SECURITAS GmbH document solutions

Transkript

1 SECURITAS GmbH document solutions

2 SECURITAS GmbH document solutions Sicherheitsfachtagung für Wissenschaftliche Einrichtungen 07. November 2007 in Garching

3 Thema Effizientes Dokumentenhandling unter Sicherheitsaspekten Michael Kramß

4 Einleitung - Agenda Vorstellung des Unternehmens SECURITAS und Dokumentenhandling? Leistungsspektrum Maßnahmen zur Sicherheit betreuter Archivalien Allgemeine Ausführungen zum Thema Dokument Lösungsansatz Beispiel: Übernahme Bauaktenarchiv Zusammenfassung

5 Kurzporträt - Entwicklung Strategische Geschäftseinheit (SGE) gegründet zum Umsatz 2006: Standorte Mitarbeiter Fahrzeuge Archive Regalfläche in km Palettenstellplätze Lampertzzellen Start Heute

6 Standorte der Gesellschaft SECURITAS GmbH document solutions Niederlassungen: - Potsdam -Düsseldorf - München - Frankfurt / Stuttgart - Hof

7 Die Segmente unseres Geschäfts 1. Archivmanagement - Bankenservice - Digitalisierung 2. Mailservice 3. Kurier-/ Beleglogistik 4. Datenträgermanagement

8 Wir bieten unseren Kunden verschiedene Leistungen / modulare Bausteine rund um das Dokument Individuelle Lösungen - nach gemeinsamer Bedarfsermittlung / Ist-Analyse komplexe Konzeptionen Zahlreiche Möglichkeiten zur Kostenreduzierung und Qualitätsverbesserung Langfristige Vertragsgestaltung

9 Kundenklientel Banken Versicherungen Krankenkassen Sparkassen/-verbände Wirtschaftsprüfer Anwaltskanzleien / Notare Insolvenzverwalter Öffentl. Verwaltung Krankenhäuser Wohnungsbaugesellschaften Bauträger Industrie

10 Warum Spezialisierung? VERTRAUEN als wesentliche Grundlage für Einblick in Geschäftsunterlagen (erworben als Sicherheitsdienstleister) Betrachtung des Themas Dokument unter Sicherheitsaspekten Dynamischer Markt - spezielles Know how erforderlich Schaffung von Synergien durch Kombination der einzelnen Teilsegmente Gewährleistung der Sicherheitskette / Dienstleistungslösung aus einer Hand Realisierung von überregionale Aufträgen, Betreuung von Key Account Kunden

11 Dokumentenarten Physische Dokumente - Aktenordner - Rechnungen / Lieferscheine - Baupläne - Fotos Digitale Dokumente - Dateien in den unterschiedlichsten Formaten

12 Zugriffswahrscheinlichkeit Aktuelle Unterlagen - Personalakten - Patientenunterlagen - Ausschreibungsunterlagen - Projektordner - Eingangsrechnungen Alt-Archivalien - Bauarchiv - Personalunterlagen ehem. Mitarbeiter - Jahresabschlüsse - Forschungsunterlagen Zukünftige Neuzuführung von Dokumenten / Informationen

13 Anforderungen an Dokumente Sicherheit Verfügbarkeit revisionssichere Archivierung Niedrige Kosten

14 Gefahren für Dokumente / Informationen Physikalische Beschädigung / Vernichtung - z.b. Feuchtigkeit, Feuer Verlust - z.b. Verlegen, auf Transportweg Unberechtigten Zugriff / Weitergabe der Information - z.b. Industriespionage

15 Problemstellung - Kennen Sie das:...??? Zu hohe und untransparente Administrationskosten Platzprobleme in der Administration durch Zentralisierung / Standortreduzierung. Wo ist der Vorgang? Es sind riesige Datenmengen / Dokumente vorhanden Personal: Wer findet Was? Wer vertritt bei Abwesenheit? Wer hat Zugriff auf das Dokument? Was muss ich eigentlich archivieren und wie lange? Was bedeuten die neuen gesetzlichen Vorgaben (GdPdU)... für mich? Wir ziehen um wohin mit dem Archiv????????

