Schnelleinstieg FIBU Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr. 1113 Inhaltsverzeichnis 1. Zweck der Anwendung 2. Einrichtung zum Start 3. Navigation 4. Arbeitsablauf 5. Wichtige Begriffe 6. Weitere Funktionen 7. Hilfe 2 3 6 7 8 10 13
Seite 2 1. Zweck der Anwendung Basisversion Die wichtigsten Arbeitsabläufe in Agenda FIBU sind: 1. Buchungen erfassen. 2. Buchungen auswerten: Fibu-Auswertungen: Kontenblätter, Summen- und Saldenliste usw. Betriebswirtschaftliche Auswertungen: BWA Auswertungen der Buchungserfassung: Primanota, Kassenbuch usw. 3. Erzeugen und versenden von: Umsatzsteuer-Voranmeldungen Dauerfristverlängerungen Zusammenfassende Meldungen Module Die Funktionalität der Basisversion können Sie erweitern: Offene Posten/Zahlungsverkehr Nr. 1226 Zusatzmodul OPOS: Stammdaten Nr. 1227 Zusatzmodul OPOS: Buchen Nr. 1228 Zusatzmodul OPOS: Auswertungen Nr. 1108 Zahlungsverkehr Kostenrechnung Nr. 1110 Zusatzmodul: Kostenrechnung Kontoauszugs-Manager Nr. 1180 Kontoauszugs-Manager: Stammdaten und Grundlagen Nr. 1181 Kontoauszugs-Manager: Buchungsvorschläge Planung & Controlling Nr. 1230 Zusatzmodul BPC: Controlling-Bericht Nr. 1231 Zusatzmodul BPC: Plan-/Istvergleich Nr. 1232 Zusatzmodul BPC: Spezial-BWA-Formen Nr. 1233 Zusatzmodul BPC: Rating Jahresabschluss Nr. 1203 Schnelleinstieg Jahresabschluss Über»Tools Modulauskunft«erhalten Sie Auskunft über die lizenzierten Module.
Seite 3 2. Einrichtung zum Start 1. Mandanten-Adressdaten im ARBEITSPLATZ anlegen Navigationsschaltfläche <Mandant>. Navigationspunkt»Neuanlage & Bearbeiten«. Im Arbeitsbereich auf <Neu>. Der Assistent zur Anlage der Mandanten-Adressdaten startet. Anwendungen aktivieren, in denen der Mandant bearbeitet werden soll.
Seite 4 2. Mandanten-Programmdaten in FIBU anlegen Navigationsschaltfläche <Mandant>. Navigationspunkt»Anwendungen & Favoriten«. Im Arbeitsbereich auf»finanzbuchführung (anlegen)«. Der Assistent zur Anlage der FIBU-Programmdaten startet. Dabei werden die grundlegenden Programmdaten definiert: Kontenrahmen, Versteuerungsart, Buchungsperioden, USt-Zeitraum, Wirtschaftsjahr und Feldlängen (von Sach- und Personenkonten, Kostenstellen und Belegfeldern).
Seite 5 Es stehen folgende Kontenrahmen zur Verfügung: SKR Beschreibung 03 Prozessgliederungsprinzip 04 Abschlussprinzip 45 Heime und soziale Einrichtungen (PBV) 49 Vereine HG 03 Branchenpaket Hotels und Gaststätten (ab 2015) HG 04 Branchenpaket Hotels und Gaststätten (ab 2015) 70 Hotel und Gaststätten (bis 2014) ZA 03 Branchenpaket Zahnärzte (ab 2017) ZA 04 Branchenpaket Zahnärzte (ab 2017) 80 Zahnärzte (bis 2016) AE 03 Branchenpaket Ärzte (ab 2017) AE 04 Branchenpaket Ärzte (ab 2017) 81 Ärzte (bis 2016)
Seite 6 3. Navigation FIBU Meine Favoriten beschreibt den Arbeitsablauf von oben nach unten: Jahr wechseln Laufende Tätigkeiten Auswertungen Abschließende Tätigkeiten Jahresabschluss
Seite 7 4. Arbeitsablauf 1. Mandant und Wirtschaftsjahr öffnen 2. Buchungserfassung öffnen 3. Abrechnungsnummer wählen 4. Buchungskreis wählen 5. Buchungen erfassen Die Soll-/Haben-Kennung neben dem Feld»Umsatz«bezieht sich auf das im Feld»Konto«erfasste Sach- oder Personenkonto. Eingabetaste (Enter) Sollbuchung im Bezug auf das Feld»Konto«(+) Taste <+> Habenbuchung im Bezug auf das Feld»Konto«(-) 6. Auswertungen aufrufen In Menüleiste:»Auswertungen«. 7. Umsatzsteuer-Voranmeldung übermitteln In Menüleiste:»Transfer Bereitstellen USt-Voranmeldung«.
