5.2.3 Geblockte Texte 360 10.5.3 Grafisch-strukturelle Techniken 363 10.5.3.1 Folgepläne 363
12 Inhaltsverzeichnis 10.5.3.1.1 Aufgabenfolgepläne 363 10.5.3.1.2 Aufgabenträger-Folgeplan 365 10.5.3.2 Folgestrukturen 370 10.5.3.3 Blockdiagramme 374 10.5.3.3.1 Datenflußdiagramm 374 10.5.3.3.2 Programmablaufplan 377 10.5.3.4 Vordruckstammbaum und Vordruckdurchlaufplan 379 10.5.4 Entscheidungstabellen 381 10.5.4.1 Grundlagen 381 10.5.4.2 Grundaufbau 381 10.5.4.3 Erstellen von Entscheidungstabellen 382 10.5.4.4 Analyse von Entscheidungstabellen 383 10.5.4.4.1 Redundanz- und Widerspruchstest 383 10.5.4.4.2 Verdichtung von Entscheidungstabellen 384 10.5.4.5 Beurteilung der Entscheidungstabellentechnik 387 10.6 Organisationshandbücher 388 11. Managementtechniken 393 11.1 Einordnung 393 11.2 Projektprioritäten 394 11.2.1 Kriterien für Projektprioritäten 394 11.2.2 Rangziffernverfahren zur Vergabe von Prioritäten 395 11.3 Aufgabenplanung / Projektstrukturplan 396 11.4 Ressourcenplanung (-Schätzung) 400 11.4.1 Zeitschätzung 400 11.4.2 Kostenschätzung/Budgetierung 401 11.5 Ablaufplanung von Projekten 402 11.5.1 Balkendiagramm 402 11.5.2 Netzplantechnik 405 11.5.2.1 Grundlagen 405 11.5.2.2 Ablaufstrukturplanung 405 11.5.2.3 Zeitplanung 407 11.5.2.4 Kapazitätsplanung 409 11.5.2.5 Kostenplanung 409 11.6 Präsentationstechnik 410 11.6.1 Präsentation im Rahmen des Projektablaufs 410 11.6.2 Vorbereitung der Präsentation 411 11.6.2.1 Information 411 11.6.2.2 Raum 411 11.6.2.3 Beteiligte 412 11.6.2.4 Inhalt 413 11.6.2.5 Visualisierung 415 11.6.2.6 Unterlagen 417 11.6.3 Durchführung der Präsentation 417 11.6.3.1 Vortragsphase 417 11.6.3.2 Diskussionsphase 418 11.6.3.3 Auswertung der Präsentation 420 Literaturverzeichnis 423 Stichwortverzeichnis 427