Digitale Akten im ADAC

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1 Digitale Akten im ADAC ADAC Unternehmenspräsentation Stephan Lichtner Center of Competence ECM / BPM

2 Papierarmes Arbeiten im ADAC PIRAT September 2011 FileNet im ADAC, Stephan Lichtner EET 2

3 Motivation für PIRAT Bezug Bezugdes des Neubaus Neubausab ab November November2011!! Neubau der ADAC-Zentrale München Umzug von rund Mitarbeiter Neue Arbeitswelt FlexOffice Papierloses Büro lfd. Meter Aktenordner im Altbau September 2011 FileNet im ADAC, Stephan Lichtner EET 3

4 Ziele von PIRAT Schon Schonsechs Fachbereiche in in Produktion Produktion!! Ablösung von Aktenschränken Mehrwert für Anwender Standard, Standard, Standard Nutzung vorhandener Infrastruktur Attraktive ADAC-interne Verrechnungspreise Einstieg für Postkorb- und Workflow-Lösung September 2011 FileNet im ADAC, Stephan Lichtner EET 4

5 Projektverlauf PIRAT September 2011 FileNet im ADAC, Stephan Lichtner EET 5

6 Phase 1: Vorprojekt Papierarmes Arbeiten Idee Papierarmes Arbeiten Definition des Funktionsumfangs für einen Elektronischen Aktenordner Auswahl der Anbieter SharePoint oder FileNet Entscheidung FileNet / newp Kaufmännische Betrachtung Verhandlungen mit nextevolution Kick-Off Projekt PIRAT- Standardakte mit nextevolution Sept Jan März 2010 Mai 2010 Juni 2010 Nur Nur9 Monate Monatevon der deridee Ideebis biszum Kick-Off Kick-Off September 2011 FileNet im ADAC, Stephan Lichtner EET 6

7 Phase 2: Realisierung PIRAT-Standardakte Initial Workshop mit nextevolution PIRAT- Standardakte 1. Iteration Layout Aufbau Grundfunktionen Rechte & Rollen Konfiguration 2. Iteration Erweiterte Funktionen Fehlerbehebung 3. Iteration Sonder Funktionen Fehlerbehebung 4. Iteration Finale Funktionen QS Look and Feel Produktion Juni 2010 Juli 2010 Okt Dez Jan 2011 Nur Nur7 Monate Monate vom vomkick-off Kick-Offbis bis zur zurproduktion September 2011 FileNet im ADAC, Stephan Lichtner EET 7

8 Projekt-Summary Zeit Realisierung exakt in der Zeitplanung Budget 100%ige Einhaltung des freigegebenen Budgets Qualität Sehr gute funktionale Qualität Innovation Iterativer Projektverlauf erstmalig im ADAC in einem IT-Projekt Erfolg Nominierung beim Bensberger Kreis 2011 Und mehr Sehr professionelle Zusammenarbeit mit nextevolution Bensberger Kreis 2011 Benchmarking-Netzwerk der Konzern -IT September 2011 FileNet im ADAC, Stephan Lichtner EET 8

9 Arbeiten mit der PIRAT-Standardakte September 2011 FileNet im ADAC, Stephan Lichtner EET 9

10 Definition PIRAT-FachAkte FachAkte organisatorische Gemeinsamkeit Maximal 5 Aktenfelder Ordner 1 Ordner 2 Ordner x Unbegrenzte Anzahl an Aktenordnern Register A Register B Register C Limit von 15 Registerblätter Dokument Dokument Dokument maximal 5 Dokumentfelder September 2011 FileNet im ADAC, Stephan Lichtner EET 10

11 Rollen und Rechte FB-Admin Vertraulicher v v Aktenleser Aktenbearbeiter September 2011 FileNet im ADAC, Stephan Lichtner EET 11

12 Aufbau PIRAT-Standardakte September 2011 FileNet im ADAC, Stephan Lichtner EET 12

13 Die wichtigsten PIRAT-Funktionen Funktion Leser Bearbeiter Vertraulicher FB-Admin Neuen Ordner anlegen Dokument lesen Vertrauliches Dokument lesen Dokument hinzufügen / versionieren / / / / Dokument in Papierkorb / wiederherstellen / / / / Meine Termine lesen / anlegen / ändern / / / / / / / / Alle Termine lesen / anlegen / ändern / / / / / / / / Archivdokument erzeugen Aktennotiz lesen / bearbeiten / löschen / / / / / / / / Lesezeichen anlegen / bearbeiten / / / / Suche von Akte / Dokument / Volltext / / / / / / / / September 2011 FileNet im ADAC, Stephan Lichtner EET 13