Seite 8 5. Wichtige Begriffe 1. Buchungsperiode»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«. Buchungen werden in Perioden verwaltet. Periode Periode 0 Periode 1 bis 12 Periode 13 Erläuterung Die Periode»0«(Eröffnungsbuchungen) wird automatisch durch die Jahresübernahme angelegt. Sie sollte ausschließlich die EB-Werte enthalten. Dieser Periode dürfen keine Eröffnungsbuchungen hinzugefügt oder aus ihr gelöscht werden. Manuelle Korrekturen an den EB-Werten sind in den Perioden»1 bis 12«(Januar bis Dezember) vorzunehmen. Die Perioden»1 bis 12«sind für die Buchungszeiträume von Januar bis Dezember vorgesehen. In ihnen sind die laufenden Buchungen getrennt nach Perioden zu erfassen. Die Periode»13«(Abschluss) ist für die Buchungen zum Jahresabschluss vorgesehen (wozu auch Zwischenabschlüsse zählen). Die Abschlussperiode wird zusammen mit der Periode 12 (Dezember) oder bei Berechnung eines Jahresabschlusses berechnet. 2. Abrechnungsnummer»Bearbeitung Abrechnungsnummer bearbeiten«. Bei der Neuanlage haben Sie die Buchungsperioden gewählt. Automatisch wird die Zahl der Abrechnungsnummern vorbelegt. Buchungsperioden Zeitraum/Datum Abrechnungsnummern Monatlich Kalendermonate 1 bis 12 Vierteljährlich Kalenderquartale 1 bis 4 Jährlich Wirtschaftsjahr 1 Zusätzliche Abrechnungsnummern, die immer vorhanden sind: 0 Erster Tag des Wirtschaftsjahres 0 13 Letzter Tag des Wirtschaftsjahres 13
Seite 9 3. Buchungskreise»Stammdaten Buchungserfassung Buchungskreise«. Nr. Art Buchungskreise 1 FE Freie Erfassung 5 FE Lohnbuchungsliste 10 RE Rechnungseingang 20 RA Rechnungsausgang 30 1600 Kasse 40 1800 Bank 50 1700 Postbank Nr. 1236 Buchungskreise in Agenda FIBU Vorteile des Buchens in Buchungskreisen: Weniger Erfassungsaufwand: In den Finanzbuchungskreisen (Bank, Kasse) ist das Feld Konto bereits gefüllt. Getrennt laufender Saldo pro Buchungskreis: Kein Erfassen von Gruppensummen nötig. Damit kann jederzeit an verschiedenen Stellen weiter gearbeitet werden. Optionen pro Buchungskreis extra speichern: z. B. Minuskontrolle (nur) in der Kasse Buchungszeile (Erfassungszeile) pro Buchungskreis extra speichern: z. B. kein Skontofeld in der Kasse Buchungskreise kopieren für weitere Bankkonten: Buchungskreise können kopiert werden, z. B für weitere Bankkonten, die getrennt voneinander erfasst werden sollen. Buchungskreise können in Fremdwährungen geführt werden. 4. Buchungszeile: Erfassungsvorbelegung in der Buchungserfassung»Bearbeitung Buchungserfassung«. In der Buchungserfassung können Sie jederzeit die Buchungszeile (Erfassungszeile) anpassen. Diese Einstellungen werden anschließend für diesen Buchungskreis gespeichert. Drücken Sie im Feld»Umsatz«die Taste <E> und wechseln Sie in das Register»Erfassungsvorbelegung«.