16 Lösungsansatz: Kombination aus Physischer Archivierung der Bestandsunterlagen (externes Archivmanagement) Nutzung eines Dokumenten Management Systems (DMS) (elektronische Archivierung)

17 Praktisches Beispiel Übernahme des Bauakten- Archivs einer Universität 1. Aktenübernahme 2. Archivierung 3. Einrichtung DMS 4. Digitalisierung 5. Übergabe der elektronischen Daten / Datensicherung

18 Ausgangssituation Uni lagert die Unterlagen in eigenen Räumlichkeiten ca. 500 lfd. Aktenmeter d.h. etwa Aktenordner (Leitz breit) ca Baupläne / Zeichnungen (< DIN A0 und Sonderformate) Dokumente teilweise 60 Jahre alt und schlecht lesbar und nur teilweise erfasst Unterlagen teilweise geklammert, geheftet, gebunden, gesiegelt Diverse Sonderformate (Post-It, Briefumschläge, DIN A5 usw.) Unterschiedlichste Papierarten / -qualitäten

19 Zielstellung Schneller und direkter Zugriff auf die Bauunterlagen (Akten, Baupläne, Sonderformate) Kurzfristige Entlastung der belegten Räumlichkeiten und des Personals Revisionssichere Archivierung Keine Investitionsmittel vorhanden

20 1. Übernahme Erstellung einer individuellen Archivdatenbank Erfassung und Klassifikation des Aktenbestandes vor Ort inkl. Barcodelabel Bereitstellung der Archivierungskartons Verpackung und Beschriftung Transport / Verlagerung der Akten zum Archiv Aufnahme der Akten / Verbringung in Regalanlage

21 2. Externe Archivierung Archivierung der Unterlagen im SECURITAS-Sicherheitsarchiv Abforderung (Retrieval) von Akten/Plänen via Web-Archiv Auslieferung der Unterlagen bei Abruf innerhalb von 24 Stunden kontinuierliche Neuzuführung von neuen Akten, Dokumenten, Vorgängen und Bauplänen

22 3. Einrichtung eines DMS Konfiguration einer komplexen DMS - Systemlösung z.b. ELO Enterprise Bereitstellung der Hardware und Software Konfiguration eines DMS gemeinsam mit dem Auftraggeber Administration des Systems / Einrichtung, Profile usw. Anlage einer Akten-/ Ablagestruktur Upgrade / Support des Systems via DMS-Partner

23 4. Digitalisierung Scannen Vorbereitung der Akten -entheften - entklammern - glätten - Zwischenblätter einlegen Scannen Indexieren Volltext / OCR-Bearbeitung Ablage der Images Komprimierung (von TIFF auf PDF oder PDF/A) Speicherung im DMS und Datensicherung im gewählten Systemformat

24 Digitalisierung Varianten A. Digitalisierung aller erforderlichen Akten. Reihenfolge definiert der Kunde B. Scan on demand Akten / Pläne werden nur bei Abforderung gescannt Scanlösung liefert SECURITAS (Hardware, Software, Scanner, Technologie, Personal) Kunde liefert Original SECURITAS das Image

25 Scanstraßen + Image-Server Scanstraßen A0- Spezialscanner FILESERVER

26 5. Zugriff via Webbrowser auf DMS Archiv INTERNET Universität

27 Stand-allone-Lösung in der Universität Universität Physischer Datentransfer DMS-Fileserver Workstations direkt vor Ort in der Bauabteilung

28 Gewährleistung der Dokumentensicherheit Überprüftes, langjähriges, zuverlässiges, qualifiziertes Personal Komplettes Handling aus einer Hand Mitgliedsunternehmen im Geheimschutzverfahren des BMWi Hoher Standard bei der technischen Absicherung der Archive (GMA) Optimale Maßnahmen zur Verhinderung von Schadensereignissen Lampertz-Datensicherungsräume Verfügbarkeit der Unterlagen innerhalb weniger Stunden Zugriff / Abruf archivierter Unterlagen via Web-Portal ( - Server) Langfristige Sicherstellung der Dienstleistung

29 Ergebnis Reduzierung der Administrationskosten durch minimierten Suchaufwand Leistungs-/ aufwandsbezogene Abrechnung (Kostentranzparenz) personalunabhängige Sicherstellung der Dienstleistung Schneller Zugriff auf physische Archivalien durch rationelle, standardisierte Arbeitsabläufe Archivalien sind sicher aufbewahrt Online-Zugriff auf digitale Unterlagen ohne Installation von Zusatzsoftware Investitionsrisiko trägt SECURITAS

30 Zusammenfassung - Dienstleistungen SECURITAS Erfassung Transport Archivierung Vernichtung Vorbereitung Klassifizierung, Indizierung, Komprimierung Sicherung Scannen Image-Server Datensicherung; Spiegelung Export Nachbearbeitung

31 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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