14 Typischer Verlauf einrichten einer PIRAT-Fachakte Tätigkeit Beratungsgespräch Fachkonzept Konfiguration durch Entwickler Entwickler- und Integrationstests Rollen und Berechtigungen (ActiveDirectory) Systemintegration Anwendereinweisung / Schulung Aufwand in BT 0,25 0,75 1,00 0,50 0,50 0,50 0,50 Durchlaufzeit Gesamt 4, Wochen BT = Bearbeitertag à 8,00 Stunden September 2011 FileNet im ADAC, Stephan Lichtner EET 14

15 Mehrwert durch PIRAT für den Anwender Akte / Information sofort verfügbar Zusatznutzen z. B. durch Terminfunktion Einfaches intuitives Handling Entfall von Papiersortierung und -Archivierung für den Fachbereich Reduzierung des Verwaltungsaufwands Einhaltung rechtlicher Vorgaben Attraktives internes Kostenmodell Schnelle Realisierungsphase für die IT Nutzung zentraler Infrastruktur / Architektur Geringer Administrationsaufwand Wieder verwendbare Lösung Schneller ROI für den ADAC Reduzierung von Aktenschränken Optimierte Nutzung von FlexOffice Zentrale Datenhaltung Kosten- und Serviceoptimierung September 2011 FileNet im ADAC, Stephan Lichtner EET 15

16 Digitalisieren des Posteingangs in PIRAT September 2011 FileNet im ADAC, Stephan Lichtner EET 16

17 Digitalisierung von Papiergut in PIRAT Vorsortierung Barcode Massenscann Scannen nedatabridge Einzelblatt PIRAT Technikinsel (MuFuG) Dateisystem September 2011 FileNet im ADAC, Stephan Lichtner EET 17

18 Posteingang im ADAC September 2011 FileNet im ADAC, Stephan Lichtner EET 18

19 Posteingänge im ADAC p. a. Mehr als 400 Geschäftsfelder Papierdokumente Fax-Eingang -Eingang September 2011 FileNet im ADAC, Stephan Lichtner EET 19

20 FileNet History im ADAC September 2011 FileNet im ADAC, Stephan Lichtner EET 20

21 FileNet History im ADAC Einführung FileNet Images Services IS Anwendung RS-Schaden (LARS) IS-Anwendungen mit IDM-Desktop Mitglieder-Service (ELA) Autovermietung (ELA-AVM) Rechnungsverarbeitung (EVER) Ambulanzdienst (FASAN) Schutzbrief-Schaden (WAL) Anwender 30 30Mio. Dokumente Dokumente bis bis Einführung FileNet P8 und Umstellung auf Passport Advanced P8-Anwendungen auf Basis nextevolution-workplace: MitgliederAkte (KIM) StandardAkte (PIRAT) PersonalAkte (DigiPer) September 2011 FileNet im ADAC, Stephan Lichtner EET 21

22 FileNet Infrastruktur im ADAC KIM MGS DigiAkte PER PIRAT- Akte div. FASAN AMB EVER + SAP- Listen FNZ WAL + Word in FN VES LARS VES ELA MGS ELA- AVM AVM NE Workplace NE Capture IDM-Desktop FN Capture FN Workplace FN Capture P8 Application Engine Content Engine Content-Federation-Service (CFS) Archiv (IS) 2 x physikalische Server (Cluster) Prozess Engine Search Engine 4 x virtuelle Server MSAR (SAN) JukeBox (WORM) Revisionssicher SAN Fixed Content Storage = WORM-Funktionalität September 2011 FileNet im ADAC, Stephan Lichtner EET 22

23 Weitere Lösungen mit FileNet P8 und neworkplace - Korrespondenz im Mitgliederbereich (KIM) September 2011 FileNet im ADAC, Stephan Lichtner EET 23

24 KIM Weiterleiten/Postkorb Multiselect September 2011 FileNet im ADAC, Stephan Lichtner EET 24

25 KIM Integrierte Vorgangsbearbeitung September 2011 FileNet im ADAC, Stephan Lichtner EET 25

26 Weitere Lösungen mit FileNet P8 und neworkplace - Digitale Personalakte (DigiPer) September 2011 FileNet im ADAC, Stephan Lichtner EET 26

27 DigiPer Digitale Personalakte September 2011 FileNet im ADAC, Stephan Lichtner EET 27

28 Ihre Fragen.

29 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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