Seite 10 6. Weitere Funktionen 1. Abrechnungsnummern bearbeiten»bearbeitung Abrechnungsnummern bearbeiten«. Abrechnungsnummer schützen» Bearbeiten Abrechnungsnummer schützen«. Die erfassten Buchungen werden gegenüber bewussten oder unbewussten Änderungen geschützt. Im Gegensatz zum Abrechnungsnummern festschreiben kann die geschützte Abrechnungsnummer wieder freigegeben werden. Abrechnungsnummer freigeben» Bearbeiten Abrechnungsnummer freigeben«. Nr. 1134 Abrechnungsnummern festschreiben 2. Abrechnungsnummern festschreiben»bearbeitung Abrechnungsnummern festschreiben«. Die Abrechnungsnummern werden im Sinne der GoBD festgeschrieben. Es können keine Veränderungen mehr an Buchungen erfolgen. Nr. 1134 Abrechnungsnummern festschreiben Nr. 1251 Automatische Festschreibung von Abrechnungsnummern 3. Import aus Fremdprogrammen Agenda FIBU bietet die Möglichkeit, Daten aus Fremdsoftware einzulesen: Buchungen Sachkonten Personenkonten Nr. 1103 Import von Daten im Rechnungswesen 4. Export für Fremdprogramme Agenda FIBU bietet die Möglichkeit, die erfassten Daten für Schnittstellen in weiteren Formaten auszulesen. Nr. 1104 Export von Daten im Rechnungswesen 5. Sonderbuchungen Nr. 1235 Splittbuchung in Agenda FIBU Nr. 1133 Wiederkehrende Buchungen Nr. 1163 Fremdwährungen in Buchungen erfassen
Seite 11 6. Ansichten in der Buchungserfassung»Bearbeitung BuchungserfassungDarstellung Konten-Ansicht«bzw.»Darstellung OP-Ansicht darstellen«. Die verschiedenen Ansichten können zusammen oder einzeln verwendet werden. 7. Buchungen bearbeiten Wenn Sie eine bereits erfasste Buchung bearbeiten möchten, stehen in der Buchungserfassung über das Kontextmenü (rechte Maustaste) zahlreiche Funktionen zur Verfügung. 8. Tastenkürzel Agenda FIBU bietet die Möglichkeit, Funktionen durch Tastenkürzel aufzurufen. Nr. 1150 Tastenkürzel in der Buchungserfassung Nr. 1155 Tastenkürzel in Agenda FIBU Hauptmenü 9. Digitales Belegbuchen Agenda FIBU bietet die Möglichkeit, digital bereitgestellte Belege über das Agenda-Rechenzentrum abzurufen. Im Rechenzentrum erfolgt eine automatische Texterkennung, die aus den digitalisierten Belegen die für einen Buchungssatz relevanten Daten herausfiltert. Anschließend werden automatisch Buchungssätze gebildet, die in Agenda FIBU eingelesen werden können. Nr. 1200 Digitales Belegbuchen mit Agenda FIBU und ANLAG (über Rechenzentrum). 10. AUSWERTUNGEN ONLINE Mit Agenda AUSWERTUNGEN ONLINE stellen Sie Ihrem Mandanten Auswertungen aus den Anwendungsbereichen Rechnungswesen und Personalwesen komfortabel im Agenda-Rechenzentrum zur Verfügung. Ihr Mandant kann die Auswertungen mit jedem Computer oder mobilen Endgerät (Tablet oder Smartphone) über das Internet abrufen. Nr. 86209 Schnelleinstieg Auswertungen Online (Steuerberater-Version).
Seite 12 11. KASSENBUCH ONLINE Mit KASSENBUCH ONLINE kann der Mandant Kassenbücher führen und dem Berater zum Import in Agenda FIBU bereitstellen. Da das Kassenbuch online geführt wird, muss der Mandant keine Software installieren. Die Erfassung ist sehr einfach. Durch automatische Prüfungen bei der Erfassung des Kassenbuches wird eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung unterstützt. Das reduziert die aufwendigen Kontrollen zur Kassenminusprüfung, Chronologie und Vollständigkeit. Die vom Mandanten erfassten Kassenbuchungen können per Knopfdruck vom Steuerberater in Agenda FIBU übernommen werden. Nr. 86212 Schnelleinstieg Kassenbuch Online Nr. 1206 Kassenbuch Online mit Agenda FIBU
Seite 13 7. Hilfe Video zum HILFESYSTEM Antworten zu häufig gestellten Fragen. Eine Aufgabe wird Schritt für Schritt erklärt. Informationen zur Bildschirmmaske. Die Pfadangabe führt zum Erfassungsfeld. Schulung zu einem Thema an Ihrem PC. Rechtliche Änderungen und Weiterentwicklungen einer DVD.
Seite 14 Empfehlungen für Agenda FIBU»Hilfe Infos für Anwender«Nr. 1133 Wiederkehrende Buchungen Nr. 1150 Tastenkürzel in der Buchungserfassung Nr. 1163 Fremdwährungen in Buchungen erfassen Nr. 1180 Kontoauszugs-Manager: Stammdaten und Grundlagen Nr. 1181 Kontoauszugs-Manager: Buchungsvorschläge Nr. 1226 Zusatzmodul OPOS: Stammdaten Nr. 1227 Zusatzmodul OPOS: Buchen Nr. 1228 Zusatzmodul OPOS: Auswertungen»Hilfe Häufige FragenHilfe Online-Seminare«FIBU Basis I - VI FIBU Tipps für Profis I + II GoBD in Agenda Rechnungswesen OP-Buchführung I - IV Kontoauszugs-Manager I + II Kostenrechnung I + II FIBU Jahresabschluss I + II Handes- / Steuerbilanz I + II E-Bilanz I - III Elektronische Offenlegung / Hinterlegung (XBRL) FIBU Jahreswechsel Umstellung auf Branchenpaket Zahnärzt/Ärzte»Hilfe Hotline«Bei allen Fragen, die Sie nicht über das HILFESYSTEM lösen können, stehen Ihnen unsere Anwendungsberater gerne zur Verfügung.